Saksliste styremøte 06. desember 2017

Transkript

1 Saksliste styremøte 06. desember 2017 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte 06. desember 2017 i Trondheim. Det er innlagt basebesøk kl på Rosten i forkant av møtet. Saksliste: Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra styremøte 27. oktober Virksomhetsrapport Bemanning av ambulansehelikoptertjenesten fra sommeren 2018 (UNNTATT OFFENTLIGHET) Kvalitet og miljø Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten Årshjul Orienteringer fra administrerende direktør Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Vår dato: 31. oktober 2017 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 27. oktober 2017 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 27. oktober 2017 i Milano. Til stede Randi Midtgård Spørck (nestleder) Ingvild Skogseth Steinar Marthinsen Arild Østergaard Forfall Daniel Haga (styreleder) Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Per Magne Tveitane I forkant av styremøtet avla styret et besøk hos Leonardo Helicopters som produserer en av våre helikoptermodeller blant annet for å bli kjent med både produsenten og hvordan helikoptrene produseres. STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 27. oktober 2017 er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport Sak Bemanning av ambulansehelikoptertjenesten fra sommer 2018, u.off. Sak Evaluering av anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og ambulanseflytjenester, u.off. Sak Anskaffelse av respiratorer Sak Møteplan 2018 Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt

3 Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte 15.september 2017 Protokoll fra 15. september 2017 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 15. september 2017 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapport. Virksomhetsrapport pr 30. september 2017 ble gjennomgått. Styrets vedtak Styret tar virksomhetsrapport pr 30. september 2017 til orientering. STYRESAK Bemanning av ambulansehelikoptertjenesten fra sommer 2018, u.off. Styret ble gjort kjent med og drøftet opplegget rundt operatørens planlagte forslag til utvidet bemanningsløsning i ny kontrakt. Saken er svært krevende og styret forutsetter at saken forelegges de fire regionale helseforetakene etter fornyet styrebehandling i kommende styremøte. Styrets vedtak Styret ber administrerende direktør følge opp saken i tråd med innspillene fra møtet og fremme oppdatert sak på kommende styremøte. STYRESAK Evaluering av anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og ambulanseflytjenester, u.off. Foretaket har evaluert anskaffelsene og prosessene som ble gjennomført i tilknytning. Styret er svært fornøyd med hvordan anskaffelsene er gjennomført og tar til etterretning de læringspunkter som er kommet frem i evalueringen, og som det er viktig at følges opp i nye anskaffelsessaker. Særlig pekte styret på viktigheten av god forankring i innledende prosesser. Styrets vedtak Styret tar saken til orientering. Styret ber administrerende direktør om at saker som skal til AD møtet fremmes for styret i forkant. STYRESAK Anskaffelse av respiratorer Statusrapport nr. 1 for prosjektet ble gjennomgått. Prosjektet er i rute i henhold til plan. Prosjektet vil sørge for nødvendig brukermedvirkning.

4 Styrets vedtak Styret tar redegjørelse og statusrapport nr. 1 til orientering. STYRESAK Møteplan Styret gjennomgikk foreslått møteplan. Styrets vedtak Styret vedtar møteplan for 2018 med de endringer som ble fremmet i møtet. STYRESAK Orienteringer fra administrerende direktør. Styret fikk informasjon om følgende saker: a. Gjennomgang av luftambulansestruktur b. Ny ambulansehelikopterkontrakt mvf c. Ny helikopterbase på Evenes d. Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten e. Norsk Luftambulanse AS f. Lufttransport AS g. Kommende styremøter h. Oppgradering av LABAS, samt Helse Vest basenes forhold til LABAS i. Internrevisjoner skal håndteres likt for alle felleseide selskaper j. Resyme fra oppfølgingsmøte nr. 2 med eierstyringsgruppen budsjett 2018 redusert med kr , k. Avtale mellom Forsvarsdepartementet og Justisdepartementet rundt drift av nye redninghelikoptre Innspill fra de regionale helseforetakene og Luftambulansetjenesten vedrørende overordnet avtale for legebemanning, legebiler og medisinsk teknisk utstyr Styrets vedtak Styret tar fremlagte saker til orientering. Daniel Haga Randi Midtgård Spørck Steinar Marthinsen Ingvill Skogseth Arild Østergaard

5 Styremøter framover 6. desember 2017 (basebesøk Trondheim) 31. januar februar mars (telefon) 14. mai 2018 (basebesøk Stavanger) 20. juni september oktober desember 2018

6 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapport pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt Foretaket gjennomfører intervju for ledig stilling som kvalitets- og miljørådgiver. Videre arbeider foretaket videre med tidligere rapporterte aktiviteter, så som pågående anskaffelser og mottaksprosjekter. 2 Økonomi Regnskapsbyrået Ever har avstemt regnskapet for helseforetaket pr 31. oktober. Konto 2017 tom okt Budsjett 2017 I prosent av budsj Salgsinntekt ,4 % Annen driftsinntekt 6 - Sum driftsinntekter ,4 % Lønnskostnad ,1 % Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler ,4 % Annen driftskostnad ,9 % Sum driftskostnader ,6 % Driftsresultat Annen finansinntekt Annen finanskostnad 18 - Netto finansposter ,7 % Resultat før skatt Det er tatt avsetning for 7,4 MNOK. Dette gjelder flytimer, drivstoff og regnskapstjenester for september og oktober. Med bakgrunn i tidligere prognoser har en vektlagt ikke å starte nye kostnadsdrivende aktiviteter, samt at det er spart noe til tross for relativt lite handlingsrom. Resultat pr 31. oktober viser et overskudd på 7,2 MNOK. Tidligere prognoser ga et forventet negativt årsresultat. I tabellen nedenfor gis en oversikt over endringene i prognosene.

7 Konto Budsjett 2017 Prognose august Prognose september Prognose november Salgsinntekt Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Annen finansinntekt Annen finanskostnad Netto finansposter Resultat før skatt Prognose august ble utarbeidet basert på et forbruk til og med juli. Da var flytimeproduksjonen høyere enn budsjettert og prognosen tok høyde for at dette ville fortsette ut året. Det har ikke slått til, og dette er hovedårsaken til endret novemberprognose. I arbeidet med virksomhetsrapport for september ble det oppdaget at prognosen for august inneholdt feil beregning av fast vederlag. Feilen var knyttet opp mot avslutning av regnskapet i Luftambulansetjenesten ANS og oppstart av Luftambulansetjenesten HF. Ved å korrigere denne ble prognosen justert til et lavere underskudd. I arbeidet med virksomhetsrapport for oktober ble prognosen gjennomgått på nytt. Tall i prognosen ble justert i tråd med forbruk til og med oktober. De største endringene fra tidligere prognoser er reduserte kostnader for prosjekter, baseleie, timeuttak, drivstoff, operative utgifter og luftfartsavgifter. Felles for disse er at august-prognosen tok høyde for et høyere forbruk enn budsjett. I november-prognosen er timeuttak, drivstoff, operative utgifter og luftfartsavgifter tilbake til opprinnelig budsjett. Øvrige poster er kommentert nedenfor. Luftambulansetjenesten HF gjennomfører en del transporter i henhold til Nordisk konvensjon og kompetansemangel. Refusjonskrav for disse transportene blir fakturert helseforetaket som bestiller. I mange år har denne posten vært budsjettert med 5 MNOK. De siste årene har vi ikke nådd budsjett. I år er rutinene for denne typen transporter gjennomgått. Basert på fakturerte refusjoner hittil i år forventer vi en merinntekt ut over budsjett på 0,5 MNOK.

8 Som det fremgår av tallene viser kontogruppen Lønnskostnad et lavt forbruk hittil i år vurdert mot budsjett. Det skyldes at vi i budsjettarbeidet tok høyde for en bemanning som senere ble endret både i administrasjonen og ved flykoordineringssentralen. Budsjettert beløp er dermed 4,8 MNOK for høyt. Kontogruppen Avskrivninger har et høyere forventet forbruk enn budsjettert med 1,8 MNOK. Kontogruppen Annen driftskostnad inkluderer blant annet alle kostnader knyttet til kontraktene for ambulansehelikopter og ambulansefly. Videre er driftskostnader for eget foretak inkludert. Samlet viser kontogruppen et lavere forbruk enn budsjettert. De forskjellige kontiene kommenteres her: Det budsjetteres årlig med behov for innleid transport i de tilfeller der våre egne maskiner enten ikke er tilgjengelig eller det ønskes flere ressurser. I år har det vært en hendelse i denne kategorien, men fakturaene blir viderefakturert til ekstern rekvirent. Det gir et underforbruk i forhold til budsjett og prognose på 1 MNOK. Det er budsjettert med 0,8 MNOK i refusjon fra NLA AS for merkostnader som følge av ekstra besetninger. Denne refusjonen har tidligere år blitt fakturert etterskuddsvis. Vi har nå endret praksis og det innebærer at årets faktura gjelder for 2016 og Det gir refusjonsinntekt på 0,7 MNOK mer enn budsjettert. Baseleie inkluderer samtlige kostnader knyttet til basene. Driftskostnader faktureres a konto med etterskuddsvis avregning i påfølgende år basert på faktisk forbruk. I budsjett blir disse oppgjørene stipulert basert på tidligere års erfaring. For 2017 ble det budsjettert med 20,3 MNOK. Prognosen viser lavere kostnader enn budsjett på 2,2 MNOK. Samlet budsjett for prosjekter i 2017 var på 5,3 MNOK. Prognosen gir sum kostnader 0,8 MNOK lavere. Inkludert i kontogruppen er kontiene for personlig verneutstyr, øvelse/trening/beredskap. Dette er kostnader som helseforetakene eller operatørene har forskuttert og viderefakturerer oss. Viderefaktureringen skjer ikke nødvendigvis løpende og det er dermed vanskelig å forutse sluttsum for kontiene. Basert på det vi vet i dag vil sluttsum bli 0,9 MNOK lavere enn budsjettert. Inkludert i kontogruppen er all drift for eget foretak. Det gjelder bl.a. leie lokaler, kontorutgifter og porto. For disse viser oppdatert prognose en forventet kostnad som er 0,5 MNOK lavere enn budsjettert.

9 3 Flytimeproduksjon tom 31. oktober Flytimeproduksjon ambulansefly Sum ambulansefly pr Budsjett 2017 Flydd tom. okt Budsj.tom okt Tilgjengeligheten for ambulanseflyene i perioden januar-oktober var på 95,19 %. De største enkeltårsakene til utmelding var teknisk og sykdom/crew-mangel. 3.2 Flytimeproduksjon ambulansehelikopter Tilgjengeligheten for ambulansehelikoptrene i perioden januar-oktober var på 96,8 % (henholdsvis 97,3 % for NLA AS og 95,3 % for Lufttransport RW AS). De største årsakene til utmelding har for Lufttransport RW AS vært uforutsette tekniske problemer og mangel på

10 tilgjengelig reservehelikopter (første halvår), og for Norsk Luftambulanse AS arbeids- og hviletidsbestemmelser (ingen bakvakt Lørenskog sommeren 2017). Fra og med neste sommer (oppstart ny avtale 1. juni 2018) vil reservehelikopterkapasiteten fordobles, og Lørenskog-basen vil ikke bli utmeldt på arbeids- og hviletidsbestemmelser (nye bemanningskrav). 3.3 Flytimeproduksjon pr. region Region nord tom Flydd tom oktober Budsjett tom oktober Ambulansefly Amb. helikopter 6000 Region midt tom Flydd tom oktober Budsjett tom oktober 0 Ambulansefly Amb. helikopter

11 6000 Region vest tom Flydd tom oktober Budsjett tom oktober Ambulansefly Amb. helikopter 6000 Region sør-øst tom Flydd tom oktober Budsjett tom oktober Ambulansefly Amb. helikopter 4 Kvalitet 4.1 Revisjoner Det er i siste periode ikke gjennomført interne eller eksterne revisjoner. 4.2 Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type pr. 28. november I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene Kritiske hendelser, Driftsavvik, Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert.

12 Det er foretaket som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år. 4.3 Kritiske hendelser Det er ikke rapportert inn Kritiske hendelser siden siste rapport til styre. 5 Intern drift i selskapet Foretaket er en IA-bedrift. Våre IA-mål er kommentert under. 5.1 Helse, miljø og sikkerhet IA-avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. Pr dags dato er det ingen kjente jobbrelaterte personskader i år. 5.2 Personell IA-avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 0,5 % pr For ansatte som arbeider turnus er tallet 2,5 % pr IA-avtalens mål 2. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA-avtalens mål 3. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid, mens en arbeidstaker har gått av med AFP ved fylte 62 år.

13 6 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta virksomhetsrapporten pr. 31. oktober 2017 til orientering Styret for Luftambulansen HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. oktober 2017 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

14 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Forbedring og effektivisering ambulanseflytjenesten Saksbehandler: Willy Strandkleiv, tlf Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Det vises til Styresak , og Prosjektbeskrivelse Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten datert Status i prosjektet Det vises til vedlagte statusrapport nr Konklusjon Prosjektet er i rute. Det foreligger ikke alvorlige trusler mot framdrift i prosjektet på dette tidspunkt. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar statusrapport nr. 3 for prosjekt Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten til orientering. Øyvind Juell Administrerende direktør

15 Statusrapport nr. 3 for prosjekt: PROSJEKTSAMMENDRAG RAPPORTDATO NAVN PÅ PROSJEKT KLARGJORT AV 29. november 2017 Forbedring og effektivisering i ambulanseflytjenesten Håkon Gammelsæter STATUSSAMMENDRAG Prosjektet er forankret i nasjonalt AD møte. Styret for LAT HF er styringsgruppe for prosjektet. Mandat og prosjektbeskrivelse (plandokument) er vedtatt i styringsgruppen pr 30. mars Prosjektgruppe er oppnevnt og konstituert. Følgende temamøter er gjennomført: 23. mai: Oppstartmøte. Hovedtema konstituering, mandatsgjennomgang og «Virksomhetsdata». 14. juni: Møte 2. Hovedtema interessentanalyse, ROS analyse og «Rekvirering/bestilling av ambulanseflyoppdrag». 5. og 6. september: Møte 3. Hovedtema sluttføring av ROS analyse og «Medisinsk og operativ koordinering av ambulanseflytjenesten». 10. oktober: Møte 4. Hovedtema «Logistikk samarbeid/samvirke med AMK sentralene og bakkebaserte tjenester (bil og båtambulanser)». Disse temamøtene er planlagt: 5. desember: Møte 5. Hovedtema «Støttesystemer IKT». 4. januar 2018: Møte 6. Hovedtema «Bruker(pasient)interesser ansattes interesser». 9. februar 2018: Møte 7. Hovedtema «Oppdragsgjennomføring». 1 2 todagers møter i mars og april 2018 med sluttdrøfting av tema /problemområder og gjennomgang av økonomiske og administrative konsekvenser. Prosjektleders vurdering: Prosjektet nærmer seg halvgått løp i arbeidet med definerte tema/problemområder. Diskusjonene rundt det sentrale problemområdet «medisinsk håndtering og prioritering og flyoperativ koordinering» ser ut til å nærme seg et slags klimaks. Det er betydelige uenigheter knyttet til hva den etablerte enigheten om «å framstå som en enhetlig tjeneste» med «et point of contact» konkret skal innebære eller bety. Det kan se ut som representantene fra de tre medisinsk koordinerende punkt (Helse Nord, Helse Midt Norge og Helse Sør Øst) setter mye inn på å fremme et slags status quo når det gjelder den samlede styringen av virksomheten. Det hevdes: sitat «Enighet mellom de 3 MKP om at dagens fordeling gir best kvalitetssikring og skal videreføres, men med ETT tlf. nr og ETT elektronisk bestillingsskjema. Rekvirentene skal forholde seg til sin lokale AMK og ingen merker om den som behandler bestillingen sitter på SMR eller OUS». Sitat slutt. Prosjektledelsen og representanter fra RHF uten egne medisinsk koordinerende punkt heller mot en framtidig løsning der styring av logistikken samt overordnede administrative oppgaver som enhetlig kontaktpunkt, gjennomgående oversikt og

16 sporbarhet, mottak av avviksmeldinger, kontaktpunkt for henvendelser om oppdrag osv. samles på ett sted, og at det kan se ut som det best ligger til rette for at dette bør være FKS/AMK Tromsø. Det er ingen uenighet om at medisinerne skal foreta medisinsk research og prioritere ut fra de medisinske problemstillingene, men det synes å være et betydelig sprik i hvordan dette best operasjonaliseres i en hensiktsmessig og enhetlig, nasjonal styring av logistikken. Temamøtet den 5. desember blir i så måte viktig for å klargjøre hvor dypt uenigheten stikker. En delt utredning kan ikke utelukkes på dette tidspunkt. Et annet sentralt tema/problemområde som skal behandles på møtet i desember er «støttesystemer IKT». I den sammenheng er det av avgjørende betydning for prosjektets endelige tilrådninger innen dette temaet å kjenne status for det reorganiserte nasjonale AMK IKT prosjektet som Helse Vest RHF har fått ansvaret for. Det ønskes en klargjøring om, og i hvilken grad, det prosjektet vil ta høyde for IKT støtte til luftambulansetjenesten. Det har så langt vist seg vanskelig å få ut informasjon fra Helse Vest både om organisering av prosjektet og omfang/scope for arbeidet. En har ikke gitt opp å få ut relevant informasjon, men det virker naturlig å legge til grunn at det nasjonale AMK IKT prosjektet ikke, eller i liten grad vil inkludere de særskilte utfordringene og spesifikasjonene som er spilt inn fra luftambulansemiljøene. Det kan bety at det for ambulanseflyprosjektet vil være naturlig å gi det råd at det snarest etableres et eget «luftambulanse IKT prosjekt». En egendesignet, tidsbegrenset kartlegging av «tidstyver» eller venting (for enten ambulansefly eller bilambulanse) ved overføring av pasienter på flyplass pågår for tiden. Ventetid på mer enn 10 minutter registreres for alle slike pasientoverføringer ved 6 utvalgte flyplasser i én mnd. Det er forventet at denne kartleggingen vil gi et oppdatert bilde på omfanget av slik venting og dermed et bedre grunnlag for å foreslå tiltak. Det er startet opp aktiviteter for å sikre god bruker(pasient)medvirkning og tilsvarende fra de ansattes organisasjoner. Prosjektet vil dessuten bli presentert på NSH sin nasjonale prehospitale lederkonferanse desember. PROSJEKTFREMDRIFT PROSJEKTDATO OK NOE FORSINKET VELDIG FORSINKET FORKLARING 29. november 2017 x Planlagte temamøter og relaterte aktiviteter er så langt gjennomført i henhold til plan. Det er lagt omforente planer for gjenstående temamøter og problemdrøftinger som vurderes å være gjennomførbare. Det foreligger ikke alvorlige trusler mot framdrift i prosjektet på dette tidspunkt. Side 2

17 Detaljert framdriftsoversikt: Forbedring og effektivisering av ambulanseflytjenesten aktiviteter status : Planlagt: Pågående: Avsluttet/ gjennomført: Beskrive interne og eksterne kommunikasjonstiltak Foreslå og beskrive et begrenset antall kvalitetsindikatorer Gjennomgang av regulerende bestemmelser Gjennomgang og vurdering av MKP funksjonen(e) Gjennomgang og vurdering av FKS funksjonen Supplerende tidsbegrenset kartlegging av «tidstyver». Planlegging av prosjektet Befaring og hospitering i ambulanseflytjenesten Etablering av prosjektgruppe og annen organisering Vurdering av behov for suppleremnde ROS analyser Gjennomgang og vurdering av logistikken i ambulanseflytjenesten Gjennomgang og vurdering av systemer for koordinering av virksomheten. (FKS og MKP) Gjennomgang og vurdering av LA AMK funksjonen Mandatsgjennomgang Interessentanalyse Gjennomgang av eksisterende ROSanalyser Møte med og innspill fra ansattes organisasjoner Gjennomgang og vurdering av støttesystemer (IKT) Møte med og innspill fra brukerorganisasjoner(?) Gjennomgang og vurdering av tilgjengelige virksomhetsdata Gjennomgang av faglige retningslinjer for tjenesten. Vurdere behov for nasjonal samordning Vurdering av økonomiske, administrative og evt juridiske konsekvenser av tiltak Produksjon av rapport Betydelig økt risiko Moderat økt risiko På plan Risiko ikke vurdert BUDSJETTOVERSIKT STATUS OK NOE AVVIK STORT AVVIK FORKLARING Kostnadsutvikling som planlagt. x Prosjektet har et budsjett på NOK , for Dette dekker kostnad til å leie inn prosjektleder, samt fellesutgifter ved møter og til ekstern bistand/kompetanse. For øvrig dekker bidragsytere i prosjektet (prosjektmedarbeidere) egne utgifter til reise og overnatting. Side 3

18 RISIKO OG PROBLEMLOGG PROBLEM TILORDNET TIL DATO ROS analysen (vist under) er gjennomført i plenum i prosjektgruppen i temamøter 14. juni og 6. september. Merk at risikoen for aktiviteter knyttet til medisinsk håndtering og prioritering og flyoperativ koordinering av virksomheten i framdriftsmatrisen i denne rapporten (forrige side) er oppjustert av prosjektleder siden forrige rapport. En eventuell formell justering av risikomatrisen (under) vil bli gjennomført i plenum under prosjektmøtet 5. desember. Risikoforhold i prosjektet pr 6. september (ikke endret siden forrige rapport): Side 4

19 Risikomatrise: KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Styringsgruppen anbefales å ta den framlagte prosjektrapporten til orientering. Side 5

20 Fra: Lexow, Kristin Osland Til: Lars Erik Tandsæther Øyvind Juell; Fauskanger, Gisle Kopi: "Helse Nord RHF"; "Helse Midt-Norge RHF"; "Helse Sør-Øst RHF"; Eriksen, Ivar; Fredriksen, Gunn "Rolandsen Hilde"; Tore Robertsen; Teigelid, Synnøve Langballe Emne: Årshjul for 2018 Dato: 28. november :44:48 Vedlegg: Årshjul 2018 for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak - til HFene.docx Til: Adm.dir./daglig leder i felleseide helseforetak Kopi: De regionale helseforetakene Eierdirektørene i RHF-ene Sekretariat for økonomidirektørmøtet Årshjul for styring og oppfølging av de felleseide helseforetakene for 2018 På vegne av eierstyringsgruppen i de regionale helseforetakene oversendes med dette årshjul 2018 for styring og oppfølging av de felleseide helseforetakene. Det gjøres oppmerksom på at årshjulet skal behandles i AD-møte den 18. desember, slik at justeringer kan skje i etterkant. Årshjulet er en konkretisering og systematisering av etablerte eierstyringsaktiviteter i forhold til de felleseide helseforetakene, og skal underbygge den formelle styringen som de administrerende direktørene ivaretar i helseforetakenes foretaksmøter. Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de felles eide selskapene, og praktisk tilrettelegging ivaretas av de regionale helseforetakenes økonomidirektører og eierdirektører. Gjennomføring av styringsaktivitetene forventes å medføre bedre kontroll og forutsigbarhet mht. selskapenes økonomi og aktiviteter, bl.a. sett inn mot arbeidet med de regionale helseforetakenes økonomiske langtidsplaner og årlige budsjetter. De regionale helseforetakene vil, som i dag, og i likhet med hva som gjøres overfor ordinære helseforetak, stille nødvendige ressurser/kompetanse tilgjengelig for gjennomføring av styringsaktivitetene. Økt systematikk i oppfølgingsarbeidet forventes å kunne effektivisere denne ressursbruken. Det legges til grunn at de felleseide helseforetakene følger opp de aktiviteter årshjulet legger opp til, i nært samarbeid med de regionale helseforetakene. Dette tas også inn i helseforetakenes oppdragsdokumenter for Fremstillingen nedenfor forutsettes å være generisk, men de konkrete milepælene tar utgangspunkt i kalenderen og møteplanene for Frister knyttet til de forskjellige aktivitetene fremgår av årshjulet: Del 1 foretaksmøter i de felleseide helseforetakene Helseforetakenes vedtekter og oppdragsdokumenter forutsetter at det avholdes minimum to foretaksmøter pr. år:

21 Møte nr (dato med forbehold til etter behandling i AD-møte 18.desember): I tilknytning til AD-møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 1,5 time. Tema for møtet er oppdragsdokument for året. Forberedende aktiviteter (ansvarlig: eierstyringsgruppen): Oppdragsdokumenter til helseforetakene utarbeides på bakgrunn av innspill fra HFene, interne prosesser i de fire RHF-ene, samt oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll fra Helse- og omsorgsdepartementet. Forslag til oppdragsdokumenter oversendes for behandling i AD-møtet så snart som mulig etter foretaksmøtet for RHF-ene ( ). Samtidig oversendes dokumentene til helseforetakenes styreledere/daglig leder for kommentar. Etter ADmøtet oversendes oppdragsdokumentene til helseforetakene til orientering. Møte nr : I tilknytning til AD-møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 2 timer. Tema for møtet er: Årlig melding 2017 fra helseforetakene Oppnevning av styrer Årsrapport og årsregnskap Evt. vedtektsendringer mv. Forberedende aktiviteter (ansvarlig: økonomidirektørmøtet og eierstyringsgruppen): Vedrørende årlig melding: Helseforetakene skal oversende årlig melding til eierne innen Eierstyringsgruppen forestår gjennomgangen av meldingene og involverer økonomidirektørene og andre relevante miljøer internt i RHF-ene. Behov for evt. tilleggsspørsmål avklares. Etter eierstyringsgruppens gjennomgang av årlig melding legges forslag til protokolltekst frem for AD-møtet Vedrørende oppnevning av styrer for helseforetakene: Helseforetakenes styreledere kontaktes mht. styreevaluering og vurdering av styresammensetning. Eierstyringsgruppen klarlegger evt. behov for utskiftinger sett fra eiernes side. Oppsummering av eierstyringsgruppens anbefaling presenteres i AD-møtet Vedrørende årsrapport og årsregnskap: Selskapene skal oversende årsrapport og årsregnskap til eierne innen Økonomidirektørmøtet forestår gjennomgangen av dokumentene og involverer andre relevante miljøer internt i RHF-ene. Del 2 møter med helseforetakene Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de

22 felleseide helseforetakene, jf. beskrivelsen ovenfor av foretaksmøter og de forberedende aktiviteter. Det legges også i 2018 opp til to faste møter med helseforetakene. Tema for disse møtene fanger opp alle styrings- og oppfølgingsaktiviteter. Tema for møte 1, som er planlagt til den 14. mai 2018 (uke 20): Årlig melding fra helseforetaket Årsresultat/årsrapport Rapport hittil i år KPI, oppdragsdokument, økonomi, risiko Forslag til ØLP Tema helseforetakene ønsker å ta opp med eierne Tema for møte 2, som er planlagt til uke 43 (dato ikke endelig fastsatt): Helseforetakets forslag til årsbudsjett kommende år Innspill til oppdragsdokument kommende år Konsekvenser av forslag til statsbudsjett Rapport hittil i år KPI, oppdragsdokument, økonomi, risiko Tema helseforetakene ønsker å ta opp med eierne Praktisk tilrettelegging og gjennomføring av møtene ivaretas av de regionale helseforetakenes økonomidirektører og eierdirektører. Det legges videre opp til at de felleseide helseforetakene den 7. mai og 14. september oversender tertialvis rapportering til eierne, som kan inngå i RHF-enes rapportering til sine styrer. På vegne av eierstyringsgruppen bes det om at dette brevet med vedlagt årshjul 2018 videreformidles til styreleder. Vennleg helsing Kristin Osland Lexow Rådgiver /

23 Årshjul for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak 2018 Bakgrunn: Ansvar: Felles RHF styresak behandlet i november/desember Foretakenes vedtekter/(selskapsavtaler)/oppdragsdokumenter. Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de felleseide helseforetakene. Dette skjer primært i foretaksmøter der helseforetakenes oppdrag og rammer fastsettes, og hvor resultater, årsresultater og årlig melding gjennomgås og godkjennes. Øvrige aktiviteter understøtter dette, herunder en formalisert oppfølging og rapportering bl.a. overfor RHF styrene. Målet er større gjensidig innsikt i og kunnskap om helseforetakenes virksomhet og RHF enes samlede aktiviteter. Praktisk tilrettelegging ivaretas av de regionale helseforetakenes eierdirektører og økonomidirektører 1. Del 1 Foretaksmøter i felleseide helseforetakene Møte/tid Tema Forberedelse Ansvarlig Møte nr (med forbehold om endring) Oppdragsdokument for året Eierstyringsgruppen I tilknytning til AD møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 1,5 time. Oppdragsdokumentene utarbeides på bakgrunn innspill fra helseforetakene, interne prosesser i de fire RHF ene samt oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll fra HOD. Innkalling til foretaksmøte sendes ut senest en uke før møtet. Møte nr I tilknytning til AD møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 2 timer (tidspunkt er satt til kl ) Årlig melding Oppnevning av styrer Årsrapport og årsregnskap Evt. vedtektsendringer og andre saker som er nødvendig Årlig melding: Gjennomgås i RHF ene. Behov for tilleggsspørsmål avklares. Protokolltekst forelegges AD møtet 09. mars Styreoppnevning: Behov for utskiftinger sett fra eiernes side vurderes. Årsrapport og årsregnskap: Foreløpig og endelig årsregnskap er oversendt innen 23/2 Behov for vedtektsendringer mv. avklares Innkalling til foretaksmøte sendes ut senest en uke før møtet. Eierstyringsgruppen Eierstyringsgruppen Økonomidirektørmøtet Eierstyringsgruppen Eierstyringsgruppen 1 Milepælene (årshjulet) utarbeides i samarbeid med økonomidirektørene (RHF) og forankres i oppdragsdokumentene. 1

24 Del 2 Helseforetak vs. RHF Faste møter: Det gjennomføres årlig to faste møter med helseforetakene. Tema for disse møtene fanger opp alle oppfølgings og styringsaktiviteter. Ansvar: Det er administrerende direktør som har ansvar for eierstyring og oppfølging av de felleseide helseforetakene. Praktisk tilrettelegging ivaretas av de regionale helseforetakenes eierdirektører og økonomidirektører. Møte/tid Tema Forberedelse/frist helseforetak 2 Forberedelse/frist RHF Foretaksmøter Møte nr. 1 Uke 20 (14. mai) Møte nr. 2 Uke 43 (22 26 oktober) Rapportering RHF styrer Årlig melding Årsresultat/årsrapport Rapport hittil i år KPI, oppdragsdokument, økonomi, risiko Forslag til ØLP Saker de felleseide HF ene ønsker å ta opp med eierne Helseforetakets forslag til årsbudsjett kommende år Innspill til oppdragsdokument kommende år Konsekvenser av forslag til statsbudsjett Rapport hittil i år KPI, oppdragsdokument, økonomi, risiko Saker de felleseide HF ene ønsker å ta opp med eierne Definerte KPI er Status måloppnåelse/evt. risiko 19/01 foreløpig årsregnskap 01/02 årlig melding /02 foreløpig innspill ØLP 3 23/02 endelig regnskap/ årsrapport 03/04 innspill til ØLP 20/09 forslag til årsbudsjett 01/10 innspill til oppdragsdokument 07/05 oversendelse til RHF 14/09 oversendelse til RHF 01/12 mal for årlig melding 16/01 oppdragsdokument for kommentar 01/03 mal for innspill ØLP 29/06 tilbakemelding ØLP 01/11 foreløpig tilbakemelding på forslag til årsbudsjett 15/12 tilbakemelding på årsbudsjett etter behandling i AD møte Mal for tertialrapport 26/02 oppdragsdokument 23/04 årlig melding, årsrapport/ regnskap 2 Dokumenter sendes postmottak i de fire regionale helseforetakene, samt sekretariatene for hhv. eierstyringsgruppen og økonomidirektørmøtet. 3 Foreløpig innspill til vesentlige endringer i helseforetakets virksomhet, investeringer og drift 2

25 Del 3 Eierdirektører/økonomidirektører vs. AD-møtet Møte/(frist) Tema Ansvarlig AD møte Oppdragsdokument Eierstyringsgruppen 22/01 (08/01) Utarbeides på bakgrunn innspill fra de felleseide helseforetakene, interne prosesser i de fire RHF ene samt oppdragsdokument og foretaksmøteprotokoll fra HOD. Eierstyringsgruppens forslag til oppdragsdokumenter oversendes for behandling i AD møtet 22/01 så snart som mulig etter foretaksmøtet for RHF ene den 9. januar 2018 (uke 2). Samtidig oversendes dokumentene til helseforetakenes styreledere/daglig leder for kommentar (kort svarfrist). Leder av eierstyringsgruppen deltar i AD møtet for å orientere om prosess og evt. kommentarer. Etter AD møtet oversendes oppdragsdokumentene til helseforetakene til orientering. AD møte 26/02 I tilknytning til dette møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 1,5 time. Se omtale ovenfor. Eierstyringsgruppen (12/02) Innkalling til foretaksmøte sendes ut senest en uke før møtet. AD møte Saksfremlegg AD møtet protokolltekst vedørende årlig melding fra de felleseide helseforetakene Eierstyringsgruppen 09/03 Helseforetakene skal oversende årlig melding til eierne innen 1. februar. (23/02) Eierstyringsgruppen forestår gjennomgangen av meldingene og involverer økonomidirektørene og andre relevante miljøer internt i RHF ene. Behov for evt. tilleggsspørsmål avklares. Etter eierstyringsgruppens gjennomgang av årlig melding legges forslag til protokolltekst frem for AD møtet. AD møte 23/04 (9/04) I tilknytning til dette AD møtet avholdes foretaksmøter innenfor en samlet tidsramme på 2 timer med følgende saker forberedt av hhv. eierstyringsgruppen og økonomidirektørmøtet: Årlig melding Protokolltekst behandlet i AD møtet 09/03. Se omtale ovenfor. Eierstyringsgruppen Oppnevning av styrer for helseforetakene Helseforetakenes styreledere kontaktes mht. styreevaluering og vurdering av styresammensetning. Eierstyringsgruppen klarlegger evt. behov for utskiftinger sett fra eiernes side. Oppsummering av eierstyringsgruppens anbefaling, presenteres i AD møtet. Leder av eierstyringsgruppen deltar i møtet. Eierstyringsgruppen 3

26 Årsrapport og årsregnskap Helseforetakene skal oversende årsrapport og årsregnskap til eierne innen 23/02. Økonomidirektørmøtet forestår gjennomgangen av dokumentene og involverer andre relevante miljøer internt i RHF ene. Økonomidirektørmøtet I tillegg til ovennevnte saker behandles evt. vedtektsendringer og andre saker som er nødvendig. Eierstyringsgruppen AD møte 14/05 (30/04) AD møte 11/06 (28/05) AD møte 27/08 (13/08) AD møte 24/09 (10/09) AD møte 22/10 (08/10) AD møte 19/11 (05/11) Innkalling til foretaksmøte sendes ut senest en uke før møtet. (AD møtet forbeholdt møte i styrets underutvalg Spekter Helse) Saksfremlegg til AD møtet om status etter oppfølgingsmøter med helseforetakene Samlet status for de felleseide helseforetakene etter oppfølgingsmøter i uke 20 forelegges AD møtet. Saksfremlegg til AD møtet vedrørende helseforetakenes forslag til økonomisk langtidsplan (ØLP) Helseforetakene skal oversende forslag til ØLP etter oppsett fastsatt av økonomidirektørene innen 03/04. Økonomidirektørene vurderer forslagene og avstemmer i forhold til samlet ØLP i RHF ene. Helseforetakene gis tilbakemelding på forslag til ØLP innen utgangen av juni, etter at RHF enes ØLP er styrebehandlet. (AD møtet forbeholdt møte i styrets underutvalg Spekter Helse) Sak AD møte om årshjul 2019 for styring og oppfølging av de regionale helseforetakenes felleseide helseforetak. (AD møtet forbeholdt møte i styrets underutvalg Spekter Helse) Saksframlegg til AD møtet vedrørende helseforetakenes årsbudsjetter: Årsbudsjett utarbeides på bakgrunn av Statsbudsjett, forslag til årsbudsjett fra de felleseide helseforetakene Eierstyringsgruppen Eierstyringsgruppen Økonomidirektørmøtet Eierstyringsgruppen Økonomidirektørmøtet 4

27 og interne prosesser i de fire RHF ene (må eventuelt justeres i tråd med oppdrag fra HOD som treffer de felleseide helseforetakene, og som vil gi budsjettmessige konsekvenser) Helseforetakene oversender til eierne forslag til årsbudsjett innen 20/9 Foreløpig tilbakemelding på forslag til årsbudsjett/inntektsrammer oversendes helseforetakene innen 1/11 Økonomidirektørenes forslag til årsbudsjett oversendes for behandling i AD møtet 19/11. Leder av økonomidirektørmøtet deltar i AD møtet for å orientere om prosess og evt. kommentarer. Etter AD møtet oversendes tilbakemelding på årsbudsjett til de felleseide helseforetakene innen den 15/12 AD møte 17/12 (03/12) Sak til AD møte oppsummering av de felleseide HF enes 2.tertialrapportering, samt oppsummering av oppfølgingsmøte 2 Eierstyringsgruppen AD møtet møteplan 2018 Fire av møtene (skrevet i fet+ kursiv) er forbeholdt møte i styrets underutvalg Spekter Helse i regi av arbeidsgiverforeningen Spekter. Den foreslåtte møteplanen var avklart med arbeidsgiverforeningen Spekter. AD møtet godkjenner møteplanen 2018 som følger: Mandag 22. januar 2018 Mandag 26. februar 2018 Mandag 09. mars 2018 Mandag 23. april 2018 Mandag 14. mai 2018 Mandag 11. juni 2018 Mandag 27. august 2018 Mandag 24. september 2018 Mandag 22. oktober 2018 Mandag 19. november 2018 Mandag 17. desember

28 Sekretariatsfunksjon for eierstyringsgruppen og økonomidirektørmøtet i 2018 ivaretas av Helse Vest RHF. Funksjon Navn e post Tlf Eierstyringsgruppen i de regionale Ivar Eriksen Ivar.eriksen@helse vest.no helseforetakene leder Sekretariat Kristin Osland Lexow Kristin.osland.lexow@helse vest.no Økonomidirektørmøtet i de Per.karlsen@helse vest.no regionale helseforetakene leder Per Karlsen Sekretariat Synnøve L. Teigelid Synnøve.teigelid@helse vest.no Oversikt over controller gruppa i de regionale helseforetakene : Foretak Region Kontaktperson Sykehusinnkjøp HF Helse Nord RHF Jan-Petter Monsen Jan-petter.Monsen@helse-nord.no tlf Luftambulansetjenesten HF Helse Nord RHF Jan-Petter Monsen Jan-petter.Monsen@helse-nord.no tlf Sykehusbygg HF Helse Midt Norge RHF Marianne Bidtnes Støre Marianne.Bidtnes.Store@helse-midt.no tlf Nasjonal IKT HF Helse Vest RHF Jan-Erik Lorentzen jan.erik.lorentzen@helse-vest.no tlf HDO HF Helse Sør Øst RHF Thor Gunnar Haug Thor.Gunnar.Haug@helse-sorost.no tlf Pasientreiser HF Helse Sør Øst RHF Thor Gunnar Haug Thor.Gunnar.Haug@helse-sorost.no tlf

29 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Orienteringer fra administrerende direktør Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Administrerende direktør ønsker å informere styret om følgende saker: a. Gjennomgang av luftambulansestruktur Prosjekt «Gjennomgang av basestruktur for luftambulansehelikopter» har sin bakgrunn i en bestilling fra Stortinget. De regionale helseforetakene fikk i foretaksmøtet i 2016 i oppdrag å gjennomgå basestrukturen for luftambulansehelikoptertjenesten i Norge. Helse Sør Øst RHF er tildelt ansvaret for sekretariatet i dette arbeidet. Prosjektet skal gjøre analyser av fremtidig behov og foreslå opprettelse, nedleggelse eller flytting av inntil to luftambulansebaser. Frist for innlevering av rapport var først satt til Arbeidsgruppens første møte var 13.09, og sakens omfang medførte at HOD har akseptert utsettelse til Siden rapporten skal behandles av fagdirektørmøtet, må arbeidsgruppen levere sin anbefaling Det er pr avholdt fire møter. Datainnsamling og nåtidsanalyse er for det meste ferdig. Første utkast av rapport er under utarbeidelse. Det er avholdt dialogmøter med de to hovedredningssentralene og Justis og beredskapsdepartementet, Stiftelsen Norsk Luftambulanse og referansegruppen. Referansegruppen har representanter fra de helseforetakene som har ambulansehelikopterbase. Gruppen vil få nåtidsanalysen til kommentering. AMK Innlandet har gjennom noen få høstuker gjennomført en enkel simulering basert på innkomne nødmeldinger for å vurdere om et tenkt ambulansehelikopter ved Mjøsbrua ville ha vært en foretrukket ressurs. Sykehuset Innlandet valgte å levere en mer omfattende rapport, der de også kom med anbefaling. Denne rapporten ble gjort tilgjengelig for media. Siden rapporten antyder at et slikt helikopter vil bli svært travel (over 3 oppdrag daglig), medførte dette oppslag i flere aviser. Arbeidsgruppen opplever fortsatt at tidsfristen er svært knapp. Det er overfor styringsgruppen anbefalt at den ferdige rapporten skal sendes på høring, primært til berørte kommuner. b. Ny helikopterbase på Evenes Muntlig orientering om status.

30 c. Helikopterkontrakt fra Norsk Luftambulanse AS (NLA AS) har så langt avgitt fjortende statusrapport fra sitt prosjekt. Det er ferdigstilt mer enn halvparten av de 200 planlagte overordnede milepælene i den tilbudte leveranseplanen. Overordnet anser NLA AS seg fornøyd med status på helikopterleveranser og tilgang på personell som er to helt avgjørende suksessfaktorer. Selskapet har informert og er i dialog med Luftambulansetjenesten HF om et potensielt avvik fra fremdriftsplanen. Utkast til nye Samarbeidsavtaler mellom NLA AS, helseforetak og Luftambulansetjenesten HF er utarbeidet. NLA AS har startet opp besøksrunde nr. 2 til alle helseforetak, og innspill til avtalen er en del av tema. De to første H135 helikoptre har ankommet Norge og selskapet planlegger nå en gradvis utskifting av dagens materiell fra uke 2. Først blir det satt inn nye H135 på baser, så H145 og til slutt AW139 ved operatørbytte 1. juni d. Flykontrakt fra Babcock Scandinavian Air Ambulance AB (BSAA) jobber med grunnlag i egen fremdriftsplan. Det er gjennomført 3 statusmøter mellom prosjektledelsene i BSAA og LAT HF. Neste møte er planlagt Det vil bli rapportert muntlig til styret fra det møtet. BSAA har så langt fulgt opp sin egen fremdriftsplan og er i god rute. Luftambulansetjenesten HF mottar månedlige statusrapporter, og det er opprettet gode systemer for å ivareta alle løpende avklaringer mellom partene. Rekruttering av piloter og nøkkelpersonell er startet. De har fått gode søkere til nøkkelstillinger og ansettelsesprosessen er i gang. Pilotstillingene har søknadsfrist Kun få dager etter utlysningen hadde BSAA fått ca. 30 søknader fra piloter. BSAA har tatt initiativ til å samle leverandør av flymaskiner og leverandør av medisinske innredninger for bedre samarbeid og utvikling av dette utstyret. Det er spesielt på kategori 2 flyet (Jet) der innredningen må utvikles fra grunnen av at utfordringen er størst. e. Arbeidet mot en AMK LA i hvert RHF De regionale helseforetakene ble i foretaksmøte 10. januar 2017 (kapittel Organisering av AMK sentralene), bedt om å følge opp anbefalingen om at koordineringen av ambulansehelikoptre skal gjennomføres fra en AMK sentral i hver region. I ny Avtale Kjøp av ambulansehelikoptertjenester, med oppstart , er det en rekke krav til ny operatør knyttet til samarbeid med AMK LA. Flere av disse går direkte på AMK LA sentralene, og det skal i tiden frem til oppstart legges ned mye tid og ressurser for å levere iht. kravene i anbudet. Derfor er det ressursbesparende for Luftambulansetjenesten HF og ny operatør om man kan konsentrere arbeidet mot fire AMK LA sentraler. Status i arbeidet mot en AMK LA i hver region er: Helse Sør Øst RHF All koordinering og flight following av ambulansehelikoptrene (Arendal, Ål, Dombås, Lørenskog I og Lørenskog II) er styrt av AMK Oslo fra 15. april Dette ble gjennomført med en gradvis overgang av Ål, så Dombås og tilslutt Arendal. Det er etablert SLA avtale mellom AMK Oslo og Norsk Luftambulanse AS.

31 Helse Nord RHF Helse Nord RHF besluttet 18. november 2017 at all koordinering og flight following av ambulansehelikoptrene (Brønnøysund, Tromsø og Evenes) skal foregår fra AMK Tromsø fra 1. juni UNN leder arbeidet og vil involvere alle HFene og RHF. Dette inkl. at nødvendige forberedelser må ivaretas i god tid før omleggingen, prosess i regionen som sikrer at endringen kan gjennomføres kostnadseffektivt og uten uheldige konsekvenser. Det legges til grunn at oppgaven ivaretas innenfor eksisterende bemanning. Arbeidet med etablering av SLA avtale mellom AMK Tromsø og Norsk Luftambulanse AS er i prosess, og første møte ble gjennomført 28. november 2017 i Tromsø. Helse Midt Norge RHF Helse Midt Norge RHF har opprettet et prosjekt som skal legge til rette for at all koordinering og flight following av ambulansehelikoptrene (Trondheim og Ålesund) skal foregå fra en AMK LA. Oppstart er planlagt i løpet av sommeren Det er etablert SLA avtale mellom AMK Trondheim og Norsk Luftambulanse AS. Helse Vest RHF Status ukjent, men om dette ikke blir besluttet i 2017, må Norsk Luftambulanse AS etablere tre SLA avtaler og avtale opplæring på tre ulik AMK LA sentraler. f. Godkjenning av landsdekkende område navigasjonsruter i lav høyde for Luftambulansetjenesten i Norge (EILAT _ samlebetegnelse for Enroute IFR i Luftambulansetjenesten Luftfartstilsynet har i brev av godkjent Luftambulansetjenesten HF sitt rutenett for flyging i instrumentforhold i lav høyde. I godkjenningsbrevet skriver tilsynet blant annet: Disse prosedyrene representerer noe nytt som underveis navigasjon for helikoptre som flyr IFR i lav høyde, både når det gjelder utbredelse/omfang av selve rutenettverket samt andelen av rutenettverket som ligger i luftrom klasse G. Dette vil være et stort sikkerhets og operativt fremskritt for ambulansehelikoptertjenesten i Norge. Rutenettet er publisert av Avinor og rutenettverket vil kun være tilgjengelig for operatører med fast tilknytning til luftambulansetjenesten i Norge, samt SARoperatører med luftambulanseoppdrag for det offentlige. Prosedyrer som er publisert kan ikke benyttes av andre enn operatører med spesiell godkjenning fra Luftambulansetjenesten HF. NLA AS vil benytte EILAT fra 6. desember, og blir inntil videre eneste operatør som benytter rutenettverket. g. Arbeids og hviletidsbestemmelser EASA har nylig varslet nye arbeids og hviletidsbestemmelser som skal tre i kraft i Vi har så langt ikke hatt tid til å studere regelverket i detalj. Høringsfrist er satt til 31. januar Vi skal bl. a. møte Luftfartstilsynet for å få god innsikt i bestemmelsene slik de nå er foreslått. En av konsekvensene kan bli at det ikke lenger

32 blir tillatt med 24 timers vakter på ambulansehelikopter. h. Media Muntlig orientering. i. Norsk Luftambulanse AS Norsk Luftambulanse AS flytter hovedkontoret fra Drøbak til Storgata i Oslo sentrum i De vil der bli samlokalisert med øvrige selskaper i «NLA familien». j. Lufttransport AS, Lufttransport FW AS, Lufttransport RW AS Den 20. november i år hadde ambulansehelikopteret i Ålesund en hendelse med utilsiktet nærhet til bakken. De skulle fly gjennom et skylag for å bli visuelle med fjorden under, men feilberegnet avstand og hastighet og endte opp over land. De fikk automatisk varsel fra terrengvarslingssystemet (TAWS), og utførte korrekt prosedyre for å komme tilbake til sikker høyde. De var aldri i reell fare (minimum 1000 fot over bakken), men hendelsen opplevdes som meget ubehagelig for besetningen da de i en periode var usikker på hvor nært de egentlig var bakken. Hendelsen er rapportert, og blir nå behandlet av ledelsen i Lufttransport RW AS. Flygerforeningen i Lufttransport FW As har gått ut i media med sin bekymring for ambulanseflytjenestens fremtid. De påstår hele prisdifferansen i anbudskonkurransen (ca. 300 MNOK over 6 år) kun går på pilotenes betingelser. k. Kommende styremøter 31. januar februar mars (telefon) 14. mai 2018 (basebesøk Stavanger) 20. juni september oktober desember Anbefaling Administrerende direktør anbefaler at styret tar sakene til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar fremlagte saker til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør