HMS-håndbok. Sandefjord kirkelige fellesråd

DEN NORSKE KIRKE SANDEFJORD KIRKELIGE FELLESRÅD HMS-håndbok Sandefjord kirkelige fellesråd (oppdatert 14.3.2017) Basert på HMS-håndbok for Stokke kirkekontor fra 1.2.2014 S i d e 1 13

1 Innledning 1.1 Internkontrollsystem for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid 1.2 Formål 1.3 STRATEGI FOR HMS 1.3.1 Ansvar 1.3.2 Spesielle utfordringer 1.3.3 HMS-håndbok 1.3.4 Distribusjon av HMS-håndboken 1.3.5 HMS-kalender 1.3.6 Lover og forskrifter 2 Mål for helse, miljø og sikkerhet 3 Organisasjon 3.1 HMS-organisasjon 3.2 Lokaler 3.2.1 Kirkekontor/arbeidsplasser 3.2.2 Kirker 3.2.3 Kapeller 4 Helse 4.1 Førstehjelp 4.1.1 Førstehjelpsskap 4.1.2 Førstehjelpskurs 4.2 Sykefravær 5 Miljø 5.1 Verneområder og verneombud 5.2 Medarbeidersamtaler 5.3 Renhold og orden 5.5 Kildesortering og avfall 6 Sikkerhet 6.1 Brannvern 6.1.1 Generelt om brannvern 6.1.2 Branninstruks etc 6.1.3 Ved utleie og overnatting 6.1.4 Eiers representant i brannforebygging (brannvernleder) 7 Vernerunder 8 Avviksbehandling 9 Revisjon/ årlig gjennomgang av HMS-systemet 10 Rutiner S i d e 2 13

1 Innledning 1.1 Internkontrollsystem for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid Internkontroll er alle systematiske tiltak som iverksettes for å sikre at virksomheten planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kirkevergen(daglig leder) har på vegne av Sandefjord kirkelige fellesråd ansvar for å implementere og vedlikeholde et internkontrollsystem for helse-, miljø- og sikkerhet (HMS). Arbeidet skjer i nært samarbeid med de ansatte. Arbeidet med HMS er en kontinuerlig aktivitet. 1.2 Formål HMS-arbeidet har som formål å skape trygghet og trivsel for ansatte. Arbeidet skal kunne utføres på en god og forsvarlig måte. I dette inngår å fremme et sikkert og godt arbeidsmiljø for ånd, sjel og kropp, samt vern av det ytre miljø mot forurensing. 1.3 STRATEGI FOR HMS 1.3.1 Ansvar For at tiltak skal bli fulgt opp i praksis, er det viktig at ansvaret synliggjøres i konkrete handlingsplaner. De ansatte må vise ansvar for egen og andres sikkerhet og arbeide aktivt for å redusere faren for uheldige miljøpåvirkninger. Den enkelte ansatte må bruke sin erfaring og kunnskap i det utredende, forebyggende og problemløsende arbeidet innenfor HMS. Dette forutsetter en aktiv deltagelse i internkontrollarbeidet. Arbeidstakerne har plikt og rett til å medvirke når det gjelder HMS. Fellesrådet v/kirkevergen har hovedansvaret for at HMS-systemet fungerer. De viktigste oppgavene er: Ansvar for at HMS-håndbok foreligger i oppdatert versjon. Ansvar for at det systematiske HMS-arbeidet blir gjennomført. Ta opp saker vedrørende HMS. Legge frem årlig HMS-rapport i fellesrådet. Følge opp eventuelle avvik. Holde fellesrådet orientert om eventuelle avvik som vil ha betydelige konsekvenser å få rettet opp. Prosten er arbeidsgiverrepresentant og leder for prestene. Prosten har hovedansvaret for prestenes arbeidsmiljø. S i d e 3 13

Prost og kirkeverge har i fellesskap ansvar for at HMS-systemet fungerer innen fellesrådsområdet/prostiet. Stabsledere og styrer i barnehage har ansvar for å følge opp at hensynet til helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt på en forsvarlig måte i sitt område. Arbeidsmiljøutvalget skal virke for gjennomføring av et fullt forsvarlig arbeidsmiljø i virksomheten. Utvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Utvalget består av tre medlemmer fra arbeidsgiver og tre fra de ansatte. Hovedverneombud er en av de tre ansattvalgte. Prost og prestenes verneombud har møte og talerett i utvalget. 1.3.2 Spesielle utfordringer Brannsikkerhet. Egen perm for dette. Frivillige medarbeidere har behov for relevant informasjon og kjennskap til aktuelle rutiner. 1.3.3 HMS-håndbok HMS-håndboken skal være til hjelp for å gjøre Sandefjord kirkelige fellesråd til en trygg arbeidsplass. HMS-håndboken skal være en hjelp i det daglige HMS-arbeidet. Det er derfor viktig at den gjøres kjent for alle og inngår som en del av nyansattopplæringen. Daglig leder/kirkeverge har hovedansvaret for oppdatering og distribusjon av HMShåndboken. HMS-håndboken skal bidra til at målene oppnås ved å: Klargjøre ansvarsfordelingen. Legge til rette for at avvik og forslag om forebyggende tiltak til blir behandlet på en seriøs måte. Inneholde enkle rapporteringsprosedyrer. Inneholde enkle HMS-rutiner. 1.3.4 Distribusjon av HMS-håndboken Oppdatert HMS-håndbok med bilag er tilgjengelig på Fellesområdet under «254 Arbeidsmiljø og internkontroll». Utskrift av HMS-håndboken er tilgjengelig på hvert kirkekontor. Er det forskjell på den trykte utgaven og utgaven på Fellesområdet, vil utgaven på Fellesområdet være den som gjelder. 1.3.5 HMS-kalender 1.KVARTAL Årsrapport HMS til AMU, Administrasjonsutvalget og fellesrådet Gruppesamtale om forebygging av seksuelle krenkelser og overgrep Gruppesamtale om forebygging av psykiske slitasjeskader og utbrenthet S i d e 4 13

2. KVARTAL Vernerunder Oppdatere kartlegging og risikovurderinger Årlig gjennomgang av HMS-systemet 3. KVARTAL Medarbeidersamtale Gruppesamtale (Kartlegging av det mellommenneskelige arbeidsmiljø) 4. KVARTAL Befaring kirkene sammen med kommunen. Hovedverneombudet deltar. Gjennomgang av brannvernrutiner/rømningsøvelse 1.hjelpskurs (ikke årlig) 1.3.6 Lover og forskrifter En rekke bestemmelser og råd er gitt for å sikre høy kvalitet på det fysiske og psykiske arbeidsmiljøet, sikre arbeidstakerne mot ulykker og skader, verne utstyr og lokaler mot skader og brann, samt å verne det ytre miljø mot forurensning. Bestemmelsene er gitt i eller i medhold av lov eller forskrift, eksterne krav, eller som instrukser eller prosedyrer gjeldende for virksomheten. Internkontrollforskriften finnes her: http://www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf- 19961206-1127.html Om nye forskrifter hvordan finne fram? Det finner vi her: http://www.arbeidstilsynet.no/binfil/download2.php?tid=233517 Mye generell hjelp finner vi på Regelhjelp.no: http://www.regelhjelp.no/ For Sandefjord kirkelige fellesråd finner vi enda mer her: http://www.regelhjelp.no/no/finn- HMS-krav-til-din-bransje/Interesseorganisasjoner/ Se ALLE lenker til regelverk for arbeidsmiljø for bransjen: http://www.regelhjelp.no/no/lenker-regelverk/?bransjeid=7984&kategoriid=-1 2 Mål for helse, miljø og sikkerhet Mål: Ingen skader på ansatte eller frivillige. Risiko for arbeidsrelatert sykdom skal være svært lav. Høy avgangsalder til pensjon. S i d e 5 13

Mål for det interne arbeidsmiljøet ved kirkekontoret: Vi er fleksible og vil hverandre vel Vi er løsningsorientert Vi har en hyggelig og imøtekommende tone på jobben Vi er kompetente og jobber for å videreutvikle oss Vi har utstyr og rutiner som fungerer etter hensikten 3 Organisasjon 3.1 HMS-organisasjon HMS-relevante kontakter: Daglig leder/kirkeverge: Terje Grevle Prost: Øyvind Nordin Stabsleder Andebu kirkekontor: Jan-Agnar Stålerød Stabsleder Bugården: Linn S. Hummelvoll Stabsleder Sandar: Michael Onsrud Stabsleder Sandefjord: Therese Bustadmo Stabsleder Stokke kirkekontor: Grete Granerød Stabsleder Vesterøy: John-Peder Grimsmo Styrer Vesterøy barnehagen: Kate I Halmrast Koordinerende sogneprest Stokke, Arnadal, Skjee: Frode Askekjær Hovedverneombud: Karstein Nylund Verneombud Stokke kirkekontor: Ellen Christine Stampe Verneombud Vesterøy barnehage: Lone Skalberg Verneombud: Lillian Dittmann (prestene) Brannvernledere, se avsnitt 6.1.4. 3.2 Lokaler 3.2.1 Kirkekontor/arbeidsplasser Andebu kirkekontor Bugården arbeidskirke Stokke kirkekontor Sandefjord kirkekontor (Sandar menighetshus) Vesterøy arbeidskirke Vesterøy menighetsbarnehage 3.2.2 Kirkene Andebu Arnadal S i d e 6 13

Bugården Høyjord stavkirke Kodal Sandar Sandefjord Stokke Skjee Vesterøy Melsomvik 3.2.3 Kapeller Ekeberg Orelund Sandefjord Stokke 4 Helse Sandefjord kirkelige fellesråd er som bransje ikke omfattet av forskrift om plikt til å være tilknyttet godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), men det er Vesterøy menighetsbarnehage. Bedriftshelsetjenestens arbeid er derfor knyttet til barnehagens aktivitet. Det er viktig å ha et våkent øye for de belastninger som ligger i de ulike stillinger med tanke på forebyggende tiltak. 4.1 Førstehjelp 4.1.1 Førstehjelpsskap Kirkekontorene har førstehjelpsskrin. Kirketjenerne har ansvar for å holde førstehjelpsutstyret i orden. 4.1.2 Førstehjelpskurs Det arrangeres førstehjelpskurs for ansatte og frivillige medarbeidere ved behov. Det er ønskelig at alle gjennomfører et slikt kurs. 4.2 Sykefravær Sandefjord kirkelige fellesråd er en IA-bedrift, hvilket innebærer at bedriften følger de retningslinjer som er nedfelt i avtalen. Blant annet at ansatte har rett til 24 dager med egenmelding, begrenset til 8 dager pr sykefraværstilfelle. Se generell rutine for oppfølging av sykefravær https://www.nav.no/arbeid/oppf%c3%b8lging+av+sykmeldte/sykmeldt+- +hva+n%c3%a5%3f.348331.cms S i d e 7 13

Ved sykdom skal ansatt levere egenmelding. Bruk skjema (skjema egenmelding). Arbeidsgiver skal også føre statistikk over sykefravær. Jf. AML 5-1. Hvis ansatt blir skadet under arbeidet, skal arbeidsgiver registrere dette i eget skjema som skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet. Bruk: Skjema for melding av avvik, ulykker og nestenulykker. Rutine for sykefravær i Sandefjord kirkelige fellesråd: I rutinebeskrivelsen nedenfor defineres «nærmeste leder» som: Styrer i barnehage, stabsleder for kirkelig ansatte, prost for sogneprester, kirkeverge for FR-stab. Den ansatte fyller ut egenmeldingsskjema på første dag etter fraværet. FR-ansatte sender den til HR-personal og prester sender den til prosten. 1. dag Den ansatt ringer til nærmeste leder og gir beskjed, også om mulig prognose for fraværet. Nærmeste leder gir beskjed til HR-personal hvis det gjelder kirketjener, organist eller kantor og til prost hvis det gjelder prest. 4. dag Nærmeste leder tar kontakt med den sykmeldte. Stikkord: Antydning om sykefraværets lengde. Vurderes fraværet til å være arbeidsrelatert? Arbeidstaker har plikt til å fortelle om årsaken til fraværet er arbeidsrelatert. Vurdering av funksjonsevne (Hvilke arbeidsoppgaver kan du gjøre? Kan du ev. gjøre andre arbeidsoppgaver? Kan noe tilrettelegges for at du kan komme i jobb?) 8. dag Ansatte kontakter nærmeste leder. Ved fravær utover 8 dager leveres sykmelding. 3. uke Nærmeste leder kontakter sykmeldte for samtale og for å lage oppfølgingsplan, dersom sykdomstilstanden tilsier det. Oppfølgingsplan skal utarbeides for alle sykmeldte, men det kan være unødvendig når arbeidstaker er delvis sykemeldt. HR-personal bistår med utarbeiding av oppfølgingsplan. 4. uke Oppfølgingsplan oversendes sykmelder innen 4 uker av HR-Personal. Oppfølgingsplanen kan inneholde avtale om hvordan kontakten skal opprettholdes i denne perioden. Målsetting: Tiltak/tilrettelegging for tilbakeføring til jobb så tidlig som mulig. Oppmerksomhet sendes ved lengre sykefravær.. 7. uke Dialogmøte I avholdes innen 7 uker. Dette møtet gjelder i utgangspunktet for de som er 100 % sykemeldte. For delvis sykmeldte kun når arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykemelder anser dette som hensiktsmessig. S i d e 8 13

HR-personal innkaller den ansatte, nærmeste leder og eventuelt kirkevergen eller prosten. Legen eller annen behandler kan delta dersom den ansatte ønsker det. Møtet skal handle om innholdet i oppfølgingsplanen og avklare om det er aktuelt med tiltak på arbeidsplassen. I barnehagen kan bedriftshelsetjenesten trekkes inn ved behov. Om arbeidstaker ønsker, kan tillitsvalgt og verneombud delta på dialogmøtene. 10. uke Det er ønskelig med månedlig kontakt mellom nærmeste leder og den sykmeldte. Nærmeste leder inviterer den sykmeldte til personalmøter og sosiale sammenkomster. Vurder revidering av oppfølgingsplan. Husk å sende viktig informasjon til den sykmeldte. Før 26.uke Før 9 mnd. Dialogmøte II i regi av NAV kan avholdes tidligere dersom en av aktørene krever det. Temaet er oppfølgingsplanen og tiltak og muligheter for løsninger på arbeidsplassen, f eks hva kan bedriften gjøre og hvilke virkemidler kan NAV bidra med. NAV, arbeidsgiver, arbeidstaker eller sykmelder kan ved behov avholde et dialogmøte III. 5 Miljø 5.1 Verneområder og verneombud Verneombudet er arbeidstakernes representant i HMS-spørsmål og skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudets ansvar og myndighet er beskrevet i Arbeidsmiljølovens kap. 6 (https://lovdata.no/dokument/nl/lov/2005-06-17-62/kapittel_6#kapittel_6 ) med utfyllende beskrivelser i forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2011-12-06-1355 ). Verneområde Stokke kirkekontor som geografisk område Vesterøy barnehage Resterende del av fellesrådsområdet Verneombud Ellen Christine Stampe Lone Skalberg Karstein Nylund (hovedverneombud) 5.2 Medarbeidersamtaler Medarbeidersamtaler foregår årlig, normalt i 3. kvartal for fellesrådsansatte. S i d e 9 13

Styrer i Vesterøy barnehage gjennomfører medarbeidersamtaler med ansatte i barnehagen. Daglig leder/kirkeverge eller stabsleder holder årlig medarbeidersamtaler med fellesrådsansatte, 3. kvartal. Prosten gjennomfører medarbeidersamtale med prestene hver for seg én gang hvert år. Som utgangspunkt for samtalen for fellesrådsansatte brukes (orientering og mal for medarbeidersamtale): Kirkeda: P:\C_Personal\Medarbeidersamtale 5.3 Renhold og orden Ansvarlig for orden og renhold på fellesarealer avtales på hvert kirkekontor. Hvem som har ansvar og hva dette innebærer fremgår av oppslag. Den enkelte ansatte har ansvar for orden på egen arbeidsplass. 5.5 Kildesortering og avfall Kirkekontoret skal ha gode rutiner for kildesortering internt og bidra til at ordning etableres og fungere i lokalet for øvrig. Kildesortering for papir, plast, husholdningsavfall følger de rutiner som gjelder ved hvert kirkekontor/kirke. 6 Sikkerhet 6.1 Brannvern 6.1.1 Generelt om brannvern Alle ansatte må gjøre seg kjent med følgende på arbeidsplassen, gjelder følgelig både på kontoret og i kirkene: Rømningsveier, plassering av manuelle meldere, plassering av manuelt slokningsutstyr, bruk og bruksområde for manuelt slokningsutstyr, oppmøtested ved evakuering. (Frivillige medarbeidere i kirkene må få tilsvarende gjennomgang og særlig kjennskap til rutine for evakuering, lenke?) Brannforebyggende tiltak er: God orden Elektrisk utstyr må anvendes i samsvar med bruksanvisning og slås av/frakobles etter bruk. Rømningsveier må ikke blokkeres. Slokningsutstyr og manuelle meldere må ikke blokkeres. 6.1.2 Branninstruks etc. Branninstruks er hengt opp på strategiske plasser i bygget og i kirkene (Rutine i brannvernpermen) S i d e 10 13

Brannvernleder er ansvarlig for brannvernpermen, opplæring, gjennomføring av brannøvelser og kontroll. 6.1.3 Ved utleie og overnatting Ved utleie og overnatting må brannvesenet varsles, og ansvarlig må sørge for brannvakt. 6.1.4 Eiers representant i brannforebygging (brannvernleder) Eiers representant i brannforebygging erstatter begrepet «brannvernleder». Følgende roller er definert som eiersrepresentant i Sandefjord kirkelige fellesråd: Rolle Kirketjener Bugården menighet Kirketjener Sandar menighet Kirketjener Sandefjord menighet Kirketjener Vesterøy menighet Kirketjener Skjee og Arnadal Kirketjener Stokke Eiendomssjef Bygg Bugården kirke, Ekeberg kapell Sandar kirke, Orelund kapell Sandefjord kirke, Sandefjord kapell Vesterøy kirke Skjee kirke, Arnadal kirke Stokke kirke, Stokke kapell Andebu kirke, Høyjord stavkirke, Kodal kirke. Eierrepresentant(brannvernleder) har følgende oppgaver knyttet til brannforebyggende aktivitet: Holde seg informert om gjeldende lover og forskrifter om brannvern. Holde seg informert om brannvesenets innsatsmulighet. Holde seg informert om varslingsprosedyrer, pliktfordeling og ledelse i brannsituasjoner. Gjøre seg grundig kjent med bygningens branntekniske forhold, som for eksempel o Seksjonering og branncelleoppdeling o Brannklassifiserte dører o Hvilke rom som er klassifisert som rømningsveier o Hvordan bygningens eventuelle tekniske brannverninnretninger virker, som for eksempel brannvarslingsanlegg, sprinkleranlegg ol o Hvordan ventilasjonsanlegget virker i en brannsituasjon Sørge for at brannforebyggende tiltak blir gjennomført. Jf egen brannvernbok pr bygg. S i d e 11 13

Sørge for opplæring av nyansatte og vikarer og for at opplæring blir dokumentert. Sørge for gjennomføring og dokumentasjon av rutinemessige kontroller. Feil og mangler utbedres straks. Større endringsbehov meldes til kirkeverge og eventuelt kommunens bygg og vedlikeholdsavdeling. Sørge for at branndokumentasjon er oppdatert. Jevnlig gjennomgang av brannforebyggende tiltak med stab knyttet til bygget. Være kirkelig fellesråds representant overfor brannvesen og andre offentlige myndigheter når det gjelder brannvern. Ved forhold som vesentlig reduserer brannsikkerheten, straks gjennomføre ekstraordinære tiltak inntil risikoen er normalisert. 7 Vernerunder Det gjennomføres årlige vernerunder i hvert verneområde. Det utarbeides handlingsplaner i etterkant av vernerundene. Handlingsplan for vernerunde: P:\C_Personal\Arbeidsmiljø\Mal vernerunde Handlingsplaner oppbevares på Fellesområdet under «254 Arbeidsmiljø og internkontroll Internkontroll/ utfylt dokumentasjon». Brannvern i egen perm. 8 Avviksbehandling Med avvik menes uønsket forhold og/eller brudd på lov eller forskrift. Alle ansatte har plikt til å melde fra om avvik. Det som ikke kan rettes opp omgående, skal meldes til daglig leder/kirkeverge, som skal sørge for at feil og uønsket forhold blir utbedret. (Skjema for melding om avvik/uønska hendelse, lenke?) 9 Revisjon / Årlig gjennomgang av HMS-systemet HMS-håndboken skal være et levende system for å ivareta et godt og trygt arbeidsmiljø. Det skal derfor gjennomføres årlig gjennomgang av systemet for å sikre at det fungerer som forutsatt. Kirkeverge, prost og verneombud besørger årlig gjennomgang. Viktige sjekkpunkter er: Tilgang til (linker til) alle relevante lover og forskrifter Mål for HMS er tilfredsstillende Beskrivelsen av organisasjon og ansvarsfordeling er korrekt Kartleggingsrutiner og skjemaer er tilfredsstillende Skjema for risikovurderinger er tilfredsstillende Skjema for HMS Handlingsplan er tilfredsstillende HMS-rutinene (sykefravær, vold og trusler m.m.) er tilfredsstillende Skjema for årlig gjennomgang av HMS-systemet er tilfredsstillende HMS-systemet fungerer godt og tiltak gjennomføres som planlagt S i d e 12 13

. 10 Rutiner For å få et best mulig arbeidsmiljø og trygghet på arbeidsplassen, er det nødvendig med enkelte rutiner. Rutinene skal hjelpe oss til å jobbe systematisk med HMS, minske faren for misforståelser samt sikre at alt som skal bli gjort, blir gjort. Alle rutiner er samlet etter skilleark bakerst i HMS-håndboken. (Brannsikkerhet ivaretas i egen perm). S i d e 13 13