Oppdatering «Prosjekt Operasjonspasienten» Styremøte 17.12.15
Oppsummering Prosjekt operasjonspasientens steg for steg: April mai 15 SSA: Kartlegging av ansattes opplevde arbeidshverdag i kirurgisk klinikk: Mål, planer, prosesser og rapportering (KAR URO GASTRO) Aug okt 15 SSA og SSK: Faktabasert analyse av driften av kirurgisk klinikk. Nov des 15 SSA: Test av konsept Ortopedi SSA. Mål: Økning av operasjonskapasiteten
Samarbeid og fokus kan gjøre oss konkurransedyktige Effektiv styring med en fokusert ledelse på hvert sykehus på deres kirurgisk forløp Kontroll av kostnader Økt operasjonsaktivitet av pasienter i og utenfor Agder Samarbeid på tvers av SSHF er nødvendig for å redusere ventetid og dermed Minimere lekkasje av pasienter ut av SSHF Øke pasienttilfredshet
Utgangspunkt for test av konsept Nov des 15 SSA: Test av konsept Ortopedi SSA. Mål: Økning av operasjonskapasiteten Prosjekt operasjonspasienten ville vise hvordan man kunne unytte den ledige kapasiteten i Arendal slik at ventelistene kan ryddes. Aktiviteten skulle økes med 1 ekstra operasjon per stue per dag på utvalgte stuer for å vise at muligheten og viljen er tilstede for å øke inntektene og videre utnytte muligheten for å motta nye pasienter i 2016. Forutsetning: Horisonten for operasjonsplanlegging må forlenges Planlegging gjør oss i stand til å bruke ressursene mer effektivt Mindre fiksing, stryk, kostnader og dobbeltarbeid Bedre pasientkvalitet Kortere ventelister
Derfor gjør vi dette: 1 ekstra operasjon pr stue pr dag vil gi 60 mill. 90000 80000 70000 60000 tusen kroner 50000 40000 30000 20000 10000 0 1% 2% 3% 4% 5% 6% 7% 8% 9% 10% 11% 12% 13% 14% 15% 16% 17% 18% 19% 20% 21% 22% 23% 24% 25%
Operasjonspasienten Arendal Geir Bøhler (Prosjekteier) Et lite og fokusert team som jobber gjennom mennesker i daglig drift, kan oppnå resultater med rett metodikk Project Director Simon Ferrington Project Manager Richard Carter Full time Task force Elisabeth Knutsen 50% Task force Ingeborg Rønning Eikeland
Vi ønsket å bevise potensialet i driften nov des 2015 Plan for ORT SSA Hva skal til for å lykkes? PASIENT Tilgjengelighet Ops melding Koding Fokus: Ortopedi UTSTYR Rett utstyr til rett operasjon til rett tid og kvalitet FORBEREDELSE Rett undersøkelse til rett tid. Klargjort pasient til operasjon LEGE Tilgjengelighet Ressursplanlegging OPERASJONS STUE +1 OPERASJON PR STUE PR DAG PLANLEGGING Kriterier for planlegging Låst plan Vi ville arbeide systematisk med kvalitetssikring og koordinering av alle forutsetninger, og følge tett opp for å sikre resultater sammen. BEMANNING STUE Tilgjengelighet
Struktur, forberedelse og samarbeid på tvers av avdelinger gir resultater Nye retningslinjer for planlegging etablert og kommunisert En strukturert tilnærming sikrer en lengre planhorisont og enighet om planen på tvers av fagområder Vi går fra dagers planleggingshorisont til låst plan for en uke Det blir enighet om planen og planen låses i ukentlig planmøte Mandag Tirsdag Onsdag Torsdag Fredag Foreløpig plan 13:00 Kirurg 15:00 Data Utstyr Oversikten viser prosessen for forberedelse og gjennomføring hver uke. Oppringing til pasienter Plan møte
Forpliktelse til å levere etter avtale PRAKTISK INFORMASJON Frekvens Plan Møte Ortopedi Ukentlig Tid 1 time - Torsdag kl. 15.30 Sted Møteleder Deltagere Ort møterom Elisabeth Knutsen Geir Bøhler; Paal Arnesen, Wenche D.Bergh, Espen Huldt-Nystrøm, Paula Axelsen, Eva Nystøl Nilsen, Ranveig Kvifte FORMÅL Enighet om operasjonsplan for neste uke. Forpliktelse til leveranse. INPUT Oppgaveliste Neste ukes plan AGENDA Gjennomgang av oppgaveliste Gjennomgang: Plan mot virkelig 5 min 20 min Gjennomgang: Neste ukes plan 25 min Oppdatere oppgaveliste 5 min OUTPUT Oppdatert oppgaveliste Enighet om neste ukes plan MØTEREGLER Start og slutt på tiden. Fokus på aksjonspunkter. Vær forberedt Ingen mobiltelefoner Ingen pc er dersom det ikke er strengt nødvendig
Eksempler på positive tilbakemeldinger Fornøyde pasienter som takker for å bli oppringt før operasjon Unngått stryk med store økonomiske konsekvenser fordi vi ved oppringing fant ut at pasienter var i Syden. Langsiktig planlegging: Fra 2 dagers horisont til låst plan pr uke. Har gitt oss mulighet til å prioritere poliklinikk i stede for tom operasjonsstue. Helhetlig operasjons og ressursplanlegging. Vi fyller operasjonsstuene basert på mer fakta og mindre synsing. Ønske om bruk av samme metodikk også for KAR, URO, GASTRO
RESULTATER: Ortopedi Plan Rapport Uke 50 data Dato: Mandag 14. desember 2015 55 50 45 40 35 30 25 20 15 10 ANTALL FULLFØRTE & BESTILTE OPERASJONER Inneliggende DagKirurgi Base Target Uke - 5 Uke - 4 Uke - 3 Uke - 2 Uke - 1 Denne Uke - 50 Uke + 1 Uke + 2 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 OVERLEGE OPERASJONER PRODUKTIVITET Lege productivity (Opr pr uke) Ukentlig gjennomsnitt 2015 19% Gjennomsnitt øke U 45 U 46 U 47 U 48 U 49 U 50 U 51 U 52 U 53 Venteliste Nøkkeltallene pr uker (Til nå) Des. Resterende til mål 0 200 400 600 800 Poliklink Operasjoner POLIKLINIKK VENTELISTE 41% REDUCTION FRA 1. NOV STRYKNING 2014 BASE ALLE UKER 1,41 NUMBER OF INNE 2014 BASE 19,8 KUN PEAK UKER NUMBER OF DAGKIRURGI 2014 BASE 23,2 KUN PEAK UKER STRYKNING 2015 BASE 1,32 NUMBER OF INNE 2015 PRE PROJECT: 18,9 KUN PEAK UKER NUMBER OF DAGKIRURGI 2015 PRE PROJECT: 23,4 KUN PEAK UKER STRYKNING (Project) 0,67 ENDRET % 49% NUMBER OF INNE - PROJECT 21,7 15% NUMBER OF DAGKIRURGI PROJECT 24,3 4% 0 0 INNELIGGENDE 72 Booked DAGKIRURGI 98 Booked BEHOV 5 3 OPR MELDING COMPLIANCE: LEGE ANESTESI: PRE OPR: # Issue Oppgave Ansvar Dato 1 Coordination and scoping of other initiatives Ensuring maximum benefit to SSHF 2 Transfer of Operation patients (Orto SSK to SSA) Last wk (49) in particular reflects this problem in graph above Install project coordination meeting to ensure maximum benefit to SSHF JR O 18. Des 15 Inform appropriate staff to release patients awaiting operations Geir B 7. Des 15