Saksliste styremøte 16. april 2015

Transkript

1 Saksliste styremøte 16. april 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes nasjonale luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte 16. april 2015 kl 0900 i Bergen Saksliste Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 23. februar 2015 Sak Økonomisk status Sak Strategi 2019 Sak Godkjenning av saksdokumenter til selskapsmøte 27. april 2015 Sak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak Oppdragsdokument 2015 Sak Innspill til budsjett 2016 for de regionale helseforetakene Sak Orienteringssaker a. Aktivitetstall 2014 b. Helikopterbase Evenes c. Finansieringsmodell d. Møteplan andre halvår 2015 e. Lufttransport AS f. Norsk Luftambulanse AS Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell

2 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Bodø Tlf PROTOKOLL Vår dato: 23. februar 2015 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 23 FEBRUAR 2015 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 23. februar 2015 på Gardermoen Til stede Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth (på telefon) Randi Nordtorp Mølmen Ikke tilstede Daniel Haga (styreleder) Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 29. januar 2015 er godkjent. STYRESAK GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 29. januar 2015 Sak Årsregnskap og styrets årsberetning 2014 Sak Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester Sak Revisjoner av operatørene Sak Sak Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. Orienteringssaker a. Moss lufthavn Rygge b. Støtte til kurs 2015 c. Strategi d. Lufttransport AS e. Norsk Luftambulanse AS Eventuelt

3 STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 29. JANUAR 2015 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 29. januar STYRESAK ÅRSREGNSKAP OG STYRETS ÅRSBERETNING 2014 Styrets vedtak Styret godkjenner årsregnskapet. Styret godkjenner at overskuddet overføres til egenkapitalen. Styret godkjenner årsberetningen. STYRESAK Styrets vedtak ANSKAFFELSE AV AMBULANSEHELIKOPTERTJENESTER Styret tar redegjørelse og status for prosjekt anskaffelse av nye ambulansehelikopterkontrakter til etterretning. Styret ber daglig leder følge opp arbeidet i tråd med utarbeidet tidsplan for prosjektet. Styret ber daglig leder invitere de regionale helseforetakene og det medisinske miljøet som til å stille representanter som skissert i styremøtet. STYRESAK Styrets vedtak REVISJONER AV OPERATØRENE Styret tar saken til orientering. Styret ber daglig leder orientere styret om resultat av endelig lukking av avvik som etter kvalitetsog sikkerhetsrevisjoner i Styret ber daglig vurdere i arbeide med nye anskaffelse om å utrede muligheten for sanksjoner når avvik identifiseres i kvalitets og sikkerhetsrevisjoner. STYRESAK ORIENTERINGSSAKER Styret ble orientert om følgende saker: a. Moss lufthavn Rygge Moss lufthavn Rygge ble til i høst driftet av Forsvaret. Driften er nå overtatt av et kommersielt selskap. Vår avtale om bruk av Rygge utenfor normal åpningstid ved behov er derfor terminert. Bruken av Rygge er svært viktig som alternativ landingsplass for Gardermoen ved marginalt vær. En slik mulighet er viktig for å sikre mest mulig robuste ordninger for å kunne frakte pasienter til hovedstadssykehusene gjennom hele døgnet. Det er nå på plass en egen prosedyre for hvordan vi skal kunne nyttiggjøre oss flyplassen også utenfor åpningstidene ved behov.

4 b. Støtte til kurs 2015 For 2015 har Luftambulansetjenesten ANS utlyst midler til støtte til kurs. Etter sønad er det tildelt midler til følgende kurser: Trening i livreddende prosedyrer på anestesert gris (inntil seks kurs) Kurs i medisinsk i fly og transportmedisin for leger og sykepleiere Avansert prehospital behandling for leger. Kursene arrangeres av OUS Luftambulanseavdelingen og tilbys luftambulanseprsonell fra hele landet. c. Strategi Forankringsmøte med Justis og beredskapsdepartementet blir avholdt førstkommende torsdag. Det er det siste i sitt slag. En tar sikte på å ha strategidokumentet for selskapet klart til styremøtet 16. april d. Lufttransport AS Første møte i low level IFR prosjekt avholdt i Oslo 11. februar. Bred deltakelse fra våre operatører, 330 skvadron, politihelikoptertjenesten, offshore operatører, Luftfartstilsynet og Avinor. LAT ANS følger saken videre for å etablere en overordnet styring og fremdrift. Styret påpekte viktigheten av å vurdere kostnadsdeling dersom andre enn vi selv skal nyttiggjøre seg resultatene av arbeidet. Styret ble orientert om funnene fra økonomisk revisjon. Tilgjengelighet januar på 92,3 %. En hendelse der et vindu falt av og forårsaket skrogskader har ført til lengre beredskapsavbrudd. Forsvarets Bell 412 fra Bardufoss ble i denne perioden benyttet til flere oppdrag. Hendelse der helikoptermannskapene gikk ut over gjeldende retningslinjer og prosedyrer. Følges opp videre. Ledende redningsmann slutter i selskapet. e. Norsk Luftambulanse AS Low level IFR prosjekt som for Lufttranspoprt AS. Tilgjengeligheten for januar er 97,6 %. Selskapet søker etter ny kvalitetssjef. Selskapet skal på vegne av Stiftelsen Norsk Luftambulanse (SNLA) i et prosjekt over fire år opprette og drifte sesongbaser for helikopter flere steder i landet. Prosjektet er et samarbeid mellom SNLA, Sørlandet sykehus HF, Sykehuset Telemark HF og Bykle kommune. Første base i prosjektet blir en base i Påsken 2015 på Hovden. Ny base Evenes er i henhold til plan. Oppstart og formell åpning blir 30. april. Det er godt håp om at Helse og omsorgsminister Bent Høie vil delta. Styret ble orientert om funnene fra økonomisk revisjon. Har søkt om å få bytte eksisterende EC 145 C2 med ny EC 145 T2 på Lørenskog. Et eventuelt bytte forutsetter at LAT ANS dekker merkostnadene. Det er ikke aktuelt å gå inn på en slik løsning. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering.

5 STYRESAK Intet. EVENTUELT Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 16. april 2015 (Bergen) 21. mai 2015 (Bodø) 11. juni 2015.

6 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Økonomisk status pr Saksbehandlere: Bård Mortensen, Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Avsetning er bokført med 20,4 MNOK og gjelder medisinske gasser, timeuttak, drivstoff, baseleie, operative og luftfartsavgifter for mars., samt bruk av 330 skv. tom. mars. 2. Regnskap pr Tekst Hittil i fjor Hittil i År % av totalt budsjett Totalt i år Refusjoner og tilskudd ,0 % Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER ,0 % Personalkostnader ,1 % Avskrivninger ,0 % Fast vederlag mm ,3 % Operative driftsutgifter ,8 % Risiko og sikkerhet ,5 % Indirekte kostnader ,7 % Drift, vedlikehold og service ,6 % Andre driftsutgifter Administrative kostnader ,0 % Reise, diett, bilgodtgjørelse ,8 % Salgs- og reklamekostnader ,4 % 100 Kontigenter, gebyr ,8 % 40 Forsikringer ,5 % 160 Tap/gevinst o.l. 108 SUM KOSTNADER ,1 % DRIFTSRESULTAT Driftsresultat pr 31. mars 2015 er 4 MNOK.

7 2.1 Inntekter Kontogruppen inntekter følger budsjettet. 2.2 Kostnader Risiko og sikkerhet. Kontogruppen inkluderer kontiene Personlig verneutstyr, CRM trening, Øvelse, trening og beredskap. Avviket i forhold til budsjett knyttes til Øvelse, trening og beredskap, og dette skyldes at kostnadene ikke kommer jevnt gjennom året Administrative kostnader. Kontogruppen inkluderer en rekke konti knyttet til driften av selskapet, så som husleie, renhold, revisjon og regnskapstjenester, porto, telefoni etc. I tillegg inkluderer kontogruppen kontoen Konsulenttjenester. Budsjett for konsulenttjenester inkluderer prosjektkostnader. Avviket for kontogruppen i forhold til budsjett gjelder konsulenttjenester. En del prosjekt har ikke medført kostnader foreløpig. 2.3 Finans Bankrenter er ikke bokført. 2.4 Konklusjon økonomi Hittil i fjor Hittil i År % av totalt Totalt i år Tekst budsjett DRIFTSRESULTAT Finansinntekter ,0 % Finanskostnader 2 NETTO FINANS ,0 % RESULTAT FØR SKATT Bokført resultat ved utgangen av mars er 4 MNOK. Likviditeten for selskapet er tilfredsstillende. 3. Flytimeproduksjon tom februar 2015 Rapporten inneholder ingen medisinske data og er ment som informasjon i forbindelse med budsjettoppfølgingen for de regionale helseforetakene.

8 3.1. Flytimeproduksjon ambulansefly og ambulansehelikopter Måned Status Amb hkp Status Amb fly Kommentar Jan Ambulansehelikopterproduksjonen i januar var 23 timer under budsjett. Ambulanseflyproduksjonen for årets første måned var 104 timer under budsjett. Feb Ambulansehelikopterproduksjonen i februar var 18 timer over budsjett. Ambulanseflyene fløy 79 timer over budsjett. Mars April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Flytimeproduksjon under budsjett Flytimeproduksjon iht budsjett Flytimeproduksjon over budsjett 3.2. Kommentar pr RHF Framstillingen viser utvikling til og med andre tertial sammenlignet med samme periode i fjor.

9 Helse Nord RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly Helikopter Helse Midt Norge RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly Helikopter Helse Vest RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Helikopter Helse Sør Øst RHF Utført 2015 Budsjett 2015 Differanse Utført 2014 Differanse 2015 Fly Helikopter Kommentar produksjonsutvikling Ambulanseflyene har til og med februar flydd 1586 timer. Dette er 24 timer under budsjett. Til sammenligning var produksjonen på samme tid i fjor 1542 timer. Tilgjengeligheten for ambulanseflyene er hittil i år på 94,56 %. Ambulansehelikoptrene har pr februar flydd 1214 timer. Dette er 4 timer under budsjett. I fjor på samme tidspunkt var produksjonen 1105 timer. Tilgjengeligheten for Lufttransports ambulansehelikoptre ligger på 93,89 % hittil. Samlet tilgjengelighet for NLA er 97,75 % så langt i år. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 31. mars 2015 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

10 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Godkjenning av dokumenter til selskapsmøte 27. april 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Selskapsmøte for Luftambulansetjenesten ANS skal avholdes 27. april 2015 kl Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter for styrets godkjenning. 2. Konklusjon Styret for Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret godkjenner sakslisten og saksdokumentene til selskapsmøtet 27. april Styret ber daglig leder oversende innkalling og øvrige saksdokumenter til eierne. Øyvind Juell daglig leder

11 Vår dato: Vår referanse: Arkivnr: 27. mars 2015 Vår referanse må oppgis ved alle henvendelser Deres dato: Deres referanse: Saksbehandler: Øyvind Juell, SELSKAPSMØTE I LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Styret i Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til selskapsmøte 27. april 2015 kl på Radisson Blu Airport Hotel, Gardermoen. Saksliste Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak Fastsetting av årsregnskap for 2014 Sak Fastsetting av styrets årsberetning for 2014 Sak Godtgjørelse til revisor for 2014 Sak Årlig melding for 2014 Sak Oppnevning av styremedlemmer Sak Godtgjørelse til styret Sak Nye retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i foretak og selskaper med statlig eierandel Med vennlig hilsen Daniel Haga styreleder Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Luftambulansetjenesten ANS Torvgata [email protected] Pb BODØ Org. nr.: BODØ

12 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Godkjenning av innkalling Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn Innkallingen er fremlagt. 2. Forslag til vedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Daniel Haga er valgt til møteleder. Innkallingen er godkjent. Selskapsmøtet er lovlig satt. Daniel Haga styreleder

13 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Saksliste Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste samt valg av to personer til å signere protokollen Sak Fastsetting av årsregnskap for 2014 Sak Fastsetting av styrets årsberetning for 2014 Sak Godtgjørelse til revisor for 2014 Sak Årlig melding for 2014 Sak Oppnevning av styremedlemmer Sak Godtgjørelse til styret 2. Forslag til vedtak Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Sakslisten er godkjent. Lars Vorland og Daniel Haga er valgt til å signere protokollen. Daniel Haga styreleder

14 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Fastsetting av årsregnskap for 2013 Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27 april Bakgrunn/fakta Vedlagt følger årsregnskap for 2014 med kontantstrømoppstilling og noter utarbeidet av Økonor AS i samarbeid med administrasjonen, og revidert av KPMG AS. Årsoppgjør er ferdigstilt og revisjonen er gjennomført. Revisors beretning følger vedlagt. Driftsresultatet ble 1,6 mill. kr. i overskudd. Etter finansinntekter ble årsresultatet et overskudd på 2,9 mill.kr. Likviditeten for selskapet har vært god gjennom hele Styret for Luftambulansetjenesten ANS godkjente årsregnskapet i styremøte 23. februar 2015 og foreslår at overskuddet overføres til egenkapitalen. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Årsregnskap for 2014 fastsettes som endelig årsregnskap. Overskudd på 2,9 mill.kr. overføres til egenkapitalen. Daniel Haga styreleder

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Fastsetting av styrets årsberetning Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn/fakta Vedlagt følger styrets årsberetning for Fullstendig årsrapport for 2014 vil bli ferdigstilt senere. Styret for Luftambulansetjenesten ANS godkjente årsberetningen i styremøte 23. februar Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Årsberetning for 2014 fastsettes som endelig. Daniel Haga styreleder

31

32

33

34 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Godtgjørelse til revisor Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn/fakta Luftambulansetjenesten ANS benytter KPMG sitt kontor i Bodø som revisor. I 2014 er det utbetalt totalt kr , som godtgjørelse for lovpålagt revisjon. Det er ikke kostnadsført andre honorarer til revisor. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Godtgjørelse til revisor for lovpålagt revisjon på kr ,- for 2014 er godkjent. Daniel Haga styreleder

35 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Årlig melding for 2014 Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn/fakta Årlig melding for 2014 for Luftambulansetjenesten ANS ble oversendt eierstyringsgruppen 30. januar Tilbakemelding fra eierstyringsgruppen Tilbakemelding fra eierstyringsgruppen er ikke mottatt. Justeres etter tilbakemelding fra eierstyringsgruppen er mottatt. 3. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Årlig melding 2014 for Luftambulansetjenesten ANS godkjennes. Daniel Haga styreleder

36 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Oppnevning av styremedlemmer Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn/fakta Styret i Luftambulansetjenesten ANS ble på selskapsmøtet 19. mai 2014 reoppnevnt. Styret har følgende sammensetning: Daniel Haga, styreleder, Helse Midt Norge RHF Tor Arne Haug, nestleder, Helse Nord RHF Ingvill Skogseth, Helse Vest RHF Randi Nordtorp Mølmen, Helse Sør Øst RHF Arild Østergaard, Helse Sør Øst RHF. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Som styre for Luftambulansetjenesten ANS reoppnevnes: Styreleder: Daniel Haga, Helse Midt Norge RHF Nestleder: Tor Arne Haug, Helse Nord RHF Styremedlem: Ingvill Skogseth, Helse Vest RHF Styremedlem: Randi Nordtorp Mølmen, Helse Sør Øst RHF (SI HF) Styremedlem: Arild Østergaard, Helse Sør Øst RHF (OUS HF) Daniel Haga styreleder

37 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: SELSKAPSMØTE Sak Godtgjørelse til styret Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: 27. mars 2015 Møtedato: 27. april Bakgrunn/fakta Samtlige styremedlemmer er ansatt i et regionalt helseforetak eller helseforetak. Av den grunn anses de å være internt oppnevnt og tilkommer ingen ekstra godtgjørelse for sine verv. 2. Eierne av Luftambulansetjenesten ANS inviteres til å fatte følgende vedtak Styremedlemmer ansatt i RHF og HF mottar ikke styrehonorar Daniel Haga styreleder

38 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Oppdragsdokument 2015 Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Luftambulansetjenesten ANS får hvert år et oppdragsdokument som grunnlag for driften gjennom det aktuelle året. Oppdragsdokument 2015 ble formelt vedtatt og overlevert på Selskapsmøte 23. februar Dokumentet følger vedlagt. Vurderingene nedenfor er en gjennomgang av og status i forhold til kravene i dokumentet, samt daglig leders vurderinger knyttet til videre oppfølging av kravene. Kun de deler av dokumentet som inneholder kravformuleringer utover de generelle, og som krever spesiell oppfølging, er kommentert. 2. Vurdering Punkt 1. Innledning. Intet spesielt. Punkt 2. Overordnede styringsbudskap Intet spesielt. Punkt 3. Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2015 a. Intern kontroll og risikostyring Luftambulansetjenesten ANS er NS EN ISO 9001:2008 sertifisert og informerer løpende eget styre om avvik og risikostyring. b. Innsyn og internrevisjon Styret får alle interne og eksterne revisjonsrapporter. c. Reduksjon av tidstyver Luftambulansetjenesten ANS skal løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. Daglig leder vil vurdere dette løpende. d. Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Luftambulansetjenesten ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår.

39 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Daglig leder mener selskapet fører en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk. Forsvarlige arbeidsvilkår for ansatte hos leverandører sikres gjennom anskaffelsesprosessene våre. e. Tiltak for produktivitetsvekst Under dette punktet står det blant annet: For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene. Luftambulansetjenesten ANS går i retning av å vokse i En ser ulike oppgaver og utfordringer vi som nasjonalt selskap kan håndtere på en god måte. Selskapet er i gang med helikopteranskaffelse med kontrakt start 1. juni All erfaring tilsier at nye kontrakter medfører kostnadsøkninger. Aktivitetsutviklingen i tjenesten styres i stor grad av momenter utenfor selskapets kontroll. Overgang til en AMK LA i Helse Sør Øst RHF forventes å få en positiv virkning på timeuttaket og koordinering av ambulansehelikopter i regionen. f. Innføring av nøytral merverdiavgift Det tas sikte på å innføre nøytral merverdiavgift for de felleseide selskapene fra 3. januar Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. g. Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. Styreleder og daglig leder var 27. februar 2015 i møte med eierdirektørene i de regionale helseforetakene for å bidra til å legge grunnlag for denne prosessen. h. Digital kommunikasjon Luftambulansetjenesten ANS vil i 2015 lage en kort artikkel som kan legges ut på Den vil informere generelt om den nasjonale luftambulansetjenesten. i. Miljø og klimaarbeid Luftambulansetjenesten ANS skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav.

40 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Daglig leder har til hensikt å stille miljøkrav ved alle anskaffelser framover. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Luftambulansetjenesten ANS skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. j. Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Luftambulansetjenesten ANS har ikke pasientkontakt og heller ikke tilgang til pasientopplysninger. Daglig leder mener derfor det er mest formålstjenlig om de allerede etablerte brukerutvalgene i RHF/HF blir tatt med på råd/hørt i spesielle saker. Innspill til tjenesteanskaffelsene er spesielt viktig. Luftambulansetjenesten samhandler mye med andre nød og redningsetater. Vi har og vil videreutvikle dette samarbeidet gjennom ulike aktiviteter. Anskaffelser av nytt medisinskteknisk utstyr i tjenesten gjøres alltid i tett samarbeid med medisinske miljøer i helseforetakene. Brukerne er representert i alle våre anskaffelser. k. Økonomisk langtidsplan Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. l. Utarbeidelse av foreløpig regnskap Luftambulansetjenesten ANS skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar m. Øvrige oppdrag for Videreføring av arbeidet med «Strategi 2019». 2. Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Anskaffelsesprosjektet må starte i januar 2015 og kontrakter signeres innen sommeren Arbeidet gjennomføres i tett dialog med de regionale helseforetakene. 3. Etablering av luftambulansebasen på Evenes med operativ drift fra 1. mai Bidrag i arbeidet med nasjonalt konsept for kuvøsetransporter.

41 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Videre oppfølging etter hendelsene 22. juli 2011 gjennom støtte til prosesser i Helsedirektoratet og de regionale helseforetakene, herunder ta initiativ til nasjonale rutiner vedrørende «flight following» for helikopter. 6. Bidra i Helsedirektoratets delprosjektet «Nasjonalt kodeverk for ambulanse». 7. Etablere en nasjonal digital oversikt over helikopterlandingsplasser. 8. Bidra til å etablere og igangsette nasjonal low level IFR struktur (luftleder for helikopter)/gps innflygninger. 9. Sykehusbygg HF skal gjennomføre tilpasninger av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre. Luftambulansetjenesten ANS skal kunne bidra i dette arbeidet. Punkt 4. Krav til aktivitet i 2015 Følgende aktivitetstall (flytimer) ligger til grunn for budsjett 2015, og vil danne grunnlag for løpende rapportering til styret: RHF Fartøy Base Timer Helse Nord RHF Ambulansefly Kirkenes 1100 Helse Midt Norge RHF Tromsø 1270 Alta 1 og Bodø 1250 Brønnøysund 1150 Ambulansehelikopter Tromsø 600 Evenes 400 Brønnøysund 530 Ambulansefly Ålesund 1250 Ambulansehelikopter Ålesund 680 Trondheim 720 Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Førde 720 Bergen 600 Stavanger 630 Helse Sør Øst RHF Ambulansefly Gardermoen Gardermoen Ambulansehelikopter Ål 730 Arendal 830 Dombås 780 Lørenskog Lørenskog 2 750

42 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Punkt 5. Finansiering eiernes bevilgning for 2015 Økonomisk vederlag for 2015 er i tråd med vedtatt budsjett, og vil danne grunnlag for løpende rapportering til styret: RHF Kroner Helse Nord RHF Helse Midt Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør Øst RHF Punkt 6. Rapportering til eierne Luftambulansetjenesten ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. Konklusjon Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar gjennomgangen til etterretning. Styret ber daglig leder rapportere på aktuelle saker gjennom året. Øyvind Juell daglig leder

43 OPPDRAGSDOKUMENT 2015 TIL LUFTAMBULANSETJENESTEN ANS Selskapsmøte 23. februar 2015

44 INNHOLD 1. INNLEDNING OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR KRAV TIL AKTIVITET I FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR RAPPORTERING TIL EIERNE

45 1. INNLEDNING Formålet med Luftambulansetjenesten ANS er å bidra til å realisere helsetjenestens samlede målsettinger, herunder sørge for ansvaret. Selskapets primære og prioriterte oppgave er å tilby befolkningen luftambulansetjenester og medisinske tjenester hele døgnet. Luftambulansetjenesten ANS skal drive den flyoperative ambulansetjenesten som ligger innenfor de regionale helseforetakenes ansvar, herunder bidra til nasjonalt samarbeid i spørsmål knyttet til luftambulansetjenesten med vekt på nettverksbygging mellom helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS skal videre på utvalgte områder være et faglig kompetansesenter for alle helseforetakene i Norge. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til sikkerhet i tjenesten, stimulere risikoreduserende tiltak og arbeid for bedre kvalitet, koordinering samt kostnadseffektivisering av tjenesten. Luftambulansetjenesten ANS skal utføre sine oppgaver og gjennomføre styringskravene innenfor de rammer og mål som er gitt og de ressurser som blir stilt til rådighet i dokumentet. Det avholdes ordinært to selskapsmøter årlig i Luftambulansetjenesten ANS. Eiernes oppdragsdokument behandles i selskapsmøte i februar. Selskapets årsberetning, regnskap og årlig melding behandles i selskapsmøte innen utgangen av juni. 2. OVERORDNEDE STYRINGSBUDSKAP Dette dokumentet sammenstiller de regionale helseforetakenes oppdrag og bestilling til Luftambulansetjenesten ANS for 2015 med utgangspunkt i overordnede rammer samt økonomiske og faglige prioriteringer. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient- og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse- og omsorgsplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Luftambulansetjenesten ANS er også regulert av en rekke lover innen luftfart, herunder norsk og internasjonalt regelverk for luftfart. Dette danner også grunnlaget for virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS. Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS setter seg inn i kravene Helse- og omsorgsdepartementet har gitt til de fire regionale helseforetakene i oppdragsdokumenter for 2015 og i foretaksmøte 7. januar 2015 og innretter seg etter disse så langt mulig. Grunnlaget for selskapets virksomhet er ytterligere konkretisert i selskapets stiftelsesdokument, vedtekter og selskapsavtale. 3

46 Luftambulansetjenesten ANS skal utvikle tjenesten koordinert med øvrige helsetjenester og integrert i den samlede akuttmedisinske kjede. Tilbudet skal sikre likeverdighet, god kvalitet, trygghet og tilgjengelighet gjennom kostnadseffektiv drift og god kapasitetsutnyttelse. Luftambulansetjenesten ANS skal ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Styret må være bevisst sitt ansvar for å sikre kvalitativt gode spesialisthelsetjenester, bærekraftig utvikling, godt omdømme og oppslutning om offentlige helsetjenester. Styret har ansvar for at en bredt anlagt forståelse av samfunnsansvar blir ivaretatt. Styret har ansvar for at tiltak for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet følges opp. Videre er det viktig at selskapet arbeider kontinuerlig med flysikkerhet i tjenesten. 3. STYRINGSBUDSKAP FRA DE REGIONALE HELSEFORETAKENE FOR 2015 a) Intern kontroll og risikostyring Styret for Luftambulansetjenesten ANSs ansvar og oppgaver er forankret i Lov om ansvarlige selskaper og kommandittselskaper (Selskapsloven) Styret har det overordnede ansvar for selskapets forvaltning. Under styrets kontroll og ansvar ligger også oppfølgning av selskapets økonomiske utvikling. Det legges til grunn at styret skal: Sikre at driften skjer innenfor rammen av selskapsavtalen, selskapsloven og annen lovgivning. Føre tilsyn med daglig leder og fastsette instruks for denne. Styrets kompetanse kan delegeres med de begrensinger som følger av selskapslovens 3-18 (3). Det er avdekket flere tilfeller av uheldige hendelser og avvik i spesialisthelsetjenesten. Det vises til tidligere krav om å ha god intern kontroll og systemer for risikostyring for å forebygge, forhindre og avdekke avvik. Styringssystemene skal tilpasses risiko og vesentlighet i forhold til virksomhetens målsetninger og ha nødvendig ledelsesmessig forankring i hele organisasjonen. Det skal rapporteres om arbeidet i årlig melding. Det forutsettes at styret har en samlet gjennomgang av tilstanden i selskapet minimum én gang per år med hensyn til risikovurdering, oppfølging av internkontrollen og tiltak for å følge opp avvik. Det forutsettes at det ved omstilling av virksomheten, herunder innføring av ny teknologi og organisasjonsendringer, må foreligge risikovurderinger for hvilke konsekvenser tiltaket vil ha, også for andre deler av virksomheten og det samlede tjenestetilbudet for pasientene. Der det foreligger risiko for uønskede hendelser skal det etableres særlige overvåkingsrutiner og forebyggende tiltak for å redusere risiko. Det forutsettes at Luftambulansetjenesten ANS har en systematisk oppfølging av rapporter fra offentlige tilsynsmyndigheter, for å sikre at tiltak iverksettes og at organisasjonen kontinuerlig lærer av gjennomførte tilsyn 4

47 Det forutsettes at forespørsler fra offentlige tilsynsmyndigheter følges opp og besvares innenfor de fristene som er satt. Det vises for øvrig til Helse- og omsorgsdepartementet veileder for styrearbeid i de regionale helseforetakene 1. Veilederen er en sammenfatning av gjeldende rettsregler og styringskrav. Den inneholder også en omtale av styrearbeid av mer veiledende karakter. Det legges til grunn at styret for Luftambulansetjenesten ANS følger opp denne veilederen. b) Innsyn og internrevisjon De regionale helseforetakene kan ved behov foreta internrevisjon av virksomheten i Luftambulansetjenesten ANS. Luftambulansetjenesten ANS skal bistå med å fremskaffe tilleggsinformasjon og analyser som er nødvendig. I avtaler/kontrakter med leverandører/samarbeidspartnere skal, der dette er nødvendig, krav om revisjoner av systemer, rutiner regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten inngå. Internrevisjonen/konsernrevisjonen i de regionale helseforetakene kan, etter nærmere avtale, bistå styret og ledelsen med å utøve god virksomhetsstyring gjennom vurdering av risikohåndtering og intern kontroll. Dette kan også bidra til kontinuerlig kvalitetsforbedring av selskapets interne styrings- og kontrollsystemer. Luftambulansetjenesten ANS skal styrebehandle alle internrevisjonsrapporter som beslutningssaker og etablere handlingsplaner som angir tiltak, ansvar og frister. Handlingsplanene skal også behandles som beslutningssaker og fremdrift og virkning av tiltakene skal følges opp av styret. c) Reduksjon av tidstyver Det vises til regjeringens arbeid med å redusere tidstyver. Det skal særlig legges vekt på tiltak som bidrar til å realisere pasientens helsetjeneste. Luftambulansetjenesten ANS skal løpende vurdere forenklinger av egne rutiner. Eventuelle rapporteringskrav fra departementet og andre myndigheter som oppfattes som uhensiktsmessige kan meldes til de regionale helseforetakene. d) Oppfølging av regjeringens eierskapspolitikk Luftambulansetjenesten ANS skal forholde seg til krav og føringer som følger av regjeringens eierskapspolitikk (jf. Meld. St. 27 ( ) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap). Luftambulansetjenesten ANS skal føre en ansvarlig arbeidsgiverpolitikk som også bidrar til å sikre tilgang på helsepersonell i framtiden og forsikre seg om at ansatte hos leverandører, også i andre land, har forsvarlige vilkår. e) Tiltak for produktivitetsvekst Regjeringen forutsetter at alle statlige virksomheter årlig gjennomfører tiltak for å øke produktiviteten. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS følger opp dette innenfor gitte budsjettrammer. For å gi incentiver til mer effektiv statlig drift og skape handlingsrom for prioriteringer er det innført en avbyråkratiserings- og effektiviseringsreform der de regionale helseforetakene stilles 1 5

48 overfor et effektiviseringskrav på 0,5 pst. av virksomhetenes driftsutgifter. De regionale helseforetakene vil i 2015 vurdere hvordan dette skal gjøre gjeldende for de felleseide selskapene. f) Innføring av nøytral merverdiavgift Det innføres nøytral merverdiavgift for ordinære statlige forvaltningsorganer fra 3. januar De felleseide selskapene omfattes ikke nå, men det vil bli sendt på høring et forslag med sikte på innføring fra 3. januar Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS ikke gjør tilpasninger som vil være i strid med intensjonene med innføring av nøytral merverdiavgift. g) Samordning på tvers av regionene Det er et mål for regjeringen å effektivisere spesialisthelsetjenesten gjennom mer standardisering, bedre samordning og organisering på tvers av regionene der det er hensiktsmessig. De regionale helseforetakene skal gjennomgå styringsmodellen for de felles eide selskapene med sikte på mer enhetlig styring, herunder sørge for at det foreligger strategier og planer for det enkelte selskap slik at potensialet ved felles organisering og eierskap utnyttes optimalt. Luftambulansetjenesten ANS skal bidra i dette arbeidet etter nærmere anvisning fra de regionale helseforetakene. h) Digital kommunikasjon Luftambulansetjenesten ANS skal bidra til samordning av nettinformasjon på samme plattform som i) Miljø- og klimaarbeid Det vises til rapporten Miljøledelse i spesialisthelsetjenesten, statusrapport De regionale helseforetakene skal videreføre arbeidet i 2015 i tråd med anbefalingene og med helhetlig og samordnet tilnærming til de nasjonale miljømålene. Luftambulansetjenesten ANS skal sikre at det blir satt relevante miljøkrav i anskaffelser og at det blir gjort målinger/registreringer som dokumenterer omfanget av anskaffelser hvor det er stilt miljøkrav. De regionale helseforetakene skal arbeide videre med å utvikle konkrete miljøindikatorer som er egnet for resultatmåling. Luftambulansetjenesten ANS skal ved behov kunne gi bidrag til dette arbeidet. j) Brukermedvirkning Brukermedvirkning i felleseide selskaper er basert på helseforetaksloven 35 Pasienters og andre brukeres innflytelse (annet ledd): Regionalt helseforetak skal sørge for at virksomheter som yter spesialisthelsetjenester og andre tjenester som hører naturlig sammen med dette, etablerer systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS vurderer og etablerer hensiktsmessige systemer for innhenting av pasienters og andre brukeres erfaringer og synspunkter. 6

49 k) Økonomisk langtidsplan Luftambulansetjenesten ANS skal levere kostnadseffektive tjenester og driften skal underlegges strenge krav til god økonomistyring og streng prioritering av ressursbruk. Selskapet skal, som en del av årlig melding for 2015, utarbeide økonomisk langtidsplan for perioden som grunnlag for de regionale helseforetakenes budsjettarbeid innen området. l) Utarbeidelse av foreløpig regnskap Luftambulansetjenesten ANS skal levere foreløpig regnskap for 2015 sammen med årlig melding for 2015 innen 1. februar Det bes om at selskapet benytter regnskapshåndbok for regionale helseforetak 2 så langt det passer. m) Øvrige oppdrag for 2015 Det legges til grunn at Luftambulansetjenesten ANS i 2015 følger opp følgende saker: 1. Videreføring av arbeidet med «Strategi 2019». 2. Anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Anskaffelsesprosjektet må starte i januar 2015 og kontrakter signeres innen sommeren Arbeidet gjennomføres i tett dialog med de regionale helseforetakene. 3. Etablering av luftambulansebasen på Evenes med operativ drift fra 1. mai Bidrag i arbeidet med nasjonalt konsept for kuvøsetransporter. 5. Videre oppfølging etter hendelsene 22. juli 2011 gjennom støtte til prosesser i Helsedirektoratet og de regionale helseforetakene, herunder ta initiativ til nasjonale rutiner vedrørende «flight following» for helikopter. 6. Bidra i Helsedirektoratets delprosjektet «Nasjonalt kodeverk for ambulanse». 7. Etablere en nasjonal digital oversikt over helikopterlandingsplasser. 8. Bidra til å etablere og igangsette nasjonal low-level IFR-struktur (luftleder for helikopter)/gps-innflygninger. 9. Sykehusbygg HF skal gjennomføre tilpasninger av landingsplasser ved sykehus til nye redningshelikoptre. Luftambulansetjenesten ANS skal kunne bidra i dette arbeidet

50 4. KRAV TIL AKTIVITET I 2015 Det legges til grunn følgende aktivitet (timer) i 2015: Helse Nord RHF Ambulansefly Kirkenes Tromsø Alta 1 og Bodø Brønnøysund Ambulansehelikopter Tromsø 600 Evenes 400 Brønnøysund 530 Helse Midt-Norge RHF Ambulansefly Ålesund Ambulansehelikopter Ålesund 680 Trondheim 720 Helse Vest RHF Ambulansehelikopter Førde 720 Bergen 600 Stavanger 630 Helse Sør-Øst RHF Ambulansefly Gardermoen Gardermoen Ambulansehelikopter Ål 730 Arendal 830 Dombås 780 Lørenskog Lørenskog FINANSIERING - EIERNES BEVILGNING FOR 2015 Kostnadene knyttet til selskapet fordeles mellom de regionale helseforetakene dels i henhold til eierandel og dels i henhold til luftambulansebaser i regionen. Kostnader som kan knyttes mot en luftambulansebase dekkes av det regionale helseforetak der basen befinner seg. Kostnader som ikke kan knyttes direkte til en base (felleskostnader) blir fordelt mellom de regionale helseforetakene i henhold til eierandel. Det forutsettes at virksomheten gir et resultat i balanse. Ved positivt resultat vil eierne kunne vurdere tilskuddets størrelse. Negativt resultat innebærer en ekstraordinær situasjon og forutsettes forelagt eierne til beslutning. Det forutsettes at vesentlige endringer i kostnadsnivå (drift, investering, finansiering) skal forelegges selskapsmøtet på forhånd. For 2015 overfører eierne følgende økonomiske vederlag til Luftambulansetjenesten ANS: RHF Kroner Helse Nord RHF Helse Midt-Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør-Øst RHF

51 6. RAPPORTERING TIL EIERNE Luftambulansetjenesten ANS skal rapportere på kravene i oppdragsdokumentet for 2015 i årlig melding innen 1. februar Avvik fra gitte oppgaver og styringsparametre skal meldes til eierne når slike avvik blir kjent. 9