Kommunesamarbeidet i Nord-Troms Kåfjord Kvænangen Lyngen Nordreisa Skjervøy Storfjord KONKURRANSEGRUNNLAG FOR LEVERING AV. Brannveggsystem IKT.

Transkript

1 Kommunesamarbeidet i Nord-Troms Kåfjord Kvænangen Lyngen Nordreisa Skjervøy Storfjord KONKURRANSEGRUNNLAG FOR LEVERING AV Brannveggsystem IKT til KOMMUNENE GÀIVOUTNA KÅFJORD KVÆNANGEN LYNGEN NORDREISA SKJERVØY - STORFJORD (Heretter benevnt NTR) Rammeavtale 2 år med mulighet til prolongering +1 år. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev med navn, adresse og foretaksnummer på tilbyder. Tilbyder skal oppgi epostadresse. Tilbyder skal oppgi om tilbyder tar forbehold. Dette skal påføres klart i tilbudsbrevet. Prisskjemaet på side 3 skal brukes ved tilbud. Side 1 av 11

2 GRUNNDOKUMENT OG KRAVSPESIFIKASJON Rammeavtale for anskaffelse av brannvegger til Nord-Troms kommunene De 6 samarbeidende kommunen i Nord-Troms skal kjøpe ny hovedbrannvegg. I dag har noen kommuner utviklet kompetanse på Fortigate. Denne kompetansen har stor verdi for kommunene og vil inngå i de økonomiske forhold omkring det felles datasenter kommunene har. Samarbeidskommunene skal ha samme typer brannvegg. Det felles datasenter er lokalisert til Olderdalen, og her skal ny brannvegg benyttes til datasenteret. Datasenterets brannvegg skal stå i cluster. Det skal kjøpes 5 brannvegger til kommunene Nordreisa, Kvænangen, Skjervøy, Lyngen og Storfjord. Kåfjord skal benytte brannveggen til datasenteret. I tillegg skal det kjøpes inn en ekstra for backup. Kommunene utvikler i dag en ny nettverksstruktur/design av sine datanettverk. Plan for bruk av rammeavtale: Kommunene vil bytte ut de 6 hovedbrannveggene samt brannvegg i datasenteret i Olderdalen. På sikt (ultimo 2014) skal også brannveggene på uteavdelingene byttes ut og anskaffes. Derfor vil anskaffelsen strekke seg over tid. Tekniske krav: Brannveggene skal støtte VPN-trafikk/kryptering mellom forskjellige lokasjoner i kommunene og kunne samhandle med eksisterende kryptering. På grunn av erfaringer med samhandling mellom forskjellige typer/merker brannvegg må brannveggene være av samme type. For å tilfredsstille Datatilsynets krav må brannveggene kunne samhandle med eksisterende krypteringer og standarder. Følgende minimumskriterier gjelder for brannvegg datasenter/kåfjord: Kunne samhandle med eksisterende Fortigate brannvegger To brannvegger som skal kunne stå i HA cluster 2 stk 10 GbE SFP+ Interface 12 GbE RJ-45 Interface 20 Gbps Firewall Throughput 7 Million Concurrent Sessions 8 Gbps IPSec VPN Througput Virtual Domains Unlimited User Licenses Følgende minimumskriterier gjelder for brannvegg til øvrige kommuner: Kunne samhandle med eksisterende Fortigate brannvegger 2 stk 10 GbE SFP+ Interface 12 GbE RJ-45 Interface 20 Gbps Firewall Throughput 7 Million Concurrent Sessions 8 Gbps IPSec VPN Througput Virtual Domains Unlimited User Licenses Kompetanse Kommunene har utviklet over år god kompetanse på Fortigate. Denne kompetansen er benyttet i IKT-samarbeidet mellom kommunene og samarbeidet vil fortsette etter denne anskaffelsen. Økonomisk så har den utviklede kompetanse stor verdi for kommunene, og de tilbudte produkter i denne anskaffelsen må kunne dra nytte av den utviklede kompetanse. Ellers vil kommunene stå på «bar bakke» og vil slite med Side 2 av 11

3 å tilegne seg ny nødvendig kompetanse på grunn av kommunenes økonomiske situasjon. Dette vil bli vektlagt i tildelingen. Vi ønsker pris på følgende produkter - prisskjema: Fortigate eller lignende Antall Pris Total Fortigate 800C eller lignende 6 Fortigate 1000C eller lignende 2 Fortigate 800C Bundel eller lignende 0 Fortigate 1000C Bundel eller lignende 0 SFP+ eller lignende 12 Fortianalyzer FAZ-400C eller lignende 1 Forticare 400C eller lignende 1 Viktige datoer. Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED 7. juni 2013 Frist for å levere tilbud 27. juni 2013 kl 1500 Tilbudsåpning 28. juni 2013 Tilbudets vedståelsesfrist 01.november 2013 Evaluering ferdig 4. juli 2013 Meddelelse om valg av leverandør 4. juli 2013 Karenstid 10 dager etter meddelelse om valg av leverandør Kontraktsinngåelse når karenstidens 10 dager er ute tidligst 15. juli 2013 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Leverandørens kontaktperson Den person hos leverandør som laster ned konkurransedokumentene fra kunngjøringsdatabasen blir av oppdragsgiver betraktet som leverandørens kontaktperson i kunngjøringsfasen. Tilleggsopplysninger oppdragsgivers leveringssted og kontaktpersoner Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger hos: Tilbudet skal sendes pr. post til: Nordreisa kommune IT-avdelingen Postboks 174, 9156 Storslett Kan også leveres personlig Servicetorget i 1 etg. Rådhuset Storslett Oppdragsgivers kontaktperson Trond-Ove Holmgren, tlf toh@nordreisa.kommune.no. Side 3 av 11 Ansvarlig for anskaffelsesprosessen Innkjøpssjef Ole Rødum, telefon Ole.rodum@storfjord.kommune.no

4 Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger, samt selve tilbudet merkes: Anskaffelse brannvegger 2013 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer blir lagt tilgjengelig for alle interessenter på kunngjøringsdatabasen (DOFFIN). Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Underleverandører Dersom tilbudet inkluderer leveranser fra andre leverandører skal tilbyder stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Tilbyder har plikt til å dokumentere overfor oppdragsgiver at han har rådighet over "de nødvendige ressurser" hos sine underleverandører, og må i tilknytning til dette levere en egen forpliktelseserklæring eller liknende. Avtalealternativ Ingen alternative tilbud er tillatt. Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av (1) konkurransegrunnlaget med vedlegg, (2) eventuelle tilleggsopplysninger i utlysningsfasen og avklaringer til disse, samt (3) leverandørs tilbud. Praktisering Innkjøpstjenesten i Nord-Troms v/innkjøpssjef Ole Rødum har en koordinerende rolle i forhold til gjennomføringen av selve konkurransen. Når leverandør er valgt, og kontrakt inngått, vil avrop på rammeavtalen foregå ved at representanter for oppdragsgivers virksomheter foretar bestilling i henhold til kontrakt. Når leverandør er valgt og kontrakt inngått vil avtalen ivaretas av hver av kommunene i Nord-Troms. Ved eventuelle tvister, konflikter eller mislighold av avtalen kontaktes: Innkjøpstjenesten for Nord-Troms kommunene Rådhuset Hatteng 9046 Oteren e-post: ole.rodum@storfjord.kommune.no ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og Forskrift om offentlig anskaffelser 7. april 2006 nr. 402 (FOA), senest endret 25. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Side 4 av 11

5 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom; A. forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises, B. oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for; 1. hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet, 2. hvorfor tilbudet er avvist eller 3. hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. Offentlighet I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Det gjelder dokumentene i denne anbudskonkurranse. Typiske taushetsbelagte opplysninger er ens personlige forhold (men vanligvis ikke fødested, fødselsdato, personnummer, statsborgerskap, sivilstand, yrke, bopel), og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke priser). Taushetsplikt Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. Oppdragsgiver plikter å spørre tilbyderen om det er noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet ved at en også leverer en sladdet utgave av tilbudet der forretningshemmeligheter sladdes. Den sladdede utgaven kan leveres på elektronisk media. Tilbyderne skal levere: 1 stk papirutgaver av tilbudet 1 stk elektronisk utgave av tilbudet på USB-minnepenn eller CD/DVD 1 stk elektronisk utgave av tilbudet med sladdede forretningshemmeligheter på USBminnepenn eller CD/DVD Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Side 5 av 11

6 Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet på tilbudsforsiden. Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor vedkommende gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i lov av 10. februar 1967 nr. 00 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 6 til 10, lov av 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 40 nr. 3. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. Forskriftens regler 1. Sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) kan bare idømmes når sak reises innen to år fra kontrakt er inngått. 2. Dersom oppdragsgiver har kunngjort konkurranseresultatet i samsvar med 9-2 (kunngjøring av konkurranseresultater) når en kontrakt er tildelt uten forutgående kunngjøring av konkurransen, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) første ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen etter datoen for kunngjøringen av konkurranseresultatet. 3. Dersom oppdragsgiver har meddelt berørte leverandører om inngåelsen av en kontrakt, kan sanksjoner etter 13A-1 (søksmål om å avkorte kontrakt eller om å idømme oppdragsgiver overtredelsesgebyr) annet ledd bare idømmes, når sak reises innen 30 dager. Fristen løper fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Side 6 av 11

7 KRAV TIL LEVERANDØREN Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal leverandøren ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren ( Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson ) for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. NB! Samtlige av kvalifikasjonskravene skal oppfylles og dokumenteres. Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgiveren krever at det leveres: For norske leverandører: a. Skatteattest for betalt merverdiavgift b. Skatteattest for betalt skatt Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. For utenlandske leverandører: c) Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. Det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstat. For både norske og utenlandske leverandører: d) Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS-egenerklæring), jf. vedlegg 6. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Side 7 av 11

8 Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) Firmaattest, eller b) Attester for registrering i faglige registre bestemt ved lovgivning i det land tilbyderen er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav Det kreves minimum tilfredsstillende soliditet for et gjennomsnitt av de to siste avlagte regnskap jf. dokumentasjonskrav nedenfor. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt ( sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Formel: Egenkapital (%) = Sum Egenkapital x 100 Sum egenkapital og gjeld Rangering: Ikke tilfredsstillende Svak Tilfredsstillende God Meget god < 3 % 3 9,9 % 10 17,9 % % > 40,00 % Det kreves minimum tilfredsstillende likviditetsgrad for et gjennomsnitt av to siste avlagte regnskap. Oppdragsgiver legger til grunn Proff TM Forvalt ( sine måltall og rangering for egenkapitalprosenten, følgende: Formel: Likviditetsgrad 1 = Sum omløpsmidler Sum kortsiktig gjeld Rangering: Ikke tilfredsstillende Svak Tilfredsstillende God Meget god < 0,5 0,5 0,9 1 1,49 1,5 2 % > 2 Disse vilkårene er å betrakte som kumulative, det vil si at begge krav må oppfylles. Dersom ikke medfører dette diskvalifisering. Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) For firma som er innmeldingspliktige i Brønnøysundregisteret skal det ikke fremlegges årsregnskap. Oppdragsgiver vil innhente opplysninger om leverandørens økonomiske og finansielle stilling gjennom Proff ( NB! Leverandøren plikter å påse at denne informasjon er tilgjengelig på nettstedet. Dersom dette ikke er tilfelle, skal tilbudet vedlegges foretakets 2 siste årsregnskap med årsberetning. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav a) Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. b) Det kreves meget god gjennomføringsevne for oppdraget. c) Det kreves at bedriften har en god og bevisst miljøpolitikk og miljøprofil Side 8 av 11

9 Dokumentasjon bevis for at de stilte krav er oppfylt Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: a) En liste/oppstilling over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, navnet på den offentlige eller private mottaker. b) En oversikt og beskrivelse av kvaliteter til teknisk personell leverandøren disponerer til oppfyllelse av kontrakten, inkl. underleverandører som leverandør eventuelt benytter seg av. c) Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem/kvalitetsstyringssystem. d) Dokumentasjon i form av fremleggelse av attester utstedt av uavhengige organer som dokumenterer leverandørens overholdelse av miljøledelsesstandarder for miljøstyring og miljørevisjon. Det godtas også annen dokumentasjon av tilsvarende miljøledelsestiltak fra leverandøren. Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattester innen tilbudsfristens utløp, kan oppdragsgiveren fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiveren benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og oppdragsgiveren skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. Tildelingskriterier Valg av leverandør skal skje på grunnlag av hvilket tilbud som er mest økonomisk fordelaktig, basert på kriteriene: Pris skal oppgis i NOK ekskl. mva. Evalueringsmodell i. Pris 50 %. Her vil oppdragsgivers nødvendige oppgradering av kompetanse tillagt tilbudt pris. ii. Kvalitet 40 %. Vurdert gjennom tilbyders dokumenterte kompetanse på produktet iii. Leveringstid 10 % Oppdragsgiver stiller krav til dokumentasjon/beskrivelser, som kan sannsynliggjøre at tilbudte betingelser for hvert av tildelingskriteriene er reelle og vil kunne bli opprettholdt gjennom hele avtaleperioden. Karakterskala benyttes for evaluering av tildelingskriteriene kvalitet og leveringstid: 1 Mangelfull oppfylling av kravene tilbudet avvises 2 Oppfyller minimumskravene, men heller ikke mer 3 Løsningen/produktet noe over minimumskravene 4 God løsning/produkt 5 Meget god løsning/produkt 6 Fremragende løsning/produkt Karakterskala benyttes med maks 1 desimal(er) Side 9 av 11

10 Valg av leverandør Det vil være mulig å inngi tilbud på enkeltstående produktgrupper og/eller samlet for alle fem produktgruppene. Det vil evalueres på hver enkel produktgruppe. Der det evt. foreligger et samlet tilbud for samtlige fem produktgrupper vil dette tilbudet bli sammenhold med de fem beste enkeltstående tilbudene. Det vil kun være anledning å gi samlet tilbud dersom samtlige fem produktgrupper inngår i tilbudet. Oppdragsgiver vil velge den eller de tilbudene som gir den økonomisk mest fordelaktige løsningen, basert på følgende tildelingskriterier: Tildelingskriteriet Pris Vektes 50 % Pris som tildelingskriterium fremkommer slik: Sum anskaffelseskostnad + Sum kostnad kommunenes kompetanseheving på produktet = Total pris anskaffelse over hele perioden Tildelingskriteriet Kvalitet Vektes 40 % De produkt og tjenester som tilbys må minimum dekke kravene i kravspesifikasjonen. Ut over dette vil oppdragsgiver vektlegge alle forhold som vi ber om å få beskrevet og dokumentert. Dersom tilbyder ønsker å fremme andre opplysninger om den tilbudte løsningen, som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen, vil det kunne gi forbedret score. Tildelingskriteriet kvalitet vurderes ut fra to delkriterier, følgende: a) Funksjonelle krav Leverandørens løsning må i all hovedsak tilfredsstille kravene. Tilbyders løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet i underpunktene. Andre opplysninger om den tilbudte løsningen som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen, vil kunne medføre ekstra score. Delkriteriet funksjonelle krav vil også omfattes av krav til dokumentasjon som er oppgitt i kravspesifikasjonen. Det totale tilbudet vil bli vurdert i sin helhet og karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene. b) Ikke funksjonelle krav Leverandørens løsning må i all hovedsak tilfredsstille kravene. Tilbyders løsning vil bli evaluert og sammenholdt med samtlige forhold som er beskrevet. Andre opplysninger om den tilbudte løsningen som oppdragsgiver ikke har forespurt om, men som tilbyder mener er av betydning for leveransen, vil kunne medføre ekstra score. Side 10 av 11

11 Det totale tilbudet vil bli vurdert i sin helhet og karaktersatt. Karakteruttellingen avhenger av i hvilken grad tilbudte betingelser er dokumentert og beskrevet, og tilfredsstiller kravene dette dokument. Tildelingskriteriet Leveringstid Vektes 10 % Oppdragsgiver legger stor vekt på at det utstyr som bestilles kort tid etter avtaleinngåelse skal kunne leveres raskt til brukerstedene. Side 11 av 11