Oppgradering til Agresso M3

Endringer av økonomimodell i forbindelse med overgang til M3 Gjennomgang av grunnstrukturer økonomimodell Oppgradering til Agresso M3 Vest-Agder fylkeskommune

Oppgradering til Agresso M3 Endringer av økonomimodell i forbindelse med overgangen

Gjennomgang av grunnstrukturer økonomimodell

HOVEDMÅL Oppgraderingsprosjektet har følgende hovedmål; KVALITET felles organisasjons-, rolle- og fullmaktstyringsmodell, felles koordinering av de ulike moduler. EFFEKTIVISERING enklere vedlikehold, sentral organisering av «fagoppgaver», desentral organisering av «selvbetjeningsoppgaver». RAPPORTERING OG BUDSJETT utvikling av rapportmaler og vurdering/forberedelse av ny rapporteringsog budsjettmodul. LØNN ny standard lønnsmodell/mal settes opp spesial løsninger fases ut. PERSONAL utvikling og forenkling av stillingsadministrasjon og hjemler. TEKNISK nytt servermiljø med SQL database

HOVEDMÅL Denne presentasjonen fokuserer på følgende hovedmål; KVALITET felles organisasjons-, rolle- og fullmaktstyringsmodell, felles koordinering av de ulike moduler. EFFEKTIVISERING enklere vedlikehold, sentral organisering av «fagoppgaver», desentral organisering av «selvbetjeningsoppgaver».

BEDRE KVALITET Etablere en felles organisasjons-, rolleog fullmaktstruktur i alle moduler. Gir et felles sted for vedlikehold slik at man sikrer at alle endringer alltid blir automatisk oppdatert i alle moduler.

BEDRE KVALITET Mest mulig felles oppsett for; økonomimodellstruktur organisasjons og lederstruktur rollestruktur ressursstruktur brukerstruktur stillingsstruktur fullmaktstyringsstruktur

BEDRE KVALITET Fylkeskommunens organisasjonsstruktur er overordnet i alle modeller; Økonomi- og budsjettmodell Lønns- og ressursmodell Fullmakts- og rollemodell Stillingsmodell Ved å lage et felles rammeverk vil hver endring i organisasjonsstrukturen bli gjenspeilet i alle modeller og moduler. Dette forenkler og gir bedre kvalitet på vedlikeholdet

Ny modell Organisasjonsmodell Økonomimodell Lønns- og ressursmodell Fullmakts- og rollemodell Stillingsmodell Gammel modell Økonomimodell Lønns- og ressursmodell Fullmakts- og rollemodell Fakturamodell 1 Fakturamodell 2 Stillingsmodell Organisasjonsmodell mangler Fravær Reiseregninger

Agresso ny versjon EFFEKTIVISERING Enklere vedlikehold av brukere, fullmakter, roller knyttet opp mot ansettelser/stillinger. Skille mellom ledere/ikke ledere Skille mellom fagpersoner/ikke fagpersoner

Rollestruktur I rollemodellen legges det opp til et hovedskille mellom: Fagsystembrukere Sluttbrukere (ikke fag) Hovedstruktur for fagsystembrukere med roller Systemansv. Registreringsbrukere Spørring Systemansv. Økonomi/regnskap/logistikk Økonomi/regnskap Lønn/Personal Personal Fakturamottak Attestant Hovedstruktur for sluttbrukere (ansatte og ledere) Leder Leder Anviser Basis Basis Bestiller

Rollestruktur Rollene kobles videre mot stillinger. Det innebærer at det ikke er nødvendig å koble brukerne mot roller. Alle stillinger skal kobles mot rollen BASIS Lederstillinger er koblet mot en egen lederrolle FAG-roller (regnskap/økonomi/lønn/personal) må kobles direkte mot den aktuelle brukeren

Rollestruktur Denne rollestrukturen medfører; Betydelig reduksjon i antall roller Enklere administrasjon En del får økt tilgang Det må kontrolleres og logges mer

Kobling strukturer for ressurser og brukere Ved en nyansettelse skjer følgende: 1. Opprettelse av ansettelse i Agresso med stilling 2. Opprettelse av AD-bruker 3. Opprettelse av Agresso-bruker basert på AD ident. 4. Automatisk tildeling av roller i Agresso basert på stilling

Oppsett strukturer for ressurser og brukere

Fullmaktsstruktur Det legges opp til ett skjermbilde for å registrere alle fullmakter på tvers av moduler og for ulike elementtyper (innkjøp, faktura, reise etc.) med følgende info; Datostyring (dato fra-til) på alle fullmakter Støtte for å registrere tilleggsinformasjon om fullmakten, f.eks. informasjon om fullmakten kan delegeres, samt hvem som har delegert fullmakten Begrenset redigeringsmulighet for aktive og historiske fullmakter, for å ivareta sporbarhet og korrekt historikk Kontroll i godkjenningsbilder sikrer at vedkommende som godkjenner har nødvendig fullmakt på godkjenningstidspunkt

Stillingsoversikt På orgenhet legger man opp ett eget skillekort (fleksifelt) som heter stillingsoversikt. Her legger man opp antall stillinger som skal være lov innenfor hver enkel orgenhet. Det kan hele tiden tas ut rapporter for å sammenligne «regnskap» mot «budsjett.

Lønnsstruktur Ny standard lønnsmodell settes opp alle lokale spesialtilpasninger fjernes (dersom det er mulig). Sikre at løsningen er kompatibel med nye oppgraderinger og tilleggsmoduler En «enklere» og mer robust løsning Enklere rutiner/arbeidsprosesser Sikre korrekt rapportering Hindre uønskede feil Egen løsning gjenkjennbar ift. dokumentasjon fra systemleverandør (EVRY, Unit4Agresso)

Organisasjonsstruktur Innenfor alle modulene har vi varsel, tilganger, rapporter, arbeidsflyt (godkjenning av oppgaven). De ulike modulene knyttes opp mot fylkeskommunens organisasjonsstruktur. Dette skal gjelde på både brukernivå, stillingsnivå, ressursnivå og fullmaktsnivå.

Organisasjonsstruktur Organisasjonsstrukturen blir en del av konteringen, der begrepet delvis erstatter dagens ansvar. Fordelen med dette er at vi da alltid får identifisert en ansvarlig leder for hver enhet (både økonomi og personal). Dermed kan vi samkjøre kobling ledere og ansatte til: Konteringsstruktur Rollestruktur Fullmaktsstruktur Stillingsstruktur Bruker identifikator struktur Ansatt (ressurs) struktur Lønns struktur Rapporteringsstruktur Løsningen skal samtidig være fleksibel i forhold til organisasjonsendringer.

Økonomimodell som en del av organisasjonsstrukturen; Dimensjon Kommentarer Eks; 1. KKG, 2. KKG realfag Konto Obligatorisk; Viderefører revidert driftskontoplan fra 2012. Innføres ny balansekontoplan etter nye forskrifter Eks 1; 11209 Forbruksmat. Eks 2; 10100 Lønn faste st. Orgenhet Obligatorisk; Inneholder følgende hovednivåer; 1 Politisk, 2 Revisjonen 3 Fylkesrådmannens organisasjonsstruktur. 9 Felles utgifter/inntekter. Kan kontere og rapportere på alle nivåer. Eks 1; 3228 KKG Eks 2; 322808 KKG realfag Funksjon Obligatorisk; Kostra funksjoner Eks 1; 520 Eks 2; 510 Ressurs eller Anlegg Valgfri; Ressurs mot lønn eller Anlegg mot anleggsregister Eks 1; Eks 2; 80013 NN. Ansvar Valgfri; Benyttes ved behov for mer detaljert økonomistyring. Følger samme struktur som organisasjonsstrukturen. Inntil 99 underansvar pr enhet. Eks 1; 3228A05 Drift arkiv Eks 2; 322808A12 Inventarfører Prosjekt Valgfri; Benyttes ved behov for prosjektregnskap. Følger samme struktur som organisasjonsstrukturen. Inneholder årstall og inntil 99 prosjekter pr år pr enhet. Eks 1; 3228P1401 Fagdag kontor Eks 2;

Konteringsstruktur Konteringsstreng er vist under der de uten parantes alltid er obligatoriske Konto Orgenhet Funksjon (Ressurs/Anlegg) (Ansvar) (Prosjekt)

Konteringsstruktur Orgenhet baseres på fylkeskommunens offisielle organisasjonsstruktur der all behandling av inngående faktura, lønn etc. blir forhåndskontert på den ansatte (kan overstyres). Ansvar og prosjektnummer følger tilsvarende org enhetsstrukturen. Det blir her en utvalgt nummer serie for hver enhet (som enhetene selv bestemmer tekst til). Under registrering av kontering vil det hele tiden komme forslag på rest kontering (type ahead auto complet). Dette vil betydelig lette arbeidet for de som konterer.

Konteringsstruktur Type ahead auto complet).

Organisasjonsstruktur Strukturen legger opp til at vi kan oppnå målet om å få en felles koordinering og vedlikehold av de ulike moduler samt få lik integrasjon mot andre systemer. Noe som igjen vil forenkle og forbedre kvaliteten på driften. Strukturen baseres på fylkeskommunens offisielle organisasjonsstruktur Navn Nivå Leder 3Fylkesrådmann 1 Kristin Tofte Andresen (fung) 32 Utdanningsavdelingen 2 Arly Hauge 3201 Seksjon for skoleopplæring 3 Reidar Kyllesdal 3202 Seksjon for fagopplæring 3 Kåre Blålid 3203 PPtjenesten 3 Svein Erik Birkeland Videregående skoler 3215 SMI skolen 3 Ragnhild Søbye 321501 Administrasjon 4 Ragnhild Søbye

Organisasjonsstruktur

Rapporter på ulike nivåer

Kontering og rapportering på ulike nivåer

Kontering og rapportering på ulike nivåer

Rapporter på ulike nivåer

Fremdriftsplan; De gjenstående arbeidene med å sette opp Agresso på ny versjon planlegges og ferdigstilles i følgende milepeler: M1-31.5.2014; Alle oppsett ang ny Agresso løsning er gjennomført. M2 15.10.2014; Testing av alle moduler, pilot produksjon samt oppsett av rapporteringsmoduler, anleggsmodul etc. er gjennomført. M3 31.10.2014; Konvertert pilot firma over til ordinær drift. M4 1.11.2014; Agresso ny versjon er i produksjon med alle typer data som gjelder 2015. Ansatte har tilgang på ny løsning. Agresso 5.5 kjøres parallelt for alt som gjelder 2014. M5 15.1.2015; All produksjon på ny løsning inkl. lønnskjøring januar. Agresso 5.5. er stengt for ordinær produksjon. M6 1.4.2015; Regnskapsdata på saldonivå fra Agresso 5.5 er overført. M7 1.6.2015; Alle firmaene er overført til ny løsning.

www.vaf.no