Budsjettere i Maconomy-klienten > brukerveiledning. 2. Registrer priser for prosjektet i faneblad Priser

Transkript

1 Budsjettere i Maconomy-klienten > brukerveiledning Veiledningen vil bli oppdatert fortløpende i forhold til endringer og tilpasninger som gjøres i klienten, så hent alltid ny versjon fra Innsida. 1. Lag budsjett ved hjelp av budsjettmalene Før du registrerer budsjettet i Maconomy, så må detaljert kostnads- og finansieringsplan for prosjektet utarbeides ved hjelp av excel eller lignende. Du finner NTNUs budsjettmaler her. 2. Registrer priser for prosjektet i faneblad Priser Ta stilling til hvilke kost- og salgsprislister som skal brukes på prosjektet, og angi valget i feltet for Prislister (bruk søkefunksjonen/forstørrelsesglasset): Det skal ikke angis salgsprisliste i bidragsprosjekter, da kostpris=salgspris for disse. 3. Registrer budsjett i Maconomy Stå i faneblad Budsjettering: I nederste halvdel av skjermbildet ser du tre faner: Tid, Beløp og Fullt budsjett. Timer budsjetteres i fanen Tid, direkte lønn og andre kostnader i fanen Beløp. Fanen Fullt budsjett viser totalbudsjett med eventuell egenfinansiering. - Ikke endre budsjettet ditt i fanen Fullt budsjett. Endre i Tid eller Beløp. 1

2 Budsjettere direkte lønn og øvrige kostnader/drift: Du kan budsjettere på en spesiell artskonto, eller bruk kontoklasse. Stå i faneblad «Beløp». Det kommer automatisk opp én linje for hver kontoklasse (lønn, driftskostnader etc.) I kolonnen «Oppgavebeskrivelse» kan du søke på art eller kontoklasse. Du kan f.eks søke ved å skrive «lønn», og du kan få opp alle lønnsarter (bruk evt. forstørrelsesglasset). Angi antall: Vi anbefaler at du angir antall=1. Budsjettet skal periodiseres i egen fane. Legg inn både kostpris og salgspris: Du må registrere både kost- og salgspris i budsjettfanen Beløp. Det er uten betydning om du registrerer i «Salgspris, valuta» eller «Salgspris i alt, valuta». Maconomy multipliserer/ dividerer i henhold til det du har angitt som antall. Det samme gjelder for kolonnene for kostpris. Budsjettere timer for medarbeider: 1. Stå i faneblad «Tid» og klikk på en linje med din valgte «Oppgave» 2. Budsjetter timer enten på medarbeider eller på medarbeiderkategori, ikke begge samtidig 3. Velg antall timer, trykk Enter 2

3 Nå vil du se at timepriser (kost- og salgspris) for valgt medarbeider eller medarbeiderkategori kommer opp automatisk: Prosjektspesifikke timepriser for medarbeider «Standard salgspris oppdrag» kan fravikes, og erstattes med prosjektspesifikke, individuelle timepriser ved behov/ønske. Salgspris kan ikke fravikes ved bidragsprosjekt eller hvor kunden er SINTEF eller Statoil. Budsjettere leiestedstimer: Dersom et leiested er registrert med priser i Maconomy, så kan du budsjettere timer for leiested slik: Stå i faneblad «Tid» Velg «oppgave»: 200 Leiestedsbelastninger Budsjetter timer i kolonnen Medarbeidernr. (leiested er registrert som «medarbeider» i Maconomy, og alle leiested har medarbeidernr. som begynner på «L») : Velg antall timer 3

4 4. Registrer egenfinansieringsprosent og beregn egenfinansiering for prosjektet NB! Gjelder kun bidragsprosjekter. Egenfinansiering er ikke tillatt i oppdragsprosjekter. Gå til faneblad Hjem og deretter Priser Registrer den egenfinansieringsprosenten som du har beregnet i excel budsjettmalen: Gå til faneblad Budsjettering Beregn egenfinansiering i kroner ved å trykke på knappen «Beregn egenfinansiering»: Beregnet egenfinansiering legges til som egne linjer i budsjettet, og regnskapsføres automatisk på grunnlag av hver regnskapsførte transaksjon: 4

5 Det kan komme opp 1, 2 eller 3 linjer med automatisk beregnet egenfinansiering. Det jobbes med at systemet kun skal legge til én linje, men dette er foreløpig ikke på plass. Legg merke til beløpene i budsjettoversikten (øverste halvdel av skjermen). Her vises nå totale kostnader («Omkostning»), total ekstern finansiering («Salgspris») samt egenfinansiering («+/-«). Egenfinansiering utgjør lokal egenfinansiering på prosjektet. Eventuell sentral egenfinansiering (typisk RSO-midler) kan registreres i eget felt under «Salgspris». Feltet er kun et informasjonsfelt, og påvirker ikke den lokale egenfinansieringen. 5. Periodiser budsjett Budsjettet skal periodieres pr år. Se veiledning her. 6. Avlever og godkjenn budsjett Gå til faneblad Fullt budsjett (nederste halvdel av skjermen), og fjern eventuelle nullinjer fra budsjettet (du får et ryddigere oppsett): 5

6 Avlever budsjett: Godkjenn budsjett: Når du godkjenner budsjettet, vil dette bli en del av instituttets/enhetens totale virksomhetsbudsjett. Prosjektøkonomien vil kunne følges opp mot budsjett i rapportene. Endre/revidere godkjent budsjett Kontroller, og endre eventuelt egenfinansieringsprosenten i forbindelse med revideringen. Gå inn på prosjektet, og velg velg fane for budsjettering. Trykk på knappen «Gjenåpne prosjekt»: 6

7 NB! Hvis du endrer egenfinansieringsprosent, så husk å beregn egenfinansiering på nytt i budsjettfanen, slik at budsjettet blir riktig. «Gjenberegn budsjett» etter eventuell endring av prisliste Dersom du har budsjettert et antall timer og endrer prisliste i faneblad Priser etterpå, så må du gjenberegne budsjettet for å få beregnet nye beløp i budsjettet. Dersom du ikke gjenberegner budsjettet, så vil prisliste bli endret på prosjektet, men budsjettet vil ikke være i henhold til valgt prisliste. For å gjenberegne budsjettet: Velg «Andre handlinger» - velg gjenberegn budsjett. Budsjettrevisjoner Når du reviderer budsjett, vil du få flere budsjettrevisjoner. Du ser hvilket revisjonsnummer du er inne på: 7

8 Du kan alltid se på en tidligere revisjon i Maconomy: Avlever og godkjenn budsjett. Avlever og godkjenn som tidligere vist. Nyttige funksjoner og knapper i budsjettfanen: 8

9 Oppfrisk/oppdater Sett inn linje under Sett inn linje Slett linje Eksporter budsjett til excel 9