MØTEINNKALLING Oppvekst, skole- og kulturutvalg Dato: 25.08.2015 kl. 15:00 Sted: Nes Ungdomsskole, Personalrommet Arkivsak: 12/00620 Arkivkode: 033 Eventuelle forfall meldes snarest til møtesekretær tlf 32068300 eller postmottak@nesbu.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale Informasjon fra rådmannen: Oppussing på ungdomsskolen Forberedelser sak om barnehageutbygging SAKSKART Side Saker til behandling 21/15 15/00725-1 Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune 2 22/15 15/00657-1 «Sammen i barnehagen» - Plan mot utestenging og mobbing 3 23/15 15/00658-1 Likestillingsplan for barnehagene i Hallingdal 5 24/15 15/00659-1 25/15 15/00660-1 Plan for kompetanseutvikling i barnehagene i Hallingdal 2015-2020 Prosjektet "Felles løft for tidlig innsats"; Rapport steg 2 overgang barnehage-skole og prosjektplan steg 3 skole. 6 8 26/15 15/00370-2 Tilleggsbevilgning kulturbudsjettet 2015 12 Referatsaker 13/15 15/00038-13 Økonomirapport oppvekst, skole og kultur juli 2015 16 Nesbyen, 19.08.2015 Per Rune Andersen leder 1
Saker til behandling 21/15 Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune Arkivsak-dokument: 15/00725-1 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 1 Helse- og sosialutvalget 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 21/15 1 Teknisk utvalg 25.08.2015 38/15 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret Vedlegg: Halvårsrapport Saksopplysninger: Hensikten med halvårsrapport er å orientere om økonomisk status i forhold til vedtatt budsjett og i forhold til mål og målsettinger som ble fremmet i budsjettet for 2015 og handlingsplan 2015 2018. Den skal danne grunnlaget for eventuelle justeringer som bør gjennomføres i løpet av året. Halvårsrapporten blir derfor først og fremst en avviksrapport, men også en orientering om den økonomiske status. Det er i år utarbeidet en felles halvårsrapport for kommunens virksomhet. Rapporten viser et regnskap med netto 18 millioner før finanstransaksjoner mot 14 millioner i 2013. Periodisert budsjett tilsier imidlertid at en etter 1. halvår burde hatt et netto driftsresultat på 26 millioner. Utarbeidet prognose fra enhetene tilsier at en vil ha et negativt avvik på 3 millioner når regnskapet gjøres opp pr. 31.12. Rådmannen vil komme tilbake med en budsjettreguleringssak for å få lagt de nødvendige føringer for å oppnå kommunestyrets intensjon om avsetninger til disposisjonsfond. Vurdering: Svikt i skatteinntektene vil bli delvis kompensert gjennom økt rammetilskudd. Nes kommune må imidlertid forvente at samlede frie inntekter vil bli noe redusert i forhold til hva som ble lagt til grunn for budsjett 2015. Sett i lys av reduserte frie inntekter, er det viktig å få foretatt de nødvendige budsjettreguleringer. Rådmannens innstilling: Halvårsrapport 1. halvår 2015, Nes kommune tas til orientering 2
22/15 «Sammen i barnehagen» - Plan mot utestenging og mobbing Arkivsak-dokument: 15/00657-1 Arkivkode: --- A10 &30 Saksbehandler: Else Skogen Tandberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 22/15 Saken avgjøres av: Oppvekst, skole- og kulturutvalget Vedlegg: Plan mot utestenging og mobbing Dokument i saken: Rutine mot utestenging og mobbing. Saksopplysninger: De siste årene har det vært økt fokus på mobbing som et betydelig samfunnsproblem i Norge og at negativ adferd mot ban kan gi langvarige skader. I den senere tid har det også blitt satt fokus på at mobbing forekommer i barnehagen. Voksne har ansvar for barns oppvekstmiljø. Forebygge og stoppe mobbing er og blir et voksenansvar, men det blir også viktig å motivere barna til å si fra når andre ikke har det bra. Voksne må ikke stilltiende akseptere at barn blir utsatt for negativ adferd over tid. Det skal tydelig vises at utestenging og mobbing er uakseptabelt. Tidligere har begrepene erting og utestenging vært mer vanlig å bruke om barnehagebarn. Nå har begrepet mobbing blitt akseptert å bruke om systematisk negativ adferd retta mot bestemte barn og tid. Derfor er begrepet mobbing brukt i denne planen. Barnehageansvarlige i Hallingdal har gått sammen om å lage en plan mot utestenging og mobbing som skal gjelde for barnehagene i alle kommunene. Alle barnehagene har fått anledning til å komme med innspill til planen. I tillegg til planen er det utarbeidet en rutine med ansvarlig og frister for gjennomføring. Forhold til overordnet plan: Storting og regjering har gitt føringer for arbeidet med mobbing og psykososialt miljø, og følgende dokumenter forplikter barnehagene til å arbeide med temaet: - Manifest mot mobbing - Lov om barnehager - Rammeplan for barnehager - Veileder «Barns trivsel voksnes ansvar» - Forskrift om miljørettet helsevern i barnehage 3
- Stortingsmelding nr 16 «og ingen stod igjen. Tidlig innsats for livslang læring» Miljøkonsekvenser: Gode læringsmiljøer for alle barnehagebarn, der alle opplever trygghet og inkludering. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Barnehagene på Nes er positive til planen og ser fram til å ta den i bruk fra høsten 2015. I tillegg til å være informativ og oversiktlig, er den også et godt arbeidsredskap med mange gode råd og tiltak. Planen skal gjøres kjent for foreldre/foresatte, da det er svært viktig at de involveres både i det forebyggende arbeidet, men også når det forekommer mistanke om mobbing og/eller utestenging blant barna. Rådmannens innstilling: Plan mot utestenging og mobbing, «Sammen i barnehagen», tas til orientering. 4
23/15 Likestillingsplan for barnehagene i Hallingdal Arkivsak-dokument: 15/00658-1 Arkivkode: --- A10 &30 Saksbehandler: Else Skogen Tandberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 23/15 Saken avgjøres av: Oppvekst, skole- og kulturutvalget Vedlegg: Likestillingsplan for barnehagene i Hallingdal Dokument i saken: Ingen Saksopplysninger: Barn trenger både mannlige og kvinnelige rollemodeller. Barn i barnehagen trenger å få oppleve at både kvinner og menn kan ta del i omsorg og være med i alle aktivitetene i barnehagen. Planen er utarbeidet av barnehageansvarlige i Hallingdal i samarbeid med gruppa «Menn i barnehagen» (MIB). Alle barnehagene har fått mulighet til å uttale seg om planen. Det er utarbeidet både mål og tiltak i planen. Forhold til overordnet plan: Følgende dokumenter er bakgrunn for likestillingsarbeidet i Norge: - Likestillingsloven - Barnehageloven - Rammeplan for barnehager - Handlingsplan for likestilling i barnehage og grunnskoleopplæring. Miljøkonsekvenser: Barnehager som prioriterer likestillingsarbeid. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: En likestillingsplan for Hallingdal er med på å sette fokus på arbeidet generelt og forplikte barnehagene til å jobbe med dette. Siden det er få menn som jobber i barnehagene i Hallingdal er det viktig at planen fokuserer på å beholde og rekruttere menn til yrket. Rådmannens innstilling: Likestillingsplan for barnehagene i Hallingdal tas til orientering. 5
24/15 Plan for kompetanseutvikling i barnehagene i Hallingdal 2015-2020 Arkivsak-dokument: 15/00659-1 Arkivkode: 430 A10 &30 Saksbehandler: Else Skogen Tandberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 24/15 Saken avgjøres av: Oppvekst, skole- og kulturutvalget Vedlegg: Plan for kompetanseutvikling i barnehagene i Hallingdal 2015-2020 Dokument i saken: Handlingsprogram for barnehagene i Hallingdal 2015-2020 Saksopplysninger: Et godt barnehagetilbud for alle barn avhenger av personalets kompetanse. Bare kompetente ansatte kan sikre at barnehagen oppfyller sitt samfunnsmandat i tråd med barnehagens formål og rammeplan. Denne kompetanseplanen er en videreføring av tidligere plan gjeldende for perioden 2011 2014 og er utarbeidet av de seks kommunene i Hallingdal. Barnehagene har i perioden 2010 2014 deltatt i prosjektet Felles løft for tidlig innsats. Dette prosjektet var vellykket, og man ønsket å videreføre arbeidsmetodene til senere prosjekter. Alle barnehagene i Hallingdal har nå KUPP-samlinger (kompetanseheving av pedagogiske prosesser) med temaer som Barnehagens psykososiale miljø og Psykisk helse. Målgruppen for denne kompetanseutviklingsplanen er alle ansatte i barnehagene. Forhold til overordnet plan: Kunnskapsdepartementet har gitt noen sentrale føringer for kompetansesatsingen som denne planen tar hensyn til. Økonomiske konsekvenser: Opplæringen dekkes av barnehagenes egne kompetansemidler samt at det blir gitt tilskudd til dette fra Fylkesmannen. 6
Vurdering: Et regionalt samarbeid om kompetanseheving medfører både økonomiske og faglige fordeler ved at man kan ha felles kurs og felles foredragsholdere, samt at man kan samarbeide på tvers av både barnehager og kommuner siden alle har hørt og lært det samme. Rådmannens innstilling: Plan for kompetanseutvikling i barnehagene i Hallingdal 2015 2020 tas til orientering. 7
25/15 Prosjektet "Felles løft for tidlig innsats"; Rapport steg 2 overgang barnehage-skole og prosjektplan steg 3 skole. Arkivsak-dokument: 15/00660-1 Arkivkode: --- A10 &14 Saksbehandler: Else Skogen Tandberg Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 25/15 Saken avgjøres av: Oppvekst, skole- og kulturutvalget Vedlegg: 1. Prosjektrapport «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal», Steg 2 overgang barnehage skole 2. Prosjektplan «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal», Steg 3 skole 2015-2017 Dokument i saken: 1. Samarbeidsavtale mellom Statped sørøst og Hallingdalsregionen, revidert 2014 (avslutning steg 2) 2. Grunnlagsdokument: Pilotprosjekt «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal» Overordna prosjektplan 2010-2014. 3. Prosjektplan «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal,» Steg 2 overgang barnehageskole 2013-2014 4. Prosjektrapport «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal», Steg 2 overgang barnehage-skole m/12 vedlegg. 5. Revidert samarbeidsavtale mellom Statped sørøst og Hallingdalsregionen 2015-2017. Saksopplysninger: Prosjektet «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal», Steg 2 overgang barnehage skole er avsluttet. Resultatet av prosjektet er bl.a. den nye planen for overgang barnehage skole i Nes kommune (behandlet i OSK i desember 2014). Nå kommer evalueringsrapporten. Steg 2 overgang barnehage-skole ble avsluttet med gjennomføring av en ståstedsanalyse i desember 2014 for alle som deltok i prosjektet fra barnehagene og skolene i Hallingdal. I tillegg er det gjennomført sluttevaluering i alle kommunene som inkluderer erfaringer fra alle barnehager, skoler, helsestasjoner og begge PPT-kontorene. Konklusjonene er innarbeidet i en rapport for hver kommune som igjen er samlet i en prosjektrapport for Hallingdal (vedlagt saken). Samarbeidet med Statped er forankret i en samarbeidsavtale som ble revidert våren 2014. Denne kommer i tillegg til rammeavtalen for samarbeid mellom Statped sørøst og kommunene som ble undertegnet med hver kommune i 2013. 8
Alle barnehagene og barneskolene i Nes har vært med i prosjektet «Felles løft for tidlig innsats», steg 2. Tidlig innsats er her forstått som innsats på et tidlig tidspunkt i barnets liv, og tidlig inngripen i problem som oppstår og/eller blir avdekket i førskolealder. En til tre ressurspersoner fra hver enhet (styrer, rektor og pedagoger i barnehage og skole), representanter fra helsestasjon og PPT har deltatt på 2 samlinger med 3 dager og 2 samlinger med 1 dag. I tillegg ble det arrangert kurs og planleggingsdager for alle ansatte som arbeider med barn opp til 10 år. Etter samlingene ble hele personalgruppa i barnehagene og skolene involvert i arbeidet ved hjelp av handlingsplaner og utviklingsarbeid/oppgaver. Alle ressurspersonene har vært engasjert i arbeidet med utarbeidelse av planen for overgang barnehage-skole. Det ble gjennomført 2 ståstedsanalyser (spørreundersøkelser) blant alle barnehage- og skoletilsatte som arbeider med barn fra 3 år og inntil 4.klasse i løpet av denne 2-årsperioden. 50 % av pedagoger og assistenter i barnehagen og 40 % av pedagoger i skolen er positive til nytten av ståstedsanalyse i utviklingsarbeidet på egen arbeidsplass og i kommunen. Ståstedsanalysen har også vært et nyttig verktøy for å planlegge innhold på samlingene og for å velge ut fagstoff til implementering på egen arbeidsplass. Ståstedsanalysen viser også at hovedmålene for prosjektet er gjennomført på en god måte. Et hovedmål er at alle skal bidra til et helhetlig opplæringsløp fra barnehage til skole. Her svarer 82 % at de har lært mye nytt gjennom prosjektet. Rapporten for kommunen viser også at det er blitt et tettere samarbeid mellom barnehage og skole, og at 84 % opplever at prosjektet har ført til en tryggere og mer planlagt skolestart for barn og foreldre. Rapporten viser at prosjektet har vært spesielt vellykka og lærerikt for ansatte i barnehage og skole på disse områdene/delmålene: - Felles forståelse for at skole og barnehage bygger på hverandres arbeid med språk og sosial utvikling tilpasset hvert enkelt barn - Foreldre er aktive i overgangsprosessen - Sikrer tverrfaglig samarbeid knyttet til overgangen - Utviklet gode rutiner for informasjonsflyt knyttet til enkeltbarn og barnegrupper ved overgangen som involverer foreldre og aktuelle samarbeidspartnere. Kritiske suksessfaktorer/noe som hadde gjort prosjektet enda bedre: - Det må sitte ansatte i prosjektgruppa som har myndighet til å ta avgjørelser. - Flere ressurspersoner fra hver barnehage og skole ville styrket implementeringen av ny kunnskap til personalgruppene. - Mer tid til utviklingsarbeid og samarbeidsmøter mellom personalet. - Flere kurs for assistenter både i barnehage og skole. - Ett tema burde være knyttet direkte til arbeidet helsesøstergruppa har med skolestarterne. Steg 3 skole er siste del av prosjektet «Felles løft for tidlig innsats». Denne delen ble introdusert på en planleggingsdag høsten 2014 for alle ansatte på småskoletrinnet og SFO. Våren 2015 har prosjektgruppa for steg 3 utarbeidet ny prosjektplan og forberedt oppstart av seminarrekka for ressurspersonene i skolene som starter høsten 2015 (enkelte skoler involverer 1. 7.trinn). Kommunene i Hallingdal gjennomfører steg 3 skole i perioden 2015 2017. 9
Ved omorganisering av Statped til store regioner har alle kommunene i Hallingdal underskrevet en rammeavtale som er forankret både politisk og administrativt (2013). Rammeavtalens formål er å bidra til at barn, unge og voksne med spesielle behov får et likeverdig, tilpasset og inkluderende opplæringstilbud. Avtalen er videreført for Steg 3 og underskrevet av rådmennene i Hallingdal. På samme måte som Steg 1 og Steg 2 er det utarbeidet en prosjektplan for Steg 3 skole som er lagt ved saken. Videreføring av prosjektet til skole vil ha hovedfokus på språkvansker det første prosjektåret og helhetlig lese- og skriveopplæring det andre prosjektåret. Arbeidsmåter og organisering blir stort sett slik som Steg 1 og 2. Prosjektansvarlig fra Statped sørøst er Jan Mossige. Statped bidrar med egne forelesere til begge temaene. Miljøkonsekvenser: Ingen Helse-/miljø og beredskapsforhold: God språklig og sosial utvikling gir bedre gjennomføring av hele oppvekstløpet. Økonomiske konsekvenser: I et samfunnsperspektiv vil tidlig forebyggende arbeid spare samfunnet for «repareringskostnader». Statped har tatt på seg et større økonomisk ansvar etter omorganiseringen ved at de betaler alle kostnader knyttet til egne ansatte. Gjennom avtalene for avslutning av Steg 2 og den nye for Steg 3 får Hallingdal ressurser både til organisering, prosjektgruppemøter, styringsgruppemøter og forelesere gjennom tre år for deres ansatte. Dette har ført til en kostnadsreduksjon for prosjektet. Regionrådet har støttet prosjektet med skjønnsmidler til utviklingstiltak fra Fylkesmannen siden 2011. I 2013 og 2014 utgjorde dette kr. 650 000. I 2015 går ikke disse midlene til utviklingstiltak i regionen og et viktig bidrag blir derfor borte. Siden avtalen med Statped er blitt bedre, har Steg 2 brukt mindre enn budsjettert. Restbeløpet overføres til Steg 3. I tillegg har kommunene brukt egne kompetansemidler og stor egeninnsats. Tidsbruken for egeninnsatsen er verdsatt til 2,8 millioner kroner. Vurdering: Prosjektet Felles løft for tidlig innsats er i samsvar med kommunale målsettinger. Prosjektet er en grunninvestering som bidrar til at målene for arbeidet i barnehage og skole blir nådd. For ansatte i barnehagene og skolene på Nes har Steg 2 hatt stor nytteverdi. Det er utarbeidet tiltak gjennom overgangsplanen som ivaretar barn på en bedre måte enn tidligere, og personalet har blitt mye mer bevisst på sin egen rolle i arbeidet med barna. Helsestasjon og PPT hadde ønske om at mer kunnskapsformidling var rettet mot dem spesielt. For PPT skjer dette nå gjennom et eget prosjekt organisert av Statped. 10
Videre utvikling av tema fra Steg 2 overgang barnehage skole blir ivaretatt ved jevnlige evalueringer av innholdet i overgangsplanen. Videreføring av Steg 3 skole er en naturlig forlengelse av dette prosjektet for skolene, helsestasjon og PPT. Resultatet vil bli et helhetlig opplæringsløp for barn i barnehage og skolen når Steg 3 er gjennomført. Samarbeidet med de ulike instansene i prosjektet har vært vellykket både innad i Nes kommune og på tvers av kommunene i Hallingdal. Det er viktig at regionen samarbeider om kompetanseheving både gjennom dette prosjektet, men også videre. Dette gir gevinst både faglig og økonomisk. Rådmannens innstilling: 1. Oppvekst-, skole- og kulturutvalget tar prosjektrapport for «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal Steg 2 overgang barnehage-skole» til orientering. 2. Oppvekst-, skole- og kulturutvalget er orientert om og støtter gjennomføring av «Felles løft for tidlig innsats i Hallingdal, Steg 3 skole». 11
26/15 Tilleggsbevilgning kulturbudsjettet 2015 Arkivsak-dokument: 15/00370-2 Arkivkode: 150 Saksbehandler: Tor-Even Lysfjord Saksgang Møtedato Saknr 1 Oppvekst, skole- og kulturutvalg 25.08.2015 26/15 2 Formannskapet Saken avgjøres av: Formannskapet. Vedlegg: - Avtale mellom Nes og Flå kommuner og forfatter Terje Østro. - Samarbeidsavtale mellom Nes kommune og Flå kommune. Saksopplysninger: Det er behov for en tilleggsbevilgning på kr 279.000,- for å dekke økte kostnader på kulturbudsjettet, tjeneste 3752 Bygdebøker, i 2015. 1. Følgende prosedyre skal i.h.t. reglementet for budsjettrutiner følges når det gjelder behov for tilleggsbevilgning: «Tilleggsbevilgning kan kun gis i unntakstilfeller. Før søknad om tilleggsbevilgning sendes, må følgende prosedyre være gjennomgått: Den enkelte enhet (aldersheim, skole, barnehage o.a.) vurderer dekning innenfor eget budsjett (ramme). Dersom dette ikke er mulig: 2. Det enkelte hovedutvalg vurderer dekning innenfor eget budsjettområde, om nødvendig ved reduksjon av standard. 3. Rapport eller evt. søknad om tilleggsbevilgning sendes kommunestyret. I den grad formannskapets post brukes til tilleggsbevilgninger følges samme prosedyre som ved bevilgninger fra kommunestyrets post for tilleggsbevilgninger/nye bevilgninger.» Det er bokprosjektet «Gards- og slektshistorie for Nes og Flå» som får større utgifter enn beregnet på inneværende års budsjett. For budsjett 2015 beregnet administrasjonen at bokprosjektet skulle avsluttes ca. 1. juli 2015. I budsjettprosessen for 2015 så det ut til at denne tidsrammen kunne holde, men så er ikke tilfelle. For inneværende års budsjett var det beregnet lønn og sosial utgifter for halve året, samt en bokutgivelse. I stedet blir det lønn/sosiale utgifter for hele året, samt utgifter til trykking av to bøker. Økte trykkeriutgifter er lagt inn i forslag til tilleggsbevilgning. Den reelle kostnaden for lønn/sosiale utgifter/trykkeriutgifter er beregnet til kr 312.000,-. På grunn av underforbruk på andre poster på kulturbudsjettet er behovet for tilleggsbevilgning redusert til kr 279.000,-. Underforbruk gjelder bl.a. strømutgifter og lønnsmidler til junior- /ungdomsklubben (på grunn av personalmangel i en periode i vinter ble det spart lønnsmidler). Administrasjonen har ikke funnet rom for ytterligere inndekning på kulturbudsjettet hvis nivået på tjenestene skal være slik som forutsatt i 2015. 12
Det er pr. dags dato utgitt 4 bind for Nes og 4 bind for Flå. Pr. august 2015 antas det at de gjenstående bøkene kan utgis i følgende periode (se også kommentarer under vurdering): Nesbok (Øygardsfjerdingen) høsten 2015. Manus er nå levert til trykkeriet. Nesbok (Bingenfjerdingen siste bok) vinter 2016. Registerbind 2016. Bokprosjektet har tatt vesentlig lenger tid enn opprinnelig forutsatt og dermed kostet mer enn det som ble beregnet fra starten. Ved prosjektets start i 1993 var de totale utgiftene for Nes sin del beregnet til ca. kr 3.360.000,- (beløpet er ikke fremskrevet til 2015-verdi). Salgsinntekter, som ville redusert kostnaden, var ikke tatt med i beregningen. Totale utgifter for Nes pr. 2015 beløper seg til kr 4.925.000,-. Salgsinntekter på kr 540.000,- er her trukket fra, slik at dette beløpet er nettoutgift. Bakgrunnen for bokprosjektet og tidsbruken er bl.a. følgende: Utgivelse av Gards- og slektshistorie for Nes og Flå ble vedtatt i 1993 og fremdriftsplanen den gang forutsatte en tidsramme på 14 år, dvs. at dette skulle avsluttes i 2007/2008. Driftsutgiftene er i.h.t. avtale blitt fordelt med 1/3 på Flå og 2/3 på Nes. Prosjektet har møtt på flere problemer underveis. Materialet som skulle samles inn har vært mer omfattende enn det man så for seg ved starten. I utgangspunktet skulle det være 8 bøker. Slik det ser ut nå blir det minimum 10 bøker. Uenighet mellom forfatter og styringsgruppa om bøkenes innhold, bl.a. om bilder og detaljer i tekst. Uenigheten førte til stillstand i prosjektet i en periode. Det har også vært diskusjon om forfatters lønnstillegg. Forfatter har hatt problemer med å få ut tilstrekkelig med opplysninger fra kirkebøker og statsarkivet på Kongsberg. Det oppsto uenighet mellom forfatter og det første trykkeriet og dette medførte ekstra tidsbruk. Kommunen måtte bytte trykkeri, da det man benyttet (Valdres trykkeri) ble fusjonert inn i annet firma (i 2010/2011). Inngåelse av avtale med nytt trykkeri (skjedde i mars 2012) tok en del tid og var med på å forsinke prosjektet. Styringsgruppa avsluttet sitt arbeid i 2010, med følgende begrunnelse: «Det var ikke mulig å få til et samarbeide med forfatter, da forfatter ikke møtte i styringsgruppas møter og det var ikke mulig å få tak i forfatter på telefon». Kommunens administrasjon/ordfører (fra både Nes og Flå) overtok kontakten med forfatter. Det tok noe tid før kontakten ble etablert. Den nye styringsgruppa består av ordfører og rådmann i Flå og ordfører, rådmann og kulturleder i Nes. 13
Vurdering: Gards- og slektshistorie for Nes og Flå er et prosjekt preget av mange forsinkelser og vanskeligheter så langt, hvilket har medført ekstra kostnader. Det ble i 2013 vurdert om bokprosjektet skulle stoppes for å begrense kostnaden. I så fall hadde det vært viktig å få råderett over ferdige, men ikke utgitte manuskripter/innsamlet materiale, slik at prosjektet kunne sluttføres senere av andre. Pkt. 17, første del, i kontrakt med forfatter lyder slik: «Innsamlet materiale (utover det forfatter stiller til disposisjon fra eget arkiv eller som er utlånt fra private) blir oppdragsgivers eiendom når arbeidet er ferdig, eller skulle bli innstilt av andre grunner.» Pkt. 17 er ikke så presis som ønskelig: Deler av materialet til uutgitte bøker kan være fra forfatters eget arkiv/utlånt fra private og dermed vil ikke materialet tilfalle kommunen. Formuleringen «når arbeidet er ferdig» er også uklar og kan gjøre det vanskelig å få tilgang til alt materiale/manuskript. Kontrakten sikrer ikke kommunen råderett over uutgitt materiale. Det innebærer at en kansellering av kontrakten før alle bøkene er levert, vil gjøre det svært vanskelig for en annen forfatter å sluttføre skriving av bøkene. Kontraktene med forfatter og trykkeriet ble i 2013 forelagt KS-advokat for uttalelse om konsekvensene av å stoppe bokprosjektet, men vurderingen derfra om konsekvens var ikke entydig. Den administrative styringsgruppa så det som lite hensiktsmessig å bruke penger på en ytterligere juridisk vurdering/anbefaling som ikke nødvendigvis ville gått i kommunens favør i.f.t. eventuell råderett over alt manuskript/materiale. Den administrative styringsgruppa vurderte bokprosjektet slik i 2013: Siste Flå-bok var til korrekturlesing og utgivelse var trolig nært forestående. De to siste Nes-bøkene ble antatt å komme i 2014/første halvår 2015. Administrativ styringsgruppe anså at det beste var å få fullført bokprosjektet når en «så slutten». Det har vist seg at heller ikke denne tidsplanen holdt. Administrasjonen har fått signal fra forfatter om at korrekturlesing (gjøres av andre enn forfatter) av manuskriptet for siste Flå-utgivelse tok lang tid. Om forsinkelsen også skyldes andre forhold kjenner ikke administrasjonen til. Alle Flå-bøkene er nå utgitt. Som skrevet over i «Saksopplysninger» er manus for utgivelsen av Nes-bok om Øygardsfjerdingen levert til trykkeriet. Det antas at siste bind, Bingenfjerdingen, gis ut vinter/vår 2016. Sluttføringen av bokprosjektet er nær i tid og det vil være synd om ikke dette gjøres. Administrasjonen anbefaler at det gis en tilleggsbevilgning, dekket av formannskapets disposisjonskonto, på kulturenhetens 2015-budsjett, tjeneste 3752 Bygdebøker, slik at en har lønnsmidler også til 2. halvår 2015 og rom for økte trykkeriutgifter. Utgifter til Gards- og slektshistorie for Nes og Flå i 2016 er lagt inn i budsjettforslaget for neste år. 14
Rådmannens innstilling: Det gis tilleggsbevilgning på kr 279.000,- på kulturbudsjettet 2015, tjeneste 3752 Bygdebøker, til dekning av lønnsmidler for 2. halvår og trykkeriutgifter. Beløpet belastes konto 100.1805.14900 Reserverte bevilgninger og innarbeides ved behandling av revidert budsjett 2015. 15
Referatsaker Saknr Arkivsak Tittel 13/15 15/00038-13 Økonomirapport oppvekst, skole og kultur juli 2015 16