Oslo kommunes bedriftsidrettslag (OKBIL)

Transkript

1 Oslo kommunes bedriftsidrettslag (OKBIL) OKBIL Stiftet 1949 Referat styremøte Dato: Tidspunkt: kl Sted: Kemnerkontoret Tilstede: Wenche, Tobias, Veronica, Dag, Bodil, Åse og Torun Sak Tema Ansvarlig 1. Referat fra møtet Referatet ble godkjent. Torun 2. Oppstart av basketgruppe Wenche har sjekket med Oslo Bedriftsidrettskrets og fått tilbakemelding om at basket ikke inngår i forsikringsordningen p.t. Må ev. melde oss inn på et senere tidspunkt. VEDTAK: Ulike skoler kontaktes med tanke på treningsmuligheter for basketgruppen. Når det gjelder forsikringer, sjekkes det hva som inngår i kommunalt ansattes forsikringsordning. Dag Torun

2 3. Oppfølging av bevilgede midler for 2017 Utkast til brev til finansbyråden om overføring av midler samt oppfølging av punkter fra samtalen i mars måned 2017, ble sendt ut samme dag. Vi har fortsatt ikke fått svar. Purring sendes. Torun sjekker også revidert budsjett for 2018 for å se om vi kan finne om det er foretatt avsetning i budsjettet også for neste år. Wenche/Torun Torun 4. Økonomi og regnskap / Oktober måned Veronica redegjorde kort for status. Ingen overraskelser så langt i året. VEDTAK: Regnskap tatt til orientering. 5. Innbetaling av egenandeler Det er nødvendig at grenlederne sender over liste på sine medlemmer for å få en full oversikt over antall og sjekke dette mot innbetalinger i bank. Grenlederne har ansvar for å følge opp at nye medlemmer meldes inn. VEDTAK: Grenledernes ansvar for oppfølging av innbetaling av egenandeler tas opp på grenledertreffet. Det sjekkes opp om det er mulig å foreta innkreving av egenandeler via vårt faktureringssystem. Wenche /Veronica Veronica 6. Regnskapsmateriale fra tidligere år Dag har ordnet dette, men vi trenger å leie et lager for oppbevaring av regnskapsmateriale samt annet utstyr tilhørende OKBIL. Mest praktisk med et minilager og ikke et lager knyttet til en av styremedlemmenes arbeidsplass. VEDTAK: Mulighet for leie og kostnad pr. måned sjekkes ut. Dag 7. Attestasjon av faktura

3 Vi har mottatt brikker fra banken som muliggjør attestasjon av to personer pr faktura. En brikke følger styreleder, den andre regnskapsansvarlig. 8. Registrering av medlemmenes virksomhetstilhørighet Veronica har innført en ny kolonne ved registrering av nye medlemmer slik at alle nye nå registreres med hvor de er ansatt. Dette krever også jevnlig oppfølging for å være oppdatert. Medlemmer fra tidligere år står fortsatt uten registrering av arbeidssted. Det må på sikt vurderes om dette skal oppdateres og i så fall hvordan. 9. DHL-stafetten 2018 Stafetten vil bli avviklet 19. juni Torun orienterte om møtet som er avholdt med representanter fra DHL-stafetten. Vi får 25 lag gratis også i 2018 dersom vi deltar. Vi kan også benytte oss av kompetansen til Hilde T. Lauritzen i Kikkut for informasjon om DHL-stafetten. VEDTAK: Det utarbeides en egen plan for vår involvering i arbeidet. Utkast skal utarbeides for drøfting. Torun/Bodil 10. Supplering av tilbehør til roll-ups, samt vimpel til utebruk Innkjøp er satt på vent til vi har avklart mulig lagringsplass. Se også punkt Grenledertreff 4. januar 2018 med dugnad for pakking av faktura Vi starter med pakking av fakturaer kl hos Veronica i Bydel Grünerløkka. Etter pakking bestilles bord på restaurant i nærmiljøet. I forbindelse med pakking av faktura er det viktig med informasjon til alle medlemmer om når faktura vil bli sendt ut, ønske om utmelding før årsskiftet og oppdatering av medlemmenes postadresser om noen skulle ha flyttet. Minne om oppdatering av e-postadresse og arbeidssted om dette er endret også.

4 VEDTAK: Grenlederne inviteres til pakking av medlemskort i forkant av middag. Det sendes ut invitasjon med påmelding til både pakking og bespisning, ev. deltagelse på en del av arrangementet. Det sendes ut en e-post til alle medlemmer om at faktura vil komme der vi ber om at ev. utmelding er bedriftsidrettslaget i hende før årsskiftet. Wenche Wenche 12. Vervekampanje Vi utarbeider et forslag til informasjon om bedriftsidrettslaget som kan oversendes alle virksomheter. Tar utgangspunkt i det som ble laget til DHL-stafetten. Målsetting er at flest mulige virksomheter orienterer nyansatte på introduksjonskurs om vårt tilbud. Muligens også utarbeide et par sider til bruk i PowerPoint presentasjon. VEDTAK: Tobias og Torun kommer evt. med forslag til forbedringer om nødvendig samt mulig presentasjon i PowerPoint. Tobias / Torun 13. Forslag fra Actic om aktivitetsdag sammen med OKBIL Interessant forslag som følges opp. Vårt forslag er at dette i så fall gjennomføres i februar, gjerne 28. februar eller en gang i uke Mulig skikurs i samarbeid med Skiforeningen Det avtales en pakkeløsning som vi kan benytte. Innhente pris. Wenche tar en telefon til uken for mer informasjon og presentasjon av våret ønske om pakketilbud. Wenche 15. Forespørsel fra ansatt i kommunalt foretak om medlemskap Det er ingen hindring for dette. Ansatte i kommunale foretak er ansatt på samme vilkår som i øvrige virksomheter. Neste styremøte 22. januar 2018 Torun Jonsdatter Sundland referent /sekretær

5 Vedlegg: Ingen

6

7