Saksliste styremøte 29. januar 2019

Transkript

1 Saksliste styremøte 29. januar 2019 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Arkivnummer: 012 Sted: Bodø Administrerende direktør i Luftambulansetjenesten HF kaller inn til styremøte kl i Bodø. Saksliste: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Godkjenning av protokoll fra styrebehandling pr. epost Sak Virksomhetsrapport med foreløpig årsregnskap 2018 Sak Årlig melding 2018 Sak Foreløpig innspill ØLP Sak Revisjonsprogram Sak Mottaksprosjekt ambulansefly (UNNTATT OFFENTLIGHET) Sak Midlertidig base Evenes Sak Permanent base Evenes Sak Budsjett 2019 Sak Orientering fra administrerende direktør Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell Adm. dir. Luftambulansetjenesten HF

2 Vår dato: 7. desember 2018 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 4. desember 2018 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 4. desember på Hamar. Til stede Steinar Marthinsen (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Dag Hårstad Arild Østergaard Ingvill Skogseth Forfall: Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Per Magne Tveitane STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 4. desember er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport pr Sak Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten evalueringsrapport Sak Mottaksprosjektet ambulanseflytjenesten (u.off) Sak Oppfølging av operatører (u.off) Sak Kvalitet og miljø oppsummering av høstens revisjoner (u.off) Sak Midlertidig helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Permanent helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Justering av lønn for administrerende direktør 2018 Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt

3 Etter styrets vedtak i sak ble styremøte lukket for å drøfte hvilke saker som styret besluttet å la gå som åpne saker og i hvilke saker styremøte ville bli lukket. Det fremgår av hver enkelt sak hvordan styret har forholdt seg til dette spørsmålet. Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra 2. november 2018 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 2. november 2018 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapport pr Virksomhetsrapporten ble gjennomgått og kommentert. Rapporten inkluderer oppdatert prognose for årsresultat. Styrets vedtak Styret tar virksomhetsrapport pr 31. oktober 2018 til orientering. STYRESAK Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten evalueringsrapport. Styret gjennomgikk evalueringsrapporten og læringspunktene i rapporten. Flere av læringspunktene er allerede hensyntatt i Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten. Styrets vedtak 1. Styret tar evalueringsrapport for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 til orientering. 3. Styret ber administrerende direktør om å følge opp forhold som ennå ikke er på plass og sikre at disse blir levert. STYRESAK Mottaksprosjektet ambulanseflytjenesten, u.off., jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2. ledd Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Etter redegjørelsen vedtok styret å lukke møtet for den videre behandling av sak Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse og statusrapport 7 for Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten 2019 til orientering. 2. Styret tar redegjørelse om dialog mellom styreleder og styret i Lufttransport FW AS og møter med Babcocks ledelse til orientering.

4 3. Administrerende direktør orienterte styret om mottatt bekymringsmelding datert 2. desember 2018 fra Lufttransport flygerforening. Styret ba administrerende direktør følge opp bekymringsmeldingen. STYRESAK Oppfølging av operatører, u. off, jf. offl. 23, 1. ledd. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Saken er en oppfølging av tidligere styresaker. Styrets vedtak 1. Styret tar administrerende direktørs redegjørelse til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør komme tilbake til styret når forslag til løsning foreligger. STYRESAK Kvalitet og miljø oppsummering av høstens revisjoner, u.off., jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2. ledd. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i arbeidet med revisjoner. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Oppsummeringen ble gjennomgått og styret berømmer det grundige arbeidet som er utført med revisjoner. Styrets vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp avvikene og sikre at disse lukkes innenfor de avtalte frister, samt følge opp med nødvendige tilbakemeldinger til styret. 3. Styret ber administrerende direktør om å følge opp at læringspunkter i de ulike revisjonene blir hensyntatt også på tilsvarende områder på tvers av organisasjonen. STYRESAK Midlertidig helikopterbase Midtre Hålogaland. Styret gjennomgikk statusrapport for prosjektet og uttrykte bekymring for beskrevne usikkerheter. Styrets vedtak 1. Styret tar status for midlertidig base Evenes til orientering. 2. Styret ber om å bli løpende orientert om fremdrift og ev. utfordringer som måtte oppstå i forhold til ferdigstillelse.

5 STYRESAK Permanent helikopterbase Midtre Hålogaland. Foreløpig plan for prosjektet ble gjennomgått. Styret uttrykker bekymring for den stramme tidsrammen, samt den knappe ressurssituasjonen for å gjennomføre prosjektet. Styret ønsker videre at sammensetningen av styringsgruppen tas opp til ny vurdering. Styret ønsker videre en dialog med Helse Nord RHF som premissleverandør. Styrets vedtak 1. Styret ser det fremlagte prosjektet som krevende og komplisert og med svært stram tidslinje og ressursramme. 2. Styret ser den fremlagte planen som urealistisk, og ber administrerende direktør sammen med styremedlemmene Spørck og Hårstad om et møte med Helse Nord RHF for å diskutere en tydeliggjøring av mandatet med tanke på styringsmodell, omfang, ressurssetting og fremdriftsplan snarest mulig. STYRESAK Justering av lønn for administrerende direktør 2018, u. off offl. 23. Styret behandlet lønnsjustering for administrerende direktør i lukket møte. Styrets vedtak Lønn til administrerende direktør er kr ,- mvf. 1. april STYRESAK Orienteringer fra administrerende direktør. a. Røykutvikling i Beech 200 ambulansefly i Tromsø. b. Øvelse Trident Juncture 2018 c. Søknad fra Stiftelsen Norsk luftambulanse om bruk av reservehelikopter på Camp Torpo d. Drivstoffanlegg. e. Oppdragsdokument 2018 Styrets vedtak Styret tar fremlagte saker til orientering.

6 STYRESAK Eventuelt. Intet. Steinar Marthinsen Randi Midtgård Spørck Dag Hårstad Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 29. januar februar april mai juni september oktober desember 2019

7 Vår dato: 7. desember 2018 Arkivnummer: 012 PROTOKOLL Styremøte 4. desember 2018 Styret for Luftambulansetjenesten HF avholdt styremøte 4. desember på Hamar. Til stede Steinar Marthinsen (styreleder) Randi Midtgård Spørck (nestleder) Dag Hårstad Arild Østergaard Ingvill Skogseth Forfall: Fra administrasjonen Øyvind Juell (administrerende direktør) Mariann M. Hunstad Per Magne Tveitane STYRESAK Godkjenning av innkalling. Innkalling til styremøtet er fremlagt. Styrets vedtak Innkalling til styremøte 4. desember er godkjent. STYRESAK Godkjenning av saksliste. Sakslisten til styremøtet er fremlagt: Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte Sak Virksomhetsrapport pr Sak Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten evalueringsrapport Sak Mottaksprosjektet ambulanseflytjenesten (u.off) Sak Oppfølging av operatører (u.off) Sak Kvalitet og miljø oppsummering av høstens revisjoner (u.off) Sak Midlertidig helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Permanent helikopterbase Midtre Hålogaland Sak Justering av lønn for administrerende direktør 2018 Sak Orienteringer fra administrerende direktør Sak Eventuelt

8 Etter styrets vedtak i sak ble styremøte lukket for å drøfte hvilke saker som styret besluttet å la gå som åpne saker og i hvilke saker styremøte ville bli lukket. Det fremgår av hver enkelt sak hvordan styret har forholdt seg til dette spørsmålet. Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. STYRESAK Godkjenning av protokoll fra styremøte Protokoll fra 2. november 2018 er fremlagt. Styrets vedtak Protokoll fra styremøte 2. november 2018 er godkjent. STYRESAK Virksomhetsrapport pr Virksomhetsrapporten ble gjennomgått og kommentert. Rapporten inkluderer oppdatert prognose for årsresultat. Styrets vedtak Styret tar virksomhetsrapport pr 31. oktober 2018 til orientering. STYRESAK Mottaksprosjektet ambulansehelikoptertjenesten evalueringsrapport. Styret gjennomgikk evalueringsrapporten og læringspunktene i rapporten. Flere av læringspunktene er allerede hensyntatt i Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten. Styrets vedtak 1. Styret tar evalueringsrapport for Mottaksprosjekt ambulansehelikoptertjenesten 2018 til orientering. 3. Styret ber administrerende direktør om å følge opp forhold som ennå ikke er på plass og sikre at disse blir levert. STYRESAK Mottaksprosjektet ambulanseflytjenesten, u.off., jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2. ledd Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Etter redegjørelsen vedtok styret å lukke møtet for den videre behandling av sak Styrets vedtak 1. Styret tar redegjørelse og statusrapport 7 for Mottaksprosjekt ambulanseflytjenesten 2019 til orientering. 2. Styret tar redegjørelse om dialog mellom styreleder og styret i Lufttransport FW AS og møter med Babcocks ledelse til orientering.

9 3. Administrerende direktør orienterte styret om mottatt bekymringsmelding datert 2. desember 2018 fra Lufttransport flygerforening. Styret ba administrerende direktør følge opp bekymringsmeldingen. STYRESAK Oppfølging av operatører, u. off, jf. offl. 23, 1. ledd. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i prosjektet. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Saken er en oppfølging av tidligere styresaker. Styrets vedtak 1. Styret tar administrerende direktørs redegjørelse til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør komme tilbake til styret når forslag til løsning foreligger. STYRESAK Kvalitet og miljø oppsummering av høstens revisjoner, u.off., jf. offl. 13, jf. fvl. 13, 2. ledd. Styret vedtok å lukke møtet delvis under behandling av sak Av hensyn til eksterne tilhørere i møtet ble det gitt en redegjørelse for status i arbeidet med revisjoner. Møtet ble deretter lukket for den videre behandling av saken. Oppsummeringen ble gjennomgått og styret berømmer det grundige arbeidet som er utført med revisjoner. Styrets vedtak 1. Styret tar saken til orientering. 2. Styret ber administrerende direktør følge opp avvikene og sikre at disse lukkes innenfor de avtalte frister, samt følge opp med nødvendige tilbakemeldinger til styret. 3. Styret ber administrerende direktør om å følge opp at læringspunkter i de ulike revisjonene blir hensyntatt også på tilsvarende områder på tvers av organisasjonen. STYRESAK Midlertidig helikopterbase Midtre Hålogaland. Styret gjennomgikk statusrapport for prosjektet og uttrykte bekymring for beskrevne usikkerheter. Styrets vedtak 1. Styret tar status for midlertidig base Evenes til orientering. 2. Styret ber om å bli løpende orientert om fremdrift og ev. utfordringer som måtte oppstå i forhold til ferdigstillelse.

10 STYRESAK Permanent helikopterbase Midtre Hålogaland. Foreløpig plan for prosjektet ble gjennomgått. Styret uttrykker bekymring for den stramme tidsrammen, samt den knappe ressurssituasjonen for å gjennomføre prosjektet. Styret ønsker videre at sammensetningen av styringsgruppen tas opp til ny vurdering. Styret ønsker videre en dialog med Helse Nord RHF som premissleverandør. Styrets vedtak 1. Styret ser det fremlagte prosjektet som krevende og komplisert og med svært stram tidslinje og ressursramme. 2. Styret ser den fremlagte planen som urealistisk, og ber administrerende direktør sammen med styremedlemmene Spørck og Hårstad om et møte med Helse Nord RHF for å diskutere en tydeliggjøring av mandatet med tanke på styringsmodell, omfang, ressurssetting og fremdriftsplan snarest mulig. STYRESAK Justering av lønn for administrerende direktør 2018, u. off offl. 23. Styret behandlet lønnsjustering for administrerende direktør i lukket møte. Styrets vedtak Lønn til administrerende direktør er kr ,- mvf. 1. april STYRESAK Orienteringer fra administrerende direktør. a. Røykutvikling i Beech 200 ambulansefly i Tromsø. b. Øvelse Trident Juncture 2018 c. Søknad fra Stiftelsen Norsk luftambulanse om bruk av reservehelikopter på Camp Torpo d. Drivstoffanlegg. e. Oppdragsdokument 2018 Styrets vedtak Styret tar fremlagte saker til orientering.

11 STYRESAK Eventuelt. Intet. Steinar Marthinsen Randi Midtgård Spørck Dag Hårstad Ingvill Skogseth Arild Østergaard Styremøter framover 29. januar februar april mai juni september oktober desember 2019

12 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Virksomhetsrapport pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Økonomi foreløpig årsregnskap 2018 Konto Foreløpig regnskap 2018 Budsjett 2018 Salgsinntekt Annen driftsinntekt 480 Sum driftsinntekter Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Annen finansinntekt Annen finanskostnad 10 Netto finansposter Resultat før skatt Inkludert i foreløpig regnskap er avsetninger på tilsammen 9 MNOK. Dette gjelder påløpte kostnader til drivstoff, timeuttak, basedrift og nødnett. Det er ikke tatt hensyn til aktuarberegningen. Når aktuarberegningen foreligger vil resultat for 2018 bli omlag 3 3,5 MNOK. Siste prognose før jul ga et underskudd på ca 4 MNOK. Rett før jul ble det enighet om kompensasjon for forsinket leveranse i ny helikopterkontrakt samt oppgjør for salg av utstyr knyttet til gammel helikopterkontrakt. Samlet utgjør dette 7,5 MNOK. Dette var ikke inkludert i prognosen og forklarer hvorfor resultatet blir positivt. Teksten i kapittel 1 er oversendt de regionale helseforetakene i tråd med årshjulet.

13 2 Flytimeproduksjon tom 31. desember 2018 Tallene presentert her er rapportert inn fra operatørene. I forbindelse med beredskapssituasjonen på ambulansefly vår forsommer 2018 ble det leid inn eksterne ressurser i form av svensk ambulansefly. Videre leide Helse Nord RHF inn to helikoptre som var stasjoner i Finnmark for en periode. Aktivitetstall fra disse eksterne ressursene er ikke inkludert i statistikken nedenfor. 2.1 Flytimeproduksjon ambulansefly Sum ambulansefly Budsjett 2018 Produsert Budsjett 2018 Produsert 2018 Tilgjengeligheten for ambulansefly var i timer av mulige timer, som gir 93,55 %. Tilgjengeligheten i 2017 var til sammenligning 97,08 %. I all hovedsak skyldes denne nedgangen i tilgjengelighet sykdom/crewmangel. I 2018 var det 3036 timer som skyldtes sykdom/crewmangel mot 886 timer i Antall timer «unfit» gikk fra 51 timer i 2017 til 217 timer Tekniske utmeldinger var tilnærmet lik i 2017 som i 2018.

14 2.2 Flytimeproduksjon ambulansehelikopter Sum ambulansehelikopter Budsjett 2018 Produsert tom 2018 I 2018 var gjennomsnittlig tilgjengelighet på alle landets baser 96,8 %. Dette er nøyaktig samme nivå som i Den viktigste årsaken til utmelding i tjenesten er duty (arbeids og hviletidsbestemmelser) med ca. 2 %. I gammel avtale var Lørenskog (landets travleste base) mest utmeldt på duty. Fra og med oppstart av ny avtale 1. juni 2018 ble bemanningen på basen øket, og det har ikke vært utmeldinger pga. duty på denne basen siden da. Tekniske forhold ved helikoptrene er den andre hovedårsaken til utmelding (inntil 1 %). 2.3 Flytimeproduksjon pr. region Region nord Flydd Budsjett Ambulansefly Amb. helikopter

15 7200 Region midt Flydd Budsjett Ambulansefly Amb. helikopter 7200 Region vest Flydd 2018 Budsjett Ambulansefly Amb. helikopter

16 7200 Region sør øst Flydd Budsjett Ambulansefly Amb. helikopter 3 Kvalitet 3.1 Revisjoner Det er ikke gjennomført interne eller eksterne revisjoner i desember 2018, jf. revisjonsprogrammet for Avvikshåndtering internt i selskapet Grafene er hentet i hendelsessystemet Opscom. Disse viser oppsummert innmeldte avvik sortert på type pr. 18. januar I systemet ligger en sikkerhetsstyringsfunksjon basert på de fire faste klassifiseringsområdene Kritiske hendelser, Driftsavvik, Driftsforstyrrelser og Andre hendelser. Alle typer hendelser blir registrert i statistikken og vil telle med i det klassifiseringsområdet så snart hendelsen er registrert. Det er foretaket som selv som har satt inn nivået (KPI tallet) for den enkelte klassifisering og at det skal måles til stigende verdier. Å sette stigende verdi betyr at vi har satt ett tall (nivå) som ikke bør overstiges. Grafene angir også hvor mange slike hendelser det har vært siste 30 dager og så lang i inneværende år.

17 3.3 Kritiske hendelser Det er rapportert inn en Kritiske hendelse siden siste rapport til styre. Hendelsen er rapportert fra FKS og gjelder tråleren Northguider som grunnstøtte i Hinlopenstredet nord på Svalbard den 28. desember Mannskap på 14 ble reddet av Sysselmannens helikoptre. 3.4 Driftsavvik Det er rapportert om en alvorlig hendelse av MedTek den 4.desember 2018 hvor en brystkompresjonsmaskin Lukas 2 stanset under brystkomprimering av pasient in flight. Mistanke om batteriproblem. Hendelsen er åpen og under behandling. 3.5 Driftsforstyrrelse Det er rapportert flere driftsforstyrrelser av FKS i desember De fleste er klassifisert som ufarlig. En hendelse er klassifisert som alvorlig og gjelder svikt i kommunikasjon fra Flybestilling sør under et akuttoppdrag 11.desember 2018 med brannskadd pasient. Pasient ble fraktet til Gardermoen og skulle videre til Bergen med ambulansefly. Det fremkommer ikke i rapporten om kommunikasjonssvikten medførte forsinkelser, men FKS frykter at manglende informasjon fra Flybestilling sør til FKS kan forårsake at pasient kommer forsinket til behandlingsstedet. Hendelsen er under behandling. En annen alvorlig driftsforstyrrelse fra FKS datert 22.desember 2018 gjelder et ambulansefly som landet Molde lufthavn. Flyet har en pasient ombord og skal hente en annen og fly disse til Gardermoen. Molde lufthavn er åpen og det står ingenting i hverken NOTAM eller AIP om at flyplass eller de ice har delte åpningstider denne dagen. Fartøysjef ringer FKS og informerer om at de ice ikke kommer ut til flyet da LAT HF ikke har noen avtale med de ice leverandør. Dette forstår ikke FKS, da flyet er innenfor lufthavnens åpningstid. Fartøyet blir etterhvert de iceet og kommer i luften 1t og 10min etter landing. Hendelsen er under behandling. 3.6 Andre hendelser Det er ikke rapportert andre hendelser i desember Hendelser og revisjonsfunn Det ble i 2018 registrert 195 interne hendelser mot 170 i Nytt for 2018 er at det ble ført inn (negative) revisjonsfunn i datasystemet Opscom for bedre oppfølging. Det er totalt registrert 151 revisjonsfunn etter leverandør og interne revisjoner.

18 4 Intern drift i selskapet Foretaket er en IA bedrift. Våre IA mål er kommentert under. 4.1 Helse, miljø og sikkerhet IA avtalens mål 2. Ingen fysiske skader som følge av jobben. I 2018 var det ingen kjente jobbrelaterte personskader. 4.2 Personell IA avtalens mål 1. Korttidsfraværet skal ikke overstige 3,5 %. For ansatte som ikke arbeider turnus er tallet 1,3 % for For ansatte som arbeider turnus er tallet 3 % for IA avtalens mål 2. Tilby jobb til personell med relevant kompetanse og minst 50 % restarbeidsevne. Vi har i dag en ansatt i denne kategorien. IA avtalens mål 3. Alle arbeidstakere bør stå i jobb til de er 67 år. Vi har i dag en ansatt som er eldre enn 67 år og fortsatt i arbeid. 5 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta virksomhetsrapporten pr. 31. desember 2018 til orientering Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar virksomhetsrapport pr. 31. desember 2018 til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

19 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak nr Årlig melding 2018 Saksbehandler: Mariann M. Hunstad, tlf Vår dato: Møtedato: 29. januar 2019 Bakgrunn Luftambulansetjenesten HF rapporterer i henhold til oppdragsdokument fra eierne i form av en årlig melding. Vedlagt følger årlig melding for Meldingen er basert på mal tilsendt fra Eierstyringsgruppen for de regionale helseforetakene. Anbefaling Administrerende direktør ber styret kommentere på innholdet i årlig melding før den oversendes i henhold til oppdragsdokumentet og årshjul fra eierstyringsgruppen. Konklusjon Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: På grunnlag av den samlede rapporteringen og styreprotokoller for 2018, anser styret at selskapets hovedoppgaver er løst i tråd med de føringer eierne har gitt i Oppdragsdokumentet Styret ber administrerende direktør rapportere fremdrift og avslutning av oppgaver som ikke ble ferdigstilt i Videre utvikling av tjenestetilbudet planlegges i tråd med selskapets strategidokumenter og føringer fra eier. Styret vedtar Årlig melding for Luftambulansetjenesten HF. Øyvind Juell Administrerende direktør

20 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Vedlegg: Årlig melding 2018

21 Luftambulansetjenesten HF Årlig melding 2018 Bodø, 29. januar 2019

22 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 3 1. INNLEDNING Luftambulansetjenesten HF-s oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Mål for Luftambulansetjenesten HF i Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Medvirkning fra brukere og ansatte 5 2. SAMMENDRAG Positive resultater og uløste utfordringer Evaluering av egen virksomhet og organisering 6 DEL II: RAPPORTERINGER 7 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP Overordnede styringsbudskap Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for Aktivitet i Økonomiske krav og rammer 10 2

23 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. INNLEDNING 1.1. Luftambulansetjenesten HF oppgaver og organisering Luftambulansetjenesten HF ble etablert i mai Luftambulansetjenesten HF har ansvaret for den flyoperative delen av luftambulansetjenesten, herunder oppfølging og forvaltning av tjenesten. Foretaket har i dag 30 ansatte med kontorer i Trondheim, Tromsø og Bodø. Medisinsk teknisk verksted i Trondheim har fire ansatte som sørger for anskaffelse og vedlikehold av det medisinsk tekniske utstyret i ambulansefly, helikoptre og tjenestens 12 legebiler (fra ), samt for redningshelikoptre og Sysselmannens helikoptre på Svalbard. Flykoordineringssentralen i Tromsø har 13 ansatte som utfører operativ koordinering av ambulanseflyressursene i Norge på døgnkontinuerlig basis. Hovedkontoret i Bodø har 13 ansatte, hvorav fem er tilsatt i deltidsstilling Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag I oppdragsdokumentet presiserer de regionale helseforetakene de overordnede mål som Luftambulansetjenesten HF skal innrette seg mot. Lover, forskrifter og andre myndighetsvedtak utgjør rammene for helsetjenesten. De regionale helseforetakenes virksomhet er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasient og brukerrettighetsloven. Den nasjonale helsepolitikken og oppgavene til de regionale helseforetakene konkretiseres og utdypes i Nasjonal helse og sykehusplan, oppdragsdokumenter og foretaksmøter i de regionale helseforetakene. Basert på ovenstående har Luftambulansetjenesten HF definert følgende: Visjon Trygg luftambulanse, vårt ansvar! Strategiske mål Ledende kompetansemiljø Vi skal være synlige og bidra til forskning og utvikling innenfor luftambulanse på en måte som understøtter gode og innovative løsninger. Høy kvalitet Vi skal sikre høy kvalitet gjennom gode anskaffelser og oppfølging av kontrakter. Våre erfaringer bidrar til kontinuerlig forbedring. Effektiv og sikker drift Vi skal ha effektiv og sikker drift av vår operative virksomhet som tilbyr befolkningen likeverdige tjenester døgnet rundt. 3

24 God samarbeidspartner Vi skal være en løsningsorientert og god partner i den akuttmedisinske kjeden. Vi bidrar til nasjonalt samarbeid for å få en best mulig utnyttelse av tjenesten Mål for Luftambulansetjenesten HF i 2018 Prosjektet «Forbedring og effektivisering i ambulanseflytjenesten» ble etablert i 2017 og ble ferdigstilt i Sluttrapporten foreslo tiltak på flere nivå, både tiltak som kan effektueres i regi av Luftambulansetjenesten HF og tiltak som må følges opp av øvrige helseforetak eller av regionale helseforetak. 1.juni 2018 var det oppstart av ambulansehelikoptertjenesten i henhold til ny avtale. Luftambulansetjenesten HF har gjennom en egen prosjektgruppe, Mottaksprosjektet ambulansehelikopter, fulgt operatøren tett i for og etterkant av oppstartsdato. Som følge av noen forsinkede leveranser av materiell ble ikke avtalen oppfylt fra første dag. Beredskap ble levert, men ikke med avtalt materiell på alle baser. Avtalen har bestemmelser for avkorting og det ble enighet med operatøren om økonomisk vederlag for den manglende leveransen. Sommeren 2017 ble det signert avtale for leveranse av ambulanseflytjenester fra 1. juli 2019 og et mottaksprosjekt ble etablert. Vår og sommer 2018 fikk foretaket mye medieomtale og et betydelig press for valg av operatør samt betingelser for pilotene i overgang til ny kontrakt. Beredskapssituasjonen ble presset og Helse Nord RHF leide inn to helikopter fra Forsvaret som ble satt i beredskap i Finnmark, mens Luftambulansetjenesten HF leide inn svensk ambulansefly. Disse ressursene sto i beredskap i mai og juni. Som følge av situasjonen ble det også gjennomført høring på Stortinget. Situasjonen var krevende og Helse Nord RHF bidro med ressurser. Det hele roet seg etterhvert som ny operatør kom til enighet med flygerforeningen hos dagens operatør om en kollektiv avtale. Behovet for å kommunisere med og informere våre nære omgivelser, media og andre aktører ble veldig stort i denne perioden. Det medførte mye ekstraarbeid for administrasjonen. Sensommeren 2018 valgte foretaket å gå tilbake til Helse Nord RHF og informere om at det ikke lot seg gjøre å finne egnet lokalisering for ny ambulansehelikopterbase på Evenes innen rammen av det opprinnelige styrevedtaket til Helse Nord RHF. Dette medførte at foretaket startet arbeidet med etablering av ny midlertidig base. Ved utgangen av 2018 var det avklart lokalisering i Skånland kommune, gjennomført informasjonsmøte med naboer, gjennomført møter med kommunen og Avinor samt sendt inn konsesjonssøknad. Foretaket har delt og lagt ut så mye informasjon som mulig til alle berørte parter i denne saken. Det har bidratt til lavt konfliktnivå i og rundt etableringen selv om basen flyttes fra en kommune til en annen. Videre fikk foretaket i oppgave å utrede ny permanent lokalisering av ambulansehelikopterbase i Midtre Hålogaland Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Luftambulansetjenesten HF er sertifisert i henhold til NS EN ISO 9001:2015 og 14001:2015. Begge sertifikatene har gyldighet frem til 9. september 2019, og vil være gjenstand for resertifisering av akkreditert enhet (DNV GL) innen utløpsdato. Det gjennomføres årlige oppfølgingsrevisjoner. Siste systemsertifisering ble gjennomført i september 2018 Foretaket 4

25 fikk 9 mindre avvik, 5 observasjoner og 1 forbedringsmulighet. Ingen alvorlige avvik ble avdekket. Revisjonsfunnene var i hovedsak rettet mot miljøstandarden og konkluderte med at Luftambulansetjenesten HF må ha et større fokus på miljø generelt og spesielt under internrevisjoner for å samsvare med krav i standarden. Tiltak på revisjonsfunnene ble tilbakemeldt DNV GL den 20.desember 2018, og vi avventer tilbakemelding på tiltakene. Styret foretar årlig en gjennomgang av kvalitetsarbeidet i foretaket, sist i styremøte desember 2018, samt at alle interne og ekstern revisjonsrapporter forlegges styret. Ledelsens gjennomgåelse ble gjennomført i desember Gjennomgåelsen viste at foretakets kvalitets og miljøstyringssystemet virker tilfredsstillende, men at det fortsatt er rom for forbedringer. Det ble ført seks forbedringsmuligheter etter gjennomgangen. Foretaket bør blant annet forbedre oppfølging av registrerte hendelser og interne revisjonsfunn Medvirkning fra brukere og ansatte Foretaket innhenter synspunkter fra regionale helseforetak og øvrige helseforetak i saker som berører disse direkte eller berører pasienter. Likeså inviteres representanter fra de regionale og øvrige helseforetak, inkludert leger og sykepleiere, som deltakere i ulike prosjekter som gjennomføres (anskaffelser, utredninger, utarbeidelse av konsepter etc). Internt i foretaket informeres og inviteres tillitsvalgt for flykoordinatorene til å gi innspill eller delta i saker som berører disse. Foretaket har tariffavtale med flykoordinatorene, øvrige tilsatte er ikke omfattet av tariffavtaler. Saker av allmenn interesse gjennomgås også på foretakets fellessamlinger. Utkast til årlig melding oversendes samtlige rådgivere og tillitsvalgt for kvalitetssikring og innspill før endelig utgave presenteres for styret til behandling. 2. SAMMENDRAG 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Mottaksprosjekt for ambulansehelikopter er gjennomført og overført til daglig drift. Det oppsto noen forsinkelser og avvik fra avtalen, foretaket følger dette tett med operatøren. Leveranse av tre helikoptre ble noe forsinket. Simulator for den minste helikoptertypen vil ikke komme på plass før over sommeren I perioder har det vært krevende å følge opp prosjektet grunnet mange krav og store forventninger til foretakets deltakelse. Beredskapen på alle baser i mottaksperioden har vært god. Mye av dette skyldes at både tidligere og ny leverandør, har hatt stor fokus på egen leveranse og hatt et godt samarbeid i overgangen. Mottaksprosjektet ambulanseflytjenester har ikke registrert større avvik fra leverandørens framdriftsplan. 5

26 Luftambulansetjenesten HF ble pålagt å etablere en sikkerhetsorganisasjon i henhold til Sikkerhetslovens bestemmelser. Som følge av presset kapasitet ble denne oppgaven ikke løst i 2018, men planlegges ferdigstilt i Gjennom Oppdragsdokumentet ble foretaket pålagt å inngå avtale med Justis og Beredskapsdepartementet om leveranse av medisinsk utstyr i redningshelikoptrene. Dialog er etablert med Justis og beredskapsdepartementet og skisse til avtale er oversendt. Foretaket avventer tilbakemelding fra departementet. Foretaket har deltatt i to prosjektgrupper (Helse Midt Norge RHF og Helse Vest RHF) knyttet til helseministerens pålegg om at koordinering av ambulansehelikoptertjenesten og flight following skulle utføres fra én AMK sentral i hver region. Foretaket deltar også aktivt i revisjon av modul 6 Koordinering og flight following av luftambulansehelikopter. Arbeidet ledes av Kokom og forventes avsluttet 1. kvartal Evaluering av egen virksomhet og organisering Foretaket har siden 2015 brukt mye ressurser på anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester og deretter ambulanseflytjenester. Etter signering har foretaket fortsatt brukt mye kapasitet på oppfølging og tilrettelegging for oppstart av de nye avtalene. Våren/sommeren 2018 ble en særdeles krevende periode for en liten organisasjon som en følge av beredskapssituasjonen for ambulansefly. Som beskrevet i Årlig melding 2017, har foretaket over år valgt å nedprioritere eller forskyve andre oppgaver, noe som har medført lengre saksbehandlingstid på øvrige driftsoppgaver. Styret åpnet for å styrke administrasjonen med to årsverk, en fast stilling som controller og en midlertidig stilling etter nærmere vurdering av fagretning. I desember 2018 ble det signert arbeidsavtale med controller med tiltredelse senest 1. april Medisinsk teknisk verksted har hatt tilfredsstillende ressurser med hensyn til kapasitet og kompetanse i En ansatt valgte å gå over i ny jobb, men ble raskt erstattet. Flykoordineringssentralen har i 2018 hatt tilfredsstillende ressurser i form av kapasitet og kompetanse. Det er knyttet noe usikkerhet til om overgang til ny ambulanseflyavtale 1. juli 2019 vil medføre behov for ekstra ressurser. Foretaket har en relativt flat struktur med administrerende direktør lokalisert ved administrasjonen i Bodø, samt stedlige ledere ved Flykoordineringssentralen i Tromsø og ved Medisinsk teknisk verksted i Trondheim. Med totalt 30 ansatte fungerer denne organiseringen godt. 6

27 DEL II: RAPPORTERINGER 3. RAPPORTERING FOR STYRINGSBUDSKAP 3.1. Overordnede styringsbudskap I oppdragsdokumentet for 2018 ble det presisert at foretaket skal innrettes for å oppfylle overordnede mål gitt til de regionale helseforetakene. Som ett bidrag til å «Redusere unødvendig venting og variasjon i kapasitetsutnyttelse» gjennomførte Luftambulansetjenesten HF prosjektet «Forbedring og effektivisering i ambulanseflytjenesten». Prosjektgruppens foreslåtte tiltak ble behandlet første gang av styret senhøsten Foretaket arbeidet med revisjon av Samarbeidsrutine for luftambulansetransport av pasienter med psykiatrisk diagnose. Dokumentet skal ut på høring i januar Ferdigstillelse forventes 1. kvartal Rutinen forventes å bidra positivt til «Prioritere psykisk helsevern og tverrfaglig spesialisert rusbehandling». Det siste overordnete målet er «Bedre kvalitet og pasientsikkerhet». Foretakets bidrag er klare krav til medisinsk plattform i de nye avtalene for fly og helikopter. Videre stilles det strenge krav til det medisinsk tekniske utstyret nettopp for å sikre pasientsikkerheten under transport. Foretaket har i 2018 innfaset nye transportkuvøser i tjenesten og anskaffet ny type avansert respirator for alle pasientgrupper, som standard i alle luftambulanser. I ny helikopterkontrakt har foretaket også tatt ansvar for legebilene på basene, og standardiserer medisinsk utstyr i disse med helikoptrene. I oppdragsdokumentet ble foretaket pålagt å ha dokumenterte systemer som sikrer at aktiviteten planlegges, organiseres og utføres i samsvar med fastsatte krav i lovgivningen. Som tidligere beskrevet er foretaket sertifisert i henhold til NS EN ISO 9001:2015 Ledelsessystemer for kvalitet og NS EN ISO 14001:2015 Ledelsessystemer for miljø. Foretaket blir årlig systemsertifisert i henhold til disse. Som et ledd i å sikre intern etterlevelse gjennomføres både interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse Styringsbudskap fra de regionale helseforetakene for 2018 Innsyn og internrevisjon Gjennom oppdragsdokumentet er foretakets styre pålagt å vurdere behov for gjennomføring av internrevisjon samt behandle alle internrevisjonsrapporter. Luftambulansetjenesten HF har tidligere kontaktet Helse Nord RHF og fikk tilbakemelding om at internrevisjonene hos de regionale helseforetakene ønsket å etablere et felles system for internrevisjon hos alle felleseide selskap. Vi har foreløpig ikke mottatt noen tilbakemelding på status i dette arbeidet. 7

28 Medvirkning fra konserntillitsvalgte og konsernverneombudene Foretaket har 30 ansatte og har ikke styrerepresentasjon fra ansatte. Formelle rammer for ansattes styrerepresentasjon er regulert i helseforetaksloven 23. I prosjekter som berører øvrige helseforetak inviteres deres verneombud inn som prosjektdeltakere. Synliggjøring av totale kostnader ved deltakelse i prosjekter og prosesser I prosjekter der øvrige helseforetak har deltakere er rutinen at hvert helseforetak dekker kostnader knyttet til egne deltakere. I beslutningsgrunnlaget beskrives forventet andel av stillingsprosenten for hver deltaker. I de tilfeller at vi leier ressurser fra andre helseforetak inngås det egen avtale som spesifiserer kostnad og bruk av tid. Læreplasser Luftambulansetjenesten HF har vurdert å etablere lærlingeplass ved medisinsk teknisk verksted. Som følge av usikkerhet rundt ressursbehov på verkstedet ved overgang til ny helikopterkontrakt ble denne etableringen utsatt. Det vurderes å ta inn lærling i Beredskap, sikkerhet og sivil militært samarbeid Luftambulansetjenesten HF deltar i regionalt beredskapsutvalg i regi av Helse Nord RHF. Foretaket bistår videre i øvelser arrangert av bl.a. de regionale helseforetakene samt departement. Nå sist ved Nasjonal helseberedskapsøvelse i Etablering av sikkerhetsorganisasjon I oppdragsdokumentet ble foretaket pålagt å etablere sikkerhetsorganisasjon i Arbeidet er påbegynt og vil bli ferdigstilt tidlig i Informasjonssikkerhet og personvern Våren 2018 ble samtlige system hos foretaket vurdert opp mot personvern og informasjonssikkerhet (GDPR). Styret behandlet saken på forsommeren. Instruks for lån til felles eide nasjonale helseforetak Foretaket tar til etterretning instruks for lån til felles eide nasjonale helseforetak, men har foreløpig ikke hatt behov for lån. Økonomisk langtidsplan og synliggjøring av gevinster/nytteverdier Helseforetaket følger årshjulet og ga innspill til Økonomisk langtidsplan i henhold til bestilling våren Arbeidslivskriminalitet Som et ledd i å motvirke arbeidslivskriminalitet stiller foretaket tydelig krav til leverandørene i sine anskaffelser. I anskaffelsene knyttet til levering av ambulansefly og ambulansehelikoptertjenester ble tilbyderne prekvalifisert før de fikk anledning til å levere tilbud. I prekvalifiseringen skal det dokumenteres at selskapet er lovlig etablert og ikke har vesentlige restanser for skatt og merverdiavgift. I tilfelle selskapet de siste fem år er rettskraftig dømt for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, eller kjent skyldig i straffbare forhold som angår yrkesmessig vandel, må selskapet redegjøre for dom og 8

29 saksforhold. Dersom selskapet ikke har begått forhold som beskrevet ovenfor skal dette bekreftes i tilbudsbrevet. Videre måtte selskapet dokumentere sin økonomi de siste tre år, signere egenerklæring knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Årlig gjennomføres kvalitetsrevisjoner og økonomisk revisjon hos leverandørene av fly og av helikoptertjenester. Kvalitetsrevisjonene gjennomføres med utgangspunkt i avtalt leveranse. Kvalitetsrevisjonene gjennomføres både på basene og hos hovedkontorene. Økonomisk revisjon gjennomføres for å følge med på den økonomiske situasjonen for leverandøren. Bruk av spesialnumre Luftambulansetjenesten HF har ingen spesialnumre. Spesifikke oppdrag til Luftambulansetjenesten HF 2018 Helseøvelsen 2018 Luftambulansetjenesten HF deltok i planlegging og gjennomføring av Helseøvelsen Foretaket bidro også med et bemannet reservehelikopter for en begrenset periode. Driftsavtale for de nye redningshelikoptrene Som tidligere beskrevet er dialog med Justis og beredskapsdepartementet etablert og skisse til avtale er oversendt. Foretaket avventer tilbakemelding. Mottaksprosjekt ambulansehelikopter og ambulansefly Mottaksprosjekt helikopter fulgte ny operatør tett fra høsten 2016 til høsten Ny operatør innfridde ikke alle kontraktskrav ved overgangen 1. juni, det medførte en del oppfølging fra mottaksprosjektet. Prosjektet ble formelt avsluttet oktober Mottaksprosjektet fly følger ny operatør tett frem mot avtalestart 1. juli Forbedrings og effektiviseringsprosjekt Som tidligere beskrevet behandlet styret sluttrapporten fra prosjektet høsten Oppfølging av eksisterende avtaler Kontrakt for ambulansefly har vært under sterkt press. Styret følger opp tett gjennom egen møteserie. Evaluering av anskaffelsesprosjektet for helikopter og fly I etterkant av anskaffelsesprosjektene for helikopter og fly ble det utarbeidet en evaluering for hver av anskaffelsene. Disse ble presentert for AD møtet. Erfaringene vil etterhvert være en del av grunnlaget for neste gang helikopter og flytjenester skal anskaffes. 9

30 3.3. Aktivitet i 2018 RHF Fartøy Base Budsjetterte Timer Flydde timer Helse Nord Ambulansefly Kirkenes RHF Tromsø Alta Alta Bodø Brønnøysund Ambulansehelikopter Tromsø Evenes Brønnøysund Helse Midt Norge RHF Helse Vest RHF Helse Sør Øst RHF Ambulansefly Ålesund Ambulansehelikopter Ålesund Trondheim Ambulansehelikopter Førde Bergen Stavanger Ambulansefly Gardermoen Gardermoen Ambulansehelikopter Ål Arendal Dombås Lørenskog Lørenskog I 2018 ble det produsert færre timer på ambulansefly enn budsjett samt foregående år. Vi må tilbake til 2011 for å finne tilsvarende timeproduksjon. Dette tilskrives langt på vei redusert tilgjengelighet av ambulansefly vår/forsommer 2018 som følge av pilotmangel. Timer produsert av innleide fly og helikopterressurser er ikke inkludert i denne meldingen. Når det gjelder ambulansehelikopter produserte vi for første gang mer enn timer. For ambulanseflyene (egne fly) samlet ble det flydd timer mot et budsjett på og forbruk 2017 på timer. For ambulansehelikoptrene samlet ble det flydd timer mot et budsjett på og et forbruk 2017 på timer Økonomiske krav og rammer Økonomisk resultat De regionale helseforetakene bevilget for ,2 millioner kroner, fordelt i henhold til vedtatt finansieringsmodell fra 15.juni 2015: Helse Midt Helse Sør Øst Helse Nord Helse Vest Norge ,2 179,6 160,6 237,9 10

31 Konto Foreløpig regnskap 2018 Budsjett 2018 Salgsinntekt Annen driftsinntekt 480 Sum driftsinntekter Lønnskostnad Avskrivning på varige driftsmidler og immatrielle eiendeler Annen driftskostnad Sum driftskostnader Driftsresultat Annen finansinntekt Annen finanskostnad 10 Netto finansposter Resultat før skatt Som en følge av beredskapssituasjonen vår/forsommer 2018 valgte foretaket å leie inn ekstra ressurser for å trygge beredskapen for ambulansefly. Merkostnaden for dette er bokført og medførte at prognose for 2018 ble presentert senhøsten med forventet negativt resultat på ca 4 MNOK. Det foreløpige årsregnskapet viser et overskudd på 4,5 MNOK. Da er ikke aktuarberegning hensyntatt. Når den er bokført blir overskuddet mellom 3 og 4 MNOK. Endringen fra prognose skyldes primært at det i desember ble enighet i forhandlingene om refusjon for mangler i leveransen ved oppstart av nye helikopterkontrakter samt salg av utstyr fra avsluttet helikopterkontrakt. Endrede myndighetskrav Arbeids og hviletidsbestemmelsene i det felleseuropeiske regelverket for luftfart var i 2018 under revisjon. Dette arbeidet er nå avsluttet for ambulansehelikoptertjenesten uten at EASA kom frem til noen felles europeiske regler. Derfor vil det nasjonale regelverket fortsatt være gjeldene og de varslende store økonomiske/ praktiske konsekvenser utgjør nå ingen trussel. Økonomisk langtidsplan Foretaket utarbeider økonomisk langtidsplan etter mal fra de regionale helseforetakene. Planen ble levert våren 2018 i henhold til bestilling. Utarbeidelse av regnskap Foreløpig årsregnskap er oversendt de regionale helseforetakene i tråd med årshjulet. Endelig regnskap vil være klart så snart aktuarberegningen foreligger og innenfor etablert frist. 11

32 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Foreløpige innspill til økonomisk langtidsplan Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Generelt De regionale helseforetakene innhenter årlig innspill til rullering av økonomisk langtidsplan. I år er fristen for innsending satt til 3. april og foretaket vil få en mal for utfylling. I forkant av denne ber de regionale helseforetakene om foreløpige innspill og presiserer at dette gjelder for vesentlige endringer i helseforetakets virksomhet, investeringer og drift. Frist for innsending av foreløpige innspill er 15. februar. 2 Endringer fra innspill til økonomisk langtidsplan i 2018 Luftambulansetjenesten HF har ikke gjennomført eller planlagt større endringer for virksomheten. Som oppfølging av prosjektet Effektivisering og forbedring av ambulanseflytjenesten skal det i samarbeid med berørte sykehusforetak gjennomføres et program som inneholder ulike tiltak. Programmet vil strekke seg over flere år, og finansieringen av tiltakene vil spres på mange foretak. I 2019 er det budsjettert et nytt prosjekt, Forprosjekt LAT IKT. Dette prosjektet skal sørge for nødvendig kartlegging av behov for framtidige dataverktøy i oppdragshåndteringen, inkludert de nødvendige grenseoppgangene mot andre nasjonale IKT prosjekter. Anskaffelser av medisinsk teknisk utstyr strekker seg over flere budsjettperioder. I 2018 og 2019 ble disse tilpasset innfasing av nye helikopter og flykontrakter. Vi ser også noen forsinkelser som ligger hos leverandøren, i det å tilpasse medisinsk innredning i fartøyene. Anskaffelse av nye overvåkningsmonitorer vil ha all investering i 2019 i stedet for dels 2018 og dels Dette gir økt investeringsbehov i 2019 på 4,4 MNOK i forhold til tidligere langtidsplan. Anskaffelse spesialkuvøse NORD til 3 MNOK antas ikke realisert i Behovet kan utgå. Vi håper videre å realisere anskaffelse av blodvarmere til MNOK 1,8 i Luftambulansetjenesten benytter i dag to systemer for medisinsk virksomhetsregistrering, LABAS og Airdoc. Basene i Helse Vest RHF ønsker nå å ta i bruk LABAS. Det innebærer at Airdoc sannsynligvis ikke vil være i bruk fra og med LABAS er i 2018 betydelig oppgradert for basene i Helse Nord, og det arbeides for tilsvarende oppgraderinger i de

33 øvrige helseregionene i LABAS gir oss anonymiserte medisinske virksomhetsdata og data som er grunnlaget for foretakets finansieringsmodell. Vi opplever en økt etterspørsel etter mulighet for å dokumentere virksomheten gjennom hele pasientforløpet, noe som krever elektronisk samhandling med AMK på den ene siden og sykehus på den andre siden. Til tross for oppgradering vil det bli behov for å erstatte LABAS med et nytt medisinsk virksomhetsregistreringssystem i løpet av de nærmeste årene, men løsningen avhenger mye av hvilke modeller for prehospital elektronisk pasientjournal (P EPJ) de ulike RHFene velger. Elektronisk overføring av data fra våre pasientmonitorer til et framtidig P EPJ bør inkluderes i løsningen. Luftambulansetjenesten HF planlegger ingen større endringer i drift for 2019, utover det som følger av den inngåtte avtalen om ambulanseflytjenester fra 1. juli. 3 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å godkjenne foreløpige innspill til økonomisk langtidsplan. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret godkjenner foreløpige innspill til økonomisk langtidsplan og ber administrerende direktør oversende disse i henhold til årshjulet. Øyvind Juell administrerende direktør

34 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Revisjonsprogram Saksbehandler: Gunnar Kristiansen Vår dato: Møtedato: Bakgrunn I henhold til Luftambulansetjenestens prosedyre for styring av revisjonsprogram og utførelse av revisjon, er det utarbeid nytt revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF. Revisjonsprogrammet spenner seg nå over 4 år i forhold til tidligere revisjonsprogram som hadde 3 års tidshorisont. Foretakets intensjon er å revidere samtlige baser til våre leverandører av luftambulansetjenester over perioden. Revisjon av leverandørenes hovedkontor gjennomføres annen hvert år og økonomiske revisjoner gjennomføres årlig. Endringene fra 3 års til 4 års tidshorisont på utebasene beror på erfaringer fra 2018, hvor arbeidsmengden med leverandørrevisjonene ble krevende for både foretaket og for operatørene. Å spre revisjon av utebasene over en 4 års periode gir bedre rom for revisjonsforberedelser, etterarbeid og oppfølging av revisjonsfunn. Det vil også frigjøre tid for planlegging og gjennomføring av interne revisjoner og andre aktiviteter som ledelsens gjennomgåelse, HMS internkontroll, miljøkartlegging m.m. Erfaringene viser også at negative revisjonsfunn på en leverandørs utebase, gjerne gjelder flere av basene. I og med at enkelte revisorer i Luftambulansetjenesten HF har deltidsstillinger, har det vært utfordringer med finne revisjonsdatoer som passet for alle parter. Dette vil også bli enklere med overgang til 4 års tidshorisont. Datoer for gjennomføring av revisjoner i 2019 er avklart med revisjonsteam og den reviderte part. For årene utover 2019, vil revisjonsdatoer avklares før hvert årsskifte med den reviderte part og eget revisjonslag. Foretakets sertifikat innen ledelsessystemer for kvalitet og miljø har gyldighet frem til 9. september Re sertifiseringsrevisjon fra DNV GL må gjennomføres innen denne dato, men vil sannsynligvis foregå i juni måned eller siste del av august. Foretaket avventer forespørsel fra DNV GL om revisjonstidspunkt. Hva angår interne revisjoner er det ingen endringer i forhold til forrige revisjonsprogram. Internrevisjon av administrasjon i Bodø deles opp i 2 revisjoner over en 3 års periode. Internrevisjon av Flykoordineringssentralen (Tromsø) og Medisinsk teknisk verksted (Tiller, Trondheim) utføres årlig.

35 2. Revisjoner og revisjonsprogram generelt Revisjoner utført i eller av foretaket er en systematisk, uavhengig og dokumentert prosess for objektivt å vurdere samsvar med revisjonskriterier. Luftambulansetjenesten HF benytter revisjoner som et av elementene for å oppfylle overordnede styringsbudskap fra selskapets eiere. Revisjon benyttes som metode for å sikre samsvar til eksterne og interne krav basert på metodikken i Norsk Standard EN ISO 19011:2018 Retningslinjer for revisjon av styringssystemer. Programmet gir god oversikt over hvilke revisjonsobjekt som skal revideres, inklusive informasjon om revisjonenes mål og omfang. Revisjonsplan for den enkelte leverandørrevisjon vil dekke avtaler, krav og forpliktelser hos revisjonsobjektet. Kjente utfordringer hos revisjonsobjektene, eksempelvis identifisert gjennom risikovurderinger og hendelser, vil spesielt vektlegges under revisjon. 3. Oppsummering Foretakets revisjonsprogram gir en bedre tilpasset revisjonsintensitet. Programmet strekker seg over en 4 års periode, hvor intensjonen er å dekke samtlige baser til våre leverandører av luftambulansetjenester i perioden. Revisjon av leverandørenes hovedkontor gjennomføres annen hvert år. Revisjonsdatoer for leverandørrevisjoner i 2019 er avtalt. Foretakets sertifikat innen ledelsessystemer for kvalitet og miljø har gyldighet frem til 9. september Re sertifiseringsrevisjon fra DNV GL må gjennomføres innen uke 36/2019 Gjennomføring av interne og økonomiske revisjoner gjennomføres som før. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar endringene i revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: 1. Revisjonsprogram Revisjonsobjekt leverandører

36 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 1 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Førsteparts revisjoner (Interne revisjoner) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons Uke 7 14.februar Uke 49 5.desember FKS Medisinskteknisk verksted Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Styring og koordinering av ambulanseflytjenesten, Service Level Agreement, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, oppfølging av avvik og hendelser, personell, opplæring og utsjekker, oppfølging av revisjonsfunn. Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, medisinsk utstyr og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn Andreparts revisjoner (Eksterne revisjoner av kunder/interessenter) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons Uke mars Uke mai Uke 36 5.september Uke oktober Uke november Dato ikke avklart Dato ikke avklart NLA AS base Lørenskog NLA AS base Ål BSAA base Kirkenes BSAA hovedkontor Tromsø NLA AS base Trondheim BSAA hovedkontor Tromsø NLA AS hovedkontor Oslo Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Revisjonsmål: Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, inklusive måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosesser på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav hos operatøren Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, kvalitetsstyringssystem, risikovurderinger. Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Økonomisk revisjon, jf.: Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester for 1.juni juni 2025, punkt Økonomisk revisjon Økonomisk revisjon, jf.: Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenester for 1.juni mai 2024, punkt Økonomisk revisjon leder leder Ikke avklart Ikke avklart Fagrevisor PMT PMT Fagrevisor & teknisk eksp. PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH PMT, OKW, WS PMT, OKW, WS, MH PMT, RIJ, DH MH MH

37 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 2 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Tredjeparts revisjoner (Eksterne revisjoner av uavhengige revisjonsorgan) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September. Luftambulansetjen esten HF Systemsertifisering av Luftambulansetjenesten HF ISO 9001 og sertifikater. Revisjonen utføres av DNV GL på lokasjonene MedTek, FKS og Administrasjonen i Bodø. leder Ikke avklart Fagrevisor Ikke avklart

38 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 3 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Førsteparts revisjoner (Interne revisjoner) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September Medisinskteknisk verksted Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, medisinsk utstyr og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn. Oktober Administrasjon Del 1 Revisjonsmål: Evaluere styringssystemenes evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i miljø- og kvalitetshåndbok og Opscom, trening av personell, saksbehandling og lagring av informasjon. Omfang: Håndbok for kvalitet og miljøstyring, ROS analyse, oppfølging av Oppdragsdokument 2020, opplæringsplan og egne kvalitets- og miljømålsettinger, ressurser, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn. November FKS Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Styring og koordinering av ambulanseflytjenesten, Service Level Agreement, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, oppfølging av avvik og hendelser, personell, opplæring og utsjekker, oppfølging av revisjonsfunn Andreparts revisjoner (Eksterne revisjoner av kunder/interessenter) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons Februar April Mai BSAA base Gardermoen NLA AS base Stavanger NLA AS base Dombås Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Juni BSAA base Tromsø Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. August BSAA base Alta Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU Desember NLA AS Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav hos operatøren hovedkontor Oslo Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, kvalitetsstyringssystem, risikovurderinger. Måned ikke avklart BSAA hovedkontor Tromsø Økonomisk revisjon, jf: Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester for 1.juni juni 2025, punkt Økonomisk revisjon leder leder Ikke avklart Fagrevisor PMT PMT PMT Fagrevisor & teknisk eksp. PMT, OKW, WS PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH PMT, OKW, WS PMT, OKW, WS PMT, RIJ, DH MH

39 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 4 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Måned ikke avklart NLA AS hovedkontor Oslo Økonomisk revisjon, jf: Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenester for 1.juni mai 2024, punkt Økonomisk revisjon Ikke avklart MH Tredjeparts revisjoner (Eksterne revisjoner av uavhengige revisjonsorgan) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September Luftambulansetjene sten HF Systemsertifisering av Luftambulansetjenesten HF ISO 9001 og sertifikater. Revisjonen utføres av DNV GL på lokasjonene MedTek, FKS og Administrasjonen i Bodø. leder Ikke avklart Fagrevisor Ikke avklart

40 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 5 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Førsteparts revisjoner (Interne revisjoner) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September Medisinskteknisk verksted Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, medisinsk utstyr og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn. Oktober Administrasjon Del 2 Revisjonsmål: Evaluere styringssystemenes evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i miljø- og kvalitetshåndbok og Opscom, trening av personell, saksbehandling og lagring av informasjon. Omfang: Håndbok for kvalitet og miljøstyring, ROS analyse, oppfølging av Oppdragsdokument 2021, opplæringsplan og egne kvalitets- og miljømålsettinger, ressurser, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn. November FKS Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Styring og koordinering av ambulanseflytjenesten, Service Level Agreement, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, oppfølging av avvik og hendelser, personell, opplæring og utsjekker, oppfølging av revisjonsfunn Andreparts revisjoner (Eksterne revisjoner av kunder/interessenter) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons Januar NLA AS base Førde Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Februar BSAA base Brønnøysund Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. April BSAA base Vigra Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Mai NLA base Evenes Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. August NLA base Bergen Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU Oktober BSAA hovedkontor Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav hos operatøren Tromsø Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, kvalitetsstyringssystem, risikovurderinger. Måned ikke avklart BSAA hovedkontor Tromsø Økonomisk revisjon, jf.: Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester for 1.juni juni 2025, punkt Økonomisk revisjon leder leder Ikke avklart Fagrevisor PMT PMT PMT Fagrevisor & teknisk eksp. PMT, RIJ, DH PMT, OKW, WS PMT, OKW, WS PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH PMT, OKW, WS, MH MH

41 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 6 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Måned ikke avklart NLA AS hovedkontor Oslo Økonomisk revisjon, jf.: Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenester for 1.juni mai 2024, punkt Økonomisk revisjon Tredjeparts revisjoner (Eksterne revisjoner av uavhengige revisjonsorgan) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September Luftambulansetjene sten HF Systemsertifisering av Luftambulansetjenesten HF ISO 9001 og sertifikater. Revisjonen utføres av DNV GL på lokasjonene MedTek, FKS og Administrasjonen i Bodø. Ikke avklart leder Ikke avklart MH Fagrevisor Ikke avklart

42 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 7 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Førsteparts revisjoner (Interne revisjoner) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons August FKS Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Styring og koordinering av ambulanseflytjenesten, Service Level Agreement, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, oppfølging av avvik og hendelser, personell, opplæring og utsjekker, oppfølging av revisjonsfunn. Desember Medisinskteknisk verksted Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav, samsvar og ajourhold av prosedyrer i driftshåndbok og trening/utsjekk av personell. Omfang: Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, medisinsk utstyr og systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, miljøaspekter og miljøprestasjon, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, oppfølging av avvik og hendelser, oppfølging av revisjonsfunn Andreparts revisjoner (Eksterne revisjoner av kunder/interessenter) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons Januar BSAA base Bodø Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Mars NLA hovedkontor Revisjonsmål: Evaluere styringssystemets evne til å sikre oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav hos operatøren Oslo Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, kvalitetsstyringssystem, risikovurderinger. April NLA base Tromsø Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Mai NLA base Arendal Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Juni NLA base Brønnøysund Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU. Oktober NLA base Ålesund Revisjonsmål: Revisjonens mål er å bedømme oppfyllelse av lovfestede og avtalefestede krav som selskapet er bundet av, og inkluderer måling på grad av samsvar mellom relevante revisjonskriterier og prosessene på basen. Omfang: Ny Avtale m/ med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og oppfølging av MTU Måned ikke BSAA hovedkontor Økonomisk revisjon, jf.: avklart Tromsø Avtale kjøp av Ambulanseflytjenester for 1.juni juni 2025, punkt Økonomisk revisjon Måned ikke avklart NLA AS hovedkontor Oslo Økonomisk revisjon, jf.: Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenester for 1.juni mai 2024, punkt Økonomisk revisjon leder leder Ikke avklart Ikke avklart Fagrevisor PMT PMT Fagrevisor & teknisk eksp. PMT, OKW, WS PMT, RIJ, DH, MH PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH PMT, RIJ, DH MH MH

43 Revisjonsprogram for Luftambulansetjenesten HF Styrende dokument: P15-0 Styring av revisjonsprogram Dok. id.: Program Versjon: 1.00 Side: 8 av 8 Ansvarlig: Verifisert: PMT Godkjent: ØJ Dato: Tredjeparts revisjoner (Eksterne revisjoner av uavhengige revisjonsorgan) Planlagt Reviderte part Revisjonsmål og omfang Revisjons September Luftambulansetjene sten HF Systemsertifisering av Luftambulansetjenesten HF ISO 9001 og sertifikater. Revisjonen utføres av DNV GL på lokasjonene MedTek, FKS og Administrasjonen i Bodø. leder Ikke avklart Fagrevisor Ikke avklart

44 Selskap Base/Sted Fartøytype Plan revisjoner 2018 Plan revisjoner 2019 Plan revisjoner 2020 Plan revisjoner 2021 Plan revisjoner 2022 Babcock Scandinavian Air Ambulance Kirkenes B sep.19 Babcock Scandinavian Air Ambulance Hovedkontor Tromsø okt.2019 okt.21 Babcock Scandinavian Air Ambulance Alta 2 x B250 aug.20 Babcock Scandinavian Air Ambulance Tromsø (lufthavn) B250 jun.20 Babcock Scandinavian Air Ambulance Brønnøysund B250 feb.21 Babcock Scandinavian Air Ambulance Bodø B250 jan.22 Babcock Scandinavian Air Ambulance Gardermoen 2 x B250 / 1 x Cessna Latitude feb.20 Babcock Scandinavian Air Ambulance Vigra B250 apr.21 K Lufttransport Fixed Wing AS Alta 2 x B sep.13 Lufttransport Fixed Wing AS Bodø B200 Lufttransport Fixed Wing AS Brønnøysund B200 Lufttransport Fixed Wing AS Gardermoen 2 x B200 Lufttransport Fixed Wing AS Hovedkontor Tromsø B sep sep.18 Lufttransport Fixed Wing AS Kirkenes B sep.14 Lufttransport Fixed Wing AS Vigra B okt okt.18 M Norsk Luftambulanse AS Førde H135 jan sep.14 Norsk Luftambulanse AS Stavanger H135 apr sep.13 Norsk Luftambulanse AS Ål H mai.19 Norsk Luftambulanse AS Trondheim H nov.19 Norsk Luftambulanse AS UNN Tromsø AW okt.18 apr okt.18 Norsk Luftambulanse AS Dombås H135 mai.20 Norsk Luftambulanse AS Bergen H145 aug mai.17 Norsk Luftambulanse AS Evenes H145 mai mai.15 Norsk Luftambulanse AS Arendal H nov.18 mai nov.18 Norsk Luftambulanse AS Brønnøysund AW nov.18 jun nov.18 Norsk Luftambulanse AS Hovedkontor Oslo nov 18 des.20 mar nov.18 Norsk Luftambulanse AS Lørenskog H135 / H nov mar.19 Norsk Luftambulanse AS Ålesund AW okt.18 okt okt.18 FKS feb Adm Bodø, okt Adm Bodø, okt FKS, aug Medtek des FKS, nov FKS, nov MedTek, des DNV sept MedTek, sept MedTek, sept DNV, sept DNV, sept DNV, sept Forrige revisjon

45 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Midlertidig helikopterbase Evenes Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Det vises til styresak og Prosjektgruppen som skal etablere ny midlertidig base for Evenes har ukentlige statusmøter. Det arbeides jevnt og godt. 2 Status midlertidig base Vedlagte Statusrapport 2 Midlertidig base Evenes beskriver arbeidet som prosjektgruppen så langt har utført, samt plan for arbeidet videre. 3 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta status for midlertidig base på Evenes til orientering. Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for midlertidig base Evenes til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør Vedlegg: 1. Statusrapport nr. 2 for prosjekt midlertidig base Evenes

46 STATUSRAPPORT NR. 2 FOR PROSJEKT MIDLERTIDIG BASE EVENES VEDLEGG 1 PROSJEKTSAMMENDRAG RAPPORTDATO NAVN PÅ PROSJEKT KLARGJORT AV 17. januar 2019 Midlertidig base Evenes Mariann M. Hunstad STATUSSAMMENDRAG Bakgrunn Viser til statusrapport 1 pr 23. november Status pr 17. januar 2019 Utkast til søknad om midlertidig dispensasjon fra reguleringsplanen er oversendt kommunen for innspill. Vi avventer støyrapport fra SINTEF. Denne skal være vedlegg til dispensasjonssøknad og til konsesjonssøknad. Søknad om konsesjon ble oversendt Luftfartstilsynet i desember og de har startet saksbehandlingen. Norsk Luftambulanse AS har oversendt skisse til Letter of Agreement til Avinor, Evenes. Dette blir en avtale mellom operatøren og flytårnet og definerer prosedyrer og rutiner som må til for å oppnå en best mulig trafikkavvikling på lufthavnen og ved helikopterbasen. Intensjonsavtale om leie av tomt er signert. Avtale om bruk av innkjørsel er signert. Forsvarsbygg har utvidet leieperioden med to måneder, frem til og med 30. juni Prosjektgruppen har klar omforent skisse til basefasiliteter. Denne vil danne grunnlag for kravspesifikasjon. Minikonkurranse om byggteknisk kompetanse ble gjennomført i desember, og avtale ble signert med COWI AS. Oppstartsmøte er gjennomført og arbeidet er påbegynt. Advokatfirmaet Wikborg Rein har vurdert type konkurranse som må gjennomføres for midlertidig base. Det må gjennomføres tre anskaffelser etter offentlig anskaffelsesregelverk. En anskaffelse for modulbygg, en for plasthall og en for grunnarbeid på tomten. Sykehusinnkjøp HF bidrar til praktisk gjennomføring av konkurransene. Siste nyhetsbrev fra prosjektet ble sendt ut i uke 1

47 Fremdrift For å nå i mål med en midlertidig base innen 30. juni 2019, forutsettes det at tiltak gjøres i rett rekkefølge og at vi ikke møter større hindringer. Det faktum at vi må gjennomføre tre offentlige anskaffelser kan øke tidsbruken og gi oss lavere margin i forhold til slutt dato. Prosjektgruppen arbeider godt og prioriterer dette arbeidet. Usikkerhetsfaktorer Tidsrammene for de offentlige anskaffelsene kan skape forsinkelser for prosjektet. Det er håp om at Sykehusinnkjøp HF kan bistå oss i å gjennomføre disse på kortest mulig tid. PROSJEKTFREMDRIFT PROSJEKTDATO OK NOE FORSINKET VELDIG FORSINKET FORKLARING Tid er en usikkerhetsfaktor i dette prosjektet. Saksbehandling av en konsesjonssøknad tar normalt 6 8 måneder. For å få til en midlertidig base innenfor våre frister forutsettes det at Luftfartstilsynet prioriterer en hurtigere behandling av søknaden. OK Foreløpig er det ingen kjente forsinkelser, men behandling av konsesjonssøknad og dispensasjonssøknad forutsetter at det vedlegges en støyrapport. Dersom denne ikke kommer før i januar må vi påregne en forsinkelse Skånland kommune har allerede diskutert saken i planutvalget og er innstilt på å prioritere en hurtig saksbehandling. Plan avdelingen i kommunen har gitt tilbakemelding med ønske om noen få utfyllende kommentarer. SINTEF har bekreftet mottak av oppdraget, men er usikker på hvorvidt støyrapporten blir klar i desember eller i januar. Konsesjonssøknad til Luftfartstilsynet vil uansett bli oversendt så snart den er klar.støyrapporten blir ettersendt. Vi har purret SINTEF den og de lover å ha den klar senest Side 2

48 BUDSJETTOVERSIKT STATUS OK NOE AVVIK STORT AVVIK FORKLARING RISIKO OG PROBLEMLOGG PROBLEM Støyrapporten blir forsinket Anskaffelsesprosjektene forsinkes Behandling av konsesjonssøknad forsinkes Behandling av midlertidig dispensasjon fra reguleringsbestemmelsene for tomta forsinkes De offentlige anskaffelsene tar lang tid og forsinker innflytting ut over forlenget leieavtale med Forsvarsbygg. TILTAK SINTEF følges opp Dagens leieavtale er forlenget med to mnd. Dagens leieavtale er forlenget med to mnd. Dagens leieavtale er forlenget med to mnd. Forespørsel om bistand fra Sykehusinnkjøp HF for bistand slik at anskaffelsene gjennomføres på hurtigst mulig måte. KONKLUSJONER/ANBEFALINGER Prosjektgruppen har utarbeidet et godt grunnlag for etablering av midlertidig base. Vernetjenesten, samarbeid med operativt og medisinsk personell har utarbeidet skisse til bofasiliteter. Dagens leieavtale med Forsvarsbygg er forlenget til 30. juni Kommunen har gitt innspill til utkast til dispensasjonssøknad. SINTEF bekrefter at støyrapporten kommer i uke 4. Cowi AS har startet arbeidet med kravspesifikasjon. Det er avklart at prosjektgruppen må gjennomføre tre separate offentlige anskaffelser. Den største usikkerheten i prosjektet nå er hvor lang tid de offentlige anskaffelsene tar. Side 3

49 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Utredning permanent helikopterbase Midtre Hålogaland Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Se styresak Representanter fra styret i Luftambulansetjenesten HF møtte Helse Nord RHF 12. desember for oppklarende spørsmål rundt tidsfrist og mandat. 2 Status Luftambulansetjenesten HF har fått navn på deltakere fra Universitetssykehuset Nord Norge HF, Nordlandssykehuset HF, Norsk Luftambulanse AS, Helse Nord RHF samt Brukerutvalget til prosjektarbeidet. Videre har foretaket fått navn på deltakere fra regionrådene for Vesterålen, Sør Troms, Lofoten og Ofoten samt Hovedredningssentralen Nord Norge til referansegruppen. Så snart revidert mandat foreligger fra Helse Nord RHF vil prosjektbeskrivelsen korrigeres og prosjektgruppen inviteres til oppstartsmøte. 3 Anbefaling Administrerende direktør anbefaler styret å ta status for utredning permanent base Midtre Hålogaland til orientering Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar status for utredning permanent base Midtre Hålogaland til orientering. Øyvind Juell administrerende direktør

50 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Budsjett 2019 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: Møtedato: Bakgrunn Administrerende direktør sitt forslag til innspill til budsjett 2019 ble behandlet i styremøte (se styresak ). Styrets innspill til budsjett 2019 ble oversendt eier Økonomidirektørene i de regionale helseforetakene sluttet seg til styrets innspill og oversendte budsjettforslaget til behandling i AD møtet. AD møtet behandlet budsjettforslaget og sluttet seg til budsjettforslaget. Fordeling av driftstilskudd fra eier er som følger for 2019: 2. Vurdering Styrets innspill til budsjett, herunder tilskudd fra eier, er akseptert av eier. Styret kan derfor endelig vedta budsjett Anbefaling Styret for Luftambulansetjenesten HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret vedtar budsjett 2019 med en inntektsramme fra eier på kr ,. Øyvind Juell administrerende direktør

51 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten HF, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Orienteringer fra administrerende direktør Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Administrerende direktør ønsker å informere styret om følgende saker: a. Lufttransport FW AS krav om innsyn i tilbud fra Scandinavian AirAmbulance AB Lufttransport FW AS (LT) begjærte i juni 2018 innsyn i en rekke dokumenter fra Babcocks tilbud. Det ble gitt innsyn i 22 dokumenter, delvis innsyn i 2 dokumenter og avslått innsyn i 88 dokumenter. LT klaget saken inn til Helse og omsorgsdepartementet, som i sitt svar i oktober 2018 opprettholdt vårt avslag om innsyn. I desember 2018 har så LT klaget saken inn til Sivilombudsmannen. Sivilombudsmannen har begjært oversendt hele saken, inkludert all relevant korrespondanse. Dette ble oversendt primo januar b. Kostnader ved åpning av stengte flyplasser Nesten alle Avinors lufthavner har publiserte åpningstider våre ambulansefly må forholde seg til. Ved behov for å operere på en lufthavn utenfor åpningstid må FKS åpne lufthavnen. For hver slik åpning utenom åpningstidene påløper det kostnader slik: Satsene er satt av Avinor ut fra avgiftsforskriftens 39 og AIP AD 1.1 punkt 1.5der det er presisert at vederlaget som et minimum skal dekke Avinors ekstra kostnader. Forskjellen mellom ATC og AFIS er kontrollert og ukontrollert. F. eks er Alta en kontrollert lufthavn, mens Mehamn er ukontrollert. En kontrollert lufthavn (ATC) gir oss et bedre produkt enn en AFIs flyplass, og kostnadene er deretter. c. Drivstoffanlegg for ambulansehelikopter i Brønnøysund Ved helikopterbasen i Brønnøysund er det ikke etablert permanent drivstoffanlegg. Helikoptre må derfor bestille tankbil ved påfyll av drivstoff. Utenfor åpningstid, kveld/natt, helg og helligdager avkreves det et gebyr pr. fylling, fordi tankbilsjåfør har