Visma Lønn Nyheter og forbedringer
Oslo, juni 2012 1. opplag All informasjon i denne dokumentasjonen vil kunne forandres uten varsel og representerer ikke en forpliktelse fra produsenten. Alt materiale i denne dokumentasjonen og de program den omhandler, er beskyttet av lov om opphavsrett og den særskilt inngåtte Avtale om bruksrett og vedlikehold. Alle rettigheter til dette materiell innehas av Visma Software AS. Enhver kopiering eller gjengivelse av materiell i denne boken, inkludert uten begrensninger, tekst, skjermbilde utseende, ikoner eller metoder, er forbudt. Som en del av den kontinuerlige utviklingen av systemet vil Visma Software AS kunne endre sammensetningen av pakkeløsninger, moduler og funksjoner. Visma Software AS fraskriver seg ethvert ansvar for eventuelle feil eller mangler i systemet, utover hva som uttrykkelig beskrives i den til enhver tid gjeldende Avtale om bruksrett og vedlikehold. Bruk av systemet på andre maskiner enn den systemet er lisensiert for, er ulovlig og medfører anmeldelse og krav om erstatning.
INNHOLD Innledning... 1 Nyheter... 2 Nøkkeltall...2 Huskelapp...2 Abonnement e-postvarsel...2 Abonnement e-postvarsel til flere mottakere...3 Rapporter...4 Timer til gode...4 Lønnslipp...4 Terminoppgave...4 Fraværsrapporter...6 Forbedringer... 7 SSB / AA-Opplysninger...7 Oppfølging legemeldt sykefravær...7 Fravær...7 Abonnement e-postvarsel oppfølging sykmeldte...7 Bankliste...7 Lønnsslipp...7 Fødselsdag- og jubileumsliste...7 FNO Bransjestandard elektronisk...7 Påleggstrekk...8 Visma HR & Travel...8 Grunndata og satser... 9 Lønnsår...9 Normrente...9
INNLEDNING Dette dokumentet beskriver endringene som er implementert i Visma Lønn versjon 7.70. Vi anbefaler at du tar deg tid til å lese igjennom alle punktene før du starter å bruke Visma Lønn versjon 7.70. Da er du sikker på at du ikke går glipp av rutiner/nyheter som er nyttige for deg og din bedrift. De største endringene er: Videreutvikling av Nøkkeltall som raskt gir deg veldig mye nyttig lønns- og personalinformasjon Design ditt eget favorittbilde med Nøkkeltall E-post varsling kan sendes vedr. en rekke nye aktuelle hendelser Huskelapper kan registreres Timer til gode kan overføres til neste år Generer lønnsslipper på ulike måter i en operasjon Terminoppgaven er tilrettelagt utenlandske arbeidstakere Ny fraværsrapport (din nye favoritt?) Merk: Du må lese "Tips til oppgradering" nøye før du oppgraderer til versjon 7.70, og følge det som står i det vedlagte heftet, "Installasjon" Merk: Du må minimum ha versjon 7.60 for å kunne oppgradere til versjon 7.70. På Visma Infoline kan du lese om lønnsfaglige og programrelaterte emner. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 1
NYHETER Nøkkeltall Nøkkeltall er utvidet med nye spennende elementer! Bl.a. en oversikt som viser fraværet i % siste 5 kvartaler, spesifisert på egenmelding, sykmelding, og fravær grunnet barns sykdom. Et annet element viser deg Personalopplysninger som % -fordeling menn/kvinner, og antall årsverk og gjennomsnittsalder i virksomheten (fast ansatte). Du kan designe ditt eget favorittbilde med nøkkeltall! Dette gjør at du kan få opp et skjermbilde som dette hver gang du starter Visma Lønn: Under Verktøy kan du definere ditt eget skjermbilde, under Grunndata / Firmaopplysninger / Oppsett / Infomeldinger angir du hvilket skjermbilde som skal vises når du logger deg på Visma Lønn. Huskelapp Selv om det er mulig å registrere lønn og andre ting som først skal gjelde en gang frem i tid, kan det være ønskelig å notere seg huskelapper relatert til ditt lønns- og personalarbeid. Dette kan du nå gjøre under Rutiner / Registrering /Huskelapper. Her kan du registrere generelle notater eller notater knyttet til en bestemt ansatt. Når du angir at huskelappen er utført, flyttes den til fanen Historikk huskelapper. Du kan også sende E-postvarsel på huskelapper du har lagt inn. Abonnement e-postvarsel Det er flere nyheter og forbedringer relatert til e-postvarsling Du kan nå sende e-postvarsel på Ansatt sertifikat /kompetanse utløper Ansatt sluttdato nærmer seg Ansatt blir pensjonist Ansatt ansiennitetsjubileum (1, 5 eller 10 år) 2 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
Huskelapp Huskelapp ansatt Du kan gjøre utvalg på ansattes avlønningsform når du sender e-postvarsel. F.eks. kun sende varsel vedr. fastlønnede og timelønnede, men ikke vedr. provisjonslønnede. Merk at det er 2 forskjellige hendelser å abonnere på avhengig om angitt huskelapp er registrert med henvisning til en ansatt eller ei (i praksis bør du med andre ord aktivere begge hendelsene hvis du ønsker å benytte deg av varslingen). Abonnement e-postvarsel til flere mottakere Du kan nå velge å sende samme e-postvarsel til flere mottakere. F.eks. både til avdelingsleder og personalavdelingen (angitt som spesifisert mottaker). Ønsker du det, oppretter du en hendelse pr mottaker. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 3
Rapporter Timer til gode Det er lagt inn en ny rutine / rapport for å overføre timer til gode (innarbeidede - avspaserte timer) fra et lønnsår til neste lønnsår. Rapporten finner du under Årsrapporter i utskriftssentralen. Rutinen finner antall innarbeidede timer avspaserte timer forrige år, og legger timer til gode inn på ønsket lønnskjøring (januar år etter). Lønnslipp Du kan gjøre utvalg på ansattes Ansettelsesforhold når du skriver ut lønnslipper. Tanken bak det er å kunne publisere lønnsslipper til fast ansatte i Visma HR & Travel (tidligere kalt Visma Ansattportal), mens lønnsslipper for vikarer og andre distribueres på e-post / papir. NB! Ved utskrift av lønnsslipper har det nederste valget i feltet Utsendelsesmetode endret navn og funksjonen er forbedret. Ledeteksten Klargjør for publisering til Visma Ansattportal er nå endret til Klargjør for HR & Travel / send på e-post, skriv ut resten. Dette valget er tenkt å gjøre akkurat hva du ønsker i en operasjon! Valget gjør følgende Klargjør lønnsslipper for publisering vedr. ansatte som er angitt å benytte Visma HR & Travel Sender lønnsslipp på e-post vedr. ansatte som er angitt med publiser lønnsslipp elektronisk (men som ikke benytter Visma HR & Travel) Skriver ut lønnsslipper på skjerm/papir vedr. ansatte som ikke ønsker elektroniske lønnsslipper Terminoppgave Visma Lønn har nå tilrettelagt for utenlandske arbeidstakere med særskilt prosent (7 %) på terminoppgaven. Følgende felt må være utfylt: Ansatte som faller inn under aktuelle regler må markeres. Dette gjør du i nytt felt under Forskuddstrekk / Feriepengeopplysninger. 4 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Satser og grenser, feltet Utenlandske arbeidstakere særskilt AGA fylles ut med rett prosent (p.t 7%). Om det registreres sykepenger refundert av NAV på en UTL1 ansatt, må dette registreres på en egen lønnsart. Hvilken lønnsart du benytter til formålet, må angis under Grunndata / Firmaopplysninger / Lønnsår / Lønnsart. Mange kunder har lønnsart for refusjon sykepenger som lønnsart 99, og lønnsart 98 ledig. Vi anbefaler i så fall at lønnsart 99 kopieres til lønnsart 98, og at du angir lønnsart 98 i feltet Refusjon NAV sykepenger UTL1. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 5
Fraværsrapporter Hastighet på rapporten SSB egenmeldt fravær er forbedret. Det er lagt inn to nye fraværsrapporter (lagd i Visma Rapportering). Fraværsstatistikk NAV (Visma Rapportering) Fravær i prosent Fraværsstatistikk NAV (Visma Rapportering) er en raskere rapport enn den gamle (som vi likevel har beholdt), i tillegg har den en annen layout. Rapporten Fravær i prosent vil raskt og tydelig vise deg fraværsprosenten Pr avdeling (og totalt for hele virksomheten), spesifisert innenfor o Egenmelding o Sykmelding o Barns sykdom Du kan også få splittet fraværet i korttidsfravær og langtidsfravær. Hvor grensen for antall dager går, angir du i utskriftsdialogen. Ferie og andre fridager (permisjoner) vil ikke påvirke rapporten! Ferie vil redusere avtalte dagsverk men naturlig nok ikke fremkomme som fraværsdager. Vi har tro på at mange vil foretrekke Fravær i prosent som sin foretrukne fraværsrapport. Ved å klikke på (et av) avdelingens tall, vil du få opp hver enkelt ansatts data (drilldown). 6 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
FORBEDRINGER SSB / AA-Opplysninger NAV / AA-registeret har bedt oss fjerne muligheten til å taste inn Korreksjon i feltet Meldingstype under engasjementer da denne ikke skal benyttes. Oppfølging legemeldt sykefravær Rapporten skriver nå fraværsgraden i feltet Frav.grad pr. dato ut i fra hvilken dato som er valgt i utskriftsdialogen. Rapporten tar hensyn til egenmelding når denne er et knyttet tilfelle til en sykemelding. Fravær Feltet Gjenta fraværstilfelle under repeterende tilfeller i fraværsregistrering er nå tilgjengelig. Abonnement e-postvarsel oppfølging sykmeldte Varslingstype Oppfølging sykefravær hendelse 1-6 tar nå med varsler på sykefravær som starter med egenmelding når dette er knyttet tilfelle. Bankliste Har du flere lønnskontosett kan du nå ha forskjellige kontoer for lønn men samme konto for forskuddstrekk. Lønnsslipp Du får nå sendt lønnslipp på e-post til ansatte som har 9 siffer i ansattnummer. Fødselsdag- og jubileumsliste Avkrysningsfeltet "Kun runde årstall" i utskriftsdialogen er erstattet med feltet jubileumsår hvor du kan velge jubileumsår selv. På jubileumslisten er det lagt inn et avkrysningsfelt i utskriftsdialogen Benytt ansiennitetsdato. Krysser du i feltet beregner Visma Lønn ut i fra feltet ansiennitetsdato på de ansatte, om ikke benyttes ansattdato. FNO Bransjestandard elektronisk Antall timer en ansatt jobber pr år, skal oppgis eksklusiv ferie. Feltet vi legger ut i filen (timer-arsverkansatt) er derfor ansattes Ant.t.pr. mnd ganget med 11 (og ikke 12 som tidligere). VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 7
Påleggstrekk Påleggstrekk har endret navn til Utleggstrekk for skatt og avgift. Visma HR & Travel Visma Ansattportal har byttet navn til "Visma HR & Travel". 8 VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer
GRUNNDATA OG SATSER Lønnsår Grunnbeløp pr. 1.5.2012 blir satt til kr. 82.122,-. Normrente Normrentesats blir oppgradert, fastsatt til og med 3. termin 2012. VISMA Lønn - Nyheter og forbedringer 9
visma.no Visma Software AS Karenslyst allé 56 Pb. 733 Skøyen 0214 Oslo Norge Tlf: +47 46 40 40 00 Faks: +47 23 15 80 81 visma.no