MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til Sølve Marie Jørgensen, tlf , e-post SAKLISTE

Transkript

1 Rogaland fylkeskommune MØTEINNKALLING Utvalg: ADMINISTRASJONSUTVALGET Møtenr: 4/13 Møtedato: Tid: 12:00 Møtested: Fylkeshuset Fylkesutvalgssalen møterom D156 Eventuelt forfall meldes til Sølve Marie Jørgensen, tlf , e-post Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/13 13/17610 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN /13 13/18905 SYKEFRAVÆR 3. KVARTAL /13 13/20066 HANDLINGSPLAN FOR LIKESTILLING OG MANGFOLD ROGALAND FYLKESKOMMUNE 15/13 13/19985 BRUKERUNDERSØKELSE - IKT /13 13/18710 ORIENTERING ROS-ANALYSE Stavanger, Laila Thorsen utvalgsleder Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Sølve Marie Jørgensen utvalgssekretær

2 FYLKESRÅDMANNEN I ROGALAND Administrasjonsutvalget Saksnr.: AU-12/13 Møtedato: GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Saksgang: Møtesaksnr.: Utvalg: Møtedato: Votering: 12/13 AU Innstilling: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget , godkjennes. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66831/13 Reg.dato: Arkivnr: MØ AU

3 Saksutredning: GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE I ADMINISTRASJONSUTVALGET DEN Trykte vedlegg: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget Utrykte vedlegg: Forslag til vedtak: Protokoll fra møte i Administrasjonsutvalget , godkjennes. Laila Thorsen leder Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66831/13 Reg.dato: Arkivnr: MØ AU

4 FYLKESRÅDMANNEN I ROGALAND Administrasjonsutvalget Saksnr.: AU-13/13 Møtedato: SYKEFRAVÆR 3. KVARTAL 2013 Saksgang: Møtesaksnr.: Utvalg: Møtedato: Votering: 12/13 SAMU Innstilling enst. vedtatt 27/13 HAMU /13 AU Innstilling: Saken tas til orientering. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

5 Tidligere behandlinger: Behandling/vedtak i AMU v/sentraladministrasjonen den sak 12/13 Behandling: Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

6 Saksutredning: SYKEFRAVÆR 3. KVARTAL 2013 Trykte vedlegg: Sykefraværsstatistikker 5 sider NAVs sykefraværsstatistikk SSBs sykefraværsstatistikk ================================================================ 1. Bakgrunn: Saken redegjør for sykefraværet 3. kvartal Dette er en del av det systematiske oppfølgingsarbeidet knyttet til Rogaland fylkeskommune som IA-virksomhet.( inkluderende arbeidsliv) 2. Problemstilling: Sykefraværsstatistikken gir en oversikt over sykefraværet blant ansatte i Rogaland fylkeskommune. Ved jevnlige målinger av sykefraværet kan en raskt kartlegge utviklingen ved den enkelte arbeidsplass slik at eventuelle tiltak kan settes inn ved behov. 3. Saksopplysninger: Sykefraværet i 3.kvartal 2013 er 3,48 % samlet for hele Rogaland fylkeskommune. (Foretakene er unntatt denne statistikken). I sentraladministrasjonen er sykefraværet 4,69 % og ved de videregående skolene 3,37 %. Det samlede sykefraværet er lavere i dette kvartalet enn på samme tid i fjor og året før: Fraværet var 4,47 % i tredje kvartal i 2012 og 3,83 % i tredje kvartal Vi ser at sykefraværet nå er noe høyere i sentraladministrasjonen enn ved de videregående skolene. I det følgende kommenteres tallene nærmere. 3.1 Sentraladministrasjonen - kommentarer knyttet til kjønn og alder. Det er mest naturlig å sammenligne tallene for det samme kvartalet i fjor, altså 3. kvartal Sykefraværet har erfaringsmessig et høyere nivå i 1. og 4 kvartal, og lavere 2.og 3.kvartal. Dette har sannsynligvis med sesongmessige variasjoner å gjøre. Det er vanligvis mer forkjølelse, influensa og andre virussykdommer i vinterhalvåret. Det er positivt at det samlede sykefraværet i sentraladministrasjonen fortsetter å synke. Det er nå 4,69 %. Det er lavere dette kvartalet enn både i 2012 (4,80 %) og 2011 (5,23 %): I 2010 var det 6,41 %. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

7 Kvinner i sentraladministrasjonen har nå et samlet sykefravær på 6,23 % mot 7,09 % i Det er nå aldersgruppen år som har det høyeste sykefraværet, men antallet utgjør bare 18 årsverk av totalt 216 kvinner. Menn i sentraladministrasjonen har et sykefravær på 2,16 % mot 2,65 % i 3. kvartal i Her er det også aldersgruppen år som har høyest fravær, men utvalget består av kun 4 årsverk. Sykefraværet for menn må karakteriseres som meget lavt. 3.2 Videregående skoler- kommentarer knyttet til kjønn og alder. Det samlede sykefraværet er noe lavere nå enn 3. kvartal i 2012; 3,37 % nå mot 4,67 % i For skolene kan en merke seg at dette kvartalet inkluderer sommermånedene juli og halve august, altså når skolene er stengt. Sykefraværet for kvinner ansatt ved skolene er nå på 3,95 % mot 5,62 % samme kvartal i fjor. Menn i de videregående skolene har et sykefravær på 2,66 % mot 4,02 % samme kvartal i fjor, altså noe lavere i dette kvartalet. For begge kjønn er det fortsatt ansatte over 60 år som har det høyeste sykefraværet. 3.3 Kommentarer knyttet til ulike yrkesgrupper Statistikkmaterialet en etter hvert har innhentet, gjør at vi kan observere at det for de fleste yrkesgrupper er svingninger i sykefraværet over tid. Dette ser en særlig for miljøterapeuter når en ser på tallene fra og med 3.kvartal Her har vi hatt en god utvikling i løpet av de to siste årene med en reduksjon fra 17,84 % til nå 3,63%. Det høyeste sykefravær har fortsatt renholdsgruppen selv om det ikke har vært så lavt som nå på 3 år. Nå er det på 6,82 %. Det har over tid blitt iverksatt flere tiltak for denne gruppen jf. tidligere orientering til administrasjonsutvalget. Vi vurderer ytterligere tiltak ved enkelte virksomheter. 3.4 Spesifikk kartlegging Det er innført en rutine slik at alle avdelinger/skoler m. m som har et totalt sykefravær over 7 % to kvartal eller mer etter hverandre blir nærmere forespurt om årsaker, samt ev behov for veiledning/bistand. Det samme gjelder hvis en eller flere av yrkesgrupper som er med i statistikken har et sykefravær over 7 % over minimum samme tidsrom. Dette kvartalet har det bare vært en avdeling i sentraladministrasjonen som har hatt et totalt sykefravær over 7 %, og det samme gjelder en videregående skole. Svarene vi har mottatt indikerer at de har en god oversikt over årsaker, og tiltak blir fortløpende iverksatt. De yrkesgruppene som er med i utvalget dette kvartalet er Assistenter/miljøarbeidere: Ved 1 videregående skole Merkantilt personell: Ved 2 avdelinger i sentraladministrasjonen, Miljøterapeuter: Ved 1 videregående skole Renholdere: Ved 8 videregående skoler Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

8 Fagarbeidere: 2 videregående skoler Rådgivere: 1 avdeling i sentraladministrasjonen Saksbehandlere: 1 avdeling i sentraladministrasjonen Undervisningspersonell: 2 videregående skoler Kartleggingen viser at renholdsgruppen fortsatt har særlige utfordringer. Denne yrkesgruppen har generelt et høyere sykefravær enn andre, dels pga tungt fysisk arbeid. De arbeider også oftere alene, noe som kan medføre mindre tilknytning til arbeidsplassen og det generelle arbeidsmiljøet. Det har tidligere vært satt inn tiltak for denne yrkesgruppen og det arbeides kontinuerlig med ulike tiltak ved virksomhetene. Det ble for øvrig etterspurt veiledning/tiltak for en yrkesgruppe i sentraladministrasjonen i forbindelse med informasjonsinnhentingen. Fylkesrådmannen vil følge opp dette Øvrige merknader til statistikkmaterialet Det vil alltid være litt bevegelse i statistikken da virksomhetene kan ha litt forskjellige rutiner mht. å legge inn fravær i sine systemer. Det betyr at fraværet for ett kvartal kan bli litt høyere om en tar ut statistikken på et senere tidspunkt enn det vi i disse sakene legger opp til. Dette kan skyldes at sykmeldinger ikke er levert og/eller blitt lagt inn i systemet ved kvartalsslutt. For Hetland videregående skole viste rapporten f.eks 0 % i sykefravær dette kvartalet men skolen opplyser at det skyldes at sykefraværet ble lagt inn etter rapportproduksjonen. Sykefraværet ved skolen opplyses til å ha vært på samme nivå som tidligere dette kvartalet (ca. 6-7% 3. kvartal), men det ville ikke ha endret RFK totaltall for kvartalet vesentlig. Dette kvartalet hadde forøvrig Sola videregående skole bare 0,12 % i sykefravær, men dette er dobbeltsjekket med skolen og skal være korrekt. Årsstatistikken er slik sett mest nøyaktig; da har en fanget opp alle endringer som har foregått fra kvartal 1-3. Fylkesrådmannen vil følge opp denne problemstillingen overfor virksomhetene mht. fast dato for innmelding av data/fravær. En vil også vurdere om det kan være mer hensiktsmessig å lage en halvårlig rapport, samt en årsrapport der en tar sikte på en litt mer omfattende redegjørelse og analyse av de kartlagte funnene. 4. Fylkesrådmannens vurderinger: Sykefraværet i Rogaland fylkeskommune har vært relativt lavt over mange år og er blant de fylkeskommunene i landet med det laveste sykefraværet. Det er viktig å arbeide systematisk over tid med forebyggende tiltak og sykefraværsoppfølging og i løpet av høsten vil en også ha evaluert og eventuelt justert vår gjeldende IA-handlingsplan. Det er varslet at partene i arbeidslivet skal reforhandle gjeldende IA-avtale før nyttår. Forskningsinstitusjonen Sintef har evaluert de mest sentrale målsettingene knyttet til den gjeldende avtalen og signaler herfra tyder på at IA-avtalen hovedsakelig vil bli Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

9 videreført, men at de detaljerte kravene i forbindelse med sykefraværsoppfølgingen kanskje vil bli noe lempeligere. 5. Konklusjon: Sykefraværet i Rogaland fylkeskommune anses som lavt. Arbeidet knyttet til IA og sykefravær gis høy prioritet i samsvar med IA-handlingsplanen. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Håkon Schwalb ass. fylkesrådmann Anneli Bigseth Vetrhus personal- og organisasjonssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 63204/13 Reg.dato: Arkivnr: 461

10 FYLKESRÅDMANNEN I ROGALAND Administrasjonsutvalget Saksnr.: AU-14/13 Møtedato: HANDLINGSPLAN FOR LIKESTILLING OG MANGFOLD ROGALAND FYLKESKOMMUNE Saksgang: Møtesaksnr.: Utvalg: Møtedato: Votering: 14/13 AU Innstilling: Handlingsplan for likestilling og mangfold i Rogaland fylkeskommune godkjennes. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66678/13 Reg.dato: Arkivnr: 006 &30

11 Saksutredning: HANDLINGSPLAN FOR LIKESTILLING OG MANGFOLD ROGALAND FYLKESKOMMUNE Trykte vedlegg: Handlingsplan for likestilling og mangfold , Rogaland fylkeskommune Utrykte vedlegg: 1. Bakgrunn: I sak 16/09 vedtok administrasjonsutvalget «Handlingsplan for likestilling og mangfold i RFK». Handlingsplanen var gjeldende for perioden , men ble senere prolongert til også å gjelde ut Ny/revidert handlingsplan for likestilling og mangfold i Rogaland fylkeskommune er nå utarbeidet for perioden Problemstilling: Offentlige myndigheter skal arbeide aktivt, målrettet og planmessig for likestilling mellom kjønnene på alle samfunnsområder (jf. likestillingslovens 1a). Handlingsplan for likestilling og mangfold i Rogaland fylkeskommune er utarbeidet for å sikre at arbeidet med likestilling og mangfold har høy prioritet og bidrar til et godt og inkluderende arbeidsmiljø i hele organisasjonen. Planen legges med dette frem for administrasjonsutvalget til behandling. 3. Saksopplysninger: Høsten 2013 ble det nedsatt en partssammensatt arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til ny handlingsplan for likestilling og mangfold. Ved utarbeidelse av handlingsplanen har arbeidsgruppen lagt til grunn eksisterende lov og planverk som bl.a.likestillingsloven, regionalplan for et inkluderende samfunn, fylkeskommunens arbeidsgiverstrategi og Europeisk Charter for likestilling. Den partsammensatte arbeidsgruppen har bestått av fylkeshovedtillitsvalgte fra de to største organisasjonene, Utdanningsforbundet og Fagforbundet. Fra arbeidsgiver har en seniorrådgiver fra opplæringsavdelingen deltatt i arbeidet, kultursjef, rektor fra Sola vgs. og fagkoordinator fra personal- og organisasjonsavdelingen. Arbeidsgruppen har hatt totalt fire møter i løpet av høsten. Arbeidet med likestilling og mangfold skal bidra til et aktivt og bevisst samfunnsansvar, fremme arbeidet for likestilling, hindre diskriminering og gi økt kunnskap om de prosesser som iverksettes innen likestilling og mangfold. Arbeidsruppen valgte å bygge handlingsplanen rundt de samme tre satsningsområder som i vedtatt arbeidsgiverstrategi: - beholde og rekruttere ansatte, Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66678/13 Reg.dato: Arkivnr: 006 &30

12 - kompetanseutvikling, - ledelse. Dette for å gjøre planverket mer oversiktlig og gjenkjennbart. Arbeidsgruppen har lagt til grunn at tiltakene som presenteres skal være mest mulig konkrete, samtidig som de gir nødvendig informasjon for å kunne oppfylle kravene i rapporteringsplikten til offentlige myndigheter (årlig rapport ligger som vedlegg til fylkeskommunens årsmelding til fylkestinget). Fylkesrådmannen ser det ikke som nødvendig å sende ut den reviderte handlingsplanen på høring. Dette fordi de største organisasjonene har bidratt aktivt i arbeidet og fordi det her dreier seg om mindre endringer og justeringer i ft. tidligere handlingsplan. Fylkesrådmannen slutter seg til arbeidsgruppens forslag. Det er kun gjort noen mindre justeringer i forhold til arbeidsgruppens forslag. 4. Fylkesrådmannens vurderinger: Rogaland fylkeskommune skal være en organisasjon som synliggjør og vektlegger arbeidet med likestilling og mangfold, herunder; kjønn, alder, etnisitet, nedsatt funksjonsevne, seksuell legning og trosretning. Fylkesrådmannen tilrår at handlingsplan for likestilling og mangfold godkjennes. Forslag til vedtak: Handlingsplan for likestilling og mangfold i Rogaland fylkeskommune godkjennes. Håkon Schwalb ass. fylkesrådmann Anneli Bigseth Vetrhus personal- og organisasjonssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66678/13 Reg.dato: Arkivnr: 006 &30

13 FYLKESRÅDMANNEN I ROGALAND Administrasjonsutvalget Saksnr.: AU-15/13 Møtedato: BRUKERUNDERSØKELSE - IKT 2013 Saksgang: Møtesaksnr.: Utvalg: Møtedato: Votering: 15/13 AU Innstilling: Saken tas til orientering. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

14 Saksutredning: BRUKERUNDERSØKELSE - IKT 2013 Trykte vedlegg: Samlet rapport fra analyseselskapet Advicia Utrykte vedlegg: 1. Bakgrunn: I oktober 2013 gjennomførte fylkesrådmannen en brukerundersøkelse rettet mot IKT området i Rogaland fylkeskommune (RFK). Undersøkelsen som var nettbasert, ble utført av analyseselskapet Advicia as. Datainnsamlingen skjedde i ukene og rapporten kom i uke 43. Undersøkelsen ble sendt ut til ansatte i sentraladministrasjonen, administrasjonen ved videregående skoler, til foretakene Tannhelse Rogaland (THR) og Rogaland kollektivtrafikk (RKT). Tilsvarende undersøkelse ble gjort i Saken legges med dette frem for administrasjonsutvalget. 2. Problemstilling: Undersøkelsens formål var å finne ut av ansattes oppfattelse av, og tilfredshet med IKT-brukerhjelp, -tjenester og -utstyr i RFK. 3. Saksopplysninger: Undersøkelsen tok for seg følgende områder: 1. Tilgjengelighet og tilfredshet med brukerstøtte 2. Tjenester, inkl. applikasjoner 3. Nettverk, stabilitet og oppetid 4. Utstyr 5. Ulike fjerntilganger 6. Informasjon Totalt ble undersøkelsen sendt ut til 1270 respondenter. 558 besvarte. Dette gir en svarprosent på 45% som er noe lavere enn forrige undersøkelse. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

15 Omfang Tabellen under viser hvor mange av de ansatte som svarte på hver enkelt arbeidsplass. Hvordan forstå resultatene: Resultatene er målt på en 1-6 skala, der 1 er «svært misfornøyd» og 6 er «svært fornøyd». Resultatene kan oppsummeres slik: - 5,0 6,0 svært fornøyd - 4,5 4,9 godt fornøyd - 4,0 4,4 fornøyd - 3,5 3,9 misfornøyd - 1,0 3,4 svært misfornøyd Oppsummering Undersøkelsen kan oppsummeres i følgende tabeller Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

16 Tilgjengelighet og tilfredshet med brukerstøtte Mulighet til å gi en score fra 1 6, hvor 6 er best. Tabell 1 viser gjennomsnitt score på de ulike spørsmålene, og tabell 2, gir prosentvis fordeling av svarene. Tabell 3 viser total tilfredshet på brukerstøtte også sett opp mot undersøkelsen i Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

17 Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

18 1. Tjenester som leveres av IKT, inkl. standard programvare Mulighet til å gi en score fra 1 6, hvor 6 er best. Tabell 1 viser gjennomsnitt score på de ulike spørsmålene, og tabell 2, gir prosentvis fordeling av svarene. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

19 2. Nettverk, stabilitet og oppetid: Mulighet til å gi en score fra 1 6, hvor 6 er best. Tabell 1 viser gjennomsnitt score på de ulike spørsmålene, og tabell 2, gir prosentvis fordeling av svarene. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

20 3. Utstyr Mulighet til å gi en score fra 1 6, hvor 6 er best. Tabell 1 viser gjennomsnitt score på de ulike spørsmålene, og tabell 2, gir prosentvis fordeling av svarene. Kun forespurt sentraladministrasjonen,thr og RKT. Vgs-administrasjon står foran utskifting av utstyr i Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

21 4. Ulike fjerntilganger Tilgang til programvare utenfor kontoret. Tabellen gir prosentvis fordeling av svarene. Prosentvis hvor mange av de som har svart er kjent med de ulike fjernløsningene som IKT tilbyr: E-post: 86% Agresso: 41% Minside: 56% Brukerhjelp: 43% Fjernoppkobling: 42% Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

22 5. Informasjon Ansattes bruk av ulike informasjonskanaler i RFK. Mulighet til å gi en score fra 1 6, hvor 6 er best. Tabell 1 viser gjennomsnitt score på de ulike spørsmålene, og tabell 2, gir prosentvis fordeling av svarene. Gjelder IKT- og arkivavdelingens egen portal: Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

23 Gjelder informasjon lagt ut på RFKs egen intranettside MinSide: Gjelder andelen som har lest informasjonssikkerhetshåndboka og IKT-strategi i kvalitetssystemet QM+: Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

24 4. Fylkesrådmannens vurderinger: På bakgrunn av tilbakemeldinger i 2011 er brukerundersøkelsen i år mindre omfattende og detaljert. Likevel er det gitt mulighet for de som har gitt score 1-3 å gi inn kommentarer for hvorfor de ikke er fornøyd med tjenesten og hva de mener kan forbedres. Undersøkelsen 2013 viser en positiv utvikling. Fokus har vært på tjenester og utstyr som leveres fra IKT. Oppsummeringen av undersøkelsen er som følger: Ansatte er godt fornøyd med brukerstøtte gjennomsnittlig score 4,5 av 6,0 mulige, i prosent befinner 85% av de spurte seg i sjiktet 4,0 6,0. Ansatte er fornøyd med IKT-tjenestene, gjennomsnittlig score 4,2 av 6,0 mulige, i prosent befinner 79% av de spurte seg i sjiktet 4,0 6,0 Ansatte er fornøyd med nettverk, stabilitet og oppetid, gjennomsnittlig score 4,2 av 6,0 mulige. a. Oppetid og stabilitet: Godt fornøyd - 4,5 i gjennomsnittlig score b. Trådløst: Fornøyd - 4,2 gjennomsnittlig score c. Pålogging: Fornøyd - 4,0 gjennomsnittlig score Ansatte er godt fornøyd med IKT-utstyret, gjennomsnittlig score 4,9 av 6,0 mulige. Ansatte er godt fornøyd med eksterne tilganger inn til administrasjonsnettet, gjennomsnittlig score 4,9 av 6,0 Ansatte benytter i mindre grad de informasjonskanalene som er tilgjengelig for å tilegne seg informasjon knyttet til IKT tjenesten. Gjennomsnittlig score 2,7 av 6,0 mulige. Fylkesrådmannen ser også at det gjennom analysene avdekkes noen områder der det er rom for forbedringer. Under gis en vurdering av noen av disse. Tjenester: Tilbakemeldingene fra brukerne er at saksbehandlingssystemet ESA har et lite intuitivt grensesnitt. I 2014 er det planlagt oppgradering til ny versjon av ESA der brukergrensesnittet er web-basert. Dette vil gjøre systemet mer intuitivt og enklere for brukerne å navigere i applikasjonen. Som en følge av oppgraderingen er det planlagt en rekke kurs på forskjellige nivåer. Informasjon: Tilbakemeldingene i undersøkelsen tyder på at informasjon som legges ut på de ulike informasjonskanalene ikke når ut til ansatte. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

25 Driftsmeldinger som legges ut, skal informere brukerne om planlagt nedetid for systemer/løsninger samt utforutsatte hendelser som oppstår. Driftsmeldinger legges ut både på våre interne sider, MinSide og IKT- brukerhjelp. 5. Konklusjon: Tilbakemeldingene som er kommet i brukerundersøkelsen 2013, viser en positiv utvikling, jf oppsummeringen ovenfor. IKT- og arkivavdelingen vil iverksette tiltak som er nødvendige på de områder som undersøkelsen tar opp som forbedringsområder. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Håkon Schwalb ass. fylkesrådmann Odd Bård Risvoll IKT- og arkivsjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 66291/13 Reg.dato: Arkivnr: 000 &32

26 FYLKESRÅDMANNEN I ROGALAND Administrasjonsutvalget Saksnr.: AU-16/13 Møtedato: ORIENTERING ROS-ANALYSE Saksgang: Møtesaksnr.: Utvalg: Møtedato: Votering: 65/13 OU Enstemmig vedtatt 180/13 FU /13 AU Innstilling: Ros- analysen tas til orientering. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 62697/13 Reg.dato: Arkivnr: 056 &31

27 Tidligere behandlinger: Behandling/vedtak i Opplæringsutvalget den sak 65/13 Behandling: Det ble protokollert: Jan Gunnar Mattingsdal, KrF fremmet følgende oversendelsesforslag på vegne av H, FrP, KrF, AP, SP, V: Saken oversendes administrasjonsutvalget for nærmere oppfølging. Votering: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Oversendelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken oversendes administrasjonsutvalget for nærmere oppfølging. Vedtak: Ros- analysen tas til orientering. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 62697/13 Reg.dato: Arkivnr: 056 &31

28 Saksutredning: ORIENTERING ROS-ANALYSE Trykte vedlegg: ROS- analyse Utrykte vedlegg: 1. Bakgrunn: I en periode over seks uker fra januar til mars 2013 var nettet til Rogaland fylkeskommune ustabilt og opplevd utilgjengelig i lengre perioder. I den forbindelse ble sak 13/9475 fremmet i Opplæringsutvalget og følgende vedtak gjort: «Opplæringsutvalget tar saken til orientering. Opplæringsutvalget vil uttrykke at det er fullstendig uakseptabelt at skolene har hatt/har et ustabilt nett, som går ut over undervisningen. Rådmannen bes utføre en ROS-analyse ved hjelp av eksternt konsulentselskap medspesialkompetanse på IKT.» 2. Saksopplysninger: Det ble utlyst konkurranse for gjennomføring av en ROS-analyse og leverandør valgt 9. september. Valgt leverandør ble Bouvet. ROS- analysen ble gjennomført som en prosess med intervju av relevante representanter fra sentraladministrasjonen og fem skoler. For nærmere opplysninger ang. selve prosessen, se vedlagt rapport. 2.1 Oppsummering av konklusjonen i rapporten Rapporten viser at «Kvaliteten på tjenesten som tilbys skolene har, med unntaket av hendelsen i første kvartal 2013, vært stabil og av god kvalitet. SENTRAL-IKT har designet, og drifter, en løsning som ikke står tilbake for det som tilbys av kommersielle aktører.» Basert på funn oppsummeres det i rapporten tiltak på hver av disse fokusområdene i oppdraget, se side 30 i rapporten: Infrastruktur Sikkerhet Kompetanse Opplevd oppetid Informasjon Organisering og ansvarsforhold Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 62697/13 Reg.dato: Arkivnr: 056 &31

29 Av tiltakene framhever rapporten spesielt tre områder: Ressurssituasjonen må bedres i SENTRAL-IKT Etablere avtaler mellom skolene og sentraladministrasjonen Avklare ansvarsforhold vedrørende nettverk og kommunikasjonsutstyr ved den enkelte skole Økonomi Fylkesrådmannen har utarbeidet foreløpige kostnadsestimat knyttet til anbefalingene i rapporten (drift og investeringer). Et overslag viser at driftsutgifter vil beløpe seg til 2,5 mill, og investeringer til 8,5 mill i perioden Økonomiske konsekvenser/beløp er innarbeidet i forslag til årsbudsjett 2014/økonomiplan som fremlegges for fylkestinget i desember. 3. Fylkesrådmannens vurderinger: Rapporten er grundig og gir et godt og realistisk bilde av situasjonen som var i starten av Rådmannen mener tiltakslista med prioriteringer synes fornuftig og er blitt tatt hensyn til når kostnadsoverslaget er utarbeidet. Rådmannen ønsker å følge opp rapporten ved å etablerer en prosjektgruppe bestående av ansatte i Sentral-IKT, ansatte fra Opplæringsavdelingen og ansatte ved skolene. Prosjektgruppen har til hensikt å gjennomføre de tiltak som er beskrevet. En vil ta utgangspunkt i den prioriterte tiltakslisten. Slik rådmannen ser det bør de høyest prioriterte tiltakene gjennomføres innenfor en tidsramme på 3-6 måneder slik det er foreslått i rapporten. Forslag til vedtak: Ros- analysen tas til orientering. Trond Nerdal fylkesrådmann Joar Loland fylkesdirektør Dette dokumentet er godkjent elektronisk og har derfor ingen signatur. Arkivsaksnr.:13/ Løpenr: 62697/13 Reg.dato: Arkivnr: 056 &31