Bilag 1: spesifikasjon 1 Generelt Dette dokumentet er kravspesifikasjon for anskaffelse av produksjonsmaskin og tilhørende serviceavtale. idere oppstilles konkrete krav til løsningen. 2 Formål Embetet har behov for en ny farge produksjonsmaskin. Formålet med denne anskaffelsen er å inngå en god og forutsigbar avtale som vil dekke behovet for utskrift, skanning, kopiering og innbinding. Maskinen skal ha samme funksjonalitet i nettverket som de eksisterende maskiner har i dag. Den nye maskinen skal integreres i embetes maskinpark på samme måte som øvrige produksjonsmaskiner, dvs. den skal kunne motta og produsere jobber på samme måte som øvrig utstyr og vise utskrifter med minimum samme kvalitet og utførelse som eksisterende maskinpark. Eksisterende utstyr er angitt i Bilag 3. Lokalene til produksjon har begrensninger som gjør at maskinens fotavtrykk må maksimalt være 4m x 1m. edlagt i Bilag 5 følger skisse over kopi- og rekvisitarom der maskinen skal plasseres. Maskinen må kunne betjenes slik den er tegnet inn på skissen. Maskinen må kunne leveres innen 8 uker etter kontraktsignering. 3 Forklaring til kravspesifikasjonen. Leverandør er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter. Kravene er klassifisert i to kategorier, hvor -krav er absolutte krav hvis minimumsnivå er obligatorisk og manglende oppfyllelse vil lede til avvisning av tilbudet, samt -krav som angir andre viktige krav. Dersom det er -krav leverandøren ikke fullt ut oppfyller eller kan løses på ulike måter, bes det om at leverandøren gir en beskrivelse av hvordan leverandørens tilbudte løsning på best mulig måte dekker Oppdragsgivers behov, slik at Oppdragsgiver kan vurdere betydningen av eventuelle avvik. Leverandøren bes påpeke spesielt komplekse og/eller kostnadsdrivende krav og angi mer effektive alternative løsninger. Leverandørene oppfordres dessuten til å tilby og beskrive relevant og verdiøkende funksjonalitet utover de oppstilte krav. Leverandøren bes besvare alle krav og utfyllende beskrive hvordan kravene oppfylles i tilbudt løsning. Leverandørene oppfordres dessuten til å tilby og begrunne/beskrive relevant og verdiøkende funksjonalitet utover de oppstilte krav. Kunden vil foreta en evaluering av kravoppfyllelse opp mot de respektive tildelingskriterier. Det er derfor svært viktig at tilbyderne gir en grundig løsningsbeskrivelse knyttet til hvert av kravene. Kravene er beskrevet og skal besvares - på formatet som vist i tabellen under. Kravnr. Beskrivelse Klassifisering Oppfyllelse Utdypende beskrivelse Forklaring: - - Krav nr.: Kravets nummer - - Beskrivelse: Tekstlig beskrivelse av kravet Side 1
- - Klassifisering: o Obligatorisk (minste)krav o ndre viktige krav - - Oppfyllelse: Hvis svaret er J, skal dette beskrives med utfyllende kommentarer. Hvis svaret er NEI, skal dette beskrives med utfyllende kommentarer. Hvis svaret er DELIS, skal dette beskrives med utfyllende kommentarer. - Utdypende beskrivelse: Leverandørens beskrivelse av hvordan kravet skal oppfylles. Her skal det også angis hvorvidt leverandøren vurderer kravet som spesielt komplekst eller kostnadsdrivende og eventuelt har foreslått en alternativ løsning. Dersom det ikke er plass i kolonnen til å gi en utfyllende nok beskrivelse, kan beskrivelsen inntas under kravtabellen med klar henvisning til aktuelt kravnummer. Dersom leverandøren utelater å svare på et krav, vil Regjeringsadvokaten tolke dette som NEI. Leverandøren skal i bilag 2 til kontraktsutkast, som er en kopi av dette dokumentet, gi sine svar i tabellen nedenfor. Kravene som er beskrevet i tabellen er ikke listet i prioritert rekkefølge. Side 2
4. 4.1 spesifikasjon Funksjonelle krav Krav nr Beskrivelse av krav Klassifisering Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Pga. korte produksjonsfrister skal utstyret ikke ha lavere produksjonshastighet enn 80 sider pr. min. ved trykk på 80g papir i sort/hvitt. Evt tilbudt høyere produksjonskapasitet skal angis 2. Utstyret må kunne håndtere papirformatene 5, 4, 3, 4R. ngi minste til største mulige papirformat samt laveste til høyeste gramvekt. 3. ngi hastigheter for trykk på forskjellige gramvekter i hhv sort/hvitt og farge: - 80g - 120g - 160g - 200g 4 i skriver ofte ut store pdf-filer (1000 sider) i 10- talls eksemplarer og det kreves støtte for sertifiserte Postscript-drivere som kan benyttes av vår printserver og PC-er. 5 Materen skal ha en kapasitet på minimum 100ark. 6. Tilbudt utstyr skal ha mulighet for tosidig utskrift. 7. Oppløsning på print/kopi skal være minimum 600x600 dpi. 8. Beskriv kvalitet på utskrifter. Legg ved utskriftsprøver og beskriv utskriftsinnstillinger. Side 3
9. ngi registrerings-nøyaktighet mellom for- og bakside på utskrift 10 Det ønskes høyvolums papirutlegger/stacker. ngi kapasitet. Side 4
Leverandøre ns svar Krav nr Beskrivelse av krav Klassifisering Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 11. Kvaliteten på trykksaken må være like god fra første til siste ark (utskrift) i store opplag. Med god kvalitet menes at tekst og farger må gjengis korrekt 12. Etterbehandling: Hulle-enhet for 21-hulls innbinding i plastspiraler, se bilag for teknisk spesifikasjon på plastspiralene. Det skal angis hvor mange ark som kan hulles/bunke. 13 Dersom maskinen kan automatisere innbindingen skal det oppgis antall ark pr hefte som kan bindes inn og om det kan settes inn for- og/eller bakside pr hefte 14. Skal kunne utføre standard stifting. Oppgi antall ark som kan stiftes. 15 Skal kunne heftebrette. Det skal angis hvor mange sider som kan brettes pr hefte. 16. Stacker bør kunne tømmes uten at maskinen stopper. 17 Skannede dokumenter skal kunne OCRbehandles på maskinen. Norske tegn må støttes. Filene må kunne lagres i godkjent dobe PDF-format. 18 Skannede dokumenter skal kunne sendes via e- post (Microsoft Exchange) og til ønsket filområde (Windows 2008 R2 server) og via FTP-protokoll Side 5
19 Skanner skal kunne skanne to-sidig. 20. Maskinen skal tilbys med fargestyringsserver/rip dersom dette ikke inngår som standard eller er integrert. Den skal kunne ha redigerbare printkøer, hot folders for PDF arbeidsflyt, unntaksprogrammering på sidenivå, støtte automatisering av arbeidsflyt. utomatisering av utskytning basert på innhold i dokumentet. 21. Legg ved skisse over tilbudt løsning/oppsett. Skissen skal inkludere etterbehandler og papirmagasin slik den vil bli levert. Skissen skal inneholde maskinens omtrentlige størrelsesmål. Det skal også oppgis behov for plass for å åpne skuffer til papirmagasin/etterbehandler/serviceluker, samt om maskinen kan plasseres inntil bakvegg. Side 6
4.2 spesifikasjon Tekniske krav Krav nr Beskrivelse av krav Klassifisering Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Tilkoblingsinterface skal være TCP/IP. 2. Ethernet nettverkstilkobling i 1GB 3. Drivere må støtte eksisterende datamiljø, jf Bilag 3 4. Levert utstyr skal kunne operere i- og være kompatibel med eksisterende driftsmiljø som beskrevet i Bilag 3. Eventuelle avvik eller reservasjoner må klart fremkomme. Dersom tilbudt løsning ikke er kompatibel med en eller flere utstyrskomponenter i eksisterende driftsmiljø, må utstyrskomponenter som er kompatible tilbys og evt prises som del av leveransen. 5. Det bør være webgrensesnitt eller programvare for endring av oppsett på skriverne fra trykkeriets PC eller RIP slik at de fleste endringene på skriveren bør kunne utføres fra webgrensesnittet med lukket/passordbelagt tilgang. 6. Krav til strømforsyning må oppgis. 7. Det skal foreligge datablader for materiell der dette er påkrevet, som toner, silikon m.m. 8. Maskinen må være driftssikker. MTBF (mean time between failures) for maskinen og kritiske komponenter skal oppgis 9. Estimert teknisk/økonomisk levetid for utstyret skal oppgis; antall print og/eller antall år. Side 7
Leverandøre ns svar Krav nr Beskrivelse av krav Klassifisering Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 10. Tilgang på reservedeler skal garanteres i hele maskinens levetid. 11. Service ved stans skal garanteres innen 4 timer. Dersom tilkalling skjer etter kl15 kan service komme påfølgende arbeidsdag. Dersom service kan garanteres til kortere tid bes dette oppgitt. 12 Leverandør skal tilby full service, garanti, oppdateringer og annen oppfølging på maskinen de første fire årene. Dette skal omfatte den service og vedlikehold som er nødvendig for å holde maskinen i kontraktsmessig stand, samt nødvendige/hensiktsmessige softwareoppdateringer i 4 år. Kostnaden knyttet til slik service/garanti inkluderes i pristilbudet og er gjenstand for evaluering knyttet til TK1 pris. 13 Etter avtalens utløp, og minimum innenfor maskinens levetid dersom denne er oppgitt til lengre enn avtaleperioden jf pkt 9, skal leverandør tilby service, vedlikehold, programvare og andre oppdateringer som kreves for å holde maskinen i fullgod stand. Det skal oppgis priser for dette i bilag 7. Side 8
4.3 spesifikasjon Miljøkrav Krav nr Beskrivelse av krav Klassifisering Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Oppgi hvilke miljøsertifiseringer utstyret har. 2. Det skal oppgis beregnet strømforbruk for tilbudt utstyr, angitt som kw/100.000 klikk. Dokumentasjon på beregningene skal vedlegges. 5. Støynivået fra maskinene skal være lavt. Leverandør skal angi støynivå (db) fra maskinen både i operativt og strandby modus 6. Tonerforbruk skal oppgis 7. Oppgi om leverandør har etablerte returordninger i forhold til forbruksmateriell, tonerpulver, tonerkassetter, olje, maskindeler, 8. Tonerkassetter bør være gjenstand for retur og resirkulering, og det skal ikke inngå mer enn tillatt konsentrasjon av farlige kjemikalier som er regulert i Norge. Det skal følge med deklarasjoner, der alle innholdsstoffer er entydig oppgitt, samt opplysninger om hvilke stoffer som er klassifiserte som miljøfarlige. Kravet kan dokumenteres med lisens/sertifikat fra Svanen/Blå Engel/tilsv, eller tekniske data fra produsenten eller en prøvingsrapport fra et anerkjent organ. 9. Det skal kunne skiftes ut enkeltkassetter av fargepatroner. Side 9
4.4 Installasjons- og driftsvennlighet Krav nr Beskrivelse av krav Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Løsningen bør være lett å installere, og ved behov re-installere, samt ha hensiktsmessige driftsrutiner. Beskriv hvilke prosesser som er nødvendig for integrering av utstyret i eksisterende utstyrspark samt driftsprosedyrer.
4.5 Opplæring Leverandøren skal tilby opplæring av relevante brukergrupper. Mht. opplæring skal Leverandøren angi nødvendig nivå på opplæringen for å sikre den daglige driften av utstyret. Krav nr Beskrivelse av krav Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Leverandøren skal beskrive hvilken opplæring som tilbys for aktuelle målgrupper for operasjon og drift av løsningen. Beskrivelsen skal minimum inneholde: - Opplæringens målsetting og innhold samt forventet resultat etter gjennomført opplæring - Opplæringsform - arighet. 2. Kursmateriell skal fortrinnsvis være på norsk og benytte eksempler som er relevante for brukerne. 3. Det skal beskrives hvordan det legges til rette for kompetanseoverføring innen relevante løsningsområder under innføring av løsning.
4.6 Dokumentasjon Det skal leveres dokumentasjon slik at medarbeidere til en hver tid skal ha nødvendig og riktig dokumentasjon tilgjengelig innenfor alle områder av løsningen, for å sikre en trygg og stabil drift og bruk Krav nr Beskrivelse av krav Oppfyllelse Løsningsbeskrivelse 1. Leverandøren skal utarbeide og levere nødvendig dokumentasjon for leveransen. Dette skal som minimum omfatte: - Systemdokumentasjon - Brukerdokumentasjon - Kursdokumentasjon - Installasjonsdokumentasjon - Driftsdokumentasjon - Integrasjonsdokumentasjon 2. ll dokumentasjon skal fortrinnsvis være på norsk.
4.7 ndre krav Krav nr Beskrivelse av krav 1. Krav som oppstilt i dette kapittel (kapittel 4.1 til 4.6) skal besvares i Bilag 2, hvor det i eget innledende kapittel skal gis en overordnet beskrivelse av tilbudt løsning. 2. Krav relatert til leveranse, installasjon og integrasjon er oppstilt i Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan. Leverandøren skal besvare kravene og beskrive sitt forslag til leveringstid og -plan basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. 3. Krav relatert til test og godkjenning er oppstilt i Bilag 5 Test og godkjenning. Leverandøren skal besvare kravene og beskrive sitt forslag til gjennomføring av test og godkjenningsrelaterte aktiviteter basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. 4. Krav vedrørende organisering, bemanning og samhandling er oppstilt i Bilag 6 dministrative bestemmelser. Leverandøren skal beskrive sitt forslag til organisering og bemanning av leveranseprosjektet, tilbudte nøkkelressursers kompetanse og øvrig samhandling med Kunden basert på sin beste praksis i samsvar med kravene i dette bilaget. 5. Krav til priser og prisbestemmelser er oppstilt og skal besvares av leverandøren i Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser. 6. Leverandøren skal innta eventuelle endringer til SS-K lille i Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten for å kunne gjøre disse gjeldende, dog med unntak av de tilfeller hvor kontraktsteksten henviser til andre bilag.