DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 9 TILBUDSINVITASJON TIL AVTALE OM BYGGELEDELSE AV REGIONALT BADEANLEGG, RINGERIKSBADET AS KONKURRANSE MED FORHANDLINGER TILBUDSFRIST 30. MAI 2008 REGLER FOR ANSKAFFELSEN DEL 1
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 9 1 INNLEDNING... 3 1.1 Anskaffelsens formål... 3 1.2 Tilbudsinvitasjonens struktur... 3 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen... 3 2 FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN... 3 2.1 Frister... 3 2.2 Fremdriftsplan... 4 3 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 4 5 TILDELINGSKRITERIER... 5 6 KOMMUNIKASJON I TILBUDSPERIODEN... 6 6.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon... 6 6.2 Kontaktpersoner... 6 6.3 Rettelse, supplering eller endring av tilbudsinvitasjonen... 6 6.4 Tilbudskonferanse... 6 7 KRAV TIL TILBUDET... 7 7.1 Tilbudets struktur... 7 7.2 Reservasjoner, avvik og tillegg... 7 7.3 Språk... 7 7.4 Format og antall kopier... 7 7.5 Adresse og leveringssted for tilbudet... 8 8 TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER... 8 9 BEHANDLING AV TILBUD... 8 9.1 Åpning av tilbudene... 8 9.2 Alternative tilbud... 8 9.3 Tilbud på deler av leveringsomfanget... 8 9.4 Avvisning av tilbudene... 8 9.5 Rett til å avlyse konkurransen... 9 9.6 Retur av tilbud... 9 9.7 Fortrolig behandling av informasjon... 9 10 VALG AV LEVERANDØR... 9
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 9 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens formål Ringeriksbadet AS er et nyetablert aksjeselskap som har til formål å prosjektere, bygge og eie et regionalt badeanlegg for Ringeriksregionen. 53% av aksjene i det nye selskapet eies av Hole kommune og de øvrige 47% eies av Helgelandsmoen Næringspark AS. Oppførelsen av det regionale badeanlegget RINGERIKSBADET, vil skje som totalentreprise. Samlet byggevolum er ca 4000 m2, fordelt på 2.400 m2 bruttoareal for selve badeanlegget og ca 1.600 m2 bruttoareal for tekniske rom/lager. Målet med anskaffelsen er å inngå avtale om byggeledelse, slik at gjennomføringen av prosjektet er i tråd med fremdriftsplan, behovspesifikasjon og økonomiske rammer. Leveranseomfang er ytterligere uttrykt i Del 2: Behovspesifikasjon. 1.2 Tilbudsinvitasjonens struktur Tilbudsinvitasjonen er delt inn i 2 deler som samlet sett utgjør konkurransegrunnlaget: Del 1: Regler for anskaffelsen Denne delen inneholder blant annet kriterier, regler og frister for hvordan selve konkurransen vil bli gjennomført fram til tildeling og signering av kontrakt. Del 2: Behovsspesifikasjon Denne delen inneholder en beskrivelse av oppdraget, fremdrift for byggeprosjektet og kontraktsbestemmelser. Det anbefales at tilbyder -/ interessent leser og setter seg godt inn i del 2 før tilbudet. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og på www.hole.kommune.no 2 Frister og fremdriftsplan 2.1 Frister 2.1.1 Bekreftelse på mottak av tilbudsinvitasjon Tilbyder må fylle inn og returnere vedlegg A Bekreftelse på mottak av tilbudsinvitasjon til kontaktperson: daglig leder Bjørn Hartz i Ringeriksbadet AS. 2.1.2 Tilbudskonferanse/befaring Ringeriksbadet AS vil arrangere en tilbudskonferanse/befaring 19. mai 2008.. Konferansen vil starte kl 15.00 ved Økonomihuset AS. Se også punkt 6.4. 2.1.3 Tilbudsfrist Tilbudet skal være kontaktpersonen i hende senest 30. mai 2008 kl 14.00.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av 9 2.1.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig fram til 1. juli 2008 kl 24.00. 2.2 Fremdriftsplan Ringeriksbadet AS planlegger følgende fremdrift: Dato/tid: Uke 19 2008 Aktiviteter: Tilbudsinvitasjonen gjøres tilgjengelig på www.hole.kommune.no og DOFFIN. 16. mai 2008 Frist for å returnere Bekreftelse på mottak av tilbudsinvitasjon og påmelding/spørsmål til tilbudskonferanse. 19. mai kl 15.00 Tilbudskonferanse. 30. mai kl 14.00 Tilbudsfrist. Uke 23 Evalueringer og eventuelle tilbudsavklaringer. Forhandlinger. 13. juni 2008 Utsendelse av intensjonsbrev med klagefrist på 10 dager. 23. juni 2008 Inngåelse av kontrakt. 1.juli 2008 kl 24.00 Vedståelsesfrist på tilbud. 3 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse med forhandlinger etter Forskrift om offentlige anskaffelser. Alle interesserte gis mulighet for å levere inn tilbud innen fristen. 4 Kvalifikasjonskrav For å komme i betraktning og bli vurdert videre på tildelingskriterier skal tilbyder dokumentere -/ legge ved: - Skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt o Med skatteattest menes skjemaer for merverdiavgift og skatt/arbeidsgiveravgift utstedt av skattemyndighetene. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra tilbudsfristens utløp. o Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. - HMS egenerklæring, erklæring om virksomhetens helse- miljø og sikkerhetssystem. o Tilbyder skal fremlegge egenerklæring om at han oppfyller lovfestede krav innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Vedlegg D: HMS Egenerklæring skal benyttes - Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår o Forskrift mot sosial dumping skal sikre de enkelte arbeidstakere normale lønns- og arbeidsvilkår. Forskriften trer i kraft 1. mars 2008. Vedlegg E: Egenerklæring om lønnsog arbeidsvilkår skal benyttes. - Tilfredsstillende finansiell og økonomisk stilling o årsrapport/regnskap evt utdrag av dette for 2 siste år skal vedlegges,
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 9 o Ringeriksbadet AS forbeholder seg retten til å kreve ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. - Dokumentert kvalitetsikringsnivå, o Redegjørelse av tilbyders kvalitetssikringssystem, sertifisering e.l - Referanseliste og CV er o referanseliste lignende prosjekter (større svømmeanlegg) siste 3 år, evt viktigste utførte tjenester/leveranser siste 3 år. Det skal opplyses om verdi, tidspunkt og navn på de offentlige eller private mottakere. o CV på aktuelle personer hos tilbyder for oppfyllelse av avtalen. NB: Det understrekes at disse 6 punktene er kvalifikasjonskriterier og at en utelatelse av nevnte dokumentasjon medfører at tilbudet skal avvises. 4.1 Grense for antall leverandører som inviteres til forhandlinger Ringeriksbadet AS ser det ikke gjennomførbart å innlede forhandlinger med flere enn 5 tilbydere. Disse 5 tilbyderne vil bli plukket ut etter tilbudsfristen 30. mai 2008. De 5 tilbyderne med best og flest dokumenterte referanseprosjekt og CV er fra større svømmeanlegg vil bli tatt inn i de videre forhandlingene. 5 Tildelingskriterier Ringeriksbadet AS vil tildele kontrakt til de eller det for Ringeriksbadet AS økonomisk mest fordelaktige tilbud på grunnlag av en samlet vurdering av følgende kriterier: - Pris (60%) o Timepris inkl reise og diettkostnader byggeleder. Eventuelle administrative kostnader skal være dekket inn i timepris. o Anslått honorarramme - Gjennomføringsevne/dyktighet (40%) o Kvalitet (60%) o Tid (30%) Kompetanse og erfaring med større svømmeanlegg (jf CVer og referanser) Beskrivelse av arbeidsmetode/kvalitetssikring Anslag på tidsforbruk Tidligere resultater og måloppnåelse ift fremdrift (jf CVer og referanser) o Risiko (10%) Reservasjoner/tillegg ved tilbudet (jf vedlegg F)
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 9 6 Kommunikasjon i tilbudsperioden 6.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne tilbudsinvitasjonen skal rettes til Ringeriksbadet AS sin kontaktperson, ref.: 6.2 Kontaktperson. Spørsmålene skal være skriftlige. Spørsmålene vil bli gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte, og vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 6.2 Kontaktperson Alle spørsmål vedrørende denne konkurransen skal rettes til Daglig leder Bjørn Hartz, tlf 905 79717 Oppdragsgiver/byggherre: Ringeriksbadet AS c/o Økonomihuset v/ daglig leder Bjørn Hartz Kartverksveien 11 3511 Hønefoss E-post: bjorn.hartz@okohuset.no 6.3 Rettelse, supplering eller endring av tilbudsinvitasjonen Rettelser, suppleringer eller endringer av tilbudsinvitasjonen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere som har returnert Bekreftelse på mottak av tilbudsinvitasjon, og som har bekreftet at de har til hensikt å gi tilbud. 6.4 Tilbudskonferanse Ringeriksbadet AS vil arrangere en tilbudskonferanse hvor de viktigste tekniske og merkantile aspekter i tilbudsinvitasjonen vil bli gjennomgått. 6.4.1 Spørsmål Spørsmål som ønskes besvart på konferansen skal meddeles til kontaktpersonen skriftlig i henhold til 6.1 Hovedprinsipp for kommunikasjon. Tilbydere kan også stille tilleggsspørsmål på konferansen. Ringeriksbadet AS vil besvare disse på konferansen i den grad det er mulig, og eventuelt ettersende svar på ubesvarte spørsmål. Spørsmål og svar vil bli fordelt til alle tilbydere. 6.4.2 Påmelding av deltakere Tilbyder må innen fristen varsle Ringeriksbadet AS skriftlig om hvilke personer som vil delta. Påmelding kan gjøres sammen med innsendelse av Vedlegg A Bekreftelse på mottak av tilbudsinvitasjon.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av 9 7 Krav til tilbudet 7.1 Tilbudets struktur Tilbudet skal bestå av følgende deler: 1. Signert tilbudsbrev etter format i vedlegg B Tilbudsbrev. 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav i tråd med punkt 4. 3. Svarskjema vedlegg C. 4. Eventuelle reservasjoner/tillegg vedlegg F. Tilbyder skal oppgi: Firma opplysninger: Firmanavn og firmaadresse Organisasjonsnummer Bank nummer Utenlandske tilbydere skal også oppgi: Bank adresse og CLEARING/SWIFT kode 7.2 Reservasjoner, avvik og tillegg Dersom tilbyder har reservasjoner eller tillegg til de kommersielle eller tekniske betingelser skal de samles og presiseres som anvist av tilbudets del 1 under vedlegg D. Dersom tilbyder velger å ikke besvare eventuelle spørsmål i tilbudsinvitasjonen, skal dette begrunnes. 7.3 Språk Tilbudet skal være på norsk. 7.4 Format og antall kopier 7.4.1 Innbinding Tilbudet skal være innbundet i perm med skilleark for hver del og hvert vedlegg. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, perm nummer og tilbudsinvitasjonsnummer. Arkene skal ikke stiftes og skal kunne tas enkelt ut av permen Kataloger, brosjyrer og eventuelt tilsvarende informasjon legges i egne permer i tilsvarende antall. 7.4.2 Emballering Permene skal legges i dobbelt konvolutt/innpakning.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av 9 7.4.3 Merking Indre konvolutt/innpakning skal merkes med: TILBUD PÅ BYGGELEDELSE RINGERIKSBADET, ÅPNES KUN AV ADRESSAT VED TILBUDSÅPNING 30. Mai 2008 Ytre konvolutt/innpakning merkes med adresse som angitt i punkt 7.5. 7.4.4 Antall kopier og programvare format Tilbudet skal fremsendes i papir og elektronisk versjon (MS Office 2000/Windows XP) med 1 original og 1 arbeidskopier. 7.5 Adresse og leveringssted for tilbudet Tilbudet sendes per post eller leveres til: Ringeriksbadet AS c/o Økonomihuset AS v/daglig leder Bjørn Hartz Kartverksvn 11 3511 Hønefoss NB! Husk emballering og merking av konvoluttene som beskrevet under punkt 7.4. Tilbudet kan også etter avtale leveres ved personlig oppmøte samme sted. 8 Tilbyders deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert. 9 Behandling av tilbud 9.1 Åpning av tilbudene Åpning av mottatte tilbud vil begynne 30 minutter etter tilbudsfrist. Det gjennomføres lukket tilbudsåpning. 9.2 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative utførelser. 9.3 Tilbud på deler av leveringsomfanget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av omfanget. 9.4 Avvisning av tilbudene Ringeriksbadet AS forbeholder seg retten til å avvise forsinkede eller mangelfulle tilbud.
DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 9 av 9 9.5 Rett til å avlyse konkurransen Ringeriksbadet AS forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen. Ringeriksbadet AS kan ved saklig grunn avlyse konkurransen etter Forskrift om offentlige anskaffelser 22-1. 9.6 Retur av tilbud Ringeriksbadet AS vil ikke returnere tilbudet til de tilbydere som ikke blir valgt. 9.7 Fortrolig behandling av informasjon Ringeriksbadet AS vil behandle all informasjon fra tilbyder fortrolig. Tilbyder kan ikke offentliggjøre hele eller deler av tilbudsinvitasjonen uten skriftlig tillatelse fra byggherren. 10 Valg av leverandør Tilbydere som ikke blir valgt vil få tilbakemelding på - hvem som ble valgt, og kort begrunnelse for hvorfor de selv ikke ble valgt.