Saksliste styremøte 15. september 2017 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 8.9.17 Arkivnummer: 012 Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte 15. september 2017 kl. 1300-1400 på telefon. Saksliste: Sak 41-2017 Godkjenning av innkalling Sak 42-2017 Godkjenning av saksliste Sak 43-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte 29. august 2017 Sak 44-2017 Prognose for 2017 Sak 45-2017 Budsjett 2018 Sak 46-2017 Rapport etter 2. tertial til eierne Med vennlig hilsen Øyvind Juell administrerende direktør
Vår dato: 1.september 2017 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 29. august 2017 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 29. august 2017 på Brønnøysund. Til stede Daniel Haga (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvill Skogseth Steinar Marthinsen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Pål Madsen I forbindelse med avviklingen av møtet besøkte styret ambulansefly- og helikopterbasene, samt traff ansatte på basene. STYRESAK 28-2017 Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Innkalling til styremøte 29. august er godkjent. STYRESAK 29-2017 Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak 28-2017 Godkjenning av innkalling Sak 29-2017 Godkjenning av saksliste Sak 30-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte 15.06.17 Sak 31-2017 Virksomhetsrapport pr 31.07.17 Sak 32-2017 Budsjett 2018, u.off. Sak 33-2017 Kvalitet og miljø, u.off. Sak 34-2017 Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten Sak 35-2017 Underhengende operasjoner, u.off. Sak 36-2017 Lønnsoppgjør 2017 Sak 37-2017 Ambulanseflyanskaffelsen, u.off. Sak 38-2017 Mottaksprosjektet ny helikopterkontrakt, u.off. Sak 39-2017 Orientering fra administrerende direktør
Sak 40-2017 a. Gjennomgang av luftambulansestruktur b. Møte med Stiftelsen Norsk Luftambulanse 30. august c. Mottaksprosjektet ny ambulanseflykontrakt d. Ny helikopterbase på Evenes e. Norsk Luftambulanse AS f. Lufttransport AS g. Kommende styremøter Eventuelt Sakslisten er godkjent. STYRESAK 30-2017 Godkjenning av protokoll fra styremøte 15.06.17. Protokoll fra 15. juni 2017 er fremlagt. Protokoll fra styremøte 15. mai 2017 er godkjent. STYRESAK 31-2017 Virksomhetsrapport pr 31.07.17. I rapporten beskrives to kritiske hendelser siden siste virksomhetsrapport. Disse ble nærmere gjennomgått i møtet. Styret tar virksomhetsrapport pr 31. juli 2017 til orientering, og tar til etterretning at administrerende direktør vil sende ut prognose for årsresultat så snart det er på plass. STYRESAK 32-2017 Budsjett 2018, u.off. Utkast til budsjett 2018 ble gjennomgått. Behandling av saken er utsatt til styremøte 15.09.2017. STYRESAK 33-2017 Kvalitet og miljø, u.off. Status for eget revisjonsprogram ble gjennomgått. Likeså ble rapport etter resertifiseringsrevisjon av NS-EN ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet og NS-EN ISO 14001:2015 Ledelsessystemer for miljø gjennomgått. Styret ber administrerende direktør følge opp avvik og forbedringer avdekket i alle revisjonsrapporter samt i ledelsens gjennomgåelse.
Styret ber administrerende direktør orientere styret om resultat av revisjoner som ennå ikke er gjennomført iht. oppsatt revisjonsplan for 2017. STYRESAK 34-2017 Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten Statusrapport nr 1 for prosjektet ble gjennomgått. Prosjektet er i rute i henhold til plan. Prosjektet vil sørge for nødvendig brukermedvirkning. Styret tar status for prosjekt Forbedring- og effektivisering av ambulanseflytjenesten til orientering. STYRESAK 35-2017 Underhengende operasjoner, u.off. Styret fikk informasjon om hendelse i forbindelse med underhengende operasjon. Styret tar redegjørelse om hendelsen under gjennomføring av underhengende oppdrag til orientering. Styret ser alvorlig på hendelsen og tar til etterretning at administrerende direktør følger opp operatørens oppfølging av denne hendelsen. STYRESAK 36-2017 Lønnsoppgjør 2017 Styret fikk informasjon om gjennomsnittlig lønnsvekst i helseforetakene og område 9 i Arbeidsgiverforeningen Spekter. Styret fastsetter rammen til 2,4 % for lønnsoppgjøret for 2017 for ansatte med individuelle lønns- og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for administrerende direktør. STYRESAK 37-2017 Anskaffelse av ambulanseflytjenester status, u.off. Styret gjennomgikk siste og avsluttende statusrapport for prosjekt Anskaffelse ambulanseflytjenester. Styret tar saken til orientering. STYRESAK 38-2017 Ambulansehelikoptertjenester fra 1. juni 2018, status, u.off. Styret gjennomgikk statusrapport nr. 2 for mottaksprosjektet nye ambulansehelikoptertjenester.
Styret tar redegjørelse og statusrapport 2 for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 til orientering. STYRESAK 39-2017 Administrerende direktørs orientering. Styret fikk informasjon om følgende saker; a. Gjennomgang av luftambulansestruktur b. Møte med Stiftelsen Norsk Luftambulanse 30. august c. Mottaksprosjektet ny ambulanseflykontrakt d. Ny helikopterbase på Evenes e. Norsk Luftambulanse AS f. Lufttransport AS g. Kommende styremøter Styret tar fremlagte saker til orientering. STYRESAK 40-2017 Eventuelt. Intet. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 15. september 2017 telefon 26. -27. oktober 2017 Milano, Italia 7. desember 2017
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 44-2017 Prognose for 2017 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: 08.09.2017 Møtedato: 15.09.2017 1 Generelt I forståelse med de regionale helseforetakene etablerte Luftambulansetjenesten ANS en praksis med avstemming av budsjetterte tilskudd opp mot prognose for resultat. I det tilfelle at prognosen viste et overskudd ble tilskudds-faktura for desember korrigert for å redusere overskuddet til et resultat tilnærmet null. Det har vært noen få år der resultatet ble negativt. Da ble det negative resultatet ført mot egenkapital. Det er administrerende direktørs forståelse at denne praksisen skal videreføres for Luftambulansetjenesten HF. 2 Økonomi Konto Regnskap pr 31.07 sum ANS og HF Budsjett 2017 Prognose 2017 Salgsinntekt 509 723 873 926 873 811 Annen driftsinntekt 6-6 Sum driftsinntekter 509 729 873 926 873 817 Lønnskostnad 11 372 26 656 21 371 Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler 4 478 6 260 7 879 Annen driftskostnad 498 093 841 009 850 982 Sum driftskostnader 513 943 873 926 880 232 Driftsresultat -4 214 - -6 416 Netto finansposter 211 1 000 422 Resultat før skatt -4 003 1 000-5 993 Som del av inntekt ble det budsjettert med refusjoner på 5 MNOK. Utviklingen hittil i år tilsier at sum refusjonsinntekter blir noe lavere enn budsjettert. Det forklarer den reduserte inntekten i prognosen.
Lønnskostnad gir en prognose lavere enn budsjett. Det skyldes bl.a. at budsjettet inkluderte to hele stillinger (fly og helikopter) på operativt. Disse er nå tilbake i deltidsstillinger og ny operativ rådgiver vil bli tilsatt. Arbeidet med utlysning er startet. Det blir neppe tilsetting i år. Ved utarbeidelse av prognosen viser det seg at budsjettet ble basert på for høye tall. Avskrivning på varige driftsmidler var for lavt budsjettert og prognosen viser et avvik på 1,6 MNOK. Prognosen viser en høyere sum for Annen driftskostnad enn budsjett med 9,9 MNOK. Dette avviket er summen av flere konti; Fast vederlag. I budsjettet ble det lagt til grunn forventet lønns- og prisjustering fra Statistisk sentralbyrå. Konsumprisindeksen ble omtrent som forventet, mens lønnsindeksen for samferdsel ble høyere. Konsekvensen ble at prognosen for fast vederlag tilsier 2,6 MNOK høyere kostnader enn budsjett. Timeuttak. Ved utgangen av juli var det flydd 68 timer mer enn budsjettert på ambulanseflyene samlet, mens ambulansehelikoptrene totalt hadde flydd 14 timer under budsjett. Utviklingen de siste årene har vist økende timeuttak. Prognosen er utarbeidet med utgangspunkt i forbruk juli og hensyntatt sesongvariasjoner samt spesielt lav tilgjengelighet for enkelte helikopterbaser gjennom sommeren. Prognosen er 4,1 MNOK høyere enn budsjett. Drivstoff kompensasjon. Forbruket på konto følger utviklingen i timeuttak. Prognosen er utarbeidet tilsvarende og gir sum på 1,3 MNOK over budsjett. Diverse operative utgifter gjelder bl.a. betaling for utkall av lufthavnbetjening. Forbruket hittil i år har variert mye fra måned til måned. Prognosen for denne kontoen er dermed basert på «i verste fall» og gir sum på 1,7 MNOK over budsjett. Luftfartsavgifter. Forbruket på konto følger timeforbruket på ambulansefly. Prognosen er utarbeidet tilsvarende og gir sum på 3 MNOK over budsjett. Prognosen viser en rekke konti med lavere prognose enn budsjett. Det inkluderer kontiene for baseleie, ekstraordinær innleie transport og konsulenttjenester (prosjekter) som samlet viser en sum på 3 MNOK. Prognosen for finansinntekter er 0,5 MNOK lavere enn budsjett.
Samlet sett gir prognosen et negativt resultat på 6 MNOK. Luftambulansetjenesten HF har egenkapital som dekker dette underskuddet. Selskapet har derfor ikke behov for tilførsel av midler. Administrerende direktør anbefaler ikke justering av tilskuddsfaktura for desember måned. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar prognose 2017 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør
Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: +47 75 54 99 50 Styresak 46-2017 Rapport til eierne etter 2. tertial Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: 07.09.2017 Møtedato: 15.09.2017 1 Generelt I henhold til årshjul 2017 og tertialvis rapportering på krav i oppdragsdokument og utvalgte KPI-er mottok vi en mal fra eierstyringsgruppen i slutten av august. Vedlegg 1 og 2 er mal-dokumentene i utfylt stand. Det er ikke definert spesifikke KPI-er, snarere definert områder det ønskes rapportering på. Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar rapport til eierne etter 2. tertial 2017 til orientering, og ber administrerende direktør sende denne til eierne. Øyvind Juell administrerende direktør
Mal for tertialvis rapportering for Luftambulansetjenesten HF per 2. tertial 2017 1. Rapportering på økonomi per 2. tertial 2017 Fyll inn tabeller for resultat og kontantstrømprognose i vedlagte Excel-mal. Kommentarer knyttet til økonomisk utvikling/risiko fylles inn i tabell under. Kommentar økonomisk utvikling/risiko Negativt årsresultat Tekst/beskrivelse Som beskrevet i styresak 44-2017 viser prognosen at selskapet kan få et negativt årsresultat på 6 MNOK. Dette skyldes høyere timeforbruk og dermed høyere drivstoffkompensasjon, økte luftfartsavgifter og operative utgifter. Dette er faktorer som selskapet i liten grad kan styre i og med at transportbehovet utløses av medisinsk behov. 2. Rapportering på virksomhetsspesifikke KPI-er. I denne delen skal dere fylle inn rapportering på virksomhetsspesifikk informasjon, som gir et godt innblikk i driftsstatusen til helseforetaket. Dere skal ta utgangspunkt i virksomhetsrapporteringen dere har til eget styre. Rapportering på oppdragsdokument 2017 M Innføring av nøytral mva. N Anskaffelse av ambulanseflytjenester O Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester P Gjennomgang av basestruktur for luftambulanser i Norge Kvalitet/kunde(bruker)tilfredshet Rapportering på KPI-er som gir status på kvalitet/kundetilfredshet i helseforetaket. Tekst/beskrivelse M Regnskapssystemet ble tilpasset ordningen for nøytral mva og foretaket har bokført og rapportert i hht. bestemmelsene fra 1. januar i år. N Foretaket avsluttet anskaffelsen av ambulanseflytjenester og signerte ny avtale i juli i år. Foretaket er nå i ny fase med oppfølging av ny leverandør for å sikre at avtalen oppfylles fra oppstart. O Foretaket signert ny avtale i juli 2016 og har siden hatt jevnlige oppfølgingsmøter med ny leverandør for å sikre at leveransen skjer i henhold til avtale fra oppstart. P Foretaket har en representant i arbeidsgruppen som skal gjennomføre gjennomgangen av basestruktur. Tekst/beskrivelse Foretaket rapporterer gjennom virksomhetsrapport til hvert styremøte. Et kapittel i virksomhetsrapporten er kvalitet. Og ev. kritiske hendelser blir spesielt omtalt. Hittil i år har det vært to kritiske hendelser og ett alvorlig avvik. Styret er
Hjelpetekst: Ta utgangspunkt i virksomhetsspesifikke KPI-er som dere benytter i egen virksomhetsstyring/styrerapportering. Her er vi ute etter rapportering på områder der det er risiko knyttet til måloppnåelse HR/bemanning Rapportering på KPI-er for status på bemanning, bemanningsutvikling og sykefravær/tilstedeværelse informert og samtlige hendelser fulgt opp. Tekst/beskrivelse I virksomhetsrapport til styret rapporteres KPI på personell knyttet opp mot IA-avtalen. Korttidsfraværet er lavere enn maks-grense definert i IA-avtalen. Hjelpetekst: Her ønsker vi rapportering på områder der det er utfordringer/svak måloppnåelse.
Økonomirapportering pr tertial Resultat Regnskap Budsjett Budsjettavvik hittil hittil hittil Årsbudsjett Prognose Luftambulansetjenesten HF -6 472 667-7 139 1 000-5 993 alle tall i hele tusen kroner Kontantstrømsprognose 2017 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Totalt i 2017 Resultat 4 308 14 579-21 001 9 743-4 884 21 539-11 735-6 472-5 000-6 000-4 500-5 993-15 416 Avskrivinger og nedskrivinger 618 609 603 606 678 685 680 717 710 703 696 689 7 993 Endring i omløpsmidler 11 224-5 356-14 785-3 919-16 619 3 193 6 146 21 053 6 000 6 000 6 000 6 000 24 938 Endring i tidsavgrensinger - Kontantstrøm fra drift 16 150 9 832-35 184 6 431-20 825 25 416-4 909 15 298 1 710 703 2 196 696 17 516 Investeringer 22 341 - - 7 863 529 9-300 650 2 350 2 660 14 725 Kontantstrøm fra investeringer 22 341 - - 7 863 529 9-300 650 2 350 2 660 14 725 Langsiktige låneopptak - - - - - - - - - - - - - Avdragsbetaling - - - - - - - - - - - - - Kontantstrøm fra Finansiering - - - - - - - - - - - - - Total endring kontantstrøm 16 172 10 174-35 184 6 431-12 962 25 946-4 900 15 298 2 010 1 353 4 546 3 356 32 240 IB likviditetsbeholdning 16 172 26 346-8 837-2 407-15 369 10 577 5 677 20 975 22 985 24 338 28 884 129 343 UB likviditetsbeholdning i 2017 16 172 26 346-8 837-2 407-15 369 10 577 5 677 20 975 22 985 24 338 28 884 32 240 161 584 alle tall i hele tusen kroner