1 INNLEDNING Dette vedlegget bekrefter tildelingskriteriene, og utdyper oppdragsgivers anvendelse og evaluering av disse. Videre inneholder vedlegget skjema for pristilbud pkt 4 nedenfor. Det aktuelle prisskjema skal fylles ut, dateres, signeres og påføres selskapets stempel. Leverandør må påse at det benyttes korrekt skjema. Prisskjemaene skal benyttes slik de fremstår fra oppdragsgiver. Det gis ikke anledning til å foreta endringer. Leverandør må oppgi akkurat hva han er bedt om i kolonnene han skal fylle inn, smhl med de vilkår som fremkommer av konkurransedokumentene for øvrig. Feilaktig og/eller manglende utfylling kan føre til avvisning av tilbudet. Tilbudsskjema skal leveres bak skilleark 4 i tilbudet, jf. grunndokumentet pkt. 4.9. 1.1 Priser Alle priser skal oppgis NOK og være eksklusiv mva. og være inkludert eventuelle valutajusteringer, frakt, gebyrer og avgifter. All levering skal være kostnadsfritt. Fraktbetingelsen er DDP (Delivered Duty Paid) i Incoterms 2010 (fritt levert hvor selger påtar seg kostnaden til bestemmelsesstedet, toll og avgifter, samt tollformalitetene ved fortollingen fritt levert fortollet ). Det skal således ikke påløpe noen kostnader utover pristilbudene i skjemaene. 1.2 To forskjellige tilbudsskjema Vedlegg 2 inneholder følgende to tilbudsskjema: Skjema I: Pristilbud (A, B, C osv. ) Her kan det gis tilbud på én, flere eller alle produktgruppene fra 1 til 5. Samtlige produkter i den enkelte produktgruppe det inngis tilbud på må prises. Ethvert produkt i de enkelte produktgrupper som ikke er særskilt priset blir å anse som inkludert i prisen for produktgruppen. Prisen skal oppgis i NOK og være inklusiv opplæring og innstallering. Komponenter og utstyr spesifisert i vedlegg 1 kravspesifikasjon pkt. 3.2.1 anses om inkludert i tilbudsprisen. Enhver komponent utover dette som er nødvendig for en ferdig funksjonell enhet skal spesifiseres og prises i prisskjema. For hvert pristilbud som gis, må det også gis tilsvarende tilbud på reservedeler. Skjema II: Reservedeler og service til tilbudte produkt(er) (A, B, C osv.) Dette skjema skal fylles ut for den produktgruppe det i skjema I er gitt tilbud på, dvs. dersom det er gitt tilbud på produktgruppe 1, må det også gis tilbud på service og reservedeler for denne produktgruppen. Dersom det leveres flere pristilbud på samme produktgruppe, for eksempel pristilbud A, B, C osv. skal det også leveres tilsvarende tilbud på service og reservedeler. Leverandør skal de 2 første år f.o.m. leveringsdato for egen regning foreta all service, herunder utskifting av reservedeler for den produktgruppe leverandør blir valgt for. Kjøp av Verktøymaskiner til videregående skoler i Troms Side 1 av 5
Serviceplan: For den produktgruppe det inngis tilbud på skal leverandør utarbeide en serviceplan. Serviceplanen skal strekke seg over de 10 første år etter leveransen, dvs. 2 år hvor garantien skal dekke alt av kostnader og 8 år hvor oppdragsgiver selv har ansvar for vedlikehold og utskifting av de reservedeler som eventuelt inngår i leverandørs serviceplan. Serviceplanen for samtlige år skal være basert på de retningslinjer for bruk og vedlikeholdsrutiner som leverandør har oppgitt, jf. vedlegg 1, Kravspesifikasjon, pkt. 3.1, Levetid og vedlikehold. Serviceplanen skal vise konkrete sjekkpunkter for den produktgruppe det gis tilbud på og oppgi alle de konkrete reservedeler som etter leverandørens erfaring må skiftes ut samt hvor mange ganger/hvilket år de må forventes utskiftet. For produktgrupper hvor det ikke foretas årlige kontroller skal det likevel opplyses hvilke reservedeler som må forventes utskiftet. Dersom ingen reservedeler forventes utskiftet må det gis opplysning om dette i skjema. Timepris på service o.l. skal oppgis eksl. mva og etter gjennomsnittlig timesats i 2012. Timeprisen som oppgis skal være fast. Det tillates årlige justeringer som skal baseres på Statistisk sentralbyrås KPI indeks evt. relevant bransje-index. Tilbud på reservedeler: Leverandøren skal gi pristilbud på de konkrete reservedeler for den enkelte produktgruppe f.o.m. år 3 t.o.m. år 10 uavhengig om reservedelene inngår i leverandørs serviceplan eller oppdragsgivers vedlikeholdsplan. Det skal oppgis én fast rabattsats som skal gjelde alle oppgitte reservedeler i produktgruppen. For tilleggskomponenter ut over dette som det kan bli behov for i produktets levetid forbeholder oppdragsgiver seg retten til samme rabattsats som det er gitt tilbud på. Dersom reservedelene må skiftes ut oftere enn oppgitt i tilbudet skal dette skje for leverandørens regning. Dersom leverandørens oppgitte serviceplan/opplysning om utskifting av reservedeler ikke er utfylt komplett og det viser seg at den mangler reservedeler som burde vært oppgitt, skal utskifting av disse skje for leverandørens regning. 1.3 Forklaring til hvert av de to tilbudsskjema Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at prisskjemaene, både I og II er tekniske skjemaer. Dvs. at antall maskiner per produktgruppe er et estimat og brukes kun til evalueringsformål. Oppdragsgiver er ikke bundet av antallet maskiner oppgitt i kolonne c i skjemaene. Skjema I: Pristilbud A (B el. C osv.) Kolonne: Produktgruppe: Produkt: Antall: Enhetspris u/mva.: Totalpris u/mva.: Forklaring: Produktgruppe det ønskes tilbud på. Tilbud kan gis for en eller flere produktgrupper - opp til 5 Viser hvilke produkter som inngår i produktgruppen. All utstyr som ikke er spesifisert i vedlegg 1 og som er nødvendig for en ferdig funksjonell enhet skal fylles inn av leverandør. Viser det antallet som det ønskes tilbud på. Tilbyder skal fylle ut den enhetspris u/mva som tilbys for dette produktet. Totalpris u/mva = Enhetspris u/mva x antall. Fylles ut av tilbyder. Kjøp av Verktøymaskiner til videregående skoler i Troms Side 2 av 5
Skjema II: Reservedeler og service til pristilbud A (B, C osv.) Leverandør fyller inn hvilket pristilbud (A, B, C osv.) reservedelstilbudet gjelder og hvilken produktgruppe (1 5) reservedelstilbudet gjelder. Kolonne: Forklaring: A År: Viser hvilket år serviceplanen/tilbudet gjelder for (f.o.m. år 1 - t.o.m. år 10, dvs. 8 år etter garantitidens utløp). B Produkt: Skal vise produktene som inngår i produktgruppen tilbudet gjelder C Antall: Skal være identisk med det antall produkter det er bedt om pristilbud på. D Serviceplan/ Årlige kontrollpunkter: Hvilke kontroller/sjekkpunkter leverandøren foreslår gjennomført de forskjellige årene, for den produktgruppe det gjelder. E Antall timer Leverandør skal fylle ut antall timer leverandør forventer å bruke på Servicekostnader service det spesifikke året. Det skal også tas hensyn til antall maskiner leverandør har inngitt tilbud på. F Timepris Skal være fast alle årene som inngår i serviceplanen og skal kalkuleres ut fra leverandørs gjennomsnittspriser i 2012. G Reservedelens navn: Leverandør skal fylle inn navn på de reservedelene som må Reservedeler per produkt som forventes utskiftet forventes utskiftet for dette produktet i år 1, 2, 3...10 osv. For produktgrupper hvor det ikke oppgis serviceplan skal det likevel oppgis reservedeler som må forventes utskiftet de enkelte år. Hvis ingen reservedeler forventes utskiftet må dette opplyses i skjema. H Antall: Leverandør skal opplyse hvor mange stk. av den oppgitte reservedelen som må forventes utskiftet det enkelte år. I Ordinær pris: J K Pris per reservedel Leverandør skal opplyse ordinær pris u/mva per stk. for reservedelen. Rabatt i %: Leverandør skal oppgi én fast rabatt, ikke flere som skal gjelde for hele produktgruppen. Netto pris: L M Sum reservedelskostnader Pris per stk. u/mva når rabatt er fratrukket. Per produkt: Nettopris for reservedelen multiplisert med antall av denne reservedelen som må forventes utskiftet det konkrete år. For hele produktgruppen: Reservedelskostnader per produkt multiplisert med antall produkter som skal anskaffes i denne produktgruppen Kjøp av Verktøymaskiner til videregående skoler i Troms Side 3 av 5
2 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING 2.1 Evalueringsmodell Oppdragsgiver stiller krav til dokumentasjon/beskrivelser, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele avtaleperioden. Oppdragsgiver vil benytte GRIP evalueringsmodell. Les mer om modellen på hjemmesiden til innkjøpstjenesten i Troms fylkeskommune. Karakterene blir gitt ut fra hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert/beskrevet og tilfredsstiller minimumskravene i vedlegg 1. Karakterskala benyttes for evaluering av tildelingskriteriene kvalitet og leveringstid: 1 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 2 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 3 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 4 God løsning/produkt 5 Meget god løsning/produkt 6 Fremragende løsning/produkt Karakterskala benyttes med maks 1 desimal(er) 2.2 Valg av leverandør Det vil være mulig å inngi tilbud på enkeltstående produktgrupper og/eller samlet for alle fem produktgruppene. Det vil evalueres på hver enkel produktgruppe. Der det evt. foreligger et samlet tilbud for samtlige fem produktgrupper vil dette tilbudet bli sammenhold med de fem beste enkeltstående tilbudene. Det vil kun være anledning å gi samlet tilbud dersom samtlige fem produktgrupper inngår i tilbudet. Oppdragsgiver vil velge den eller de tilbudene som gir den økonomisk mest fordelaktige løsningen, basert på følgende tildelingskriterier: 2.2.1 Tildelingskriteriet Pris Vektes 30 % Pris som tildelingskriterium fremkommer slik: Sum anskaffelseskostnad + Sum kostnad Service (10 år) + Sum kostnad Reservedeler (10 år) = Total pris anskaffelse over hele perioden 2.2.2 Tildelingskriteriet Kvalitet Vektes 60 % De produkt og tjenester som tilbys må minimum dekke kravene i kravspesifikasjonen, jfr. vedlegg 1 pkt. 3.2-3.3 og pkt. 3.1.2. Ut over dette vil oppdragsgiver vektlegge alle forhold som vi ber om å få beskrevet og dokumentert, se nedenfor pkt. a) og b). Dersom tilbyder ønsker å fremme andre opplysninger om den tilbudte løsningen, som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen, vil det kunne gi forbedret score. Kjøp av Verktøymaskiner til videregående skoler i Troms Side 4 av 5
Tildelingskriteriet kvalitet vurderes ut fra to delkriterier, følgende: a) Funksjonelle krav Leverandørens løsning må i all hovedsak tilfredsstille kravene i vedlegg 1 Kravspesifikasjonen pkt. 3.2. Tilbyders løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet i underpunktene. Delkriteriet funksjonelle krav vil også omfattes av krav til dokumentasjon som er oppgitt i kravspesifikasjonen, pkt. 4. Det totale tilbudet vil bli vurdert i sin helhet og karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene i vedlegg 1. b) Ikke funksjonelle krav Leverandørens løsning må i all hovedsak tilfredsstille kravene i vedlegg 1 - Kravspesifikasjonen. Tilbyders løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet i underpunktene i pkt. 3.3 i tillegg til levetid i pkt. 3.1.2. Delkriteriet ikke-funksjonelle krav vil også omfattes av krav til dokumentasjon som er oppgitt i kravspesifikasjonen, pkt. 4. Det totale tilbudet vil bli vurdert i sin helhet og karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene i vedlegg 1. 2.2.3 Tildelingskriteriet Leveringstid Vektes 10 % Oppdragsgiver legger stor vekt på at de maskinene som bestilles kort tid etter avtaleinngåelse skal kunne leveres raskt til brukerstedene. Pkt. 3.4 i vedlegg 1 kravspesifikasjon må dermed beskrives og dokumenteres av leverandøren. Kjøp av Verktøymaskiner til videregående skoler i Troms Side 5 av 5