Sak 1 SAKER TIL ÅRSMØTET 1 ÅRSBERETNING...2 1.1 STYRE OG UTVALG...2 1.2 BOMILJØ OG SIKKERHET...2 1.3 REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT...3 2 REGNSKAP 2003, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2004 OG ANSLAG 2005...4 2.1 RESULTATREGNSKAP...4 2.2 BALANSE...5 2.3 REVISORBERETNING...6 2.4 MERKNADER TIL REGNSKAP 2003 OG BUDSJETT 2004...7 3 ENDRING AV VEDTEKTENES 6...8 4 VALG AV STYREMEDLEMMER, VARAMEDLEMMER OG UTVALG...8 5 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR...8-1 -
Sak 1 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og utvalg Det har vært én styreperiode siden forrige årsmøte. I perioden 28. april 2003 21. april 2004 har styret bestått av: Jørgen Berg, nr 158, styremedlem (på valg) Knut Erik Davidsen, nr 146, styremedlem (stiller ikke) Geir Dotzler, nr 72, styremedlem, kasserer (ikke på valg) Steinar Hermansen, nr 152, formann (ikke på valg) Kristin Kjølberg, nr 54, styremedlem (på valg) Tone Løfsgaard, nr 84, varamedlem (på valg) Stener Døhlen, nr 96, varamedlem (ikke på valg) Det har vært avholdt fire styremøter. Valgkomiteen har bestått av: Mette G Skålhegg, nr 69 (ikke på valg) Bente Bakken, nr 41 (ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Løfsgaard, nr 84 Familien Fossheim/Solum, nr 43 Familien Hognestad/Svennevik, nr 26 Familien Kuzinski, nr 104 1.2 Bomiljø og sikkerhet 1.2.1 Grendemiljøkomiteen Komiteen har igjen gjort en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Det er gjennomført dugnader, fest på 17 mai, julegrantenning og skøytekarneval. Også i år har Bjørn Solum nedlagt stor innsats for skøytebanen. Takk til komiteen! 1.2.2 Trafikksikkerhet Styret vil igjen benytte anledningen til å understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barna er ute og leker. 1.2.3 Parkering Den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter også bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på østsiden i øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. - 2 -
Sak 1 Omfanget av parkerte biler er fortsatt et problem for sameiet. Blant annet er biler som står parkert i stikkveiene til hinder for snøbrøyting og søppeltømming. Parkerte biler reduserer også sikten for de kjørende med påfølgende økt ulykkesrisiko for de minste barna. Styret vil derfor oppfordre sameierne til benytte garasjen til bilparkering og om mulig lage en oppstillingsplass i hagen hvis man har mer enn en bil. Det er også viktig at parkeringsplassene ved hovedveien langs lekeplassen ikke benyttes til hensetting av biler og tilhengere mv. Styret har mottatt forslag om parkeringsforbud i veien rundt lekeplassen. Forslaget er forelagt kommunen som har besluttet at de berørte beboerne selv må ordne opp i parkeringsforholdene. Sameiet har for øvrig ikke noe ansvar i denne forbindelse, og styret viser til parkeringsbestemmelsene. 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er i år utført av Aage E. Hjorthaug. Store snømengder har skapt problemer med snødeponeringen også i vinter. Også i år har det vært noen skader pga av snørryddingen. På bakgrunn av de siste års erfaringer vil styret gjennomgå brøyteplanen med sikte på å redusere ulempene for sameierene. 1.2.5 Brannsikring Styret vil igjen minne om forslaget til forbedring av brannsikkerheten av rekkehusene på området. Forslaget er delt ut til hvert enkelt hus og er også tilgjengelig på Engerjordets hjemmeside - www.engerjordet.com. 1.2.6 Vedlikehold av fellesarealene Dette arbeidet er i år utført av Aage E. Hjorthaug. Kontrakten vil bli fornyet. I kommende år vil styret prioritere å oppgradere beplantningen på fellesarealet. 1.2.7 Lekeplassen Styret har inngått en avtale med firmaet CH Prosjekt for å sikre best mulig internkontroll for installasjonene på lekeplassen. Firmaet vil bidra med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. 1.2.8 Containerordningen Det har blitt ordnet med containere til vår- og høstrydding og til juletrær. 1.2.9 Juniorklubben Juniorstyret har vist stort engasjement og har blant annet arrangert skøytekarnevalet i år. Juniorstyret arbeider med sikte på at 2004 skal bli ett gjennomslagsår for barn og unge på Engerjordet. 1.2.10 Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret har videreført noen gjenstående arbeider knyttet til problemer med overvann fra sameiets arealer. Arbeidet vil bli sluttført i 2004, jf budsjettforslaget. Styret har fått en henvendelse om skjevsetninger på garasjer med spørsmål om sameiets ansvar i den forbindelse. Styret gjør oppmerksom på at sameiet kun stiller grunnen til disposisjon og ikke er ansvarlig for garasjens tilstand. Garasjene er sameierenes eiendom og ansvar, og dekkes ikke av setningsskadefondet. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem Geir Dotzler har også i år ivaretatt regnskapsfunksjonene. - 3 -
Sak 2 2 REGNSKAP 2003, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2004 OG ANSLAG 2005 2.1 Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2003 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskapet for 2002 til sammenligning, og forslag til budsjett for 2004 samt anslag for 2005. Alle tall i hele tusen 2002 2003 2004 2005 Note Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag DRIFT *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 1 476,0 476,0 476,0 0,0 535,5 595,0 Øvrige inntekter 4,7 1,5 4,5 3,0 2,0 2,0 Netto renter 2 191,1 180,0 125,1-54,9 100,0 100,0 SUM INNTEKTER 671,8 657,5 605,6-51,9 637,5 697,0 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 207,4 235,0 233,3 1,7 250,0 250,0 Regnskap/revisjon 3 11,2 11,2 11,2 0,0 12,4 12,4 Andre admin.kostnader 22,2 42,0 23,0 19,0 25,0 30,0 Sum ordinære sameiekostnader 240,8 288,2 267,6 20,6 287,4 292,4 Vellets kostnader Brøyting og strøing 85,9 120,0 129,6-9,6 130,0 120,0 Containere 34,5 40,0 40,4-0,4 40,0 40,0 Lekeplass/grendetiltak 5,2 40,0 9,1 30,9 20,0 10,0 Vedlikehold grøntanlegg 4 46,6 85,0 68,2 16,8 80,0 80,0 Annet vedlikehold 30,0 25,1 4,9 Nærmiljøtiltak 5 5,0 5,0 5,0 Andre kostnader/refusjoner 6 47,4 5,0-62,1 67,1 10,0 5,0 Sum vellets kostnader 219,6 325,0 210,4 114,6 285,0 255,0 Spesielle kostnader Setningsmåling Setningstiltak/overvann 7 44,4 11,8-11,8 30,0 Teknisk rådgivning 20,0 20,0 Prosjekt overvann/restasfaltering etc. 0,0 Prosjekt setningstiltak 0,0 Prosjekt opprustning av lekeplassen 0,0 Sum spesielle kostnader 44,4 20,0 11,8 8,2 30,0 0,0 SUM KOSTNADER 504,7 633,2 489,8 143,4 602,4 547,4 RESULTAT 167,1 24,3 115,9 91,6 35,1 149,6 - til setningsskadefondet 8 42,1 65,6 65,6 0,0 - lån fra setningsskadefondet 8 100,0 100,0 100,0 0,0 100,0 100,0 - til/fra disposisjonsfond 9 280,1-129,3-49,7 79,6-64,9 49,6 - til utbedringsfond -255,1 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 167,1 24,3 115,9 91,6 35,1 149,6-4 -
Sak 2 2.2 Balanse 2002 2003 2003 2004 2005 Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett Anslag BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer 19,9 2,5 Restanser sameieavgift 12,0 4,0 Bankbeholdninger 3 298,2 3 325,7 SUM EIENDELER 3 330,1 3 332,2 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 281,2 3 346,8 3 346,8 3 346,8 3 346,8 Utlånt fra setningsskadefondet -700,0-600,0-600,0-500,0-400,0 Disposisjonsfond 334,3 235,0 284,6 219,7 269,3 SUM EGENKAPITAL 2 915,5 2 981,8 3 031,4 3 066,5 3 216,1 GJELD Kreditorer 83,6 Påløpte kostnader 93,0 62,8 Forskudsbetalt sameieavgift 238,0 238,0 SUM KORTSIKTIG GJELD 414,6 300,8 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 330,1 3 332,2-5 -
Sak 2 2.3 Revisorberetning - 6 -
Sak 2 2.4 Merknader til regnskap 2003 og budsjett 2004 Regnskapet for 2003 viser et overskudd på kr. 115.867. Dette er 91.600 bedre enn budsjettert. Dette skyldes i hovedsak at enkelte planlagte aktiviteter ikke er gjennomført, samt tilbakeførte avsetninger fra tidligere år. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften har i perioden vært kr. 4.000,-. Alle sameiere har per i dag betalt avgiften. P.g.a. reduksjon i innskuddsrenten vil underskuddet i 2004 bli vesentlig større enn tidligere. For å kompensere for dette foreslår styret derfor å heve sameieavgiften med kr. 1000 til kr. kr. 5000 per år. Dette vil få effekt fra 2. halvår 2004. 2. P.g.a. reduksjonen i rentenivået er renteinntektene vesentlig lavere enn budsjettert. I 2004 vil reduksjonen få full effekt, og er budsjettert med kr. 100.000. 3. Geir Dotzler er honorert med kr. 5000 for regnskapsføring. I tillegg har revisor fra Horwath Revisjon kostet kr. 6.200. Revisjonshonoraret er økt til 7.200 fra 2004, hvilket er bakt inn i budsjettforslaget. 4. Det er ikke gjennomført planlagte utskiftninger av busker på lekeplassen. Styret forslår å videreføre kr. 30.000 fra budsjettet i 2003 til å gjennomføre dette. 5. Barneparken la ned driften i 2003, og det ble derfor ikke gjort noen overføring dit. Styret har i stedet foreslått å støtte innkjøp av nytt flygel til Blommenholm Skole med kr. 5.000 i 2004. 6. Tilbakeførte avsetninger fra asfaltering og setningsprosjektet går til reduksjon på årets kostnader. 7. Styret forslår å sette av kr. 30.000 til avrenning ved garasjer rundt lekeplassen i forbindelse med avslutning av overvannsprosjektet. 8. Styret foreslår å øke setningsskadefondet tilsvarende budsjettert med kr. 65.600. Lån fra setningsskadefondet i 2001 er redusert med kr. 100.000 som forutsatt i årsmøtevedtak 24.4.2001. Setningsskadefondet er etter dette på kr. 3.343.600. 9. Disposisjonsfondet er redusert med udekket underskudd etter avsetning til setningsskadefondet på kr. 49.700 mot kr. 129.300 budsjettert. Disposisjonsfondet er etter dette på kr. 284.600. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2004 fastsettes i samsvar med styrets forslag. - 7 -
Sak 3 3 ENDRING AV VEDTEKTENES 6 I årsmøtet 2002 ble det vedtatt å endre vedtektenes 6, slik at sameiets ansvar med hensyn til anlegg for strøm, telefon, kabel-tv, vann, og kloakk blir brakt i samsvar med de faktiske forhold og den nåværende forståelsen av ansvarsgrensene (jf årsmøtet for 2001). En slik endring krever behandling i to påfølgende ordinære årsmøter, jf 5.1.2 tredje ledd. Årsmøtet 2003 var ikke vedtaksdyktig som følge av manglende oppmøte. Styret fremmer saken på nytt. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK Vedtektens 6 tredje ledd skal lyde: Sameiet ivaretar i fellesskap alt vedlikehold av fellesareal, veier og felles bygninger etter beslutning av årsmøte 4 VALG AV STYREMEDLEMMER, VARAMEDLEMMER OG UTVALG Forslag fra valgkomiteen: Styre og styreformann: På valg som ny formann: Jørgen Berg, nr 158 På valg som styremedlem: Steinar Hermansen, nr 152 Nytt styremedlem: Tone Løfsgaard, nr 84 Varamedlemmer: Nytt varamedlem: Martin Westersø, nr 71 Valgkomiteen Ingen endringer. Grendemiljøkomiteen Ingen endringer. 5 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR Sak 5 STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret. - 8 -