PROSJEKTPLAN Forstudium Kommunereforma Kort skildring av prosjektet. Målet med kommunereforma er eit lokaldemokrati som kan ivareta velferd og sikre verdiskaping og trivsel. Kommunane er pålagt eit stort ansvar i prosessen, og det vert lagt opp til at alle kommunar skal gjennomføre utgreiingar, drøfte og vurdere samanslåing, og gjere vedtak innan våren 2016. Det er eit mål å sikre gode og lokalt forankra prosessar. For å sikre eit best mogleg grunnlag for å fatte vedtak om ei ev. kommunesamanslåing, er det viktig at Bremanger organiserer arbeidet og startar sin eigen prosess for å kartlegge konsekvensane av å slå seg samen med ein eller fleire kommunar, ev. å stå aleine som eigen kommune og i framtida. Denne forstudien er første fase av dette arbeidet og skal ende opp i ein rapport til kommunestyret som skal danne grunnlag for avgjerd om ev. vidareføring av prosessen. Stad, dato Svelgen, 23.01.2015 Prosjektansvarleg: Karl Vidar Førde Ordførar Bremanger kommune Prosjektleiar: Tom Joensen Rådmann Bremanger kommune Prosjektplan 1
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Kommuneproposisjonen for 2015 legg grunnlaget for arbeidet med ei ny kommunereform, der regjeringa ønskjer å flytte makt og ansvar over til meir robuste kommunar. Målet er eit lokaldemokrati som kan ivareta velferd og sikre verdiskaping og trivsel. Kommunane er pålagt eit stort ansvar i prosessen, og det vert lagt opp til at alle kommunar skal gjennomføre utgreiingar, drøfte og vurdere samanslåing, og gjere vedtak innan våren 2016. Det er eit mål å sikre gode og lokalt forankra prosessar. Det pågår allereie mange prosessar og utgreiingar i Fylket og Bremanger kommune har fått invitasjon frå fleire kommunar om å drøfte samarbeid om utgreiingar. For å sikre eit best mogleg grunnlag for å fatte vedtak om ei ev. kommunesamanslåing, er det viktig at Bremanger organiserer arbeidet og startar sin eigen prosess. Denne forstudien er første fase av dette arbeidet. 1.2 Målstruktur 1.2.1 Effektmål (Kvifor) Den nye kommunestrukturen skal leggje grunnlag for gode og likeverdige innbyggjarame, heilskapleg og samordna samfunnsutvikling, berekraftige og robuste kommunar og styrka lokaldemokrati. Bremanger kommunestyre si avgjerd i samband med kommunereforma skal sikre innbyggjarane i Bremanger best muleg velferd i framtida. 1.2.2 Resultatmål for aktuell fase (Kva) Det skal innan 01.09.2015 leverast ei utgreiing til kommunestyret som kartlegg konsekvensane av ei kommunesamanslåing med ein eller fleire kommunar og konsekvensane ved ev. å bestå som eigen kommune. 1.3 Rammer og avgrensing Oppdraget omfattar å : Kartlegge status og utfordringar knytt til: o Befolkning og demografi o Sysselsetjing o Kommuneøkonomi Samhandling med andre kommunar i dag (interkommunale samarbeid/eigarskap m.v) Vurdere kva kommunar der kan vere aktuelt å samarbeide med Gjennomføre informasjons- og dialogmøte med bygdelaga Vurdere kva ansvar og oppgåver som bør ligge til ein ny kommune Vurdere økonomiske konsekvensar, jf. inntektssystemet Forstudien omfattar ikkje innbyggjarundersøkingar. Dette vert det lagt opp til i forprosjektfasen. Gjennomføring av forprosjektet skal danne grunnlag for kommunestyret sitt endeleg vedtak. Hovudprosjektet er fasen frå kommunestyret sitt endelege vedtak til ev. samanslåing er gjennomført. Prosjektplan 2
2. PROSJEKTORGANISASJON Funksjon Prosjekteigar (PE) Styringsgruppe (SG) Prosjektansvarleg (PA) Prosjektleiar (PL) Referansegruppe Kven Kommunestyret i Bremanger Finansutvalet Arbeidstakarrepresentant Ungdomsrepresentant Ordførar, Karl Vidar Førde Rådmann, Tom Joensen Fellesrådet Det vert oppretta arbeidsgrupper etter behov. 3. PROSJEKTOPPFØLGING 3.1 Avgjerdspunkt AP-01 23.01.2014 Prosjektoppstart, prosjektavgrensing Mandat, prosjektplan, presentasjon AP-02 Veke 9 Godkjenning av kartlegging utfordringsbilete for Bremanger Godkjenning presentasjon - folkemøte Oversikt over befolkning og demografi (prognosar) Oversikt over sysselsetjing og inn-/utpendling Oversikt over kommuneøkonomi Oversikt over samhandling med andre kommunar Status tenesteytinga i kommunen Rekrutteringsutfordringar AP-03 Veke 25 AP-04 Veke 34 AP-05 Veke 36 Godkjenning analysegrunnlag som basis for rapport frå forstudien Framlegg til rammer og innhald i rapport, med eksempel Godkjenning av rapport frå SG Utkast til rapport som skal leggjast fram for kommunestyret Framlegg til prosjektplan forprosjekt Utkast til saksframlegg - KST Avslutning av prosjektet Sluttrapport 3.2 Statusrapportering Det vert lagt opp til eit statusmøte i prosjektet. Detter er i veke 19. SG skal då presenterast for førebelse analysar vedk. alternative modellar. Prosjektplan 3
3.3 Milepælar Nr Dato Tilstand/Hending 01 23.01 Prosjektplan for forstudium er godkjend i styringsgruppa (SG) 02 Veke 9 Utfordringsbilete og framlegg til presentasjon er godkjend i SG 03 31.03 om kommunereforma er gjennomført i bygdelaga 04 Veke 25 Analysegrunnlag/rammer for rapportinnhald er godkjend i SG 05 Veke 34 Utkast til rapport, prosjektplan FP og saksutgreiing godkjend i SG. 2. runde med folkemøte gjennomført. 06 Veke 36 Sluttrapport godkjend av PA 4. INTERESSENTAR OG KOMMUNIKASJONSPLAN 4.1 Interessentar/målgrupper Aktør Innbyggjarar Næringsliv Tilsette Aktøren si interesse av prosjektet Kommunestyret sitt val kan påverke framtidig velferd Kommunestyret sitt val vil kunne påverke rammevilkår/tilrettelegging Kommunestyret sitt val kan påverke Grad av påverknad på prosjektet I forstudien vil påverknaden vere liten I forstudien vil påverknaden vere liten I forstudien vil påverknaden vere liten Prosjekttiltak/ aktivitetar «Flyers i post» 4.2 Kommunikasjonsstrategi Interessent Mål Bodskap Kommunikasjons -form Innbyggjarar Næringsliv Tilsette Skape forståing for reforma og prosessen i kommunen Skape forståing for reforma og prosess i kommunen Skape forståing for reforma og prosess i kommunen Formidle prosessen i kommunen. Motivere for deltaking Formidle prosessen i kommunen. Motivere for deltaking Formidle prosessen i kommunen. Motivere for deltaking «Flyers» i post Ansvar PA PA PL Prosjektplan 4
5. RISIKOVURDERING 5.1 Risikofaktorar Risikofaktor S K RF Mottiltak Tid til gjennomføring i forhold til andre presserande driftsoppgåver Manglande engasjement/- oppmøte på folkemøte 3 4 12 Planlegging og rimeleg tidsramme for gjennomføring av forstudien 4 3 12 Bruke bygdeutviklingslaga som teknisk arrangørar 6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovudaktivitetar Nr Hovudaktivitet Føremål Viktige 01 Planlegging og oppfølging Sikre prosjektgjennomføring 02 Fastsette rammer for prosjektarbeidet 03 Kartlegging av status i Bremanger Sikre konsensus i SG om oppdraget/- leveransen Skaffe oversikt over no-situasjonen i Bremanger 04 Gjennomføre folkemøte Informere innbyggjarane om intensjon med kommunereforma, intern prosess i kommunen og «lufte» stemninga 05 Sende ut «flyers» i post Informere Skape engasjement 06 Invitere ungdomsskuleelevane til å skrive norskoppgåve om kommunereforma 07 Etablere dialog med ungdom på nett 08 Analysere alternative løysingar Informere Skape engasjement Informere Skape engasjement Med bakgrunn i tilgjengeleg informasjon sjå på konsekvensane av ei kommunesamanslåing (fordelar/ulempar) deloppgåver Oppfølging Utarbeide framlegg til prosjektplan Hente inn data frå driftseiningar, KOSTRA, andre kjelder Få utviklingslaga til å stå som teknisk arrangør Ha tilpassa informasjon for elevane i forkant av oppgåva Finne rette «kanal» og «drivarar» Bruke tilgjengelege verktøy/data Resultat Levering av prosjektresultat innanfor gjeldande rammer Godkjend prosjektplan Eit situasjonsbilete over Bremanger sine sterke og svake sider som tenesteleverandør og samfunn, næringsliv rekruttering m.v innbyggjarane om innbyggjarane om elevane om ungdom om Framtidsbilete av Bremanger som eigen kommune, ev. samanslått med ein eller fleire nabokommunar Prosjektplan 5
09 Utarbeide rapport til kommunestyret Gje kommunestyret grunnlag for avgjerd om vidareføring av arbeidet i eit forprosjekt 10 Avslutning av prosjektet Avgjere vegen vidare i KST-sak, P-plan forprosjekt Sluttrapport FS Avgjerd i kommunestyret om retning på det vidare arbeidet med kommunereforma 6.2 Tids- og ressursplanar NR Aktivitet Januar Februar Mars April Mai Juni Juli August September HA-01 Prosjektadm HA-02 Rammer HA-03 Kartl. Utfordr HA-04 Folkemøte HA-05 "Flyers" i post HA-06 Norskoppgåve HA-07 Komm. på nett HA-08 Analyse alt. HA-09 Rapport HA-10 KST-sak m/p.plan FP Beslutningspunkt BP1 BP2 BP3 BP4 BP5 Milepælar MP1 MP2 MP3 MP4 MP5 MP6 SG møte SG1 SG2 SG 3 SG 4 SG 5 SG 6 SG7 7. ØKONOMI Stipuler kostnadstypar og storleikar. Sett opp eit budsjett og en finansieringsplan. Kostnader Finansiering Kostnadsart/Kostnad pr. Beløp Finansieringstype og kjelde Beløp hovudakt Honorar eksterne ressursar 0 Driftsbudsjett 220.000 Interne timar (PA/PL) 100.000 Møte (møtegodtgj./tapt arb.) 80.000 Reise 10.000 Folkemøte 30.000 Sum 220.000 Sum 220.000 Prosjektplan 6