KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND Kristiansund, 18.oktober 2006 Til medlemmene i kontrollutvalget INNKALLING TIL MØTE MØTE NR.: 12/06 TID: 26.10.2006 kl. 10:00 STED: Formannskapssalen, Rådhuset SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL PS 79/06 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 28. SEPTEMBER 2006 PS 80/06 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 81/06 KONTROLLUTVALGET. BUDSJETT FOR 2007 PS 82/06 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2007 PS 83/06 (Unnt off) PS 84/06 PS 85/06 RESKONTROFØRING ETC IFM BOKFØRING AV PROSJEKTREGNSKAPENE FOR ATLANTERHAVSBADET OG ATLANTEN UNGDOMS- OG KULTURSKOLE GJENNOMGANG AV MØTEBØKER OPPFØLGINGSLISTE PS 86/06 EVENTUELT Eventuelle forfall meldes på tlf. 71 57 40 75, evt. mob 40 82 72 65. E-post: kjell-tore.wirum@kristiansund.kommune.no Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Kopi: Ordfører Rådmann Økonomisjef Distriktsrevisjon Nordmøre IKS Georg N Lie (s) leder sekretær
PS 79/06 26.10.06 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28. SEPTEMBER 2006 Sekretærens innstilling Protokollen fra møtet 28.september 2006 godkjennes. Protokollen fra møtet 28.september er tidligere utsendt. Protokollen er endret i henhold til de merknader som er fremkommet. Sekretær
PS 80/06 26.10.06 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretærens innstilling Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 07/06 Delegasjonsreglement for Kristiansund kommune endring av pkt 4.6, brev datert 15.09.06 RS 08/06 Innstillingsrett i forvaltningsrevisjonssaker, saksprotokoll fra Bystyret, datert 27.09.06 sak OS 06/1 Orienteringssaker: OS 13/06 Murud selger luksusvillaen, artikkel hentet fra Dagbladet, datert 05.10.06 OS 14/06 Rydd opp i dobbeltroller, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 10.10.06 OS 15/06 Eiendomssjefen i Akershus permittert, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 10.10.06 OS 16/06 Tilbyr ordfører vederlag for å gå av, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 09.10.06 OS 17/06 Ansettelsesstopp i Skaun, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 09.10.06 OS 18/06 Gransker byggesaker, artikkel hentet fra Bladet Tromsø, datert 12.10.06 Mistenker korrupsjon i Tromsø, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 16.10.06 Tromsø vurderer fortsatt anmeldelse, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 17.10.06 OS 19/06 Busselskap anmeldt for grovt bedrageri, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 12.10.06 OS 20/06 Varaordfører frikjent, artikkel hentet fra Kommunal Rapport, datert 17.10.06 OS 21/06 Pris før: 91 mill. Pris nå: 256,8 mill artikkel hentet fra www.finnmarkdagblad.no, datert 13.10.06 OS 22/06 La fram nye sjokktall for trappa, artikkel hentete fra www.pd.no, datert 12.10.06 OS 23/06 Under lupen, artikkel hentet fra www.ringblad.no, datert 11.10.06 OS 24/06 Må dele rom med demente, artikkel hentet fra Sandefjords Blad, datert 12.10.06 OS 25/06 Prøvde å snike i barnehagekø, artikkel hentet fra NRK Østlandssendingen, datert 12.10.06 OS 26/06 Unnskyld! Sa ordføreren, og stemte for refs av seg selv artikkel hentet fra Østlandets Blad, datert 10.10.06 OS 27/06 Økonomiplanen må endres, leder hentet fra Avisen Agder, datert 09.10.06
PS 81/06 26.10.06 KONTROLLUTVALGET. BUDSJETT FOR 2007 Sekretærens innstilling vil overfor Kristiansund Bystyre foreslå at det for 2007 bevilges kr. 60.000 til kontrollutvalgets drift (eksklusiv møtegodtgjørelse) behandlet i møte 29.09.05 sak 54/05 Budsjett 2006 for kontrollutvalget, kontrollutvalgets administrasjon og kjøp av revisjonstjenester. HJEMMEL I forbindelse med den årlige budsjettbehandling, skal kontrollutvalget utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Det følger av kontrollutvalgsforskriften 18. KONTROLLUTVALGETS DRIFT Kostnader vedr. kontrollutvalgets drift omfatter møtegodtgjørelse, reise- og diettgodtgjørelse, evt. telefongodtgjørelse. Videre møterelaterte utgifter (lokalleie, servering). Det kan også omfatte behov for faglitteratur, abonnement og kontingenter, og evt. møte/konferanseavgifter. Lønn m.v. til folkevalgte antas blir budsjettert på en felles post i kommunen. bør vurdere om de øvrige kostnader som kontrollutvalget kan påregne bør fremkomme på en egen budsjettramme, og beregne et beløp til dette. For 2006 er denne rammen satt til kr. 60.000,- KJØP AV ADMINISTRASJONS- OG SEKRETARIATSTJENESTER Da Kontrollutvalgssekretariatet er organisert etter vertskommunemodellen, ser en det som naturlig at kostnader i forbindelse med sekretariatet blir fremmet til politisk behandling av kontrollutvalget i Kristiansund kommune. For 2006 var det budsjettert med kr. 900.000,- for den samlede drift av Kontrollutvalgssekretariatet. Våren 2006 ble det søkt om en tilleggsbevilgning på kr. 85.000,- slik at den samlede ramme for Kontrollutvalgssekretariatet i 2006 ville utgjøre kr. 985.000,- Kontrollutvalgssekretariatets budsjett vil bli fremmet av kontrollutvalget i Kristiansund kommune på bakgrunn av forutgående behandling og innstilling i Samarbeidsforumet.
KJØP AV REVISJONSTJENESTER I revisjonsselskap organisert som IKS er det representantskapet som vedtar budsjettet, jfr. lov 29.januar 1999 nr 6 om interkommunale selskaper 18. En finner det derfor naturlig at kontrollutvalget ikke foretar eget budsjettfremlegg vedrørende kjøp av revisjonstjenester. AVSLUTNING bør vurdere om det for budsjettåret 2007 skal videreføre praksisen fra 2005 og avsette en egen post i budsjettet til kontrollutvalgets drift (utenom møtegodtgjørelse). Formannskapet bør videre innarbeide beløpet som utgjør Kristiansund kommunes andel til kjøp av sekretariatstjenester etter innstilling fra Samarbeidsforumet. Med hensyn til beløpet til kjøp av revisjonstjenester skal dette dekke regnskapsrevisjon og ordinær forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll og ekstraordinære revisjonstjenester vil eventuelt komme i tillegg. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær
PS 82/06 26.10.06 KU SEKRETARIATET. BUDSJETT FOR 2007 Samarbeidsforumets innstilling Sekretariatets budsjett for 2007 godkjennes Det er ikke avsatt midler til utredningsarbeid i 2007 Er det ønskelig fra kommunenes side å foreta utredninger, må dette bevilges særskilt Vedlagt følger samarbeidsforumets forslag til budsjett for 2007 Det legges her opp til et budsjett med en ramme på kr 989.000,- LØNN OG SOSIALE UTGIFTER Denne posten er budsjettert med kr 790.000,- Som tallene viser vil budsjettet i hovedsak gå med til lønn og sosiale utgifter for sekretariatets ansatte. Det legges her opp til en prosentvis lønnsøkning for 2007 på 3,3 %. Denne økningen samsvarer med endringen for Kristiansund kommune. Imidlertid avsettes det midler for sekretariatets ansatte vedrørende overtid. I de tilfeller medgått overtid ikke lar seg ta ut som avspassering, skal dette kunne kompenseres for ved å omgjøres i lønn. En har her ikke sammenligningsgrunnlag med tidligere år om summen er satt for høyt. VARER OG TJENESTER Det er forsøkt spesifisert denne posten på de ulike konti med utgangspunkt i dagens kostnadsfordeling. Det legges her opp til at sekretariatet kan omdisponere midler innenfor rammen. INNTEKTER Kostnadsfordelingen for drift av sekretariatet vil bli fordelt i henhold til Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene og senere endringer. Det legges her opp til en refusjon fra andre kommuner på kr 629.004,- Kristiansund kommune sin andel vil fremkomme som merutgift i budsjettet og er kostnadsberegnet til kr 359.996,- Kostnadsfordeling for fremlagt budsjett følger vedlagt.
AVSLUTNING Eventuelle merutgifter som vil medføre at sekretariatet må gå ut over tildelt ramme, skal det søkes tilleggsbevilgning for, jfr lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 47. En budsjettkorrigering vil medføre ny behandling av budsjettet i Samarbeidsforumet. Saken legges frem for kontrollutvalget til behandling. Sekretær
PS 84/06 26.10.06 GJENNOMGANG AV MØTEBØKER skal gå gjennom tilsendte sakspapirer samt møtebøker fra driftsutvalget, utviklingsutvalget, plan- og bygningsrådet og administrasjonsutvalget. Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere eller stille spørsmål om etter gjennomgangen, kan dette tas opp her. Sekretær
PS 85/06 26.10.06 OPPFØLGINGSLISTE Sekretærens innstilling I oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Vedlagt følger oppdatert oppfølgingsliste fra møtet 28.09.06. I dette møtet er det lagt opp til følgende orienteringer: - FR-prosjekt Barnevern - Kommunens personalpolitikk Grunnet møtekollisjon vil ikke personalsjef ha anledning til å møte. Det anmodes om å utsette orienteringen om kommunens personalpolitikk til utvalgets første møte i 2007. Sekretær
KONTROLLUTVALGET I KRISTIANSUND SAKSOPPFØLGING (ajourført pr 28.09.06) Saker som er tatt opp: Ansv. Status: Gjennomført: Ok 1. (går ut, møtet 28.09.06) 2. (går ut, møtet 30.05.06) 3. Utredning om revisjonsordningen, sak/bestilling 4. (går ut, møtet 26.01.06) 5. Bestilling av - forvaltn.revisjonsprosjekt - selskapskontroll 6. (går ut, møtet 23.02.06) 7. Oppfølging av politiske vedtak i administrasjonen 27.10.05 Sekr. Bystyresak PS 05/67 om å ta opp saken senere. Vedtak i andre kommuner? 24.11.05: Adm./sekr. skaffer til veie vedtak i de andre kommunene vedr. saken. 26.01.06: Vedak i 6 kommunestyrer referert. Etterlyse øvrige vedtak. 27.10.05 Sekr. Plan behl. i bystyret 25.10.05. 24.11.05: Forv.rev: Adm./ sekr. undersøker med distriktsrevisjonen om når bestillingssaken kan settes på sakslisten i KU. Selsk.kontr: Må avvente bystyrets behandling av rådmannens forslag til retningslinjer. 30.05.06: Etterlyse retningslinjer for interesser/eierskap i selskap m.m. 27.10.05 Rev. 24.11.05: Rev. Følger rutinemessig opp saken. 23.02.06: Notat fra adm. v/ controlleren referert. Revisjonssjef Dyrnes bes møte i KU for å gi en faglig vurdering av temamøtet i bystyret om vedlikeh./påkostning og VAR-problematikk. 23.03.06: Det avholdes ekstramøte i kontrollutvalget i løpet av 2 uker hvor kun denne saken behandles. Distriktsrevisor inviteres for å redegjøre. 8. (går ut, møtet 26.01.06) 9. (går ut, møtet 27.04.06). 10. Barnehagereformen 23.03.06 Sekr. 23.03.06: Foreldrebetaling og 28.09.06: Sekretær orienterte om status for utredningen i møtet 26.01.06: Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt foretatt. 28.09.06: Orientering om status FR-prosjekt Barnevern gis i neste møte 28.09.06: Utvalget etterlyser retningslinjer fra administrasjonen 26.01.06: Notat fra rådmannen av 20.01.06 referert og tatt til etterretning. 29.03.06: Orientering gitt av revisjonssjef Dyrnes. Vedtak overs. rådmannen. 28.09.06: Oversendes som egen sak til bystyret Utført Utført Utført
likeverdig behandling av barnehager i forhold til offentlige tilskudd. 11. Atlanterhavsbadet 23.03.06 Sekr. 23.03.06: Atlanterhavsbadet; økonomi- og sikkerhetsrutiner 28.09.06: Sluttrapport for prosjektet oversendt til bystyret. Gjennomgang av prosjektregnskapet i møtet Utvalget ønsker skriftlig orientering om status for oppfølgingen av saken i neste møte. 12. Sosialtjenesten 23.03.06 Sekr 23.03.06: Økonomisk sosialhjelp. 13. Orientering om kommunens 30.05.06 Sekr. håndtering av kritiske medieoppslag, evt. kommunens strategi på området. 14. Orientering om oppfølgingen av kommunens personalpolitikk og ansvars-/fullmaktsforholdene på området. 30.05.06 Sekr. 24.08.06: Orientering fra personalsjef og hovedtillitsvalgt berammes til møtet den 26.oktober 2006
PS 86/06 26.10.06 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres her. Sekretær