RIKSREVISJONENS SELSKAPSKONTROLL HVA OG HVORDAN? Informasjon til eierdepartementer og selskaper

Transkript

1 RIKSREVISJONENS SELSKAPSKONTROLL HVA OG HVORDAN? Informasjon til eierdepartementer og selskaper Utarbeidet av Riksrevisjonen mai 2013

2

3 God dialog gir bedre revisjon og oppfølging Riksrevisjonen ønsker å ha god dialog med departementene og selskapene i gjennomføringen av selskapskontrollen. Både fordi det gir Riksrevisjonen bedre forståelse av arbeidet i departementene og av selskapenes drift og rammebetingelser, og fordi det gir departementene og selskapene bedre kjennskap til Riksrevisjonens arbeid og hva dette bygger på. God dialog bidrar til både bedre revisjoner og bedre oppfølging av resultatene fra disse. Vi setter oss høye mål for brukertilfredshet, og våre brukerundersøkelser viser at vi kan bli bedre i vår kommunikasjon med målgruppene for selskapskontrollen. Denne brosjyren er utarbeidet som ledd i oppfølgingen av de tilbakemeldingene vi har fått. Den gir en kortfattet beskrivelse av hva Riksrevisjonens selskapskontroll omfatter, og hvordan den gjennomføres. Riksrevisjonen tar initiativ til å utveksle informasjon på flere stadier i revisjonsprosessen. Vi oppfordrer departementene og selskapene til å ta kontakt ved ønske om dialog ut over dette. Riksrevisjonen, mai 2013 Jørgen Kosmo riksrevisor 3

4 Hva er selskapskontroll? Formålet med selskapskontrollen er å gi Stortinget grunnlag for å ta stilling til om statens interesser i selskaper forvaltes i samsvar med Stortingets vedtak og forut setninger. Selskapskontrollen er hjemlet i lov om Riksrevisjonen 9 (2): Riksrevisjonen skal kontrollere forvaltningen av statens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll). Videre har Stortinget gitt utfyllende bestemmelser om selskapskontrollen i instruks om Riksrevisjonens virksomhet 5: Riksrevisjonen skal gjennom sin kontroll med forvaltningen av statens interesser i selskaper m.m. vurdere om statsråden har utøvet sin oppgave som forvalter av statens interesser i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. I kontrollen inngår de undersøkelser m.m. som anses nødvendige for at Riksrevisjonen skal kunne gi en kvalifisert vurdering av den enkelte statsråds forvaltning av statens interesser. I heleide selskaper mv. og heleide datterselskaper til disse kan kontrollen også omfatte systematiske undersøkelser av selskapets økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Stortingets vedtak og forutsetninger. Kontrollen etter første ledd omfatter selskaper hvor staten eier så mange aksjer at de representerer 50 prosent eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse. Riksrevisjonen avgjør i det enkelte tilfellet om staten anses å ha en dominerendeinnflytelse. Bestemmelsene i denne instruksen gjelder også for kontroll med statlig eierskap i selskaper i utlandet så langt dette ikke strider mot landets lov. Selskapskontrollen kan gjennomføres som årlig kontroll, som utvidet kontroll eller som forvaltningsrevisjon. 4

5 Årlig kontroll Det foretas en årlig gjennomgang av hvert enkelt selskap som er underlagt Riksrevisjonens selskapskontroll. Eierdepartementet skal oversende statsrådens beretning med vedlegg for hvert enkelt selskap senest én måned etter generalforsamling, foretaksmøte eller tilsvarende. Riksrevisjonen sender årlig brev til eierdepartementene der kravene til innholdet i statsrådens beretning er beskrevet. Riksrevisjonen skal varsles om generalforsamling eller foretaksmøte, og har rett til å være til stede på dette. Det blir gjort en vurdering av forvaltningen av eierskapet i selskapet basert på gjennomgang av relevante stortingsdokumenter statsrådens beretning for selskapet årsregnskap styrets og ekstern revisors beretning styreprotokoller innkalling og protokoll fra generalforsamlingen/foretaksmøtet eventuell annen innsendt informasjon I den årlige kontrollen blir det særlig vurdert om lover, regler og vedtak etter leves i forvaltningen av statens interesser i selskapene, og om det blir gitt korrekt informasjon til Stortinget og Riksrevisjonen. Den årlige gjennomgangen skal også gi grunnlag for å vurdere om forvaltningen av eierskapet i selskapet bør følges opp ytterligere i en utvidet kontroll eller ved forvaltningsrevisjon. Vesentlige avvik rapporteres til Stortinget i Dokument 3:2. I de tilfellene det blir funnet avvik i den årlige kontrollen, blir eierdepartementet orientert i brev og bedt om å kommentere avvikene dersom ikke departementet allerede har redegjort for saken gjennom statsrådens beretning til Riksrevisjonen. 5

6 Utvidet kontroll Resultatene av den årlige gjennomgangen av selskapene inngår som innspill til Riksrevisjonens årlige overordnede vurderinger av risiko og vesentlighet. Dersom disse vurderingene tilsier at forvaltningen av et selskap eller grupper av selskaper bør følges opp ytterligere, skjer dette vanligvis som en utvidet kontroll. En utvidet kontroll er en grundigere undersøkelse av forvaltningen av eier skapet, formålet med eierskapet og de forutsetningene som er satt for driften i selskapene, slik det går fram av stortingsdokumenter, selskapenes vedtekter, reglement for økonomistyring i staten og allmenne faglige standarder. En utvidet kontroll pågår i om lag ett og et halvt år, vanligvis med planlegging i perioden mai oktober og gjennomføring fram til mai/juni året etter. Rapporten blir så sendt departementet til uttalelse. Rapporteringen til Stortinget skjer normalt i november. Riksrevisjonens tilgang til informasjon Når det gjelder heleide selskaper, kan Riksrevisjonen kreve å få tilgang til alle opp lysninger, redegjørelser og dokumenter og foreta de undersøkelsene som er nødvendige for å gjennomføre kontrollen (jf. riksrevisjonsloven 12). For deleide selskaper har Riksrevisjonen krav på den informasjonen som statsråden som aksjonær har tilgang til. All informasjon som innhentes og utarbeides i revisjonsprosessen, er omfattet av reglene om utsatt offentlighet (jf. riksrevisjonsloven 18 (2)), det vil si at dokumentene ikke blir tilgjengelig før Dokument 3:2 overleveres Stortinget. Forretningssensitiv informasjon unntas offentlighet. Dersom Riksrevisjonen mottar og bruker slik informasjon i rapporten til eierdepartementet, vil den ikke bli offentlig tilgjengelig, og forretningssensitiv informasjon vil ikke bli synliggjort i Dokument 3:2. 6

7 Planlegging av en utvidet kontroll I planleggingsfasen av en utvidet kontroll blir eierdepartementet og aktuelle selskaper informert om at en slik kontroll er under planlegging, og de blir bedt om å oppnevne en kontaktperson som har god kjennskap til det området som vurderes revidert. I denne fasen vil revisjonen skaffe seg oversikt over hvilke data som foreligger i departementet og selskapet, og som er egnet til å belyse området som vurderes revidert. Riksrevisjonen legger vekt på å forstå selskapets drift og det markedet selskapet opererer i. Under planleggingen av en utvidet kontroll ber Riksrevisjonen vanligvis selskapet om et møte for utveksling av informasjon. Riksrevisjonen angir dagsordenen for møtet. Noen utvidede kontroller er tverrgående undersøkelser om elementer ved eierskapspolitikken som berører samtlige eierdepartementer og selskaper underlagt Riksrevisjonens selskapskontroll. I slike tilfeller vil Nærings- og handelsdepartementet bli informert som ansvarlig for eierpolitikken, og bedt om å oppnevne en kontaktperson for undersøkelsen. Andre berørte departementer blir orientert om undersøkelsen på et senere tidspunkt. Gjennomføring av en utvidet kontroll Når det er bestemt at en utvidet kontroll skal gjennomføres, blir det arrangert et oppstartmøte med departementet. Før dette møtet får departementet oversendt et dokument som inneholder utkast til formål, problemstillinger og revisjonskriterier for undersøkelsen. Revisjonskriterier er krav som gjelder for forvaltningen av statens interesser i selskaper, og disse utledes først og fremst fra Stortingets vedtak og forutsetninger. De berørte selskapene får en kopi av dokumentet. På oppstartmøtet blir opplegget og revisjonskriteriene for undersøkelsen presentert, og departementet får anledning til å uttale seg om dette enten på møtet eller skriftlig etter møtet. 7

8 Når det gjelder de tverrgående undersøkelsene om elementer ved eierskapspolitikken som berører flere eierdepartementer og selskaper, vil alle de berørte departementene få informasjon om oppstart av undersøkelsen og få oversendt utkast til formål, problemstillinger og revisjonskriterier. Oppstartmøte og diskusjon om revisjonskriteriene vil først og fremst bli holdt med Nærings- og handelsdepartementet. Dersom andre berørte eierdepartementer ønsker det, kan det arrangeres tilsvarende oppstartmøter med disse. Etter oppstartmøtet begynner en konsentrert informasjonsinnhentingsfase. I denne fasen blir selskapet og departementet bedt om å finne fram eksisterende skriftlig informasjon som er relevant for kontrollen. Dette kan for departe mentets del være kopier av dialogen med selskapet, for eksempel brev og møte referater, analyser gjort i departementet eller av andre, og verdivurderinger. For et heleid selskap kan relevant informasjon for kontrollen være internregnskapet, informasjon om produksjon, interne retningslinjer og analyser. I noen tilfeller finnes det ikke noen eksakt informasjon som kan belyse kontrollens problemstillinger, og det blir nødvendig å lage estimater. For å få et best mulig estimat er det da viktig å involvere selskapet. Intervju med selskapet blir også brukt til å hente inn informasjon. I gjennomføringen av undersøkelsene vil det være mye kontakt mellom Riks revisjonen, departementet og selskapet. Den mest intensive informasjons innhentingen faller ofte delvis sammen med avslutningen av årsoppgjøret i selskapene, og det kan oppleves krevende for kontaktpersonen og andre i selskapet som involveres. Det er derfor viktig at man på et tidlig stadium har en god dialog som sikrer at både Riksrevisjonen, departementet og selskapet har samme oppfatning av hva som er relevant informasjon for kontrollen. Etter at informasjonen er innhentet, blir den analysert av Riksrevisjonen. Vanlig vis blir selskapet bedt om å verifisere analysene, slik at resultatet blir mest mulig korrekt og selskapet får anledning til å forklare resultatene. Eierdepartementene blir bedt om å svare på spørsmål, enten skriftlig eller i møte. Det er vanlig med et avsluttende intervju med både selskapet og eierdepartementet. 8

9 I de tverrgående undersøkelsene vil det ikke være så tett kontakt mellom Riksrevisjonen og alle eierdepartementene og selskapene som beskrevet over. Men alle berørte eierdepartementer vil få et utkast til rapport for kommentarer. Rapportering av en utvidet kontroll Et utkast til rapport fra en utvidet kontroll blir sendt eierdepartementet for kommentarer. Utkastet er mer omfattende i innhold og lengde enn det som rapporteres i Dokument 3:2 til Stortinget. Rapporten til departementet er omfattet av utsatt offentlighet, det vil si at den ikke blir offentlig tilgjengelig før Dokument 3:2 overleveres Stortinget. Riksrevisjonen vurderer departementets kommentarer til rapportutkastet og retter opp og innarbeider kommentarer der det blir vurdert som relevant. Rapportutkastet forkortes og omarbeides deretter til et utkast til saksframstilling i Dokument 3:2. I tilfeller der det er innhentet forretningssensitiv informasjon, kan selskapet og/eller eierdepartementet bli bedt om å gå igjennom fakta for å sikre at slik informasjon ikke blir offentliggjort. 9

10 Oppfølging Alle saker som rapporteres til Stortinget i Dokument 3:2, skal følges opp. Formålet med oppfølgingen er å se om avvikene som ble avdekket av kontrollen, er fulgt opp av departementet og selskapet. Vanligvis begynner oppfølgingen måneder etter at saken ble rapportert til Stortinget. En sak kan følges opp på én eller flere av følgende måter: ved brev til departementet som del av en årlig kontroll gjennom en ny utvidet kontroll gjennom forvaltningsrevisjon Brukerundersøkelse Som kontrollorgan for Stortinget legger Riksrevisjonen stor vekt på Stortingets vurderinger av revisjonsarbeidet. Stortingets tilbakemeldinger kommer hovedsakelig fram i kontroll- og konstitusjonskomiteens behandling av Dokument 3:2. Riksrevisjonen ønsker tilbakemeldinger og innspill fra forvaltningen og selskapene som kan medvirke til å gjøre kvaliteten på revisjonen og dialogen med reviderte virksomheter bedre. Riksrevisjonen gjennomfører derfor bruker undersøkelser av de utvidede kontrollene og forvaltningsrevisjonene som er rapportert til Stortinget. Reviderte departementer og selskaper får gjennom en spørreundersøkelse mulighet til å uttale seg om hvordan de oppfatter rele vansen av revisjonen, og om kvaliteten på revisjonen og revisjonsprosessen. 10

11 Forvaltningsrevisjon Riksrevisjonen kan føre kontroll med forvaltningen av statens interesser i heleide selskaper gjennom forvaltningsrevisjon dersom risiko- og vesentlighetsvurderinger skulle tilsi dette. Forvaltningsrevisjon er systematiske undersøkelser av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra Stortingets vedtak og forutsetninger. En forvaltningsrevisjon er en noe mer omfattende undersøkelse enn en utvidet kontroll, og rapporteres i et eget dokument til Stortinget. Mer informasjon Retningslinjer for selskapskontroll og siste publiserte Dokument 3:2: Selskapskontroll.aspx Mer informasjon om forvaltningsrevisjon: Revisjonsmetodikk/Forvaltningsrevisjon/Sider/ Forvaltningsrevisjon.aspx Mer informasjon om Riksrevisjonen: 11

12 Trykk: 07 Media Riksrevisjonen Pilestredet 42 Postboks 8130 Dep 0032 Oslo sentralbord telefaks ISBN: (trykt utgave) ISBN: (elektronisk utgave)