KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV KONSULENTTJENESTER FOR ANSKAFFELSESBISTAND Saksnr.: 14/00072 Mars 2014
Innholdsfortegnelse 1. FORMÅL OG INNHOLD... 3 1.1 Formål... 3 1.2 Om Fredskorpset... 3 1.3 Behovsbeskrivelse... 3 2. TILBUDS- OG ANSKAFFELSESPROSESSEN... 3 2.1 Kvalifikasjonskrav/dokumentasjon... 3 2.2 Anskaffelsesprosedyre... 3 2.3 Kontraktstype... 4 2.4 Kommunikasjon... 4 2.5 Frister... 4 2.6 Levering... 4 3. KRITERIER FOR TILDELING... 4 4. BESVARELSEN... 4 5. KRAVSPESIFIKASJON... 5 6. PRISER OG PRISBESTEMMELSER... 5 7. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 6 Side 2 av 6
1. FORMÅL OG INNHOLD 1.1 Formål Fredskorpset ønsker med dette konkurransegrunnlaget å invitere kvalifiserte leverandører til å inngi tilbud på konsulenttjenester for anskaffelsesbistand med det formål å dekke Fredskorpsets behov for tjenesten i avtaleperioden. 1.2 Om Fredskorpset Fredskorpset er et statlig forvaltningsorgan underlagt Utenriksdepartementet. Gjennom å legge til rette for gjensidig utveksling av personell mellom organisasjoner, institusjoner og virksomheter i Norge og i Afrika, Asia og Latin-Amerika skal Fredskorpset bidra til at overordnede mål for norsk utviklingspolitikk nås. Fredskorpset skal stimulere og legge til rette for erfaringsutveksling og læring, og bidra til utvikling og styrking av det sivile samfunn i utviklingsland. Ytterligere informasjon om Fredskorpset finnes på www.fredskorpset.no. 1.3 Behovsbeskrivelse Fredskorpset ønsker å knytte til seg ekstern kompetanse i form av bistand til gjennomføring av anbudskonkurranser ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. Behovet for bistand vil først og fremst kunne omfatte rådgivning og kvalitetssikring innen området, men også operativ gjennomføring av hele/deler av anskaffelsesprosessen. Det vil være behov for gjennomføring av konkurranser i henhold til FOA del I, II og III (del III unntaksvis). Behovet for bistand vil i perioden være varierende, men noe mer omfattende i starten av avtaleperioden. Behovet for bistand er nærmere beskrevet under punkt 5. 2. TILBUDS- OG ANSKAFFELSESPROSESSEN 2.1 Kvalifikasjonskrav/dokumentasjon Følgende kriterier må være oppfylt for å kunne levere tilbud: Tilbyder må kunne bekrefte at foretakets forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA er oppfylt. Slik bekreftelse skal ikke være eldre enn 6 måneder og må være utstedt av den kompetente myndighet. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor tilbyder har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke. Bekreftelse bes lagt ved tilbudet HMS-egenerklæring i samsvar med vedlegg 2 i forskrift om offentlige anskaffelser bes lagt ved tilbudet Tilbyders siste årsberetning til Brønnøysundregisteret, samt årsregnskap for de siste 2 år, bes lagt ved tilbudet Tilbyder må kunne dokumentere solid erfaring og god gjennomføringsevne når det gjelder denne type konsulenttjenester gjennom: Oversikt over tilbyders totale bemanning innenfor anskaffelsesområdet Oversikt over tilbudte ressurser for dette oppdraget med navn og CV Oversikt over minst tre referanser fra tilsvarende oppdrag de siste tre årene. Oversikten skal inneholde navn på oppdragsgiver, verdi og tidspunkt Det skal oppgis kontaktinformasjon (navn, telefonnummer og e-post) for referanseperson fra minst to oppdrag de siste tre årene 2.2 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser (LOA) av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 07. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til forskriftens del I og II. Denne konkurransen gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud. Kun de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Konkurransen er kunngjort på www.doffin.no den 17.03.2014. Side 3 av 6
2.3 Kontraktstype Det skal inngås én avtale med én leverandør. Kontraktstype vil være Statens standardavtaler om konsulenttjenester Den enkle Bistandsavtalen. Skriftlig aksept på bruk av kontraktstype gis i tilbudet. Dersom det er krav til endringer i avtalen skal dette fremkomme i tilbudet. Avtalen skal inngås for en periode på 1 år med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge avtalen med 1 + 1 + 1 år. Avtalen skal gjelde fra tidspunktet for kontraktssignering. 2.4 Kommunikasjon Kontaktperson hos Fredskorpset er Berit Wærn Hansen. Alle spørsmål og henvendelser angående dette konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig med henvisning til Anskaffelse av konsulenttjenester for anskaffelsesbistand pr. e-post til bwh@fredskorpset.no All kommunikasjon i denne konkurransen skal skje på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet. 2.5 Frister Tilbudsfrist: 7. april 2014 kl. 12.00 Vedståelsesfrist: 31. mai 2014 Klagefrist: 10 dager etter meddelelse av kontraktstildeling 2.6 Levering Tilbud bes levert i to papireksemplarer og i tillegg i elektronisk versjon på USB/CD/DVD eller annet elektronisk medium. Tilbyder bes også levere en versjon av tilbudet på USB/CD/DVD hvor tilbyder har sladdet det de mener er opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt om konkurransesensitive drifts eller forretningsforhold. Elektronisk versjon skal være i PDF-format eller tilsvarende. Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket: Berit Wærn Hansen Fredskorpset Tilbud Anskaffelse av konsulenttjenester for anskaffelsesbistand MÅ IKKE ÅPNES Tilbudet kan leveres i Fredskorpsets resepsjon (åpningstid 09.00 15.00): Stortorvet 10 0181 Oslo eller sendes til: Berit Wærn Hansen Fredskorpset Pb. 8055 Dep. 0031 Oslo Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbyderne har ikke krav på noen form for godtgjørelse i forbindelse med utarbeidelse av tilbudet eller i forbindelse med eventuelle avklaringer. Fredskorpset vil ikke returnere de innkomne tilbudene. 3. KRITERIER FOR TILDELING Følgende tildelingskriterier gjelder: Løsningsforslag/kvalitet på etterspurte tjenester og løsningsspesifikk kompetanse/erfaring (vekting: 60%) Pris (vekting: 40%) 4. BESVARELSEN Tilbudet bør minst inneholde følgende punkter: Signert tilbudsbrev Side 4 av 6
Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav Beskrivelse av forslag til løsning for gjennomføring av bistanden Bekreftelse på tilgjengelighet Samlet pris og prisbestemmelser 5. KRAVSPESIFIKASJON Beskrivelse av bistanden Fredskorpset ønsker å knytte til seg ekstern kompetanse i form av bistand til gjennomføring av offentlige anskaffelser. Fredskorpset vil i avtaleperioden ha behov for bistand til gjennomføring av offentlige anskaffelser ihht. regelverket for offentlige anskaffelser. Behovet for bistand vil blant annet kunne omfatte rådgivning, kvalitetssikring og operativ gjennomføring av hele/deler av anskaffelsesprosessen, herunder: rådgivning i anskaffelsesfaglige spørsmål utarbeidelse/kvalitetssikring av anbudsdokumenter kunngjøring av konkurranser evaluering av tilbud forhandlinger innstilling og tildeling utarbeidelse/kvalitetssikring av kontraktsdokumenter kommunikasjon med tilbydere i forbindelse med avvisning, forkastelse, tildeling, nærmere begrunnelse m.m. klagebehandling øvrig bistand knyttet til offentlige anskaffelser Behovet for bistand vil først og fremst omfatte rådgivning og kvalitetssikring innen området, men også operativ gjennomføring av hele/deler av anskaffelsesprosessen. Det vil være behov for gjennomføring av konkurranser i henhold til FOA del I, II og III (del III unntaksvis). Behovet for bistand vil i perioden være varierende, men noe mer omfattende i starten av avtaleperioden. Bistanden skal i hovedsak gjennomføres på norsk. Ved gjennomføring av offentlige anskaffelser med internasjonal konkurranse vil konkurransen(e) gjennomføres på engelsk. Krav til løsningsspesifikk kompetanse/erfaring Tilbyder skal tilby en konsulent som skal være hovedkontaktperson for Fredskorpset og som skal være ansvarlig for gjennomføring av bistanden. I tillegg skal tilbyder beskrive kompetanse for eventuelle øvrige personer som skal bistå ved gjennomføring av bistanden. Løsningsspesifikk kompetanse skal dokumenteres ved CV for hver enkelt navngitt ressurs. For hver enkelt ressurs skal det fremkomme hva slags offentlige anskaffelser vedkommende har vært ansvarlig for gjennomføringen av, herunder type anskaffelse, valgt prosedyre, anskaffelsens verdi og kontraktstype. Det vil være en fordel om tilbudte ressurser har erfaring fra gjennomføring av offentlige anskaffelser med internasjonal konkurranse. Krav til tilgjengelighet Tilbyder må kunne stille tilbudte ressurs(er) til Fredskorpsets disposisjon ved behov i hele avtaleperioden. Omfanget av bistanden vil avklares nærmere i oppstartsmøtet mellom Fredskorpset og valgt leverandør. 6. PRISER OG PRISBESTEMMELSER Tilbyder bes oppgi pris pr. time eks. mva for hhv. hovedkontakt og øvrige konsulenter. Dersom aktuelt skal det angis en prosentvis fordeling av tilbyders bruk av de ulike ressursene. Side 5 av 6
Tilbudet skal i tillegg informere om faktureringsrutiner, betalingstid, betalingssted, betalingsmåte og eventuelt øvrige betalingsvilkår. Fredskorpset er som statlig organ pålagt å kreve at tilbyder leverer elektronisk faktura i EHF-format. Det vil kunne være behov for en del møtevirksomhet hos Fredskorpset i forbindelse med bruk av bistanden. Det gjøres oppmerksom på at det ikke kan påberopes andre kostnader enn ordinær timepris. 7. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Når kontraktspartner er valgt vil samtlige tilbydere få skriftlig melding om valg av leverandør med begrunnelse for tildeling. Det vil samtidig bli informert om frist for å klage på tildelingsbeslutningen. Bindende avtale er inngått først når kontrakten er signert av begge parter. Side 6 av 6