Til medlemmer av Kommunestyret MØTEINNKALLING Med dette innkalles til møte på Hadeland videregående skole, Auditoriet Torsdag 30.10.2014 kl. 18:00 Se vedlagte saksliste og saksdokumenter. Tidsplan for dagen: Tema: Kommunereformen Prosess, organisering og framdriftsplan for arbeidet i Lunner og Gran Konstituering Regjeringen initiativ Stortinget vedtak Departementets opplegg. v/prosessveileder Eli Blakstad, Fylkesmannen i Oppland Orientering om arbeidet som er gjennomført etter vedtakene i juni v/ ordførerne Ung stemme v/ Oskar Sunde, leder av ungdomsrådet i Gran Møtet gjennomføres i fellesskap med Gran kommunestyre. Vedtak fattes i separate møter. Roa, 22.10.14 Jenny Eide Hemstad fagleder Kopi legges ut på www.lunner.kommune.no Side 1 av 8
SAKER TIL BEHANDLING: Sak 131/14 14/934 - Program for prosess, organisering og framdriftsplan for Kommunereform, fase 1 og 2 Side 2 av 8
MØTEBOK Arkivsaksnr.: 14/934-15 Ark.: 026 Sak nr Styre/råd/utvalg: Møtedato: 131/14 Kommunestyret 30.10.2014 Saksbehandler: Rådgiver politikk og samfunn, Anne Grønvold Saksbehandler Edvin Straume, Gran kommune PROGRAM FOR PROSESS, ORGANISERING OG FRAMDRIFTSPLAN FOR KOMMUNEREFORM, FASE 1 OG 2 Lovhjemmel: Inndelingsloven Rådmannens innstilling: 1. Program for prosess, organisering og framdrifts for Kommunereform, fase 1 og 2, vedtas. 2. Som medlem i arbeidsgruppe Demokrati velges følgende kommunestyrerepresentant fra et opposisjonsparti: 3. Kommunestyret tar i egen sak i stilling til hvordan innbyggerne skal høres. Utredning av dette skjer som en del av det arbeidet som gjennomføres i Arbeidsgruppe Demokrati. Side 3 av 8
Saksutredning: Det vises til vedlagte forslag til Program for prosess, organisering og framdrift for Kommunereform, fase 1 og 2. Dette gjelder perioden fram til og med at begge kommunestyrene, nye etter valget til høsten, har tatt stilling til om Gran og Lunner skal etablere en ny kommune på Hadeland. Dette er en oppfølging av likelydende vedtak i Gran kommunestyre og Lunner kommunestyre i juni 2014. Det ble her vedtatt følgende: 1. Lunner/Gran kommune ønsker delta i første runde i kommunereformen med sikte på å avklare en mulig ny kommune på Hadeland sammen med Gran/Lunner kommune. 2. Forslag til framdriftsplan, organisering og prosess for arbeidet, med utgangspunkt i regjeringens opplegg, legges fram for kommunestyret så tidlig som mulig kommende høst. 3. Lunner kommune ønsker at Jevnaker kommune deltar i dette arbeidet og inviteres med i den videre prosessen. Denne invitasjonen skal ikke forsinke prosessene nevnt i punkt 1 og 2. Etter at kommunestyrene behandlet saken har Stortinget, med stort flertall, sluttet seg til at dette reformarbeidet settes i gang. Mer om regjeringens opplegg og Stortinget behandling og vedtak finner du på: http://www.regjeringen.no/nb/dep/kmd/kampanjer/kommunereform.html?id=751048 I september mottok vi svar på henvendelsen til Jevnaker. Dette svaret har kommunestyrene allerede behandlet i egen sak. Arbeidet med program. Forberedende arbeid: Fylkesmennene har fått i oppdrag å legge til rette for lokale prosesser og har fått midler til prosessveileder. På bakgrunn av dette ble det tatt kontakt og bedt om møte med Fylkesmannen i Oppland umiddelbart etter kommunestyrenes vedtak i juni. Siden fylkesmannen ventet på oppdragsbrevet fra departementet var det uhensiktsmessig med noe møte før sommerferien, men slikt møte med ble holdt 9. september. I tillegg var kommunene godt representert på fylkesmannens oppstartseminar 16. september. Ordføreren i Gran, og saksbehandler derfra, deltok også på ekskursjon til Finland 18. og 19. september i regi av tenketanken Fylkesmannen i Oppland og KS står bak. Ordfører i Lunner og Edvin Straume fra Gran kommune, er våre representanter i denne tenketanken. Mer om arbeidet til fylkesmannen finner du på: http://www.fylkesmannen.no/oppland/kommunal-styring/kommunereformen/ Arbeidet som er utført siden vedtakene i juni er gjennomført av en arbeidsgruppe bestående av ordførere, rådmenn og en saksbehandler fra hver kommune. I tillegg har prosessveileder Eli Blakstad, fra Fylkesmannen i Oppland, deltatt på to av møtene. I forbindelse med felles gruppeledermøte ble også regionkoordinator Sigmund Hagen trukket inn i arbeidet. Side 4 av 8
Felles gruppeledermøte 9. oktober 2014. Det har vært svært viktig å få til en politisk forankring av oppstartarbeidet. For å involvere og fange opp bredden i politisk engasjement og synspunkter, ble det gjennomført fellesmøte for gruppelederne i de to kommunestyrene. På dette møtet deltok også Bent Aslak Brandtzæg fra Telemarksforsking og prosessveileder Eli Blakstad fra fylkesmannen. Veilederen, som Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har utarbeidet, ble lagt til grunn for arbeidet. Mye av dagen ble brukt til drøftinger og kafedialog. Regionkoordinator ledet dette arbeidet. Hovedfokus ble satt på hva en bør utrede som grunnlag for en beslutning om ev. å etablere en ny kommune. Arbeidet tok utgangspunkt i kommunens rolle som: Tjenesteyter Myndighetsutøver Samfunnsutvikler Demokratisk arena I tillegg var det egne arbeidsøkter knyttet til framdriftsplan og organisering av arbeidet. Det framlagte forslaget til program for prosess, organisering og framdrift, vurderes som dekkende og tilstrekkelig til å avklare en mulig ny kommune på Hadeland. Programmet som er utarbeidet bygger på regjeringen opplegg og stortinget vedtak. Veilederne som er utarbeidet av KMD er lagt til grunn for arbeidet. Utredningsverktøyet NY KOMMUNE, vil bli brukt aktivt i utredningsarbeidet. I tillegg er lokale forhold innarbeidet og tatt hensyn til. Om utredningsarbeidet. Tradisjonelt har spørsmålet om sammenslåing og opprettelse av nye kommuner medført store, tidkrevende og kostbare utredninger. At det nå legges opp til en mer standardisert organisering av arbeidet med å etablere faktagrunnlag for lokal diskusjon og beslutning, vurderes som positivt. Det blir imidlertid viktig å finne det riktige nivået på utredningsarbeidet. Mange detaljer kan være interessante å undersøke, men gir ikke nødvendigvis et bedre beslutningsgrunnlag. En må derfor hele tiden ha for øye hva som er relevante opplysninger for å treffe en beslutning. Telemarksforsking er blant de som har mest erfaring med slikt arbeid i Norge. Det vurderes derfor som faglig betryggende at disse blir knyttet til arbeidet. For de fleste temaene vil det være naturlig å starte med å skaffe seg en oversikt over situasjonen slik den er i de to kommunene i dag. Siste delen av utredningene bør konsentrere seg om de muligheter og utfordringer en ny kommune vil medføre. Temaene som foreslås utredet er i stor grad samsvarende med hva som er foreslått i departementets veileder. I vårt program kommer utredning av Framtidsbildet og Side 5 av 8
økonomi/demografi i tillegg. Vi legger også opp til at utredningene om tjenesteyting og om myndighetsutøvelse gjennomføres av samme arbeidsgruppe. Mye av utredningsarbeidet vil bestå i å skaffe til veie bakgrunnsmateriale og vurdere dette. Dette vil være et administrativt arbeid. Det er derfor naturlig at de fleste arbeidsgruppene består av fagpersoner oppnevnt av rådmennene i de to kommunene. Styringsgruppa, som er bred politisk sammensatt, må påse at nødvendige politiske vurderinger er innarbeidet før utredningene oversendes kommunestyrene. To utredninger skiller seg fra dette. Det er arbeidet med Framtidsbildet og Demokrati. Ansvar for utarbeidelse av Framtidsbildet er i programmet foreslått lagt til prosjektgruppa. Arbeidsgruppe Demokrati er foreslått sammensatt av ordfører, varaordfører, en kommunestyrerepresentant fra et opposisjonsparti og en representant fra administrasjonen fra hver av kommunene. Det foreslås at kommunestyrerepresentanten fra et opposisjonsparti som skal være medlem i arbeidsgruppa oppnevnes i vedtaket i denne saken. Framtidsbildet vil bli en viktig del av planlagt intensjonsdokument. Men dette dokumentet må bygges ut med viktige konklusjoner fra arbeidet med de andre temaene. Kritiske suksessfaktorer. Fra andres forsøk og egen erfaring vet en at arbeidet vi nå starter på blir krevende. Kommunestyrenes vedtak om å være med i første runde av kommunereformen medfører at arbeidet må drives fram raskere enn hva som er vanlig for slike prosesser. Det gjør at styringsgruppa må ha spesiell årvåkenhet knyttet til de kritiske suksessfaktorene som er presentert i dokumentet og på hvert møte vurdere om justeringer eller spesielle tiltak må settes i verk. Informasjon og kommunikasjon. Berørte målgrupper må oppleve prosessen som åpen og inkluderende. Det er viktig at relevant informasjon gjøres tilgjengelig så fort den foreligger. Innbyggerne må møtes gjennom de kanaler de benytter. Arbeidet må tilpasses framdriften av prosjektet. Medvirkning Medvirkning er avgjørende viktig i en god prosess. Det gjelder alle grupper. Politisk eierskap til prosessen er satt som en kritisk suksessfaktor. Dette innebærer både de folkevalgtes eierskap, men også det arbeidet som skjer i de politiske partiene. At tillitsvalgte og ansatte blir involvert og informert er også en viktig faktor for å skape en god prosess. Når det gjelder innbyggerne er kommunikasjon, informasjon og møter/arrangementer på ulike måter viktig. Av 10 i inndelingslova går det fram at innbyggerne også bør høres før kommunestyrene gjør vedtak om evt. sammenslåing. Slike høringer kan skje ved folkeavstemming, opinionsundersøkelser, møte eller lignende. Tradisjonelt har folkeavstemming blitt gjennomført. Side 6 av 8
Departementet er nå i ferd med å utarbeide en innbyggerundersøkelse som kommunene kan velge å bruke i arbeidet. Å bruke denne som utgangspunkt vil etter departementets syn gi kommunestyrene et bredere og bedre beslutningsgrunnlag enn hva som er mulig i en rådgivende folkeavstemning. Det er i programmet foreslått at utredning om hvordan innbyggerne skal høres skal være en del av utredningsoppgaven som legges til Arbeidsgruppe Demokrati. Kommunestyrene vil derfor få opp spørsmålet om hvordan innbyggerne skal høres som en egen beslutning når denne arbeidsgruppa har utredet dette og styringsgruppa tatt stilling. Organisering. I forslag til organisering av arbeidet er det lagt særlig vekt på følgende: - Tydelig politisk ledelse og engasjement i styringsgruppa. - Aktiv og tydelig deltakelse fra de tillitsvalgte - Faglig og nøytral ledelse av prosjektgruppa fra KS - Aktiv deltakelse i prosjektgruppa fra fylkesmannens prosessveileder - Veiledning i arbeidet fra Telemarksforsking. - Ansvarlig for informasjon og kommunikasjon knyttes tett til arbeidet - Fastsatt møteplan og hyppige møter i prosjektgruppa (hver 14. dag) Ressurser. Programmets kapittel 8 beskriver det budsjettet som arbeidet forutsetter. Det er her gjort et grovt overslag som viser både kostnader knyttet til kjøp av ekstern bistand og de ressursene som må påregnes brukt av internt. Det er en forutsetning at kommunene mottar økonomiske ressurser til arbeidet i form av for eksempel skjønnsmidler. At det prioriteres tilstrekkelige ressurser til dette arbeidet kan være avgjørende for resultatet. Det kan derfor innebære at andre oppgaver må utsettes. Framdriftsplan Framdriftsplanen er krevende, men nødvendig for å nå målsettingen om å delta i første runde av reformarbeidet. Det vil være spesielt viktig at: utredningene er ferdige og leveres styringsgruppa til de tidspunkt som er angitt visjonsdokumentet/intensjonserklæringen blir bra og kan danne et godt grunnlag for diskusjon og den beslutningen de nye kommunestyrene skal ta Konklusjon Saken fremmes for kommunestyrene i deres møter 30. oktober med følgende innstilling: 1. Program for prosess, organisering og framdrifts for Kommunereform, fase 1 og 2, vedtas. Side 7 av 8
2. Som medlem i arbeidsgruppe Demokrati velges følgende kommunestyrerepresentant fra et opposisjonsparti: 3. Kommunestyret tar i egen sak i stilling til hvordan innbyggerne skal høres. Utredning av dette skjer som en del av det arbeidet som gjennomføres i Arbeidsgruppe Demokrati. DOKUMENT I SAKEN: Vedlagt: Forslag til Program for prosess, organisering og framdrift for Kommunereform, fase 1 og 2. Øvrige dokument: 14/16531 Kommunereform - Plan for arbeidet. Avsender:Fylkesmannen i Oppland 14/13560 Kommunereformen - KS sin deltakelse i prosessen. Avsender:Edvin Straume v/gran kommune 14/14954 Invitasjon til å delta i reformprosessen. Avsender:Kommunal- og moderniseringsdepartement 14/15106 Vedrørende vedtak i Gran og Lunner kommune Avsender:Gran kommune vedrørende kommunereformenkopi av epost til KS. 14/12184 Kommunereform - ønske om oppstart av prosess i Gran og Lunner kommuner. Avsender:Fylkesmannen i Oppland 14/12187 Kommunereform - oppstart av prosess med sikte Avsender:Jevnaker kommune på å avklare en mulig ny kommune på Hadeland. 14/16299 Svar - Kommunereform - Oppstart av prosess med sikte på å avklare en mulig kommune på Hadeland. Avsender:Jevnaker kommune Særutskrift av saken med saksframlegg sendes til: Gran kommune, postmottak@gran.kommune.no Fylkesmannen i Oppland v/eli Blakstad, fmopebd@fylkesmannen.no Rett utskrift av møtebok. Roa, Utvalgssekretær Side 8 av 8