PROTOKOLL Utvalg: Sentraladministrasjonens arbeidsmiljøutvalg Møtenr: 4/16 Møtedato: 22.12.2016 kl. 09.00 Møte hevet kl. 11.10 Møtested: E 200 Innkalte: Funksjon: Navn: Forfall: Møtt for: Leder Wenche Myrland, Delta Medlem Anneli Bigseth Vetrhus, arb.g. Medlem Christine Haver, arb.g. Medlem Gunnar Gaard, arb.g. Møtte ikke, ingen vara kunne møte Medlem Torill Ø. Medhus, hovedverneombud Medlem Elisabeth Krohn, Fagforbundet Fra administrasjonen møtte: Fylkesbyggesjef Heidi Klaveness Fagleder Geir Rekstad / faggruppe for fellestjenester Fagkoordinator Odd Erik Gabrielsen / faggruppe HMS, beredskap og IA Spesialrådgiver Siv-Heidi Eikemo Stavik / faggruppe HMS, beredskap og IA Rådgiver Bente Hopland / faggruppe HMS, beredskap og IA MUNTLIGE ORIENTERINGER: Informasjon fra Personal- og organisasjonsavdelingen v/fagleder Odd Erik Gabrielsen, faggruppe for HMS, beredskap og IA. Proactima (leverandør av beredskapstjenester) skal i løpet av våren 2017 utarbeide statusrapport og handlingsplan for beredskapsarbeidet ved alle våre videregående skoler. Tore Wersland er prosjektansvarlig i opplæringsavdelingen, Siv-Heidi Eikemo og Odd Erik Gabrielsen deltar. Informasjon om Bedriftshelsetjenester. Oppdatert informasjon om bedriftshelsetjenester er lagt i Qm+. Solveig Aalgaard som har vært vår kundeansvarlige i Stamina slutter 1. februar neste år. Siri Fleischmann overtar hennes oppgaver. Revidert IA-handlingsplan og retningslinjer for oppfølging av sykemeldte er lagt i Qm+. Side 1
I januar skal det lages en oversikt over sluttårsaker i RFK for å få en oversikt over når ansatte slutter i arbeidslivet. Dette i henhold til mål i IAhandlingsplan. Partssammensatt arbeidsgruppe som reviderer retningslinjer for «vold og trusler» har nå hatt 3 arbeidsmøter og forventer å ha dette arbeidet ferdig til neste møte i administrasjonsutvalget. Retningslinjer for databriller har blitt revidert og det er utarbeidet nye retningslinjer for bruk av vernebriller med synskorreksjon, samt for valg og bruk av og hørselvern og for hørselskontroller. Det er samtidig utarbeidet nye skjema for bestilling og disse er nå på «testing» før de ferdigstilles og legges i Qm+. Merk at dataarbeidsplassen nå skal være tilrettelagt i tråd med veilederen «Tilrettelegging av dataarbeidsplassen» før en eventuell søknad om synsundersøkelse og vurdering av databriller. Det arbeides med revisjon og struktur av overordnet HMS-system. Kommer tilbake med mer informasjon om dette etter hvert. Vernerunder i sentraladministrasjonen. Ikke særlig mange avdelinger har fått gjennomført dette arbeidet. Må følges opp over nyttår. Handlingsplaner i samarbeid med BHT. Alle avdelinger skal utarbeide handlingsplan med BHT. Det vil bli sendt ut påminnelse om dette like over nyttår. Det er også utarbeidet en ny retningslinje om utarbeidelse av plan for bistand fra BHT. Omarbeider og reviderer skjematikk i forbindelse med «intern melding om skade og nestenulykke». Vi må vurdere hensikten med en slik registrering og se dette opp mot registreringer i Qm+. Faggruppe HMS, beredskap og IA vil få en ny medarbeider (rådgiver) i løpet av våren. Det kom inn totalt 80 søkere og vi er nå i gang med gjennomgang av søkermassen. Intervjuer vil bli gjennomført i første uke i januar. Informasjon fra Bygg- og eiendomsavdelingen v/fylkesbyggesjef Heidi Klaveness: Arbeid som pågår på huset: Arbeider med ny energisentral i fyrrommet pågår. I forbindelse med disse arbeidene er det etablert en provisorisk pipe. Når arbeidene står ferdig vil vi for fylkeshuset fyre med 100% biogass fra Lyse. Arbeidene vil stå ferdig innen utløp av februar. Arbeider med innføring av vannbåren varme vil fortsette etter at arbeidene med ny fyrkjel er ferdigstilt. Det er ikke avklart om det er B eller C bygg som står for tur. Side 2
Vinduene i D-bygg er skiftet ut, og A-bygg står for tur. Vinduene for denne seksjonen må avklares med byantikvar. Arbeidene vil antakelig komme i gang i slutten av 2017. Arbeidene med overlegeboligen er ferdig. Prosjekteringen og arbeidene med oppgradering av møterom og gamle fylkesutvalgssal skal igangsettes i løpet av våren 2017. Lokalene for brukerhjelp trenger ny ventilasjon, skal byttes våren 2017. Brannrådgiver har kartlagt fylkeshuset på ny i 2016. Som følge av det må en del brannskiller/dører oppgraderes. Dette arbeidet påstartes våren 2017. SPØRSMÅL / EVENTUELT: Wenche Myrland: Det er kommet innspill til Delta og Fagforbundet vedrørende lading av el-biler ved Fylkeshuset. Det er i dag 2 ladestasjoner som primært er ment for gjester, og med max 2 timer ladetid. Dersom man har lang vei til jobb og i tillegg skal på møter på Forus eller Sandnes, sliter man med kjørelengden og det oppstår behov for ekstra lading ved Fylkeshuset. Dette selv om bilen var ladet hjemme. - Heidi Klaveness svarte at Bygg- og eiendomsavdelingen vil vurdere saken. Torill Øvrehus Medhus etterlyste oppfølging av pårørendeskjema. - Anneli Bigseth Vetrhus svarte at dette vil bli fulgt opp. Side 3
Det var ingen merknader til innkallingen / sakslisten. SAKLISTE Møtesaksnr. Arkivsaksnr. Resultat Tittel SAMU-sak 12/16 16/18519 Innstilling enst. vedtatt GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET V/SENTRALADMINISTRASJONEN DEN 29.09.2016 SAMU-sak 13/16 16/18768 Innstilling enst. vedtatt LEVERANSE AV BEREDSKAPSTJENESTER I ROGALAND FYLKESKOMMUNE SAMU-sak 14/16 16/18829 Innstilling enst. vedtatt HALVÅRSRAPPORT FRA STAMINA HELSE 1. HALVÅR 2016 SAMU-sak 15/16 16/20187 Innstilling enst. vedtatt SYKEFRAVÆR 3. KVARTAL 2016 SAMU-sak 16/16 16/24422 Annet forslag vedtatt RETNINGSLINJER FOR FYLKESHUSET ROGALAND FYLKESKOMMUNES ADMINISTRASJONSBYGG OG OMKRINGLIGGENDE BYGNINGER. SAMU-sak 17/16 16/24456 Enstemmig vedtatt INNKREVING AV PARKERINGSAVGIFT NY ORDNING FOR INNKREVING AV PARKERINGSAVGIFT FOR ANSATTE. SAMU-sak 18/16 16/24468 Innstilling enst. vedtatt BETALINGSORDNING I KANTINE ENDRING I BETALINGSORDNING I RÅDMANNENS KANTINE SAMU-sak 19/16 16/24923 Innstilling enst. vedtatt ARBEIDSMILJØUTVALGETS FUNKSJON Side 4
SAMU-12/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALGET V/SENTRALADMINISTRASJONEN DEN 29.09.2016 I samsvar med vedtak. Protokoll fra møte i Sentraladministrasjonens Arbeidsmiljøutvalg den 29.09.16 godkjennes. SAMU-13/16 LEVERANSE AV BEREDSKAPSTJENESTER I ROGALAND FYLKESKOMMUNE I samsvar med vedtak. SAMU-14/16 HALVÅRSRAPPORT FRA STAMINA HELSE 1. HALVÅR 2016 I samsvar med vedtak. SAMU-15/16 SYKEFRAVÆR 3. KVARTAL 2016 Side 5
I samsvar med vedtak. SAMU-16/16 RETNINGSLINJER FOR FYLKESHUSET ROGALAND FYLKESKOMMUNES ADMINISTRASJONSBYGG OG OMKRINGLIGGENDE BYGNINGER. Det ble protokollert: Leder Wenche Myrland, Delta fremmet følgende endringsforslag til fylkesrådmannens innstilling til retningslinjer, på vegne av Fagforbundet, Delta og hovedverneombudet: Pkt. 1 a Brannsikkerhet Det er tillatt med telys og kubbelys på fellesrom (eksempel pauserom) der flere oppholder seg, dersom underlaget er solid og brannsikkert, og dessuten forutsatt at det ikke er allergikere på avdelingen. Sistemann som forlater rommet passer på at lysene slukkes. Det er ikke tillatt med levende lys og åpen flamme på kontorene. Pkt. 3 b Universell utforming, herunder allergier og inneklima Det er opp til de enkelte avdelinger om de ønsker å ha ekte juletrær i felles oppholdsrom eller ikke. Avdelingene må selvsagt ta hensyn (og unnlate å ha ekte juletrær) dersom det er allergikere på avdelingen. Det samme gjelder greiner og deler av trær. Pkt. 5 a Sikker parkeringsplass Det anbefales at man rygger inn på anviste parkeringsplasser. Pkt. 6 Røyking Det er ikke tillatt å røyke ved hovedinngangen. De som røyker (andre steder) må fjerne sigarettsneipene selv. Side 6
Fylkesrådmannens forslag til retningslinjer med det fremsatte endringsforslaget ble vedtatt med 3 (Myrland, Medhus og Krohn) mot 2 stemmer (Vetrhus og Haver) som stemte for innstillingen. Fylkesrådmannens forslag til retningslinjer med følgende endringer: Pkt. 1 a Brannsikkerhet Det er tillatt med telys og kubbelys på fellesrom (eksempel pauserom) der flere oppholder seg, dersom underlaget er solid og brannsikkert, og dessuten forutsatt at det ikke er allergikere på avdelingen. Sistemann som forlater rommet passer på at lysene slukkes. Det er ikke tillatt med levende lys og åpen flamme på kontorene. Pkt. 3 b Universell utforming, herunder allergier og inneklima Det er opp til de enkelte avdelinger om de ønsker å ha ekte juletrær i felles oppholdsrom eller ikke. Avdelingene må selvsagt ta hensyn (og unnlate å ha ekte juletrær) dersom det er allergikere på avdelingen. Det samme gjelder greiner og deler av trær. Pkt. 5 a Sikker parkeringsplass Det anbefales at man rygger inn på anviste parkeringsplasser. Pkt. 6 Røyking Det er ikke tillatt å røyke ved hovedinngangen. De som røyker (andre steder) må fjerne sigarettsneipene selv. SAMU-17/16 INNKREVING AV PARKERINGSAVGIFT NY ORDNING FOR INNKREVING AV PARKERINGSAVGIFT FOR ANSATTE. Det ble protokollert: Leder Wenche Myrland, Delta fremmet følgende felles oversendelsesforslag på vegne av Delta, Fagforbundet og hovedverneombudet: OVERSENDELSESFORSLAG: Side 7
Det gis mulighet for å betale pr. måned eller pr. uke for dem som av praktiske årsaker ønsker det. Innstillingen og oversendelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. SAMU-18/16 BETALINGSORDNING I KANTINE ENDRING I BETALINGSORDNING I RÅDMANNENS KANTINE I samsvar med vedtak. SAMU-19/16 ARBEIDSMILJØUTVALGETS FUNKSJON Saken legges fram til drøfting. Saken ble drøftet. Stavanger, 22. desember 2016 Wenche Myrland utvalgsleder Side 8
Unni Høibo utvalgssekretær Side 9