IKT Fjellregionen IKS RÅDHUSET 2500 TYNSET Styret i FARTT Tynset 20.06.2017 Vår ref. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Deres ref. 16/2684-12 22645/17 056 Sverre Jenssen 90775415 (Vennligst oppgi Vår ref. ved svar) REFERAT STYREMØTE IKT FJELLREGIONEN IKS 22. JUNI 2017 39/2017 Orienteringssak, referat styremøte 31. mai 2017 Referat styremøte 31. mai 2017 tas til orientering. Referat styremøte 31. mai 2017 tas til orientering. 40/2017 Orienteringssak, brukerundersøkelse FARTT Styret tar brukerundersøkelse FARTT til orientering. Daglig leder orienterte. Styrets kommentar er at det er gode resultater fra undersøkelsen. Kapasitet/tid på IKTpersonellet, stabilitet i nettverk og programvare og brukernes kunnskap om sikkerhet er områder til oppfølging. I forhold til vakt/tilgjengelighet så er dette spørsmål som må jobbes med over tid. Styret mener for øvrig at brukerundersøkelsen bør gjennomføres annethvert år til samme tid på året og at spørsmålsstillinger ikke endres vesentlig. Dette har betydning for å se og sammenligne utvikling/endring over tid. Styret tar brukerundersøkelse FARTT til orientering. Resultater fra undersøkelsen med forklaringer, bes sendt ut til kommunene. 41/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, investering Postadresse Besøksadresse Telefon Telefaks Org.nr: Tynset kommune Rådhuset 62485000 62485041 988 448 680 Rådhuset E-post: postmottak@fartt.no 2500 Tynset
Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017, Investering, som vist i saksfremstilling med vedlegg. Daglig leder orienterte. Styret påpekte at prosjektene Læringsplattform skole og Administrasjonssystem Kulturskole skal dekkes av fondsmidler og at dette må tydeliggjøres i oversikt Investeringer og i vedtaket. Styret foreslår følgende til budsjettjustering 1 i 2017 Investering: Prosjekt-tiltak Budsjett 2017 IKT investeringer for videre drift FARTT 1 300 000 WEB publiseringsløsning/ Portalløsning 1 000 000 Økonomisystem 1 350 000 Visma Flyktning 173 000 Visma Mobil Barnevern, 64 000 Visma Flyt Arkiv for Velferd og Familia 68 500 Læringsplattform skole 120 000 Administrasjonssystem Kulturskole 80 500 Sum prosjekter 4 156 000 Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017, Investering, som vist i saksfremstilling med vedlegg. Finansiering av Læringsplattform skole og Administrasjonssystem Kulturskole dekkes ved bruk av fondsmidler og ikke låneopptak. 42/2017 Budsjettjustering 1 i 2017, drift Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017, drift, som vist i saksfremstilling med vedlegg. Daglig leder orienterte om budsjettjustering. Styret påpekte at det er høye kostnader knyttet til vedlikeholdsavtaler og lisenser, spesielt bemerket er Microsoft leieavtale. Styret foreslår at FARTT bør se på/utrede alternative løsninger. Driftsbudsjettet hovedposter: Tjeneste 1000, driftsutgifter interkommunale tjenester: Reduseres fra kr 5 383 466,- til kr 5 125 898,-. Reduksjon på kr 257 568,-. Tjeneste 2000, felles drift serverpark: Økes fra kr 4 832 253,- til kr 5 332 011,-. Økning på kr 499 758,-. Tjeneste 2100, fagsystemer økonomi, administrasjon og næring: Reduseres fra kr 2 177 760,- til kr 1 962 785,-. Reduksjon kr 214 975,-. Tjeneste 2200, fagsystemer skole, undervisning og barnehage: Vår ref. : 16/2684-12 2
Reduseres fra kr 1 325 176,- til kr 1 310 404,-. Reduksjon kr 14 772,-. Tjeneste 2300, fagsystemer helse- og omsorg, barnevern, NAV/TFF: Reduksjon fra kr 1 543 801,- til kr 1 531 358,-. Reduksjon på kr 12 443,-. Alle endringer gjennomføres innafor tidligere vedtatte budsjettramme for drift 2017. Styret vedtar budsjettjustering 1 i 2017, drift, som vist i saksfremstilling med vedlegg. 43/2017 Investeringsplan 2018-2021 Styret vedtar Investeringsplanen som foreslått og sender denne til eierkommunene for høring. Høringsfrist for eierkommunene er 1. september 2017. IKT Investeringer for videre drift FARTT. Uforandret, i 2018 er investeringsbehovet knyttet til IKT investeringer for videre drift i FARTT kr 1 300 000,-. Se oversikt under. Prosjekt/tiltak Gjennomføring Kostnad SAN, utvidelse av datalagring 2018 250 000 Brannmurer, skifte 2018 500 000 ESX, nye servere for styringssystemer 2018 300 000 Hovedswitcher for nettverk, skifte 2018 250 000 Sum 1 300 000 Sak- og arkivsystem: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret foreslår anskaffelse av moduler knyttet til «møte/utvalg», i forhold til «Eksporter til politiker» og digital produksjon av sakspapirer med tilgjengeliggjøring på portal, og at dette prioriteres i 2017. Da kostnadene ikke var ferdig utredet til styremøte, foreslår styret at dette dekkes gjennom Budsjettjustering 2 i 2017 Investering. Styret foreslår videre å sette av kr 100 000,- årlig i kommende periode. Dette for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. I tillegg settes det av et større beløp i slutten av perioden for å synliggjøre behov for større investeringer. Visma Enterprise økonomisystem: Fra utviklingsgruppa Administrasjon, utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret foreslår dette i 2018. Økonomisystem med tilleggsmoduler Ehandel og anleggsmodul (avskrivninger, sjølkost ol) prioriteres. Jamfør prosjektet for nytt økonomisystem så vil tidligere avsatte midler for uttak opsjon i 2018, kr 500 bli redusert til kr 150. resterende beløp kommer da i tillegg til foreslått beløp fra utviklingsgruppa. Totalt foreslår styret at det settes av kr 850 000,- til økonomisystem i 2018. Vår ref. : 16/2684-12 3
Web publiseringsløsning/portalløsning: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 og utover. Styret foreslår å sette av kr 100 årlig for å ivareta behov for mer utvikling, integrasjoner og samhandling med andre systemer. Verktøy for analyse, budsjettering, økonomiplanlegging og virksomhetsstyring: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret foreslår dette i 2018. Compilo Internkontroll: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 2019. Styret mener at dette bør inn i FARTT på sikt men foreslår at dette skyves til 2019. Rekruttering/personal: Fra utviklingsgruppe Administrasjon. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2019. Styret foreslår dette i 2019. Komtek div moduler: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret støtter tiltak i 2018 men foreslår at tiltak tas ut av hovedoversikt Investeringsplan og legges inn i «arbeidsliste» til FARTT. DGW-viewer: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret foreslår dette i 2018. Qgis: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret foreslår dette i 2018. Adobe Pro: Fra utviklingsgruppe Teknisk, plan og landbruk. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2020. Styret foreslår dette i 2019. Direkte remittering Velferd og Familia. Fra utviklingsgruppe Helse- og omsorg. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Styret foreslår dette i 2018. Læringsplattform Skole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Administrasjonssystem Kulturskole: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2017. Styret støtter forslag om å gjennomføre dette i 2017 og at investeringer dekkes av FEIDE Fond gjennom budsjettjustering 1 i 2017 Investering. Visma Voksenopplæring: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018. Vår ref. : 16/2684-12 4
Administrasjonssystem barnehage: Fra utviklingsgruppe Oppvekst og kultur. Utviklingsgruppa foreslår dette i 2018 (forprosjekt) og 2019 (hovedprosjekt). Styret foreslår at dette gjennomføres i 2019. Dette er et helt nyutviklet system og det er hensiktsmessig å avvente til systemet er helt ferdig utviklet. Tallgrunnlag for kjøp må kvalitetssikres. Type anskaffelse er ikke endelig avklart. Styret forutsetter at resterende Fondsmidler FEIDE Fond kan disponeres til andre formål når finansiering av Læringsplattform Skole og Administrasjonssystem Kulturskole er gjennomført i 2017. Styret påpekte også at det i forbindelse med prosess rundt Investeringsplan kommer til å bli arrangert møte med utviklingsgruppene våren 2018. Styret vedtar Investeringsplanen som foreslått og sender denne til eierkommunene for høring. Høringsfrist for eierkommunene er 1. september 2017. 44/2017 Personressurser FARTT Styret tar stilling til sak vedrørende personressurs FARTT. Daglig leder innledet med å gå gjennom bakgrunn for saken. Driftsleder Geir Løkken deltok i saken og gikk gjennom behovene og hva som ligger til grunn for at en ønsker mer personressurs. Styrets kommentar til saken er at det er jobbet godt med utredning og de ulike behov. På følgende områder mener styret at det er viktig å forklare og utdype nærmere: Første del: - Behov for personressurs er strekt knyttet til økt beredskap - De ulike grafer med ulike målinger må forklares nærmere - Behov for periodiske vedlikehold og ressursbruk må forklares nærmere - Ressursbruk og spart økonomi knyttet til eget vedlikehold av store fagsystemer kontra kjøp av tjenester til dette - Insourcing/ikke-outsourcing er i tråd med strategiplanen til FARTT, forklare hvorfor ikke kjøp av tjenester Talldel: - 130 TB data: tilsvarer xx-antall PCer / beskrive mengde data - E-meldinger; beskrive de ulike type meldinger - Trusselbilde må beskrives og spesielt i forhold til hva slags kompetanse som trengs - Økt bruk av skytjenester medfører ikke nødvendigvis redusert behov for mannskap - Fokus på utvikling - Påpeke og forklare ressursbruk, eks 20% ekstra til utvikling - Påpeke at FARTT har unik kompetanse Generelt: Vår ref. : 16/2684-12 5
Styret er krystallklare i forhold til saken og ønsker å styrke bemanning i FARTT. FARTT har i dag et dyktig mannskap og særegen kompetanse og dette må sees i sammenheng med strategi. Styret er av den oppfatning at det er kjørt en god prosess og at FARTT administrasjon og drift har levert i henhold til bestilling fra styret. En er bekvem med å gå videre med saken nå. Styret påpeker at tross en økning i innleie personressurser så vil kostnadsveksten være som før. Styret mener det er viktig at FARTT forbereder og utreder punkter om nevnt over. Styret ønsker å styrke bemanning i FARTT som foreslått i saksframlegg og som orientert om i møte. Utredning som forklarer behov ferdigstilles av FARTT og sendes sammen med budsjettforslag 2018 ut på høring til kommunene v/rådmenn, før sommerferien. 45/2017 Budsjett 2018 Styret vedtar forslag til Investeringsbudsjett 2018 som fremlagt. Styret vedtar driftsbudsjett 2018, Alternativ 2. Styrets forslag til budsjett 2018 sendes ut på høring til eierkommunene med høringsfrist 1. september 2017. Driftsbudsjett 2018: I styrets forslag til driftsbudsjett 2018 legges følgende til grunn: Tjeneste 1000 Administrasjon - Økning i forsikringspremie med 4% - Lønnsvekst på 3 % for innleide personressurser - Økning i kjøp av varer og tjenester med 4% - Leie av IKT ressurs fra Alvdal kommune, foreslås økes fra 70 % til 100 % som alternativ 2, dette er nærmere beskrevet i saksutredning, se sak 44/2017 - Leie av ny personressurs fra Alvdal kommune, forslås med 50 %, i tillegg til leie nevnt over. Dette for å dekke behov knyttet til personressurser, se sak 44/2017. Samlet sett innebærer dette en økning med kr. 815 643,- for tjeneste 1000. Tjeneste 2000 Felles drift serverpark - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser - Vedrørende MS lisensavtale er det lagt inn 10 % økning i kostnader, dette med bakgrunn i prognose for økning antall lisenser Samlet sett innebærer dette en økning på kr. 291 491,- for tjeneste 2000. Tjeneste 2100 Fagsystemer økonomi, administrasjon og næring - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser Vår ref. : 16/2684-12 6
Samlet sett innebærer dette en økning på kr. 53 092,- for tjeneste 2100. Tjeneste 2200 Fagsystemer skole, undervisning og barnehage - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser Samlet sett innebærer dette en økning på kr. 160 702,- for tjeneste 2200. Tjeneste 2300 Fagsystemer helse og omsorg, barnevern, NAV og TFF - Justering av avtalepriser under vedlikeholdsavtaler og lisenser Samlet sett innebærer dette en økning på kr. 242 885,- for tjeneste 2300. Tjeneste 2400 Fagsystemer Kultur og kulturskole - Vedlikehold til administrasjonssystem kulturskole, som konsekvens av investering i 2017 Samlet sett innebærer dette en kostnad kr. 101 400,- for tjeneste 2400. Tjeneste 3000 Kapitalutgifter Ingen endringer Styrets forslag til Investeringsbudsjett 2018 legger til grunn investeringer som foreslått i Investeringsplan 2018-2021. Styret vedtar driftsbudsjett 2018, Alternativ 2 som foreslått, med justeringer. Lønnsvekst er endret til 3 %. Årlig drift 2018 foreslås med kr. 19 780 961,-. Dette er en økning på kr. 1 618 506,-, det vil si en økning på 8,91 % fra 2017. Styrets forslag til budsjett 2018 sendes ut på høring til eierkommunene med høringsfrist 1. september 2017. 46/2017 Personvernregler og personvernombud Styret støtter forslag om at FARTT dekker behovet for et fremtidig nytt personvernombud for alle FARTT kommunene, i inntil 20 % stilling. Daglig leder orienterte. Styret støtter forslag om at FARTT dekker behovet for et fremtidig nytt personvernombud for alle FARTT kommunene, i inntil 20 % stilling, som en del av kapasitetsutvidelsen beskrevet i sak 44/17. Dette beskrives nærmere og legges ved høringsforslaget til budsjett 2018, som sendes til eierkommunene v/rådmenn, før ferien. 47/2017 Eventuelt Web Publiseringsløsning/Portal Vår ref. : 16/2684-12 7
Åse N Brendryen informerte om at prosess valg av leverandør har tatt tid og at prosjektet tidligst kan starte opp i august. Det ligger derfor an til at prosjektet ikke er helt ferdig til årsskifte men vil gå noe inn i 2018. Møteplan styremøter til høsten Daglig leder sender ut forslag på møtedatoer via Outlook. Vår ref. : 16/2684-12 8