Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: 06.06.2017 Tidspunkt: 14:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 73 97 20 00, e-post: postmottak@malvik.kommune.no. Møtesekretær innkaller vararepresentanter Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Ingrid Aune leder Sissel Langås sekretær 1
Saksliste Utvalgssaksnr Innhold Arkivsaksnr Side Referatsaker RS 3/17 Referat AMU 23. mars 2017 - korrigert 2017/345 4 Saker til behandling PS 6/17 Sykefraværsstatistikk tom. april 2017 2017/1951 8 PS 7/17 Oversikt fra stillingsbanken - ufrivillig deltid 2015/2078 11 2
Referatsaker RS 3/17 Referat AMU 23. mars 2017 - korrigert 3
Personal og stab Møtereferat Til stede: Forfall: Referent: Dato: 07.04.2017 Martin Mogensen (BHT), Ellen Forseth (HVO), Torbjørn Sæterhaug (HTV), Helle Eggen (HTV), Tone Østvang, Randi Rasmussen, Christine Elveland Wenche Koa, Ester Sandtrø Christine Elveland Gjelder: Referat AMU 23. mars 2017 Sak: 2017/345-3 Møtetid: Kl. 08:30 11:00 Møtested: Kantina Sak Innhold Tidsfrist Ansvar 1 Referatet fra møte 19.01.17 Vedtak: Referatet godkjennes. 2 Årsrapport fra hovedverneombudet. Vedtak: Rapporten tas til orientering. 3 Årsrapport fra bedriftshelsetjenesten. - Behov for lik praksis - De enkelte enheter må ha sitt eget HMS-system - Behov for rutiner (eks. mobbing på arbeidsplassen) Fra rapporten: «Fordeling på individrettet og systemrettet aktivitet Av de timer er 86 timer registrert som individrettet aktivitet og 175,5 timer registrert som systemrettet aktivitet tilsvarende 67 % av totalt tidsforbruk. Bedriftshelsetjenesten Trondheim anbefaler at ca. 70-80 % av samlet tid brukes til systemrettede aktiviteter. Systemrettede aktiviteter er oftere forebyggende.» Vedtak: Rapporten tas til orientering med følgende merknad: AMU ønsker en endring i rapporten som synliggjør hva som er systemrettet og individrettet aktivitet gjerne i 4
søylediagram. 4 Årsrapport fra rådmannen (HMS-rapport 2016). Status HMS-rapport fra virksomhetene: Rapporten viser at det er god aktivitet i alle HMS- gruppene. Alle har verneombud, og disse har skolering. Ledelsen orienterer om at opplæringa av lederne skal styrkes i 2017. Det er registrert en økning i skader påført av tjenestemottaker. Det legges et AMU-møte til de to utsatte virksomhetene med deres HMS-grupper, virksomhetene inviteres til å beskrive typer skader og hvordan HMS-arbeidet gjennomføres. Vedtak: Rapporten tas til orientering med de merknader som kom fram i møtet. 5 Nærvær og statistikk Rapportering 2016 og januar 2017. Sykefravær i 2016 tilsvarer 2015. Tallene viser ikke økning pga omstilling. Lederteam har tatt med seg AMUs innspill om å rette oppmerksomheten dit fraværet er størst. Vedtak: Sykefraværsstatistikken tas til orientering med de merknader som kom fram i møtet. 6 Rapport omstilling. Vedtak: Rapporten tas til orientering. 7 Eventuelt: Bjørn Mæhre, Eiendomsservice orienterer om rehabiliteringen av YMS: Bygget fra 50-tallet, siste byggetrinn 70-tallet. Er brukt miljøskadelige materialer, herunder asbest. Har engasjert Næringsbygg/Multiconsult for miljøkartlegging av bygget. Kartlegginga ble utført 16.3. Støvprøvene er rene, dvs. uten asbest. Betong, murstein og treverk kan fjernes uten spesielle tiltak. Miljøsaneringsbeskrivelse kommer ila inneværende uke. Byggeplassen vil bli stengt i ei uke mens miljøsaneringa pågår. Side 2 av 2 5
Vil berøre ansatte med arbeidsplass i bygget. Bør avklares om hele bygget skal stenges. Helsedirektoratets brev om kartlegging av vold og trusler: Kommunen skal bidra til direktoratets kartlegging av omfang av vold og trusler mot helsepersonell og medpasienter, samt hvordan helsetjenestens arbeidsgivere ivaretar beredskap for forebygging og håndtering av vold og trusler som del av HMS-arbeidet. Frist tilbakemelding: 28. april 2017. Side 3 av 3 6
Saker til behandling PS 6/17 Sykefraværsstatistikk tom. april 2017 7
Arkiv: Arkivsaksnr: 2017/1951-1 Saksbehandler: Ikke fordelt til saksbehandler Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 6/17 06.06.2017 Sykefraværsstatistikk tom. april 2017 Rådmannens innstilling: Sykefraværsstatistikk tom. april 2017 tas til orientering. Vedlegg: Vedlegg: Sykefraværsstatistikk tom. april 2017 Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sykefraværsstatistikk pr. virksomhet tom. april 2017 Sammendrag: Sykefravær januar april 2017 Det totale sykefraværet for Malvik kommune fra januar tom. april 2017 var på 9,5 prosent, dette er 0,7 prosentpoeng lavere enn samme periode i 2016. Det laveste sykefraværet i perioden hadde teknisk med 3,3 prosent, de hadde i tilsvarende periode i 2016 et sykefravær på 6,3 prosent, altså en nedgang på 3 prosentpoeng. I samme periode hadde for øvrig helse og velferd et sykefravær på 13,6 prosent, eiendomsservice 11,7 prosent, rådmann og støtte 10,4 prosent og oppvekst 7,8 prosent. Sammenlignet med tilsvarende periode i 2016 viser dette at helse og velferd og rådmann og støtte hadde en økning på henholdsvis 0,5 og 2,1 prosentpoeng, mens eiendomsservice og oppvekst hadde en nedgang på 1,6 og 1,2 prosentpoeng. Korttidsfraværet på 1-16 dager ligger i perioden på 2,4 prosent, som er en nedgang på 0,4 prosentpoeng for samme periode i 2016. Med unntak av oppvekst og helse og velferd har det egenmeldte fraværet på 1-8 dager økt, mens nedgangen ligger i det legemeldte korttidsfraværet. 8
Sykefravær 1. tertial 2017 I årets første tertial var sykefraværet på 9,5 prosent, dette er det laveste sammenlignet med tilsvarende tertial siden 2013. Det har imidlertid ikke vært store variasjoner i perioden. Saksopplysninger: Fra og med januar 2017 er sykefraværsrapportene endret til å vise det totale sykefraværet tertialvis i stedet for kvartalsvis. De månedlige rapporteringene er som tidligere. En rapportering tertialvis samsvarer bedre med de øvrige rapporteringene som gjøres til rådmannen. Personal arrangerte 24.04.2017 et åpent kurs med tema: Tilretteleggingsplikten hvor langt går den? Det var Bedriftshelsetjenesten Trondheim som stod for kurset. Her fikk ledere, tillitsvalgte og verneombud sammen høre om både arbeidsgivers og ansattes rettigheter og plikter i et ansettelsesforhold med tanke på forebygging og oppfølging ved sykefravær. Det var god oppslutning på kurset, noe som forhåpentligvis vil bidra til styrket samarbeid i arbeidet. Det ble den 26.04.2017 arrangert HMS-dag for HMS-gruppene. Her holdt forsker Solveig Ose foredrag om sykefravær, HMS og inkludering. Det samme foredraget har for øvrig blitt presentert for administrasjonsutvalgets medlemmer tidligere. Solveig Ose er i dag seniorforsker ved Sintef og har stor erfaring om temaet fra bl.a. evalueringen av IA-avtalene for periodene 2001 2009 og 2010 2013. Tidligere var det krav om et stort byråkratisk arbeid rundt sykefraværsoppfølgingen. Med den siste IA-avtalen er det gjort en rekke forenklinger i reglene for oppfølging av sykmeldte. Ose sier bl.a. at sykefraværet nødvendigvis ikke går ned selv om lederen gir tett oppfølging når folk blir sykmeldt. Sannsynligheten for lengden på sykefraværet er bestemt lenge før noen blir sykmeldt. Sykefraværets lengde bestemmes av helsesituasjon, relasjon mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, motivasjon og jobbmobilitet. Viktige stikkord i sykefraværsarbeidet er systematisk HMS-arbeid, gode ledere, gode ansatte, god organisering. En standardisert sykefraværsoppfølging er ikke nødvendigvis effektiv, oppfølging må gjøres på ulike måter i hvert enkelt tilfelle ut fra hva sykefraværet skyldes. Dette kan være private forhold, forhold på arbeidsplassen eller en kombinasjon. Ose tok også opp i sitt foredrag viktigheten av at ansatte kjenner til hva som faktisk gir rett til sykepenger samt arbeidsgivers rett til å bestride sykmeldingen eller egenmeldingen. Kostnader og kjønnsforskjeller i sykefraværet i kommunene var også tema. Ose snakket om at det nødvendige sykefraværet oppstår når ansatte får helseproblemer som fører til at en ikke kan jobbe. Unødvendig sykefravær består av: fravær som ikke skyldes sykdom, varer lenger enn nødvendig og fravær som kan forebygges. Vurdering: Det må i tiden fremover spesielt ses på det unødvendige sykefraværet. Delaktige HMS-grupper kan her bidra til gode mål og tiltak på hva som kan gjøres. Det er på arbeidsplassen det må skje. Rådmannen skal bidra inn i HMS-gruppene på enheter med høyt fravær. Tema vil bl.a. være hva som er unødvendig fravær, og hva partene sammen kan gjøre for å unngå dette. Rådmannen skal også bidra til å øke kunnskapen både hos ledere og andre ansatte om hva som gir rett til sykepenger. 9
Sykefraværs statistikk for 2017 Malvik kommune Til info: Per Antall ansatte Rådmann og støtte Eiendomsservi ce Oppvekst Helse og velferd Teknisk Antall ansatte: faste, vikarer, engas.,reh. 30.04.2017 940 60 45 487 299 49 Antall årsverk 4 mnd 2017 769,9 59,9 45,6 413,2 206,1 45,1 Snitt syke, dager for 4 mnd 2017 8,1 8,8 10,0 6,7 11,6 2,8 Sykefravær for 4 mnd 2017 2014 2015 2016 16,0 % 14,0 % 12,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk 2013 8,9 % 8,9 % 12,8 % 7,5 % 12,2 % 2,6 % 2014 9,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % 2015 8,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 2016 8,9 % 6,4 % 12,6 % 7,2 % 12,8 % 5,2 % 4 mnd 20 10,2 % 8,3 % 13,3 % 9,0 % 13,1 % 6,3 % 4 mnd 20 9,5 % 10,4 % 11,7 % 7,8 % 13,6 % 3,3 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk 2014 9,1 % 8,2 % 12,0 % 8,8 % 10,5 % 3,4 % 2015 8,9 % 11,2 % 8,4 % 8,0 % 11,3 % 3,1 % 2016 8,9 % 6,4 % 12,6 % 7,2 % 12,8 % 5,2 % 4 mnd 2016 10,2 % 8,3 % 13,3 % 9,0 % 13,1 % 6,3 % 4 mnd 2017 9,5 % 10,4 % 11,7 % 7,8 % 13,6 % 3,3 % * Inkl. Arbeidsgiverkontrollen, Skatteoppkr. i Værnesregion og lærlinger. ***Oppvekst inkliderer barnehager, skoler, kultur og barne-og familietjenesten Korttids og langtids fravær for: 4 mnd 2017 Malvik kommune Rådmann og støtte* Eiendomsservice Oppvekst *** Helse og velferd Teknisk 1-16 dager 2,46 % 2,34 % 2,21 % 2,21 % 3,12 % 2,11 % >17 dager 7,09 % 8,02 % 9,51 % 5,64 % 10,49 % 1,16 % Korttids fravær for: 4 mnd 2017 sammenlignet med: 4 mnd 2016 Malvik kommune Rådmann og stotte Eindomsservice Egen dager Egen dager Egen meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 meld. 1-8 dager 4 mnd 2016 Sykemeld 1-16 4 mnd 2017 Egen meld. 1 1,4 % 1,3 % Egen meld. 1-8 d 1,5 % 1,8 % Egen meld. 1-8 0,9 % 1,5 % Sykemeld 1-1 7 1,3 1,4 % 1,1 % 1,1 4 M N D 2 0 1Sykemeld 7 1-16 d 1,8 % 1,2 % 0,5 0,5 % % 4 M N D 2 0 1Sykemeld 7 1-16 1,4 % 0,7 % 1,5 % 0,7 % 4 M N D 2 0 1 % % 4 M N D 2 0 1 6 1,4 % 1,4 % 4 M N D 2 0 1 6 1,5 % 1,2 % 4 M N D 2 0 1 6 0,9 % 1,4 % Egen meld. 1-8 dager 1,4 % 1,3 % Sykemeld 1-16 dager 1,4 % 1,1 % Egen meld. 1-8 dager 1,5 % 1,8 % Sykemeld 1-16 dager 1,2 % 0,5 % Egen meld. 1-8 dager 0,9 % 1,5 % Sykemeld 1-16 dager 1,4 % 0,7 % Oppvekst Helse og velferd Teknisk Egen Egen meld. 4 mnd 1-82016 dager 4 mnd Sykemeld 20171-16 dager meld. 1-8 dager Sykemeld 1-16 dager Egen meld. 4 mnd 1-82016 dager 4 Sykemeld mnd 2017 1-16 dager Egen meld. 1 1,4 % 1,2 % Egen meld. 1-8 d 1,5 % 1,4 % Egen meld. 1-8 1,1 % 1,5 % Sykemeld 1-1 1,4 % 1,0 % Sykemeld 1-16 d 0 1 7 1,4 % 1,8 % 4 M N D 2 0 1 7Sykemeld 1-16 1,2 % 0,6 % 1,5 % 0,6 % 4 M N D 2 0 1 7 1,2 % 1,0 % 4 M N D 2 1,4 % 1,8 % 4 M N D 2 0 1 6 1,4 % 1,4 % 4 M N D 2 0 1 6 1,5 % 1,4 % 4 MND 2016 1,1 % 1,2 % Egen meld. 1-8 dager 1,4 % 1,2 % Sykemeld 1-16 dager 1,4 % 1,0 % Egen meld. 1-8 dager 1,5 % 1,4 % Sykemeld 1-16 dager 1,4 % 1,8 % Egen meld. 1-8 dager 1,1 % 1,5 % Sykemeld 1-16 dager 1,2 % 0,6 % Historisk sykefraværsstatistikk i Malvik kommune per tertial 12,0 % 10,0 % 8,0 % 6,0 % 4,0 % 2,0 % 0,0 % 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 2008 10,0 % 10,4 % 6,8 % 8,8 % 200910,5 % 9,7 % 9,0 % 7,4 % 8,9 % 2010 8,5 % 8,0 % 9,3 % 7,6 % 9,9 9,5 % % 9,8 % 1 tertial 2 tertial 3 tertial 1.kv 2.kv 3.kv 4.kv 7,7 % 7,7 % 7,4 % 2011 7,0 % 12,1 9,3 % 6,5 % 8,6 % 2012 9,8 % 7,7 % 6,3 % 9,3 % 1 tertial 2 tertial 3 tertial 2013 10,4 % 8,6 % 6,3 % 9,7 % 2013 10,5 % 7,0 % 9,3 % 8,9 % 8,9 % 2014 10,1 % 8,5 % 7,7 % 10,2 % 2014 9,9 % 7,7 % 9,8 % 9,1 % 9,1 % 2015 10,3 % 8,3 % 7,1 % 10,0 % 2015 9,6 % 7,7 % 9,3 % 8,9 % 8,9 % 2016 10,4 % 8,9 % 7,1 % 9,1 % 2016 10,3 % 7,4 % 9,0 % 8,9 % 8,9 % 2017 2017 9,5 % 9,6 % 2013 2014 2015 2016 2017 9,3 % 10,3 % 9,0 % 9,5 % Kommentarer: For 4 måneder 2017 har Malvik kommune et sykefravær på 9,5 %. Dette er lavere enn for 4 måneder 2016 ( 10,2 %) Det høyste sykefraværet har Helse og velferd på 13,6 % og Eiendomsservise på 11,7 %. Korttidsfravær på egen melding er 1,3 % mot 1,4 % for 4 mnd 2016 og sykmeld 1-16 dager er 1,1 % mot 1,4 % for 4 mnd 2016. 10
Arkiv: 403 Arkivsaksnr: 2015/2078-7 Saksbehandler: Christine Elveland Saksframlegg Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 7/17 06.06.2017 Oversikt fra stillingsbanken - ufrivillig deltid Rådmannens innstilling: Vedlegg: Saksdokumenter (ikke vedlagt): Sammendrag: Saksopplysninger: Administrasjonsutvalget behandlet PS 8/16 Status heltid/deltid pr. 1. september 2016 i sitt møte 14. november 2016. Administrasjonsutvalget vedtok følgende (pkt. 2): ADMIS ber rådmannen utarbeide en anonymisert, men sporbar, oversikt over ansatte som er registrert i stillingsbanken der det framgår: Stillingsandel år for år Gruppert på rammeområde Om stillingsbanken: Denne ble opprettet i november 2014. Bakgrunnen var ønsket om å kunne holde oversikt over ansatte som har rettigheter til annen type stilling, eller større stillingsandel. Stillingsbanken gir oversikt over 1) Ansatte som pga helse har behov for omplassering utenfor egen virksomhet 2) Deltidsansatte som ønsker større stilling 11
3) Ansatte som blir overtallige eller må redusere stilling pga. kommunens økonomi eller omorganiseringer. Registreringene er gjort i et regneark, og fungerer som et internt verktøy for personalavdelingen. Personal deler oversikt over deltidsansatte som ønsker større stilling med virksomhetslederne, mens ansatte i den første kategorien er det bare personal som har tilgang til. I oktober/november 2016 tok personalavdelingen kontakt med de som sto registrert som ufrivillig deltidsansatt i stillingsbanken for å oppdatere status. På det tidspunktet var det 25 ansatte som hadde fått den stillingen de ønsket, og 60 ansatte var fortsatt registrert som ufrivillig deltidsansatt. Flere av disse har fått økt sin stillingsprosent, men ikke i så stor grad som den ansatte selv ønsker. I november 2016 ble det sendt ut e-post til virksomhetsledere og hovedtillitsvalgte med oppfordring om å formidle informasjon om stillingsbanken til avdelingsledere og ansatte. Vedlagt e-posten var skjema for registrering, samt informasjon om egen e-postadresse for stillingsbanken. Det kom kun noen få henvendelser, og det ble sendt ut purring i januar 2017. Oversikt fra stillingsbanken ufrivillig deltid legges fram i møtet. Status Malvik kommune hadde 976 ansatte år. 31. desember 2016. Pr. 1. mai 2017 har vi 55,6 prosent heltidsansatte, dvs at vi har 44,4 prosent deltidsansatte. Det er for tiden ca 65 ansatte som er registrert i stillingsbanken med ufrivillig deltid. Statistikk utvikling heltid/deltid pr. 1. mai 2017 presenteres i møtet. Vurdering Det rådmannens oppfatning at det ikke primært er ufrivillig deltid som er problemet, men det at så mange ønsker å gå deltid. Utfordringen blir dermed å jobbe for en heltidskultur heltid skal være det normale. Det følger av avtaleverket at heltid skal være det normale, likevel har både arbeidsgiver arbeidstakersiden over mange år akseptert ansattes ønske om å få arbeide deltid. Med de økte kravene til både kvalitet og effektivitet, må partene arbeide på en mer målrettet form. Rådmannen planlegger nå en større og mer omfattende arbeidsprosess. Her vil fokus være kvalitetsmålene, og behovet for å nå disse bl.a. gjennom n betydelig økning i antall hele stillinger. 12