Smart, effektiv og målrettet bruk av IKT skal gi bedre tjenestekvalitet, enklere dialog med innbyggere, næringsliv og organisasjoner og sikre effektiv ressursbruk i kommunen. Side 1 av 19
Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1. Strategisk retning... 4 2. Rammebetingelser og krav... 5 2.1- Styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere... 5 2.2- Tjeneste- og fokusområder IKT... 5 2.3- Nasjonale krav og føringer... 6 2.4- Innkjøpsstrategi og lov om offentlige anskaffelser... 6 3. IKT i kommunal sektor... 6 4. Forvaltningsstandarder og fellesløsninger... 7 4.1- Samarbeid og samspill offentlig sektor - offentlige felleskomponenter... 7 5. Styring av IKT-området i Bergen kommune... 8 6. Bestiller- og leverandørmodell - samhandlingsmønster... 9 7. Satsingsområder... 10 7.1- Satsingsområde 1: Smarte og effektive kommunale tjenester Digitalt førstevalg... 10 7.2- Satsingsområde 2: Forbedrede IKT-tjenester - krav om effektivitet, tilgjengelighet og mobilitet... 12 7.3- Satsingsområde 3: Virksomhetsutvikling og gevinstrealisering gjennom prosjekt- og porteføljestyring... 15 7.4- Satsingsområde 4: Sikkerhet i digital virksomhets- og tjenesteutvikling... 18 Side 2 av 19
Sammendrag De kommende årene står Bergen kommune overfor store utfordringer på en rekke områder. Økende behov for ressurser til mange av kommunens tjenesteområder, og behovet for kompetent arbeidskraft, krever at vi bruker ressursene godt. Innenfor IKT-området må vi ha fokus på oppgaver som kan løses mer effektivt enn i dag ved å bruke ressursene på de riktige tingene, på de beste arbeidsmetodene og på den smarteste teknologien. Riktig og smart bruk av IKT gjør kommunen til en mer attraktiv arbeidsplass for våre ansatte og blir et hjelpemiddel til å rekruttere og beholde kvalifisert personell. IKT er et stort og viktig fagfelt for Bergen kommune. Innenfor flere områder er ikke IKT lenger en støttefunksjon, men en kjernefunksjon. IKT omformer helt grunnleggende måter varer og tjenester leveres på, også innenfor kommunal- og offentlig sektor. Kommunen skal både ta i bruk ny teknologi og være en aktiv samarbeidspartner i ulike fora for å kravstille teknologi til bruk i kommunen spesielt og offentlig sektor generelt. I tillegg skal kommunen vise evne til å utnytte eksisterende tjenester, løsninger og teknologier innenfor nye områder og problemstillinger. IKT-utviklingen i Bergen kommune skal: Foregå på en innovativ måte, men skal alltid der det er mulig basere seg på kjente standarder, metoder og verktøy. Ha sterkt fokus på gjenbruk av ekisterende løsninger, metoder og rammeverk. Være koordinert og helhetlig på tvers av kommunen. Oppfølging av dette skal gjøres ved styring av IKT-prosjektporteføljen og virksomhetsutvikling som følge av IKT-implementering. Det er etablert et eget satsingsområde i denne strategien med fokus på virksomhetsutvikling og gevinstrealisering gjennom prosjekt- og porteføljestyring. IKT-strategien legger opp til at Bergen kommune skal ha et fokus på digitalisering gjennom å realisere digitalt førstevalg. Dette er også i tråd med regjeringens digitaliseringsprogram og KS sin digitaliseringsstrategi for perioden 2013-2016. Dette betyr at egnede tjenester skal tilbys digitalt og at brukerne aktivt må velge manuelle løsninger ved behov. Digitalt førstevalg gjelder både for samhandling med kommunens målgrupper (innbyggere, næringsliv og organisasjoner), samhandling internt i organisasjonen og samhandling på tvers i offentlig sektor. For å digitalisere samhandling internt i organisasjonen og understøtte kommunens tjenesteproduksjon vil det være viktig å tilby forbedrede IKT-tjenester (pc, mobil, kontorstøtte mm.). Tjenestene skal understøtter krav om effektivitet, tilgjengelighet og mobilitet. IKT-handlingsplanen (IKT-HP) er verktøyet for operasjonalisering av IKT-strategien og danner grunnlaget for kommunens satsning på IKT. For mer informasjon om IKT-HP vises til egne retningslinjer, BKDOK-2011-00938. I kommende planperiode vil det fortsatt være behov for styrking og oppfølging av arbeidet med informasjonssikkerhet. Nye mål og tiltak innenfor dette området er derfor en viktig del av denne IKT-strategien, spesielt gjelder dette innenfor IKT-beredskap. Bergen kommune er avhengig av godt samarbeid med et stort antall leverandører. For å sikre god leverandørstyring skal IKT-strategien også være en viktig premiss for kommunens leverandører av IKT-tjenester og produkter. IKT-strategien gjelder for Bergen kommune som organisasjonsenhet, inkludert kommunale foretak, og vil være gjeldene for perioden fra 2014 frem til og med 2017. Det vil bli gjennomført revisjon ved behov for å sikre at IKT-strategien til enhver tid er mest mulig oppdatert, spesielt med hensyn på referanser til styrende dokumenter, føringer og henvisninger til andre tilhørende og/eller berørte strategier. Side 3 av 19
1. Strategisk retning IKT er et virkemiddel som sammen med virksomhetsutvikling medvirker til å realisere kommunens mål. Bergen kommune vil gjennom bruk av IKT gjøre kommunens tjenester mer tilgjengelig for innbyggerne, næringsliv og organisasjoner, og samtidig medvirke til effektivisering av driften av virksomheten. Satsingen på digitale løsninger (digitalt førstevalg) skal bidra til at både ansatte, elever, innbyggerne, næringsliv og organisasjoner blir fullverdige deltakere i det digitale informasjons- og kunnskapssamfunnet. Innenfor IKT-utviklingen har Bergen kommune følgende overordnede mål: Smart, effektiv og målrettet bruk av IKT skal gi bedre tjenestekvalitet, enklere dialog med innbyggere, næringsliv og organisasjoner og sikre effektiv ressursbruk i kommunen. For å oppnå overordnet mål skal følgende strategiske retninger være gjeldende: Smarte og effektive tjenester Digitalt førstevalg Digitalisering av kommunens tjenester skal bidra til et bedre og raskere møte med kommunen og forbedret ressursbruk internt. Sammen med øvrig digialisering i offentlig sektor skal dette gi merkbare forbedringer de kommende årene. Fokuset innenfor IKTutviklingen har endret seg bort fra de tradisjonelle fagsystemene og over til tjenester og prosesser som gjerne benytter flere systemer, også systemer på tvers av offentlig sektor, for å oppnå best effekt. Dette fokuset medfører økte krav til systemsamhandling, systemarkitektur, standarder og riktig informasjon (data). Bruk av fellestjenester og felleskomponenter vil gradvis erstatte tradisjonelle tjenester og systemer. Forbedrede IKT-tjenester - krav til effektivitet, tilgjengelighet og mobilitet Gode IKT-tjenester er en forutsetning for effektiv resursbruk i kommunen, og krav om digitalisering vil også gjelde våre «interne» IKT-tjenester. For å oppnå best mulig effektivitet, tilgjengelighet og mobilitet må brukernes behov sees i sammenheng med tilgjengelig teknologi. Bergen kommunes IKT-systemer og løsninger skal der det er hensiktsmessig fungere på flere brukerplattformer som pc, mobil, nettbrett med mer. Virksomhetsutvikling helhetlig og målrettet IKT-utvikling Det er gjennom måten IKT blir brukt på og utnyttet i virksomhetsprosessene at effektene av IKT realiseres. For å sikre høy kvalitet og effektive tjenester er det derfor viktig at det i prosjekter og i endringsprosesser fokuseres på hvordan IKT skal understøtte prosesser i form av effektivisering og dermed bidra i utviklingen av nye og forbedrede IKT-systemer og tjenester. Brukerstyrt utvikling og fokus på informasjonssikkerhet Det er ønskelig at IKT-utviklingen i større grad er brukerstyrt. Det vil si at brukerundersøkelser, brukerscenarier og brukerdefinerte prosesser i enda større grad skal være førende. IKT-utviklingen og brukerbehovene skal sees i sammenheng med hensynene til personvern, sikkerhet og gjeldende lovverk innenfor informasjonssikkerhetsområdet. Det forutsettes at IKT-strategien blir gjort kjent og følges innenfor alle enheter og for alle aktiviteter som berører IKT-utviklingen i Bergen kommune. Ved tvil om hvordan IKTstrategien påvirker beslutninger må dette avklares med IKT Konsern. Side 4 av 19
2. Rammebetingelser og krav Bystyret legger de overordnede retningslinjer for bruk av IKT i Bergen kommune gjennom sitt politiske virkeområde. Byrådet er gitt fullmakter for å utforme strategier for å nå de overordnede målene som bystyret setter. Effekten av investeringer på IKT skal synliggjøres i det totale tjenestetilbudet. Økonomiplan og gjeldende budsjetter er viktige styringsdokumenter for prioriteringer innenfor IKT området. I politisk grunnlag for Byrådet for gjeldende periode (2011-2015) er følgende beskrevet 1 : «Byrådspartiene har over mange år drevet et kontinuerlig arbeid for å effektivisere kommunen. For byrådet er effektivisering et arbeid som foregår hver eneste dag, i alle deler av kommunen. Det skal alltid jobbes for å gjøre tjenestene bedre, enklere og mer effektivt i alle ledd. Hovedmålet med effektiviseringsarbeidet er å oppnå en høyere tjenestekvalitet og mer fornøyde brukere. Det vil derfor være viktig mål for byrådet at mest mulig av ressursene går til det kommunale tjenestetilbudet fremfor byråkrati.» 2.1- Styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere Det er utarbeidet styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere som gir føringer og anbefalinger for bruk av IKT i Bergen kommune. Disse kan ha ulik betydning innenfor de ulike tjenesteområdene i kommunen, men er samlet sett viktige styringsverktøy for å sikre best mulig utnyttelse av IKT investeringene i Bergen kommune. Virkeområdene til dokumentene er avgjørende for om de skal betraktes som krav, anbefaling eller veiledende. De styrende dokumentene er en samlet oversikt over dokumenter som er avgjørende for de valgene og prioriteringen som blir gjort innenfor IKT-området i Bergen kommune. De styrende dokumentene forvaltes av IKT Konsern og er samlet i en felles struktur i BKDOK (IKT Konsern/Styrende dokumenter). Strukturen er tilgjengelig på IKT-sidene på intranett. Innenfor de øvrige tjenesteområder i Bergen kommune vil det også finnes styrende dokumenter som berører bruk av IKT (ref. avsnitt 2.2 «Tjeneste- og fokusområder IKT»). 2.2- Tjeneste- og fokusområder IKT Bergen kommune produserer og leverer et vidt spekter av tjenester. Bruk av IKT er en forutsetning for både tjenesteproduksjon og tjenesteleveranser innenfor alle tjenesteområdene. Basert på dagens byrådsorganisering 2 kan tjenesteområdene deles inn i følgende: Barnehage og skole Byutvikling, klima og miljø Helse og omsorg Kultur, næring, idrett og kirke Sosial, bolig og områdesatsing Finans, eiendom og eierskap Innenfor tjenesteområdene er det egne styrende dokumenter, lover, regler og forskrifter som kan gi føringer for bruk IKT. Ved eventuell motstrid med denne IKT-strategien skal dette avklares med IKT Konsern. For å bidra til å realisere digitalt førstevalg for alle tjenesteområdene vil det i 2013/2014 bli etablert en styrings- og forvaltningsmodell for digitalt førstevalg. Modellen skal bidra til en helhetlig og koordinert realisering av digitalt førstevalg (ref. Satsingsområde 1: Smarte og effektive kommunale tjenester Digitalt førstevalg»). 1 Politisk grunnlag for videreføring av Bergensbyrådet, anbefalt forslag fra forhandlingsdelegasjonene, 21. oktober 2011 2 Oversikt over byrådsavdelingene med tjenesteområder finnes på www.bergen.kommune.no/omkommunen. Side 5 av 19
2.3- Nasjonale krav og føringer Innenfor IKT-området må Bergen Kommune forholde seg til gjeldene lovverk og forskrifter. Det er avgjørende hvordan Bergen kommune utnytter de mulighetene riktig bruk av IKT gir. Utover dette er det fra sentrale myndigheter gitt en rekke føringer, anbefalinger og veiledere om IKT i offentlig sektor 3. Som høringsinstans har Bergen kommune gode muligheter til å påvirke og være viktig bidragsyter innenfor IKT-utviklingen i offentlig sektor. Regjeringen lanserte 11.april 2012 sitt digitaliseringsprogram. I dette programmet er det en ambisjon at Norge skal ligge i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning. Følgende er hentet fra forordet: «Regjeringen har store ambisjoner for offentlig sektor. Vi trenger en sterk og effektiv forvaltning for å sikre en god samfunnsutvikling i Norge. Digitalisering vil bidra til merkbare forbedringer på tvers av offentlig sektor i de kommende årene. Digitalisering vil både føre til et bedre og raskere møte med offentlig sektor for innbyggere og næringsliv, og bedre ressursbruk i offentlig sektor.» Det er startet et arbeid med å revidere og tilpasse lover og forskrifter slik at regelverket legger til rette for digitalisering. I tillegg til endringer i eksisterende regelverk skal forslag til fremtidig lov- og regelverk utformes slik at det understøtter og legger til rette for digitalisering. Det er i 2013 vedtatt endringer i forvaltningsloven og e-forvaltningsforskriften som gir det offentlige mulighet til å etablere elektronisk kommunikasjon med brukerne uten å innhente samtykke for dette i forkant. Bergen kommune har tilrettelagt løsninger som understøtter dette. 2.4- Innkjøpsstrategi og lov om offentlige anskaffelser Alle offentlige anskaffelser, inkludert kjøp av IKT-tjenester og produkter, omfattes av lov om offentlige anskaffelser. Utover dette legger kommunens egen innkjøpsstrategi føringer for området gjennom Anskaffelsesstrategi 2013-2016 (ref. BKSak nummer 201202281-11). Innkjøp vurderer IKT-området som ett av flere innkjøpsområder som spesielt risikofylt og utfordrende. Styrking av kompetanse knyttet til blant annet organisering, ansvar og roller for planlegging, gjennomføring og oppfølging av konkurranser er et prioritert område i kommende strategiperiode. Krav til samhandlingen i anskaffelsesprosjekter fremgår videre av Prosjekthåndboken for Bergen kommune. 3. IKT i kommunal sektor KS har i 2013 lansert en ny strategi som oppfølging av ekommune 2012 - Lokal digital agenda. Digitaliseringsstrategi 2013-2016 for kommuner og fylkeskommuner ble vedtatt i KS hovedstyre i mai 2013. Digitaliseringsstrategien har følgende visjon basert på KS langtidsstrategi: «En samordnet kommunal sektor leverer digitale tjenester som gir innbyggere og næringsliv et reelt digitalt førstevalg.» I 2014 vil KS etablere et strategidokument som beskriver hvordan KS gjennom det interessepolitiske arbeidet skal bidra til at kommuner og fylkeskommuner kan nå målene i Digitaliseringsstrategien. 3 De fleste føringer, anbefalinger og veiledere kan finnes på www.difi.no. Side 6 av 19
For å bidra til å gjennomføre målene i KS sin digitaliseringsstrategi har KS i samarbeid med kommunene etablert et IKT-samarbeid benevnt KommIT. KommIT er etablert som et program i KS og ble opprettet i 2012 med en varighet til 2015. KommIT skal bidra til en samordning av IKT-utviklingen i offentlig sektor gjennom å styrke det interessepolitiske arbeidet i KS og ved å gjennomføre utviklingsoppgaver på vegne av landets kommuner og fylkeskommuner. Eksempler på dette er videreutvikling av felleskomponenten SvarUT og felletjenster/felleskomponent for elektronisk dialog med kommunenes målgrupper. I 2010 ble det etablert et IKT-samarbeid for de 10 største kommuner, benevnt K10. Sammensetningen med de ti største kommunene anses som et godt utgangspunkt i forhold til å sikre bredde og kompleksitet på IKT-området knyttet til kommunal sektor. K10 kommunene har flere dedikerte ressurser til IKT-utvikling som kan bidra til samarbeid og fellesløsninger i kommunal sektor. K10 vil også være bidragsyter til interessepolitisk arbeid. Innenfor IKT og interessepolitikk vil Bergen kommune ha et utstrakt samarbeid med Kommunal og moderniseringsdepartementet, KS, Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI), KS storbynettverk 4, K10 5 m.fl. 4. Forvaltningsstandarder og fellesløsninger Stortingsmelding nr. 19 (2008-2009), «Forvaltningsmeldingen», og stortingsmelding nr 23 (2012 2013) «Digital agenda for Norge IKT for vekst og verdiskaping» gir klare føringer for hvordan god samhandling skal føre til en bedre offentlig forvaltning. I «Digital agenda for Norge - IKT for vekst og verdiskaping» fremheves det at målrettet bruk av IKT vil være avgjørende for fremtidig sysselsetting og økonomisk vekst. Regjeringen vil derfor bidra til at det norske samfunnet utnytter og tar i bruk alle de mulighetene IKT gir. «Forvaltningsmeldingen» gir en beskrivelse av virkemidler for IKT-samhandling i offentlig sektor og krav til felles IKT-arkitekturprinsipper. Bergen kommune ønsker å understøtte føringer i stortingsmeldinger som berører IKTområdet og bidra til å sikre god elektronisk samhandling. Krav til IKT-arkitektur, standarder og bruk av åpne data (tilgjengeliggjøring av data fra kommunens IKT-systemer) er beskrevet i eget styrende dokument (ref. avsnitt 2.2 «Styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere). 4.1- Samarbeid og samspill offentlig sektor - offentlige felleskomponenter For å unngå at forskjellige deler av offentlig sektor utvikler hver sine løsninger for omtrent de samme funksjonene, er det behov for noen fellesløsninger, også kalt felleskomponenter. Bergen kommune har tatt i bruk flere offentlige felleskomponenter. Eksempler på dette er elektroniske tjenester med bruk av Altinn som sikker digital postkasse for elektronisk utsending og dialog med innbyggere og næringsliv. I tillegg benyttes ID-porten som identitetstjeneste for pålogging og autentisering. Felles autentiserings- og sikkerhetsløsninger ved bruk av ID-porten gjør det mulig å tilby tjenester på nye områder som stiller sterke krav til informasjonssikkerhet og personvern. 4 KS Storbynettverk er et politisk nettverk som består av de 7 største byene. Formålet med nettverket er å bidra til at storbyene gis en tydelig plass i KS organisasjonen og at storbyene fremmer sine synspunkter på en koordinert måte. 5 K10 er et nettverk/ikt-samarbeid mellom de ti største kommunene. K10 møtes 3-4 ganger per år. Side 7 av 19
Bergen kommune benytter Norsk Helsenett som et sikret nettverk for utstrakt elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren. Andre sentrale felleskomponenter er registrene med informasjon om personer, eiendom og virksomheter (Folkeregisteret, matrikkelen og Enhetsregisteret), og Feide (påloggingsløsning for elever). Effektiv bruk av ressurser og brukervennlighet for kommunens målgrupper er de viktigste driverne for samarbeid og samspill mellom ulike enheter i offentlig sektor. Som en del av arbeidet med felles IKT-arkitektur i kommunal sektor arbeides det med å identifisere flere felleskomponenter som bedre kan understøtte de kommunale tjenestene. Felleskomponentene legger til rette for gode, sammenhengende digitale tjenester på tvers av virksomhetsgrenser i offentlig sektor, noe som gir gevinster både for virksomhetene i offentlig sektor og for tjenestemottakerne. Bergen kommune har utviklet en løsning for elektronisk utsending, SvarUt. Denne løsningen er overlevert KS/KommIT slik at denne kan videreutvikles til å bli en kommunal felleskomponent. Andre eksempler på løsninger som kan bli kommunale felleskomponenter er elektronisk dialog på tvers av offentlig sektor, tilgang til offentlige registre, felles identitetstjenester (sertifikater, digitale signaturer mm) og felles tjenestekatalog. Bergen kommune skal være en bidragsyter i nasjonale prosesser innenfor digitalt førstevalg, og ønsker å bidra i arbeidet med felleskomponenter slik at felleskomponenter basert på felles IKT-arkitektur blir tilgjengelig på en raskere og mindre ressurskrevende måte enn i dag. Dette skal bidra til at Bergen kommune kan tilby nye og bedre tjenester og bidra til å redusere våre kostnader ved anskaffelser og implementering av konsern- og fagsystemer. 5. Styring av IKT-området i Bergen kommune Kommunaldirektør Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) har det overordnede ansvaret for styring av IKT-området i Bergen kommune, og har delegert det operative ansvaret for dette til IKT Konsern. IKT Konsern skal forberede saker innenfor IKT-området til kommunaldirektør BFEE. Ved behov vil kommunaldirektør BFEE benytte kommunaldirektørgruppen for å informere og forankre strategiske konsernovergripende IKT-saker. I slike tilfeller benevnes kommunaldirektørgruppen IKT-strategigruppe. Overordnet styringsmodell for IKT-området vil være i henhold til følgende figur: Side 8 av 19
Byrådsavdelingene vil være viktige premissgivere for styring av IKT-området, spesielt innenfor de sektorielle områder byrådsavdelingene har ansvar for. Kommunaldirektør BFEE, eller IKT-strategigruppe, gir føringer og retningslinjer for hvilke IKT-saker som skal behandles politisk, hhv. i byrådet og/eller bystyret. 6. Bestiller- og leverandørmodell - samhandlingsmønster I Bergen kommune er IKT-området og roller organisert med utgangspunkt i en bestiller og leverandørmodell som illustrert i følgende figur: Alle IKT-leveranser skal være avtalefestet med en leverandør (utfører). De fleste konsernovergripende avtaler vil være eid av IKT Konsern, inkludert Driftstjenesteavtalen med IKT Drift. IKT Konsern er koordinerende bestiller og skal bistå byrådsavdelingene med å avklare behov, krav og bestillinger til leverandør. Byrådsavdelingene kan etablere egne avtalefestede leveranser, men disse skal være basert på konsernovergripende avtaler og/eller styrende dokumenter. Nye behov som ikke kan leveres i henhold til etablerte avtaler skal meldes til IKT Konsern. Ved behov for nye systemer, løsninger eller tjenester, eller ved vesentlige endringer av eksisterende, skal det lages et beslutningsgrunnlag (Business case) i henhold til veileder for IKT-handlingsplan. Beskrivelse av IKT-roller, ansvar og etablerte samhandlingsfora i Bergen kommune er beskrevet i eget styrende dokument (ref. avsnitt 2.2 «Styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere). Side 9 av 19
7. Satsingsområder 7.1- Satsingsområde 1: Smarte og effektive kommunale tjenester Digitalt førstevalg Bergen kommune skal ha et fokus på å realisere digitalt førstevalg. Dette er også i tråd med regjeringens digitaliseringsprogram og KS sin digitaliseringsstrategi for perioden 2013-2016. Følgende overordnede mål skal være styrende for arbeidet med digitalt førstevalg: Tjenester fra Bergen kommune skal så langt det er mulig være tilgjengelig på nett. Digitalt førstevalg og en digital forvaltning skal gi raskere svar, døgnåpen forvaltning, og likeverdig behandling for innbyggerne, næringsliv og organisasjoner. Digitalisering av forvaltningen skal bidra til å frigjøre ressurser til å levere bedre og/eller flere tjenester. Digitalisering skal bidra til mer effektiv samhandling internt i organisasjonen og i offentlig sektor. Bergen kommune skal fremstå som åpen og tilgjengelig og brukerne skal oppleve kommunen på en forståelig måte. Bergen kommune skal være en naturlig del av elektronisk samhandling med øvrige kommuner og offentlige etater (offentlig sektor). Mange tjenester fra det offentlige er et samspill der statlige og kommunale enheter har ulike roller. For eksempel tjenester fra NAV, helse, politi, skatt med flere. Det er et mål at Bergen kommune er en del av helhetlige løsninger der kommunen sine brukere får levert tjenester uten å ta stilling til hvordan det offentlige har valgt å organisere seg. For å oppnå dette skal kommunen sine elektroniske tjenester bli integrert i tverrsektorielle prosesser og løsninger, og Bergen kommune skal engasjere seg i arbeid som muliggjør dette. Det er utarbeidet retningslinjer som beskriver hvordan Bergen kommune skal realisere målet om digitalt førstevalg (ref. avsnitt 2.1 Styrende dokumenter, retningslinjer og veiledere). I henhold til retningslinjene skal byrådsavdelingene/fagenhetene blant annet: 1. Utarbeide forslag til prosjekter/tiltak for å realisere digitalt førstevalg. 2. Melde egne prosjekter gjennom den ordinære IKT-handlingsplanprosessen. 3. Budsjettere med kostnader til digitaliseringsarbeidet. 4. Sikre mål- og gevinstrealisering for egen enhet. Digitaliseringsarbeidet skal foregå i tett samarbeid med IKT Konsern som er premiss- og rådgiver, og som skal bistå byrådsavdelingene/fagenhetene. IKT Konsern skal koordinere digitaliseringsarbeidet på vegne av Bergen kommune, blant annet ved innføring av en styrings- og forvaltningsmodell for digitalt førstevalg. For å sikre tilstrekkelig digitalt informasjonsgrunnlag for arbeidet med digitalt førstevalg vil det være nødvendig å vurdere tiltak som skal sikre digitalisering av eldre arkiv knyttet til kommunens tjenesteområder og fagsystemer. Dette arbeidet må gjennomføres i samspill mellom IKT Konsern, Bergen byarkiv og arkiveiere (enhetsledere). For å bidra til en hensiktsmessig organisering og styring av prosjektene som understøtter arbeidet med digitalt førstevalg vil det etableres et prosjektprograms om vil sees i sammenheng med prosjektporteføljestyring i Bergen kommune (ref. Satsingsområde 3: Virksomhetsutvikling og gevinst-realisering gjennom prosjekt- og porteføljestyring"). Side 10 av 19
Mål Innenfor arbeidet med digitalt førstevalg skal følgende mål være gjeldende: 1. Bergen kommune skal implementere overordnede mål for digitalt førstevalg som beskrevet over. 2. For å oppnå overordnede mål skal Bergen kommune aktivt delta i realisering av nasjonale IKT-samarbeid, delta i kravstilling og realisering av felles IKT-arkitektur, etablering og bruk av felleskomponenter og enklere tilgang til offentlige data og offentlige registre. Hvis mulig skal tjenester utviklet i Bergen kommune gjøres tilgjengelig som del av nasjonale tjenester. 3. Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med mål om digitalt førstevalg. Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester skal samordnes, inkludert innføring av fag- og konsernsystemer. Etablering av prosjekt-porteføljestyring skal bidra til dette. 4. Utvikling av digitale tjenester skal tilfredsstille nasjonale og lokale sikkerhetskrav, og krav til bruk av nasjonale sikkerhetskomponenter som ID-porten. Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas, ref. Informasjonssikkerhetsstrategi for Bergen kommune 2014-2017. 5. Bergen kommune skal bidra til å fremme IKT og digitalt førstevalg som interessepolitisk fagområde. Dette tiltaket skal være i samarbeid med blant annet Kommunal og mderniseringsdepartementet (KMD), KS, K10 og KS storbynettverk. Viktige oppgaver er å bidra til reformer, høringer og prosjekter fra regjering, departement og direktorater innenfor digitaliseringsarbeidet. Tiltak Beskrivelse 1 Følge opp retningslinjer for digitalt førstevalg og etablere og gjennomføre prosjektprogram for digitalt førstevalg. Arbeidet skal gjennomføres i tett samspill med byrådsavdelingene/ fagenhetene, og det skal også sikres godt samspill mellom prosjektprogrammet og prosjektporteføljestyring. 2 Iverksette styrings- og forvaltningsmodell for digitalt førstevalg. 3 Der det er mulig skal de elektroniske tjenestene automatiseres, dvs. ikke være avhengig av manuelle arbeidssteg/-prosesser. Tjenester for kommunens brukere (innbyggere, næringsliv og organisasjoner) skal understøttes av interne digitale tjenester for ansatte (ref. egne mål og tiltak i satsingsområde 2). 4 Delta i prosjekt for etablering av kommunale fellestjenester og felleskomponenter i regi av KommIT. Avklarte prosjekt er ferdigstillelse av KS SvarUt og elektroniske dialoger. 5 Tilpasse Bergen kommunes nettsted og intranett til å støtte responsivt design (tilpasning mobile enheter), og gjøre tjenester og innhold universelt utformet. 6 Sikre godt samspill og synergier mellom kommunens eksterne tjenester (presentert via internett/kommunens nettsted) og interne tjenester (presentert via intranett). Periode 2014 2015 2016 2017 Side 11 av 19
7.2- Satsingsområde 2: Forbedrede IKT-tjenester - krav om effektivitet, tilgjengelighet og mobilitet Bergen kommune har etablert mange IKT-tjenester for å understøtte kommunens tjenesteproduksjon og tjenesteleveranser. Fagsystemene knyttet til den enkelte avdeling og dennes virksomhet etableres vanligvis av og for den enkelte avdeling. Konsernsystemer og fellesverktøyene, spesielt kontorstøtte- og samhandlingsverktøy, etableres sentralt og kan brukes av alle enheter i kommunen. Det er ofte systemavhengigheter mellom konsernsystemer, fagsystemer og kontorstøtteverktøy, og den enkelte brukers tilgang til systemene er både avhengig av systemenes utforming og av at nødvendig datautstyr er tilgjengelig. I dag kan man bare få tilgang til hele bredden av IKT-system og tjenester fra en pc (stasjonær eller bærbar). Dagens IKT-støtte leveres i to utgaver, en for ansatte og en for elever (elevnettet). I den kommende IKT-strategiperioden vil arbeidet innenfor tjenesteutvikling (forbedrede IKT-tjenester) ha følgende fokus: Det skal etableres mer kosteffektive tjenester Det skal tilbys økt fleksibilitet og mobilitet ved bruk av mobile løsninger Det skal tilbys økt tilgjengelighet til tjenester, systemer og informasjon (data). Ovennevnte skal gjøres gjeldende både for tjenester til ansatte 6 og andre interne målgrupper som elever og barn i barnehage. Brukerundersøkelser viser at et stort antall av kommunens ansatte i mindre grad benytter eksisterende IKT-tjenester. Årsaker til dette er dels begrenset tilgang til pc og/eller mobile enheter og høye lisenskostnader gjennom bindinger mellom flere programelementer. I tillegg er eksisterende IKT-tjenester ikke i tilstrekkelig grad tilpasset brukernes arbeidssituasjon, dvs. selv om de i prinsippet er tilgjengelige, lar de seg ikke benytte i løpet av arbeidsdagen. Systemer som krever at brukeren har tilgang til en pc passer dårlig hvis man ikke har tid eller anledning til å benytte kontorplass med pc. Mobilt utstyr som smarttelefoner og nettbrett er bedre tilpasset en mobil arbeidssituasjon, men for at det skal bli et godt alternativ må tjenestene tilpasses slikt utstyr, og brukerne må få tilgang til det. En stor del av kommunens ansatte har god elektronisk støtte innenfor de ulike konsern- og fagsystemer, men har få digitale tjenester som understøtter arbeidsprosesser som går på tvers av ulike systemer. Konsern- og fagsystemer er fortsatt i stor grad basert på plattformer som vanskeliggjør god samhandling med andre systemer og tjenester. Dette gir utfordringer for endringer mot nye løsninger tilpasset en mobil hverdag og den kraftige veksten innenfor mobilt utstyr. I tillegg gir dette også utfordringer for å etablere effektive digitale tjenester for de ansatte via et nytt intranett. I kommende IKT-strategiperiode vil det etableres tjenester og løsninger hvor disse i større grad vil være brukerstyrt og bygget på differensierte brukerbehov. Følgende overordnede mål skal gjøres gjeldende for tjenesteutvikling for ansatte: «Tjenester og informasjon skal være tilgjengelig til enhver tid uten geografisk begrensning innenfor rammer som ivaretar personvern og informasjonssikkerhet». Etablering av effektive IKT-tjenester vil være en viktig forutsetning for å oppnå mål om digitalt førstevalg for de ansatte i Bergen kommune (ref. Satsingsområde 1: Smarte og effektive kommunale tjenester Digitalt førstevalg"). 6 Med ansatte menes også midlertidig ansatte, vikarer, innleide og representanter (f.eks. politikere) i Bergen kommune Side 12 av 19
Nye tilbud og muligheter De siste årene har det vært en kraftig vekst i bruk av mobile terminaler. Dette skyldes en kombinasjon av tilgjengelighet, reduserte kostnader og økt brukervennlighet. I samme periode har det vært en reduksjon i salg av tradisjonelle datamaskiner, men med en tydelig overgang fra stasjonære til bærbare. For Bergen kommune betyr denne utviklingen både en endring i brukernes forventninger og nye muligheter for IKT-utviklingen. Med ny teknologi kan det etableres nye tjenester som før ikke var mulige, og det kan leveres bedre tilgjengelige tjenester til en større del av kommunens ansatte. Tjenestene kan også i større grad tilpasses en mobil hverdag. Det er en tydelig tendens at IKT-tjenester endres fra tradisjonelle lokalt installerte løsninger til nettbaserte tjenester (kontorstøtte, fagsystem, samhandlingsverktøy mm). For de fleste brukerkategorier er nettbaserte tjenester blitt fullgode alternativer for tradisjonelle programpakker. Nettbaserte tjenester kan gi følgende fordeler: Redusere avhengighet til programvareleverandører som ikke ivaretar krav om fleksibilitet, tilgjengelighet og mobilitet. Forenklet forvaltning knyttet til programvareversjoner, sikkerhetsendringer og til økt ytelse fra utstyret for å drive de nye programvareversjonene. Nettbaserte tjenester kan oppgraderes uten at det stilles krav til endringer hos brukerne. Kravet for tilgang til tjenester kan ofte være en standard nettleser med internettilgang, noe som gir en fleksibel tilgang til data og programvare og økt frihet i form av økt tilgjengelighet og mobilitet. Brukerne kan benytte forskjellige utstyrskategorier (PC, mobil, nettbrett) og allikevel i stor grad få tilgang til de samme tjenestene. Nettbaserte tjenester gir noen nye utfordringer, spesielt når det gjelder informasjonssikkerhet. Hensyn til personvern, sikkerhet, beskyttelse mot industrispionasje og etterfølgelse av både nasjonalt og internasjonalt lovverk må ivaretas før nettbaserte tjenester gjøres tilgjengelig. Det må også vurderes hvordan nettbaserte tjenester vil påvirke blant annet brukerstøtte og tilgang til kompetanse. For å oppnå bedre tilgjengelighet og mobilitet for de ansatte skal de mest brukte fellestjenestene som kontorstøtte og samhandling (e-post, adressebok, kalender og ressursreservasjon) være tilgjengelig på mobile enheter. Det skal tilrettelegges for digitale tjenester via intranettet som også skal være tilgjengelig på mobile enheter. Bergen kommune har innført fullelektronisk arkiv og elektronisk godkjenning, og dette arbeidet skal fullføres for alle tjenesteområder i strategiperioden. Tjenester innenfor arkivering og saksbehandling må understøtte hele arbeidsflyten fra initiering til avslutning. Saksdokumenter må kunne nås på en sikker måte uavhengig av hvor brukeren er, også utenfor kommunens infrastruktur. Arkivsystemet må kunne integreres med fagsystemer via åpne standarder med mulighet for lagring til arkiv fra relevante kommunikasjonskanaler. Sak- og arkivløsningen må kunne samhandle med nettbaserte tjenester, spesielt tjenester for kontorstøtte og samhandling. I arbeidet med ny løsning for sak- arkiv i Bergen kommune skal det tilrettelegges for en arkiv- og informasjonsstruktur som både skal ivareta arkivverdig informasjon og informasjon som ikke nødvendigvis er arkivverdig. Strukturen skal understøtte krav i gjeldene plan for arkiv, bibliotek og museum (ABM-plan). Ved innføring av nye fagsystemer, og ved større oppgraderinger av eksisterende, skal disse primært baseres på åpne standarder og leveres som klientnøytrale, dvs. uten bindinger til annen lisensiert programvare. Fagsystemene skal understøtte krav til kommunens gjeldende standarder for IKT-infrastruktur (servere, databaser, nettverk, støttesystemer mm). Side 13 av 19
Kommunens IKT-infrastruktur skal tilpasses ny teknologi og krav fra brukerne. Det skal etableres mest mulig automatisk tilgangs- og rolleadministrasjon, slik at f.eks. en endring i stillings- og ansettelsesforhold (registrert i personalsystemet) eller i organisasjonsstrukturen (fra økonomisystemet) reflekteres i tilgangskontroll, utstyrskonfigurasjon med mere. Autentiserings-, krypterings- og sikkerhetssystemer må kunne brukes av alle utstyrskategorier som gjøres tilgjengelig i kommunen. Kostnadsnivå IKT-tjenester Effektiv ressursbruk innenfor IKT-området står sentralt for kommende strategiperiode og omfatter også produksjonen av IKT-tjenester og -løsninger. Gjennom Driftstjenesteavtalen mellom IKT Konsern (Bestiller) og IKT Drift (Leverandør) reguleres kommunens driftstjenestekatalog, servicenivå og priser for interne IKT-driftstjenester. IKT Konsern har et overordnet ansvar for å sette premisser og stille krav for effektiv ressursutnyttelse innenfor utvikling og tilrettelegging av IKT-tjenestene. Mål Gjennom riktig IKT-utvikling og tjenesteutvikling for ansatte skal følgende mål oppnås: 1. Gi alle ansatte i Bergen kommune riktig tilpasset tilgang til digitale verktøy for tjenesteproduksjon og tjenesteleveranser, tjenester for samhandling, informasjonstilgang og elektronisk arbeidsstøtte. 2. Øke tilgjengeligheten for IKT-tjenester, konsern- og fagsystemer. 3. Understøtte overordnende mål om digitalt førstevalg. 4. Bergen kommune skal ha et tydelig fokus på effektivisering av tjenesteleveranser innenfor IKT-området for å sikre at riktig kostnadsnivå og kvalitet opprettholdes. Tiltak Beskrivelse 1 Tilpasse IKT-tjenester, konsern- og fagsystemer til mer fleksibel og mobil bruk. 2 Prioritere utvikling av nye tjenester, blant annet internettbaserte kontorstøtte- og samhandlingsverktøy, ny sak- og arkivløsningog nytt intranett med digitale tjenester som er tilgjengelig uavhengig av tid og sted. 3 Tilgjengeliggjøring av mobile terminaler som understøtter økonomisk tilgjengelighet (reduserte kostnader) og tjenestetilgjengelighet gjennom god drifts- og brukerstøtte. 4 Gjennomføre pris- og markedsanalyser, f. eks benchmarking, for å vurdere om ressursinnsatsen i produksjonen av IKTtjenester og IKT løsninger er på riktig nivå i forhold til andre sammenlignbare virksomheter. 5 Avklare driftsmodeller for IKT-tjenester for å sikre at organiseringen gir kommunen merverdi med hensyn til kostnader, kvalitet, samarbeid og styring. Periode 2014 2015 2016 2017 Side 14 av 19
7.3- Satsingsområde 3: Virksomhetsutvikling og gevinstrealisering gjennom prosjekt- og porteføljestyring Digitaliseringsarbeidet forutsetter at Bergen kommune legger stor vekt på IKT-støttet virksomhetsutvikling. Konkret betyr dette økt fokus på endringsprosesser/omstilling og gevinstrealisering. Gevinstmulighetene til IKT øker i forhold til kommunens evne til å utnytte IKT for å realisere organisatoriske endringer. Utfordringene videre er å sikre gode løsninger som gjør Bergen kommune i stand til å gjennomføre virksomhetsutvikling gjennom slike endringsprosesser. En sentral forutsetning for å lykkes er å sikre at de riktige prosjektene igangsettes (porteføljestyring), at prosjektene styres og gjennomføres på best mulig måte (program- og prosjektledelse), og at de forventede målsettinger oppnås og gevinster tas ut (gevinstrealisering). Helhetlig tilnærming til gevinstrealisering forutsetter strategisk bevissthet, metodikk for kartlegging og planlegging, i tillegg til organisatorisk forankring. Gevinstfokuset må være på plass både i starten, underveis og i slutten av alle endringsprosesser. Gevinstpotensialet må brukes aktivt i styringen av prosjekter. En gevinstansvarlig fra linjeorganisasjonen bør utpekes tidlig i prosjektfasen og bør sitte i prosjekt-/programledelsen for prosjektet/prosjektene. For å lykkes med endringsprosesser og virksomhetsutvikling forutsettes også et sterkt fokus på kompetanse. Det er vesentlig at politisk og administrativ ledelse har riktig styringsinformasjon til å foreta strategiske valg. De ansattes kompetanse når det gjelder bruk av IKT er sentral for å lykkes med fornying og effektivisering av forvaltningen. Prosjektporteføljestyring Prosjektporteføljestyring er et ledelsesverktøy for prioritering og overordnet styring av endringsprosesser og virksomhetsutvikling. Det er et sentralt virkemiddel for å oppnå effektivisering og fornying. Operasjonaliseringen av IKT-strategien utgjør Bergen kommunes IKT-prosjektportefølje, kalt IKT-handlingsplan. Denne handlingsplanen danner grunnlaget for kommunens satsning på IKT og er styrende for de endringsprosessene kommunen skal gjennom. Byrådsavdelingene prioriterer prosjekter innenfor eget virksomhetsområde. En samlet IKThandlingsplan skal styres og forvaltes av et overordnet prosjektporteføljestyre, sammensatt av kommunaldirektørene (IKT Strategigruppen). IKT Konsern er ansvarlig for IKThandlingsplanprosessen og ivaretar administrasjonen rundt prosjektporteføljen. I denne prosessen inngår faglige vurderinger og sammenstilling, metode- og verktøystøtte, kartlegging, overordnet oppfølging og forvaltning av IKT-prosjektporteføljen, samt presentasjon av styringsdata til prosjektporteføljestyret. Program- og prosjektstyring for gjennomføring av endringsprosesser Et godt grunnlag for prosjektporteføljestyring kan oppnås gjennom felles metodikk og rammeverk for prosjekter og programmer. Styringsinformasjonen blir forutsigbar og systematisk, og det gjør erfaringsutveksling lettere. Side 15 av 19
For å sikre at kommunen oppnår forventede resultater av digitaliseringsarbeidet og IKTtiltak for øvrig, er det en forutsetning at det er høy kvalitet i prosjektledelse og prosjektarbeid. Det vil derfor være hensiktsmessig å organisere disse endringsprosessene som prosjekter, eller som prosjektprogrammer. Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) har etablert Prosjektveiviseren 2.0 som felles prosjektstandard for gjennomføring av IKT-prosjekter i offentlig sektor. Denne bygger på PRINCE2-standarden og Bergen kommune skal i den grad det er formålstjenlig tilpasse sin prosjektmetode til denne. Figuren under viser en skisse på sammenhengen mellom prosjekt- program- og porteføljestyring: Måloppnåelse og gevinstrealisering Gevinster av IKT kan på ulike måter bidra til virksomhetsutvikling, prosessforbedring og frigjøring av ressurser til områder hvor behovet er større i Bergen kommune. Gevinster realiseres gjerne flere steder i organisasjonen, og det forutsetter et bevisst og aktivt forhold til dette for å oppnå forventede og ønskede effekter. Det har vært en uttalt målsetting og ambisjon for gevinstrealisering i IKT-prosjektene i kommunen. Før et prosjekt igangsettes skal det foreligge en gevinstplan og en klar målformulering for prosjektet. Side 16 av 19
Mål Virksomhetsutvikling og gevinstrealisering skal bygge på følgende mål og prinsipper: 1. Politisk og administrativ ledelse skal få styringsinformasjon som er tilstrekkelig til å foreta strategiske valg knyttet til digitaliseringsarbeidet og bruk av IKT i Bergen kommune. 2. Gjennom prosjektporteføljestyring sikre at Bergen kommune gjennomfører de riktige prosjektene iht. IKT-strategien. 3. Gjennom prosjektporteføljeadministrasjon ha oppdatert oversikt over prosjektene og investeringsprogram slik at prosessen med å prioritere, styre, planlegge og gjennomføre prosjekter på IKT-handlingsplanen blir mest mulig effektiv. 4. Prosjekthåndboken, BKDOK-2012-00356, skal legges til grunn for hvilke krav til samhandling, prosesser og prosedyrer som er gjeldende for prosjektarbeid. 5. Veileder IKT-handlingsplan, BKDOK-2011-00938, skal legges til grunn for retningslinjer, krav og prosedyrer for arbeidet med IKT-handlingsplanen og prosjektporteføljestyring. 6. Sikre måloppnåelse og realisering av budsjettmessige gevinster og forventede effekter som følge av IKT-prosjekter / IKT-anskaffelser (gevinster kan være både kvalitative, kvantitative og innenfor miljø). Tiltak Beskrivelse 1 Det skal opprettes et Prosjektporteføljestyret som skal ha det overordnede styringsansvaret for IKT-handlingsplanen i Bergen kommune. 2 Det skal etableres verktøystøtte for risikostyring og rapportering for hele prosjektporteføljen (IKThandlingsplanen). 3 Dersom det er hensiktsmessig skal det etableres prosjektprogrammer for prosjekter på IKT-handlingsplanen som understøtter felles satsingsområder og målsettinger. 4 Implementere Prosjekthåndboken som gjeldende metode for gjennomføring av alle IKT-prosjekter i Bergen kommune. 5 Det skal utnevnes en kvalitetsansvarlig (QA) for alle prosjektene på IKT-handlingsplanen. En slik rolle skal sikre prosesskvalitet og at metoden benyttes. 6 Det skal etableres metodikk for måling og oppfølging av kvalitative gevinster, nytteeffekter og indirekte budsjettmessige gevinster av IKT-tiltakene. Med dette forventes det å få en tettere måling, styring og forankring av gevinstrealisering. Periode 2014 2015 2016 2017 Side 17 av 19
7.4- Satsingsområde 4: Sikkerhet i digital virksomhetsog tjenesteutvikling I etterlevelsen av regjeringes digitaliseringsprogram ligger et mål om smarte og effektive tjenester. For å gjennomføre dette på en trygg og sikker måte for både innbyggere, virksomheter og organisasjoner, vil det være behov for økt fokus på informasjonssikkerhet. Bergen kommune vil i kommende strategiperiode fokusere på etterfølgende tre sentrale områder innenfor den digitale virksomhets- og tjenesteutvikling 7. Sikkerhet i utvikling og arkitektur Utvikling av smarte og effektive tjenester i forbindelse med program for digitalt førstevalg krever gode, veldokumenterte og etterprøvbare prosesser. I dette ligger det en forpliktelse om å ivareta den enkeltes personvern, begrense overskuddsinformasjon og tilpasse virksomheten til et trusselbilde i endring. Det er viktig for Bergen kommune å tydeliggjøre sitt nødvendige fokus på sikkerhet gjennom krav, dokumentasjon og oppfølging bygget inn i viktige prosesser. Det være seg bestillingsprosesser, systemutviklingsprosesser, prosjektprosesser, eller andre sentrale prosesser i den digitale tjenesteutviklingen. Mål Gjennom fokus på sikkerhet i utvikling av IKT-systemer og -tjenester skal følgende mål oppnås: Sikkerhet skal være en naturlig, integrert og dokumentert del av prosesser knyttet til utvikling av IKT-systemer og -tjenester. Tiltak Beskrivelse 1 Sikkerhet skal integreres i bestillingsrutiner for IKT-systemer og -tjenester på en effektiv og praktisk måte. 2 Rutiner for vurdering av sikkerhetsrisiko ved design, utvikling og testing av IKT-systemer og -tjenester skal utarbeides og integreres med eksisterende prosesser. 3 Alle vesentlige endringer i system-, tjeneste- og/eller nettverksarkitektur skal være risikovurdert og godkjent av system-/tjenesteeier. 4 Spesielt fokus på tilrettelegging av infrastruktur og sikringsmekanismer knyttet til utvikling av tjenester basert på mobile enheter og internettbaserte tjenester. Periode 2014 2015 2016 2017 Sentralisert og enhetlig håndtering av elektronisk ID Utviklingen av digitale tjenester fører til tettere koblinger mellom systemer, tjenester og sentrale, offentlige felleskomponenter. Person- og organisasjonsidentifikatorer (ID) står sentralt i dette arbeidet. Det er nødvendig å ta kontroll på utbredelsen og håndteringen av ulike typer IDer i Bergen kommune. Det være seg elektroniske virksomhetssertifikater for elektronisk signering eller personlige sertifikater for identifikasjon av innbyggere så vel som ansatte. 7 I 2011 vedtok Bystyret i Bergen kommune en egen strategi for informasjonssikkerhet (Bystyresak 63/11). Den omhandler de strategiske fokusområdene for informasjonssikkerhetsarbeidet på et mer generelt overordnet nivå. Side 18 av 19
Mål Gjennom fokus på sentralisert og enhetlig håndtering av elektronisk ID skal følgende mål oppnås: Bergen kommune skal etablere en sentral tjeneste for identitetsadministrasjon og nødvendige tjenester knyttet til håndtering av elektroniske sertifikater. Tiltak Beskrivelse 1 Samordne og konsolidere løsninger for håndtering av elektroniske sertifikater i Bergen kommune. 2 Videreutvikle løsninger for tilgangs- og adgangskontroll ved hjelp av elektronisk ID og smartkort der dette er formålstjenlig. Periode 2014 2015 2016 2017 Styrke kritisk IKT-beredskap Det vil alltid skje uønskede hendelser, og Bergen kommune skal være forberedt gjennom å utvikle og styrke kritisk IKT-beredskap i tiden fremover. Kommunens totale tjenesteproduksjon er i økende grad avhengig av IKT, og utsettes hyppigere for uønskede hendelser, både tilfeldige og overlagte. Det er kritisk for Bergen kommune å identifisere, sikre og inkludere relevant IKT-infrastruktur i planlegging og implementering av et systematisk arbeid med krise- og beredskapsarbeid. Bergen kommune arbeider aktivt med å kartlegge og klassifisere alle viktige IKT-systemer og -tjenester, og vil i kommende strategiperiode sørge for å integrere kontinuitets- og beredskapsplaner med kommunens beredskapsarbeid for øvrig. Det vil være avgjørende for kommunen å få etablert et best mulig samarbeid på tvers av ulike fagområder for å imøtekomme den voksende «cybertrusselen» (jfr. bystyresak 231/13 - Beredskapsmelding 2013). Mål Gjennom å styrke kritisk IKT-beredskap skal følgende mål oppnås: Bergen kommune skal være i stand til å håndtere forutsette og uforutsette hendelser på IKT-området på en slik måte at kritisk tjenesteproduksjon i minst mulig grad blir rammet og tilstrekkelig raskt kan tilbakeføres til ordinær produksjon. Tiltak Beskrivelse Periode 2014 2015 2016 2017 1 Formalisere og styrke samarbeidet med Seksjon for samfunnssikkerhet og beredskap. 2 Samordne vakt- og overvåkningstjenester for kritisk IKT. 3 Organisere og systematisere arbeidet med kontinuitets- og beredskapsplaner for kritiske systemer. 4 Planlegge og gjennomføre beredskapsøvelser innen IKTområdet. Side 19 av 19