Status leiested ved IKP

Transkript

1 Status leiested ved IKP Instituttet innfører leiestedsmodellen 100%. Instituttet har opprettet 5 leiesteder. 1 for hver faggruppe + 1 for monteringsverkstedet. K sted Katalyse K sted Kolloid og polymerkjemi K sted Miljø og Reaktorteknologi K sted Bioraffineri og fiberteknologi K sted Monteringsverksted

2 Leiested opprettes for å: Dokumentere kostnader ved lab.drift for at disse kan omsøkes og dekkes inn på eksterne prosjekter fra EU og NFR. Gir oss en bedre oppmerksomhet rundt en del kostnader og grunnlag for å foreta noen valg. Fra instituttets side er ordningen ikke ment å være et instrument for omfordelig av midler. Vi søker å få til rutiner som krever minst mulig ressurser, men samtidig innfører modellen så korrekt som mulig. Leiestedets Inntekter Kostnader Stipendiater Husleie Fordypningsstud Ingeniører Masterstud. Avskrivning Stud fra andre inst. Drift Oppdrag/eksterne Gjesteforskere Utvekslingsstudenter

3 Innføring av modellen Utgifter Alle utgifter føres i sin helhet. Inntekter: Alle inntekter føres også i sin helhet.

4 Rutiner og føring av inntekter Alle som bruker leiestedet har full tilgang til hele laboratoriet. Alle forbruksartikler dekkes utenfor leiestedsprisen. Brukere utenfor instituttet belastes sin enhet Stipendiater og postdoktorer belastes prosjektene sine Masterstudenter belastes instituttet Fordypningsstudenter belastes instituttet Utvekslingsstudenter belastes instituttet Gjesteforskere har med egen midler, eller bekostes av gruppa Brukere fra andre faggrupper belastes pr. dag på linje med eksterne brukere

5 Innføring av leiested og føring av inntekter Stipendiater føres i månedesverk posteres kvartalsvis ev. halvårlig for hele stipendiatperioden. Fordypningsstudenter med eksperimentell aktivitet beregnes til å være på lab 4 måneder. Posteres en gang pr. halvår. Masterstudenter med eksperimentell aktivitet beregnes til å være på lab 4 måneder. Posteres en gang pr. halvår. Utvekslingsstudenter føres pr. måned. Gjesteforskere føres pr. måned. Studenter fra andre inst, oppdrag og andre beregnes pr. dag, og posteres fortløpende (månedlig).

6 Innføring av leiested dekking av kostnader for pågående prosjekter uten tilstrekkelige midler. For å få dekket inn kostnadene må alle betale for bruk av leiestedet, det betyr at også stipendiater på pågående prosjekter som ikke har midler til leiestedsleie også skal betale. Instituttet er innstilt på å dekke lab.leie for disse slik at prosjektøkonomien ikke blir lidende. For eksternfinansierte prosjekter vil dette i hovedsak være en overgangsfase, mens for RD og SO tildelinger må dette i framtida legges inn i budsjettene. Får man ikke full dekning for leiestedskostnader fra ekstern finansieringskilde kan instituttet på bidragsprosjekter gå inn med egeninnsats. For oppdrag er dette ikke mulig.

7 Innføring av leiested og føring av utgifter Husleie posteres halvårlig. Ingeniører timeføres i Maconomy kvartalsvis. Drift posteres fortløpende i regnskapet. Avskrivninger posteres halvårlig.

8 Rutiner Dersom det akkumulere seg midler på leiested skal disse brukes til fornyelse av laboratoriet. Midlene på leiestedet disponeres av faggruppa. Maks akkumulering pr. leiested er 1,5 MNOK. Beløp ut over dette tilfaller Instituttet til felles tiltak, fortrinnsvis for å styrke laboratorievirksomheten. Leiestedskontoen kan investere inntil slik at saldo maks er 1 MNOK i minus. Ordningen evalueres årlig, likeledes satsene for det enkelte leiested. Dvs. at timepriser som brukes i fakturering og søknader fastsettes årlig.

9 Oppdrag Alle kostnader føres på oppdragsprosjektet Leiested godskrives for oppdragspris + minimum 5% fortjenest (denne kan økes om man ønsker mer av fortjesten skal ligge på leiestedet). Oppdragsprosjektet fakturer ut med alle kostnader dekket og det skal være en fortjeneste (avanse) på toppen. Fortjenesten blir liggende på oppdragsprosjektet Prisen skal være på markedsnivå, skal ikke virke konkurransevridende.

10 Oppdragsprosjekter eksempel på enkelt tilbudsoppsett. Hvilke typer kostnad kommer på oppdragsprosjekter og må tas hensyn til Hvor finner man opplysnnger for å kunne kalkulere pris på oppdrag? Timepriser for den enkelte ansattgruppe som skal brukes ved utfakturering finner du her: K:\ikp\felles\TDI Kostnadselement Timer bruk av leiested oppdragspris Timer lab.ingeniør inkl. OH Timer forsker inkl. OH Hvor finner jeg satser? Leiestedsmodell lab.leder Prisliste NTNU Prisliste NTNU Timer professor inkl. OH Prisliste NTNU Forbruksmateriell, materialer Prosjektregnskap

11 Håndtering av utgifter på oppdrag Veiledning til føring av timer i Maconomy finner du her: /wiki/norsk/timeregistrering+i+maconomy portalen Kostnadselement Aktivering Håndtering Inntekt Timer bruk av leiested oppdragspris Timer lab.ingeniør Timer forsker Timer professor Timeføring i Maconomy på oppdragsprosjektet utføresav lab.leder Timeføring i Maconomy på oppdragsprosjektet, utføres av ingeniøren Timeføring i Maconomy på oppdragsprosjektet, utføres av forskeren Timeføring i Maconomy på oppdragsprosjektet, utføres av forskeren Godskrives leiested med 5% eller mer fortjeneste Lønnsutgift godskrives der hvor lønn belastes RD eller prosjekt Lønnsutgift godskrives der hvor lønn belastes RD eller prosjekt Lønnsutgift godskrives der hvor lønn belastes RD eller prosjekt Faktureres ut med fortjeneste på oppdragsprosjektet Faktureres ut med fortjeneste på oppragsprosjektet Faktureres ut med fortjeneste på oppdragsprosjektet Faktureres ut med fortjeneste på oppdragsprosjektet Forbruksmateriell, materialer Regnskapsføres på oppdragsprosjekt Faktureres ut med fortjeneste på oppdragsprosjektet

12 Oppdrag og føring av kostnader Prosjektleder er ansvarlig for å lage et budsjett hvor det framgår hvem som skal arbeide på prosjektet og hvilket omfang i timer og leiestedstimer. Prosjektleder er ansvarlig for å distribuere prosjektnr. til de som skal belaste prosjektet med timer, direkte kostnader og leiestedskostnader. Den enkelte medarbeider skal føre sine timer på prosjektet i Maconomy bruksanvisning finner du her: Lableder leverer timeroversikt til LP på leiestedskostnader.

13 Bidrag føring av kostnader Prosjektleder er ansvarlig for å lage en budsjett og arbeidsplan hvor det framgår hvem som skal arbeide på prosjektet og i hvilket omfang de skal belaste timer og leiestedstimer. Prosjektleder er ansvarlig for å distribuere prosjektnr. til de som skal belaste prosjektet med timer, direkte kostnader og leiestedskostnader. Den enkelte medarbeider skal føre sine timer på prosjektet i Maconomy bruksanvisning finner du her: /wiki/norsk/brukerveiledninger+til+maconomy klienten For std.satser på fast ansatte som veiledning så fører LP disse satsene. Lableder leverer timeroversikt til Prosjektleder og LP(kopi) på leiestedskostnader. LP belaster prosjektet med leiestedskostnad.

14 Føring av timer ingeniør på RD 2 typer Andel av timer som er satt opp ti vedlikehold overføres av controller mellom leiested og institutt (der hvor lønna belastes). Timer man arbeider på prosjekter skal føres i Maconomy av den enkelte ingeniør. Dvs. at alle timer man arbeider på prosjekt skal føres i Maconomy.

15 Investeringer og påvirkning av pris Dersom investeringen anses som et fellesinstrument (dvs. at instrumentet ikke skal avskrives på ett enkelt prosjekt) og legge til under avskrivninger i modellen (regnearket) vil avskrivningene på dette instrumentet øke leiestedsprisen. Avskrivningstiden vil bestemme hvor mye det vil påvirke hver år. Lengre tid mindre endring. Avskrivningstid: Min 4 år på teknisk utstyr. Men det kan også settes til 8 eller 12 år etter hvor lenge det forventes brukt. Instrument ofte en funksjontid som er lengre enn både økonomisk levetid (=avskrivningstid) og teknisk levetid.

16 Investering i utstyr på leiested 3 modeller Ny ordning med at man kun kan kostnadsføre avskrivninger på prosjektet betyr at leiestedet eller instituttet må forskuttere investeringen

17 Modell 1 Prosjekt dekker avskrivning Tradisjonell modell Prinsipp: Den som initierer behovet dekker kostnad. Prinsippet er likt slik som vi har hatt det tidligere med investeringer på prosjekt. Prosjektet kjøpte inn utstyret, brukte det i prosjektet hvorpå det tilfaller gruppa. Investeringen blir skilt ut og bruk av utstyret får en egen pris som skal dekke avskrivningene. Fordel: Prosjektet som har initiert kostnaden dekker avskrivningen. Andre prosjekter blir ikke påvirket av at ett prosjekt har investeringsbehov. Ulempe: De fleste prosjekter er på 3 år. Korteste tillatte avskrivning på utstyr er 4 år det betyr at prosjektet kan dekke ¾ av innkjøpskostnaden av utstyret. Det fjerde året dekkes av leiestedet.

18 Modell 2 Investeringen går inn i grunnprisen Institutt/leiested forskutterer innkjøpet. Investering legges til grunnprisen. Dvs. at investeringen i form av avskrivninger dekkes av alle brukere av lab'en. Fordel: Det aktuelle prosjektet får mindre belastning. Dersom instrumentet er tilgjengelig for alle, så OK at alle bidrar til å betale på investeringen? Enkel å administrere. Ulempe: Avskrivninger dekkes av andre enn de på prosjektet. Urettferdig? Prosjektet kan ikke utgiftsføre avskrivninger som blir dekket av andre brukere enn de på prosjektet. Økning i grunnpris kan gjøre at prosjekter går i minus dersom den blir høyere enn budsjettert.

19 Modell 3 Investeringer vurderes individuelt Hver investering vurderes individuelt om den skal legges til grunnprisen eller om den skal ha tilleggspris. 3.1 Spesielle instrumenter/rigger får tilleggspris som dekkes av personer som arbeider på ett prosjekt. Prosjektet har lagt inn finansiering av disse kostnadene i sine budsjett. 3.2 Generelle instrumenter kan legges til grunnprisen de brukes av alle på lab'en og alle bidrar til å dekke avskrivningene. Fordel: Fleksibel og rettferdig, hindrer for store svingninger i grunnprisen. Ulempe: Tung å administrere, registrering på spesialpris krever dobbel registrering (i følge fakultetet).

20 Rutine for kostnadsføring på prosjekt av investeringer på Leiested Bakgrunn kun mulighet for kostnadsføring av avskrivninger på bruk av utstyr. 1. Utstyret må være på plass 2. Det må være personer på prosjektet som bruker det Dvs. i praksis at det er lite trolig at vi får kostnadsført avskrivninger 100% i 3 år. Veldig få ganger at utstyret og kandidat er på plass ved prosjektstart. Her kan vi bli bedre. Da må vi planlegge bedre slik at vi gjør innkjøp tidligere. Dersom man vet at det skal kjøpes inn utstyr så kan man starte innkjøpsprosessen når prosjektet er tildelt.

21 Innkjøp av utstyr 2 inngangsvinkler Investering som del av fornying av lab. etter investeringsplan. Investering initiert av nytt prosjekt med budsjettert lab leieutgift til særlig dyrt utstyr, eller utstyr hvor avskrivning skal dekkes vi ett eller flere spesifikke prosjekt. Må uansett være planlagt.

22 Investering som del av investeringsplan Modell 2 legges til grunnprisen. Reinvesteringer skjer på generisk utstyr for lab'en som de fleste brukerne benytter.

23 Linker Beregne kostnader i forskningsprosjekt: /wiki/norsk/beregne+kostnader+i+forskningsprosjekt Leiested: /wiki/norsk/leiested Anleggsmidler: /wiki/norsk/anleggsmidler+ +nyanskaffelser+ +kassasjon+ +salg