Myra, 20.06.2017 Styreperioden 2016-2018 Protokoll fra styremøte nr. 9/2016-2018, torsdag 15.06.2017 på klubbhuset til Hisøy IL, Kolbjørnsvik Tilstede var: Kirsten Borge Marte Bentzen Fossestøl Anne Blakstad Gunnar Høygilt Ellen Dahl Svein Lien Forfall: Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Haakon Nipe Siri Marie Gundersen Inge Roppen Styreleder Nestleder og møteleder 1. varamedlem 2. varamedlem Org.sjef 3. varamedlem Sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 75 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr 9-2014-2016 og referatet fra møte nr 8-2016-2018 godkjent. Signaturer utføres på neste møte Sak 76 (B): Omvisning og presentasjon av Hisøy Idrettslag v/leder Jon Solli I vår rekke av besøk til ulike idrettslag i kretsen, besøkte vi Hisøy IL. Vi fikk en omvisning på anlegget ved Kolbjørnsvik Skole og ved Fortet på Sandviga. To fantastiske anlegg som er utviklet av klubben, og eies av klubben uten gjeld. Leder Jon Solli representerte klubben under omvisningen
Side 42 26/6 2017 Omvisning og presentasjon av klubben tas til orientering Sak 77 (A): Plassering av overskuddslikviditet. Presentasjon av Sparebanken Sør Dagens rentenivå gir oss svært liten avkastning på vår overskuddslikviditet. Kan vi finne gode løsninger for å plassere deler av kapitalen slik at vi får en høyere avkastning uten for stor risiko? Presentason av ulike øsninger ved Kristian Thorbjørnsen, Sparebanken Sør. Saken utsettes pga forfall fra representanten fra Sparebanken Sør Sak 78 (B): Referat og orienteringssaker 51/17 03.05: Seminar OLT Sør m/utdeling av Sparebanken Sør Idrettsstipend. Svein 52/17 11.05: GF Atletica. Anne 53/17 12-13.05: Ledermøte NIF, Bodø. Kirsten og Svein 54/17 30.05: Årsmøte Lillesand IR. Svein 55/17 01.06: Joakim Wagevid Svendsen opptatt på Yngre Ledere i NIF 56/17 07.06: Møte i referansegruppen i NIF for utarbeidelse av spillemiddelsøknaden. Svein 57/17 08.06: Veiledersamling AAIK/VAI. Stein og Svein + veiledere 58/17 Status AS 365 59/17 Status ApD 60/17 Status OLT Sør (egen sak) 61/17 Status jubileumsbok (egen sak) 62/17 Referat fra Ungdomsutvalget. Marte 63/17 Status deltakelse på Arendalsuka 2017. Egen sak 64/17 Status ansatte 65/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. 66/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 51/17 til 66/17 tas til orientering. Kommentar 65/17: Legge inn at Granes damelag rykket opp i 1. div Sak 79 (A) Regnskap pr 31.05.2017 Gjennomgang av regnskap pr. 31.05.1017. Avviksoversikt Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr 31.05.1017: Totalresultat: 1 920 989 Budsjett: 1 551 092 2016: 1 213 302
Side 43 26/6 2017 Avdeling Dr.res Budsjett Diff 2. Hovdenleiren -63-20 -43 2. Idrettsleiren 730 801-71 3. Regnskap 106 46 60 6. APD 1003 413 590 7. AS365-27 -31 4 8. Jubileumsbok (Mgl innbet fra AAFK 75') 39 265-226 TOT 1788 1474 314 1. Basis 217 110 107 5. Kurs/utdanning -85-32 -53 TOT 132 78 54 Alle avd 1920 1552 368 AVVIK IFT BUDSJETT pr 31.05.2017 Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 3215 Regnskapstj Flere kunder 14 3400 Tilsk AAFK Sen innbet boktilskudd -250 3403 Tilskudd kommuner Høyere innbet fra kommuner 29 APD: Kirken Bym. Tidlig innbet 120', lavere 3404 Tilskudd andre tilskudd leirene -47 120 3446 Tilskudd NIF komp.tilskudd Sen innbetaling+ lavere tilskudd enn budsj -40-60 3920 Deltakeravg Høyere delt.ant APD 192 3985 Gaver Bok: Tidlig innbet Valle Sp.b 25 3995 Fakt.gebyr APD + Idr.leir 15 Div Div småbeløp summert -9 TOT inntekter -11 163-174 Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett 163 000 Kto kostnader Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt -106 7450 Tilskudd særkretser Tidlutbet AABIK 127 7460 Tilskudd andre Sen overføring til Idrettsgalla Sør -75 6422+6420 IT Programutvikling ikke ferdig/fakturert -70 6540 Inventar Sen innkjøp av møteromsutstyr -69 6780 Selvst næringsdr Kommunikasjonsplan. Jobb delvis ferdig -60 6860 Møter/kurs Budsjettert likt pr mnd, fakt ulikt -17 7099+7101+45+60 Reiser Budsjettert likt pr mnd - fakturert ulikt -51 7600 Oppholdsutgifter Overforbruk H.leiren. Nytt sted 42 7614 Leie lokaler/utstyr APD periodisering - for høyt budsjett -61 Div Div småbeløp summert -18 TOT kostnader -358-143 -215 Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett -143 000 Reell driftsøkonomisk situasjon i forhold til budsjett -306 000 Finansinntekter/overføringer 0 Reell total-økonomisk situasjon i forhold til budsjett inkl finans -306 000
Side 44 26/6 2017 Vedtak: Regnskap pr 31.05.2017 tas til etterretning. Sak 80 (A) Kommunikasjonsplan for AAIK. Presentasjon Adm har de siste to månedene arbeidet med en ny kommunikasjonspålan sammen med Fred A Asdal. Forslag til denne er nå klar og presenteres i styremøtet Vedlegg 80-1 Saken utsettes til neste møte pga mange forfall til møtet Sak 81 (A) Arendalsuka. Program og engasjement fra oss og NIF AAIK blir engasjert under Arendalsuka med to stands. 1. Aktiv På Dagtid vil ha en del der de gjør seg synlig og rekrutterer nye medlemmer 2. AAIK/NIF organiserer den andre, og vi er i dialog med NIF ang noe aktivitet samt div materiell Det ønskes en diskusjon i møtet hvordan vi i praksis kan fremme NIF og AAIK på en best mulig måte AAIK følger opp behovet for materiell fra NIF. Tom Tvedt forespørres om forventning ved besøket 26. juni Sak 82 (A) Talent- og toppidrettsmidene for 2017. Innstilling Årets talent- og toppidrettsmidler skal være fordelt innen utgangen av juni, og søknadsfristen var 5. juni. Adm har innen møtestart foretatt innstilling til fordeling, og denne blir om ønskelig forelagt i møtet Styret overlater til adm å beslutte endelig tildeling Sak 83 (A) Sammenslåingsprosessen med VAI Under forutsetning av Stortingsvedtak, skal VAI og AAIK slås sammen fra 1.1.2020. I prosessen er det viktig at kretsene forhandler deg frem til gode løsninger for begge parter, og spesielt for våre
Side 45 26/6 2017 ansatte. Det bør settes ned en forhandlingsgruppe fra hver krets som sammen starter prosessen ila høsten 2017. Adm sjekker med VAI ift et forslag om å velge tre personer fra hver idrettskrets til et forhandlingsutvalg. Org.sjefene blir med som administrativ hjelp med tale- og forslagsrett. Sak 84 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til Strenegereid IL jubileumsfest Siri stiller på vegne av AAIK Sak 85 (A) Møtedatoer ut 2017 Møtedatoer ut 2017 + første i 2018 Tirsdag 19. september, onsdag 25. oktober, onsdag 29. november, tirsdag 16. januar Sak 86 (A/B) Eventuelt 86-1 Mentorprogram i NIF NIF har invitert til et mentorprogram for damer som er i ledende posisjoner i Norsk Idrett, både som deltakere og som mentorer. Vi søker om at Marte blir deltaker på mentorprogrammet 86-2 Anbefaling fra AAIK og VAI vedr finansieringsstøtte fra begge fylkeskommunene til Sørlandet Hoppsenter. Org.sjef ber VAI om en samlet anbefaling fra begge idrettskretsene
Side 46 26/6 2017 Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder