SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den 08.06.2016 kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf. 78 45 51 96 eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/16 16/1974 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2016 18/16 16/3003 HOVEDTARIFFOPPGJØRET 2016 - ORIENTERING 19/16 16/2874 OPPRETTELSE AV NY FASTLEGEHJEMMEL 20/16 16/2875 OPPRETTELSE AV NY TURNUSLEGESTILLING 21/16 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER Orientering: - Lederutviklingens programmet Alta kommune - 9510 ALTA Tlf. 78 45 50 00
Side 2 av 19 Ettersendes: -Godkjenning utlysning av stillinger: 3 stillinger oppvekstkontoret, jfr HOK sitt vedtak 26.05.16 «Hovedutvalget ber om at det så snart som mulig igangsettes nødvendige prosesser for å få tilsatt tre rådgivere ved oppvekstkontoret i tråd med kommunalleders anbefaling. Hovedutvalget ber om at administrasjonsutvalg og formannskap orienteres om situasjonen ved oppvekstkontoret.» Alta, 01.06.2016 Torfinn Reginiussen Leder Gro Anita Parken Sekretær
Sak 17/16 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2016 Saksbehandler: Linda Pedersen Arkiv: 420 &32 Arkivsaksnr.: 16/1974 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 19.09.2016 / Formannskapet 23.06.2016 17/16 Administrasjonsutvalget 08.06.2016 / Arbeidsmiljøutvalget 16.06.2016 Administrasjonens innstilling: Kommunestyret tar resultatet fra medarbeiderundersøkelsen for 2016 til etterretning og ber rådmannen om å konkretisere og å følge opp tiltak i hht. saksframlegget innenfor: - Oppgavemotivasjon - Kompetanseutvikling - Ledelse SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Overordnet resultat/score Bakgrunnsinformasjon Andre saksdok.: Bakgrunn: I vår Arbeidsgiverpolitikk har vi som mål at Alta kommune skal oppleves som en åpen, handlekraftig organisasjon og en attraktiv arbeidsgiver. Alta kommune skal være en arbeidsplass med høy trivselsfaktor, og hvor man skal se fram til å gå på jobb, møte kollegaer og brukere. Tilbakemeldinger fra ansatte og brukere skal benyttes til aktivt og kvalitativt forbedrings- og utviklingsarbeid. Medarbeiderundersøkelsen er vår viktigste metode for å få tilbakemelding fra våre ansatte. Alta kommune benytter et elektronisk verktøy for gjennomføring av spørreundersøkelse om arbeidsmiljø og medarbeidertilfredshet. Dette er en del av vårt systematiske HMS-arbeid, og skal gjennomføres hvert andre år. Hensikten med undersøkelsen er først å kartlegge medarbeidertilfredsheten i kommunen. Resultatene danner så et viktig grunnlag for at Side 3 av 19
Sak 17/16 ledelse og ansatte i fellesskap skal arbeide målrettet og utviklingsrettet mot et godt arbeidsmiljø og gode kommunale tjenester. Vi har i år tatt i bruk et nytt verktøy: www.10faktor.no. (Kommuneforlaget). 10 FAKTOR er en medarbeiderundersøkelse for kommunal sektor, utviklet av kommuneforlaget og KS i samarbeid med noen pilotkommuner og professor Linda Lai. Den er forskningsbasert og måler faktorer som er avgjørende for å oppnå gode resultater og som kan påvirkes gjennom målretta utviklingsarbeid. Den er både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert, samt utviklingsorientert. Medarbeiderundersøkelsen har som mål å kartlegge/måle opplevelsen av organisatorisk og psykososialt (mellommenneskelig) arbeidsmiljø. 10 FAKTOR som måleverktøy inviterer den enkelte til å si noe om opplevelse av arbeid og arbeidsmiljø. Ledere og medarbeidere har svart ved å ta stilling til 35 påstander/spørsmål knyttet til de ti faktorene på en skala fra 1 til 5 (hvor 5 er best). Resultatene rapporteres kun for hver faktor og ikke for de underliggende påstandene/spørsmålene. Resultat/score Her er resultatet for Alta kommune overordnet og pr tjenesteområde sammenliknet med de øvrige kommuner som har svart på undersøkelsen (ca 50) Faktor Navn Alta NorgeBeskrivelse Adm. Helse Oppve Drift og kst og og Faktor 1Oppgavemotivasjon 4,2 4,3 Motivasjonen for oppgavene i seg selv, det vil si om oppgavene 4,2 4,1 4,3 3,8 oppleves som en drivkraft og som spennende og stimulerende. (Også kalt indre jobbmotivasjon) Faktor 2Mestringstro 4,3 4,3 Mestringstroen gjenspeiler hver enkelt medarbeiders tiltro til egen 4,3 4,4 4,3 4,3 Faktor 3Selvstendighet 4,2 4,2 kompetanse og mulighet til å mestre utfordringer i jobbsammenheng. Medarbeidernes opplevelse av å ha mulighet til å jobbe selvstendig 4,4 4,1 4,3 4,1 og gjøre egne vurderinger i jobben sin, basert på egen kompetanse, og innen en definert jobbrolle. Faktor 4Bruk av kompetanse 4,2 4,2 Medarbeidernes opplevelse av å få brukt egen jobbrelevante kompetanse på en god måte i sin nåværende jobb. 4,2 4,2 4,3 4,1 Faktor 5Mestringsorientert ledels3,9 3,9 Ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Faktor 6Rolleklarhet 4,3 4,3 Høy rolleklarhet innebærer at forventningene til den jobben medarbeideren skal gjøre er tydelig definert og kommunisert. Faktor 7Relevant kompetanseutv3,6 3,7 Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er best mulig rustet til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet, og er avgjørende for kvaliteten på de tjeneste som leveres, uansett hvilken type tjeneste vi snakker om. Faktor 8Fleksibilitetsvilje 4,5 4,5 Medarbeiderens villighet til å være fleksibel på jobb og tilpasse sin måte å jobbe på til nye behov og krav. Faktor 9Mestringsklima 4,1 4,1 I et mestringsklima motiveres medarbeiderne av å lære, utvikle seg og gjøre hverandre gode, fremfor å rivalisere om å bli best. 4,1 3,9 3,9 3,8 4,2 4,4 4,4 4,3 3,9 3,7 3,5 3,7 4,6 4,5 4,5 4,3 4,0 4,0 4,2 3,7 Faktor 1Nytteorientert motivasjo4,7 4,7 Motivasjon for å gjøre noe nyttig og verdifullt for andre, også kalt 4,4 4,7 4,7 4,4 prososial motivasjon, er en viktig drivkraft for mange og har en rekke godt dokumenterte, positive effekter. Svarprosent 82 1562 av 1900 86 85,0 77,0 91,0 Side 4 av 19
Sak 17/16 Økonomiske konsekvenser: De økonomiske konsekvensene vil avhenge av i hvilken grad man ut fra resultatet ser nødvendigheten av å: - Øke potten til kompetansehevende tiltak - Øke ledelsesressursene eller administrative ressurser hos de med et stort lederspenn Tiltak i tjenesteområdene og på de enkelte arbeidsplasser er tenkt løst innenfor de eksisterende økonomiske rammer. Vurdering: De ti faktorene måler dels medarbeidernes oppfatninger av viktige forhold på arbeidsplassen, som for eksempel graden av mestringsorientert ledelse, mestringsorientert motivasjonskultur, tydelig kommuniserte forventninger, muligheter til å jobbe selvstendig, muligheter til relevant kompetanseutvikling og muligheter til å bruke egen kompetanse. Og dels måler faktorene medarbeidernes holdninger til jobben de har, herunder to typer motivasjon (indre motivasjon og nytteorientert/prososial motivasjon), mestringstro og viljen til å være fleksibel. Alta kommune har fått et resultat som ligger på snittet av de øvrige kommuner på 8 av 10 faktorer, og ligger 0,1 prosentpoeng under på 2 av faktorene (oppgavemotivasjon og relevant kompetanseutvikling). Målet var å ligge på minimum snittet av de øvrige kommuner, noe vi da med årets resultat ikke helt har oppnådd. Vi er veldig godt fornøyd med svarprosenten på 82 %. Den må anses å være høy, og gir oss et godt grunnlag for å si at svarene er representative for de ansatte i Alta kommune. All ære til våre ansatte og ledere som har bidratt til dette. Høyeste score totalt sett er på faktor 10 Nytteorientert motivasjon og faktor 8 Fleksibilitetsvilje, og lavest score er på faktor 7 Relevant kompetanseutvikling og faktor 5 Mestringsorientert ledelse. Vi følger landsgjennomsnittet på hvor vi har høyest og lavest score, mens det er noe mer variasjoner internt hos oss i tjenesteområdene. Alle arbeidssteder får ut en rapport med oversikt over scoren på de 10 faktorene, svar %, svarfordeling på de ulike faktorene samt evt. kommentarer som medarbeiderne har gitt. Oppfølging av undersøkelsen Lederne har gjennomgått opplæring i 10 faktor-undersøkelsen og hvordan den er tenkt fulgt opp i etterkant. De ulike fasene i oppfølgingen er: Side 5 av 19
Sak 17/16 Hele veien er prosessen basert på dialog mellom medarbeiderne og hvor leder er prosessleder. Det er de ansatte selv som «eier» resultatet og som er sentralt i å jobbe videre med hva som skal til for at man utvikler seg på de valgte områdene. Hvert tjenesteområde og hvert arbeidssted skal altså følge opp resultatet fra medarbeiderundersøkelsen med konkrete tiltak. Disse må samkjøres med HMS- og IA-plan og evt. andre relevante planverk (handlingsplaner, virksomhetsplaner osv.) Prosessen i seg selv med felles fokus på egen kultur, egne holdninger og kompetanse er tenkt å gi effekt i neste omgang på medarbeidertilfredshet, arbeidsmiljø, nærvær og tjenestekvalitet. Tidsplan: - Alle arbeidsteder skal ha gjennomgått resultatet før sommerferien, og om mulig igangsette arbeidet med fokusområder og tiltak - Fortsette arbeidet med fokusområder/tiltak rett over sommeren og utover høsten dersom det ikke er ferdigstilt før sommeren - Melde inn status i arbeidet i oktober, med sak til AMU og Administrasjonsutvalget i november 2016. - Igangsette tiltak, følge opp og evaluere fram til neste undersøkelse i 2018. Det må vurderes om det skal tas en statusrapportering i 2017. Tiltak på overordnet nivå På overordnet nivå vil det være naturlig å fokusere på de områder hvor vi ligger under landsgjennomsnittet samt de områder vi har lavest poengmessig score på. Faktor 1 Oppgavemotivasjon: Oppgavemotivasjon, eller det som kalles indre motivasjon i faglitteraturen, reflekterer ekte jobbglede og en genuin interesse for oppgavene man har. Med andre ord gjenspeiler indre motivasjon i hvilken grad medarbeideren opplever arbeidsoppgavene som motiverende i seg selv. Indre motivasjon er blant annet avgjørende for hvilken innsats medarbeideren gjør, Side 6 av 19
Sak 17/16 kvaliteten på arbeidet som leveres, lojaliteten til organisasjonen og stoltheten over å jobbe der, samt ikke minst ønsket om å slutte eller bli i jobben. Ut fra svarene ser det ut som om spesielt ansatte i helse- og sosial og drift- og utbygging har et potensiale for utvikling av denne type motivasjon. Aktuelle tiltak kan være: - Tilstrebe å få til en utvikling av arbeidsoppgaver som oppfattes som stimulerende og mer interessante - Lederne må gi ansatte ansvar og tillit innenfor det handlingsrommet som er - Økt selvstendighet i arbeidet - Se på fordeling av oppgavene - Øke kompetansen slik at medarbeidere er i stand til å møte endring av oppgaver og ansvar Vi er klar over at mulighetene for slike tiltak er ulike på alle de forskjellige arbeidsplasser og stillinger vi har i Alta kommune, men vi mener at det skal være mulig å skape et visst handlingsrom innenfor dette i de fleste stillinger. Faktor 7 Relevant kompetanseutvikling: Faktoren omhandler hvordan medarbeiderne oppfatter muligheten for relevant kompetanseutvikling. For at kompetanseutvikling skal ha tilsiktet effekt, bør den være direkte relevant for de oppgavene som skal løses nå eller i fremtiden. Relevant kompetanseutvikling er avgjørende for at medarbeiderne til enhver tid er i stand til å utføre sine oppgaver med høy kvalitet. Kompetanse omhandler både faglig kompetanse og kompetansemessige holdninger og oppfatninger. Våre medarbeidere har i undersøkelsen gitt et nokså tydelig signal om at deres behov for og ønsker om relevant kompetanseutvikling ikke er dekket. Det kan både handle om kvantitet (mengde kompetansetiltak) og kvalitet (om vi treffer godt med de kompetansetiltakene vi har). Veldig mange av kommentarene i undersøkelsen handler om kompetanse. På overordnet nivå vil følgende tiltak være aktuelle: - Økt satsning på ulike kompetansehevende tiltak som er relevante for kvaliteten på vårt tjenestetilbud. De siste årene har den overordnede potten til kompetansehevende tiltak blitt redusert i de kuttetiltakene som er gjort i budsjettprosessene. Årets medarbeiderundersøkelse tilsier at ressursene til kompetanseutvikling bør økes. - Sikre at vi treffer bedre med de ressurser vi benytter til kompetanseheving - Bruke Dossier kompetansemodul slik verktøyet er tenkt, og tilpasse verktøyet til vårt behov. Vi oppnår da en bedre oversikt over den kompetansen vi besitter, og dernest å kunne ta den bedre i bruk. - Utarbeide kompetanseplaner på overordnet nivå og innen hvert tjenesteområde Side 7 av 19
Sak 17/16 - Fokusere på at kompetanse handler om mer enn faglig og formell kompetanse. Det handler også om kompetanse som bygges opp gjennom praksis over tid samt holdninger og oppfatninger blant medarbeiderne. - Kompetansetiltak er noe mer enn å reise på kurs. Det kan være veiledning, erfaringsutveksling, interne miniseminarer, tema på personalmøter, hospitering osv. - Tjenesteområdene må i sine kompetanseplaner ta inn tiltak som vil heve kompetanse hos ufaglærte. - Fortsatt deltakelse på statlig satsning på videre- og etterutdanning innen skoleverket. - Samarbeid med UiT om kompetansekartlegging som igjen skal gi grunnlag for at utdanningstilbud skal treffe kommunens framtidige behov. Faktor 5 Mestringsorientert ledelse: Faktoren handler om et visst perspektiv i utøvelse av ledelse; nemlig ledelse som vektlegger at den enkelte medarbeider skal få utvikle seg og bli best mulig ut fra sine egne forutsetninger, slik at medarbeideren opplever mestring og yter sitt beste. Mestringsorientert ledelse handler om å gi medarbeiderne: Retning: Hvor skal vi? (mål og rolleklarhet) Mening: Hvorfor skal vi dit? (motivasjon) Individuell oppmerksomhet Vår overordnede score ligger på landsgjennomsnittet, men er den 3. laveste scoren av de 10 faktorene. Mange har gitt sin leder score 4 og 5, men svarfordelingskurven viser en mer spredning i svarene på denne faktoren enn på mange av de øvrige. Det viser at en del av våre medarbeidere har gitt signaler på at de ikke opplever at de har en mestringsorientert ledelse. Det vil antakelig være ulike årsaker til dette, men vi vil tro at vår organisering i noen tilfeller gjør det utfordrende å være en mestringsorientert leder. I hovedsak går det på følgende forhold: - Et for stort lederspenn. Vi har ledere med personalansvar for rundt 80 mennesker, og da sier det seg selv at det er umulig å gi hver enkelt medarbeider mye individuell oppmerksomhet - En del ledere har lite og ingen administrativ hjelp. De blir da mye bundet opp i administrative oppgaver og får liten tid til personalledelse. - En del ledere har kun en liten andel ledelse i sin stilling, og er i operativt virke mesteparten av tiden. Mestringsorientert ledelse er den faktoren som har mest betydning for de øvrige faktorer i undersøkelsen. Det betyr at ledelse er viktig for medarbeidertilfredshet og tjenestekvalitet. Det er den erkjennelsen som ligger til grunn for at Alta kommune har igangsatt et omfattende lederutviklingsprogram i 2016 og 2017 med følgende målsettinger: Økt innsikt og kunnskap hos den enkelte om egen lederadferd og utviklingspotensiale Side 8 av 19
Sak 17/16 Innsikt i og erfaring med hva som skaper refleksjoner, handlekraft, energi og gode beslutninger Styrket identitet som leder i Alta kommune i et helhetsperspektiv, herunder styrket nettverk og økt VI-følelse Økt innsikt i endringsledelse og organisasjonsutvikling samt forbedret evne og kraft til å beslutte og gjennomføre ønsket utvikling Forbedret lederskap som igjen skal bidra til bedre økonomisk resultat, bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen og økt nærvær Bidra til at revidert Arbeidsgiverpolitikk og verdigrunnlaget blir implementert Økt service og brukerfokus som sikrer rett kvalitet på våre tjenester Økt innsikt i strategisk tenkning omkring bruk av elektroniske verktøy i tjenesteproduksjon Vi er godt i gang med programmet, og har fått gode evalueringer på de siste samlingene. I tillegg til lederutviklingsprogrammet avholder vi en rekke interne kurs for våre ledere for å dyktiggjøre dem i lederrollen. Det er behov for å styrke ledelsesressursene eller administrative ressurser på de virksomheter og avdelinger som har et altfor stort lederspenn. Imidlertid er dette en ressursmessig utfordring i den økonomiske situasjon Alta kommune er i. Spørsmålet er da om vi i dag har lekkasjer ressursmessig fordi noen av våre ledere ikke har rammebetingelser til å utføre en god lederjobb. AMU vil først få saken til behandling etter at Administrasjonsutvalget har behandlet saken. AMU vil gjennomføre en tilnærmet lik prosess som de ulike arbeidsstedene skal gjøre i personalgruppa. Det innebærer at det kan komme forslag til endringer i fokusområder og tiltak i deres behandling av saken. Side 9 av 19
Sak 18/16 HOVEDTARIFFOPPGJØRET 2016 - ORIENTERING Saksbehandler: Hanne Kristine Molberg Arkiv: 512 Arkivsaksnr.: 16/3003 Saksnr.: Utvalg Møtedato 18/16 Administrasjonsutvalget 08.06.2016 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: A-RUNDSKRIV NUMMER 1-2016 INNSPILL TIL KS DEBATTHEFTE ELEKTRONISK URAVSTEMMING Bakgrunn: Forhandlingene ble åpnet med overlevering av krav og tilbud den 12. april 2016. Den 30. april 2016, kl. 04.00 anbefalte alle forhandlingssammenslutningene KS siste tilbud. Forhandlingsløsningen er anbefalt av KS sentralstyret. KS har bedt om at medlemmene avgir svar før den 30.05.2016 kl. 12.00. Etter klarsignal fra leder av Administrasjonsutvalget, har Alta kommune stemt ja på uravstemningen. Vedlagt følger kopi av A-rundskriv 1/2016 og Alta kommunes uttalelse på KS Debatthefte. Økonomiske konsekvenser: Lønnsoppgjøret er fremforhandlet innen en økonomisk ramme på 2,4 prosent. Dette er det samme som anslaget for årslønnsveksten i frontfaget. Det er ikke avsatt midler til lokale forhandlinger i 2016 i kapittel 4. For kapittel 3 og 5 gjennomføres forhandlinger som vanlig. Som en del av tariffoppgjøret 2016, er det også avtalt sentrale tillegg for 2017. Beregnet årslønnsvekstramme fra 2016 til 2017 er om lag 2,2 %. Side 10 av 19
Sak 18/16 I reguleringsbestemmelsen for 2. avtaleår (mellomoppgjøret 2017), er det lagt til grunn at det skal avsettes midler til lokale forhandlinger i HTA kapittel 4. Vurdering: Alta kommune kom med innspill på KS Debatthefte til KS Finnmark i januar med bl.a. følgende punkt: - Mulighet for å justere utilsiktede skeivheter på grunn av innføring av garantilønnssystem - Tariffoppgjøret bør prioritere ansatte/stillingsgrupper i gruppe 2 (fagarbeidere) og gruppe 3 (3årig høgskoleutdanning) - Ønsker at KS har mer opplæring og fokus på heltidskultur om hva som må til for å få bedre gjennomføringsgrad. - Behov for sentrale drøftinger om sykelønnsbestemmelser, hvor man arbeider for en harmonisering mellom Folketrygdlov og vårt avtaleverk. - Nærværsarbeid: Arbeidstakers plikt til medvirkning til kan presiseres gjennom avtaleverket. - KS må arbeide med forenkling av regelverk for pensjon, slik at ansatte lettere kan navigere i feltet. KS bør ta en evaluering av ordning med pensjonistavlønning. Innføring av garantilønnssystem i 2015 kan ha medført utilsiktede skeivheter. I år er det ikke avsatt midler til lokale forhandlinger for kapittel 4, noe som tilsier at vi ikke får muligheten til eventuelt å rette opp. Det er derimot åpnet opp for at flere ledere kan innplasseres i kapittel 3 og om Alta kommune velger å gjøre dette vil vi kunne regulere lønnsinnplasseringen. Det er opprettet ny lønnsramme for fagarbeidere med ytterligere fagutdanning, slik at de som passer inn i denne kategorien vil få lønnsuttelling for ekstrautdanning. Er et tydeligere fokus på «heltidskultur» og dette presiseres i tariffavtalen. Alta kommune arbeider med heltidskultur og retningslinjer for disse og vi føler vi går i samme retning som den nåværende ordlyden i avtalen. Andre endringer: - I punkt 8.2.2 er det tilføyd et nytt avsnitt som i noen grad begrenser retten til lønn under sykdom for arbeidstaker over 67 år. - Hovedtariffavtalens kapitler 4A, 4B og 4C er samordnet i ett felles forhandlingskapittel, hvor blant annet de lokale forhandlings-bestemmelsene har fått endret nummerering. - Justering av lønnssystemet kan medføre at det blir differensiering i avlønning mellom nytilsatt og nåværende personell. - Det er foretatt enkelte korrigeringer uten materielt innhold i vedtektene (vedlegg 4 og 5 til HTA). Den viktigste endringen inne-bærer at forsikringsgiver nå kan lage en egen utjevningsordning for bedriftskunder skilt ut som egne juridiske subjekter, som sysselsetter arbeidstakere med aldersgrense 60 år. Se forøvrig A-rundskriv 1/16 for ytterligere informasjon. Konklusjon: Side 11 av 19
Sak 18/16 Ut fra vår uttalelse før oppgjøret og innholdet i A-rundskrivet anbefalte Personalavdelingen at vår kommune stemmer ja til det anbefalte forslag. Praksis har vært at Administrasjonsutvalgets politiske medlemmer avgir stemme på vegne av Alta kommune. På grunn av kort tidsfrist for uravstemning og at Administrasjonsutvalget ikke skulle møtes før fristen, ble det i samråd med leder for Administrasjonsutvalget avgjort at Alta kommune stemmer «Ja» til meklingsmannens forslag. Uravstemning for Alta kommune ble gjennomført den 26.05.16 av ass.rådmann Målfrid Kristoffersen etter fullmakt fra rådmann Bjørn Atle Hansen. Side 12 av 19
Sak 19/16 OPPRETTELSE AV NY FASTLEGEHJEMMEL Saksbehandler: Kenneth Johansen Arkiv: 411 Arkivsaksnr.: 16/2874 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 71/16 Formannskapet 06.06.2016 19/16 Administrasjonsutvalget 08.06.2016 24/16 Hovedutvalg for helse- og sosial 31.05.2016 Administrasjonens innstilling: Alta kommune etablerer en ny fastlegehjemmel. Hjemmelen lokaliseres til Sentrum legepraksis, og utlyses snarest. SAKSUTREDNING: Bakgrunn: Kommunen har i følge fastlegeforskriften plikt til å skaffe fastlege til befolkningen. Forskriften inneholder også bestemmelser om at kommunen skal sørge for så god fastlegedekning at innbyggerne har mulighet til å bytte fastlege inntil 2 ganger i året. Alta har i flere perioder etter at fastlegeordningen ble innført for 15 år siden opplevd å ikke ha ledige plasser på fastlegelistene. Dette skyldes i hovedsak to forhold. Det ene er befolkningsveksten, som for Alta kommune er så stor at den alene krever et nytt fastlegeårsverk hvert tredje til fjerde år. Det andre er at fastlegene opplever en stadig større arbeidsmengde knyttet til hver enkelt pasient som følge av økende etterspørsel etter erklæringer, dokumentasjon o.l., samt at samhandlingsreformen medfører at stadig mer kompliserte tilstander behandles i primærhelsetjenesten. Dette har over år gitt en gradvis reduksjon i antall pasienter på hver enkelt leges fastlegeliste. Alta kommune har som følge av dette opprettet nye fastlegehjemler med noen års mellomrom. Pr 27. mai 2016 er det 20.421 personer på de 24 fastlegelistene (4 av fastlegene har delte hjemler) i Alta. Det er null tilgjengelige plasser i Alta kommune pr dato. Vi har altså påny kommet til et punkt der det ikke er ledige plasser på listene hos fastlegene i Alta, samtidig som flere leger har signalisert ønske om å redusere sine pasientlister. Det er ikke realistisk at de fastlegene som er i Alta kan øke sin arbeidsmengde. For kommunen er Side 13 av 19
Sak 19/16 det ønskelig med ledig listekapasitet tilsvarende minst 5% av befolkningen eller 1000 plasser for å gi befolkningen reell mulighet til å bytte fastlege. Høring/merknader: Lokalt samarbeidsutvalg (LSU) har i følge fastlegeforskriften uttalelsesrett i saker som angår oppretting av nye legehjemler. LSU i Alta består av representanter for de fire legesentrene, samt rådmann, kommunalleder, kommuneoverlege, virksomhetsleder helse, og hovedutvalgsleder HUHS. LSU har ønsket etablering av en ny fastlegehjemmel ved Sentrum legepraksis. I møte i lokalt samarbeidsutvalg 18. april 2016 signaliserte rådmannen at sak om ny fastlegehjemmel ville bli fremmet for politisk behandling i løpet av mai 2016. Økonomiske konsekvenser: Sentrum legepraksis ble etablert i nye lokaler tidlig i 2016. Her er det etablert ett ekstra legekontor for å ha kapasitet til å inkludere en ny fastlege når det forutsette behovet kom. Kostnadene knyttet til leie av dette tomme kontoret påhviler Alta kommune. Ved etablering av en ny fastlegehjemmel, og tilsetting av lege i denne, vil utgiftene til husleie bortfalle for kommunens del, og tilfalle den nye legen. Kommunen vil inngå avtale med en eventuell ny lege, på lik linje med de øvrige kommunale legesentrene om drift av legesenter. Avtalen vil innebære at legene betaler det samme til Alta kommune som øvrige leger ved Sentrum legepraksis for arealer, utstyr, personell og øvrig drift av andel av legesenteret. Avtalene innebærer ikke full kostnadsdekning for kommunen, men er framkommet som følge av forhandlinger mellom legegruppen og kommunen. For Sentrum legepraksis ligger den enkelte fastleges kostnader på om lag 630.000 pr år. Ingen av de tre andre legesentrene i Alta har kapasitet til å ha flere leger enn i dag. Fastlegeforskriften gir kommunen anledning til å tilplikte fastlegene kommunal bistilling på inntil 20 %. Forutsatt at kommunen benytter denne muligheten gir dette en merkostnad for kommunen. Samlet kommunal kostnad for lønn og permisjonsrettigheter ligger i størrelsesorden 200.000 kr. Øvrige inntekter til legen kommer hovedsakelig fra egenandeler og refusjoner fra Helfo. Kostnader til legevakt påvirkes ikke av antall leger som er inkludert i vaktturnusen. Vurdering: Administrasjonens vurdering er at Alta kommune må opprette en ny fastlegehjemmel for å tilby befolkningen det tilbudet som kommunen er pliktig til å ha. Hjemmelen bør lokaliseres til Sentrum legepraksis der kommunen allerede betaler kostnadene for et legekontor til formålet. Side 14 av 19
Sak 20/16 OPPRETTELSE AV NY TURNUSLEGESTILLING Saksbehandler: Kenneth Johansen Arkiv: 410 Arkivsaksnr.: 16/2875 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 72/16 Formannskapet 06.06.2016 20/16 Administrasjonsutvalget 08.06.2016 25/16 Hovedutvalg for helse- og sosial 31.05.2016 Administrasjonens innstilling: Alta kommune etablerer en fjerde turnuslegestilling. Stillingen tilstrebes besatt så snart som mulig. SAKSUTREDNING: Bakgrunn: Alta har vært læringsarena for turnusleger i svært lang tid. De tre turnuslegene er lokalisert på legepraksisene Sentrum, Byhagen og Nordlys, mens Elvebakken legesenter ikke har turnuslege. Det har gjennom flere år vært et ønske fra legene i Alta om å opprette en fjerde turnuslegestilling. Saken har vært diskutert i lokalt samarbeidsutvalg (LSU) mellom fastlegene og Alta kommune ved flere anledninger de senere årene. Administrativt har det vært vanskelig å etablere en ny turnuslegestilling av hensyn til kostnadene knyttet til dette. Imidlertid er det nå flere faktorer som gjør at administrasjonen tilråder etablering av en fjerde turnuslegestilling: - Alta kommune har fire legesentre og tre turnusleger. Turnuslegene bidrar til å avlaste fastlegene på sentere ved at de bidrar til praksisens samlede arbeidskapasitet, herunder pasientkonsultasjoner, fraværsdekning, avhjelping av reseptskriving, papirarbeid og annet. Det vil i tillegg bli flere leger å fordele kostnadene ved det enkelte senter på. Turnuslegene utgjør et viktig rekrutteringspotensiale, for det enkelte legesenter spesielt, men også for Alta kommune som sådan. En fjerde Side 15 av 19
Sak 20/16 turnuslege gir mulighet for større likhet mellom legesentrene, ved at antall turnusleger svarer til antall legesentre. - Alta kommunes organisering av daglegevakt betinger tilgang på turnusleger. Det er alltid en av turnuslegene som arbeider på legevakta på dagtid, altså har daglegevakt. Bruk av turnuslege på daglegevakta er relativt kostnadsnøytralt for kommunen, da turnuslegene er fastlønnet. Uavhengig av antall turnusleger i Alta er det ett turnuslegeårsverk som fordeles mellom turnuslegene til daglegevakt. Ordningen med hyppig daglegevakt for turnuslegene (p.t. 3-delt), er gunstig på den måten av turnuslegene blir kjent med og får veiledning av mange ulike veiledere, og de får stor erfaring i akuttmedisin. Ulempen med at tredjedelen av turnustida tilbringes på daglegevakt, er at det blir mindre av vanlig allmennlegepraksis i løpet av turnusperioden. Med fire turnusleger vil tiden på daglegevakt reduseres til en fjerdedel av turnustida, og ordinær allmennlegeaktivitet økes tilsvarende. - Turnuslegene utgjør samlet en stor arbeidskapasitet for Alta kommune, og bidrar til å avlaste øvrige fastleger og legesentre. De inngår i ordinær legevaktturnus, og bidrar til å avlaste fastlegene også med tanke på vakthyppighet. Administrasjonen har fått klare signaler fra fastlegene i Alta om stort og økende arbeidspress. - Det kan ses som et ansvar for kommunene å delta i utdanningen av leger og andre fagfolk. Turnusstillinger er en forutsetning for å utdanne leger. Alta kommune har over en fjerdedel av Finnmarks befolkning, men utdanner en langt lavere andel av fylkets turnusleger. Alta kommune satser på utdanning av bl.a. leger, dette gjenspeiles også i kommunens partnerskap med Universitetet i Tromsø. Prosjektet regionalisering av medisinstudiet, medfører at Alta vil få medisinstudenter på fast basis. Det anses ofte gunstig for organisasjoner og personell å delta i utdanningsaktiviteter, i tillegg til at det bidrar direkte til rekruttering. - LSU diskuterte en fjerde turnuslegestilling 18. januar 2016 og 18. april 2016. Ved første møte ble det gitt innspill fra legegruppen om at man ønsket en fjerde turnuslegestilling lokalisert til Elvebakken legesenter, og ved møtet i april ble det fra rådmannen sagt at administrasjonen ville lage sak til politisk behandling av en fjerde turnuslegestilling i løpet av mai. Høring/merknader: Lokalt samarbeidsutvalg (LSU) har i følge fastlegeforskriften uttalelsesrett i saker som angår oppretting av nye legestillinger/-hjemler. LSU i Alta består av representanter for de fire legesentrene, samt rådmann, kommunalleder, kommuneoverlege, virksomhetsleder helse, og hovedutvalgsleder HUHS. LSU har ønsket etablering av en fjerde turnuslegestilling, jfr ovenstående. Side 16 av 19
Sak 20/16 Økonomiske konsekvenser: Turnuslegeordningen innebærer en netto utgift for Alta kommune. Omtrentlig kostnad pr årsverk (inntekter og utgifter vil variere noe mellom sentrene og mellom leger): Utgifter: Lønnsutgifter og praksiskostnader: Inntekter: Kompensasjon fra staten for turnuslegeutdanning: Inntekter egenandeler/refusjon fra pasientbehandling: 1,25 mill 0,25 mill 0,50 mill Samlet nettokostnad for et turnuslegeårsverk er i størrelsesorden 0,5 mill kroner. Vurdering: Administrasjonen vurderer at det er behov for en fjerde turnuslegestilling i Alta. Side 17 av 19
Sak 21/16 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER Saksbehandler: Gro Anita Parken Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/16 Administrasjonsutvalget 08.06.2016 Administrasjonens innstilling: Administrasjonsutvalget godkjenner utlysning av følgende stilling: Logoped Barne og ungetjenesten, Avd PPT SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjema for vurdering av utlysning Tjenesteområde: Oppvekst og kultur Virksomhet: Barne og ungetjenesten, Avd PPT Stilling: Logoped 100 % fast stilling Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den 14.12.15. Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. Side 18 av 19
Sak 21/16 c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 19 av 19