UNIVERSITETS- OG HØGSKOLERÅDET ADMINISTRASJONSUTVALGET Referat fra møte i UHRs administrasjonsutvalg 20. mai 2008 Tid: kl. 10.00-13.30 Sted: Universitets- og høgskolerådets lokaler, Pilestredet 46, 6. etasje Tilstede Medlemmer: Administrerende direktør Nils Dugstad (leder), Universitetet for Miljø- og biovitenskap Høgskoledirektør Rune Jørgensen, Høgskolen Stord/Haugesund Administrerende direktør Baard Wist, Norges idrettshøgskole Universitetsdirektør Gunn-Elin Bjørneboe, Universitetet i Oslo Andre: Avdelingsdirektør Arne Lunde og seniorrådgiver Rolf Petter Søvik, Kunnskapsdepartementet under sak under sak 15/08 Rådgiver Steinar Vestad, Universitetet i Bergen under sak 15/08 Universitetsdirektør Tor A. Aagedal under sak 16/08 Forfall: Høgskoledirektør Britt Elin Steinveg (nestleder), Høgskolen i Tromsø SAKSLISTE UHR A 11/08 Godkjenning av innkalling og saksliste Utvalget fikk ettersendt forespørsel om administrasjonsutvalget skulle gi høringsuttalelse til forskrift om studentsamskipnader. UHRs utdanningsutvalg har saken til behandling. Innkalling og saksliste godkjennes. Administrasjonsutvalget ser det ikke som nødvendig å avgi egen høringsuttalelse på utkast til forskrift om studentsamskipnader. Institusjonene jobber med sine uttalelser nå og utvalgets medlemmer vil kontakte UHRs sekretariat hvis det kommer innspill på områder der sektoren vil være tjent med en felles uttalelse fra administrasjonsutvalget. UHR A 12/08 Godkjenning av referat fra forrige møte Referat fra møte 23.01.08, godkjent ved sirkulasjon, se http://www.uhr.no/documents/uhr_a_referat_23_januar08.pdf Referatet tas til orientering. 1
UHR A 13/08 UHR A 14/08 Referatsaker Referat fra møte i UHRs økonomiarbeidsgruppe (se vedlegg). Referat fra møte i UHRs innkjøpsutvalg (se vedlegg) Referat fra møte i UHRs prosjektgruppe for felles administrative systemer 15.04.2008 (se vedlegg) Det går frem av referatet til Innkjøpsutvalget at medlem Kjetil Østgård og hans vara Elisabeth Lande begge har sluttet i sine stillinger. Administrasjonsutvalget oppnevner Morten von Heimburg (nå vara) som fast medlem med Olav Johannesen som vara for høgskolerepresentantene. Orienteringssaker Direktørsamling HiT-Porsgrunn 9. juni 2008 Program vedlagt. Status fra utvalget som skal se på digital bruk og utnyttelse av opphavsrettsbeskyttet materiale i UH-sektoren. Muntlig orientering v/ Sigrid Tollefsen/Ola Stave. Universitetenes rettighetspolitikk kritikk fra Forskerforbundet Universitetene etablerte våren 2007 en arbeidsgruppe som har utarbeidet en felles plattform i rettighetsspørsmål. Den har blant annet vurdert spørsmål om avtalebetingelser i bidragsforskning, håndtering av interessekonflikter og behovet for standardkontrakt for bidragsforskning. Den felles plattformen er ment å skulle gi et felles utgangspunkt for universitetenes egen rettighetspolicy og danne grunnlag for universitetenes eget arbeid. Forskningsrådet har parallelt også arbeidet med rettighetspolicy, og denne har vært på en større høringsrunde. Den er pr mai 2008 i avslutningsfasen. UHRs sekretariat hadde 10.april 2008 et møte med Forskerforbundets opphavsrettsutvalg. I møtet uttrykte FF frustrasjon over manglende involvering i begge prosesser. I en artikkel i siste nummer av Forskerforum http://www.forskerforum.no/system/userfiles/file/pdf/2008/ff_05_08.pd f får universitetene kritikk for utkastet til felles rettighetspolitikk for Norges universiteter. Kritikken går ut på at dokumentet favner for vidt, at selve strategidokumentet har uklar status og at prosessen ikke har vært god nok. Forskerforbundet fraråder sine medlemmer å akseptere avtaler basert på dokumentet. UHR har vært orientert om begge prosesser, men har ikke vært direkte involvert i arbeidet. Sakene tas til orientering. 2
UHR A 15/08 Samarbeid mellom UH-sektoren og Kunnskapsdepartementet Arne Lunde og Rolf Petter Søvik, Kunnskapsdepartementet og Steinar Vestad, UiB deltar under denne saken. 1. Målstyring og rapportering. Rapport fra arbeidsgruppe UHRs Administrasjonsutvalg oppnevnte i februar 2008 en arbeidsgruppe som skulle komme med tilbakemeldinger på erfaringer med bruk av den nye 2007-målstrukturen etter rapportering av måloppnåelse i 2007 (våren 2008). Frist for levering ble utsatt til 23.mai, slik at administrasjonsutvalget skulle få behandle rapporten først. Arbeidsgruppen leverte med dette sin rapport til administrasjonsutvalget. Steinar Vestad, UiB presenterte hovedtrekkene i innstillingen. Sakspapirer Rapport fra arbeidsgruppen for evaluering av mål- og resultatstyring. Institusjonenes tildelingsbrev ligger her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kd/dok/andre/brev/utvalgte_brev/2 008/Tildelingsbrev-2008---Universiteter-og-h.html?id=498570 Momenter som ble trukket frem i diskusjonen: - Administrasjonsutvalget er godt fornøyd med rapporten slik den foreligger og berømmer gruppen for arbeidet i sin nåværende form. - Langsiktighet er viktig både mht mål og styringsparametre. Det er viktig at det ikke legges til for mange nye kvalitative parametre og det bør også vurdere hvilke som kan gå ut dersom nye kommer til. Det er bedre med få endringer over tid og gode definisjoner på parameterne. - Det kan være enkelte styringsparameter som kan diskuteres og en videre oppfølging av enkelte parameterne kunne vært fornuftig. Hva gjør KD når de får denne tilbakemeldingen? Anbefaler at KD utfordrer sektoren en gang til på dette med styringsparameter, særlig på museene. - Administrasjonsutvalget støtter forslaget om utsettelse av fristen fra 1. mars, det hadde også hjulpet dersom fristen ble skjøvet 14 dager. - Risikostyring meldes inn som betydelig utfordring KD signaliserte at det er viktig for dem å få en tilbakemelding. Når det gjelder målformuleringene meldte KD at det skal gå mht ønsket å få dem i blått hefte til statsbudsjettet. KD fremholdt at utsettelse av leveringstidspunkt er vanskelig; pga etatsstyringsdialog og forberedelse. Men samtidig er utfordringene forskjellige, bla mht størrelse på inst. Det er vurdert om det kunne være ulike frister på ulike institusjoner. Samtidig håper KD at utfordringene vil bli mindre når systemet får innarbeidet seg. Antakelig er det fremdeles for mange styringsparametre, samtidig måles i det i dag i litt for stor grad aktivitet og ikke resultat. Administrasjonsutvalget takker Steinar Vestad for presentasjonen og arbeidsgruppen for godt arbeid innenfor den knappe tidsrammen som var stilt til rådighet. Administrasjonsutvalget ber sekretær innarbeide utvalgets 3
merknader og godkjenner rapporten. Rapporten forelegges institusjonenes ledelse og presenteres på direktørmøte 9. juni 2008, men får ingen formell høringsrunde før UHRs sekretariat sender rapporten til KD. Administrasjonsutvalget vil derfor be om at arbeidsgruppen kan få ettersende vesentlige innspill fra sektoren. Det kan være enkelte av styringsparameterne som fortsatt kan diskuteres og administrasjonsutvalget mener at videre oppfølging av disse er fornuftig. Administrasjonsutvalget støtter forslaget om utsettelse av fristen for levering av "Rapport og plan" fra 1. mars. Risikostyring meldes inn som betydelig utfordring. Administrasjonsutvalget ønsker å fortsette dialogen med KD på dette området og ber om tilbakemeldinger fra KD på oppfølging av innspillet fra sektoren. 2. Risikoanalyse Det vises til referat fra møte mellom KD og administrasjonsutvalget 23.januar. Da vedtok administrasjonsutvalget å oppfordre KD til å invitere 3-4 institusjoner som har kommet langt mht risikostyring til en best practice workshop. KD har siden dette gjennomført etatsstyringsdialoger og KD har også evaluert hver enkelt institusjon. UiO har et stort prosjekt på gang i forhold til risikostyring, og det har også vært tema for et møte mellom de 4 bredde universitetene. NIH har også jobbet aktivt med problemstillingen. Flere andre institusjoner har også tatt tak i risikostyring og analyse. KD informerte om at risikoanalyse ble nevnt for første gang i 2006, ble mer presist i 2007 og tydeligere i 2008. KD har bedt institusjonene innføre dette, men har til nå kun vist til SSØs veiledere. KD orienterte deretter om erfaringene basert på etatsstyringsmøtene som er gjennomført til nå, presentasjonen er lagt som eget vedlegg til referatet. Hva ønsker KD å gjøre? Målet er å lage eksempler og veiledninger som er mer praktisk rettet og tar inn gode eksempler. Inst som har kommet lengst med risikostyring per i dag er NIH, HiBo og Samisk høgskole. Det kjennetegner disse inst at de ikke er av de største institusjonene. Derfor er det også interessant å følge prosessen ved UiO, særlig med tanke på vertikal prosess. KD vil også jobbe videre med tydeligere bestilling i tildelingsbrevet, i tillegg vil KD arrangere en seminardag/fagdag om temaet til høsten. Administrasjonsutvalget støtter KDs tilnærming til arbeidet med risikoanalyse og ser frem til tydelig bestilling fra departementet i tildelingsbrevet, samt veiledninger med gode eksempler og fagdag. 3. Økonomirapportering Det vises til referat fra møte mellom KD og administrasjonsutvalget 23.januar. KD orienterte om de endringene som har blitt gjort i malen for økonomirapportering, og noen generelle tilbakemeldinger og erfaringer på årets rapportering. Presentasjon fra KD følger som vedlegg til referatet. 4
Administrasjonsutvalget takker for orienteringen. Utvalget viser for øvrig til tidligere møter med KD der det er meldt inn ønsker fra sektoren vedr kommunikasjon i forkant av endringer for malverk av økonomirapporteringen. 4) Oppsummering/avsluttende diskusjon rundt utfordringer knyttet til kommunikasjon og dialog mellom sektoren og KD. Den avsluttende diskusjonen bør starte på forslag til løsninger og videre oppfølgingsarbeid der det kan være nyttig med samarbeid mellom sektoren og KD. Arbeidet med mål og resultatstyring er et godt eksempel på samspill mellom KD og sektoren. Administrasjonsutvalget ser positivt på denne type dialog med KD og vil invitere KD til å jobbe på denne måten i flere saker der KD og institusjonene har felles interesse. UHR A 16/08 Møte mellom administrasjonsutvalget og leder for prosjektet for vurdering av utvikling og bruk av fellesadministrative systemer i UHsektoren. Universitetsdirektør Tor A. Aagedal deltar under denne saken Det vises til referat fra møte 23. januar der administrasjonsutvalget vedtok å invitere leder av prosjektet for vurdering av utvikling og bruk av fellesadministrative systemer i UH-sektoren til å redegjøre for status i prosjektet. Presentasjon av status ble sendt ut sammen med referatet. Administrasjonsutvalget takker Tor Aagedal for orienteringen om arbeidet så langt, og ser frem til utvalgets innstilling til høsten. UHR A 17/08 Møteplan høst 2008 Administrasjonsutvalget legger neste møte til 23. oktober fra kl 13-15 i Oslo. UHR A 18/08 Eventuelt Nils Dugstad leder Oslo 26.05.08 Sigrid Tollefsen sekretær 5