Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 1 av 17 Anskaffelse Prosjektlederstøtte til Prosjekt IKT 2012 Omlegging av IKT-plattform og driftsmodell Konkurransegrunnlag Tilbudsfrist 13. januar 2012 kl 1200 Postboks 4065, 2306 HAMAR tlf. 62 54 37 00 faks 62 54 37 02 e-post: post@hias.no web: www.hias.no
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 2 av 17 Innholdsfortegnelse 1 Tilbudsinnbydelse... 4 2 Innledning... 5 2.1 Hensikten med dette dokumentet... 5 2.2 Styrende dokumenter... 5 2.3 Bakgrunn og formål... 5 2.3.1 Bakgrunn... 5 2.3.2 Formål... 5 2.4 Oppdragsgiver... 6 2.5 Kunngjøring... 7 2.6 Tidsplan... 7 3 Konkurransegrunnlag... 7 3.1 Språk... 7 3.2 Konkurransegrunnlag... 7 3.3 Feil, mangler eller motsigelser i konkurransegrunnlaget... 8 3.4 Endringer og opplysninger... 8 4 Avtalen... 8 4.1 Avtalens omfang... 8 4.2 Avtaleform og -vilkår... 8 4.3 Avtalens varighet... 8 5 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen... 9 5.1 Anskaffelsesprosedyre... 9 5.2 Offentlighet... 9 5.3 Taushetsplikt... 9 5.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen... 9 5.5 Habilitet... 9 5.6 Økonomisk risiko... 9 5.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 10 5.8 Forbehold... 10 6 Kontaktperson og kommunikasjon... 10 6.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon... 10 6.2 Kontaktperson... 10 6.3 Spørsmål til anskaffelsen... 10 7 Kvalifikasjonskrav krav til leverandøren... 10 7.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling:... 10 7.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 11 7.3 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og kompetanse.... 11 7.4 Underleverandører... 11 8 Krav til tjenesten... 11 8.1 Bakgrunn og rammer for oppdraget... 11 8.2 Konsulentens oppgaver og krav til leveransen... 12 8.3 Leverandørens gjennomføring av oppdraget... 13 8.4 Tilbudt konsulent... 13 8.5 Tilgjengelighet... 14 8.6 Pris og prisbestemmelser... 14
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 3 av 17 8.7 Forutsetninger og forbehold... 14 9 Krav til tilbudet... 14 9.1 Språk... 14 9.2 Tilbud på deler av anskaffelsen... 14 9.3 Besvarelse av krav til tjenesten... 14 9.4 Tilbudets struktur... 15 9.5 Innbinding, merking og antall kopier... 15 9.6 Leveringsfrist og sted... 16 9.7 Endring og tilbakekall av tilbud... 16 9.8 Vedståelsesfrist... 16 10 Oppdragsgivers behandling av tilbudet... 16 10.1 Registrering av tilbud... 16 10.2 Tilbudsåpning... 16 10.3 Avvisning... 16 10.4 Kvalifikasjon... 17 10.5 Evaluering og forhandlinger... 17 10.6 Tildelingskriterier.... 17 Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Skjema for HMS egenerklæring Avtaledokument SSA-B-enkel
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 4 av 17 1 Tilbudsinnbydelse inviterer til konkurranse for inngåelse av avtale på prosjektlederstøtte til prosjekt IKT 2012, omlegging av IKT-plattform og driftsmodell. Anskaffelsen omfatter med heleide datterselskaper, samt Driftsassistansen i Hedmark.. Anskaffelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling der alle interesserte får anledning til å levere tilbud. Det vil foretas en utvelgelse basert på kvalifikasjonskravene og de angitte tildelingskriteriene, der tre leverandører vil inviteres til forhandlinger. Tilbudet skal gis på grunnlag av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og etter opplysninger gitt i kunngjøring i DOFFIN. Konkurransegrunnlaget publiseres sammen med kunngjøringen. Tilbudet, bestående av besvarelse av krav, eventuelle vedlegg og forpliktende tilbudsbrev, jfr kap. 9, sammen med én elektronisk versjon i pdf-format, leveres i en lukket konvolutt eller pakke merket: Tilbud Prosjektlederstøtte IKT 2012 ÅPNES KUN AV ADRESSAT Tilbudet leveres/sendes til: v/morten Finborud Vangsvegen 143 Postboks 4065 2306 Hamar Frist for innlevering av tilbud er 13. januar 2012 kl 1200. Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av kriterier fastsatt i kapittel 10. Hamar, den 16.12.2011 Morten Finborud administrerende direktør Anne Grethe Tangnæs prosjektleder innkjøp
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 5 av 17 2 Innledning 2.1 Hensikten med dette dokumentet Dette dokumentet er oppdragsgivers konkurransegrunnlag i forbindelse med den kunngjorte konkurransen. Dokumentet gir en nærmere beskrivelse av kvalifikasjonskrav, krav til etterspurt tjeneste og tilbudet utover det som er spesifisert i kunngjøringen. Dokumentet gir i tillegg nødvendig og relevant administrativ informasjon for gjennomføring av konkurransen. 2.2 Styrende dokumenter Følgende dokumenter er lagt til grunn: Lov nr 69 av 16 juli 1999 om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift nr 402 av 7 april 2006 om offentlige anskaffelser (FOA) 2.3 Bakgrunn og formål 2.3.1 Bakgrunn Hias har i 2011 foretatt en gjennomgang av sin IKT- infrastruktur og drift. Arbeidet er gjennomført av Atea, som har levert en rapport med vurdering av status og anbefalte tiltak. Rapporten skal benyttes som underlag for prosjektet, og vil gjøres tilgjengelig for valgt konsulent. I arbeidet med å gjennomgå infrastrukturen kom det tydelig fram at Hias har blandet ulike typer trafikk (administrativ og teknisk) i samme nett på en måte som gir både ytelses- og sikkerhetsmessige utfordringer. IKT løsningene har vokst fram gjennom 10 år eller mer uten noen helhetlig arkitektur, sikkerhetspolitikk eller vurdering av krav til driftsleverandør. Mange av de tiltakene Hias skal gjennomføre for å nå målene i virksomhetsstrategien, krever en helhetlig infrastruktur som tilfredsstiller nye krav til kapasitet, sikkerhet, funksjonalitet og beredskap. Prosjektet IKT 2012 er etablert for å utarbeide en overordnet IKT- strategi for Hias, og deretter implementere en ny og framtidsrettet plattform for videre utvikling av: Hias løsninger for overvåking og styring av prosessutstyr og transportsystemer Hias administrative styringssystemer Prosjekt 2012 ledes av administrerende direktør. 2.3.2 Formål Formålet med denne anskaffelsen er å engasjere en støtte til prosjektleder, for å bistå med å etablere en framtidig IKT infrastruktur som sørger for at driften til enhver tid er effektiv, fleksibel og med god sikkerhet. Løsningen skal være brukervennlig og oversiktlig, og ikke skape unødige driftsforstyrrelser og treghet i systemene. De ulike applikasjonene skal kommunisere slik at data kan benyttes på tvers av disse og avdelingene, noe som vil måtte kreve at de ulike grensesnitt er godt ivaretatt.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 6 av 17 2.4 Oppdragsgiver Oppdragsgiver for anskaffelsen er. er et interkommunalt selskap som er tjenesteleverandør til kommunene Hamar, Løten, Ringsaker og Stange på områdene vann, avløp og renovasjon. For mer informasjon, se www.hias.no. Anskaffelsen omfatter med heleide datterselskaper, samt Driftsassistansen i Hedmark (DiH). De ulike organisasjonene er nærmere beskrevet under. gjennomfører i 2010/2011 en virksomhetsstrategiprosess, som kan påvirke organisasjonen. Hias Næring AS Den kommersielle aktiviteten til er samlet i et holdingselskap et heleid datterselskap av - Hias Næring AS. Det er ingen omsetning i selskapet, og ingen ansatte. Ressurser leies inn fra. Som et resultat av virksomhetsstrategien, kan det bli mer aktivitet i dette selskapet. Hias Miljøpartner AS Hias Miljøpartner AS er et heleid datterselskap av Hias Næring AS. Det er ingen ansatte i selskapet. Ressurser leies inn av. Gjennom dette selskapet kanaliseres virksomhet utført av utover selvkostområdene. Hias Drift AS Hias Drift AS er et heleid datterselskap av Hias Næring AS. Det er ingen ansatte i selskapet. Ressurser leies inn av. Aktiviteten i selskapet består av utleie av hall og avfallspresse til.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 7 av 17 Driftsassistansen i Hedmark Driftsassistansen i Hedmark (DiH) er et samarbeidstiltak innen vann- og avløpssektoren i Hedmark fylke, organisert som en forening fra 2010. Medlemmene i DiH er kommuner og interkommunale selskaper i Hedmark. I tillegg er Hedmark fylkeskommune medlem. Formålet med DiH er å fungere som et felles kompetanseorgan for medlemmene innen forvaltning, teknisk drift og miljøspørsmål innen VA-området. Plan- og rådgivningsavdelingen i har siden 1997 vært ansvarlig for utøvelse av virksomheten i DiH. Det pågår en vurdering av framtidige rolle i forhold til DiH som kan påvirke omfanget av denne delen av virksomheten. 2.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen (www.doffin.no) den 16.12.2011 som en nasjonal kunngjøring. Konkurransegrunnlaget med vedlegg er publisert sammen med kunngjøringen. 2.6 Tidsplan Det er planlagt med følgende fremdrift for anskaffelsen (alle datoer er i 2011): Milepæler MP1 Konkurransen er kunngjort 16. desember 2011 MP2 Tilbud er mottatt fra leverandører 13. januar 2012 kl 1200 MP3 Forhandlinger er gjennomført Uke 3 MP4 Evaluering og innstilling er godkjent 23. januar 2012 MP5 Tildeling er meddelt leverandørene 23. januar 2012 MP6 Avtalen er signert 6. februar 2012 MP7 Avtalen skal gjelde fra 6. februar 2012 MP7 Avtalen skal gjelde til 30. november 2012 3 Konkurransegrunnlag 3.1 Språk Konkurransegrunnlaget er kun utarbeidet på norsk. Eventuell oversettelse må besørges/bekostes av tilbyder selv. 3.2 Konkurransegrunnlag Konkurransegrunnlaget består av dette dokumentet med følgende vedlegg: 1. Skjema for HMS egenerklæring 2. Avtaledokument SSA-B enkel
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 8 av 17 Årsrapport for er ikke vedlagt, men finnes på hjemmesiden: www.hias.no Tilbyder må kontrollere at det mottatte konkurransegrunnlaget inneholder alle tekstsider og vedlegg som er angitt i innholdsfortegnelsen. Tilbyder skal sette seg grundig inn i alle dokumentene i konkurransegrunnlaget og skal gi en beskrivelse og dokumentasjon av alle punkter i henhold til oppdragsgivers anvisninger. 3.3 Feil, mangler eller motsigelser i konkurransegrunnlaget Tilbyder plikter å sette seg nøye in i konkurransegrunnlaget. Dersom dette dokumentet skulle inneholde åpenbare feil, mangler eller motsigelser eller oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det tilbyders plikt å ta kontakt med oppdragsgiver for å få feilen rettet. Skulle tilbyder være i tvil om forhold vedrørende tilbudsdokumentet, skal dette straks avklares med oppdragsgiver. 3.4 Endringer og opplysninger Det tas forbehold om endringer, suppleringer eller modifikasjoner av konkurransegrunnlaget underveis. Dette vil bli meddelt alle tilbyderne skriftlig senest 6 dager før tilbudsfristen. Relevante opplysninger som gis en enkelt tilbyder i tilbudsfasen, vil bli meddelt alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle endringer, tillegg eller suppleringer av konkurransegrunnlaget vil også bli tilgjengeliggjort på Doffin. 4 Avtalen 4.1 Avtalens omfang Avtalen gjelder alle tjenester beskrevet i kapittel 8, og skal dekke de angitte formål og krav. Avtalen skal ikke overskride 750 timer. 4.2 Avtaleform og -vilkår Oppdragsgiver vil inngå avtale om kjøp av angitt tjeneste med valgt leverandør. Statens standardavtale for konsulentbistand, SSA-B enkel, skal benyttes som avtalegrunnlag. Avtalen er vedlagt i vedlegg 3. 4.3 Avtalens varighet Avtalen skal gjelde fra 06.02.2012 og vare til 30.11.2012, eller til prosjektet har gjennomført sine leveranser.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 9 av 17 5 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 5.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling i henhold til Lov om offentlige anskaffelser m.v. av 16. juli 1999 nr 69 med tilhørende forskrift nr 402 om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl. res. 7. april 2006, del I og II. Alle interesserte tilbydere kan levere tilbud. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av kvalifikasjonskravene samt tildelingskriteriene, invitere de tre leverandørene som har gitt det beste tilbudet, til forhandlinger. 5.2 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Innsynet kan begrenses med hjemmel i forskrift av 17. oktober 2008 nr 1119 gitt i medhold av Offentleglova. 5.3 Taushetsplikt Oppdragsgiveren og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 5.4 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan under henvisning til FOA 3-7 ikke delta i konkurransen eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. 5.5 Habilitet Rådgivere som har vært involvert i utarbeidelse av konkurransegrunnlag eller spesifikasjoner har under henvisning til FOA 3-8 ikke anledning til å delta i konkurransen. Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10. 5.6 Økonomisk risiko Konkurransegrunnlaget utleveres i ett eksemplar. Tilbyder utarbeider og leverer tilbud for egen regning og risiko. Kostnader og utgifter som tilbyder pådrar seg relatert til anskaffelsen skal bæres av tilbyder selv, herunder alle omkostninger ved utarbeidelse og fremsending av tilbudet, som tilbudskonferansen, møter, befaringer og lignende. Dette gjelder også kostnader knyttet til eventuelle kompletterende bestemmelser eller avlysning av konkurransen. Oppdragsgiver påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med tilbyders deltakelse i konkurransen.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 10 av 17 5.7 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Oppgradsgiver betaler ingen godtgjørelse ved totalforkastelse av konkurransen 5.8 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold til konkurransegrunnlaget eller avtalevilkårene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyder. De skal enten være prissatt eller beskrevet på en slik måte at oppdragsgiver kan vurdere deres økonomiske verdi. 6 Kontaktperson og kommunikasjon 6.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon mellom tilbyder og oppdragsgiver i tilbudsfasen skal foregå skriftlig og gå gjennom oppdragsgivers kontaktperson. 6.2 Kontaktperson Navn: Morten Finborud E-post: post@hias.no Adresse: Postboks 4065, 2306 Hamar Telefon 918 85 974 6.3 Spørsmål til anskaffelsen Eventuelle spørsmål til anskaffelsen og konkurransegrunnlaget skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli publisert. 7 Kvalifikasjonskrav krav til leverandøren 7.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling: Kvalifikasjonskrav: Leverandør skal ha et lovlig etablert foretak Ingen restanser på skatter og avgifter av betydning Leverandør skal ha et system for å ivareta helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS- egenerklæring i samsvar med vedlagt skjema i vedlegg 3.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 11 av 17 Skatteattester skal ikke være eldre enn 6 mnd. ved utløp tilbudsfrist. 7.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre dette oppdraget Dokumentasjonskrav: Oppdragsgiver skriver ut en kredittvurdering gjennom Lindorff Decision herunder hovedinfo, betalingsanmerkninger, regnskap, nøkkeltall og Decision score. Utenlandske leverandører må sende inn en tilsvarende kredittsjekk som Lindorff Decision ikke eldre enn 3 mnd. 7.3 Leverandørens faglige kvalifikasjoner og kompetanse. Kvalifikasjonskrav: Leverandøren må ha organisasjon med tilstrekkelig personellressurser til å kunne gjennomføre dette oppdraget. Leverandøren må ha erfaring og kompetanse i oppbygging av IKT infrastruktur samt arbeid med IKT strategi Leverandøren må i løpet av siste år ha gjennomført 3-5 tilsvarende prosjekter Leverandøren skal ha et system for å ivareta kvalitetssikring Dokumentasjonskrav: Leverandøren skal gi en beskrivelse av organisasjonen, inklusive organisasjonskart og antall ansatte. Dokumentasjon av at leverandøren har et kvalitetssystem. Dersom foretaket er sertifisert, vedlegges dokumentasjon av dette. Leverandøren skal beskrive sin generelle kompetanse og erfaring innen fagområdet, samt dokumentere dette med 3-5 relevante referanser fra siste år. Referansene skal angis med virksomhet, kontaktperson, innhold, leverandørens rolle og omfang. 7.4 Underleverandører Dersom leverandøren ikke har tilstrekkelig ressurser i eget foretak, skal dokumentasjon over tilsvarende ressurser hos underleverandør eller samarbeidspartnere vedlegges tilbudet, sammen med en forpliktelseserklæring om at disse ressursene vil bli stilt til disposisjon for tilbyder for dette oppdraget. Dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene også er tilfredsstilt av underleverandør, skal vedlegges tilbudet, jfr punkt 7.1-7.3. 8 Krav til tjenesten 8.1 Bakgrunn og rammer for oppdraget har en økende bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) noe som medfører en stadig større teknologisk avhengighet og sårbarhet. Via IKT infrastrukturen knyttes både Intranett, opplæring, informasjon, bruk av sosiale medier og viktige og sentrale saksbehandlerverktøy.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 12 av 17 er derfor daglig avhengig av et stabilt driftsmiljø, forutsigbar driftssituasjon og høy tilgang i sin IKT-løsning. Løsningen må lett kunne ivareta endrede behov, organisasjonsendringer, nye løsninger og applikasjoner som blir tilgjengelig på markedet. har behov for bistand i form av prosjektlederstøtte til å etablere ny IKT-plattform og driftsmodell. Arbeidet skal basere seg på utført gjennomgang av virksomhetens IKT infrastruktur. Det er gitt følgende forutsetninger for oppdraget: Oppstart 01.02.2012 Varighet til 30.11.2012 Forventet belastning 3 dager i uken utenom ferier, til sammen 50% i perioden. Opsjon for økning til 70% i perioden. Bistand gjennomføres under ledelse av oppdragsgivers prosjektleder Arbeidssted er Hamar/ Ottestad, men med mulighet for at deler av arbeidet kan gjennomføres i konsulentens lokaler Rapportering er til prosjektleder Prosjekt IKT 2012 omfatter. 1. Oppfølging av eksisterende infrastruktur og driftsavtalen med Hedmark IKT. 2. Etablering av en felles overordnet IKT- strategi med krav til arkitektur, sikkerhet, organisering og drift som dekker både tekniske og administrative formål. 3. Realisering av nett, sentrale infrastruktur, forvaltnings- og driftsorganisasjon for tekniske formål som tilfredsstiller kravene i overordnet IKT- strategi. 4. Realisering av nett, sentrale infrastruktur, forvaltnings- og driftsorganisasjon for administrative formål som tilfredsstiller kravene i overordnet IKT- strategi. 5. Gjennomføring av konkurranser for de anskaffelsene som må gjennomføres, inkludert ny avtale om ekstern drift (for tjenester der dette blir valgt). 6. Omlegging fra eksisterende til nye løsninger fram til disse er i ordinær drift. 7. Informasjon om de valg som gjøres, avklaring av forventinger til framtidig funksjonalitet og forankring av konsekvenser for hele organisasjonen. Prosjektet er et plattform - prosjekt, og omfatter ikke vurdering eller utskifting av administrative applikasjoner. Identifisert behov for nødvendige oppgraderinger av slike gjennomføres tidlig i 2012. Deretter fryses muligheten for oppgraderinger og innføring av nye applikasjoner til IKT- 2012 er ferdig. 8.2 Konsulentens oppgaver og krav til leveransen Konsulentens oppgaver vil være: Prosjektadministrasjon Utforming av dokumenter Faglige vurderinger i forhold til IKT- plattform for tekniske og administrative formål
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 13 av 17 Faglige vurderinger i forhold til IKT- organisering og drift Etablering av gjennomføringsplaner og koordinering ved senere gjennomføring av disse. Oppdragsgiver trenger en person som: Har tilstrekkelig faglig bakgrunn for å sette seg inn i og forstå våre problemstillinger Evner å lytte til våre utfordringer og komme med relevante tilbakemeldinger. Har god formuleringsevne skriftlig og muntlig Har erfaring fra ulike former for organisering av IKT- drift, med etablering av avtaler og utforming av nødvendige roller med tilhørende ansvar for at valgt organisering skal fungere. Har erfaring med bruk av aktuelle standarder for å vurdere sikkerhet og etablere avtaler om drift og teknisk forvaltning av infrastruktur og administrative systemløsninger. Evner å jobbe selvstendig med pålagte arbeidsoppgaver, og levere innen avtalt frist. Det er viktig at konsulenten raskt kan sette seg inn i oppdraget og samhandle godt med oppdragsgivers ansatte og eventuelle tredjeparter. Det er en fordel dersom konsulenten kan benytte ytterligere fagkompetanse hos den leverandøren som blir valgt for avklaring av faglige spørsmål ut over egen kompetanse. Det er videre en fordel dersom konsulenten og/eller leverandøren innehar erfaring fra oppbygging av arkitektur og driftsorganisasjon for tekniske styringssystemer (prosessanlegg). Konsulenten skal fungere som rådgiver og støtte til prosjektets øvrige medarbeidere, og vil bli valgt etter forhandlinger, hvor også personlig egnethet i forhold til våre behov vil bli vurdert. 8.3 Leverandørens gjennomføring av oppdraget Leverandør skal med bakgrunn i punkt 8.1 og 8.2 samt beskrivelse av formålet med anskaffelsen i punkt 2.3.2, beskrive sin forståelse av oppdraget og hvordan dette best kan gjennomføres. Videre skal leverandøren beskrive den faglige kompetansen tilbudte konsulent har tilgang til hos leverandøren utover egen kompetanse, med spesiell vekt på automasjon og prosesstyring (tekniske styringssystemer). 8.4 Tilbudt konsulent Leverandøren skal presentere den konsulenten som tilbys for gjennomføring av oppdraget. Leverandøren skal med bakgrunn i pkt 8.1 og 8.2 beskrive kompetansen til tilbudte konsulent. Dette skal dokumenteres med relevant CV og oversikt over referanser (navn, tlf og e- postadresse) som kan kontaktes.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 14 av 17 8.5 Tilgjengelighet Leverandøren skal navngi hvilken ressurs som stilles til rådighet for denne avtalen, og tilgjengelighet skal fremgå i tabell, som beskriver tilgjengelighet i hele avtaleperioden. Leverandøren bes bekrefte aksept av ulik belastning i avtaleperioden. Leverandøren skal også beskrive nærhet til oppdragsgiver, og tilgjengelighet i oppdragsgivers lokaler. 8.6 Pris og prisbestemmelser Generelle betalingsvilkår er angitt i avtaledokumentet. Den totale tilbudsprisen skal oppgis i tilbudsbesvarelsen. Den skal inkludere alle kostnader som må påregnes for tilbyder ved utførelse og gjennomføring av avtalen som alle nødvendige møter og undersøkelser for å avklare forhold og situasjoner også reisetid, reisekostnader og eventuelle andre utlegg. Kostnad oppgis som timepris på tilbudte konsulent(er) samt totalt antall timer for gjennomføring av oppdraget. Denne skal ikke overstige 750 timer. Eventuell reisekostnad skal inngå i timeprisen. Reisetid godtgjøres med inntil 50 % av reisetiden dersom det utføres arbeid for kunden i reisetiden. Alle priser skal oppgis i norske kroner, eksklusive MVA. Prisene skal være faste i avtaleperioden. 8.7 Forutsetninger og forbehold Eventuelle forutsetninger for utførelse av tjenesten skal beskrives. Det er viktig at leverandøren tydeliggjør eventuelle krav til kunden. Eventuelle endringer og forbehold til de generelle avtalevilkårene skal fremkomme av tilbudet med referanse til det aktuelle punktet. 9 Krav til tilbudet 9.1 Språk Tilbudet skal være på norsk. 9.2 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å levere tilbud på deler av anskaffelsen. 9.3 Besvarelse av krav til tjenesten Beskrivelsen og kravene til tilbyders ytelser er gitt i punkt 8. Tilbyder skal i sitt tilbud besvare dette i henhold til angitte krav til beskrivelser.
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 15 av 17 9.4 Tilbudets struktur Nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i tilbudet. At tilbyder følger den oppsatte strukturen er viktig for at oppdragsgiver skal kunne vurdere tilbudene raskt, effektivt og riktig. Det presiseres at alle vedlegg skal leveres komplett besvart og i sin opprinnelige struktur. Dette av hensyn til så vel evaluering som utforming av endelig kontrakt. Dersom tilbyderne ønsker å vedlegge tilleggsinformasjon som ikke er etterspurt i vedleggene, og som ikke naturlig vil tilhøre disse, skal dette vedlegges som egen del (del 5) merket Tilleggsinformasjon. Tilbudet skal ikke inneholde brosjyrer eller annet kommersielt materiale dersom ikke dette har saklig sammenheng med tilbudsbesvarelsen. Hver del skal være skilt fra hverandre med nummererte skilleark i permene. Tilbudet skal bestå av følgende deler: Del Dokument Beskrivelse 1 Følgebrev Det stilles følgende krav til følgebrevets innhold: Følgebrevet skal være datert Det skal tydelig fremgå hvem tilbyder er med navn, organisasjonsnummer, adresse, telefon og e-postadresse. Skal bekrefte leveranse og vedståelse av tilbud, herunder avtalens struktur og innhold Hvem som er ansvarlig for tilbudet og hvordan vedkommende kan nås Signatur av bemyndiget person 2 Kvalifikasjon Dokumentasjon av at kvalifikasjonskrav er oppfylt, jfr punkt 7. 3 Besvarelse Tilbyders besvarelse og forutsetninger for leveransen, jfr punkt 8. Tilbyders pris på oppdraget, jfr punkt 8.6. 4 Kontrakt Eventuelle endringer til den generelle avtaleteksten 5 Tilleggsinformasjon 9.5 Innbinding, merking og antall kopier Tilbudet skal leveres i én original papirversjon vedlagt CD eller minnepinne med tilbudsdokumentene i PDF-format. Arkene skal ikke stiftes. Tilbud pr. telefax, e-post eller annen form for elektronisk dokumentoverførsel aksepteres ikke. Mottatte tilbud returneres ikke. Tilbyder bes spesielt påse at papirversjon og elektronisk versjon av tilbudet inkludert alle vedlegg er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert papirversjon bli lagt til grunn. Komplett tilbud skal legges i lukket konvolutt/innpakning, og merkes:
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 16 av 17 Tilbud Prosjektlederstøtte IKT 2012 - ÅPNES KUN AV ADRESSAT 9.6 Leveringsfrist og sted Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen 13. januar 2012 kl. 12.00 lokal tid. Tilbudet kan: sendes til ved Morten Finborud, postboks 4065, 2306 Hamar. leveres direkte til sin resepsjon på adresse Vangsvegen 143. Det er tilbyders ansvar at tilbudet er i hende hos oppdragsgiver innen tidsfristen. 9.7 Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som nytt tilbud og skal utformes i samsvar med de krav til tilbudet som er oppstilt ovenfor. 9.8 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til den 1. mars 2012. Tilbyder bes vedstå seg sitt tilbud i tilbudsbrevet. 10 Oppdragsgivers behandling av tilbudet 10.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottak etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når tilbudet er mottatt. 10.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen er ikke offentlig og vil bli gjennomført av representanter fra rett etter tilbudsfristens utløp i sine lokaler i Vangsveien 143. Tilbyder gis ikke anledning til å delta i tilbudsåpningen og det sendes ikke ut åpningsprotokoll til tilbyderne. Det gis kun en bekreftelse på, etter anmodning fra tilbyder, at tilbudet er rettidig mottatt. 10.3 Avvisning Eventuelle spørsmål om avisning vil bli vurdert i samsvar med anskaffelsesforskriftens 11-10 11-13. Oppdragsgiveren kan avvise tilbydere som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjon og beskrivelser. Det presiseres at det ikke er anledning til å ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene eller konkurransegrunnlaget. Videre har oppdragsgiver adgang til å avvise tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende som medfører tvil om
Konkurransegrunnlag Prosjektlederstøtte IKT 2012 Side 17 av 17 hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert, men forskriftsmessig arkivert eller destruert. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 10.4 Kvalifikasjon Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene, vil få tilbudet evaluert og vurdert ihht tildelingskriteriene. 10.5 Evaluering og forhandlinger Oppdragsgiver vil invitere tre leverandører til forhandlinger, basert på resultatet av evalueringen av tilbudene, jfr tildelingskriteriene i punkt 10.6. 10.6 Tildelingskriterier. Kontrakt vil bli tildelt den leverandøren med det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, basert på oppdragsgivers evaluering av tilbudene og tildelingskriteriene listet opp i tabellen nedenfor. Tildelingskriterium Kvaliteten på gjennomføring av tjenesten Kvaliteten på kompetansen til tilbudte ressurser Vekt Beskrivelse 25% Under dette kriteriet vurderes leverandørens forståelse av oppdraget, samt tilgang til kompetanse hos leverandøren utover konsulentens egen kompetanse, jfr punkt 8.3 40% Under dette kriteriet vurderes den tilbudte konsulents kompetanse, erfaring og egnethet jfr fremsatte krav i punkt 8.2 og 8.4. Pris 30% Under dette kriteriet vurderes samlet pris for bistanden. Tilgjengelighet 5% Under dette kriteriet vurderes tilbudte ressursers tilgjengelighet i avtaleperioden, samt tilstedeværelse i oppdragsgivers lokaler, jfr punkt 8.6. Oppdragsgiver vil vurdere omfang og konsekvens av eventuelle forbehold mot avtalevilkårene, samt eventuelle forutsetninger og krav fra tilbyder. Disse vil skjønnsmessig bli vurdert under kriteriet pris om forholdet antas å ha økonomisk verdi, eventuelt under de øvrige tildelingskriteriene hvis de antas å ha betydning for disse.