Referat Velforeningens styre Dato, tid 2010-11-17 kl. 2030-2230 Sted Hasselvegen 35B (hos ) Møte nr. 03 Tilstede Arnt Kristian Bore (A), Torjus Ravnås (C), Strømsholm(D), Tore Kiland (F), Gunn Karin Gravdal (E), Geir Arild Andersen (Vara B), Solberg (Styreleder) Møteleder Solberg Referent Tore Kiland Fravær Børge Løseth Hermansen Neste møte (tid/sted) 2011-01-12 Askevegen 1 () Post Tema Beskrivelse Frist Ansvar 1 Økonomi Consis Ekstrakostnader regnskapshonorar? Regnskapshonorarene blir noe høyere enn beregnet pga uforutsett arbeid. Sum er usikker foreløpig, Valborg sjekker. Valborg Virgo Oppfølging av fakturering, status? Virgo har fakturert etter gammel avtale (2007-2009). Velforeningen klaget, og Virgo sendte kreditnota (kr. 125.000,-). Virgo jobber med å lager en oversikt over utført og gjenstående arbeider og kostnader. følger opp. Lekeplasskontroll Om avtalen og kostnader. Avtale med lekeplasskontrollen er inngått for 5 år om kontroll av lekeplassene på Skadberg sør. Årlig utgift er ca kr 45.000 pr år. Velforeningen er forpliktet til å drive slik kontroll. Utlegg Faktura overleveres kasserer. Alle utlegg/faktura må være levert Valborg innen 15 des. Returkontigent Om ordningen og bruk av midler. Oversikt over disponible midler pr. grendelag pr. November 2010. 20 kr av hver kontigent pr år pr husstand settes av til en returkontigent. Denne kan fritt brukes av styrene i grendelagene. Pengene blir akkumulert for hvert år. Status p.t. er: Grendelag A kr. 4860,- Grendelag B kr. 2820,- Grendelag C kr. 2680,- Grendelag D kr. 4085,- Grendelag E/G kr. 5820,- Grendelag F kr. 2184,- 15. des. Alle
Momsrefusjon Oppfølging av søknad, status? Velforeningen har søkt om momsrefusjon for 2009. Svar på søknad er ikke mottatt. følger opp dette. 2 Sikkerhet Systematisk HMS, internkontroll Målsetting, arbeidsfordeling, hjelpemidler (håndbok, IKsystem). Velforeningen skal systematisere HMS arbeidet. Dette er arbeid vi er forpliktet til gjennom lover. Det skal utarbeides et system for å gjøre dette bra og korrekt samtidig som det er enkelt og fører til minimalt med «arbeid». Torjus vil lage en HMS perm (Internkontroll perm) med system for registrering og oppfølgning av saker. Dette skal være klart før neste møte. Se vedlegg nederst for mer info. Torjus Velforeningen må være forsiktig med å lønne folk for arbeid internt grunnet ansvar. Styret er ansvarlig for sikkerheten i arrangement i regi av velforeningen. Det daglige HMS arbeidet skal grendelagene gjøre selv. Styret skal tilrettelegge, samordne og følge opp at HMS arbeidet blir gjennomført. Mindre tiltak (inntil kr. 5.000,-) kan grendelagene iverksette ved å sende forespørsel til styret. Dersom det ikke er negativ respons innen en uke regnes tiltaket som godkjent. Løse ledninger (grendelag B) Status Geir var ikke informert om dette. Geir tar kontakt med Aina for oppdatering og vurdering. Kontakt evt. HMS ansvarlig dersom spørsmål. Lekeplasskontroll Ansvar for oppfølging. Avtale om årlig ekstern lekeplasskontroll er inngått. I tillegg skal det utarbeides system for 2 årlige interne lekeplasskontroller som skal utføres av grendelagene. Dette arbeidet er en del av internkontroll permen som skal lages. Kommunen må pushes på ansvar om å kontrollere de kommunale lekeplassene. Geir / Torjus
Trafikksikringstiltak fartshumper, merking av gangfelt, frisiktsoner, barn leker skilt. Farthumper er kommet på plass. Bra jobba Torjus! Marking av gangfelt ønsket, men prosessen for godkjenning er enda ikke avsluttet. Følges opp. Frisiktssoner øverst i Skadberg Alle er ikke beplantet med gress slik kommunen lovet, har måttet prioritere andre tiltak. Kommunen har lovet å gjøre dette til våren, samtidig med steinlegging av andre siktsoner i Skadberg Alle. Velforeningen følger opp. Torjus Steinur i Kastanjevegen Nytt fra kommunen? Kommunen har vært å kontrollert, og sier den er trygg. Saken avsluttes. Førstehjelpspute Skal medtas på alle arrangement i regi av velforeningen. Kjøpes inn til nissefesten. Førstehjelpsskrin anskaffes til nissefesten. Denne skal medbringes på alle arrangement i regi av velforeningen som et ledd i HMS ansvaret. 3 Vedlikehold Gartneravtale Kontrakt. Ansvar for oppfølging. har gjennomgått avtalen Virgo har på gartnerarbeidet. Dette har gjort at utgiftene til dette arbeidet er halvvert. Plen ved delfelt B må fikses. Utbyggingsselskapet påstod de hadde gjort dette, men det stemte ikke og har sagt de skal fikse opp i det. Snørydding Avtale, ansvar for oppfølging, samordning og bestilling. Velforeningen har brukt Virgo til snørydding på parkeringsplasser. Disse eller eventuelt T.Haga maskin skal gjøre dette i år også. Arnt Kristian undersøker pris hos T.Haga. Det satses på at snøryddingen blir forbedret i forhold til fjor året. Sandkasser: Sanden i mange av sandkassene ble byttet ut tidligere i sommer. Det rapporteres allerede om mye katte og hunde avføring allerede, men det / Arnt Kristian
er for dyrt å bytte dette årlig. Forløpig planlegges bytting av sanden ca hvert 5. år. PAUSE (kaker og kaffe) 4 Sosialt Nissefest Trykking og utdeling av invitasjoner. Planlegging og arbeidsfordeling. Invitasjoner ble delt ut til grendelag som distribuerer. Oppgaver: Juletre og lys - Nisse Arnt Kristian fikser Fakler Lys og skjøte ledning - private + eventuelt kjøpe 2-3 stk - / Musikk Stereoanlegg, innkjøp 2-3000 kr Ved Godtepose (ca 100 stk) Ansvar diverse opplett Drikke og grøt Alle som kommer tar med sitt HMS Førstehjelpsskrin, hageslange - 5 Byggesaker Støytiltak felt B Status? Kommunen arbeider med løsningen. Antar arbeidet vil være klart til våren. Granvegen 26A Status? Eier er Kjell Stangborli. Han har eid bygget, men overtok ikke rettighetene til tomten før august 2010. Kommunen avventer evt. pålegg om utbedring. Grendelag F sammen med naboer og styret i velforeningen vil følge saken videre, eventuelt via media. Grillplass Lys. Det arbeides i grendelag E med muligheter for å montere belysning/strømuttak på grillplassen. Grendelaget lager en beskrivelse av teknisk løsning og kostnader. Styret sender søknad til kommunen.,, Arnt Kristian Tore/ Børge Byggesaker generelt Velforeningens arbeid. orienterte om kommunens praksis. Ingen byggesaker siden forrige styremøte. 6 Prosjekter Grendelagene Runde rundt bordet. Postkasser og stativ: Det begynner å bli ganske mange ødelagte postkasser. Hvordan sikre Arnt Kristian
kvalitet og design? Arnt utreder til neste møte hvem som eier utstyret, og hvilke regler som gjelder (les formingsveileder). 7 Media og kommunikasjon Parkering. Det er opparbeidet for få parkeringsplasser på feltet. Velforeningen har vært i kontakt med kommunen om dette => Reguleringsplan gjelder foran reguleringsbestemmelser. Ingen har rett på to parkeringsplasser. Beboere bes vise hensyn. Vedtektene Det er behov for å revidere vedtektene. Opprettelse av arbeidsgruppe. Vedtektene må muligens revideres. For å klargjøre hvilke vedtekter som må opp til revidering på generalforsamlingen går gjennom vedtektene og fremmer forslag på neste styremøte. Minnepinne Kommer Minnepenn med alt av innhold gjeldene for velforeningen ble delt ut til grendelag B, E og F. Øvrige grendelag får på neste møte. Kom gjerne med innspill på innhold. Historien om Skadberg Sør Velforeningen har mottatt 450 brosjyrer av utbyggingsselskapet. Disse deles ut i møtet for videre distribuering blant beboerne (1 stk pr. Boenhet). Brosjyrer distribuert til grendelag. 8 Nye saker Forslag til vedtektsendring Pkt. 5 F Beslutningsdyktighet, forslag om å senke oppmøte fra 20 % til 10 % for at GF skal være beslutningsdyktig. Bakgrunnen for dette er dårlig oppmøte de siste årene. Vi diskuterer forslaget (må uansett vedtas på GF og blir ikke gjeldende før 2012). sjekker vedtekter generelt til neste styremøte. 9 Diverse Honorarer fordeling redegjør for arbeidsmengde på neste styre møte. Eventuelt kommer med forslag til honorar/bonus for arbeid. Buss stopp Søppel, rutetider Dette ble tatt opp i etterkant av møtet. Ved grendelag F er det er uferdig buss stopp. Her
mangler søppel bøtte og rutetider, samt markering av buss stopp. undersøker mulig forbedringer med kommunen/kolombus.
Vedlegg Innspill til Styremøte17.11.2010 post 2, angående innternkontroll for Velforeningen Skadberg Sør Torjus Ravnås Hensikten med internkontroll i Velforeningen Skadberg Sør er at sikkerheten skal være så god som mulig, slik at beboerne til en hver tid er trygge i sine nærområder. Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at velforeningen planlegger, organiserer, utfører og vedlikeholder virksomheten sin i samsvar med krav fastsatt i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS). Hvilke lover og regler gjelder for oss? - Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) med Forskrifter (lekeplassutsrtyr) - Forskrift om sikkerhet ved lekeplassutstyr - Den norske standarden for lekeplassutstyr (NS-EN 1176) - Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø (arbeidsmiljøloven) med forskrifter???? Sysselsetter vi personell?? Er vi selv sysselsatt? Hvilke fokuspunkter må vi ha: Nærområdene (HMS) Lekeplasser (eget punkt) Dugnadene, må behandles spesielt Trafikksikkerhet Hvem er ansvarlig for at internkontrollforskriften ivaretas? Styret. Forsikring må vurderes for lekeplassene. Egen sak må legges fram for styret. Det skal finnes skriftlige beskrivelser av de farer og problemer styret har kartlagt, og over hvilke tiltak som er gjennomført eller skal gjennomføres for å hindre at ulykker oppstår. Forslag: HMS tema på hvert styremøte. Dokumenteres i IK-perm HMS-ansvarlig lager en Internkontrollperm (IK-perm) for å dokumentere arbeidet. Hvert enkelt grendelagsrepresentant har i forkant av styremøtet gått gjennom sitt grendelag og identifisert HMS-risikoer. I den grad det er mulig skal grendelaget ta opp HMS risikoen i grendelagsmøtet. Tiltak for å redusere risikoen, tidsfrist for lukking av tiltak og ansvarlig person skal identifiseres. Dette skal dokumenteres og presenteres styres. Styret vurderer eventuelle synergier som må overføres til andre grendelag. HMSansvarlig dokumenterer saken i IK-perm og sørger for at saken lukkes ved at ansvarlig har kvitert ut tiltakene. Styret godkjenner at HMS-risikoen er redusert til et tilfredsstillende nivå. HMS-risikoer som angår hele feltet eller fellesområder legges direkte fram for styret. Styret identifiserer da tiltak for redusere risikoen, tidsfrist for lukking av tiltak og ansvarlig person. HMS-ansvarlig dokumenterer saken i IK-perm og sørger for at saken lukkes ved at ansvarlig har kvitert ut tiltakene. Styret godkjenner at HMS-risikoen er redusert til et tilfredsstillende nivå. IK-perm kan enkel så ut slik: HMS risiko Dato identifisert Kompenserende tiltak/aksjon ansvarlig Tidsfrist for lukking av tiltak Saken lukket (sign)