Appendiks Gantt- diagram og kostnadsestimat som viser progresjonen i prosjektet... 25 Mandat... 27 Strateginotat om Avdeling for naturvitenskap... 29 Oversikt over Harmoniseringsarbeidsgruppens virke og resultater... 31 Rutiner for prosjektadministrasjon ved UiB... 37 Retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Bergen... 40 Rutine: Prosjektoppretting.... 44 Rutine: Prosjektoppretting - rekrutteringsstillinger.... 46 Rutine: Indirekte kostnader og egeninnsats... 48 Rutine: Budsjettering av eksternt finansiert virksomhet... 51 Rutine: Laboratorie- og instrumentbruk, leiesteder etc.... 52 Rutine: Prosjektavslutning... 54 Skjema for prosjektbudsjett... 62 Rutine: Effektuering av tilsettingsbrev, tilsettingsskjema og arbeidsavtaler for eksternt finansierte stipendiater og postdoktorer... 63 Rutine: Rutine for refusjon av husleie... 72 Rutiner for prosjektadministrasjon i Unifob AS... 73 En vurdering av rutiner for prosjektadministrasjon - Unifob AS (avdelinger innen de matematisk-naturvitenskaplige fagområder)... 73 Prosjekthåndbok... 75 1.1 Innledning... 75 1.2 Definisjoner... 76 2.1 Prosjektplan... 76 2.2 Prosjektbeskrivelse... 77 2.3 Fremdrifts-/bemanningsplan... 77 2.4 Ansvarskart/Roller i prosjektet... 77
2.5 Budsjett... 78 2.6 Lokaler og infrastruktur... 79 2.7 Kvalitetssikring... 80 3 Kontraktsetablering... 81 3.1 Kontraktssignatur... 82 3.2 Krav til kontrakt... 82 3.3 Avvik i kontrakt... 83 3.4 Siste sjekk før oppstart... 84 4 Oppstart... 84 4.1 Økonomi/rapportering... 84 4.2 Personal... 85 Kap 4.3 Revisjon... 85 Personalforvaltning... 85 3 Rekruttering... 86 3.1 Utlysing av stilling... 86 3.2 Mottak og registrering av søknader... 89 3.3 Komité for vitenskapelig stilling... 89 3.4 Komité - teknisk/administrativ stilling... 90 3.5 Intervjuguide... 90 3.6 Innstilling og ansettelse i vitenskapelige stillinger... 92 3.7 Innstilling og ansettelse i teknisk/administrative stillinger... 92 3.8 Tilbud... 93 3.9 Arbeidsavtale... 93 3.10 Bistillinger i Unifob... 95 3.11 Prøvetid... 95 3.12 Oppholds- og arbeidstillatelse, skatt og bank... 96 3.13 Anvisning til lønn/lønnsforskudd... 99 3.14 Innmelding i forsikring... 99 3.15 Registrering i SLP4 (Statens lønns- og personalsystem)... 99 3.16 Retur av søknader... 100 3.17 Introduksjon av nytilsatte... 100 3.18 Flyttegodtgjørelse... 101 Økonomiforvaltning... 101 6 Budsjettering... 102 6.1 Budsjett for søknad... 102 6.2 Budsjett for prosjekt... 103 7 Innkjøp... 104 7.1 Bestilling av varer... 104 8 Regnskapsføring/Registrering... 106 9 Merverdiavgift... 108 9.1 Forskningstjenester... 108 9.2 Undervisningstjenester... 109 9.3 Utleie av arbeidskraft... 110 9.4 Mva på andre varer og tjenester... 110 9.5 Avgiftsfrie tjenester - kjøp/salg fra utlandet... 110 9.6 Mva-koder og Oppgjør av merverdiavgift... 110 9.7 Forholdsmessig fradrag for inngående mva ved fellesanskaffelser... 111 10.1 Intern rapportering... 112 KS/HMS - håndbok... 112 Oversikt over de vanligste NS-ISO-standardene... 113
Appendiks Gantt-diagram og kostnadsestimat som viser progresjonen i prosjektet 25
26
Mandat Gjengivelse av fellesmandat for alle undergruppene Undergruppenes arbeid skal deles i to faser. Første fase (høsten 2004) blir en kartleggingsfase. Innstilling fra gruppene på dette punkt skal inneholde en beskrivelse av nåsituasjonen, kartlegging av arbeidsoppgaver og skissemessige forslag til løsninger for å oppnå ønsket servicenivå. I neste fase (første kvartal 2005) skal gruppene arbeide videre med valgt modell, foreslå konkret organisering og tiltak for tilrettelegging for implementering, og utarbeide konkrete rutinebeskrivelser innen saksområdet. I fase to vil det også være ønsket at det utarbeides forslag til konkret planer for kartlegging av kompetansenivå og utarbeidelse av kompetanseutviklingsprogram ved fakultetet. Undergruppene skal også fungere som viktige høringsinstanser for styringsgruppen i dens arbeid med å utarbeide en enhetlig overbygning, - den samlede innstillingen om fremtidig organisering for å tilrettelegge for å oppnå den ønskede standard for god administrasjon ved det matematisk-naturvitenskapelige fakultet tilpasset fakultetets organisasjonsmodell. Gjengivelse av mandat for undergruppe for forskningsadministrasjon I forbindelse med at det ved fakultetet pågår et pilotprosjekt som har fått tittelen Black-box, er det tidligere opprettet en arbeidsgruppe, gitt et mandat. I forbindelse med fakultetets totale gjennomgang av de administrative funksjonene er det behov for å utvide arbeidsgruppen og mandatet noe. I forbindelse med etablering av "Black-Box" ble Avdeling for naturvitenskap gitt følgende mandat: "Avdeling for naturvitenskap gis ansvaret for å koordinere arbeidet med en harmonisering av administrative rutiner mellom avdelingene i Unifob AS og fagmiljø ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Forholdet til faglig ledelse skal vektlegges ved utarbeidelse av felles rutiner. Det skal skilles mellom prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av en avdeling i Unifob AS og prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av et fagmiljø ved UiB. I første fase ber vi om at arbeidet rettes mot følgende aktiviteter: Fordeling av prosjekter Prising av tjenester på avdeling og institutt Rekrutteringsstillinger Styringsinformasjon (utarbeidelse av rapporteringsrutiner) Arbeidet forutsettes å skje i samarbeid med de berørte avdelinger og institutter, samt MN-fakultetet. Vi ber om at Avdeling for naturvitenskap leverer en innstilling innen 1. mai 2004." Mandatet til Avdeling for naturvitenskap ble gjort til mandat for ovennevnte harmoniseringsarbeidsgruppe, og punktene Fordeling av prosjekter og Rekrutteringsstillinger ble ferdigstilt våren 2004. Arbeidet med de resterende punktene var planlagt gjennomført høsten 2004. 27
Det ble foreslått at gruppen tildeles følgende mandat, som et tillegg til mandatet de allerede har 37 : Gruppens mandat er å Kartlegge dagens oppgaver, rutiner og utfordringer for forskningsadministrasjon Definere ønsket servicenivå Komme med forslag til hva som vil være en hensiktsmessig arbeidsdeling mellom institutter, fakultet og avdelingene i unifob når det gjelder forvaltning av ekstern portefølje. Gruppen skal ta for seg saksfeltene personal og økonomi, og spesielt se på utfordringene som ligger i den tidvis uoversiktlige organisasjonsstrukturen innen feltet. Det skal i prosessen legges vekt på den overordnede målsetning om fullstendig saksbehandling på ett nivå 38. Målsettingen er at vi i større grad skal se på den samlede administrasjonens muligheter til å bidra til at fakultetet oppnår sine mål, altså institutt-fakultet sett under ett. Forholdet til Unifob AS, og de rutiner som gjelder for deres virksomhet, vil være sentralt i dette arbeidet. God kommunikasjon mot Personal og økonomiavdelingen (PøA) er også viktig. Det er viktig at denne gruppen har god kommunikasjon også mot arbeidsgruppene innen økonomi og personaladministrasjon. Frist for levering av innstilling blir 6. januar 2005 (senere endret til 25. jan 2005) 37 For overordnet mandat for arbeidet vises det til Styringsgruppens mandat. 38 Fullført saksbehandling på ett nivå er av styringsgruppen definert som at: Saken skal være fullstendig belyst før behandlingen i det første politiske organ og/eller første forvaltningsnivå. Saksforelegg skal inneholde: Sakens bakgrunn, hvilke hensyn/krav som må eller bør tilfredstilles ved valg av løsning, alternative løsninger, vurdering av de alternative løsningene, konklusjon, innstilling/forslag til vedtak. Hvis saken skal behandles av flere politiske utvalg og/eller forvaltningsnivåer, skal alle ha samme saksforelegg. Fullført saksbehandling er en prosess som har som formål å gi grunnlag for å treffe administrative og politiske beslutninger og samtidig gi grunnlag for å gjennomføre disse beslutningene. 28
Strateginotat om Avdeling for naturvitenskap 29
30
Oversikt over Harmoniseringsarbeidsgruppens virke og resultater Arbeidsgruppens fokus har vært å koordinere arbeidet med harmonisering av administrative rutiner (også mellom avdelingene i Unifob AS og fagmiljøer ved MN-fakultetet) ved Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. I første fase ble fokus rettes mot følgende aktiviteter: Fordeling av prosjekter Prising av tjenester på avdeling og institutt Rekrutteringsstillinger Styringsinformasjon (utarbeidelse av rapporteringsrutiner) Figur 5 Arbeidsgruppens organisatoriske plassering: Ledergruppe UNIFOB Ledergruppe UiB (MN) Arbeidsgruppe Institutt UNIFOB Institutt UNIFOB Institutt -avd -avd Gruppen foretok en undersøkelse blant respektive institutter og avdelinger for å få oversikt over status vedrørende hvordan harmoniseringen av administrative rutiner ved den eksternt finansierte virksomheten best kan gjennomføres. Man skilte her mellom: Kategori A - prosjekter /aktiviteter som er under faglig ledelse av en UNIFOB AS avdeling og Kategori B - prosjekter/aktiviteter som er under faglig ledelse av et fagmiljø ved UiB. De problemstillinger som ble tatt opp var: Hvordan harmonisere reglene for internprising av tjenester på avdeling og institutt? Hvordan rekrutteringsstillingene skal håndteres og av hvem? Hvilken styringsinformasjon vi trenger for å utarbeide rapporteringsrutiner? Hvilke type prosjekter og hvordan bør prosjektene fordeles? 31
Oppnådde resultater: Arbeidet skissert over ble i hovedtrekk avsluttet i 2004. Unifob ga i oktober tilbakemelding om at de ønsket å implementere tiltakene for alle avdelinger i Unifob noe som resulterte i en rekke nye avtaler og rutiner: 1) en logisk kategorisering av prosjektene, 2) fastlegging av hovedprinsippene for om det skal være UiB eller Unifob som skal være kontraktspart for eksternt finansierte prosjekter, 3) et system som klarer å generere rapporter til de ønskelige behov bla. på tvers av organisasjonene, 4) et forslag til hovedmodell for det dekningsbidrag hvert prosjekt vil bli trukket, hvor og hvordan dette dekningsbidraget bør godskrives, samt 5) en avtale mellom UiB og Unifob som regulerer hvordan prosjekter der rekrutteringsstillinger inngår skal håndteres. 6) Gruppen fokuserte videre høsten 2004 på å lage et fornuftig system for synliggjøring av reelle kostnader og for prising av de enkelte deler av våre administrative og tekniske tjenester mot EFV. Gjeldende retningslinjer for beregning av dekningsbidrag, indirekte kostnader og egeninnsats som gjelder når UiB inngår avtale om ekstern finansiering for et prosjekt er lagt ut på adresse http://www.uib.no/persok/prosjektadm/index.html samt lagt ved i appendiksdelen av dette dokumentet. Når det gjelder den pågående harmonisering av rutiner mellom UiB og Unifob AS, vises det til rundskriv fra U-dir (04/7118/A/KS) av 27. des. 2004 som presenterer ny hovedmodell for trekk av dekningsbidrag for prosjekter som legges til Unifob : Hovedkonklusjonene i rundskrivet er gjengitt i punkt 1-5 nedenfor: 1) Kategorisering av prosjekter: Det som ovenfor ble betegnet kategori A og B prosjekter/aktiviteter ble senere splittet i til sammen fire kategorier: 1) Prosjekter ledet av prosjektleder med hovedstilling ved UiB, og prosjektet er et samarbeid mellom UiB og Unifob AS 2) Prosjekter ledet av forsker ansatt ved Unifob AS, og prosjektet er et samarbeid mellom UiB og Unifob AS 3) Prosjekter ledet av forsker ansatt ved Unifob AS, og prosjektet utføres innenfor Unifob AS uten samarbeid med universitetet. 4) Prosjekter ledet av prosjektleder ved UiB og som gjennomføres ved UiB. Her er Unifob AS sin rolle å være administrativt redskap. 2) Kontraktinngåelse og signatur: Hovedprinsipp: Hvis en eller flere personer med hovedstilling ved UiB knyttet til initiering eller gjennomføring ev et prosjekt skal UiB være kontraktspart. Hvis prosjektet blir initiert og gjennomført kun av personer med hovedstilling ved Unifob AS, er det Unifob AS som skal være kontraktspart. 32
3) Konsernrapportering: Systemet er planlagt å kunne forsyne alle ledd av organisasjonen med nødvendig styringsinformasjon på tvers av organisasjonene. Dette er i dag ikke mulig i gjeldende økonomisystem grunnet at UiB og Unifob AS er atskilte juridiske enheter. 4) Dekningsbidrag og harmonisering av rutiner for prising av tjenester: Det er vedtatt følgende hovedmodell for trekk av dek ningsbidrag: Dekningsbidraget skal være 40% av de lønnsrelaterte kostnader. o Et unntak er EU-prosjekter som har 20% dekningsbidrag av alle regnskapsførte totale kostnader o Et annet unntak er gamle prosjekter med rundsumsatser fra Forskningsrådet. Disse beregnes med 25% dekningsbidrag. Det skal trekkes 3% dekningsbidrag for prosjekter som ikke belastes lønnskostnader i 5-serien. Følgende punkter regulerer hvilken juridisk regel disse dekningsbidragsinntektene skal godskrives: Ved prosjekter som går inn under kategori 2 og 3 (ovenfor) skal alt dekningsbidrag godskrives Unifob AS. Ved over 40% dekningbidrag og ved prosjekter som går inn under kategori 1 og 4 (ovenfor) kan 30% av dekningsbidraget øremerkes fagmiljøet ved UiB. (pengene overføres til egen konto ved Unifob der instituttleder har den totale disposisjonsrett). 5) Harmonisering av rutiner for deling av prosjekter med rekrutteringsstillinger. Prosjekter med rekrutteringsstillinger i kategori 2 og 3 er regulert med en egen avtale av juni 2004. Prosjekter med rekrutteringsstillinger skal som hovedregel deles og både lønn og drift i tiltenkt rekrutter skal overføres UiB. Dyrere felles infrastruktur kan vurderes belastet morprosjektet etter nærmere avtale. Prosjekter med rekrutteringsstillinger i kategori 1 og 4 har ingen egen avtale, men skal følge følgende prinsipp: Et prosjekt som i hovedsak består av rekrutteringsstillinger legges til UiB. Eventuelle andre stillinger skilles ut og legges i respektiv Unifobavdeling. Hvis et morprosjekt i denne kategorien blir lagt ved en Unifob-avdeling, skal hele rammen til lønn og drift overføres til UiB. Avtalen var kun gyldige frem til 1.1.2005 da det er forutsatt at en gjennomgang i BlackBox av prising og utveksling av varer og tjenester mellom UiB og Unifob skal danne grunnlag for en ny avtale. Viser til rundskriv (04/7118/A/KS) og rutiner skrevet av Kjetil Skog 27. des. 2004 for ytterligere detaljer. 33
Figur 6 Skjematisk oversikt over dekningsbidragssystemet. 6) Modell for beregning av indirekte kostnader/prising av tjenester mot EFV. Prosjektgruppen foretok høsten 2004 en kartlegging av den totale bruken av teknisk og administrative ressurser ved fakultetet og ved tilknyttede Unifob-avdelinger. Utgangspunktet var bla påtrykk om synliggjøring av de reelle kostnadene (rapport fra Riksrevisjonen) og et ønske om å lage grunnlaget for et internprisingssystem basert på den totale ressursutvekslingen som foregår mellom Unifob AS og UiB. Det ble antatt at 80-90% av volumet ved denne handelen mellom UiB og Unifob dreier seg om utveksling av årsverk. Undersøkelsen viser blant annet at fakultetet bruker ca 26% av de bevilgningsfinansierte (BFV) årsverk eller anslagsvis 19-21 millioner kroner (+ et påslag for generell infrastruktur) til å utføre tjenester for prosjekter i den eksternt finansierte virksomheten (EFV) 39. Undersøkelsen ble koordinert med undergruppene for personal og for økonomi og formålet med undersøkelsen var å skaffe bakgrunnsinformasjon som alle de underprosjekter som ble igangsatt etter Bekkjarvik kan bruke i det videre kartleggingsarbeidet. Vi tror kvaliteten i dataene ved en slik undersøkelse ble ivaretatt ved at hvert institutt fikk lov til å tenke relative årsverkstørrelser i forhold til helheten på instituttet. 39 For å skape balanse i bildet kan det nevnes at det av totalt ca 40 EFV administrative og tekniske stillinger, brukes til sammen ca 3 årsverk (7,5%) til å yte mottjenester for BFV. 34
Gruppen var ute etter et anslag på bevilgningsfinansierte (BFV) årsverk som gjør tjenester for den eksternt finansierte virksomheten (EFV) og et anslag på eksternt finansierte årsverk som gjør tjenester for den bevilgningsfinansierte virksomheten. Instituttene og Unifobavdelingene ble bedt om å ta stilling til: A. Adm still fin av BFV; Årsverk av Tjenester rettet mot hhv. a)bfv og b)efv B. Adm still fin av EFV; Årsverk av Tjenester rettet mot hhv. a)bfv og b)efv De ble bedt om også å ta med åv-andel til BFV-vitenskapelig personale som utfører tekn/adm -oppgaver og årsverkstallene på EFV tekn/adm årsverk og EFV vitenskapelig personale som utfører t/a-oppgaver. Tabell 1 Andel av T/A årsverk finansiert av UFD som yter tjenester mot prosjekter i den eksternt finansierte virksomheten (EFV). 1. Adm still fin av BFV Årsverk Tjenester rettet mot Tekn/Adm Kubemomenter Tjenestegrupper BFV EFV SUM Andel av tot Administrativ Infrastrukturkostnader Annen adm 10,70 1,50 12,20 12 % Ledelse Ledelse 6,05 1,90 7,95 24 % Personaladm. Personaladm 5,80 3,50 9,30 38 % Studieadm. Doktorgradsutd. 1,95 1,45 3,40 43 % Formidlingsadm 1,90 0,60 2,50 24 % Forskningsadm 1,30 1,25 2,55 49 % Studieadm 21,50 0,30 21,80 1 % Sum Studieadm. 26,65 3,60 30,25 12 % Økonomiadm. Innkjøp 1,90 0,80 2,70 30 % Økonomiadm 11,90 5,90 17,80 33 % Sum Økonomiadm. 13,80 6,70 20,50 33 % Sum Administrativ 63,00 17,20 80,20 21 % Teknisk Teknisk støtte Annen teknisk 12,50 3,50 16,00 22 % Forskningsstøtte 39,40 23,40 62,80 37 % IT serverdrift 5,10 2,10 7,20 29 % IT support 7,10 2,90 10,00 29 % Undervisningsstøtte 14,10 1,10 15,20 7 % Sum Teknisk 78,20 33,00 111,20 30 % Totalt 1. Adm still fin av BFV 141,20 50,20 191,40 26 % Vi fant deretter en fornuftig snittllønn og bruker disse satsene flatt på kategoriene: Kategorier ltr Årskost inkl sos kost Ledelse 55 494 346 Personal, øk og studieadm., 42 393 930 Teknisk støtte 40 380 737 Infrastrukturkostnader 31 332 448 Infrastrukturkost i dette tilfellet er også lønn, men fortrinnsvis til typisk ekspedisjonspersonellet. Prinsippet om å kalkulere t/a-kost basert på antatt åv-forbruk og fordele dette på DB-kilden er imidlertid på plass. For prosjekter uten lønn anbefales i stedet 3 eller 5% DB. Inntil en eventuell timeregistreringsmodul kommer på plass og blir akseptert, er dette er det beste vi har som grunnlag til å vise indirekte kostnader. 35
Tabell 2 Kostnadsoversikt T/A. Kostnadene på fellesom rådet er her fordelt på inst. etter vit årsverk A-sted Andel av felles Kost adm Kost tekn Kost inkl felles 001200 MN - fordelingssted 001211 Matematisk institutt 8,0 % 313 200 220 700 533 900 001212 Inst. for informatikk 8,9 % 343 900 224 200 568 100 001224 Institutt for fysikk og teknologi 16,0 % 794 500 2 421 400 3 215 900 001231 Kjemisk institutt 7,3 % 532 300 2 198 200 2 730 500 001232 MolekylærInstitutt for biologi 7,7 % 802 700 1 247 800 2 050 500 001244 Geofysisk institutt 4,3 % 209 900 968 300 1 178 200 001250 Institutt for geovitenskap 13,5 % 1 129 500 2 602 500 3 732 000 001260 Institutt for biologi 33,8 % 1 946 400 2 679 600 4 626 000 001295 Senter for miljø og ressursstudier 0,5 % 894 100 1 800 895 900 Totalt 100 % 6 966 500 12 564 500 19 531 000 Gruppen bygget modellen den videre med å inkludere Vit Åv, samt priser ved å dele kost på Vit Åv. Det fremkommer sprik så alle tallene bør i gjennom et par runder med kvalitetssjekk før vi blir for bastante i uttalelsene. I tillegg til tallene i tabell 2 bør en legge på noen kroner til infrastruktur og generell drift som en person normalt generer. Dette kan gi et enda bedre bilde av hva aktiviteten koster. Det er kommet forslag på å gjøre dette ved å øke satsene over til ca 500.000 pr. årsverk for å fange opp disse kostnadene. Hvis vi ikke gjør dette, må vi være nøye med å presisere at dette er kun lønnskostnadene og at årsverkene egentlig koster noe mer fordi de krever kontor, strøm, telefon etc. Tabell 3 Min pris når kostnadene blir fordelt på vit. årsverk A-sted VitÅv Pris Adm Pris Tekn Pris pr åv 001200 MN - fordelingssted 2,1 001211 Matematisk institutt 16,6 18 900 13 300 32 200 001212 Inst. for informatikk 18,5 18 600 12 100 30 700 001224 Institutt for fysikk og teknologi 33,3 23 900 72 700 96 600 001231 Kjemisk institutt 15,3 34 800 143 700 178 500 001232 MolekylærInstitutt for biologi 16,1 49 900 77 500 127 400 001244 Geofysisk institutt 9,0 23 300 107 600 130 900 001250 Institutt for geovitenskap 28,2 40 100 92 300 132 300 001260 Institutt for biologi 70,4 27 600 38 100 65 700 001295 Senter for miljø og ressursstudier 1,0 894 100 1 800 895 900 Totalt 210,5 33 100 59 700 92 800 Det fremgår et tydelig sprik i kostnader og priser instituttene i mellom, og enkelte institutt yter betraktelig mer teknisk støtte enn andre. Modellen gir imidlertid en viss garanti for at lønnskostnadene for tjenester rettet mot EFV på fakultetet sett under ett blir dekket inn ved å belaste prosjektene for kr 92 800 pr vit årsverk + et tillegg for infrastruktur (i tillegg til de 85.000 som allerede trekkes inn til husleie og sentraladm). Modellen er i første omgang ment å kunne brukes til synliggjøring av de enkelte delene som til sammen danner grunnlaget for de 40 % av lønnskostnader (20% av tot mot EU) som skal 36
trekkes i dekningsbidrag av alle prosjektene. Modellen blir dermed også til hjelp ved søknadsprosessen da den underbygger argumentene for målet om 40% dekningsbidrag. Rutiner for prosjektadministrasjon ved UiB Stikkprøver viser at instituttene og fakultetssekretariatet følger disse rutinene for prosjektadministrasjon. Retningslinjer for prosjektadministrasjon Retningslinjer eksternt finansiert virksomhet ved UiB Rutiner for prosjektadministrasjon Prosjektoppretting Prosjektoppretting Rekrutteringsstillinger Indirekte kostnader og egeninnsats Budsjettering av EFV Laboratorie Instrumentbruk Leiesteder Prosjektavslutning Vedlegg budsjettskjema Tilsettingsbrev og Arbeidsavtaler - eksternt finansierte stipendiater/ postdoktorer Kilde: http://www.uib.no/persok/prosjektadm/index.html 37
UNIVERSITETSSTYRET Universitetet i Bergen Arkivkode: Styresak: Sak nr.: Møte: 23.09.2004 RETNINGSLINJER FOR EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET VED UNIVERSITETET I BERGEN Bakgrunn Det akademiske kollegium vedtok 22.2.2001 dagens retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet. I 2003 vedtok UFD et nytt Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt. Det er derfor nødvendig å justere UiBs retningslinjer. I henhold til hovedinstruks for økonomiforvaltningen (fastsatt av UFD) skal retningslinjer under dette reglementet godkjennes av institusjonens styre. Retningslinjene gjelder for UiB. Unifob AS har egne retningslinjer. Endringene Det er gjennomført en rekke endringer av redigeringsmessig karakter. Det er likevel noen endringer styret bør merke seg: UiB inkluderer i sin definisjon av eksternt finansiert virksomhet (EFV) også midler fra NFR. Departementet ser på NFR-midler som bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV). UiB vil behandle NFR-midler som eksternt finansiert virksomhet internt, men rapportere NFR sammen med bevilgningsfinansiert virksomhet ved rapportering til UFD. UiB opprettholder NFR som ekstern finansieringskilde fordi NFR-prosjekter ellers følger samme rutiner som eksternt finansierte prosjekter. Retningslinjene er som følge av det nye reglementet fra UFD tydeligere på skillet mellom oppdragsprosjekter og bidragsprosjekter. Oppdragsprosjekter er betaling for tjenester (konkrete motytelser) er i utgangspunktet mva-pliktig dersom ytelsen ikke er unntatt fra mva ved lov. Oppdragsprosjekter kan ikke være subsidierte av institusjonene men skal være fullfinansiert (skal unngå konkurransevridning). Oppdragsprosjekter kan gå med overskudd. Bidragsprosjekter er gaver uten konkrete motytelser, de er ikke mva-pliktig og kan ikke gå med overskudd. De nye rutinene for beregning av dekningsbidrag (fra 1.1.2004) er tatt inn retningslinjene. Disse etablerte faste priser for infrastruktur og ga samtidig fakultetene (evt. instituttene) fullmakt til å fastsette dekningsbidrag på prosjektnivå. Instituttene 38
betaler nå pr. eksternt finansiert årsverk kr. 40.000 i husleie til fakultetene og kr. 45.000 i for administrativ infrastruktur til UiB felles 40. Retningslinjene er generelt tydeligere på de rollene og det ansvar de ulike aktørene har. Dette gjelder prosjektledere, institutt (prosjekteier) og fakultetet. Instituttenes økonomiske ansvar og risiko er tydeligere definert. Likeledes er fakultetenes ansvar for å sørge for at instituttene har tilfredsstillende økonomioppfølgingsrutiner også for denne virksomheten tatt inn. Fakultetet skal ha oversikt over den eksterne virksomhetene og påse at denne følger de retningslinjer som gjelder for økonomistyring generelt ved UiB. Konsekvenser De nye retningslinjene er først og fremst en nødvendig oppdatering som følge av nye formuleringer i departementets nye reglement. En tydeligere omtale av aktørenes roller og ansvar betyr likevel en klarere arbeidsdeling enn i dag. Fakultetenes rolle er noe sterkere idet det defineres et overordnet økonomistyringsansvar. Dette følger av at fakultetene har overtatt det administrative ansvaret for rekrutteringsstillingene som utgjør en stor den av den eksternt finansierte virksomheten. Det er likevel ikke meningen at dette skal medføre noen vesentlig økt ressursinnsats på fakultetsnivået. De nye dekningsbidragsreglene med faste infrastrukturpriser og delegert fastsettelse av dekningsbidrag, synes så langt å ha gitt positive virkninger for instituttøkonomien. Dette skyldes bedre incentiver for å øke det dekningsbidraget prosjektene betaler. Det vil være naturlig å komme med en vurdering av ordningen når første driftsår er gjennomført. Universitetsdirektøren legger frem følgende forslag til vedtak: Styret godkjenner endringene i retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Bergen. Vedlegg: Nye retningslinjer. UST040923_EFV-regler_v01/ 13092004 KB/SEB(KRAa 40 Beløpet kan indeksreguleres. 39
Retningslinjer for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Bergen 1 Avgrensninger og definisjoner 1.1 Disse retningslinjene gjelder fra 01.10.2004. Retningslinjene baserer seg på Reglement om forvaltning av eksternt finansiert virksomhet ved universiteter og høyskoler og om disse institusjonenes samarbeid med andre rettssubjekt, heretter kalt Reglementet. 1.2 Eksternt finansiert virksomhet (EFV) omfatter virksomhet som finansieres utenom institusjonens grunnbevilgning. Tilskudd fra UFD til spesifiserte aktiviteter regnes i denne sammenheng som en del av grunnbevilgningen. Tilskudd fra andre departement og underliggende direktorat til UiB sin primærvirksomhet, regnes også som del av grunnbevilgningen. I instruks fra UFD fremgår at ved all ekstern rapportering skal tilskudd fra NFR rapporteres som bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV). Internt ved UiB regnskapsføres og rapporteres tilskudd fra NFR som EFV. Den eksternt finansierte virksomheten (EFV) kan omfatte forskning, utredningsarbeid, undervisning og annen virksomhet som gjennomføres i henhold til avtale med eksterne finansieringskilder. 1.3 Eksternt finansierte prosjekter deles i to kategorier: i) Oppdragsprosjekter ii) Bidragsprosjekter Oppdragsprosjekter kan defineres som omsetning av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag. Definisjon av omsetning følger lov om merverdiavgift. Oppdragsprosjekter vil i henhold til lov om merverdiavgift være avgiftspliktig med mindre tjenesten omfattes av unntak eller fritak i henhold til loven.. Unntak gjelder bl.a. omsetning av helsetjenester og undervisningstjenester. Oppdragsprosjektene skal ifølge Reglementet alltid være fullfinansierte, dvs belastet med alle direkte og indirekte kostnadene som prosjektet påfører institusjonen. Institusjonene kan ikke subsidiere oppdragsprosjekter av egen grunnbevilgning. Subsidiering kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører/oppdragsgivere, eksempelvis rent private forskningsinstitusjoner. Bidragsprosjekter omfatter all annen eksternt finansiert virksomhet som organiseres som prosjekter med særskilt regnskapsmessig oppfølgning. Dette kan være bidrag eller gave finansiert av en bidragsyter som helt eller delvis finansierer virksomhet ved institusjonen og som det ikke er heftet motytelse til. Bidragsprosjektene er ikke mva-pliktige. 1.4 Aktører ved gjennomføring av prosjekter: Prosjektleder: Den personen som er faglig og administrativ leder for den daglige gjennomføringen av prosjektet. Prosjekteier: Den enhet som har godkjent søknaden for prosjektet og som er medunderskriver på 40
kontrakten. Dette vil være den enhet som prosjektet administrativt tilhører. Normalt er dette den enhet prosjektlederen er ansatt ved. (*må ikke forveksles med Prosjektansvarlig som omtales i NFR-kontraktene) 2 Praktisering av fullmakter og ansvar ved prosjektgjennomføring 2.1 Prosjekteier er vanligvis et institutt eller annen grunnenhet. Lederen for vedkommende enhet er ansvarlig for at de ressurser som kreves for å gjennomføre prosjektet (personale, lokaler, utstyr etc) kan skaffes til veie. 2.2 Prosjekteier er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres innenfor fastsatte rammer mht framdrift, ressurser og økonomi. 2.3 Det er direktøren ved Forskningsavdelingen som skriver under alle kontrakter, og Forskningsavdelingen skal ha et fullstendig kontraktsarkiv. Fullmakten til å godkjenne søknader legges til institutt eller avdeling v/lederen for vedkommende enhet (Prosjekteier). Leder for vedkommende enhet vil også være medunderskriver på prosjektkontraktene tilhørende grunnenheten. Unntak: Bergen Museum skriver selv under og arkiverer alle kontraktene tilhørende Musèet. Søknader til EU-programmer skal godkjennes av Forskningsavdelingen. 2.4 Prosjekteier er ansvarlig for å avklare finansiering før ansettelse av prosjektmedarbeider. Det bør normalt ikke ansettes i midlertidig stilling før man har en skriftlig bekreftelse fra oppdragsgiver om at kontrakt vil komme. Ved ansettelse i midlertidig stilling i påvente av undertegnet hovedkontrakt, skal det opprettes et midlertidig prosjektnummer der lønnskostnadene belastes. Prosjekteier er ansvarlig for å finne budsjettmessig dekning for påløpte lønnskostnader i tilfelle at tiltenkt hovedkontrakt ikke går i orden. 2.5 Ved prosjektstart er Prosjekteier ansvarlig for å oversende utfylt Prosjektopprettingsskjema m/kopi av Prosjektkontrakt til Personal- og økonomiavdelingen v/seksjon for prosjektadministrasjon, slik at prosjektet kan opprettes i regnskapssystemet. Prosjekteier skal foreta en vurdering av om prosjektet er et bidragsprosjekt eller om det er et oppdragsprosjekt. 2.6 Ved prosjektstart er Prosjekteier ansvarlig for å utarbeide Prosjektbudsjett iht. vedtatt mal og rutine. Dette oversendes Personal- og økonomiavdelingen v/seksjon for prosjektadministrasjon ved prosjektoppretting. 2.7 Prosjekteier i samarbeid med Prosjektleder er ansvarlig for at fastsatt rapportering blir utarbeidet og levert iht. fastsatte frister og for at fakturagrunnla g blir utarbeidet iht. fakturaplan. Dette gjelder også for å søke oppdragsgiver/bidragsyter om å få overføre evt. restmidler fra ett år til et annet. Unntak: EU-prosjekter rapporteres fra sentral økonomienhet (SPA). 2.8 Prosjekteier i samarbeid med Prosjektlederen er ansvarlig for prosjektvurdering, for utarbeidelse av regnskapsbilag som er nødvendig for at prosjektregnskapet skal være à jour og for at fullførte prosjekter blir regnskapsmessig avsluttet. 2.9 Fakultetsdirektøren er ansvarlig for å etablere tilfredsstillende økonomioppfølgingsrutiner for den eksternt finansierte virksomheten, slik at fakultetet til enhver tid har den oversikt som er nødvendig for å kunne rapportere økonomien ved fakultetet iht. gjeldende økonomistyringsrutiner. 41
3 Krav til prosjektkontrakt 3.1 For hvert enkelt oppdrag/bidrag skal det inngås skriftlig avtale/kontrakt mellom oppdragsgiver/bidragsyter og UiB. En slik kontrakt skal inneholde klare bestemmelser om hva som skal gjøres/leveres, arbeidets omfang, økonomiske forhold som pris, fakturering og rapportering, oppdragets varighet/kontraktsperiode, rettigheter, plikter og ansvar for partene, publiseringsrettigheter og behandling av tvister. Oppdragsgiver/bidragsyter skal betale alle direkte og indirekte utgifter ved oppdraget, hvis ikke noe annet uttrykkelig vedtas. 4 Indirekte kostnader og egeninnsats 4.1 Av Reglementet fremgår at alle prosjekter skal i hovedregelen være fullfinansiert, dvs. at det skal belastes direkte og indirekte kostnader som utgjør de kostnader prosjektet påfører institusjonen. Oppdragsprosjektene skal iht Reglementet alltid være fullfinansiert av oppdragsgiver. Institusjonene kan ikke subsidiere oppdragsprosjekter av egen grunnbevilgning. Årsaken er at subsidiering kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører/oppdragsgivere, eksempelvis rent private forskningsinstitusjoner. Når det gjelder bidragsprosjekter medfører disse hvis de ikke er fullfinansiert, at en viss del av slik virksomhet er finansiert av institusjonens grunnbevilgning. Dette skal regnskapsføres og synliggjøres som tilskudd til prosjektet. 4.2 Indirekte kostnader beregnes som et påslag på regnskapsførte kostnader til lønn og sosiale utgifter (for EU-prosjekter beregnes indirekte kostnader som et påslag på regnskapsførte totale kostnader). 4.3 Fastsetting av indirekte kostnader er delegert til fakultetene som kan delegere dette videre til sine institutter. Alle indirekte kostnader som belastes prosjektene blir fortløpende godskrevet den grunnenheten prosjektet tilhører. Grunnenhetene blir så månedlig belastet for kostnader til administrasjon, husleie m.m. etter faste priser (pt. kr. 85.000,- pr. eksternt finansiert årsverk pr. år). I tillegg skal prosjektene belastes med indirekte kostnader til dekning av de utgiftene som prosjektet påfører instituttet. Differansen mellom det prosjektene betaler i dekningsbidrag og det grunnenhetene betaler videre for fellestjenester og husleie bør gi et overskudd som grunnenhetene beholder selv. 4.4 I forbindelse med gjennomføring av bidragsprosjekter, vil UIB i noen tilfeller bidra med annen type egeninnsats i prosjektgjennomføringen. Dette skal synliggjøres i regnskapene både til instituttet og prosjektet. 5 Krav til prosjektbudsjett 5.1 For alle prosjekter med hel eller delvis finansiering skal det settes opp et prosjektbudsjett iht. fastsatt mal og rutine. Budsjetterte kostnader skal omfatte: i) Lønnskostnader inkl. sosiale kostnader både for arbeidsinnsats som finansieres av ekstern finansieringskilde og for arbeidsinnsats som representerer planlagt egeninnsats for bidragsprosjekter. ii) Full dekning av indirekt kostnader (%-vis påslag på budsjetterte lønnskostnader) iii) Laboratoriekostnader og lignende som ikke inngår i indirekte kostnader iv) Andre direkte kostnader 42