Sykehuset Innlandet HF Styremøte 20.02.2014 SAK NR 020 2014 STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Forslag til VEDTAK: 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret legger til grunn at Sykehuset Innlandet bidrar til å realisere strategiplan og mål for innkjøp og logistikk i Helse Sør-Øst. Oppdrag og bestillerdokumentet i Helse Sør Øst følges opp gjennom revidert handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per 31.12.2014 og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial 2015. Brumunddal 13. februar. 2014 Morten Lang-Ree administrerende direktør Saksbehandler: divisjonsdirektør Bård Are Bjørnstad / avdelingssjef Karl Løkken
SAKSFREMSTILLING SAK NR. 020 2014 STATUS OG HANDLINGSPLAN FOR INNKJØP OG LOGISTIKK I SYKEHUSET INNLANDET HF Bakgrunn Styret behandlet den 28.2.2013 i sak 014-2013, risikovurdert status og handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. Følgende vedtak ble fattet ved siste styrebehandling: 1. Styret tar risikovurdert statusrapport for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF til etterretning. 2. Styret ber om at Sykehuset Innlandets bidrag til realisering av strategiplan i Helse Sør-Øst og oppfølging av styringsmål fastsatt i oppdrag og bestillerdokumentet tas til etterretning gjennom handlingsplan for innkjøp og logistikk i Sykehuset Innlandet HF. 3. Styret ber om at utvikling og status innenfor målområdene rapporteres til styret gjennom tertialrapporteringen. 4. Styret ber om at en risikovurdert status per 31.12.2013 og revidert handlingsplan legges fram samlet for styret i løpet av første tertial 2014. Saksframstilling Basert på punkt 4 i vedtaket ovenfor har divisjonsdirektør for Eiendom og internservice med sine fagavdelinger for innkjøp og logistikk foretatt en statusgjennomgang av innkjøp og forsyningsvirksomheten i foretaket. Et sentralt element i arbeidet har vært å risikovurdere status og justere retningen på tiltak for å nå styringsmålene. Handlingsplanen består av seks hovedtiltaksområder. Hvert av hovedområdene har underliggende tiltak som har vært del av risikovurderingen. I det videre vil det bli redegjort for status, risikovurdering og eventuelt justert retning på tiltak for hovedområdene. Handlingsplanen med risikomatrise og anskaffelsesplan følger som vedlegg. Statusbeskrivelse og kommentarer per 31.12.2013 Anskaffelser og avtaledekning Effektive og kostnadsbesparende anskaffer er viktig for at foretaket skal nå sine økonomiske mål samtidig som vi skal etterleve lovkrav, krav til kvalitet i utstyr og materiell og ivareta foretakets omdømme. Side 2 av 5
Foretaket har hatt stabile og gode måleresultater på styringsmålet om andel kjøp på avtale (avtaledekning). Per 31.12.2013 har SI oppnådd en andel på 73,6 % som er en liten nedgang sammenlignet med tidligere målinger i 2013. Dette er også noe under målet fra eier om 80 % kjøp på avtale, men vi vil allikevel si at foretaket har gjennomgående god avtaledekning som dekker behov i foretakets virksomhet på en tilfredsstillende måte. Elektroniske bestillingsløsninger(e-handel) Innkjøp via elektroniske bestillinger (e-handel) er en effektiv og sikker måte å gjøre bestillinger på rett avtale og til rett pris. Resultatutviklingen innen e-handel er derfor en viktig indikator på hvor god kontroll foretaket har på sine innkjøp. Per 31.12.2013 har SI en andel e-handel på 56,01 % mot 47,71 % per 31.12.2012. SI har allikevel ikke nådd målet på 70 % andel e-handel i 2013. Men utviklingen går i riktig retning og indikerer at arbeidet med bruk av elektroniske verktøy for effektive bestillingsprosesser implementeres i stadig større deler av organisasjonen. Logistikk og forsyning Når det gjelder kjøp fra Helse Sør-Øst Forsyningssenter har SI ikke nådd omsetningsmålet for 2013 på 57,28 millioner kroner. Dette selv om vi etter 1. tertial lå over budsjettet. Årsaken til at omsetningsmålet ikke er nådd, er hovedsakelig at omlegging av nye varekategorier og -grupper ved Forsyningssenteret er forsinket i forhold til planen som lå til grunn for budsjettet. Omsetningen har derfor ikke økt som forutsatt i budsjettet. Kjøp fra Forsyningssenteret i 2013 er oppsummert i tabellen under. Oppnådd Budsjett Avvik Sum 1 tertial 17 050 023 16 019 777 1 030 246 Sum 2 tertial 16 580 787 18 094 391-1 513 604 Sum 3 tertial 21 990 547 23 165 832-1 175 285 Sum -1 658 643 Andelen aktiv forsyning (automatisk varepåfylling fra sentrallageret) viser en svak fallende trend i 2013. Ettersom målet er å ha en størst mulig andel aktiv forsyning, er det startet opp et eget prosjekt som skal optimalisere aktiv forsyning ved alle sykehusene i SI i løpet av 2014. Informasjon og opplæring Det var vært iverksatt mange tiltak for å legge til rette for mer informasjon om innkjøp og avtaler på foretakets intranettsider i 2013. Dette skal bidra til målrettet informasjon til alle bestillere og brukere av våre leverandøravtaler. Foretakets innkjøpsavdeling har i løpet av 2013 hatt opplæringstiltak på flere temaer innen offentlige anskaffelser. Videre er det gjennomført en brukerundersøkelse som viser et behov for mer opplæring i innkjøp generelt og bruk av elektronisk handel spesielt. Dette vil bli fulgt opp i 2014. Side 3 av 5
Internkontroll og rapportering For å sikre at foretakets bestillere har tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre sine innkjøp slik at foretaket ikke blir påført uønskede økonomiske konsekvenser eller omdømmemessig risiko, følges innkjøpsvirksomheten opp på flere nivåer. Foretakets samlede innkjøpsvirksomhet følges opp gjennom tertialvise målinger og rapportering fordelt på samtlige divisjoner. Denne oppfølgingen skal støtte opp om våre interne kvalitetsmål og eksterne styringsmål til eier. Rapportering gjennomgås på divisjonsnivå med alle ledere i organisasjonen. Handlingsplan for 2014 Mange av måleområdene gjennom OBD for 2014 blir fulgt opp med prosjekter og tiltak som samordnes og ledes av eier. God styring av innkjøpsvirksomheten i foretaket er avhengig av et nært samarbeid med eier og de andre helseforetakene. Gjennom overordnede mål i strategisk plan og styringsmålene i OBD har Sykehuset Innlandet fått et klart mandat som går i retning av å støtte opp om mer samordning regionalt og nasjonalt. Videre skal foretaket sørge for at fagpersoner som representerer målgruppene for de ulike anskaffelsene blir delaktige i vårt innkjøpsarbeid. Dette gjelder særlig på regionale og nasjonale anskaffelsesprosjekter. Den nye handlingsplanen tar også med seg tiltak på bakgrunn av statusgjennomgangen av innkjøpsvirksomheten og fjorårets handlingsplan. Et viktig fokusområde for 2014 vil være å få på plass gode rutiner som kan bidra til videre utvikling av kategoribaserte innkjøp og kostnadseffektiv bruk av felles rammeavtaler. For å sikre god avtaledekning i SI er egen plan for anskaffelser etablert. Denne er kvalitetssikret opp mot regional plan (Sykehuspartner). Innkjøpsavdelingen vil, sammen med våre fagmiljøer, bidra til at SI kan gjennomføre gode, målrettede anskaffelser både lokalt, regionalt og nasjonalt. Styringskrav innkjøp og logistikk fra Helse Sør-Øst RHF for 2014 I OBD er det gitt følgende styringskrav for levering av innkjøp og logistikktjenester for 2014: Oppnådd 80 % bruk av avtaler. Oppnådd 70 % bruk av innkjøpssystem. Oppnådd 90 % bruk av elektronisk produktkatalog. Brukt Forsyningssenteret for innkjøp med 65 millioner kroner. Gjennomført en vurdering av hvordan forsyningskjeden fungerer lokalt og tilrettelegge for endring av forsyningsstruktur til større andel leveranser fra regionalt forsyningssenter og begrensning i lokalt lagerhold. Det må tilstrebes en reduksjon i kapitalbinding og svinn. Side 4 av 5
Administrerende direktørs vurdering Eier stiller høye krav til innkjøp- og logistikk i helseforetaket. For å nå målene er det viktig å lykkes i samhandlingen med fagmiljøene og sørge for bred medvirkning i viktige prosjekter både regionalt og nasjonalt. For foretaket er det viktig at fagavdelingene for innkjøp og forsyning sørger for at SI etterlever lov- og forskriftsmessige krav til offentlige anskaffelser, samt at SI oppnår økonomiske besparelser, god kvalitet og en god forsyningstjeneste til foretakets kjernevirksomhet. SI har regelmessig og god oppfølging av innkjøpsvirksomheten. Dette gir innkjøp et betydelig ledelsesmessig fokus som er nødvendig da en stor del av foretakets økonomi er knyttet til innkjøp og en effektiv forsyningstjeneste. Eier forventer en dreining mot mer innkjøpssamarbeid og at flere prosjekter løftes opp på nasjonalt nivå. SI er av den oppfatning at utviklingen med mer innkjøp- og logistikksamarbeid på tvers av foretakene kan være både utfordrende og tidkrevende. Styrket samhandling er bra på mange områder, men det er også en del utfordringer med nasjonale avtaler når det gjelder å oppfylle krav til standardisering, faglig kvalitet, lokale tilpasninger og egnethet. Foretaket vil i større grad enn tidligere gjøre egne risikovurderinger av disse kravene før man slutter seg til nasjonale innkjøpsprosjekter. Administrerende direktør har i tillegg til de krav som er stilt til Sykehuset Innlandet gjennom foretaksmøtet på dette området, satt følgende mål i forhold til innkjøpsområdet for 2014: Etterlevelse av lover og regler, sunn forretningsmessig drift og effektiv ressursbruk skal ligge til grunn for innkjøpsarbeidet i Sykehuset Innlandet. Godt tverrfaglig samarbeid om viktige anskaffelser skal bidra til at våre avtaler oppleves som gode og målrettede og støtter opp om kjernevirksomheten på best mulig måte. Sykehuset Innlandet skal ha fokus på kvalitet, etisk standard og omdømme i sin samhandling med leverandørmarkedet. Foretaket er en av distriktets største oppdragsgivere og våre innkjøp er derfor av stor samfunnsmessig betydning. Administrerende direktør vil følge opp styringskravene og målene som er satt for divisjonene gjennom tertialvise rapporteringer og oppfølgingsmøter gjennom året. Vedlegg: - Kategorisering og vurdering av risikoområder - Handlingsplan for innkjøp og logistikk 2014 - Anskaffelsesplan for 2014 Side 5 av 5