Møteprotokoll Utvalg: Administrasjonsutvalget Tidspunkt: 02.05.2017, kl 09:00 Sted: Næringsbygget 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Eirik Berger Nestleder V Kristin Furu Grøtting Medlem V Helga Bårdsdatter Kristiansen Medlem MDG Kjetil Figenschou Medlem H Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Arild Olsen Leder AP Følgende varamedlemmer møtte: Terje Aunevik Andre frammøtte: Peder Ringheim Møtte for: Arild Olsen Ungdomsrepresentant Merknad: Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Eirik Berger Møteleder. Joakim Damkås Møtesekretær
Saksliste Utv.saksnr. PS 17/18 Tittel Godkjenning av protokoll fra møte i administrasjonsutvalget 19.4.2017 PS 17/19 Planarbeid og ressurser på Plan- og utviklingsenheten 2017-2018 PS 17/20 Søknad om tilskudd til innskudd i Charterfond Nord-Norge 2017 - Visit Svalbard PS 17/21 Overføring budsjettmidler 2016 til 2017 PS 17/22 Søknad om statstilskudd 2018 med anslag på bevilgning 2019 2022 PS 17/23 PS 17/24 Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Visit Svalbard AS - Orienteringer ved nestleder og administrasjonssjef - Det kommer 11 jurister opp for å ha arbeidsmøte med LL i forbindelse med gjennomgang av miljølovgivning på Svalbard. - Administrasjonen har vært i møte med Studentsamskipnaden ift. boliger i Nybyen. Studentsamskipnaden ønsker ikke å være i Nybyen, men vil se på muligheter for å bygge andre steder og vil starte arbeidet med å utarbeide delplan for dette. - Det har kommet mange oppsigelser i administrasjonen. Administrasjonssjefen vil se nærmere på mulige årsaker til dette. Oppsigelsene gir en betydelig rekrutteringsutfordring. - Strategikonferansen i juni, program utformes nå ihht. føringer gitt av administrasjonsutvalget.
PS 17/18 Godkjenning av protokoll fra møte i administrasjonsutvalget 19.4.2017 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget 19.4.2017 ble enstemmig godkjent Administrasjonsutvalgets vedtak 02.05.2017 Protokoll fra møte i administrasjonsutvalget 19.4.2017 godkjennes. PS 17/19 Planarbeid og ressurser på Plan- og utviklingsenheten 2017-2018 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt 1. Revisjon av lokalsamfunnsplanen (vedtatt 2013) startes opp i 2017. Revidert plan bør konkretisere Longyearbyen lokalstyres hovedfokus i kommende planperiode, og av dette avlede hvilke planer som må rulleres eller realiseres. Lokalsamfunnsplanen vil fungere som en planstrategi. 2. Det opprettes to nye faste planleggerstillinger ved plan- og utviklingsenheten. 3. Kostnader med stillingene i 2017, ca kr 800.000, finansieres ved bruk av tilskudd mottatt i Svalbardbudsjettet 2017: Omstillingsmidler til Longyearbyen». 4. Resterende andel av mottatt tilskudd 2017 til Omstillingsmidler til Longyearbyen, 1,2 mill kr., avsettes til fond i 2017 og budsjetteres brukt i 2018 til finansiering av kostnader ved plan- og utviklingsenheten. 5. Budsjettet for 2017 korrigeres tilsvarende. 1. Revisjon av lokalsamfunnsplanen (vedtatt 2013) startes opp i 2017. Revidert plan bør konkretisere Longyearbyen lokalstyres hovedfokus i kommende planperiode, og av dette avlede hvilke planer som må rulleres eller realiseres. Lokalsamfunnsplanen vil fungere som en planstrategi. 2. Det opprettes to nye faste planleggerstillinger ved plan- og utviklingsenheten. 3. Kostnader med stillingene i 2017, ca kr 800.000, finansieres ved bruk av tilskudd mottatt i Svalbardbudsjettet 2017: Omstillingsmidler til Longyearbyen». 4. Resterende andel av mottatt tilskudd 2017 til Omstillingsmidler til Longyearbyen, 1,2 mill kr., avsettes til fond i 2017 og budsjetteres brukt i 2018 til finansiering av kostnader ved plan- og utviklingsenheten. 5. Budsjettet for 2017 korrigeres tilsvarende.
PS 17/20 Søknad om tilskudd til innskudd i Charterfond Nord- Norge 2017 - Visit Svalbard Eirik Berger (V) fremmet følgende alternative forslag til innstilling: AU drøftet saken grundig og anser saken som prinsipielt viktig. AU ønsker derfor at saken underlegges en bredere debatt i lokalstyret, og at Visit Svalbard inviteres (29. mai) til å holde et innlegg for lokalstyret. Bergers forslag ble vedtatt mot to (H, MDG) stemmer. AU drøftet saken grundig og anser saken som prinsipielt viktig. AU ønsker derfor at saken underlegges en bredere debatt i lokalstyret, og at Visit Svalbard inviteres (29. mai) til å holde et innlegg for lokalstyret. Alternativ 1: Visit Svalbard AS innvilges ikke tilskudd fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd i Charterfond Nord- Norge. Da fondets midler skal være virkemiddel for økt flykapasitet til primært i perioden oktober januar for å oppnå bedre belegg og salg denne perioden vil Longyearbyen lokalstyre oppfordre bransjen til å prøve å nå de ønskede resultater via egne salgs- og markedsaktiviteter. Alternativ 2: Visit Svalbard AS innvilges tilskudd inntil kr 400.000,- fra Longyearbyen lokalstyre til innskudd (risikokapital) i Charterfond Nord-Norge. Tilskuddet gis med den forutsetning at prosjektet fullfinansieres via tilskudd også fra Innovasjon Norge og bransjen selv med tilsvarende beløp (inntil kr 400.000,-) fra hver av disse. Beløpet finansieres ved bruk av disposisjonsfond. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. PS 17/21 Overføring budsjettmidler 2016 til 2017 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer.
Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kroner 3.150.000 i lån til finansiering av budsjettendringene. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. Lokalstyret vedtar foreslåtte budsjettendringer. Lokalstyret vedtar å ta opp inntil kroner 3.150.000 i lån til finansiering av budsjettendringene. Lånet avdras over 20 år. Budsjett 2017 korrigeres tilsvarende. PS 17/22 Søknad om statstilskudd 2018 med anslag på bevilgning 2019-2022 Det ble fremmet følgende forslag til vedtak fra Eirik Berger (V): Administrasjonssjefen får i oppdrag å utforme brev om søknad om statstilskudd basert på innspill i AU 2. mai 2017. Forslaget ble enstemmig vedtatt og administrasjonssjefens anbefaling falt dermed. Administrasjonsutvalgets vedtak 02.05.2017 Administrasjonssjefen får i oppdrag å utforme brev om søknad om statstilskudd basert på innspill i AU 2. mai 2017. Vedlagte søknad om statstilskudd 2018 med anslag på bevilgninger for 2019 2022 oversendes Justis- og beredskapsdepartementet. PS 17/23 Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 vedtas.
Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for Longyearbyen og Longyearbyen lokalstyre 2017 vedtas. PS 17/24 Søknad om støtte fra Næringsfondet - Visit Svalbard AS Administrasjonssjefens anbefaling ble enstemmig vedtatt. Administrasjonsutvalgets vedtak 02.05.2017 Visit Svalbard AS innvilges tilskudd kr 20.000,- fra næringsfondet til utarbeidelse av forslag til innhold i planprogram. Utbetaling skjer etterskuddsvis etter at tiltaket er gjennomført og dokumentert. Visit Svalbard AS innvilges tilskudd kr 20.000,- fra næringsfondet til utarbeidelse av forslag til innhold i planprogram. Utbetaling skjer etterskuddsvis etter at tiltaket er gjennomført og dokumentert.