BÆRUM KOMMUNE Styringsdokument 501642 Lindelia bo - og behandlingssenter Gjennomføringsfase Styringsinformasjon Prosjektansvarlig Niels Riddervold Kostnadsramme BP3 (P85) 475 millioner kroner Prosjektansvarligstyringsramme (P50) 466 millioner kroner An tall kvadratmeter 12 754 m² B R A + 2046 B T A (parkeringskjeller) Dato overlevering til bruker januar 2020 Dato overlevering til forvalter januar 2021 Kontostreng ( ansvar, f ormål, objekt) 17410, 2612, 933102 Saksnummer /journalpostnr. i WebSak 15/126901 Dokumenthistorikk Versjon Utarbeidet av Godkjent av Dato Kommentar 1.0 /BP3 NRI Eiendomsråd BIOM porteføljen 12.06.2017 FSK behandler sak med styringsdokument 13.06.2017 501642 Lindelia BBS Side 1 [ juni 2017 /Versjon 1 ]
Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 2 MÅL... 3 3 PROSJEKTETS LEVERANSER... 4 4 USIKKERHETER... 4 5 KONTRAKTSTRATEGI... 5 6 MILEPÆLER... 5 7 PROSJEKTORGANISASJON... 6 8 PROSJEKTBUDSJETT... 7 9 ADMINISTRATIVE RUTINER FOR PROSJEKTET... 7 9.1 Kategori og ansvar... 7 9.2 Arkiv- og dokumenthåndtering... 7 501642 Lindelia BBS Side 2 [juni2017/versjon 1]
1 INNLEDNING Behovsplan for bo- og behandlingssentre, omsorgsboliger og velferdsboliger for årene 2014 til 2033 viser et behov for etablering av 1 000 sykehjemsplasser i perioden. Dette sykehjemmet vil i første omgang fungere som avlastningssykehjem. Etableringen av Lindelia BBS er utløsende for å kunne igangsette nødvendig ombygging og oppgradering av andre nedslitte og lite funksjonelle bo og behandlingssentre i kommunen. Formannskapet besluttet igangsetting av planleggingsfase/anskaffelse av Lindelia bo- og behandlingssenter etter konseptfasen (BP2) Lindelia bo- og behandlingssenter - beslutning om å igangsette planleggingsfase/anskaffelse, FSK- 168/16, 18.10.2016. Reguleringsplanen for Lindelia ble andregangsbehandlet i planutvalget 16. mars 2017, og vedtatt i kommunestyret 31.mai 2017, KST-sak 065/17. Behandling i handlingsprogrammene (HP): HP 2013-2016 Det initieres et nytt sykehjem i Vestre Bærum med 87 plasser basert på tomtekjøp i 2012. Planlagt oppstart var 2013/2014 og tidligste ferdigstillelse i 2015/2016. HP 2014-2017 I tiltak 8 «Utsatt vekst i dekningsgrad», går en planlagt investering på 87 plasser ut av Handlingsprogram 2014 2017. I langtidsplanleggingen legges prosjektet foreløpig til 2020 HP 2015-2018 Lindelia bo- og behandlingssenter kommer inn med fremskyndet bygging og oppstart prosjektering i 2015. Prosjektet «gjennomføres for å skape erstatningsplasser ved avvikling og ombygging av små og utidsmessige enheter». Reservert ramme var satt til 352 millioner kroner for 100 beboerplasser. HP 2016-2019 Det ble reservert en investeringsramme på 466 millioner kroner, kapasitet på 124 beboere, og med ferdigstillelse i 2019. HP 2017-2020 Prosjektet er planlagt med 131 beboere og reservert ramme ble økt til 490 mill. 2 MÅL Nivå Beskrivelse Effektmål Lindelia BBS vil i første omgang fungere som avlastningssykehjem for andre sykehjem som trenger oppgradering av eksisterende bygningsmasse slik at også de byggene blir tilpasset en mer bærekraftig og fremtidsrettet drift. Etableringen av Lindelia BBS er utløsende for å kunne igangsette nødvendig ombygging og oppgradering av andre lite funksjonelle bo og behandlingssentre i kommunen. Driftsmessig vil utformingen av bygget og nytt pasientvarslingssystem sørge for at behovet for våkne nattevakter reduseres fra syv til fem. Arealeffektivt bygg Etter ønskede justeringer av bygget, jfr. krav fra regulering som krevde en økning av utearealet mellom to fløyer på sydsiden av bygget, ble bygget strukket ca. 4 meter i lengderetningen. Bruttoarealet vil være ca. 13 700 m² inkl. parkeringsareal i kjelleren., 11 650 m² ekskl. parkeringsareal. Dette gir en bruttoareal på hhv. 104/ 89 m² pr. beboer. Resultatmål Fremdrift Klar for innflytting januar 2020 Resultatmål Kostnad Kostnadsramme = 475 millioner kroner Prosjektansvarligs styringsramme = 466 millioner kroner Resultatmål Omfang 131 plasser i bo- og behandlingssenter. 501642 Lindelia BBS Side 3 [juni2017/versjon 1]
3 PROSJEKTETS LEVERANSER Leveranse Beskrivelse Nytt BBS Bygget består av 131 beboerrom, tjenestearealer, kafeteria og dagaktivitetssenter. Parkeringskjeller med 50 parkeringsplasser. Det legges til rette for all tilkobling av pasientvarslingssystem og øvrig velferdsteknologi i hele bygget. Det er ikke tatt endelig beslutning knyttet til type pasientvarslingssystem som skal benyttes. Pasientvarslingssystemet vil kjøpes inn separat, men er medtatt i prosjektkostnaden. Hele bygget vil være nøkkelfritt, også beboerrom. Det installeres elektriske hev/senk toaletter på bad for beboere, som en del av velferdsteknologien. Utomhus Utomhusarealet tilpasses med 3 sansehager, terrasse for kafeteria, gangvei rundt bygningskroppen, terrasser for brukere i alle etasjer. Klima/varme Bygget tilknyttes fjernvarme. Bygget skal tilfredsstille passivhuskravene i NS 3701 Bygget skal tilfredsstille energimerke A etter energimerkeforskriften Det skal utarbeides klimagassregnskap inkludert materialer, transport og drift. Klimagassutslippene skal være redusert med 35 % i forhold til referansebygget Dette leveres IKKE i prosjektet, men blir ivaretatt av tjenesten: Løsøre som kjøkkenutstyr og service. Hjelpemidler som rullestoler, rullatorer, personheiser, dusjstoler etc. Elektronisk utstyr, slikt som TV, radioer til beboerrom, etc. 4 USIKKERHETER Muligheter Redusere totalramme for prosjektet Trusler Uforutsette forhold i grunnen som kan øke kostnadene Mangelfull prosjektering hos totalentreprenøren Grensesnitt til brukertilpasninger og velferdsteknologi Gjenbruk kontra nyanskaffelser av utstyr Kostnader ved tilknytning av fjernvarme og Tiltak Økt fokus på økonomi ved utarbeidelse av forprosjekt Tiltak Det er foretatt en utvidet grunnundersøkelse iht. NVE sin rapportstandard. Usikkerhet er dermed noe redusert, men det er fortsatt enkelte områder som må kartlegges mht. utglidning av masser. Tett oppfølging i forprosjekt og prosjekteringsfasen Tett dialog med tjenesten i forprosjektfasen. Spesielt med tanke på pasientvarslingssystem og annen velferdsteknologi Tett dialog med tjenesten med tanke på hva slags utstyr som kan gjenbrukes fra de bo- og behandlingssentre som beboere skal flytte fra. Avklaring av kostnadsnivå så tidlig som mulig etter 501642 Lindelia BBS Side 4 [juni2017/versjon 1]
ny trafostasjon og tilknytning til fjernvarme. gjennomføring er startet. Det er antydet inntil ca. kr. 4 mill. for trafostasjon samt et anleggsbidrag på inntil ca. kr. 2 mill. ved fjernvarmetilknytning, 5 KONTRAKTSTRATEGI Totalentreprisekontrakt (NS 8407) er valgt som kontraktsform. Totalentreprenørene har konkurrert på pris og kompetanse. Funksjonen som ansvarlig søker samt, detaljerings- og prosjekteringsansvaret ligger hos totalentreprenøren. Entreprisemodellen innebærer at entreprenøren skal gjennomføre og levere et komplett forprosjekt for hele prosjektet. Forprosjektet skal godkjennes av kommunen før prosjektet føres videre. Dette gir kommunen god innsikt i de løsningene totalentreprenøren detaljerer i prosjektet, mulighet for å gripe inn og gjøre veloverveide endringer ved behov, og gir lavere risiko for uforutsette endringer i utførelsesfasen. 6 MILEPÆLER M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 Milepæl BP2 Konsept godkjent og planleggingsfase vedtatt igangsatt av Formannskapet Estimert dato 18.10.2016 BP3 Beslutte prosjektgjennomføring juni 2017 Kontraktsignering juni/juli 2017 Forprosjekt godkjent Anslått byggeperiode november/desember 2017 januar 2018 første kvartal 2020 BP4 Brukstillatelse (midlertidig, evt. ferdigattest) Fjerde kvartal 2019 første kvartal 2020 Innflytting / bygget tas i bruk av bruker Fjerde kvartal 2019 første kvartal 2020 BP5 Avslutning prøvedrift, 1 års garantibefaring første kvartal 2021 Sluttrapport legges frem 2.halvår Andre kvartal 2021 501642 Lindelia BBS Side 5 [juni2017/versjon 1]
7 PROSJEKTORGANISASJON Eiendomsråd BIOM-porteføljen Eiendomsdirektør K. Horne Kommunalsjef K. Nilsen Kommunalsjef M. Svarverud Prosjektansvarlig Bærum kommune Eiendom Niels H. Riddervold Brukerrepresentant Verneombud Byggherrerepresentant [BHO/SHA KU] Ivan Hansen (innleid) Uavhengig kontroll [UK] Teknisk koordinator Fagansvarlige BK PROSJEKTERINGS- GRUPPE (TE) PRL ARK LARK RIG RIB RIBr RIV RIVa RIE RIBfy RIAku RIvei TOTALENTREPRENØR [TE] Prosjektleder Anleggsleder Teknisk koordinator (ITB) SHA-KP SHA-KU FDV koordinator Miljøkoordinator UNDERENTREPRENØRER UNDERENTREPRENØRER UNDERENTREPRENØRER 501642 Lindelia BBS Side 6 [juni2017/versjon 1]
8 INTERESSENTER/MÅLGRUPPER 8.1 Interessenter Organisasjon Navn Tilknytning til prosjektet Eiendom Kristine Hjellup Horne Eiendomsdirektør/Prosjekteier Eiendom / Byggherre Christian Falkenaas Enhetssjef Eiendom / Byggherre Jørn Forbord Avdelingsleder boliger og sykehjem Eiendom / Forvaltning Torild Tvedte Forvalter Pleie og omsorg Cathrine Welin-Larsen Hovedverneombud Pleie og omsorg Morten Svarverud Kommunalsjef Pleie og omsorg/brukergruppe Tove Hagen Venås Ansvarlig bruker Hovedutvalg BIOM Politisk ledelse Vei og trafikk Husbanken Velforening 9 PROSJEKTBUDSJETT I HP2017 er det reservert en ramme på kr 490 millioner kroner inkl. mva. til Lindelia BBS. Etter mottatte tilbud foreslås at denne rammen reduseres til 475 mill. Det beregnede usikkerhetsspennet ligger mellom kr 466 millioner kroner (P50) og 475 mill. (P85). Alle tall inkl. mva. Prosjektansvarlig sin styringsramme settes til kr 466 mill. (tilsvarende et sikkerhetsnivå på P50). 10 ADMINISTRATIVE RUTINER FOR PROSJEKTET 10.1 Kategori og ansvar Prosjektet Lindelia BBS som styres i henhold til investeringsreglementet. Styringsdokumentet danner grunnlaget for beslutning om BP3; Beslutte oppstart av gjennomføringsfasen og tildeling av kontrakt til den totalentreprenøren som leverte det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. 10.2 Arkiv- og dokumenthåndtering Alle dokumenter arkiveres i Websak nr. 15/126901. 501642 Lindelia BBS Side 7 [juni2017/versjon 1]