Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag, 7. november 2008, kl. 12.30 ved rådhuset i Hol i Tjeldsund. Sakskart Sak 14/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 16. juni 2008. Sak 15/08 Arbeid med utkast til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sak 16/08 Eventuelt/orienteringssaker. Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet på mail el@halogalandrevisjon.no eller telefon 76 96 55 51/99 61 68 81. Tjeldsund, 31. oktober 2008 Jostein Lunde Kontrollutvalgets leder Narvik, 31. oktober 2008 Hålogaland Revisjon AS Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet
Kontrollutvalgssak 14/08
Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, Formannskapssalen 16. juni 2008 Fra sak: Til sak: 10/2008 13/2008 Fra kl.: Til kl.: 13.00 15.30 Følgende medlemmer møtte: Jostein Lunde (leder) Kirsti Vinje Ann Krin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev Nord møtte Elsa Saghaug 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling enstemmig godkjent. Sak 10/08 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. april 2008. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. april 2008 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokoll fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 24. april 2008 godkjennes. Enstemmig vedtak. Sak 11/08 Årsregnskap for Tjeldsund kommune for 2007. Kontrollutvalget har i møte 16. juni 2008 behandlet regnskapet til Tjeldsund kommune for regnskapssåret 2007. Det ble gitt uttrykk for at kontrollutvalget ikke var fornøyd med at det ikke stilte noen fra kommunens administrasjon for å gi en orientering omkring regnskapet og regnskapsavleggelsen. Grunnlaget for behandlingen har vært det fremlagte årsregnskapet, datert 20. mai 2008, rådmannens årsmelding, datert 27. april 2008 og senere korrigert 9. juni 2008 og revisjonsberetningen datert 19. juni 2008.
Kontrollutvalget i Tjeldsund 2007-2011 Revisjonen ga en kort orientering om de erfaringer en har gjort seg i forbindelse med årets revisjon. Det fremkom bl.a. at revisjonen mener at enkelte balanseposter er mangelfullt dokumentert ved oversendelse av regnskapet til revisjonen, noe som har vært en medvirkende årsak til forsinkelsene i forbindelse med regnskapsavleggelsen. Forholdet har medført presisering i revisjonsberetningen. Det er også inntatt presiseringer i revisjonsberetningen vedrørende manglende utfylling og innsending av kontrolloppstilling over registrerte og innberette beløp som er en pliktig rapportering til skatte- og avgiftsmyndighetene. Det fremkommer av regnskapet og rådmannens årsmelding at regnskapet er avlagt med et mindreforbruk med kr. 2.821.195,-. Videre fremkommer at det er foretatt inntektsføring av netto premieavvik (etter arbeidsgiveravgift med videre) knyttet til pensjonsmidler med kr. 1.182.422,-. Konsekvensene er beskrevet i rådmannens årsmelding for 2007. Kontrollutvalget fattet så slikt VEDTAK: 1. Kontrollutvalget tar leder område økonomi i Evenes kommune sin orientering til underretning. 2. Kontrollutvalget avsier slik uttalelse til regnskapet for Evenes kommune for 2007: UTTALELSE: 1: Kontrollutvalget vil anbefale at regnskap 2007 godkjennes. 2: Kontrollutvalget vil likevel få rette oppmerksomheten mot følgende: 2-1: Uoverensstemmelser i kommuneregnskapet bør lukes bort før regnskapet avsluttes formelt. 2-2: Kontrollutvalget viser til presiseringer i revisjonsberetningen vedrørende manglende pliktig kontrolloppstilling over registrerte og innberettede beløp til skatteetaten. Kontrollutvalget oppfordrer administrasjonen om snarest å sørge for etablering av rutiner som muliggjør slik rapportering og sørger for at slik rapportering blir foretatt i fremtiden. 2-3: Videre vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot at revisjonene har presisert at regnskapet ikke er avlagt innen lovens og forskriftens tidsfrist for avleggelse av regnskapet. Kontrollutvalget forutsetter at omlegginger i økonomifunksjonen er bakgrunn for sen regnskapsavleggelse for 2007-regnskapet, og at det etableres rutiner slik at rettidig regnskapsavleggelse kan foretas i fremtiden. 2-4: Endelig vil kontrollutvalget rette oppmerksomheten mot underdekning i investeringsregnskapet på kr. 711.394,- for 2007, samt underdekning av kr. 1.056.407,- for tidligere år. Kontrollutvalget forutsetter at det utarbeides og fremlegges oversikt/forslag til hvordan dette skal dekkes inn i forbindelse med fremleggelsen av regnskapet for kommunestyret. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 16.06.2008.docx, sak 10/08 13/08 Side 2 av 3
Kontrollutvalget i Tjeldsund 2007-2011 2-5: I forbindelse med revisjonens redegjørelse i forbindelse med avslutningen av revisjonen for regnskapet 2007, fremkom det enkelte forhold knyttet til avstemming av balansekonti, inntektsføring av pensjon og rutiner rundt oppfølging av pensjonsordning. I denne forbindelse ber kontrollutvalget administrasjonen iverksette nødvendige tiltak for å etablere tilfredsstillende rutiner for oppfølging og avstemming av balansekonti og pensjonsordninger, herunder oppfølging av opplysninger i aktuarberegningen. 2-6: Kontrollutvalget ble orientert om at revisjonen i etterkant av avslutningen av revisjonen vil ha et oppfølgingsmøte med administrasjonen. Kontrollutvalget forutsetter at revisjonens anmodning i denne forbindelse etterkommes. Enstemmig vedtak. Sak 12/08 Oppfølging sak 08/08 henvendelse fra Ingvarda og Kristin Klaussen. Kontrollutvalget gikk gjennom den foreliggende dokumentasjonen og diskuterte grundig hvorvidt dette var en sak som helt eller delvis ligger under kontrollutvalgets mandat å behandle. Det ble understreket at kontrollutvalget ikke er et klageorgan for vedtak fattet i kommunale organer og at kontrollutvalget selv avgjør hvilke saker det skal behandle ut over saker det blir pålagt av kommunestyret eller som fremgår direkte av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Med bakgrunn i behandlingen i kontrollutvalget ble det fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anser ikke dette som en sak for kontrollutvalget. En videre behandling av saken må foregå i ordinære forvaltnings- eller klageorganer, alternativt gjennom rettssystemet. Enstemmig vedtak. Vedtaket gjøres kjent for partene i eget skriv fra sekretariatet. Sak 13/08 Eventuelt/orienteringssaker Det var ikke kommet inn saker under dette punkt Tjeldsund, 23. juni 2008 Jostein Lunde Leder kontrollutvalget i Tjeldsund Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 16.06.2008.docx, sak 10/08 13/08 Side 3 av 3
Kontrollutvalgssak 15/08
Oppgaver og aktører i forvaltningsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Overordnet analyse/plan forvaltningsrevisjon Bestilling av forvaltningsrevisjon Gjennomføre forvaltningsrevisjon Oppfølging -Kontrollutvalg -Kontrollutvalg -Revisor -Kontrollutvalg -Sekretariat -Sekretariat -Sekretariat KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP Forvaltningsrevisjon utgangspunkt Utformingen av plan for forvaltningsrevisjon Risiko-og vesentlighetsvurderinger Overordnet analyse Plan for forvaltningsrevisjon Ingen spesifikke krav i lovverket Tidshorisonten vil legge premisser for utformingen 4 års tidshorisont: bør være generell og fleksibel 1 års tidshorisont: mer spesifikk og fast Angi KU sine prioriteringer områder, sektorer og virksomheter Viktig at KU får myndighet til å gjøre endringer 1
Kontrollutvalgets bestillerrolle Verken lov eller forskrift nevner ordet bestiller eller bestilling. Blir brukt: Lovforarbeidene I departementets merknader o Til forskrift om kontrollutvalg o Til forskrift om revisjon RSK 001 STANDARD FOR FORVALTNINGSREVISJON Om bestilling: 10) Revisor må i gjennomføring av forvaltningsrevisjon forholde seg til kontrollutvalgets bestilling. 11) Revisor plikter å vurdere kontrollutvalgets bestilling i forhold til gjennomførbarhet og revisors faglige uavhengighet. Dersom revisor finner det påkrevd, må revisor avklare bestillingen med kontrollutvalget, eventuelt vurdere å si fra seg forvaltningsrevisjonsprosjektet. I forkant av bestilling Bestillingsskjema og prosjektskisse Det bør innhentes relevant informasjon til KU før bestilling av prosjekt gjennomføres: KOSTRA Årsmeldinger Hjemmeside/internett Rapporter fra andre tilsynsorgan (Fylkesmannen) Media KOMREV ÅPENHET, TILLIT, KVALITET OG FELLESSKAP Vil styrke bestillerprosessen 2
Bestilling til KomRev Bestilling til KomRev Bestilling til: KomRev IKS Mulige problemstillinger: Arbeidstittel: Utfyllende opplysninger Kommune: Saksbehandler Bakgrunn for prosjektet Mål/Formål med prosjektet Neste møte i kontrollutvalget er satt til: Vedlegg: Dato: Sign: dd.mm.år Avslutningsvis -bestilling If you don`t know where you re going, any road will take you there Revisor må vurdere Uavhengighet Gjennomførbarhet: Kan problemstillingen besvares? Har revisjonen den nødvendige kompetansen? Kan eventuelt nødvendig kompetanse skaffes? 3
Kommunikasjon og dialog Bestillingsdialogen: God kommunikasjon med KU bidrar til Endring: Forankring av revisjonsarbeidet Kvalitetssikring Dersom undersøkelsens problemstilling (er) endres, skal dette avklares med KU Designe prosjekter Arbeidet med å designe forvaltningsrevisjonsprosjektet er svært kritisk for om man lykkes med gjennomføringen av et forvaltningsrevisjonsprosjekt. God og riktig planlegging forutsetter kunnskap om elementene i forvaltningsrevisjonsprosessen. Det foreligger ikke noe standard design for alle typer forvaltningsrevisjonsprosjekter. Revisjonskriterier Skiller FR fra konsulentrapport Rød tråd fra problemstilling via kriterier til funn og vurderinger Kriteriene skal være relevante og konkrete Kan hentes fra for eksempel: Lover Forskrifter Forarbeider Politiske vedtak, mål, føringer og lignende Administrative retningslinjer Prosjektskisse fra KomRev Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Prosjektleder: Prosjektmedarbeider: 4
Prosjektskisse fra KomRev Prosjektskisse fra KomRev Formål: Prosjektstart: dato Arbeidsbeskrivelse: Forventet ressursbruk: timer Forventet ferdigstillelse: dato Problemstilling: Kritiske faktorer: Revisjonskriterier: Metode: Vedlegg: Dato: Sign: Gangen i våre prosjekter: Bestilling fra kontrollutvalget (KU) Utarbeidelse av prosjektskisse (planlegging av prosj.) Godkjenning av prosjektskisse i KU Oppstartsmøte/brev til administrasjonen Datainnsamling Rapportskriving Verifisering hos administrasjonen Rapporten ferdigstilles Rapporten behandles i KU Kap. 5. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 5
Eksempel på Prosjektskisse fra kontrollutvalget i Tjeldsund kommune PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Sykefravær Kommunens arbeid for å redusere sykefraværet, herunder AMU s funksjon. Kommunens høye sykefravær, og de kostnader dette har for kommunen, både direkte og indirekte, utgjør en økonomisk belastning for kommunen og dens innbyggere som er uheldig. Sykefraværet kan i tillegg til de rent økonomiske konsekvensene, også ha konsekvenser for kvaliteten på de tjenester kommunen leverer ved at en ikke oppnår for eksempel tilfredsstillende kontinuitet i saksbehandlingen. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTNEDARBEIDER: FORMÅL: Prosjektet skal undersøke om de tiltak som er iverksatt fra kommunens side er hensiktsmessige for å kunne bidra til redusert sykefravær, herunder om arbeidet i kommunens AMU bidrar til denne målsetningen. Videre er det ønskelig å få vurdert hvorvidt kommunen kan legge bedre til rette for at de ansatte skal kunne stå i arbeid og redusere sykefraværet. ARBEIDSBESKRIVELSE: PROBLEMSTILLING: I hvilken grad har kommunen lyktes med å redusere sykefraværet i kommunen og hvordan bør kommunen eventuelt innrette sine tiltak for i større grad kunne redusere sykefraværet. REVISJONSKRITERIER: METODE: Gjennomføring av prosjektet skal skje i samsvar med prinsippene i vedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunerevisjonen selv metodevalg og avgrensinger, men en forutsetning er at eventuelle undersøkelser omfatter representative utvalg i forhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTETT DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER:
Brukerperspektiv Resultatperspektiv Vedtaksperspektiv Produktivitets- og effektivitetsperspektiv Ledelsesperspektiv Forvaltningsrevisjon Økonomisk perspektiv Organisasjonsperspektiv Styringsperspektiv Systemperspektiv Regeletterlevelse Analysetype Spørsmål, problemstilling Måloppnåelsesanalyse Samsvar resultat med målet? Tiltaksanalyse Hvilke tiltak ble iverksatt for å nå målet? Effektanalyse Hva ble resultatet av tiltakene? Årsaksanalyse Prosessanalyse Hvilke andre faktorer enn tiltakene medvirket til det registrerte resultatet? På hvilken måte førte tiltakene til resultatet? Produktivitetsanalyse Effektivitetsanalyse Er det et rimelig forhold mellom produksjon (output) av varer/tjenester/andre resultater av en gitt kvalitet, og de ressursene (input) som brukes for å produsere dem? Var tiltakene effektive for å nå målet?
Kontrollutvalgssak 16/08