e 1 Flyteffektivitet og samarbeid på tvers Roar Iost rio@udi.no Prosessrådgiver Asylavdelingen, UDI
Lite om ID
Mer om samarbeid og flyt
#IDdagen14 @roar_iost
Dublin A til Å
Mohammed søker asyl i Norge
Registrering Etablere ansvar Vedtak Klagebehandling Ut av Norge 170 dager Første møte Retur
Kø Kø Kø Kø 170 dager Første møte Retur
Ali søker asyl i Norge
PU UDI ASA UDI RMA UNE Dublin A til Å «Ny flyt» 56 dager Første møte Retur
Hva har skjedd? Formål og bakgrunn Dublinløpet involverer 3 etater, samt andre medlemsstater. Sakene skifter eier en rekke ganger i saksprosessen, noe som medfører liggetider og en samlet sett for lang saksbehandlingstid. Prosjektet skal jobbe tverrgående. Ved kartlegge hele Dublinprosessen fra registrering hos PU til uttransport er gjennomført skal prosjektet identifisere tiltak som gjør at vi samlet sett sikrer kortere saksbehandlingstid fra registrering til gjennomført uttransport. I prosjektperioden skal det også gå parallelle aktiviteter «lokalt», som skal sikre at hver etat oppnår kortest mulig gjennomløpstid. Tidsramme og ressursbruk Prosjektet starter i uke 2 2014 avsluttes ca 11. april 2014. Prosjektets leveranser Kartlegge dagens prosesser med behandlingstider og ventetider, gjennom verdistrømanalyse og dataanalyser Oppsummert styrker og svakheter i dagens saksflyt i Dublinsakene, med fokus på ansvarsskiftene mellom de ulike etatene i flyten Etablert nye prosesser, med mest mulig uavbrutt flyt og uten tidsspill det skal være klart avstemte avtaler ved hvert ansvarsskift Etablert felles målformuleringer om saksbehandlingstid både i hver delprosess og samlet fra registrering til uttransport Kritiske suksessfaktorer Styringsgruppe aktivt inne og driver prosessen framover, tar løpende avklaringer Sikre eierskap til ny løsning gjennom bred involvering av berørte parter i etatene Intern fronting av prosjektet fra involverte ressurser i alle parter God informasjonsflyt om prosjektet til alle berørte parter Sikre sammenheng med andre prosjekter som grenser til dette, slik som Realitetsorienteringsprosjektet, inkl strategisk mottaksplassering (UDI, med involvering av de andre etatene) Bedre håndtering av kriminelle søkere (UDI) Forsvunnet-prosjektet (PU) God saksflyt (UNE) EMA «avviksprosjekt» (UDI) 11
Hvordan gikk vi fram? Dato Aktivitet Andre ressurser 10.01.2014 Oppstartsmøte styringsgruppe 13.01.2014 Infomøte UDI 14.01.2014 Oppstartsmøte prosjektgruppa 20.01.2014 Infomøte PU 20.01.2014 Infomøte UNE 21.01.2014 VSM (registrering, ANK, DUB) Bård G (PU), Natalia (ANK) 22.01.2014 VSM (DUB) 24.01.2014 Statistikkuttrekk PU 28.01.2014 VSM (DUB, UNE, PU) Vegar V (PU) 29.01.2014 VSM (PU, mottak, IOM) + oppsummere problemer Rune (Hvalsmoen), Irma (Torshov), Salih (IOM) 04.02.2014 Tallanalyse, oppsummere problemer 05.02.2014 DIALO (PU) + VSM DUB til Norge X fra OSL-tjenesten 07.02.2014 VSM EMA Snjezana (BFE), Uta (DUB), Inger (DUB) 12
Vi fant mange problemer store og små 13
14
15
16
17
18
19
4 måneder kortere tid fra A til Å 200 180 Antall dager pr trinn i DUB-prosessen 160 140 120 170 100 80 Ny flyt 2013 60 40 56 20 0 Reg -> INN UDI Inn UDI -> anm sendt Anm sendt - > vedtak Vedtak -> UIV UIV -> UT A til Å Grunnlag «Ny flyt»: 297 saker som pr 05.11 har passert alle trinn 20
Nytt perspektiv
Bedre Dublin-flyt gir mange gevinster 500+ plasser i mottak 70 millioner/år Mindre kriminalitet Frigi kapasitet i politiet 22
Hva har vi lært? Vi klarer å samarbeide på tvers Vi har endret tankesett Hovedstrømmen flyter 23
Vi må ha felles fokus i hele kjeden frode.forfang@udi.no Flyt i saksbehandlingen i UDI kristin.kvigne@politiet.no Effektive uttransporter fra Norge ingunn-sofie.aursnes@une.no God saksflyt i UNE
Er det flyt i «ID-løpet»?
Har dere kartlagt prosessene?
Jobber dere med å fjerne sløseri?
Tenker dere på brukeren?
Bonus: for deg som vil ha alt på 1 lysbilde!
«Dublin A til Å» Første felles prosjekt UDI UNE Politiet (PU) 1 av 5 som søker asyl i Norge blir sendt tilbake til et annet europeisk land (etter «Dublinavtalen») Sakene må gjennom mange ledd: PU (sak INN) UDI (kontakte annet land + fatte vedtak) UNE (klage) PU (uttransport) Det er viktig for søkerne og norske myndigheter at overføringen tilbake til det andre landet går raskt «Vi kan ikke få gjort noe med tiden i Norge» «Sakene ligger kort tid i min etat det er de andre som somler» «Vi har prøvd det meste før» Kurante saker men lang samlet oppholdstid (6 måneder) Svak operativ samhandling mellom UDI, UNE og PU Bunker i alle ledd dårlig flyt Mye kriminalitet Søkere bor langt fra PU, som skal uttransportere Vi skal redusere tiden fra ankomst til uttransport fra Norge betraktelig Vi kvitter oss med bunkene og får flyt i prosessen Vi lar søkerne bo der det er enklest å uttransportere dem bruker asylmottakene strategisk Vi samarbeider tett på tvers mellom UDI, UNE og PU på operativt nivå 4 måneder kortere botid i Norge Færre søkere forsvinner Frigitt kapasitet i politiet 68% redusert saksbehandlingstid Problem Kartlegging Mål Tiltak Resultat Mindre kriminalitet Vi har brukt Lean-metodikk i prosjektet Dato Aktivitet Andre ressurser 10.01.2014 Oppstartsmøte styringsgruppe 13.01.2014 Infomøte UDI 14.01.2014 Oppstartsmøte prosjektgruppa 20.01.2014 Infomøte PU 20.01.2014 Infomøte UNE 21.01.2014 VSM (registrering, ANK, DUB) Bård G (PU), Natalia (ANK) 22.01.2014 VSM (DUB) 24.01.2014 Statistikkuttrekk PU 28.01.2014 VSM (DUB, UNE, PU) Vegar V (PU) 29.01.2014 VSM (PU, mottak, IOM) + oppsummere problemer Rune (Hvalsmoen), Irma (Torshov), Salih (IOM) 04.02.2014 Tallanalyse, oppsummere problemer 05.02.2014 DIALO (PU) + VSM DUB til Norge X fra OSL-tjenesten 07.02.2014 VSM EMA Snjezana (BFE), Uta (DUB), Inger (DUB) Vi har god statistikk og oversikt over alle saker i omløp Vi organiserer oss i team med stort ansvar og eierskap til flyt i prosessen Vi jobber litt smartere for hver dag som går Økt motivasjon hos medarbeidere 70 mill sparte utgifter til mottak 500+ plasser i asylmottak frigjort Kun egne ressurser ingen konsulenter Endret tankesett + bedre prosess = resultater!
Vil du vite mer? Ta kontakt! hedvig.mogens@politiet.no Effektive uttransporter fra Norge martin.koldaas@udi.no Kan alt om Dublin og prosjektet roar.iost@udi.no Lean og prosjektledelse ingvild.moen@une.no Lean og God saksflyt i UNE
www.udi.no
Alle ikoner er hentet fra The Noun Project, med følgende designere (de som ikke er nevnt nedenfor er fritt tilgjengelige): Luis Prado Claire Jones Juan Pablo Bravo Luis Prado Alv Jørgen Bovolden Mark Shorter Gracelle Mesina Ainsley Wagoner Luis Prado Shane Miller Joshua McMahan Luis Prado