BERGEN KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR FINANS, EIENDOM OG EIERSKAP Bergen Rqdhus PosLboks 7700, 5020 Bergen Sentralbord 05556 { eiet aks 555669 IS flnans@bergen.kornniune.no w w w. bergen. kommune. no Kontrollutvalgets sekretariat Bergen Kommune Pb 7700 5020 BERGEN Deres ef. 2013 19 125-6 GYSP Deres brev av: 3juni 2013 Vår rett 201300274-17 SVKA Emnekode ESARK- 126 Dato 1. oktober2013 Nummerert brev nr 1 vedrørende revisjonen av Bergen kommunes 2012 Tilbakemelding fra Finansbyråden årsregnskap for Finansbyråden viser til oversenclelse av nummerert brev nr. I vedu revisjon av Bergen kommunes årsregnskap for 2012 og kontrollutvalgets vedtak i møte 28. mai 2013 sak 28 [3, og vil med dette gi en tilbakemelding hvordan revisors anbefalinger er og evt. vil bli fulgt opp. Vedr grunnlag for beregning av pensjonsforpliktelse Revisor anbefaler at kommunen prioriterer å få ajourført grunnlagsdata for pensjonsberegningene. Dette er en anbefaling Finansbyråtlen deler og det ble sammen med vår leverandør av lønnssystemet lagt en frerndriftsplan på forsommeren hvor ambisjonen var a være i rute til 3. kvartal 2013 som skal rapport res etter september lønn. Status pt er følgende: i SPK: kommunen skal være ajour pr september 201 2 KLP: Fil for 3. kvartal 2013 ble lest inn 18. september og det jobbes ~<interaktivt» pa nettsiclene til KLP med kortigeringer. Fristen, fastsatt av KLP, for ferdigstillelse var 25. september 2013. Det er ikke mottatt bekre~ïe1se på at denne er ferdigstilt. 3 BKP: fil for 2. kvartal 2013 er oversendt til pensjonsicassen men det er opplyst fra BKP at den ikke er lest inn i deres system. Rutinen er at når Bergen kommune mottar [il fra EVRY/ERV sendes denne til BKP for en første kvalitetssikring. år denne blir retutnert inneholder den avviksmeldinger/kvalitetskontroller pa samme rn~ te om interaktiv løsning hos KLP. Ansatte som inneholder merknad fra BKP sjekkes av LRS med bistand fra HR rådgiving/forvaltning). Tilbakemelding på ansatte med merknad legges direkte inn i filen som på nytt oversendes BKP. Når alle merknader er kvittert ut leses filen endelig inn hos BKP. Status pr 3. september er at «endelig» fil for 2. kvartal er levert BKP. Vi har klar til fra EVRY/ERV for 3. kvartal for overlevering så snart BKP er klar til å motta denne.
Fra pensjonskassen meldes det at for innleste data i 2012 mangler det lønnsoppdateringer for et betydelig antall ansatte. Dette er forho]d som må avldares nærmere før aktuar kan gjøre endelige beregninger for 2012. Arbeidet med å avklare dette er startet opp, og vil være avsluttet senest innen utløpet av uke 41. Vedr konsoliderte regnskapsoppstilling r Oppsett a\ kon olicierte regnskapsoppstillinger er ikke pliktige oppstillinger i komrnuneregnskapet men er tatt med for oversiktens del i årsmeldingen. Tilsvarende oppstillinger settes også opp i Oslo kommune. Vedr periodisering av variabel lønn Revisor anbefaler at kommunen endrer praksis på dette området, herundei at de nødvendige budsjetivedtak treffes. Revisor har her fokus på at den etablerte praksis innebærer at regnskapet viser en for lav kortsiktig gjeld på MNOK 70,6 mens realiteten er at å endre en etablert praksis i kommune Norge for Bergen alene vil medføre at man må finne dekning i driftsbudsjettet for et tilsvarende beløp i «endringsaret». Metode og praksis i de store kommunene (ASSS) varierer og et flertall av disse kommunen foretar ikke den anbefalte periodiseringen. Ved regnskapsavslutningen for 2012 valgte regnskapssjefen, på bakgrunn av en beregnet vekst fra 31.12.2011 til 31.12.2012 av opptjenl ikke utbetalt variabel lønn, å sette av ca 12 mill, til dekning av dette. Dette er omtalt i note 4 til årsregnskapet. Det legges opp til at tilsvarende skal gjennomføres for 2013 men pga overgang til nytt iønnssystem er det mulig at et annet «maletidspunkt» ma legges til grunn. Bere ningene foretatt for 2012 var basert på registrerte krav om variabellønn i lønnsfilene for januar og februar 2013 som var opptjent før 31.12.2012. Det vil, slik regnskaps jefen vurdere dette, være noe usikkerhet til tallene i den første perioden med nytt system i drift. Vedr kortsiktig gjeld Rutiner for utbetaling av tilskudd til private barnehager over leverandørreslcontroen er justert som en følge av feilen for 2012. Vedr nedskrivning av anleggsmidler Revisor anbefaler at kommunen etablerer rutiner som sikrer gjennomføring og dokumentasjon a~ mer systematiske nedskrivningsvurderinger i tråd med regnskapsforskriften og KRS nr 9. Det er iverksatt tiltak på dette området som innebærer en tidligere oppstart på denne prosessen for 2013 og en tetlere oppfølging fra Regnskap konsern. Målet vil være at forelwpige vurderinger skal foreligge i månedsskiftet november/desember og at dette kan presenteres for revisor før årsskiftet. Side2av 3
Vedr etterslep investeringsregnskapet Revisor anbefaler at det arbeides videre med a tedusere investeringsetterslepet slik at realismekravet i kommunelovens 46 etterleves pa en bedre måte. Bystyresaken om oppbudsjettering av investeringsbudsjettet for 2013 (sak 146/13) fulgte samme opplegg som for foregående år. Uaktuelle prosjektmidler ble ikice videreført og prosjekter med forsinket fremdrift ble overført til senere år. En uttalt premiss i saken var a bidra til større realisme i budsjettet. I saken ble nærmere 1 milliard enten innclradd eller flyttet fram. Likevel ble budsjettet for 2013 økt med ca. 1,19 mrd. kr. Oppbudsjetteringssaken For 2013 ble vedtatt av bystyret i juni-møtet. For første gang hadde man dermed en samlet oversikt over vesentlige buclsjettendringer relativt tidlig på året. I forbindelse med 2. tertialrapport skal det fremlegges prognoser for alle større investeringsprosjekt, og som en konsekvens av prognosene vil byradet foresla nødvendige justeringer av budsjettet. En har derfor ambisjon 0111 ~ redusere investeringsetterslepet i betydelig grad allerede i løpet av 2013. I opphudsjetterings-~<regimet», slik det har vært praklisert siden 2005, har en lagt velct pa a oppdatere årsbudsjettene med tidligere års ubrukte midler. Fokus har vært tidligere års midler og ikke årets allerede vedtatte budsjett. Det at sakene er blitt fremmet relativt sent pa året har også bidradd til at «løpet har vært kjørt» med hensyn til åse tidligere års og årets vedtatte budsjettmidler i sammenheng. For 2014 blir det derfor lagt opp til å avvikle oppbudsjetteringssalcen i dens nåværende form, og i stedet fremme en sak om revidert budsjett, der både tidligere års ubrukte prosjektmidler og årets vedtatte budsjett blir sett under ett i samme sak og vurdert opp mot ny informasjon, bl.a. oppdaterte fremdriftsplaner. Det tas sikte på at en slik sak skal legges frem enten som en del av, eller i tilknytning til, I tertialrapport. I det ovennevnte har en snakket om investeringsetterslep i betydningen «etterslep investeringsregnskapet», som overskriften antyder. A redusere investeringsetterslepet har imidlertid to sider, det ene er åjustere p1 mer og ambisjoner i takt mccl reell gjennomføringskapasitet her kan en sn kke om en «realitetsorientering», det andre er a ai beide For å Øke gjennomføringsevnen. t dette omradet er det nå iverksatt en rekke organisatoriske og kapasitetsmessige tilt I som vil gi resultater. Med ve nlig hilsen iv Røsland Byråcl for finans, eiendom og eierskap Kopi til: BDO Side 3 av 3