Visjon, ambisjon og strategi

Visjon, ambisjon og strategi for felles kommunal IKT-arkitektur Juni 2014 cm KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

Innholdsfortegnelse Dokumentkart... 3 1. Innledning og sammendrag... 4 2. Vi digitaliserer kommunesektoren... 5 3. Ambisjonsnivået for digitalisering i kommunesektoren... 5 4. Målbildet for digitaliseringen baseres på syv sentrale brukerbehov, syv funksjonelle krav og syv arkitekturprinsipper... 6 4.1 Syv brukerbehov... 6 4.2 Syv funksjonelle krav for digitale tjenester og fagsystemer... 7 4.3 Syv arkitekturprinsipper som grunnmur for digitaliseringen... 9 5. Fem strategiske føringer... 12 5.1 Strategiske føringer... 12 5.2 Digital modning på vei mot et felles målbilde... 13 Versjon 1.0 Oslo, juni 2014 2

Dokumentkart Figuren under illusterer den helhetlige dokumentstrukturen for felles kommunal IKT-arkitektur. Dette dokumentet er det øverste dokumentet i hierarkiet og er styrende for alle underliggende dokumneter. Målgruppe for dokumentet: Rådmenn, kommunalledere og IKT ledelse 3

1. Innledning og sammendrag Dokumentet beskriver KS KommITs visjon, ambisjon og strategi for digitalisering i kommunesektoren. Det beskriver hvilke strategiske føringer og prinsipper som legges til grunn for å nå målet om å kunne tilby et reelt digitalt førstevalg, og viser samtidig hvordan en felles kommunal IKT-arkitektur vil være selve grunnmuren for dette. Vår visjon: Felles IKT-arkitektur bidrar til å utvikle en sektor som tilbyr et reelt digitalt førstevalg i det tjenestespekteret som er tilgjengelig for kommunens ansatte, innbyggere og næringsliv. Visjonen innebærer at kommunene tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt. Visjonen bygger på syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer. Dette utgjør plattformen for hvordan våre kommunale digitale tjenester skal operasjonaliseres gjennom et nytt felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Figur 1: Syv brukerbehov, syv funksjonelle krav, syv arkitekturprinsipper og fem strategiske føringer 4

2. Vi digitaliserer kommunesektoren Vår visjon er at et felles rammeverk for digitalisering og IKT-arkitektur vil samordne sektoren til å kunne levere digitale tjenester til våre innbyggere og næringsliv som ønsker å ha et reelt digitalt førstevalg. Sektorens ambisjon om en enklere hverdag og en mer effektiv forvaltning er drevet av brukerbehov der vår felles kommunale IKT-arkitektur er selve grunnmuren. Den illustrerer og binder sammen behovet til innbygger og næringsliv, digitale tjenester, fagsystem og fellesløsninger. Kompetente medarbeidere skaper digitale tjenester i dialog med innbyggere og næringsliv. Selvstendige kommuner Kommunene skaper selv de digitale tjenestene Nyskapende sektor Kommunene viser vei ved å digitalisere ut fra brukerbehov. Enkle og effektive løsninger Kommunene jobber smartere, samhandler bedre og tar i bruk mulighetene teknologien gir oss. Figur 2: Felles kommunal IKT-arkitektur er grunnmuren for en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv og en mer effektiv forvaltning Figuren over illustrerer at felles kommunal IKT-arkitektur er en grunnleggende forutsetning for at lokale fagsystem kan samhandle digitalt med våre nasjonale fellesløsninger og registre. Dette setter de lokale fagsystemene i stand til å understøtte behovsstyrte digitale tjenester. Innbyggere og næringsliv vil med en slik tilnærming oppleve at de digitale tjenestene henger bedre sammen, og at informasjonen flyter godt mellom alle interessenter. 3. Ambisjonsnivået for digitalisering i kommunesektoren Vår visjon innebærer at kommunene tenker digitalt, jobber nasjonalt og gjennomfører lokalt. Det betyr at vi skal: Skape de digitale tjenestene sammen med innbyggere, næringsliv og ansatte: Digitale tjenester skapes sammen med brukere, ansatte i kommuner og andre interessenter. 5

Jobbe for økt samhandling i kommunesektoren: Fellesløsninger for funksjonalitet og standarder for arkitektur deles på tvers av kommunene. Forbedre samhandling mellom stat og kommune: Felles kommunal IKT-arkitektur muliggjør at lokale fagsystemer og nasjonale og kommunale fellesløsninger snakker sammen. Bruke vår felles verktøykasse: Felles verktøykasse muliggjør felles kommunal IKT-arkitektur med fokus på brukerreiser, felleskomponenter, implementering av felles standarder og grensesnitt, felles krav til sikkerhet og felles kravspesifikasjoner eksempelvis knyttet til hvordan fagsystemer integreres med fellesløsninger og grunndataregistre. Realisere gevinster: Frigjøre ressurser i kommunen ved å effektivisere arbeidsprosesser, og innføre selvbetjening gjennom digitale tjenester. Kostnader og effekter måles i alle prosjekter, og gevinstene kan benyttes til å gi flere og bedre tjenester. Øke den digitale kompetansen: Kommunenes medarbeidere skal ut på en læringsreise. Økt kompetanse i bruk av felles kommunalt rammeverk for digitalisering sørger for at kommunene settes i stand til å nå visjonen. Ambisjonsnivået innebærer at kommunene deltar aktivt i KS KommIT fremfor å utvikle nye digitale tjenester på egen hånd. 4. Målbildet for digitaliseringen baseres på syv sentrale brukerbehov, syv funksjonelle krav og syv arkitekturprinsipper For å nå visjonen har vi definert et felles målbilde for digitaliseringsarbeidet i sektoren. Målbildet beskriver krav og anbefalinger som sikrer at vi kan etablere gode digitale brukerreiser. 1 4.1 Syv brukerbehov Tjenesteproduksjonen som utføres i kommunen er ledd i et tjenestetilbud til enten innbyggere, organisasjoner og næringsliv, eller ansatte. Digitalisering betyr at tjenestetilbudet i større grad foregår i en digital dialog med innbyggere, næringsliv og de ansatte. Digitalisering bidrar til en enklere hverdag for innbyggere og næringsliv, og mer effektiv ressursbruk internt i kommunen. Den digitale dialogen bygger på syv sentrale brukerbehov: Behov 1: Fulldigitale løsninger Digitale løsninger skapes sammen med innbyggere, næringsliv og ansatte. Dette betyr at brukerreisen kartlegges i dialog med innbyggere, næringsliv og ansatte i kommunen og beskriver reelle ønsker og behov. Brukeren ønsker å løse oppgaven (søknaden/henvendelsen) der og da. Dette innebærer i mange sammenhenger at de digitale tjenestene samhandler på tvers av kommuner og statlige etater. 1 Brukerreisen beskriver hvordan kontakten med kommunens digitale tjenester oppleves fra brukerens ståsted. Brukeren kan være innbygger, næringsliv og saksbehandler. Se KommITs Verktøykasse for nærmere beskrivelse. 6

Bort med papiret. Alle digitale henvendelser fra det offentlige (kommune og stat) til brukeren oppleves helelektronisk, dvs. at det på sikt ikke sendes ut brev på papir. Digitale løsninger bidrar til å effektivisere tjenesteproduksjonen, eksempelvis fordi deler av manuelle arbeidsprosesser i tjenesteproduksjonen automatiseres. Datakvaliteten økes fordi data kan gjenbrukes fra de samme datakildene. Behov 2: Tilgjengelighet De digitale løsningene er døgnåpne, syv dager i uken, året rundt. De digitale løsningene er universelt utformet og kommuniserer med klart språk. Digitale tjenester presenteres på det medium (eksempelvis smarttelefon, PC, nettbrett) og kanal som innbyggere og næringsliv velger. Innbygger og næringsliv har tilgang til historiske data/informasjon i egne saker. Digitale løsninger ivaretar kommunens identitet/brand. Behov 3: Personvern Digitale tjenester har personvern og sikkerhet i høysete. Digitale tjenester øker mulighetene for at innbyggere kan ivareta sine innsynsrettigheter på en bedre måte. Behov 4: Innsyn: Elektronisk innsyn i alle egne saker for innbygger og næringsliv. Dette gjelder både pågående og historiske saker. Innbygger og næringsliv er eiere av sin egen informasjon. Innsyn i hva som skjer f.eks. i innbyggeren og næringslivets nærmiljø, eksempelvis innsyn i reguleringsplaner, byggesaker til behandling/vedtak osv. Behov 5: Pre-utfylt informasjon: Innbygger og næringsliv slipper å registrere opplysninger som det offentlige har fra før. Behov 6: Proaktiv informasjon/tiltak: Det offentlige benytter eksisterende informasjon om innbygger og næringsliv for å ivareta aktuelle fremtidige behov, f.eks. fremtidig behov for barnehageplass. Proaktivitet sees i sammenheng med livsfaser og/eller områder som du selv ønsker å abonnere på, f.eks. byggesaker i ditt nærmiljø. Behov 7: Åpne data: Det offentlige tilgjengeliggjør informasjon/data som markedet kan bruke til å utvikle nye digitale løsninger. Dette tilrettelegger for fremtidig innovasjon i sektoren. 4.2 Syv funksjonelle krav for digitale tjenester og fagsystemer Kommunenes digitale tjenester og fagsystemer understøttes av funksjonelle krav. Vi har definert følgende syv sentrale funksjonelle krav for kommunesektoren: Krav 1: Samhandlingsprosesser på tvers av offentlige virksomheter (stat og kommune) 7

Det etableres for online-tilgang til registre fra stat og kommune. Der det er nødvendig med informasjon på tvers av statlige etater og kommuner, er det prioritert å gjøre informasjonen tilgjengelig online slik at innbygger/næringsliv får løst sine oppgaver i størst mulig grad selv. Saker og høringsprosesser ferdigbehandles raskest mulig ved hjelp av elektronisk utveksling av informasjon. Krav 2: God informasjonsflyt (grensesnitt) mellom fagsystemer og felleskomponenter/registre) Fagsystemer i kommunene og de ulike felleskomponentene/registrene er forbundet med standardiserte grensesnitt. Informasjon endres én gang og er tilgjengelig for alle som trenger den i oppdatert utgave. Krav 3: Tjenester er tilgjengelige for alle Tjenester er døgnåpne, syv dager i uken, året rundt. Digitale tjenester er universelt utformet. Digitale tjenester er tilgjengelig i det medium (eksempelvis smarttelefon, PC, nettbrett) og kanal som innbyggere og næringsliv foretrekker. Stat og kommune har samstemte retningslinjer for hvor langt tilbake informasjon er onlinetilgjengelig, samt enhetlig funksjonalitet for evt. å etterspørre informasjon som ikke er onlinetilgjengelig. Krav 4: Funksjonalitet for håndtering av roller Innbygger og næringsliv slipper å registrere informasjon om seg selv flere ganger. Dette betyr at det offentlige bruker samme registre på tvers av stat og kommune. En person kan være både innbygger og selvstendig næringsdrivende dette løses med rollestyrt tilgang til de digitale tjenestene. Innbygger og næringsliv oppdaterer selv sine profiler, og disse tas i bruk av det offentlige. Ansatte i kommunesektoren har rollestyrt tilgang ved pålogging, som fører dem til sin egen arbeidsflate. Krav 5: Helhetlig oversikt Innbyggere/næringsliv og saksbehandler ser en samlet oversikt over saker, status, og historiske data. Krav 6: Elektronisk arkiv etter gjeldende nasjonal arkiv-standard og sikker dokumenthåndtering Elektroniske tjenester har sikker dokumenthåndtering og godkjent elektronisk arkiv i henhold til gjeldende standarder, lov og forskrift. 2 Saksbehandling foregår uavhengig av arkivbehov ved bruk av standardløsninger og felleskomponenter. Krav 7: Fellesløsninger som ivaretar gjeldende krav til sikkerhet og personvern 2 Standarder i Difis referansekatalog www.standard.difi.no 8

Autentisering, autorisering, signering, personvern, sikkerhet og logging av informasjon håndteres på lik måte i stat og kommune og fremstår enhetlig overfor innbyggere og næringsliv. 4.3 Syv arkitekturprinsipper som grunnmur for digitaliseringen Statlige virksomheter er pålagt å følge de syv nasjonale arkitekturprinsipper lagt frem av digitaliseringsprogrammet På nett med innbyggerne, samt St.meld. Nr. 19 (2008-2009) En forvaltning for demokrati og fellesskap. Hvert prinsipp er i den etterfølgende tekst listet opp med vår vurdering av hvilken betydning disse vil ha for sektoren. Prinsipp 1: Tjenesteorientering Funksjonalitet og ytelsesnivå skal være hovedhensyn ved utvikling av IKT-løsninger. IKT-tjenester som er nødvendig for å understøtte hele eller deler av en eller flere arbeidsprosesser skal identifiseres. Betydning for kommunene: Design av digitale løsninger utføres med fokus på syv brukerbehov og syv funksjonelle krav. Det utvikles nye kommunale løsninger med funksjonalitet som utvikles basert på tjenesteorienterte prinsipper, det vil si at det utvikles komponenter med spesifikk funksjonalitet (eksempelvis ID-porten) som sammen med fellesregistre (eksempelvis Folkeregisteret) bygges sammen i kommunenes digitale løsninger (eksempelvis barnehagesøknad). Prinsipp 2: Interoperabilitet Virksomheten og dens IKT-løsninger må ved behov kunne samhandle med andre relevante virksomheter og deres IKT-løsninger på et hensiktsmessig nivå. Betydning for kommunene: Virksomheten: Mer lik tilnærming til brukerreiser og tjenesteproduksjon er en forutsetning for samhandling mellom virksomheter og deres IKT-løsninger. Semantikk: Felles begreps- og informasjonsmodeller innenfor det aktuelle samhandlingsområdet koordineres på tvers av sektoren. Begreps- og informasjonsmodeller avstemmes med regelverket slik at harmonisering av begreper ikke overstyrer lovgivers intensjon. Teknologi: Målbildet for felles kommunal IKT-arkitektur innebærer sterkt fokus på standarder for grensesnitt, overføringsprotokoller og formater. Verktøykassens rom for Standarder og grensesnitt omtaler dette nærmere. 9

Prinsipp 3: Tilgjengelighet Digitale tjenester skal være tilgjengelige når brukerne trenger dem, lette å finne frem til og brukervennlig og universelt utformet. Betydning for kommunene: Målbildet for felles kommunal IKT-arkitektur innebærer at innbyggeren kan bruke det medium hun eller han velger. De kommunale digitale tjenestene er tilgjengelig uavhengig av presentasjonslag, valgt enhet og valgt kanal. Prinsipp 4: Sikkerhet IKT-løsningene i seg selv og informasjonen som behandles i denne, skal med utgangspunkt i formelle og risikobaserte krav beskyttes mot brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Betydning for kommunene: Målbildet for felles kommunal IKT-arkitektur innebærer bruk av fellesløsninger for sikkerhet; ID-porten, sikker digital postkasse, Altinn og nye fellesløsninger innen sektorer eksempelvis helse. Prinsipp 5: Åpenhet IKT-løsningers virkemåte og datagrunnlag skal kunne gjøres rede for. Betydning for kommunene: IKT-løsningers virkemåte gjøres rede for ved å ta i bruk felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Verktøykasse for felles kommunal IKT-arkitektur gir leverandører anledning til å utarbeide gode løsninger for kommunene (eksempelvis innen velferdsteknologi), og kommunene har full innsikt i løsningene via verktøykassen. Kommunale virksomheter har store mengder data som er lagret i interne datasystemer. Målet er at all data som ikke har restriksjoner tilgjengeliggjøres. Prinsipp 6: Fleksibilitet IKT-løsninger skal være utformet slik at de ikke fremstår som begrensede for endringer i arbeidsprosesser, innhold, organisering, eierskap og infrastruktur. Betydning for kommunene: KS KommITs målbilde for felles kommunal IKT-arkitektur baserer seg på brukerbehov hos innbyggere og næringsliv primært. Det legges til rette for fleksibilitet og gjenbrukbarhet ved innføringen av felles kommunal digitale tjenester og tilhørende standarder og grensesnitt. Løsninger kan brukes på tvers av kommuner og enheter i kommunen, uten at det må installeres kopier. Felles løsninger møter krav til informasjonssikkerhet og tilgang til andre felles løsninger - eksempelvis arkiv. 10

Prinsipp 7: Skalerbarhet IKT-løsninger skal kunne skaleres ved endringer i bruken. Betydning for kommunene: De felles kommunale digitale tjenestene, grunndataregistre og fellesløsninger håndterer kommunesektorens skalerbarhet. Dette gjelder særskilt støtte av tjenester på tvers av kommunegrenser, eller en mulig kommunesammenslåing. Målbildet for digitalisering i kommunesektoren er at innbyggere og næringsliv benytter kommunale digitale tjenester. Løsningene kan tilpasses av den enkelte kommune i forhold til lokalt politisk vedtatte regler og krav. Tilpasninger skal i utgangspunktet være minimale, og dokumenteres med gevinstplan dersom de skal kunne gjennomføres. Eksempel: Det tilbys en digital tjeneste for barnehagesøknad som alle kommunene kan benytte, og hver kommune kan tilpasse regelsettet i barnehagesøknadstjenesten etter nasjonale og lokalpolitiske vedtatte regler. De digitale tjenestene understøttes av nasjonale og kommunale registre med grunndata, nasjonale og kommunale fellesløsninger, kommunenes fagsystemer og infrastruktur. Standarder og grensesnitt sørger for at informasjonen mellom disse flyter godt. Komponentene hver for seg, hvordan de fungerer sammen, og hvordan de kan settes sammen på nye måter, utgjør vårt felles kommunale rammeverk for digitalisering se figur under. Figur 3: Målbildet for digitalisering i kommunesektoren 11

5. Fem strategiske føringer Visjonen, ambisjonen, syv brukerbehov, syv funksjonelle krav og syv arkitekturprinsipper operasjonaliseres med utgangspunkt i fem strategiske føringer. 5.1 Strategiske føringer Vårt ambisjonsnivå tar utgangspunkt i fem strategiske føringer forankret i KommITs programstyre: 1) Digitale tjenester skal være tilgjengelige på nett for innbyggere og næringsliv Innbyggere og næringsliv skal ha enkel og brukervennlig tilgang til tjenester i kommunikasjonen med kommune og fylkeskommune. 2) Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon i arbeid med digitalisering Det skal være fokus på effektiv tjenesteproduksjon i kommunenes arbeid med digitalisering. Det skal være økt grad av standardisering av tjenesteproduksjon på tvers av kommunene. Det skal gjennomføres kompetanseheving knyttet til gevinstrealisering og herunder effektivisering av arbeidsprosesser for å sikre effektiv tjenesteproduksjon. 3) Felles kommunal IKT-arkitektur skal muliggjøre effektivisering Felles kommunal IKT-arkitektur skal rive ned siloer i og mellom kommunene, stimulere til standardisering av teknologi, forenkle integrasjon og muliggjøre effektivisering og forbedring av tjenester. Felles kommunal IKT-arkitektur skal samhandle med nasjonale fellesløsninger -og registre for å sikre brukerbehov, funksjonelle krav, gjenbruk av løsninger og god datakvalitet Felles kommunal IKT-arkitektur skal gjøre kommunene mer handlekraftige og oppnå økt valgfrihet i tett samarbeid med leverandør-industrien gjennom dens interesseorganisasjoner. 4) Virksomhetssiden og IKT skal gå hånd i hånd Sammen skal kommunens ledelse, IKT-avdelingen og øvrig virksomhet nå visjonen om et reelt digitalt førstevalg IKT-behov skal samordnes på tvers av sektorer, avdelinger og kommuner. 5) Nasjonale felleskomponenter skal utnyttes på tvers av kommune og stat Det skal utvikles standardiserte felleskomponenter sammen med stat og kommune som løser informasjonsflyt mellom de ulike forvaltningsnivåene, og mellom det offentlige, innbyggere og næringsliv. Felleskomponentene skal driftes og videreutvikles i et fellesskap. Visjonen og ambisjonen operasjonaliseres gjennom en stegvis tilnærming beskrevet i felles kommunalt rammeverk for digitalisering. Dette kombineres med kompetanseheving tilpasset ulike grupper av interessenter (ledere, ansatte, leverandører med flere). 12

5.2 Digital modning på vei mot et felles målbilde Kommunesektoren domineres av «siloløsninger» 3. Dette bekreftes av en undersøkelse KS KommIT foretok i november 2013 med respondenter fra 119 ulike kommuner. Undersøkelsen bekrefter også at kommunene fokuserer på lokale IKT-løsninger. Det er svært få teknologistandarder på tvers av kommunene. Kommunenes fagsystemer snakker ikke godt sammen internt. I mange kommuner utveksler ikke fagsystemene informasjon internt mellom sektorer, eller på tvers av kommunegrensene. Norske kommuner har lovpålagte oppgaver og produserer tjenester med like rammebetingelser. Til tross for dette, har like tjenester i dag ulike benevnelser og begreper på tvers av kommuner. Felles begreper og forståelse (semantikk) er en forutsetning for å kunne innføre felles digitale tjenester. Arbeid med digitalisering krever også en økt standardisering av brukerreiser og tjenesteproduksjon, slik at digitale tjenester kan gjenbrukes på tvers av kommuner. Dette betyr ikke identisk tjenesteproduksjon på tvers av kommunene, men en mer lik tilnærming til brukerreisene og arbeidsprosessene. Med ståsted i denne erkjennelsen forventer vi en betydelig digital modningsprosess i kommunal sektor noe vi har forsøkt å illustrere i figuren under. Kommunene forventes å ville bevege seg fra dagens nåsituasjonen til neste nivå ved å innføre felles standarder og krav ved bruk av vår nye arkitekturverktøykasse og verktøykatalog. Bruk av felles kommunale IKT-løsninger som eksempelvis SvarUt samt øvrige felles standarder og grensesnitt (eksempelvis geointegrasjon) vil føre til at den digitale modenheten øker. I fase 2 følger kommunal sektor en mer standardisert tilnærming til brukerreiser og tjenesteproduksjon. Dette betyr at sektoren følger en felles metodikk for helhetlig design av brukerreiser og tjenester. I fase 3 har kommunene etablert kommunale digitale tjenester med mulighet for lokal tilpasning. Nå tilbys felles kommunale digitale løsninger, hvor kommunene eventuelt foretar tilpasninger i henhold til lokale politiske vedtatte føringer og krav. Det endelige målbildet (fase 4) viser en fremtid der sektoren kjennetegnes ved å tilby et digitalt førstevalg med fokus på brukerbehov, bruk av fellesløsninger, og digitale løsninger som hovedregelen for all kommunikasjon. Visjonen om et digitalt førstevalg oppnås ved at digitale løsninger følger felles standarder og krav, og at kommunene følger samme metodiske tilnærming til design av brukerreiser og tjenesteproduksjon. Den digitale modningsprosessen vil derfor gi oss verdifull kunnskap og nye innspill til løpende oppdatering av våre tiltaks- og handlingsplaner. 3 Med «siloløsninger» menes at kommunene og sektorer i kommunene utvikler løsninger hver for seg 13

Figur4: Digital modningsprosess på vei mot målbildet 14