Møteinnkalling Bamble kontrollutvalg Dato: 30.11.2015 kl. 9:00 Møtested: Arkivsak: 15/09763 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget på epost: benedikte.vonen@temark.no eller mobil 905 89 043. Vara møter bare etter eget varsel. I tillegg møter følgende: Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg, sak 20-21/15 ca. kl. 09:30 Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal, sak 22/15 ca. kl. 10:30 Sakskart Side Møteinnkalling 2/15 15/09763-8 Godkjenning av innkalling 30.11.2015 3 Møteprotokoll 2/15 15/09763-7 Godkjenning av protokoll fra møte 1.9.2015 4 Saker til behandling 19/15 15/15425-1 Nytt kontrollutvalg 2015-2019 Bamble kommune 5 20/15 15/15659-1 Orientering om 2. tertial 2015 Bamble 7 21/15 15/15660-1 Orientering om budsjett 2016 i Bamble kommune 8 22/15 15/14901-2 Forvaltningsrevisjon "Tilsyn med byggesaker" Bamble 9 23/15 15/15381-1 Møte- og arbeidsplan for 2016 for Bamble kontrollutvalg 11 24/15 15/15661-1 Orienteringer fra revisor 30.11.2015 Bamble 14 1
25/15 15/15662-1 Eventuelt 30.11.2015 Bamble 15 Sakene legges også ut på www.temark.no Bamble, 23.11.2015 For Kontrollutvalgsleder Bård Hoksrud Benedikte Vonen Utvalgssekretær 2
Møteinnkalling 2/15 Godkjenning av innkalling 30.11.2015 Arkivsak-dok. 15/09763-8 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 2/15 Innkalling til møte 30.11.2015 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/15 Godkjenning av protokoll fra møte 1.9.2015 Arkivsak-dok. 15/09763-7 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 2/15 Protokoll fra møte 1.9.2015 godkjennes. Vedlegg: Protokoll 2015-09-01 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 19/15 Nytt kontrollutvalg 2015-2019 Bamble kommune Arkivsak-dok. 15/15425-1 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 19/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Gjerstad kommunestyre konstituerte nytt kontrollutvalg i det konstituerende møtet i kommunestyret 15.10.2015. Følgende ble valgt til kontrollutvalget: Leder: Nestleder: Medlem: Medlem: Medlem: Bård Hogsrud (Frp) Aase Kristine Salen Hagen (H) Carl-Otto Thommesen (Frp) Tom Rune Olsen (Ap) Ann Helen Storø (V) Varamedlemmer Frp/H: 1. Steinar Johnsen (H) 2. Anne Verdich (H) Varamedlemmer Ap/Sp/V/R: 1. Svein Inge Nyhus (Sp) 2. Ingebjørg Jakola Lillemoen (Ap) 3. Ingjerd Abrahamsen Michaelis (Ap) 4. Lars Kristian Rugtvedt (Sp) Kontrollutvalget forestår på vegne av kommunestyret det løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen og skal påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, og gjennom forvaltningsrevisjon påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen er forsvarlig og foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Kontrollutvalget skal også gjennom selskapskontrollen påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Praktiske forhold til diskusjon: - Oppdatering av kontaktinformasjon - Møtedag og -tidspunkt - Utsending av innkallinger, protokoller og vedtak - Tips og råd fra tidligere kontrollutvalg 5
- Samarbeid med politisk og administrativ ledelse - Sekretariatets rolle - Nettbrett Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet ønsker alle lykke til og ser frem til samarbeidet med det nye utvalget! 6
20/15 Orientering om 2. tertial 2015 Bamble Arkivsak-dok. 15/15659-1 Arkivkode. 210 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 20/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kommunens rapport etter 2. tertial er ikke en sak som kontrollutvalget skal behandle. Det er likevel en sak hvor utvalget kan få god informasjon om kommunens økonomiske situasjon og utfordringer. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg vil orientere om 2. tertial i møtet. 7
21/15 Orientering om budsjett 2016 i Bamble kommune Arkivsak-dok. 15/15660-1 Arkivkode. 151 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 21/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal ikke behandle forslag til budsjett verken fra rådmannen eller formannskapet, men har selvstendig innstillingsrett overfor kommunestyret når det gjelder den delen av budsjettet som gjelder kontroll, tilsyn og revisjon. Dette har kontrollutvalget oversendt til kommunen og det skal følge budsjettsaken via formannskapet til kommunestyret. Det har likevel stor verdi for kontrollutvalget å få en orientering om hvordan budsjettsituasjonen for 2016 er for kommunen. Plan- og økonomisjef Gunn Ellen Berg vil orientere i møtet. 8
22/15 Forvaltningsrevisjon "Tilsyn med byggesaker" Bamble Arkivsak-dok. 15/14901-2 Arkivkode. 217 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 22/15 Kontrollutvalget oversender rapporten «Tilsyn med byggesaker» til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Tilsyn med byggesaker» til orientering og ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten. I løpet av våren 2016 bes rådmannen komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig orientering om hvordan anbefalingene er blitt fulgt opp. Saksopplysninger: Kontrollutvalget bestilte i sitt møte 2.12.2014 sak 24/14 forvaltningsrevisjon av tilsyn med byggesaker, med følgende problemstillinger: - I hvilken grad driver Bamble kommune tilsyn med byggesaker i samsvar med plan- og bygningsloven? - Er organiseringen av Tilsynskontorets oppgaver i tråd med bestemmelsene i kommuneloven? - I hvilken grad driver Tilsynskontoret byggesakstilsyn i samsvar med inngått avtale? - I hvilken grad er ansvars- og oppgavefordelingen mellom Tilsynskontoret og Bamble, Drangedal, Kragerø og Porsgrunn tydeliggjort når det gjelder tilsyn med byggesaker? Telemark kommunerevisjon har gjennom arbeidet med forvaltningsrevisjonen avdekket at en del oppgaver knyttet til tilsynet med byggesaker ikke blir utført i tråd med de regler og avtaler som gjelder. Revisjonen konkluderer med følgende anbefalinger til Bamble kommune: Vi mener Bamble kommune bør: - sørge for at kommunen utfører tilsynsvirksomhet i tråd med plan- og bygningsloven, - ta initiativ til at samarbeidet om byggesakstilsyn organiseres i samsvar med kommunelovens bestemmelser om interkommunal myndighetsutøvelse, - iverksette tiltak for å sikre riktig arkivering av dokumenter mottatt av Tilsynskontoret, - iverksette tiltak for å tydeliggjøre ansvars- og oppgavefordelingen mellom kommunene og Tilsynskontoret. Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal vil legge frem rapporten i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Når kontrollutvalget nå overtar denne rapporten fra Telemark kommunerevisjon, er det kontrollutvalgets oppgave å oversende rapporten til kommunestyret med forslag til vedtak om endringer. For å sikre at arbeidet følges opp, er det naturlig å be om en tilbakemelding fra rådmannen til kontrollutvalget etter en viss tid. 9
Vedlegg: Oversendelse av rapport om forvaltningsrevisjon Tilsyn med byggesaker Rapport 750014 Tilsyn med byggesaker Vedlegg til sak 10
23/15 Møte- og arbeidsplan for 2016 for Bamble kontrollutvalg Arkivsak-dok. 15/15381-1 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 23/15 Møte- og arbeidsplan 2016 for Bamble kontrollutvalg godkjennes. Planen og møtedatoene er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp de saker og avholde de møter utvalget ønsker. Møtedatoer 2016: Mandager kl. 09:00. 8.2.2016 11.4.2016 23.5.2016 12.9.2016 31.10.2016 5.12.2016. Vedtaket oversendes kommunestyret til orientering. Saksopplysninger: Det nærmer seg nytt år, og det er tid for å utarbeide en møte-/arbeidsplan for kontrollutvalget i Bamble kommune for kommende år. Møteplanen settes i utgangspunktet opp med 6 møter i 2016, i tråd med det som er avtalt med sekretariatet. Kontrollutvalget har møtene sine på mandager kl. 09:00. Sekretariatet foreslår å endre starttidspunktet til kl. 10:00, av hensyn til reisetid for sekretær. Lengden på møtet bestemmes av saksmengden til møtet. Saken skal videre legges frem som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikke å forstå som en fullstendig presentasjon av alle de oppgaver/saker som kontrollutvalget vil behandle i løpet av året, men legger vekt på de oppgaver som utvalget etter egen forskrift er pålagt å behandle. Sekretariatet foreslår følgende veiledende møte-/arbeidsplan 2016 for Bamble kontrollutvalg: 11
Bamble kontrollutvalg Møte-/arbeidsplan 2016 Mandag 8.2.2016 kl. 09:00 12:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Årsmelding 2015 fra kontrollutvalget - Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Mandag 11.4.2016 kl. 09:00 12:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Årsregnskap for Bamble kommune - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Mandag 23.5.2016 kl. 09:00 12:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Orientering om 1. tertial - Melding om andre reviderte regnskap - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Mandag 12.9.2016 kl. 09:00 12:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon 2017 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Mandag 31.10.2016 kl. 09:00 12:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Orientering om 2. tertial - Overordnet revisjonsstrategi 2016 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Mandag 5.12.2016 kl. 12:00 15:00 - Godkjenning av innkalling og protokoll - Møte-/arbeidsplan 2017 for kontrollutvalget - Orientering om budsjett Bamble kommune 2017 - Orientering fra revisjonen - Eventuelt Det kan være aktuelt å kalle inn rådmannen (/representanter fra administrasjonen) for å orientere om aktuelle saker/temaer utover de punktene som er nevnt i planen. Overordnet analyse og plan for selskapskontroll kommer i løpet av 2016. Enkelte saker kan bli flyttet til et annet møte. Det stilles stadig større krav og forventninger til kontrollutvalgets kompetanse, både fra det politiske miljø og kommunens innbyggere. Det vil derfor bli lagt til rette for opplæring og kursvirksomhet for medlemmene i kontrollutvalget. Slik opplæring kan skje regionalt (vår- og høstkonferanse i regi av Temark, datoer for 2016 er ikke satt) og/eller gjennom sentrale tilbud. Temark anbefaler at alle medlemmer deltar på den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av 12
Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) (3.-4.2.2016) og/eller Fagkonferansen i regi av Forum for kontroll og tilsyn (FKT) (7.-8.6.2016). 13
24/15 Orienteringer fra revisor 30.11.2015 Bamble Arkivsak-dok. 15/15661-1 Arkivkode. 210 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 24/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har et påseeransvar i forhold til revisjonen i kommunen, ref. kommuneloven 77.4: Kontrollutvalget skal påse at kommunens [ ] regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets [ ] vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Som et naturlig ledd av dette, vil revisjonen i hvert møte orientere om løpende revisjon og eventuelle pågående saker de jobber med i kommunen. 14
25/15 Eventuelt 30.11.2015 Bamble Arkivsak-dok. 15/15662-1 Arkivkode. 033 1 Bamble kontrollutvalg 30.11.2015 25/15 Saken tas til orientering. Saksopplysninger: 1. Orienteringer fra sekretariatet 2. Neste møte 8.2.2015 3. Eventuelt 15