KU og forvaltningsrevisjon

Transkript

1 KU og forvaltningsrevisjon 1

2 Kontrollutvalgets tilsynsoppgaver 1. Påse at kommunens regnskaper blir revidert = regnskapsrevisjon 2. Påse at det utføres forvaltningsrevisjon 3. Påse at kommunen fører kontroll med forvaltningen av den interesser i selskaper m.m. 2

3 «kritisk kontroll av selve den kommunale virksomheten» Forvaltningsrevisjon - så spennende! Arena for funksjonsdyktig lokalt selvstyre Med sikte på en bærekraftig utvikling En rasjonell og effektiv forvaltning Tillitsskapende/ bygger på en høy etisk standard 3

4 4 Hva er forvaltningsrevisjon? Forskrift om revisjon kap 3 7:..systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om: Oppgaveløsning i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger Effektiv ressursbruk i forhold til mål At regelverket etterleves Hensiktsmessige styringsverktøy og virkemidler Administrasjonens saksutredninger overfor politiske organer Resultatene av tjenesteproduksjonen i forhold til forutsetninger og mål

5 Lovforarbeidene om FR Viktig kontrollmekanisme mellom kommunestyret og administrasjonen Ønsker å styrke forvaltningsrevisjon Et uutnyttet potensial FR skal bidra til læring og forbedring 5

6 Mål- og resultatstyring - roller Instans Oppgave/rolle 1 2 De folkevalgte Målformulering/ fastsettelse av rammer Administrasjonen Gjennomføring/ realisering av målene 3 Kontrollutvalg/ revisjon Tilsyn/kontroll/vurdering av måloppnåelse 6

7 Kilde: Kontrollutvalgsboken (KRD 2011) 7

8 Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Forskrift om kontrollutvalg kap 5 Påse at FR av kommunens virksomhet utføres årlig Utarbeide plan for gjennomføring av FR Overordnet analyse Risiko- og vesentlighetsvurderinger Planen skal vedtas av kommunestyret Rapportere til kommunestyret om utført FR Følge opp kommunestyrets vedtak ifm FR-rapporter Rapportere til kommunestyret om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak ifm FR-rapporter 8

9 Kommuneloven 1: Arena for funksjonsdyktig kommunalt selvstyre En rasjonell og effektiv forvaltning Mest mulig velferd i forhold til innsatsfaktorene Innbyggernes rettigheter Med sikte på en bærekraftig utvikling En tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard Kommunal sektor 9

10 Forvaltningsrevisjon sentrale elementer Prosjekt 3 Prosjekt 2 Prosjekt 1 Risiko- og vesentlighetsvurderinger Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Vedtas av kommunestyret Bestilles av KU 10

11 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon

12 Formålet med overordnet analyse Å framskaffe relevant informasjon indikasjoner på avvik eller svakheter lover og forskrifter (compliance etterlevelse) kommunestyrets vedtak og forutsetninger (måloppnåelse og virkninger) Plan for forvaltningsrevisjon å prioritere mellom ulike området

13 Overordnet analyse informasjonsgrunnlag Lover som vedrører kommunens virksomhet (ca 50 lover!) Kommunens egne dokumenter Planverk Politiske vedtak Reglementer, retningslinjer, prosedyrer Møter med nøkkelpersoner Workshops Statlige tilsynsrapporter Fylkesmannen Helsetilsynet Forhold avdekket gjennom revisjonen (RR og FR) Offentlige databaser Produksjonsindeksen for kommunene KOSTRA Skoleporten Bedrekommuner.no folkehelse

14 Produksjonsindeksen for kommunene no/

15 Rik, liten kommune 15

16 Fattig, liten kommune 16

17 KOSTRA

18 Skoleporten Skoleporten er et verktøy for vurdering av kvalitet i grunnopplæringen. Målet med Skoleporten er at skoler, skoleeiere, foreldre, elever og andre interesserte skal få tilgang til relevante og pålitelige nøkkeltall for grunnopplæringen. Vurdering av kvalitet i grunnopplæringen Skolefakta Læringsmiljø Resultater Gjennomføring Ressurser

19 19

20 20

21 Overordnet analyse Utfordring: Ikke for detaljert og ikke for overordnet Sette kommunen inn i en ramme forstå vesentlige betingelser Samtidig detaljert nok til at det er mulig å identifisere de hensiktsmessige forvaltningsrevisjonsprosjektene Beskrivelse av sentrale forhold i kommunen Risiko- og vesentlighetsvurderinger Overordnet analyse 21

22 Generell risikomodell Måloppnåelse Usikkerhet/risikoer Styrings- og kontrollaktiviteter

23 Generell risikomodell Mål Styring og kontroll Risiko

24 Risiko- og vesentlighetsvurderinger Delt inn i virksomhetsområder detaljeringsgrad vil variere Eksempel på inndeling: Administrasjon og støttetjenester Styringssystemer Anskaffelser IKT-systemer Vedtaksoppfølging Finansforvaltning Personal Bruk av støttetjenester Oppvekst og utdanning Helse- og sosial sektor Kirke, kultur og fritid Plan, teknisk sektor og landbruk 24

25 Risiko- og vesentlighetsvurderinger Risikovurdering med fokus på: Overholdelse av lover og bestemmelser Økonomi Produktivitet Måloppnåelse Risikoreduserende tiltak hva gjør ledelsen? Etablering av kontrollsystemer Informasjon/kommunikasjon Overvåking og oppfølging av kontrollsystemene Vurdering av vesentlighet ulike perspektiv Økonomisk Politisk Innbyggerne Medarbeidere/ansatte Samfunn- og miljø 25

26 Noen ord om vesentlighet Avhengig av hvilket perspektiv man legger til grunn: Økonomi fokus på økonomiske størrelser Bruker fokus på hensynet til brukeren og hans rettigheter Ansatte fokus på profesjoners vurderinger og interesser Politikere fokus på politiske verdier og samfunnssyn 26

27 Planens innhold Gjøre rede for innhold i og gjennomføring av overordnet analyse informasjonskilder detaljeringsnivå vurderinger Angi KU sine prioriteringer områder, sektorer og virksomheter KU bør få myndighet til å gjøre endringer i planen Bør synliggjøre ressursbehovet 27

28 Nærmere om forvaltningsrevisjon - gjennomføring av prosjekter 28

29 Tema for forvaltningsrevisjon Økonomi Sparsommelighet Produktivitet Input/output Måloppnåelse Virkninger Vedtaksoppfølging At regelverket etterleves compliance At styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige Beslutningsgrunnlag et er i samsvar med offentlige utredningskrav 29

30 vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Innbyggernes behov Samfunnsforhold Virkning Mål/ vedtak Virksomhet Innsatsfaktorer Budsjettmidler Aktivitet/ produksjon Resultat/ tjenester Relevans prioritering Økonomi Produktivitet Måloppnåelse og virkninger 30

31 Ulike innfallsvinkler 31

32 Forvaltningsrevisjon Forskrift om revisjon 7: Gjennomføring og rapportering av FR skal skje iht god kommunal revisjonsskikk etablerte og anerkjente standarder på området det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt God kommunal revisjonsskikk RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon 32

33 RSK 001: Standard for forvaltningsrevisjon _001_standard_for_for valtningsrevisjon Er en revisjonsstandard Definerer hva som er god kommunal revisjonsskikk innenfor forvaltningsrevisjon En dynamisk norm

34 RSK 001: Standard for forvaltningsrevisjon Innledning Krav til revisor Bestilling Revisjonsdialogen Prosjektplan Problemstilling Revisjonskriterier Metode og data Vurderinger og konklusjoner Anbefalinger Prosjektrapport Dokumentasjon Kvalitetssikring og kvalitetskontroll

35 Dynamisk modell for FR Kontrollutvalgets bestilling Formål og problemstillinger Revisjonskriterier DATAINNSAMLING DATAANALYSE Fakta/data Vurderinger og konklusjoner 35 Rapport som oversendes kontrollutvalget

36 Vurderinger Revisors Vær varsom-plakat må ikke gå lenger enn det er grunnlag for må bygge på et dokumentert og verifisert datagrunnlag og utledede revisjonskriterier skal framstå som logiske, rasjonelle og helhetlige og må være begrunnet på en solid måte. vurderinger og konklusjoner må bare gjøres fra observasjoner og materiale som er presentert tidligere i rapporten 36

37 Anbefalinger 34) Der det er hensiktsmessig bør revisor gi anbefalinger. Anbefalinger må aldri formuleres som pålegg til administrasjonen. Revisor skal også være varsom med å gi anbefalinger i form av detaljerte løsninger 37

38 Prosjektrapporten Rapporten skal inneholde sammendrag bakgrunn for undersøkelsen/bestilling problemstilling(er) metode revisjonskriterier data vurderinger konklusjon med eventuelle anbefalinger oversikt over sentrale dokumenter og litteratur Administrasjonssjefens kommentarer 38

39 39 Krav til en god rapport Objektiv og nøytral Upartisk og balansert i innhold og tone Ikke ignorerer data som ikke støtter opp under konklusjonen Ikke overvurdere uvesentlige feil Lett å lese og forstå Definere tekniske begreper og forkortelser Troverdig Konsis Anvendelig

40 Kvalitetssikring og kvalitetskontroll 45) skal kvalitetssikres 46) konsistens/rød tråd 40

41 Rapportering om forvaltningsrevisjon Forskrift om revisjon 8: Revisor rapporterer fortløpende til KU om gjennomført FR Rådmannen skal gis anledning til å uttale seg om rapportens innhold Rådmannens kommentarer skal framgå av rapporten Forskrift om kontrollutvalg 11 KU rapporterer til kommunestyret 41

42 Oppfølging Forskrift om kontrollutvalg: 12 KU skal påse at kommunestyrets vedtak etter en forvaltningsrevisjon følges opp KU skal rapportere om dette til kommunestyret 42

43 Saksgang ifm forvaltningsrevisjonsrapporter Plan for forvaltningsrevisjon KU bestiller et konkret prosjekt Kommunestyret behandler saken og fatter vedtak Revisjonen gjennomfører prosjektet Administrasjonssjefen iverksetter kommunestyrets vedtak Revisjonen oversender rapport KU-sekretæren lager sak KU behandler saken og lager innstilling til kommunestyret KU følger opp hvordan kommunestyrets vedtak er fulgt opp i administrasjonen KU rapporterer til kommunestyret om hvordan vedtaket er fulgt opp 43

44

45 45 Eksempler