Bruk av konsulenttjenester

Porsgrunn kommune Forvaltningsrevisjonsrapport nr: 705 013 2006

Innholdsfortegnelse Sammendrag...iii 1. Innledning...1 1.1 Bakgrunn...1 1.2 Problemstillinger...1 1.3 Avgrensing...1 2. Metode og kvalitetssikring...2 2.1 Metodevalg...2 2.2 Kvalitetssikring...2 2.3 Høring...2 3. Har kommunen rutiner og praksis for kjøp av konsulenttjenester som er i samsvar med gjeldene lovverk?...3 3.1 Revisjonskriterier...3 3.1.1 Lov om offentlige anskaffelser 3 3.1.2 Anskaffelsesreglementet i Porsgrunn kommune 3 3.1.3 Delegeringsreglementet i Porsgrunn kommune 4 3.1.4 KOSTRA 4 3.2 Fakta og funn...5 3.2.1 Funn i regnskapet 5 3.2.2 Resultater fra spørreundersøkelsen og samtaler med ansatte i kommunen 7 3.2.3 Rammeavtaler i kommunen 12 3.3 Revisors kommentar/vurderinger...12 3.4 Konklusjon og anbefalinger...13 4. Har kommunen en strategi for bruk av konsulenttjenester?...14 4.1 Revisjonskriterier...14 4.2 Fakta og funn...15 4.3 Revisors kommentar/vurderinger...17 4.4 Konklusjon og anbefalinger...17 5. Skjer det kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte i kommunen?...18 5.1 Revisjonskriterier...18 5.2 Fakta og funn...18 5.3 Revisors kommentar/vurderinger...19 5.4 Konklusjon og anbefalinger...19 6. Blir kjøp av konsulenttjenester evaluert i ettertid?...20 6.1 Revisjonskriterier...20 6.2 Fakta og funn...20 6.3 Revisors kommentar/vurderinger...21 6.4 Konklusjon og anbefalinger...21 Litteratur og kildereferanser...22 Vedlegg...22 Telemark kommunerevisjon IKS ii

Sammendrag Telemark kommunerevisjon IKS gjennomførte høsten 2006 forvaltningsrevisjonen Bruk av konsulenttjenester etter bestilling fra kontrollutvalget i Porsgrunn. Formålet med prosjektet er å analysere kommunens bruk av konsulenttjenester. Vi har satt fokus på om lov og regelverk følges ved kjøp av konsulenttjenester. Vi har også sett nærmere på om det foretas kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte, og om det foretas en evaluering i etterkant av et utført konsulentoppdrag. Vi undersøkte perioden 2005 t.o.m. november 2006. Våre kontroller viser at det er foretatt kjøp av konsulenttjenester i strid med lovverket. Kommunen har en anskaffelsesinstruks basert på lov om offentlige anskaffelser og dens forskrift. Flere av virksomhetslederne, har ikke kjennskap til lovverket og har ikke noen rutine for konsulentkjøp. Vi har fått inntrykk av at kommunens spisskompetanse på området, innkjøpsavdelingen, brukes i liten grad til konsultasjon ved kjøp i kommunen. Delegasjonsreglementets bestemmelser om hvem som har myndighet til å bestille konsulenttjenester, blir etter vår erfaring fulgt. Myndigheten delegeres i liten grad. Kommunen har ingen overordnet strategi for hvilke tjenester de ønsker å utføre selv og hvilke tjenester de ønsker å kjøpe eksternt. Det fokuseres i liten grad på kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte i forbindelse med oppdragene. Få virksomheter har en rutine for evaluering av utførte oppdrag. Våre undersøkelser har ikke avdekket vesentlige feil i regnskapsføringen på artsnivå. Vi mener derfor at KOSTRA-rapportering 1 på området er riktig. Våre anbefalinger til kommunen er følgende: Kommunen bør utarbeide en overordnet strategi for hvilke områder man vil bygge opp intern kompetanse og på hvilke områder man vil kjøpe inn kompetanse eksternt Kommunen bør utarbeide en brukervennlig skriftlig rutine for kjøp av varer og tjenester o Kommunen bør begrunne sine valg ved tildeling av kontrakter o Kommunen bør utarbeide en rutine som gjør at kompetanse/kunnskap blir overført fra konsulent til ansatte, der hvor det er mulig o Kommunen bør utarbeide en rutine/skjema for evaluering av kjøpte konsulenttjenester Kommunen bør vurdere å øke sin kompetanse i regelverket for offentlige anskaffelser Skien, 15.01.2007 Telemark kommunerevisjon IKS Alf Olav Uldal forvaltningsrevisor Rut R. A. Hauknes oppdragsrevisor 1 KOSTRA (KOmmune-STat- RApportering) er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet Telemark kommunerevisjon IKS iii

1. Innledning Prosjektet er gjennomført som forvaltningsrevisjon. Hjemmel for forvaltningsrevisjon er gitt i kommunelovens 77 nr. 4, jf forskrift om kontrollutvalg kapittel 5 og forskrift om revisjon kapittel 3. Ifølge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon, fastsatt av Norges Kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Standarden bygger på norsk regelverk og internasjonale prinsipper og standarder som er fastsatt av International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) og Institute of Internal Auditors (IIA). 1.1 Bakgrunn Revisjonsprosjektet er gjennomført i henhold til bestilling fra kontrollutvalget i Porsgrunn kommune. 1.2 Problemstillinger Formålet med prosjektet er å analysere kommunens bruk av konsulenttjenester fordi det er viktig å sette fokus på om lov og regelverk følges ved kjøp av konsulenttjenester. Med utgangspunkt i formålet har vi utarbeidet følgende problemstillinger: 1. Har kommunen rutiner og praksis for kjøp av konsulenttjenester som er i samsvar med gjeldene lovverk? 2. Har kommunen en strategi for bruk av konsulenttjenester? 3. Skjer det kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte i kommunen? 4. Blir kjøp av konsulenttjenester evaluert i ettertid? 1.3 Avgrensing Prosjektet er avgrenset til bruken av konsulenttjenester i 2005 og t.o.m. november 2006. Vi har først og fremst tatt for oss tall fra driftsregnskapet. Vi har valgt å fokusere på bruk av art 2, for å illustrere hvor stort omfanget av konsulenttjenester er. Vi har ikke vurdert den faglige kvaliteten på de utførte oppdragene. 2 En art skal vise hvilken utgift/inntekt som benyttes i kommunens virksomhet Telemark kommunerevisjon IKS 1

2. Metode og kvalitetssikring 2.1 Metodevalg Metodene som ble brukt i prosjektet var dokumentanalyse, spørreundersøkelse og intervju. Prosjektet begynte med forundersøkelse som var av en utforskende karakter for å få økt innsikt, kunnskap og forståelse innenfor området. På bakgrunn av det samlet vi inn data gjennom spørreskjemaer og intervjuer. I forbindelse med kartlegging av praksisen med kjøp av konsulenttjenester i kommunen gjennomførte vi en spørreundersøkelse. Selv om regnskapskontrollen viser at det ikke er kjøpt konsulenttjenester i alle virksomheter, er det viktig å kartlegge om de har rutiner på området dersom det skulle bli aktuelt. Spørreundersøkelsen foregikk via e-post. Til den praktiske gjennomføringen benyttet vi oss av et elektronisk spørreskjema i databasen Questback 3. Deltakerne i undersøkelsen er alle kommunens ansatte med myndighet til å bestille konsulenttjenester i henhold til kommunens delegasjonsreglement. Det vil i utgangspunktet si virksomhetsledere, kommunalsjefer og rådmannen. Dette utgjør totalt 71 personer i Porsgrunn. Av disse fikk vi syv tilbakemeldinger fra ansatte som ikke kunne svare fordi de ikke hadde brukt konsulenttjenester tidligere. Det var 13 som ikke svarte på undersøkelsen. Til sammen svarte 51 på undersøkelsen og dette utgjør en svarprosent på ca. 72%. Det er ikke gitt mer enn ett svar pr. virksomhet, men fordi rådmannens ledergruppe deltar i undersøkelsen, kan det være en potensiell feilkilde ved at ledergruppen svarer for samme området som virksomhetslederne. Vi utførte en leverandørkontroll, hvor vi kontaktet de ansatte som er ansvarlige for bestillingene i kommunen. Vi kontrollerte flere avtaler mellom konsulenter og kommunen. Formålet er å kontrollere hvorvidt lovverk og forskrifter er blitt fulgt i hvert tilfelle. For å kontrollere om kommunen fører kostnadene på riktig KOSTRA-art, gjennomførte vi en bilagskontroll. Vi tok ut rapport som viser artene fordelt på ansvar og tjeneste, samt et ansvarsområde sortert etter leverandør for å se på omfanget av tjenestene. Vi gjennomgikk hele hovedfunksjonen 1xx, det vil si sentraladministrasjonen, og en omfattende bilagskontroll for resten av kommunen. 2.2 Kvalitetssikring For å sike at dataene som er samlet inn er troverdige og gyldige, ble dataene kvalitetssikret. Spørreundersøkelsen gav en høy svarprosent som innbærer at undersøkelsen har en god gyldighet. En stor feilkilde ved spørreskjemaundersøkelser, kan være at respondentene (deltakerne i undersøkelsen) har en klar tendens til å unngå å svare for negativt eller å fortelle det de virkelig mener. Ved å benytte oss av Questback-databasen sikrer vi den enkelte respondenten anonymitet og reduserer feilkilden som skyldes at respondentene svarer det de tror de bør svare. 2.3 Høring Utkast av rapporten har blitt sendt til rådmannen i Porsgrunn kommune til uttalelse. Dette ligger som vedlegg 1 i rapporten. Vi velger å kommentere/inkludere synspunktene i høringssvaret ved de berørte områdene hvor de omtales i rapporten. 3 Questback er et nettbasert spørre- og rapporteringsverktøy som kan brukes til ulike spørreundersøkelser. Telemark kommunerevisjon IKS 2

3. Har kommunen rutiner og praksis for kjøp av konsulenttjenester som er i samsvar med gjeldene lovverk? 3.1 Revisjonskriterier 3.1.1 Lov om offentlige anskaffelser Formålet med lov om offentlige anskaffelser er i henhold til 1 å bidra til økt verdiskapning i samfunnet, ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk. Dette skal gjøres gjennom å basere de offentlige anskaffelsene på forretningsmessighet og likebehandling. Revisjonskriterier Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de regler og normer som gjelder innenfor det området som undersøkes. Revisjonskriteriene er basis for de analyser og vurderinger som foretas, konklusjonene som trekkes, og de er et viktig grunnlag for å kunne dokumentere avvik eller svakheter. Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. 4 Det er fastsatt terskelverdier som får betydning for hvorvidt anskaffelsen skal gjennomføres i form av en anbudskonkurranse eller en direkte anskaffelse. Direkte anskaffelse kan brukes når prisen på anskaffelsen ikke overstiger 500 000 kr eks mva 5. Uansett konkurranseform skal konkurransen gjennomføres på en måte som innebærer lik behandling av leverandørene og som er i henhold til god forretningsskikk. 6 Rammeavtaler som kommunen inngår kan ha avtaletid på maksimalt 48 måneder. Oppdragsgiver har en opplysningsplikt/plikt til å begrunne 7 sine vedtak i en anskaffelsesprosess som er basert på konkurranse. Begrunnelsen skal bidra til at de leverandørene som ikke har fått kontrakt, føler seg trygge på at oppdragsgiveren har opptrådt korrekt i forhold til regelverket og de prosedyrer og valg de selv har sagt de vil følge. Begrunnelsen skal også gi leverandørene et grunnlag for å bli bedre tilbydere av tjenester. Ved kjøp bør kommunen vurdere kjøpets størrelse opp mot hva som brukes for å anskaffe varen/tjenesten. Selv om det ikke er fastsatt uttrykkelig verken i anskaffelsesloven eller anskaffelsesforskriften, gjelder det også et krav om proporsjonalitet. Kravet innebærer at handlinger eller beslutninger ikke må gå videre enn hva som er nødvendig for å oppnå formålet med handlingen eller beslutningen, og det må ikke være misforhold mellom formålet med handlingen og midlene som velges for å realisere formålet. 8 3.1.2 Anskaffelsesreglementet i Porsgrunn kommune Anskaffelsesreglementet i kommunen er basert på lov om offentlig anskaffelser og forskrifter. Reglementet gjelder for hele kommunen og består av innkjøpspolicy, anskaffelsesinstrukser og etiske retningslinjer. Reglementet er tilgjengelig for alle kommunens ansatte gjennom intranettet i kommunen. Anskaffelsesinstruksen er hovedsakelig en link til lov om offentlige anskaffelser, forskrift om offentlige anskaffelser, veilederen til forskriften og veilederen om anskaffelser til forsyningssektoren. 4 Lov om offentlige anskaffelser 5 andre ledd og forskriftens 3-1 første ledd 5 Forskriftens 11-2 første ledd bokstav a 6 Forskriftens 3-1 andre ledd 7 Beste praksis offentlige anskaffelser praktisk veileder til hjelp i innkjøpsprosessen, utarbeidet av Nærings- og handelsdepartementet i 2004 side 51-52, jf forskriftens 3-8 andre ledd. 8 Dragsten, Marianne H. 2006. Håndbok i offentlige anskaffelser. Universitetsforlaget. Side 57. Telemark kommunerevisjon IKS 3

I henhold til anskaffelsesinstruksen er kommunens generelle anskaffelsesprinsipper følgende: Anskaffelsene skjer ved konkurranse, åpenhet og ikke diskriminering Over terskelverdiene benyttes som hovedregel åpen/begrenset anbudskonkurranse Anskaffelser som ikke overstiger kr. 500.000,- eks. mva. foretas som regel ved direkte kjøp Anskaffelsesinstruksen er koblet opp mot Handels- og Næringsdepartementets hjemmesider som gir en oversikt over hvilke anskaffelsesprosedyrer og regler som gjelder for kjøp av varer og tjenester til det offentlige. Anskaffelsesinstruksen vil derfor alltid være oppdatert i henhold til det gjeldende lovverket. 3.1.3 Delegeringsreglementet i Porsgrunn kommune I henhold til delegeringsreglementets kapittel 5.5 er myndighet til å inngå avtaler av driftsmessig karakter delegert til virksomhetslederne i kommunen. Virksomhetslederne har ansvaret for alle typer utgifter og inntekter innenfor sine budsjettrammer. Virksomhetslederne skal kun inngå rammeavtaler med leverandører av varer og tjenester etter drøfting med innkjøpssjefen. I henhold til kapittel 7.3 kan virksomhetslederne foreta videre delegasjon innenfor den enkeltes ansvars- og myndighetsområde. 3.1.4 KOSTRA Fra 1. januar 2001 ble det innført nye forskrifter for kommunale budsjett og rekneskap. Kommunal- og regionaldepartementet har i forbindelse med dette utgitt en egen forskrift om rapportering til staten fra kommuner og fylkeskommuner (KOSTRA forskriften). Forskriften angir rammene for hva kommunen skal rapportere og hvordan dette skal gjøres. I tillegg har departementet gitt ut Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Et hovedpoeng i KOSTRA er at kommuner og fylkeskommuner skal rapportere ensartede opplysninger slik at man kan sammenligne kommuner bl.a. på produktivitet. Ifølge vedlegg 3 til forskriften, skal konsulenttjenester bokføres på art 270x i regnskapet. I Porsgrunn kommunes kontoplan fremkommer dette på 2701 2709. Det føres også en del tjenester på art 230x. Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning av gjeldene lovverk defineres slik: Kommunens kjøp av konsulenttjenester bør følge lov og forskrift om offentlige anskaffelser o Kjøp bør være basert på konkurranse o Valg av konsulent bør begrunnes Kjøp av konsulenttjenester skal gjøres av ansatte med myndighet Innrapportering av regnskapsarter skal følge KOSTRA- forskriften Telemark kommunerevisjon IKS 4

3.2 Fakta og funn En sammenlignbar kommune til Porsgrunn er Skien. De tilhører samme gruppering i KOSTRA, som er basert på kommunenes befolkningsstørrelse og økonomiske rammevilkår. Tallene fra KOSTRA viser at Porsgrunn bruker noe mer på konsulenttjenester enn Skien i prosent av driftskostnadene. Porsgrunn bruker likevel mindre i forhold til gjennomsnittet i sin gruppe og i forhold til gjennomsnittet for alle kommunene i landet. Tall fra 2006 er ikke klare, siden regnskapsåret ikke er avsluttet. Tabell nr 1 Konsulenttjenester i alt 2005 Tall i tusen 2005 (drift) Porsgrunn 9 297 0,6 Skien 10 096 0,5 Gj.snitt kommunegruppe 13 0,7 Gj.snitt Telemark 0,6 Gj.snitt alle kommuner 0,7 Kilde Statistisk sentralbyrå % av driftskostnadene i kommunen 3.2.1 Funn i regnskapet Tallmaterialet som legges til grunn i prosjektet er hentet fra driftsregnskapet. Vi har hentet ut tall fra årene 2005 og 2006 (t.o.m. november). Se tabell nr 2. Tallene er uten merverdiavgift. Tabell nr 2 2005 2006 2303 Vedlikehold - tjenestekjøp - bygn/anl. kr 6 594 614 kr 8 582 835 2304 Vedlikehold - entreprenør - bygn/anl. kr 9 301 804 kr 8 273 396 2701 Konsulenttjenester kr 9 229 319 kr 7 032 632 2702 Kontrolloppgaver - kr 10 373 2704 Juridisk bistand kr 68 529 kr 31 097 Konsulenttjenester drift kr 25 194 266 kr 23 930 333 I vår bilagskontroll fant vi ikke vesentlige feilføringer. Porsgrunn har et ikke ubetydelig kjøp av tjenester på 230x-arter. Porsgrunn har splittet 230x-arter i flere underarter som skal kunne gi et godt uttrykk for hva som kjøpes inn av ekstern arbeidskraft/tjenester og hva som er bruk av egen arbeidskraft. Dersom kommunen hadde vært mer konsekvent og skilt tjeneste og materiell (KOSTRA-art 250), ville 2303 og 2304 gitt et korrekt bilde av eksternt kjøpte tjenester. En gjennomgang av artene viser at de inneholder materialbruk. Telemark kommunerevisjon IKS 5

Kontroll av større leverandører Tabell nr 3 viser hvilke konsulenter vi tok med i utplukket vårt og forbruk i 2005 og 2006 (t.o.m. november). Leverandørene ble valgt ut på bakgrunn av kjøpenes størrelse, samt opplysninger vi har fått gjennom intervjuer og annen dokumentanalyse. Tallene er uten merverdiavgift på 25 %. Tabell nr 3 Leverandør 2005 2006 Bykassereren i Skien kr 1 810 061 - Verditakst AS kr 329 340 kr 726 100 Personaltjenester AS kr 1 170 120 kr 306 020 Ernst & Young AS kr 241 465 - Wassum Investment Consulting AS kr 268 722 kr 371 243 AGL Treasury Support C/O Wassum - kr 456 000 Advokatfirmaet Selmer DA kr 607 923 kr 1 141 623 Sum kr 4 427 631 kr 3 000 986 I 2005 skulle Porsgrunn taksere alle eiendommer i kommunen fordi både arealer og verdier på de fleste eiendommene hadde endret seg mye etter den siste takseringen i 1991. Skien og Porsgrunn utformet et felles anbud, som resulterte i at kommunene valgte Verditakst AS som leverandør. I dette tilfellet ble det ført protokoll og anbudet ble gjort i tråd med lov om offentlige anskaffelser. Porsgrunn skulle også ha en prosjektleder som skulle styre eiendomsprosjektet i kommunen. Prosjektleder og fem andre konsulenter ble engasjert gjennom selskapet Personaltjenester uten at andre leverandører ble kontaktet. Fra Bykassereren i Skien ble det leid inn konsulenter (ansatte i Skien kommune) til å ta seg av ta taksering uten å kontakte andre leverandører. I begge tilfeller er kjøpets størrelse over fastsatte terskelverdier i lov om offentlige anskaffelser. Wassum Investment Consulting AS ble leid inn som konsulent etter en anbudsprosess i 2002. Selskapet skulle være rådgiver i forbindelse med forvaltning av kommunens ekstraordinære utbetalinger fra SKK. Senere fikk datterselskapet AGL Treasury Support i oppdrag å være rådgiver for håndtering av kommunens gjeld. Dette oppdraget ble ikke utlyst. Avtalen med Wassum er ikke lyst ut igjen på anbud etter 48 måneder som er maksimal avtaletid i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser. I 2006 har Advokat Selmer fått fire prosjektoppdrag med en kostnadsramme på maksimalt kr 500 000. Andre leverandører/advokater ble ikke forespurt i forbindelse med disse oppdragene. Disse oppdragene ble gjort som en utredning på vegne av eierkommunene til Skagerak, og Porsgrunns kostnad vil utgjøre 40% av dette beløpet. Det er Porsgrunn som har foretatt kjøpet, og samlet verdi av kjøpet vil likevel utgjøre grunnlaget for vurderingen av hvilken konkurranseform kommunen bør bruke i henhold til lovverket. Ernst & Young AS har hatt flere oppdrag for kommunen i 2005/2006. Ved disse oppdragene har ikke andre leverandører blitt forespurt. Telemark kommunerevisjon IKS 6

3.2.2 Resultater fra spørreundersøkelsen og samtaler med ansatte i kommunen Fordelt på virksomhetsområder (v.områder) var deltakelsen slik: Tabell nr 4 Antall Prosent Rådmannens ledergruppe 6 11,8 % Støttefunksjoner og utvikling 3 5,9 % Helse og velferd 7 13,7 % Tjenester for barn og unge 19 37,3 % By- og kulturutvikling 8 15,7 % Omsorg 8 15,7 % Total 51 Undersøkelsen viser at noen få ansatte i kommunen bestiller de fleste konsulentoppdrag. 43% (22 av 51) svarer at de ikke har kjøpt konsulenttjenester de siste to årene. Dette varierer veldig mellom v.områdene. 100% (3 stk) ved støttefunksjoner og utvikling har bestilt konsulenter, mens ved barn og unge har 47% (9 av 19) kjøpt konsulenttjenester og 25% (2 av 8) ved avdeling omsorg. I diagrammene vises resultatene fra spørreundersøkelsen vi har hatt om konsulenttjenester i kommunen. Hvor mange personer som har svart på hvert spørsmål er angitt ved n= x (antall). Svarene gjelder for hele kommunen. I forbindelse med diagrammene nedenfor vil kommentere om det er spesielle avvik på noen v.områder i forhold til gjennomsnittet for kommunen. Alle diagrammene er basert på resultater kommunen som helhet. Opplæring Undersøkelsen viser at det er få v.områder som har skriftlige rutiner på bruk av konsulenttjenester. Støttefunksjon og utvikling skiller seg ut ved at 100% (3 av 3) sier at de ikke har rutiner på området. I de andre v.områdene har over 83,3% av virksomhetslederne ikke rutiner på dette i sin enhet. By- og kulturutvikling skiller seg ut ved at 50% (4 av 8) har slike rutiner. n=50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Diagram 1: Har din enhet skriftlige rutiner for hvordan konsulenttjenester skal kjøpes inn? Ja 8 Nei 42 Telemark kommunerevisjon IKS 7

Diagram 2: Har du fått opplæring i kjøp av konsulenttjenester? Spesifikk opplæring i kjøp av konsulenttjenester har kun 7,8% (4 av 51) virksomhetsledere fått. Byog kulturutvikling har også størst andel på dette området, hvor 2 av 8 har fått slik opplæring. n=51 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Ja 4 Nei 47 Virksomhetsledere som har fått opplæring innenfor lov om offentlig anskaffelse utgjør 27 av 49 besvarte. Ved enhet for støttefunksjon og utvikling sier 100% (3 av3) at de har hatt slik opplæring. Svakest resultat er det i enhet for barn og unge, hvor 12 av 19 sier de ikke har fått slik opplæring. I rådmannens ledergruppe svarer 1 at personen ikke har fått slik opplæring. n=49 Diagram 3: Har du fått opplæring i lov om offentlig anskaffelser? 30 25 20 15 10 5 27 22 0 Ja Nei Telemark kommunerevisjon IKS 8

Innkjøpsordning og kontrakt Diagram 4: I hvor stor grad benyttes følgende innkjøpsordninger ved kjøp av konsulenttjenester? Direkte kjøp 17 13 5 5 n=35 til n=40 Kjøp etter forhandlinger Begrenset anbudskonkurranse 27 4 4 1 24 5 5 2 Åpne anbudskonkurranser 24 3 5 3 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Aldri Sjelden Noen ganger Ofte I kommunen er direkte kjøp den dominerende innkjøpsformen for konsulenttjenester som er knyttet til drift. Støtte og utvikling benytter seg mest av andre innkjøpsformer. Dette har sammenheng med at det er det v.området som kjøper inn mest og for størst beløp, samtidig som mange av de andre v.områdene har rammeavtaler på varer og tjenester som de vanligvis bruker. Telemark kommunerevisjon IKS 9

Diagram 5: Om kontrakter skrives, i hvor stor grad inneholder kontraktene du inngår følgende? n=25 til n=27 I H G F E D C B A 9 4 6 6 6 2 0 18 7 2 1 16 6 2 0 18 6 3 7 9 9 4 9 3 6 7 2 11 7 0 2 18 6 3 6 12 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Aldri Sjelden Noen ganger Ofte A Standard/kvalitet på tjenesten (servicenivå) B Spesifikasjon av arbeidsoppgaver C Kompetansekrav til de som skal utføre oppdraget D Hvordan kunnskap/kompetanse skal overføres til de ansatte i enheten E Oppfølgingsrutiner F Tidsramme GFast pris H Betalingsvilkår I Hvordan avvik skal håndteres På spørsmål om når virksomhetslederne skriver kontrakter, svarer 31 av 48 at de aldri skriver kontrakter. Når det først skrives kontrakter ser det ut til at de ansatte inkluderer mange detaljer for hva tjenesten skal bestå i. Færrest svarer at de inkluderer hvordan kompetansen skal overføres. Dette blir kommentert under pkt 5.2. Hvordan eventuelle avvik som kan oppstå under konsulentoppdraget skal håndteres, er også en detalj som ikke inkluderes ofte. Støttefunksjon og utvikling utmerker seg ved at de inkluderer alle detaljene i stor grad. Telemark kommunerevisjon IKS 10

Delegasjon, innkjøpsformål og utvalgsprosedyrer Undersøkelsen viser at myndigheten til å bestille konsulenttjenester delegeres i liten grad i kommunen. De fire virksomhetslederne som har delegert sin myndighet, er fordelt på tre v.områder. n=48 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Diagram 6: Er fullmakten til å bestille konsulenttjenester delegert til andre i din enhet? 44 2 2 Ikke delegert Delegert til mer en 1 Delegert til 1 n=38 Diagram 7: Foreligger det skriftlig dokumentasjon med begrunnelse for valg av konsulent? 21 av 38 svarer at de ikke har skriftlig dokumentasjon med 25 begrunnelse for sitt valg av konsulent, i 20 følge undersøkelsen. By- og kulturutvikling 15 er det v.området som har mest slik 10 9 8 dokumentasjon. Her svarer 3 av 8 at det 5 alltid foreligger, mens 3 av 8 sier at det 0 Ja, alltid Ja, men bare for store foreligger ved store kontrakter kontrakter. Ved barn og unge og omsorg svarer cirka 80% (15 av 19) nei på spørsmålet. Nei 21 Telemark kommunerevisjon IKS 11

Diagram 8: På hvilket grunnlag velger du vanligvis konsulentfirma? n=12 til n=29 J I H G F E D C B A 1 5 6 5 8 8 7 12 6 12 7 5 15 5 3 13 5 4 10 9 4 12 8 7 5 4 14 16 7 6 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Prioritert etter viktighet, hvor 1 er viktigst 1 2 3 A Har gode erfaringer med konsulenten B Eneste leverandør i markedet C Etter anbefaling fra andre D Etter anbefaling fra ledelsen/rådmann/innkjøpskontor E Best kvalitet F Gjennomføringskapasitet (evne til å gjøre jobben til rett tid) G Fleksibilitet (mulighet for skreddersying av oppdraget) H Rimligste pris I Konsulentfirmaet har gode kvalitetssikringssystemer J Annet Gode erfaringer med konsulenten fra før, gjennomføringskapasitet og best kvalitet regnes som det viktigste ved valg av konsulent. Konsulentens fleksibilitet og andres anbefaling rangeres også som viktig. 3.2.3 Rammeavtaler i kommunen Porsgrunn kommune har en rekke rammeavtaler med leverandører for varer og tjenester. Disse avtalene innebærer at alle leverandørene som er med i rammeavtalene, er prekvalifisete. Det vil si at alle prekvalifiserte leverandører skal kontaktes hver gang det er behov for varer/tjenester innenfor det området rammeavtalen gjelder. Vi er kjent med at varer/tjenester har blitt kjøpt av annen leverandør enn de som kommunen har rammeavtaler med. 3.3 Revisors kommentar/vurderinger Det er fordeler og ulemper ved at kommunen bruker de samme konsulentene flere ganger. Det blir ofte mer effektiv arbeidstid ved at konsulenten kjenner kommunen/enheten godt og derfor bruker mindre tid til å sette seg inn i kommunens systemer. Avhengigheten kommunen får til konsulenten kan tale imot bruk av samme konsulent hver gang. Telemark kommunerevisjon IKS 12

Sammenliknet med gjennomsnittall fra kommunegruppe, fylke, landet og Skien, har Porsgrunn et normalt utgiftsnivå på bruk av konsulenter i forhold til total drift. Regnskapsundersøkelsen viste ingen vesentlige avvik i bruk av KOSTRA-artene og dette gjør at rapporterte tall fra Porsgrunn er reelle. I utplukket på seks av de større leverandørene av konsulenttjenester i kommunen, finner vi brudd på lov om offentlige anskaffelser i fem av tilfellene. Manglene består av at avtaler ikke har blitt satt ut anbud på nytt etter den maksimale avtalelengde på 48 måneder, at avtaler ikke har blitt satt ut på anbud i det hele tatt, og at bare én leverandør har blitt kontaktet ved direkte kjøp. Feil ved direkte kjøp, er bruddet på lov om offentlige anskaffelser som gjentas oftest. Direkte kjøp er en konkurranseform og flere konsulenter bør kontaktes for å få tilbud på tjenesten. Det bør være en proporsjonalitet mellom kjøpets størrelse og hvilke ressurser som brukes til å skaffe det. Når kontrollen av seks av de større og mer kostbare konsulentkjøpene i kommunen viser at regelverket ikke følges, er det også en risiko for at kommunen vil bryte regelverket ved mindre kjøp. Gjennom intervjuene har vi fått inntrykk av at kommunens ansatte i liten grad benytter seg av kommunens innkjøpsavdeling som innehar spisskompetanse på området. Undersøkelsen viser at litt over halvparten har fått opplæring i lov om offentlige anskaffelser. Samtidig viser undersøkelsen at ikke alle virksomhetene har en rutine for hvordan kjøp skal foretas. Kommunen har en anskaffelsesinstruks, som hovedsakelig er basert på lov om offentlige anskaffelser og dens forskrifter. Med bakgrunn i svarene fra undersøkelsen, kan det virke som om dagens internreglement for kjøp av varer og tjenester har for høy brukerterskel eller ikke er godt nok kjent i kommunen. Når kommunens ansatte ikke kjenner til lovverket eller har rutine på området, og i liten grad benytter seg av kommunens fagperson, innebærer dette en risiko for at ansatte vil foreta kjøp i strid med lovverket. Ved å ta med mange betingelser ved kontraktinngåelser, kan kommunen i større grad kontrollere avtalt kvalitet på arbeidet, og at kommunen får det de har avtalt. Spørreundersøkelsen viser at virksomhetslederne ofte bruker mange betingelser i sine kontrakter med konsulenter. Det styrker kommunens posisjon ved eventuelle avvik fra kontrakten. 3.4 Konklusjon og anbefalinger Våre kontroller viser at det er foretatt kjøp av konsulenttjenester i strid med lovverket. Flere virksomhetsledere har ikke fått opplæring i lov om offentlige anskaffelser. Flere virksomheter oppgir at de ikke har rutiner for slike kjøp. Kjøpene er i mange tilfeller ikke begrunnet. På bakgrunn av følgende funn vil revisor anbefale følgende: Kommunen bør utarbeide brukervennlige rutiner for kjøp av varer og tjenester o Kommunen bør begrunne sine valg Kommunen bør vurdere å øke sin kompetanse i regelverket for offentlige anskaffelser Telemark kommunerevisjon IKS 13

4. Har kommunen en strategi for bruk av konsulenttjenester? 4.1 Revisjonskriterier Når en kommune skal vurdere hvorvidt de skal kjøpe en tjeneste/produkt i markedet eller utføre den selv, er transaksjonskostnadene 9 en viktig kostnadsfaktor. Dette er kostnader forbundet med organisering og utveksling av transaksjoner som oppstår når en kommune/selskap kjøper en tjeneste i markedet i motsetning til å lage den selv. Det kan bli betydelige kostnader i forbindelse med innhenting av tilbud, kontraktinngåelse og oppfølging av at premissene i kontrakten blir etterlevd. En veileder for kjøp av konsulenttjenester utarbeidet i 1990 fra Statskonsult 10 fremhever viktigheten av å tenke gjennom hvilke problemer som er aktuelle og utforme en strategi for bruk av eksterne konsulenter. En slik strategi bør minst inneholde 11 : en beskrivelse av virksomhetens egen kompetanse omtale av behovet for kompetanse på kort og lang sikt hvilke betingelser som skal regulere kjøp av konsulenttjenester retningslinjer for hvordan konsulenter skal benyttes i organisasjonen krav til resultat og kompetanseoverføring Riksrevisjonen har undersøkt kjøp og bruk av konsulenttjenester i staten. I deres rapport 12 fremheves det at strategi for konsulentbruk blant annet bør inneholde beskrivelser av virksomhetens egen kompetanse og behovet på kort og lang sikt. De ansattes kompetanse bør vurderes før et eventuelt konsulentkjøp. Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Kommunen bør ha en strategi for kjøp av konsulenttjenester o Intern kompetanse og alternative løsninger bør vurderes før en kjøper konsulenttjenester 9 Konsept av Ronald Coase, ref: Besanko, D., Dranove, D., Shanley, M. og Schaefer, S. 2004. Economics of Strategy.John Wiley & Sons, Inc. Side 127, 134-136, 175, 177-178, 616 10 Statskonsult er et statseid selskap med kunnskap om organisering, styring, ledelse, informasjonsteknologi, kompetanse og kommunikasjon i offentlig sektor. 11 Oversikten er hentet fra forvalningsprosjektet Fornuftig bruk av konsulenttjenester? fra Bærum kommunerevisjon. Listen er utarbeidet på bakgrunn av Statskonsult sin veileder. 12 Dokument nr. 3:8 (2003-2004), Riksrevisjonens undersøkelse av kjøp og bruk av konsulenttjenester i staten, side 1. Telemark kommunerevisjon IKS 14

4.2 Fakta og funn n=47 Diagram 9: Har din enhet en strategi for hva en bør ha av kompetanse i egen enhet og hva en bør kjøpe inn av konsulenttjenester? 31 virksomhetslederne sier at de ikke har en strategi for hvilken kompetanse de bør ha i 31 35 sin egen enhet og hvilken kompetanse de bør kjøpe 30 gjennom 25 konsulenttjenester. 16 Diagram 10 viser 20 imidlertid at de ansatte 15 ofte vurderer sin egen 10 kompetanse og kompetanse til andre i 5 kommunen før de fortar 0 et konsulentkjøp. Ja Nei Muligheten for samarbeid med andre i kommunen som trenger samme type tjeneste blir også vurdert i høy grad. Diagram 10: Blir det i forkant av kjøp av konsulenttjenester vurdert om: D 7 12 12 7 C 4 3 13 20 n=41 B 4 1 10 25 A 5 2 6 28 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Aldri Sjelden Noen ganger Ofte A Enheten har egen kompetanse på området B Andre enheter i kommunen har kompetanse på området C Det er mulig å samarbeide med andre enheter med tilsvarende behov D Enheter i samarbeidskommuner har kompetanse på området Telemark kommunerevisjon IKS 15

Virksomhetslederne har ofte behov for samarbeid med andre enheter med hensyn til konsulenttjenester i følge spørreundersøkelsen. 6 av 41 sier de har behov for det svært ofte, mens 20 av har behov for det noen ganger. Virksomhetsledere som har erfaring fra samarbeid med andre enheter om kjøp av konsulenttjenester, utgjør 38% (17 av 45). Diagram 11: Hvilken nytte hadde du av samarbeidet? Diagram 11 viser at erfaringen til virksomhetslederne er positive. Samarbeidet blir regnet som arbeidsog utgiftsbesparende. Samarbeidet har også gitt deltakerne en god læringseffekt. n=16 12 10 8 6 4 9 11 9 2 0 0 Arbeidsbesparende Utgiftsbesparende Læringseffekt Ingen nytte Antall som har krysset av på dette svaralternativet. MERK. Deltakerne kan krysse av for flere enn et alternativ. Sum av svar og antall deltakere kan derfor avvik. Diagram 12: Til hvilke formål har konsulenttjenester blitt kjøpt i 2005 og 2006? n=49 Har ikke kjøpt i 2005/2006 Annet Lederutvikling Inspirasjon/motivasjon Arbeidsmiljø (HMS-formål) Omorganisering Faglig utvikling Utvikling av styringssystem Ta topper i ordinært arbeid Innhente spesialkompetanse 3 3 3 4 5 6 8 11 16 22 0 5 10 15 20 25 Antall som har krysset av på dette svaralternativet. MERK. Deltakerne kan krysse av for flere enn et alternativ. Sum av svar og antall deltakere kan derfor avvike. Undersøkelsen viser at 22 av 49 ikke har kjøpt konsulenttjenester i den undersøkte perioden. (Diagram 12). Hovedsakelig er det innhenting av ekstern spesialkompetanse, faglig utvikling og inspirasjon som er årsaken til konsulentbruken. Telemark kommunerevisjon IKS 16

4.3 Revisors kommentar/vurderinger Timesatsen blir ofte lavere når kommunen utfører tjenesten selv og beholder kompetansen internt. En kommune vil likevel ikke alltid ha mulighet til å inneha spisskompetanse på alle områder. Undersøkelsen viser at virksomhetsledere hovedsakelig benytter seg av konsulenttjenester på områder hvor de selv mangler kompetanse eller hvor det skal bygges kompetanse hos de ansatte. Kun 3 virksomhetsledere svarer at konsulenter brukes til å ta topper i ordinært arbeid, noe som bekrefter dette. Kommunen bør likevel ha en overordnet strategi for hvilke områder de ønsker å beholde og bygge opp kompetansen internt, og på hvilke områder de ønsker å leie inn konsulenter. Å vurdere kompetansen til egne ansatte før det kjøpes inn konsulenttjenester, kan være en viktig rutine for å redusere unødvendig konsulentbruk. Undersøkelsen viser at mange virksomhetsledere ofte vurderer kompetansen i egen enhet og i resten av kommunen før de kjøper inn eksterne konsulenter. Det kan se ut som om samarbeidet mellom de virksomhetene som har inngått samarbeid fungerer godt, da alle som svarte på spørsmålene har en form for positiv utbytte av samarbeidet. 4.4 Konklusjon og anbefalinger Kommunen har ikke en skriftlig strategi for bruk av konsulenttjenester. Virksomhetslederne vurderer ofte egen kompetanse før de kjøper ekstern kompetanse. På bakgrunn av våre funn vil vi anbefale følgende: Kommunen bør utarbeide en overordnet strategi for hvilke områder man vil bygge opp intern kompetanse og på hvilke områder man vil kjøpe inn kompetanse eksternt. Telemark kommunerevisjon IKS 17

5. Skjer det kompetanseoverføring fra konsulent til ansatte i kommunen? 5.1 Revisjonskriterier Lov og forskrifter inneholder ingen bestemmelser som sier at det skal foregå en kompetanseoverføring mellom oppdragsenhet og konsulent. Det bør likevel være en del av en kommunes strategiske arbeid å klarlegge organisasjonens kompetansebehov i fremtiden, og hvilke muligheter for kompetanseutvikling som finnes i dag, og så utvikle strategier for hvordan man på best måte kan nyttegjøre seg mulighetene 13. Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Kommunen bør ha en rutine som gjør at kompetanse/kunnskap blir overført fra konsulent til ansatte der hvor det er mulig 5.2 Fakta og funn Få virksomheter i kommunen har fastlagt praksis for å overføre kunnskap fra konsulent til kommuneansatte. I spørreundersøkelsen ble virksomhetslederne spurt om deres virksomhet har rutiner som sikrer at det overføres kunnskap/kompetanse til de ansatte gjennom konsulentoppdraget. Av 47 stk som svarte på spørsmålet, svarte 35 at de ikke hadde slike rutiner. Kompetanseoverføring blir ikke tatt med i særlig grad i kontrakter (Diagram 5). n=12 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Diagram 13: Hvordan overføres kompetansen fra konsulentoppdraget til enheten? 8 9 10 4 4 A B C D E F G 0 1 Antall som har krysset av på dette svaralternativet. MERK. Deltakerne kan krysse av for flere enn et alternativ. Sum av svar og antall deltakere kan derfor avvike. Virksomhetslederne sier de hovedsaklig har fått kompetanse gjennom å delta i prosessen, delta på møter og å lese konsulentrapporter. A Rapporter B Møter C Deltakelse i prosess/arbeidet/prosjektet D Skriftlig dokumentasjon av prosedyrer E Intern gjennomgang av skriftlig materiale fra konsulent F Fadderordning for implentering av spisskompetanse G Annet 13 Jacobsen, D.I. og Thorsvik, J. 2002. Hvordan organisasjoner fungerer: Innføring i organisasjon og ledelse. Fagbokforlaget. 2. utgave. Side 38. Telemark kommunerevisjon IKS 18

5.3 Revisors kommentar/vurderinger I de tilfellene hvor det kjøpes inn konsulenter fordi enheten ikke har kapasitet til å ta seg av oppgaven selv, vil det ikke være hensiktsmessig å fokusere på kompetanseoverføring. Dersom kompetanse overføres til de ansatte, kan dette redusere bruk av konsulenttjenester. Kompetanseoverføring kan sikres ved at kommunens ansatte aktivt deltar i utforming og arbeid med konsulentoppdraget, og kompetanseoverføring legges som premiss i de fleste konsulentoppdrag. Kommunen kan få et kompetanseproblem dersom kunnskap og erfaring går fra de ansatte til konsulenten, og konsulentene samtidig ikke bidrar til å øke kompetansen til de ansatte. At 35 av 47 svarer at de ikke har rutiner for å sikre dette, kan tyde på at det ikke er nok fokus på kompetanseoverføring i kommunen. Hvorvidt kompetanse skal overføres til de ansatte henger sammen med konklusjonen kommunen gjør i forhold til oppbygging av intern kompetanse eller kjøp av ekstern. Jamfør 4.4 Konklusjon og anbefalinger. 5.4 Konklusjon og anbefalinger Kompetanse blir i liten grad overført fra konsulent til de ansatte gjennom konsulentoppdragene. Få virksomheter i kommunen har rutine for kompetanseoverføring mellom konsulent og ansatte i dag. På bakgrunn av våre funn vil vi anbefale følgende: Kommunen bør utarbeide en rutine som gjør at kompetanse/kunnskap blir overført fra konsulent til ansatte, der hvor det er mulig Telemark kommunerevisjon IKS 19

6. Blir kjøp av konsulenttjenester evaluert i ettertid? 6.1 Revisjonskriterier Lovverket for offentlige anskaffelser har ingen regler for evaluering av et konsulentoppdrag. Riksrevisjonen skriver i sin rapport at Stortinget har sluttet opp om at evalueringer av konsulentoppdrag i ettertid vil være et nyttig redskap for å bevisstgjøre virksomheten på god og dårlig håndtering av konsulentoppdrag 14. Ifølge riksrevisjonens rapport er følgende spørsmål sentrale ved evaluering av konsulentkjøp: Er målet med bruken av konsulenten oppnådd? Står de resultatene som er oppnådd i et fornuftig forhold til de konsulenthonorar som er utbetalt (kost/nytte)? Er eventuelle mål om kompetanseoverføring oppfylt? Er virksomheten fornøyd med sin egen økonomiske og faglige styring av oppdraget? Holder konsulentens produkt (sluttrapport eller lignende) tilstrekkelig faglig mål? Revisjonskriteriet kan på bakgrunn av ovennevnte utredning defineres slik: Kommunen bør evaluere konsulentkjøp 6.2 Fakta og funn Diagram 14 viser at de fleste virksomhetslederne svarer at de evaluerer konsulentoppdragene i etterkant. Ingen virksomheter har skriftlige prosedyrer på dette og kun et fåtall (4 av 37) har fast praksis på området. Diagram 14: Har din enhet prosedyrer for å vurdere nytten av konsulentengasjementet? A Ja, skriftlige prosedyrer B Ja, fast praksis, men ingen skriftlige prosedyrer C Nei, ingen fast prosedyre, men foretar vurderinger etter behov og skjønn D Nei, vurderer ikke nytten i ettertid n=37 35 30 25 20 15 31 10 5 0 0 4 A B C D 2 14 Forvaltningsrapport Fornuftig bruk av konsulenttjenester utarbeidet av Bærum kommunerevisjon, jf Riksrevisjonens rapport om konsulenttjenester 2003-2004. Side 19. Telemark kommunerevisjon IKS 20

Resultatet fra spørreundersøkelsen viser at 17 av 41 har hatt negative erfaringer ved bruk av konsulenttjenester. Diagram 15 viser at disse negative erfaringene har flere forklaringer, men dårlig kvalitet på tjenesten fremstår som den viktigste forklaringen. Diagram 15: Hva skyldes de negative erfaringene eller problemene? Annet 1 Dårlig kvalitet på tjenesten 9 Tjenesten ble ikke levert til rett tid 5 n=16 Ble mer omfattende enn antatt Ble dyrere enn antatt 2 4 Fikk ikke tjeneste som bestilt 5 Oppfølging for dårlig 4 Bestilling for uklar 6 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Antall som har krysset av på dette svaralternativet. MERK. Deltakerne kan krysse av for flere enn et alternativ. Sum av svar og antall deltakere kan derfor avvik. 6.3 Revisors kommentar/vurderinger Våre undersøkelser viser at det ikke er fast praksis for evaluering av konsulenttjenester. Skriftlige evalueringer er viktig fordi det gjør evalueringen tilgjengelig for flere av kommunenes ansatte og styrker også kommunens mulighet for læring over tid. Evaluering i ettertid kan bidra til at det blir fokus på kvaliteten på det arbeidet konsulenten gjør. Evalueringen kan gjøre bestiller mer bevisst på positive og negative erfaringer med konsulent og bestillingsprosess. Denne erfaringen kan andre ansatte ta del i dersom evalueringen skjer skriftlig og gjøres tilgjengelig for alle som bestiller tjenester i kommunen. 6.4 Konklusjon og anbefalinger Konsulentoppdrag evalueres i liten grad i kommunen. Det er ingen skriftlig rutine for evaluering av konsulentoppdrag i kommunen i dag. På bakgrunn av våre funn vil vi anbefale følgende: Kommunen bør evaluere kjøpte konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 21

Litteratur og kildereferanser LOV-1992-09-25 nr 19: Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) LOV 1999-07-16 nr 69: Lov om offentlige anskaffelser FOR 2001-06-15 nr 616: Forskrift om offentlige anskaffelser RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon Delegeringsreglementet i Porsgrunn kommune KOSTRA (KOmmune-STat- RApportering) Besanko, D., Dranove, D., Shanley, M. og Schaefer, S. 2004. Economics of Strategy.John Wiley & Sons, Inc. Jacobsen, D.I. og Thorsvik, J. 2002. Hvordan organisasjoner fungerer: Innføring i organisasjon og ledelse. Fagbokforlaget. 2. utgave. Dragsten, Marianne H. 2006. Håndbok i offentlige anskaffelser. Universitetsforlaget. Bærum kommunerevisjon. 2004. Fornuftig bruk av konsulenttjenester?. Riksrevisjonen. 2003-2004. Dokument nr. 3:8. (Om undersøkelse av kjøp og bruk av konsulenttjenester i staten) Nærings- og handelsdepartementet. 2004. Beste praksis offentlige anskaffelser. (Praktisk veileder til hjelp i innkjøpsprosessen) Statistisk sentralbyrå (www.ssb.no) Vedlegg Vedlegg 1: Vedlegg 2: Høringssvar fra kommunen Kopi av spørreskjemaundersøkelsen Telemark kommunerevisjon IKS 22

VEDLEGG 1 Høringssvar fra kommunen v/ Hans Jakob Solheim Bruk av konsulentjenester i Porsgrunn kommune. Jeg er blitt bedt av konst. Rådmann Roy Martinsen å gi noen kommentarer på rådmannens vegne til utkastet til rapport vedr. Bruk av konsulenttjenster. I rapporten dokumenteres det at omfanget av konsulenttjenster i Porsgrunn kommune er omlag på det samme relativt sett lave nivået, som en finner i andre kommuner. I 2005 var det på 0,6% av driftskostnadene i kommunen, -jfr, tabell 1 i rapporten. Av regnskapet for 2005 og 2006 fremgår det at det var 20 av 70 virksomheter som kjøpte tjenester for mer enn kr. 10.000 til sammen disse to årene. Vedlagt følger en illustrasjon av omfanget pr. virksomhet i disse årene. Når det er VARavdelingen som her kommer på topp skyldes det at kjøp av tjenester i f.m. eiendomstaksering 3.3 mill. kr. er ført som konsulenttjenester. Det kan kanskje stilles spørsmålstegn ved artsbruken her, men det antar jeg er vurdert siden dere ved bilagskontroll ikke har funnet vesentlige feilføringer Jeg tror det er grunn til å anta at over tid vil det bilde som her illustreres være representativ både m.h.t. hvilke virksomheter som har mest kjøp av tjenester og når det gjelder antall virksomheter som over tid kjøper. En slik forståelse av situasjonen på dette området leder i retning av målrettede og selektive tiltak. Rapportens konklusjoner og anbefalinger inneholder mer generelle og gjennomgående tiltak mer relevant i en situasjon hvor behovet for konsulenttjenester antas å være noenlunde jevnt fordelt på kommunens virksomheter. I sammendraget innledningsvis står det: Flere av virksomhetslederne har ikke kjennskap til lovverket og har ikke noen rutine for konsulentkjøp. Når det er slik at det i løpet av en toårsperiode bare er 20 av 70 virksomheter som kjøper konsulenttjenester så synes det ikke så unaturlig at en ikke har rutiner for det. Sett i lys av det relativt sett lave antall virksomheter med kjøp av konsulenttjenester finner jeg det riktig å stille spørsmålstegn ved verdien av å bruke spørreundersøkelse slik det er gjort i forbindelse med rapporten. Eksempelvis var det i 2005 og 06 bare 2 av virksomhetene innenfor virksomhetsområdet Tjenester for barn og unge som kjøpte konsulenttjenester, men dette området omfatter 35 %, - 19 av de 51, som deltok i spørreundersøkelsen, - jfr. tabell 4 i rapporten. Vil for øvrig påpeke en potensiell feilkilde vedr. at rådmannens ledergruppe er med i spørreundersøkelsen. Det ser for meg ut til at dette medfører at det er innhentet flere svar på de samme tjenestekjøpene. Dette øker i så fall antall tjenestekjøp og det betyr at hvis for eksempel alle i ledergruppa ( N=49 av 51) har svart på de spørsmålet i diagram 12, så er det her 6 svar på de samme kjøpene, dette i motsetning til det som vel er regelen nemlig at det er et en til en forhold mellom tjenestekjøp og besvarelse. Jeg antar at det med unntak for ledergruppa, er slik at det ikke er gitt mer enn ett svar pr. virksomhet. Avslutningsvis et par merknader vedr. tabell 3 og kommentarene til denne. Når det er benyttet andre utplukkskriterier enn beløpsstørrelse på kjøp, burde det etter mitt syn være sagt noe om kriteriene, - det er 15 tjenestekjøp over kr. 250.000!? Når det gjelder kjøp av tjenester fra Advokatfirmaet Selmer DA så er det som kjent en utredning på vegne av eierkommunene, det er vel 40 % av kostnaden vist i tabellen som er Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 1 Bruk av konsulenttjenester Porsgrunns. Men det er helt riktig som det påpekes at avtale her ble inngått i strid med regelverket m.h.t. krav om konkurranse. Bakgrunnstall for diagram på neste side Virks 06 Virks 06 (T) Beløp 246 Tveten ungdomsskole 14 896 604 Byggdrift 18 479 400 Kirke og trossamfunn 36 058 129 Tjenestekontoret 53 760 313 St.Hansåsen sykehjem 107 427 307 Sosial- og flyktningetjenesten 119 753 626 Bygge- og eiendomsavdelingen 203 349 160 Porsgrunn Byjubileum 2007 274 555 603 Brann- og feiervesen 278 303 164 Kultur, idrett og fritid 316 732 605 Bydrift 440 275 304 Legetjenester og miljørettet helsevern 479 859 666 Byutvikling 619 759 280 Barnevern 697 549 120 Personalavdelingen 763 833 123 Serviceavdelingen 813 240 125 Utviklingsavdelingen 1 029 721 121 Økonomiavdelingen 1 953 236 119 Rådmannens ledergruppe 2 429 511 606 VAR - vann, avløp og renovasjon 5 623 063 13 015 534 Telemark kommunerevisjon IKS 2

VEDLEGG 1 Bruk av konsulenttjenester Sum i 2005 og 2006 til kjøp av konsulenttjenster pr. virksomhet 6 000 000 5 000 000 4 000 000 3 000 000 2 000 000 1 000 000 0 Tveten ungdomsskole Byggdrift Kirke og trossamfunn Tjenestekontoret St.Hansåsen sykehjem Sosial- og flyktningetjenesten Bygge- og eiendomsavdelingen Porsgrunn Byjubileum 2007 Brann- og feiervesen Kultur, idrett og fritid Bydrift Legetjenester og miljørettet helsevern Byutvikling Barnevern Personalavdelingen Serviceavdelingen Utviklingsavdelingen Økonomiavdelingen Rådmannens ledergruppe VAR - vann, avløp og renovasjon 246 604 400 129 313 307 626 160 603 164 605 304 666 280 120 123 125 121 119 606 Telemark kommunerevisjon IKS 1 3

VEDLEGG 2 Kopi av spørreskjemaundersøkelsen Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 1

VEDLEGG 2 Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 2

VEDLEGG 2 Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 3

VEDLEGG 2 Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 4

VEDLEGG 2 Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 5

VEDLEGG 2 Bruk av konsulenttjenester Telemark kommunerevisjon IKS 6