1 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U. off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 04. september 2012 Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Tysdag 11.09.12 kl. 09.30 NB møtetidspunkt og møtestad i møterom Samfunnskroken Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf. 55 23 94 06/916 64 183, kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Sølvi Ulvenes (s) -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Kvinnherad kommune Deloitte AS Rådmannen i Kvinnherad kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
2 Sakliste: Saknr. Sak 28/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 29/12 Godkjenning av protokoll frå møte 31.05.12 Vedlegg 30/12 Orienteringssaker Vedlegg 31/12 Meldingar Vedlegg 32/12 Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) rapport etter Vedlegg selskapskontroll 33/12 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 Vedlegg 34/12 Oppstart av prosjekt innan forvaltningsrevisjon Vedlegg 35/12 Gjennomgang av møteprotokollar Møteprotokollar er å finna på heimesida til Kvinnherad kommune Ymse 2
3 Kvinnheerrad kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 31.05.12 Kl.: 10.00 13.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 20/12 27/12 MØTELEIAR Sølvi Ulvenes (H) DESSE MØTTE Frøydis Fjellhaugen (Ap) Are Traavik (Sp) FORFALL Sigmund Nordfonn (Frp) meldte forfall seint dagen før møtet, vararepresentantar vart innkalla men ingen kunne møta. Kristin Tufta Kirknes(V) melde forfall før møtet starta 31.05.12, og det var såleis ikkje råd å få inn vararepresentant. DESSUTAN MØTTE Deloitte v/ Tone Mari Dahle Det møtte ingen frå administrasjonen til dette møtet fordi ingen var innkalla. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. I forkant av møtet, og etter avslutning av møtet, vart det gjennomført opplæring i bruk av ipad. Sakliste: Saknr. Sak 20/12 Godkjenning av innkalling og sakliste 21/12 Godkjenning av protokoll frå møte 08.05.12 22/12 Orienteringssaker 23/12 Meldingar 24/12 Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 25/12 Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 26/12 Årsmelding for kontrollutvalet for 2011 27/12 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
4 20/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 21/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 08.05.12 HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 08.05.12. VEDTAK Protokollen frå møte 08.05.12 vart samrøystes godkjend. 22/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Kva ansvar og oppgåver har Kvinnherad kommune når det gjeld oppsetting av veg- og gateadresser? 2 Administrasjonen Korleis let det seg gjera å få oversyn over alle planar som Kvinnherad kommune har? Vedtekne ferdige planar, eventuelt med status. Planar under arbeid 3 Deloitte Løypemelding vedr. selskapskontroll SIM Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen Notat om plan for oppsetting av veg- og gateadresser var sendt ut saman med innkalling. Same notat er og lagt fram til Kommunestyret. Orienteringa vart teke til orientering, men kontrollutvalet vil følgja opp med å be om orientering om framdrift etter ei tid. 2 Administrasjonen Notat med oversyn over kommunedelplanar var sendt ut saman med innkallinga. Kontrollutvalet uttalte at dette bør vera eit aktivt dokument, og oppdaterast etter kvart. Det er opplyst i notatet at denne måten å laga planoversyn på skal vurderast på nytt i samband med ny planstrategi. Notatet vart teke til orientering. 3 Deloitte Tone Mari Dahle orienterte om arbeid med selskapskontroll SIM. Deloitte er nå i ferd med å skriva rapport, og faktadelen skal ut på høyring til kommunane, leiinga i SIM IKS og styret i SIM. Funn som er gjort og korleis spørsmålstillingar vil bli belyst, vart gjort greie for. Rapporten vil vera ferdig medio august og koma til handsaming på første møte til hausten. Ymse ingen fleire orienteringssaker å ta opp. VEDTAK: Nokre av orienteringssakene skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 2
5 23/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kvinnherad kommune Tertialrapport nr. 1/2012 2 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Endring av investeringsstrategi kraftfondet 3 Sekretariatet Om oppdatering av opplysningar på heimesida til kommunen 4 Møteplan for hausten forslag til datoar: 11.09.12 13.11.12 11.12.12 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kvinnherad kommune Tertialrapport nr. 1/2012 vart kommentert og drøfta. Det var lite debatt om denne saka i kommunestyret. Det er sett ned eit utval som skal sjå på utfordingar i økonomien til kommunen. Når tertialrapport vert lagt fram til hausten vil kontrollutvalet ha ein grundig gjennomgang, og stilla spørsmål om det er noko utvalet kan gjera for å uttala seg om den økonomiske stoda. 2 Kommunestyret Endring av investeringsstrategi kraftfondet vart gjennomgått og drøfta. Meldinga vart teke til orientering. Kontrollutvalet vil ha ei orientering om oppfølging etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet til hausten. 3 Sekretariatet Oppdatering av opplysningar på heimesida til kommunen er nå gjort. Innhaldet i opplysningane skal haldast oppdatert og justerast vidare. 4 Møteplan for hausten forslag til datoar: 11.09.12 13.11.12 11.12.12 Framlegg til møteplan vart drøfta og det vart avgjort at forslag til møteplanen skal vera gjeldande for hausten. Sekretariatet syter for oversending til kommunen for innlegging i kommunen sin møteplan. Ymse ingen meldingar under ymse VEDTAK: Nokre av meldingane skal følgjast opp vidare. Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 24/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL VEDTAK: (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkastet til plan) 1. Deloitte AS vart beden om å redigere plan for forvaltningsrevisjon i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 2. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til å godkjenne endeleg versjon av planen. 3. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan 01.06.12, slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møtet 14.06.2012. 3
6 FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTET Tone Mari Dahle frå Deloitte AS presenterte forslag til plan for forvaltningsrevisjon, og gjekk gjennom kva prosjekt som nå er sett opp som prioriterte. Kontrollutvalet drøfta planen med prioriteringar og fann at dette er i tråd med dei drøftingar som utvalet har hatt undervegs i prosessen. Korleis planen skal presenterast for kommunestyret vart og drøfta. Det var semje om at analysedokumentet også bør leggast fram saman med planen. Det var og semje om at Deloitte bør presentera planen i kommunestyremøte. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i plan for forvaltningsrevisjon, og første del av forslag til vedtak går då ut. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 25/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTOLL FOR PERIODEN 2012-2016 FORSLAG TIL VEDTAK (Endeleg vedtak i kontrollutvalet, dersom utvalet si handsaming inneber redigeringar i utkast til plan): 7. Kontrollutvalet ber Deloitte om å redigere plan for selskapskontroll i tråd med dei endringane som kjem fram i møtet. 8. Kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, får fullmakt til godkjenne endeleg versjon av planen. 9. Endeleg plan vert å sende sekretariatet innan 01.06.12 slik at den kan leggjast fram for kommunestyret i møte 14.06 12. FORSLAG TIL INNSTILLING: (Endeleg vedtak i kommunestyret) 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4
3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. HANDSAMING I MØTET Deloitte AS presenterte forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalet drøfta planen med prioriteringar og fann at dette er i tråd med dei drøftingar som utvalet har hatt undervegs i prosessen. Det vart og drøfta korleis planen skal presenterast for kommunestyret, og det var semje om at analysedokumentet også bør leggast fram saman med planen. Det var og semje om at Deloitte AS bør presentera planen i kommunestyremøte. Kontrollutvalet ønskte ikkje å gjera endringar i plan for forvaltningsrevisjon, og første del av forslag til vedtak går då ut. Forslag til innstilling til kommunestyret vart samrøystes vedteke. FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. 26/12 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET FOR 2011 FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 HANDSAMING I MØTET Kontrollutvalet gjennomgjekk og drøfta forslag til årsmelding som er lagt fram. Utvalet sa seg samd i innhald og kva som er viktige prosjekt å følgja opp vidare. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 27/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Aktuelle møteprotokollar og saklister vart gjennomgått og drøfta. Det var ikkje råd å koma inn på møteprotokollar på nettsida i løpet av møtet (over gjeste-nettet), og dette bør ein få til å fungera for å kunna sjå på protokollar undervegs i møter. Sekretariatet undersøker dette. Nokre av sakene vart drøfta, men kontrollutvalet ville ikkje be om meir opplysningar på noverande tidspunkt. 7 5
Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 8 VEDTAK: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. YMSE På første møte til hausten vil kontrollutvalet be om å få ein gjennomgang og orientering etter forvaltningsrevisjon av kraftfondet. Korleis rutinar for referat / protokoll etter møter i kraftfondet er lagt opp, vil ein og ha ei orientering om. Når det gjeld utsending av innkalling til møter i kontrollutvalet ønskjer utvalet at det vert lagt opp til: Kontrollutvalet gjev tilbakemleding dersom dei vil ha det på papir Sekretariatet sender mail / tek kontakt med vararepresentantar for å høyra korleis dei ønskjer å få innkallingar tilsendt. Sølvi Ulvenes Leiar Kari Nygard Sekretær 6
9 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. september 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 30/12 30/12 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Kvinnherad kommune Tertialrapport nr. 2/2012 2 Rådmann Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging: System og rutinar Rapportering Forvaltningsrevisjon av internkontroll: System og rutinar Avvikssystem Styringssystem Rapportering 3 Kvinnherad kommune Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune 2011 2012 Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Tertialrapport nr. 2 2012 med rådmann sitt saksframlegg Mail til rådmann vedr. orienteringssak nr. 2 Eigarskapsmelding for Kvinnherad kommune 2011-2012 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. september 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 31/12 31/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Rekneskap 2011 Årsmelding for kontrollutvalet 2011 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Reglement for dei politiske organa i Kvinnherad kommune 2012-15 2 Sekretariatet Rekneskapsoversyn for kontrollutvalet sitt budsjettområde 3 Sekretariatet Notat vedr. vedtak i KST i sak Plan for selskapskontroll som er lagt fram for kontrollutvalet i Fylkeskommunen 4 Sekretariatet Drøfte om kontrollutvalet skal ta initiativ til gjennomføring av kurs i habilitet i Kvinnherad kommune Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Aktuelle vedtak i kommunestyret Rekneskapsoversyn KUV-budsjett Notat vedr. vedtak i KST som gjeld Plan for selskapskontroll Brev frå sekretariatet vedr. habilitet Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
81
82
83 NOAT VEDR. VEDTAK I KOMMUNESTYRET I KVINNHERAD KOMMUNE 14.06.12 SOM GJELD PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012 2016 I kommunestyremøte 14.06.12 i Kvinnherad kommune var sak Plan for selskapskontroll for perioden 2012 2016 oppe til handsaming. Kontrollutvalet hadde gjort slik innstilling til kommunestyret i saka: 1. Framlegg til plan for selskapskontroll vert vedteken slik den ligg føre. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012 2. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 3. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera endringar og omprioriteringar i planen. Kontrollutvalet vil rapportere til kommunestyret om kva kontrollar som er gjennomførte og resultata av desse. 4. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 5. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av selskapskontrollar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I planen var det gjort slik prioritering av prosjekt av kontrollutvalet: 1. Kvinnherad Vekstbedrift AS 2. Fastlandssambandet Halsnøy AS 3. Eigarstyring 4. Kvinnherad Energi og Kvinnherad Breiband 5. Folgefonntunnelen AS 6. Jondalstunnelen AS 7. Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS 8. Husnes Industritomteselskap AS Då saka skulle handsamast i kommunestyremøte bad ein av representantane om ordet. Vedkomande er styreleiar / dagleg leiar i Faslandssambandet Halsnøy AS. Han kom med nytt framlegg i saka, og bad om at dei to første prosjekta i planen vart flytta ned på uprioritert liste, og at punkt 3 i kontrollutvalet sitt forslag til vedtak vart teke ut, likeså den siste setningen i pkt. 4. Med slikt vedtak må altså kontrollutvalet på ny gå til kommunestyret dersom ein vil gjera endring i prioriteringar og revisjon av planen. Framlegget frå representanten vart mellom anna grunngjeve med at Kvinnherad kommune ikkje bør undersøkja prosjekt som fylkeskommunen også er medeigar i. Det vart hevda at selskapskontroll av slike prosjekt tek fylkeskommunen seg av sjølv. Det vart deretter stilt spørsmål med representanten sin habilitet. Etter drøfting av dette spørsmålet vart det vedteke at han var ugild til å vera med å handsame saka. Representanten gjekk ifrå, og ordførar gav melding om at framlegget som var sett fram vart trekt tilbake.
84 Vidare handsaming i saka vart som følgjer: Ein anna representant for posisjonen i kommunestyret gjekk fram og fremja det same framlegget som representanten som vart kjent ugild hadde lagt fram. Då det vart røysta over dei to framlegga (kontrollutvalet sitt og det framsette nye framlegget) vart resultatet 17 mot 17 røyster. Det nye framlegget til vedtak som var fremja i møtet vart vedteke med ordføraren si dobbeltrøyst. Vedtaket som vart fatta i kommunestyret i Kvinnherad kommune 14.06.12 ligg vedlagt. 18. juni 2012 Kari Nygard - sekretær for kontrollutvalet i Kvinnherad kommune-
85 Kontrollutvalet i HFK 18.06.2012 utdrag frå protokollen. 35/12 ORIENTERINGSSAKER HANDSAMING I MØTE Ad. ymse: Fastlandssambandet Halsnøy AS Sekretariatet orienterte om vedtak i sak 53/12 i kommunestyret i Kvinnherad kommune 14.6.2012 gjeldande ev. selskapskontroll av fastlandssambandet Halsnøy AS og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Vedtaket og ei skriftleg orientering om saka vart lagt fram i møtet. Det var semje om at saka vert ein del av diskusjonen til sak om bestilling av selskapskontroll i møte 23.8.12. Sekretariatet vert beden om å undersøke om det i vedtektene til Fastlandssambandet Halsnøy AS er gjort atterhald om at fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor har høve til å føra kontroll med fylkeskommunen sine eigarinteresser, utan hinder av teieplikt, jf. vedtak i fylkestinget 9.12.08 i sak 61/08. VEDTAK 1. Innkallingar til generalforsamlingar som kjem i løpet av juni 2012 vert å sende leiar i kontrollutvalet for vurdering av eventuell deltaking frå kontrollutvalet si side. 2. Sak om ev. selskapskontroll av Fastlandsambandet Halsnøy AS vert ein del av diskusjonen til sak om bestilling av selskapskontroll i møte i kontrollutvalet 23.8.12. Sekretariatet vert beden om å undersøke om det i vedtektene til selskapet er gjort atterhald om at fylkeskommunen og fylkeskommunen sin revisor har høve til å føra kontroll med fylkeskommunen sine eigarinteresser, utan hinder av teieplikt, jf. vedtak i fylkestinget 9.12.08 i sak 61/08. 3. Deloitte vil i møte 23.8.12 gje kontrollutvalet ny informasjon om oppdrag som dei vurderer å utføre for Hordaland fylkeskommune. 4. Informasjonen vart elles teken til orientering
86
87 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. september 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 33/12 33/12 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2013 Bakgrunn for saka: Av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finn ein i 18 formuleringa om at kontrollutvalet skal utarbeide framlegg til budsjett for kontroll-, tilsyns- og revisjonsarbeidet i kommunen: 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forlag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Drøfting: Kontrollutvalet har ansvar for å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Det som er særskilt med kontrollarbeidet er at det eigentleg er administrasjonen som vert revidert. Såleis skal kontrollutvalet innstilla direkte overfor politisk organ. For revisjonstenestene er det teke utgangspunkt i gjeldande revisjonsavtale. Budsjettert kostnad med revisjon skal dekka både arbeid med rekneskapsrevisjon og anna revisjonsarbeid, t.d. prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Vidare er det lagt til grunn at det vanlegvis er 6 møter i kontrollutvalet for året, med om lag like stor saksmengde som eit vanleg år. Det er vidare lagt inn kostnader med kurs / opplæring for medlemmane i kontrollutvalet og servering på utvalsmøta. Elles er det lagt inn møtegodtgjersle og tapt arbeidsforteneste etter gjeldande satsar. Kostnader er medteke slik at medlemmar i kontrollutvalet kan delta på ein nasjonal fagleg kontrollkonferanse og medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). I forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar står det dette i 10: 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
88 13. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Formuleringane i desse paragrafane viser at hovedoppgåvene til kontrollutvalet er å gjennomføra prosjektarbeid ut frå dei planar som kommunestyret har vedteke. Planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll vart utarbeidde av kontrollutvalet våren 2012, og lagt fram for kommunestyret til godkjenning. Kommunestyret godkjende planane i møte 14.06.12. I kontrollutvalet sitt budsjett bør det leggast inn midlar til å gjennomføra prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i tråd med planane. Ut frå planane, vil prosjekt-arbeid kreva ei ramme på om lag 400 timar for kommunar med Kvinnherad sin storleik. Det er og lagt inn i budsjettet ein post for ekstra tiltaksmidlar. Dette er midlar som er tenkt til ev. adhoc oppgåver, til dømes tiltak som måtte koma til utanom prosjekt frå planane og til utgreiingar som kontrollutvalet finn naudsynt å gjennomføra undervegs i året. Bakgrunnen for slike ekstra oppgåver kan t.d. vera medieoppslag eller bestillingar frå kommunestyret som ikkje står i godkjend plan. Prisen for tenestene sekretariatet gjer for kontrollutvalet er regulert i tråd med kostnadsutviklinga som går fram av Statistisk Sentralbyrå sin indeks for andre tenester med arbeidsløn som dominerande prisfaktor. Konklusjon: På bakgrunn av dette tilrår sekretariatet at kontrollutvalet sender over budsjettforslaget til kommunestyret, og ber om at framlegget til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet vert godkjent slik det ligg føre. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å sende til kommunestyret i Kvinnherad kommune for vidare handsaming. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2013 2
Vedlegg til SAK 33/12 i Kontrollutvalet 11.09.12 89 Kontrollutvalet i Kvinnherad kommune, framlegg til budsjett for 2013 Formel Tekst Budsjett 2012 Budsjett 2013 Merknader Godtgjersle folkevalde (6 møter pr. år) 20 907 59 100 Leiar kr 22.100,- pr. år, medl. Kr 7.400,- pr. år Tapt arbeidsforteneste 50 002 60 000 Uleg. inntil kr 1.500,- / legitimert innt. Kr 3.000,- pr. dag 0,12 Feriepengar, 12% av tapt arb.fort. 7 200 0,141 Arbeidsgjevaravgift 14,1 % 9 998 17 800 0,13 Servering på møta 2 101 2 100 Kontrollutvalsmøter 0,25 Div.kontorutgifter, lysing av møter 7 354 7 400 For kontrollutvalet + Kunngjering av møter 0,25 Kurs/opplæring/konferanse 21 012 22 000 Fagkonferanse / kurs / folkevaldopplæring 0,07 Reise- og opphaldsutgifter 21 012 22 000 Reise i samband med kurs / opplæring 0 Kontingentar 0 3 400 Kontingent Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) 0,25 Abonnement 4 728 5 000 Kommunerevisoren (kr 350,- pr. år) og Kommunal Rapport til utvalsleiar 0,25 Kjøp av sekretariatstenester 124 025 136 000 SSB-auke i høve til det kontrollutvalet tilrådde som budsjett for 2012 0,25 Kjøp av revisjonstenester 462 275 631 100 0,25 Ekstra tiltaksmidlar / konsulentutg. 210 125 100 000 Meirverdiavgift 209 122 227 200 Moms-kompensasjon -209 122-227 200 TOTALT 933 539 1 073 100 I tråd med revisjonsavtale, og omfattar fastpris på rekneskapsrevisjon og ramme på 400 timar til prosjektarbeid (forv.revisjon og sels.kontroll) For uforutsette prosjekt innan forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt oppgåver for kontrollutvalet utanom det planfesta
90 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. september 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 34/12 34/12 OPPSTART AV PROSJEKT INNAN FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn for saka: Kommunestyret i Kvinnherad kommune handsama forslag til plan for forvaltningsrevisjon i Kvinnherad kommune for perioden 2012 2015 i sak 54/12, og gjorde slikt vedtak: 1. Framlegg til plan for forvaltningsrevisjon vert vedteken slik den ligg føre. 2. Planen erstattar tilsvarande plan for perioden 2008 2012. 3. Planen gjeld for resten av valperioden, 2011 2015, og fram til ny plan etter intensjonen vert vedteken i 2016. 4. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet med å foreta endringar og omprioriteringar i planen, samt til å kunna definera og avgrensa konkrete prosjekt innafor dei utvalde områda i planen. 5. Planen skal reviderast og evaluerast minst ein gong i valperioden. Kommunestyret delegerer mynde til kontrollutvalet til å gjera denne revisjonen og evalueringa. 6. Kontrollutvalet skal rapportere resultatet av forvaltningsrevisjonar til kommunestyret minst ein gong kvart år. Viktige revisjonsrapportar skal leggjast fram for kommunestyret etter kvart. I den vedtekne planen er det desse 5 prosjekta som er sett opp i prioritert gruppe: 1. Tre prosjekt som er vurdert som viktigast i prioritert gruppe: a. Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging b. Forvaltningsrevisjon av internkontroll c. Forvaltningsrevisjon av intern kontroll og regeletterleving i pleie- og omsorgstenesta 2. Forvaltningsrevisjon av økonomistyring 3. Forvaltningsrevisjon av tilpassa opplæring og spesialundervisning 4. Forvaltningsrevisjon av plan- og byggesaksarbeid 5. Forvaltningsrevisjon av byggeprosjekt Drøfting: Kontrollutvalet bør på bakgrunn av den vedtekne planen vurdera om kva prosjekt som nå skal gjennomførast. Ettersom planen nyleg er vedteken, finn sekretariatet det mest naturleg å setja fokus på dei prosjekt som ligg øvst i prioriteringa, altså prosjekt nr. 1a og 1b. Forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging og Forvaltningsrevisjon av internkontroll. Kontrollutvalet kan også vurdera om ein skal velja andre av dei prioriterte prosjekta, dersom aktualiteten skulle tilseie det. For at kontrollutvalet skal kunna gjera seg opp ei meining om kva prosjekt som vil vera rett å velja nå, har sekretariatet bede rådmann om å koma i møte 11.09.12 og orientera til kontrollutvalet, og at utvalsmedlemmane får høve til å stilla spørsmål. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.
91 For å peika ut dei områder som det vil vera aktuelt å sjå nærare på i ein forvaltningsrevisjon, vert det og vist til det som kjem fram i Overordna analyse til plan for forvaltningsrevisjon. I pkt 3.2 Internkontroll og verksemdstyring står det mellom anna: I undersøkinga trekk fleire fram at kommunen sin internkontroll kan vere eit risikoområde, som bør undersøkast nærmare. Det blir mellom anna peikt på at rutinar og avvikskjema er utdaterte, og at det er mangel på system og rutinar, både for tenesteutøving og avviksoppfølging. I tillegg manglar kommunen eit heilskapleg system for rapportering. Det blir opplyst at forma og hyppigheten på rapportering varierer frå eining til eining slik det er i dag. Vidare står det også: I undersøking gir fleire uttrykk for å oppleve manglande oppfølging av politiske vedtak, og ynskjer å undersøke nærmare kva rutinar kommunen har for vedtaksoppfølging og etterleving av desse. Det blir også ynskt meir informasjon om rutinar for rapportering i samhøve med vedtaksoppfølging. Sekretariatet ber om at det overordna analysedokumentet vert nytta av kontrollutvalet for å setta seg inn i bakgrunn for å velja forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom kontrollutvalet vil drøfta nokon av dei andre prosjekta som kan vera aktuelle for forvaltningsrevisjon ut frå vedteken plan, så vert det vist til ugreiing som er gjort for dei einskilde prosjekta i Overordna analyse. Konklusjon: Kontrollutvalet må i møte drøfta val av prosjekt for forvaltningsrevisjon. Når ein har gjort val av prosjekt må ein og drøfta formulering av føremål med prosjektet, og definera avgrensing og problemstillingar ein vil sjå på i prosjektet. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet ber Deloitte gjennomføra forvaltningsrevisjon innan.. 2. Deloitte vert beden om å levera forslag til prosjektplan i tråd med dei føringar utvalet har gjeve, inkludert føremål, problemstillingar, ev. avgrensingar, samt ressursbruk for prosjektet. 3. Forslag til prosjektplan skal leverast til sekretariatet innan 4. Prosjektplanen skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar 2
92 Kvinnherad kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 11. september 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 35/12 35/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR Bakgrunn for saka: Gjennomgang av møteprotokollar frå politiske organ vert sett på saklista til kontrollutvalet til kvart møte. Møteprotokollane kan lastast ned frå Kvinnherad kommune si heimeside. Protokollane gjev primært informasjon om dei sakene som har vore til politisk handsaming. Kontrollutvalet kan be om nærare informasjon om enkeltsaker og drøfte ulike problemstillingar som ein finn av særlig interesse. Kontrollutvalet har gjort vedtak om at særskilt ansvar for gjennomgang av møteprotokollar skal fordelast slik: Politisk organ: Kommunestyret Formannskapet Helse, omsorg, miljø Oppvekst, kultur og idrett Næring og samferdsel Forvaltningskomiteen Kontrollutvalsmedlem: Sølvi Ulvenes Sølvi Ulvenes Kristin Tufta Kirknes Are Traavik Sigmund Nordfonn Frøydis Fjellhaugen Til dette møtet vil det vera aktuelt med gjennomgang av desse møteinnkallingane / protokollane: Kommunestyret 27.03.12, 26.04.12 og 24.05.12 Formannskapet 23.04.12 og 10.05.12 Helse, omsorg og miljø 08.05.12 Oppvekst, kultur og idrett 17.04.12 og 22.05.12 Næring og samferdsel 11.04.12 og 03.05.12 Forvaltningskomiteen 18.04.12 og 16.05.12 FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.