Namsos kommune Rådmann i Namsos Saksmappe: 2008/6174-12 Saksbehandler: Ketil Sørvig Saksframlegg Sluttrapport samlokalisering av kommunale enheter Utvalg Utvalgssak Møtedato Namsos formannskap som styringsgruppe for samlokaliseringsprosjektet Prosjektgruppas anbefaling som rådmannens innstilling Styringsgruppa godkjenner prosjektgruppas sluttrapport Utredning av en helhetlig løsning for lokalisering av kommunale enheter i samfunnshuset datert 8.3.2010, med Arcon Prosjekt AS sin rapport med skisser og kostnadsoverlag av 3.3.2010, og tar rapporten til etterretning.
Dokumenter i saken Type Dato Tittel Adressat X 12.06.2008 Konkurransegrunnlag for utredningsprosess og skisseprosjekt for rådhus og brannstasjon. I 13.06.2008 SV: Konkurransegrunnlag Romerike Arkitekter AS N 17.06.2008 Styringsgruppemøte 1, 24. juni Hege Sørlie 2008. N 23.06.2008 Namsos samfunnshus og Ståle Ruud m.fl. verneverdighet. N 27.08.2008 Etterutsendelse av notat til utsatt sak Svein Flasnes i styringsgruppa for prosjekt rådhus / brannstasjon X 08.09.2008 Fremdriftsplan. Hege Sørlie N 27.10.2008 Styringsgruppemøte 2, 4. november Hege Sørlie 2008. N 14.11.2008 Referat fra styringsgruppemøte 2, 4. Hege Sørlie november 2008 S 09.02.2009 Samlokalisering av kommunale enheter inklusive brannstasjon i Namsos kommune N 15.12.2009 Avtaler i Postgården og oppsigelser Ketil Sørvig m.fl. N 02.03.2010 Endrede driftsforhold ved Ketil Sørvig samlokalisering. S 08.03.2010 Sluttrapport samlokalisering av kommunale enheter Vedlegg : Saksopplysninger - Utredning av en helhetlig løsning for lokalisering av kommunale enheter i samfunnshuset. Sluttrapport, datert 08.03.10 med vedlegg 1.1. - Notat fra eiendomssjef Svein Flasnes datert 02.03.10. - Notat fra økonomisjef Kjellrun Moan, datert 08.03.10. - Utredningsprosess og skisseprosjekt for samlokalisering av kommunale enheter fra Arcon prosjekt AS, datert 03.03.10 (eget hefte). Formålet med saken er (1) styringsgruppas godkjenning av prosjektgruppas arbeid og sluttrapportering og (2) sluttrapportering til kommunestyret på kommunestyrets bestilling 3.4.2008. Historikk Kommunestyret ba i 2003 rådmannen bl.a. ferdigstille plan for offentlige kontorlokaler med formål å samordne kommunal virksomhet til et minimum av bygg, vurdere kommunal overtagelse av samfunnshuset og redusere kommunens leieutgifter på det private kontormarkedet. Namsos kommune eier 80 % og Arbeiderens Økonomiske Forening (AØF) eier 20 % av aksjene i Namsos Samfunnshus AS.
Kommunestyret behandlet i 2004 plan for offentlige kontorlokaler og ba bl.a. om at arbeidet med å overta samfunnshuset ble tatt opp med det formål å gjennomføre en omfattende modernisering og reorganisering og en økt utnyttelse av nye arealer i bygget til kontorer. Forhandlingene av aksjekjøp mellom kommunen og AØF den gang strandet bl.a. fordi avstand mellom tilbudet fra kommunen og forventningene i AØF var for stor. Saksopplysninger Kommunestyret ba 3.4.2008 rådmannen bl.a. utrede samlokalisering av flest mulig kommunale enheter. Alle kommunale enheter ble vurdert for samlokalisering i tilknytning til samfunnshuset, også brannstasjon. Namsos kommune vil fra det tidspunkt da Namsos kino flytter til Rock City Namsos, ha en årlig økonomisk utfordring i størrelsesorden 1 mill kroner knyttet til de ledige kinolokalene. Avtalen om leie av kinolokalene går ut i 2020. De fleste av kommunale enheter utenfor spesialbyggene som skoler, kultur- og helsebygg, er lokalisert i leide lokaler. Ved en eventuell overtakelse og samlokalisering samfunnshuset og avvikling av leieforhold i postgården, vil andelen enheter i kommunalt eide lokaler øke. Torsdag 4. mars 2010 ble det spilt inn fra megler bl.a.: I et betydlig presset kontormarked i Namsos mener jeg det kunne være aktuelt for kommunen å tenke alternativt, slik at kontormarkedet i Namsos kunne ha fått "normalisert" seg. I denne alternative tenkingen ligger bl.a. kommunens kjøp av forsikringsgården eller CG 7, flytting av kommunale enheter til forsikringsgården og flytting av pensjonistsenteret til samfunnshuset. Innspillet har et annet formål og ligger på siden av kommunestyrets bestilling. Det bidrar til å øke kommunalt areal fremfor å effektivisere driften av det eksisterende. Innspillet er ikke realitetsvurdert. Vurderinger De ledige kinolokalene kan ikke tas i bruk av andre kommunale enheter uten omfattende ombygginger, bl.a. med etasjeskiller, ny fasade nord og energi- og inneklimafasiliteter en såkalt hovedombygging iht gjeldende plan- og bygningslov. Tiltak med utgangspunkt i dispensasjoner fra gjeldende regelverk for kinolokalene har prosjektgruppa vurdert som uaktuell bl.a. pga krav om omfattende og dyre tiltak for kun en del av samfunnshuset, ekstra riggkostnader til entreprenør ved at ombyggingsprosjektet deles i tid. Krav om inneklima- og miljøtiltak i eksisterende kontorfløy antas uansett å komme på et gitt tidspunkt i fremtid. Økonomi Økonomisjefen har i sitt notat datert 8.3.2010 vurdert de økonomiske konsekvenser ved en samlokalisering som beskrevet i prosjektgruppas sluttrapport. Forutsetninger i økonomisjefens vurderinger er bl.a.: - Overtakelse av aksjene i samfunnshuset og avvikling av aksjeselskapet - Totalrenovering av samfunnshuset innenfor den en ramme på 84 mill (2010-proser) med ombygging av kinosalene - Avvikling av leieforholdet i postgården Økonomisjefens vurderinger viser at under de gitte forutsetninger, er prosjektet økonomisk bærekraftig fra prosjektet er gjennomført og leieforholdet i postgården er avviklet, med en redusert årlig kostnad på knappe 1,7 mill kroner inkl kinolokalene. Utflytting fra postgården før
2016 har en merkostnad for kjøp av tidlig uttreden. I anleggsperioden på ca 2 år vil det kunne påløpe ekstra midlertidige husleiekostnader. Beregningene er gjort under forutsetning av at prosjektet gjennomføres innenfor rammen på 84 mill kroner inkl mva. Det er i Arcon Prosjekt AS sitt kostnadsoverslag tatt forbehold om en usikkerhetsmargin på +/- 15 % Generelt er det i byggeprosjekter for lett for å fokusere for mye på investeringene og glemme de årlige driftskostnadene. Det er i et slikt perspektiv for lett å søke å redusere investeringskostnadene fremfor å søke å redusere de årlige driftskostnadene, som skal inneholde så vel teknisk drift som finanskostnader. For eksempel kan det i tider med økende kraftpriser være lite fremtidsrettet å spare på isolasjon og investeringer i ny varmeteknologi, eks. vannbåren varme og temperaturstyring. Pga potensialet til årlig økonomisk lønnsomhet for kommunen som helhet, bør prosjektet gis prioritet i kommende økonomiplaner. For at det skal være mulig må andre prosjekter i en periode vike og utsettes til i tråd med handlingsreglene. Dersom styringsgruppa godkjenner materialet for videre behandling bør et vedtak i formannskap og kommunestyre som minimum ha følgende innhold: 1. Kommunestyret godkjenner prosjektgruppas sluttrapport Utredning av en helhetlig løsning for lokalisering av kommunale enheter i samfunnshuset datert 8.3.2010, vedlagt Arcon Prosjekt AS sin rapport med skisser og kostnadsoverlag av 3.3.2010, tar rapporten til etterretning, og slutter seg til anbefalingene i kapittel 4. 2. Kommunestyret ber rådmannen starte nødvendige forberedelser. Det skal i alle forberedelser tas forbehold om kommunestyrets godkjenning; innarbeidet i handlingsplan og økonomiplan og realitetsbehandling av prosjektet som egen sak. 3. Kommunestyret i Namsos vedtar å starte forhandlinger om en avtale med AØF om kjøp deres 20 % av aksjene i Namsos Samfunnshus AS. Til å gjennomføre forhandlinger med AØF oppnevnes ut utvalg på tre personer.. Rådmannen oppnevner sekretær. I forhandlingene med AØF skal det tas forbehold om kommunestyrets godkjenning av kjøpesum og avvikling av Namsos Samfunnshus AS. Et fremforhandlet avtaleutkast legges frem for kommunestyret til godkjenning i kommunestyrets møte 27. mai 2010. 4. Under forutsetning av at de samlede kostnader med aksjekjøp og renovering av samfunnshuset kan realiseres innenfor en brutto ramme på 84 mill kroner inkl mva, og at prosjektet med finansiering kan innarbeides i handlingsplan og økonomiplan, vedtar kommunestyret at prosjektet gjennomføres.
5. Kommunestyret vedtar at forberedelsene i tid skal planlegges slik at renoveringsarbeidene kan starte opp så snart som det er praktisk mulig etter flytting av Namsos kino til Rock City Namsos. I alt forberedende arbeid, herunder også i avtaler og anbudsinnhenting, skal det tas forbehold om kommunestyrets godkjenning og realitetsbehandling i forbindelse med budsjett og økonomiplan. 6. Formannskapet er styringsgruppe i prosjektet og skal holdes løpende orientert om milepæler undervegs i fremdriften. Konklusjon Med utgangspunkt i det økonomiske potensialet i prosjektet anbefales prosjektet innarbeidet i økonomiplan og gjennomført iht prosjektgruppas sluttrapport. Miljømessig vurdering Renovering av samfunnshuset og samlokalisering som skissert vil ha store miljømessige gevinster. Dette er knyttet til energibruk til oppvarming og ventilasjon, og til at det er planlagt en effektivisering av arealbruken i forhold til i dag. Samlet kontorareal på samme antall ansatte blir redusert og med påfølgende redusert energibehov.