NOTAT TIL POLITISK UTVALG Til: Formannskapet Fra: Rådmannen Saksbehandler: Steinar Livgard Dato: 13.5.15 Orienteringsnotat om bruk av konsulenter Det vises til sak 2, tiltak 6 i dialogmøte 15. oktober 2014: 6. Konsulentbruk: Orienteringsnotat fremmes 1. kvartal 2015. Notatet vil inneholde oversikt over konsulentbruk i 2014 fordelt på drift og investering, samt fordeling pr enhet. Det vil bli oppgitt hva formålet med konsulentbruken har vært og en vurdering om arbeidet med fordel kunne vært utført av kommunens egne ansatte. Notatet vil også inneholde en vurdering av mulig samarbeid i Follo. De største utgiftene til konsulenter er knyttet til de store investeringsprosjektene. Temaet vil også bli drøftet i kartleggingssamtaler med Vestby kommune, se tiltak 4 over.
I notatet er konsulenttjenester definert slik at dette omfatter personell som leies inn for å: 1. Løse oppgaver i en tidsbegrenset periode, f. eksempel i forbindelse med spesielle utviklings- eller endringsprosjekter 2. Dekke et behov for spisskompetanse som krever spesialisering det ikke er forsvarlig å bygge opp i egen organisasjon eller det ikke er tilstrekkelig kapasitet av i egen organisasjon 3. Gjennomføre opplæring og kompetanseutvikling Personell som leies inn til å dekke kommunens behov for vikarer ved sykdom og lignende og kortvarige oppdrag som tolketjeneste er i utgangspunktet ikke ansett som konsulenttjenester, men inngår i datagrunnlaget da det ikke er mulig å isolere dette fullt ut. Datagrunnlaget er regnskapstall for 2014. A. Bruk konsulenttjenester drift sammenligning Figuren under viser Frogn kommunes bruk av konsulenttjenester opp mot kommuner det er naturlig å sammenligne med. Konsulenttjenester drift 2014 12 11,1 10 8 5,8 8,6 7,6 6 4 2 0 Frogn Ås Vestby Nesodden Kommunens kjøp av konsulenttjenester ligger under Ås, Vestby og Nesodden. Det er flere feilkilder i denne type sammenlikninger. Et eksempel er samarbeidet om administrative løsninger i Follo, der Frogn er vertskommune og drifter system for Ås, Vestby og Nesodden kommune. Kjøp av konsulenttjenester for drift i samarbeidet vises som konsulenttjenester i Frogn, men ikke i de tre andre kommunene. Uten etablert samarbeid i Follo om administrative løsninger ville det ikke vært mulig å ha den kompetanse i organisasjonen som i dag er mulig.
Rådmannsgruppa IKT Økonomi* POP Samfunnsutvikling Barnehager Dal skole og barnehage Drøbak skole Dyrløkkeåsen skole Heer skole Seiersten skole Sogstil skole Pleie og omsorg i institusjon Hjemmebaserte tjenester Miljøarbeidertjeneste Enhet for barn, unge og Helse- og koordinering Rus og psykiatri Kultur og fritid Eiendom Miljø, idrett og NAV Finansrådgivning* Konsulenttjenester pr. enhet 2014 Tusen kroner 1 400 000 1 200 000 1 000 000 800 000 600 000 400 000 200 000 0 Kommentar til enheter med forbruk over 500 000 kroner: IKT: Enheten bruker konsulenter både opp mot løsninger og infrastruktur der kommunen ikke kan sitte med denne kompetansen selv. Miljøarbeidertjenesten: Enhets bruk av konsulenter er i hovedsak mot ressurskrevende brukere. Barn, unge og familier: Utgifter til barnevernstiltak og saksbehandling Kultur og fritid: Utgiftene er i hovedsak knyttet til avvikling av sommerkonsertene. Miljø, idrett og kommunalteknikk: Utgifter innenfor renseanlegg og ledningsnettet. B. Konsulenttjenester i investeringsprosjekter Figuren under viser bruk av konsulenttjenester i Mill. kroner.
Frogn kommune 2014 30 25 20 15 28,6 10 5 0 Investering 5,8 Drift For å vise bilde av Frogn kommunes forbruk, har vi valgt å ta med konsulenttjenester både i investerings- og driftsregnskapet. 22 av de 28 mill. i investeringsregnskapet gjelder prosjektering av bygg og regulering av arealer, (Helsebygg, Seiersten stadion, badeanlegg og boligprosjekter). En del konsulentkjøp som føres i investeringsregnskapet kan ikke velges vekk av kommunen, da de er nødvendige for større vedtatte byggeprosjekter. Slike kjøp vil være sterkt styrt av regler blant annet i Plan- og bygningslovgivningen. Hvis kommunen selv leder alle sine byggeprosjekter, kommer konsulentkostnadene fram i kommunens regnskap. Dersom kommunen velger å bruke anskaffelsesformen totalentreprise, vil det være entreprenøren som engasjerer det vesentligste av konsulentene og dermed vil konsulentkostnadene bli bakt inn i fakturaene for byggeprosjektet fra entreprenøren. C. Er kommunens bruk konsulenttjenester fornuftig? Et mål med undersøkelsen er å vurdere om Frogn kommunes bruk av konsulenter synes fornuftig. Det bekreftes av undersøkelsen om emnet fra 2010, som viser at større kjøp av konsulenttjenester drøftes med rådmannen i forkant. Vi finner ikke at denne holdningen er endret. Erfarne ledere trekkes inn i prosessen og det foretas kost/nytte vurderinger av oppdragene. Det er i kommunens kvalitetshåndbok Kvalitetslosen utarbeidet retningslinjer og mal for avtale ved kjøp av konsulenttjenester. En momentliste er laget for å sikre at kjøp av konsulenttjenester skjer etter en behovsvurdering, kravspesifikasjon, følger Frogn kommunes retningslinjer og lovgivningen for offentlige anskaffelser. Punktene under er kort sammendrag. 1. Frogn kommune og Innkjøpsstrategi Frogn kommune (FK) skal gi brukertilpassede og framtidsrettede tjenester av høy kvalitet til innbyggerne. Våre arbeidsprosesser skal være enkle og fremme kvalitet i alle ledd.
Ressursbruken skal være strategirettet og utnyttelsen av tilgjengelige ressurser skal være effektiv. Regelverkets hovedprinsipper om likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og konkurranse skal være grunnleggende for alle anskaffelser. Anskaffelser av varer og tjenester foretas i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser samt egne politiske og administrative vedtak. Anskaffelser skal skje på en måte som viser samfunnsansvar. 2. Kjøp av konsulenttjenester momentliste Sikrer at kjøp av konsulenttjenester skjer etter en behovsvurdering, kravspesifikasjon, følger FK s retningslinjer og følger lovgivningen for offentlige anskaffelser. Innkjøp av konsulenttjenester omfatter i utgangspunktet alle ytelser som ikke produserer varer. I denne rutinen menes kjøp av tjenester i forbindelse med utredninger, prosjektledelse, rådgivning o.l. Rutinen beskriver alle aktiviteter knyttet til innkjøp av konsulenttjenester, både under og over terskelverdier. Krav til konkurranse. Fremgangsmåten i innhenting av tilbud / anbud på konsulenttjenester, krav til protokollering, oppfølging av kontakter, etterprøvbarhet og evaluering av kjøpet. D. Konsulentbruk i Frogn vs en pool, eller øke egen kompetanse. I Kvalitetslosen er det beskrevet rutiner for hvilke momenter som skal følges i kommunen fra behov for konsulent avdekkes til engasjement. Her kan organisasjonene gjøre valg som styrker fagmiljøer i regionen og øke egen kompetanse. Det er formalisert samarbeid på viktige fagområder og grunnleggende infrastruktur i Follo. Dette er kunnskapsintensive felt i sterk utvikling. Ofte er det slik at gode fagområder forsterkes i et godt kommunesamarbeid. Nivået på samspillet kommunene imellom er godt og en konsulentpool vil neppe øke nivået. En fortsatt god utvikling må ha feste i ledergruppene. Et eksempel på godt utviklet samarbeid er Frogns rolle som vertskommune for drift av administrative løsninger. Uten samarbeidet i Follo ville det ikke vært mulig å ha den kompetanse i organisasjonen, som i dag er mulig. D. Konsulentbruk i Frogn vs Vestby kommune. Som vist under punkt A er volumet i Frogn under Vestby i driftsregnskapet. Det er ikke gjennomført samtaler med Vestby vedrørende konsulentbruk. Konklusjon: Frogn kommune har de laveste utgiftene til konsulentbruk sammenliknet med Ås, Vestby og Nesodden. Det er sammenliknet med disse kommunene fordi vi har tilgang på detaljert regnskap for disse kommunene. Rådmannen har fokus på kommunens bruk av konsulenttjenester. Utviklingen følges opp mot hensiktsmessig anvendelse av ressurser og den kommunale innkjøpsstrategi. 22 av de 28 mill. i investeringsregnskapet gjelder prosjektering av bygg og regulering av arealer. En del konsulentkjøp som føres i investeringsregnskapet kan ikke velges vekk av kommunen, da de er nødvendige for større vedtatte byggeprosjekter. Frogn kommunes bruk av konsulenter synes fornuftig, det bekreftes av undersøkelsen om emnet fra 2010. Vi finner ikke at denne holdningen er endret. Det er formalisert samarbeid på viktige fagområder og grunnleggende infrastruktur i Follo. Dette er kunnskapsintensive felt i sterk utvikling. Ofte er det slik at gode fagområder forsterkes i et godt kommunesamarbeid. Nivået på samspillet kommunene imellom er godt og en konsulentpool vil neppe øke nivået. Felles rammeavtaler
er ofte kommet som resultat av IKS-er og har vært hensiktsmessige for de involverte kommuner.