SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Administrasjonsutvalget har møte. den kl. 10:00. i møterom Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Administrasjonsutvalget har møte den kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 25/16 16/3734 BUDSJETTDRØFTINGER /16 16/159 ERKJENTLIGHETSGAVER - REVISJON AV REGLEMENT 27/16 16/745 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER 28/16 16/3790 REGNSKAPSRAPPORT 1. HALVÅR 2016 Orienteringer: Velkommen ny leder personalavdelingen Nærvær v/nærværsteamet Stillingsoversikt Vi vil / sosiale tiltak v/nærværsteamet Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 11 Alta, Torfinn Reginiussen Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 25/16 BUDSJETTDRØFTINGER 2017 Saksbehandler: Monika Olsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 16/3734 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Økonomiutvalget /16 Administrasjonsutvalget /16 Hovedutvalg for oppvekst og kultur /16 Hovedutvalg for helse- og sosial /16 Hovedutvalg for næring,drift og miljø Administrasjonens innstilling: Saken legges frem for drøfting SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Budsjettdrøftingsnotat 2017 Andre saksdok.: Budsjett og økonomiplan med handlingsdel Regnskap og årsmelding kvartalsrapport 2016 Kommuneproposisjonen 2017 Bakgrunn: I vedlagte budsjettdrøftingsnotat fremkommer en del økonomiske analyser av tjenesteproduksjonen i Alta kommune. Analysene gir et godt bilde av de politiske prioriteringene som er gjort de siste årene. Alta kommune bruker mer penger enn vi objektivt sett burde sammenlignet med landsgjennomsnittet (korrigert for ulikheter i utgiftsbehov) på: Pleie og omsorg, grunnskole og kommunehelse Analysene viser videre at vi har et betydelig teoretisk innsparingspotensial sammenlignet med de kommunene som vi har valgt å sammenligne oss med. Det er imidlertid viktig å ikke ta disse analysene som absolutte sannheter. Sammenligningene gir grunnlag for refleksjoner over Side 3 av 11

4 Sak 25/16 egne prioriteringer. Vi har i dag god kunnskap om egen tjenesteproduksjon, og på hvilke områder vi skiller oss ut (driver dyrere). Administrativt er budsjettprosessen for 2017 kommet langt, slik at utfordringsbildet for å komme i mål er avklart. Det som gjenstår er å finne de konkrete tiltakene som vil gi et akseptabelt netto driftsresultat. I kommuneplanen har vi satt oss et mål om å ha et netto driftsresultat på 2 % over tid. Vi er ikke der i dag, og det vil bli en stor utfordring å nå dette målet i økonomiplanperioden. Alta er en kommune i vekst. Vi har økte behov innenfor tjenesteproduksjonen, vi tilrettelegger for næringsutvikling samt at investeringsbudsjettet er ekspansivt de kommende årene. Dersom kommunen skal klare å holde seg «flytende», må vi iverksette nødvendige tiltak både på inntektssiden og utgiftssiden. Etter rådmannens vurderinger ligger mulighetsrommet innfor følgende områder: Eiendomsskatt o Dersom vi øker eiendomsskatten på verker/bruk til 7 promille vil det gi 9 mill. og boliger fra 2 til 4 promille 18,4 mill. o Det skal i løpet av 2018 gjennomføres ny taksering av alle eiendommer i kommunen. Rådmannen forutsetter at dette vil gi ca. 30 mill. i økte eiendomsskatteinntekter fra Netto driftsresultat o Det er mulig å redusere netto driftsresultat i 2017 til 0,8 %. Det vil gi 10 mill. mer til drift. Omstillingstiltak o I prosessen så langt ligger det inne 29 mill. i MÅ tiltak. Dette er driftstiltak som enten allerede er iverksatt eller som kommer i 2017 på bakgrunn av politiske vedtak. o Tjenesteområdene har til sammen kommet med omstillingstiltak på 22 mill. Dette arbeidet er foreløpig ikke ferdigstilt fra rådmannens side. Det må tas noen flere runder på dette området, slik at totalsummen økes. Strukturendringer o I forbindelse med bygging av nytt omsorgssenter vil det fra 2020 komme store strukturendringer innen pleie- og omsorg. Det planlegges for samme omlegging innen bistandsavdelingen o Den samme strukturendringen må komme innenfor grunnskole. Rådmannen har synliggjort en effekt av denne strukturendringen fra 2018 Ta bort tilbud/tjenester o En mulighet som så langt ikke er synliggjort i drøftingsnotatet er å ta bort tilbud. Dersom det skal være mulig å få til et netto driftsresultat på 2 % i snitt i økonomiplanperioden må tilbud tas bort. Dette vil være en krevende prosess, og må vurderes opp mot de andre nevnte tiltakene. Drøftingene frem mot endelig budsjettvedtak i desember må ta utgangspunkt i disse utfordringene. Side 4 av 11

5 Side 5 av 11 Sak 25/16

6 Sak 26/16 ERKJENTLIGHETSGAVER - REVISJON AV REGLEMENT Saksbehandler: Kirsten Brita Toft Arkiv: 455 &00 Arkivsaksnr.: 16/159 Saksnr.: Utvalg Møtedato 26/16 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Forslag til nytt reglement for erkjentlighetsgaver godkjennes. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Reglement for erkjentlighetsgaver Som en del av budsjettkuttet, i budsjettbehandlingen for budsjett 2016 økonomiplan , ble bevilgningen til erkjentlighetsgaver tatt bort, årlig beløp kr ,-. Som oppfølging av budsjettvedtaket, ble det vedtatt nytt reglement for erkjentlighetsgaver, i administrasjonsutvalget i sak 1/16. I det gamle reglementet, før budsjettbehandlingen for 2016, sto følgende formuleringer: 1. Arbeidstakere med 25 års tjeneste i Alta kommune tildeles blomster og gave/gavekort inntil kr 5.000,- 2. Arbeidstakere som har oppnådd pensjonsalder eller som ved fratreden har lang tjeneste bak seg, tildeles pengemessig erkjennelse som følger: a) Etter minst 30 års tjeneste kr 3.000,- b) Etter minst 35 års tjeneste kr 4.000,- c) Etter minst 40 års tjeneste kr 5.000,- I tilfelle arbeidstaker dør før oppnådd pensjonsalder, og samtidig fyller noen av ovenstående vilkår, tildeles ektefelle/samboer beløpet. Kommunestyremøtet 21. juni 2016 fattet følgende vedtak: Alta kommune gjeninnfører erkjentlighetsgave til ansatte som har tjenestegjort i 25 år i kommunen. Det avsettes kr til formålet som dekkes via bufferfondet i 2016 og innarbeides i budsjett fra Forslaget vedtatt enstemmig. Dette medfører at pkt.1 i det gamle reglementet gjeninnføres. Side 6 av 11

7 Sak 27/16 GODKJENNING UTLYSNING AV STILLINGER Saksbehandler: Gro Anita Parken Arkiv: 404 &18 Arkivsaksnr.: 16/745 Saksnr.: Utvalg Møtedato 27/16 Administrasjonsutvalget Administrasjonens innstilling: Adm.utvalget godkjenner utlysning av følgende stilling: Tjenesteområde: Helse og sosial Virksomhet: Bistand, avd Psykiatri og rus Avdelingsleder for Psykiatri- og rustjenesten Fast 100% stilling SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Skjema for vurdering av utlysning Bakgrunn: Se vedlegg. Saken legges frem på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i forbindelse med budsjettbehandling den Adm.utvalget har vedtatt følgende prosess for behandling: 1. Den enkelte virksomhetsleder legger fram vurdering av stillinger man ønsker lyst ut overfor sin kommunalleder/ass.rådmann. a. Vurderingen skal være skriftlig og ført inn på skjema nederst i denne rutinen. b. Det redegjøres og begrunnes jfr for årsak/behov for at stillingen skal lyses ut, herunder faglige/driftsmessige vurderinger. Side 7 av 11

8 Sak 27/16 c. Det redegjøres for økonomisk konsekvens ved å tilsette eller ikke, samt om stillingen ligger dekket i gjeldende budsjett eller ei. 2. Kommunalleder/ass.rådmann avgjør om man ønsker denne lyst ut eller ikke. Der man ønsker utlysning, legges saken fram for rådmannen med anbefaling om utlysning. 3. Rådmannen avgjør i sitt ukentlige ledermøte om det anbefales overfor adm.utvalget om stilling lyses ut. I de tilfeller man ender opp med å ikke lyse ut, har respektiv kommunalleder/ass.rådmann ansvaret for å orientere virksomhetsleder. 4. Rådmannen ved personalavdelingen sørger for at det fremmes saksfremlegg overfor adm.utvalget i de tilfeller det anbefales utlysning. a. Saksfremlegget skal kun inneholde skjema fra rådmannen. 5. Utlysninger foretas etter godkjenning i adm.utvalget. a. Adm.utvalget tar selv stilling til hvor ofte de behøver og møtes, og hvordan vedtak fattes og formidles til rådmannen. 6. Tilsettingsprosessen foretas for øvrig som normalt i tråd med lov- og avtaleverk. 7. Budsjett- og innkjøpsavdelingen skal ha løpende orientering om status etter vedtak som fattes, og følger opp de økonomiske sidene i vedtakene. Side 8 av 11

9 Sak 28/16 REGNSKAPSRAPPORT 1. HALVÅR 2016 Saksbehandler: Bjørn-Atle Hansen Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 16/3790 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret / Formannskapet /16 Administrasjonsutvalget / Hovedutvalg for næring,drift og miljø / Hovedutvalg for oppvekst og kultur / Hovedutvalg for helse- og sosial Administrasjonens innstilling: Kommunestyre tar regnskapsrapport 1. halvår 2016 til etterretning. Kommunestyret forutsetter at tjenesteområdene Oppvekst/kultur og Drift/utbygging regnskapsmessige minimum kommer ut i balanse ved årets slutt. Kommunestyret viser til innstramningstiltakene som ble vedtatt i forbindelse med behandlingen av regnskapsrapport 1/2016. Disse tiltakene videreføres og forsterkes. Det innføres ansettelsesstopp med umiddelbar virkning ut Eventuelle unntak behandles av Administrasjonsutvalget. Det iverksettes ingen nye driftstiltak resten av året. Unntaket er prosjekt/tiltak som har utlukkende ekstern finansiering. Hovedutvalgene i samarbeid med kommunallederne må ha fokus på innsparingstiltak resten av året innen sine respektive ansvarsområder. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Regnskapsrapport 1 halvår 2016 Side 9 av 11

10 Sak 28/16 Bakgrunn: Netto budsjett/regnskap pr. tjenesteområde Tjenesteområde Regnskap Forbr i % KorrBud 2016 OpprBud 2016 Regnskap Regnskap 2015 Sum inntekter ,1 % Sum utgifter ,3 % POLITISK VIRKSOMHET ,2 % Sum inntekter ,6 % Sum utgifter ,2 % RESERVER ,4 % Sum inntekter ,7 % Sum utgifter ,3 % FELLESTJENESTENE ,3 % Sum inntekter ,2 % Sum utgifter ,4 % SAMFUNNSUTVIKLING ,0 % Sum inntekter ,8 % Sum utgifter ,6 % OPPVEKST OG KULTUR ,6 % Sum inntekter ,2 % Sum utgifter ,9 % HELSE- OG SOSIAL ,7 % Sum inntekter ,3 % Sum utgifter 146 5,3 % NÆRINGSFONDS ,8 % Sum inntekter ,4 % Sum utgifter ,6 % DRIFT- OG UTBYGGING ,3 % Sum inntekter ,7 % Sum utgifter ,2 % SELVKOSTOMRÅDET ,1 % Sum utgifter ,5 % REVISJONEN ,5 % Sum utgifter ,9 % HAVNEVESEN ,9 % Sum utgifter ,0 % KIRKELIG FELLESRÅD ,0 % Sum inntekter ,1 % Sum utgifter ,0 % SKATTER OG RAMMETILSKUDD ,2 % Sum inntekter ,2 % Sum utgifter ,9 % RENTER OG AVDRAG ,6 % Sum inntekter ,0 % TIDL.ÅRS MER-/MINDREFORBRUK ,0 % Sum inntekter 0 0,0 % Sum utgifter 356 1,7 % FONDS 356 1,7 % Sum inntekter ,0 % AVSKRIVNINGER ,0 % Sum utgifter 0 0,0 % ÅRETS DRIFTSRESULTAT 0 0,0 % Sum driftsinntekter Sum driftsutgifter ( ) 52,3 % ( ) ( ) ( ) ( ) ,7 % Side 10 av 11

11 Sak 28/16 Rådmannens kommentarer: Regnskapsrapporten pr. 1. halvår 2016 viser at Alta kommune kan styre mot et merforbruk i år på ca 20 mill. Dette er samme prognose som etter 1. kvartal. Det er tjenesteområdene helse/sosial og oppvekst/kultur som i hovedsak rapporterer om merforbruk. Rådmannen forventer imidlertid at tjenesteområdene oppvekst/kultur og drift/utbygging vil gå i minimum balanse ved årets slutt. Hovedutfordringen er tjenesteområdet helse/sosial, hvor kostnadsutviklingen er bekymringsfull. Tjenesteområdet melder et større merforbruk i forhold til rapporten etter 1. kvartal. Det er spesielt vikarbruken og nye ressurskrevende brukere som er hovedforklaringen til merforbruket. For å forbedre regnskapssituasjonen frem mot årsslutt må det iverksettes tiltak som blir merkbar i organisasjonen. De tiltakene som ble vedtatt i regnskapsrapport 1/2016 må forsterkes og følges ytterligere opp. Kommunallederne må ha særskilt fokus på vikarbruken, og stramme ytterligere inn på dette området. Vikarbruken henger i tillegg nøye sammen med kommunens lave nærvær. Dersom nærværet går opp, vil vikarbruken automatisk gå ned. Det er Helse/sosial som naturlig nok er største bruker av vikarer (turnus), og som samtidig har lavest nærvær. Dette er en kostbar kombinasjon. Etter rådmannens vurdering må det nå innføres en generell ansettelsesstopp ut året. Unntak fra denne hovedregelen er det kun Administrasjonsutvalget som kan innvilge. Det innføres i tillegg ingen nye driftstiltak resten av året. Unntaket er prosjekt/tiltak som har utelukkende ekstern finansiering. Det finnes imidlertid noen positive trekk i halvårsrapporten. På makronivå så øker inntektene mer enn utgiftene. Totalt øker driftsutgiftene med 35,8 mill, mens driftsinntektene øker med 71,9 mill. Dette kan gi håp om å komme ut i balanse ved årsslutt. Landsskatteveksten viser i tillegg en positiv utvikling. Det kan ligge ei oppside her. Alta kommune har et premiefond i KLP som for tiden er på 104 mill. Rådmannen vil vurdere å bruke av dette fondet til å betale 3. og 4. termin til KLP. Dette vil ikke gi noen resultatmessige konsekvenser, men vil bidra til å forbedre kommunens likviditet samt redusere fremført premieavvik. Dersom det gjennom rådmannen, de ansatte, fagforeningene og politisk gjennomføres en felles «dugnadsinnsats» resten av året, skal det være mulig å komme ut av 2016 i regnskapsmessig balanse. For nærmere analyser og kommentarer fra de enkelte tjenesteområdene vises det til regnskapsrapporten. Side 11 av 11