UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLL Søndre land kommune Innlandet Revisjon IKS 21. oktober 2016 2016-793/RG/KR
INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 1. INNLEDNING... 3 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING... 3 1.2 GJENNOMFØRING AV FORANALYSEN... 3 1.3 OM UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLLORGANER... 3 2 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER... 4 2.1 SAMMENLIGNING MED KOMMUNEGRUPPE 10... 4 2.2 SAMMENLIGNING MED KOMMUNER MED OMTRENT SAMME INNBYGGERTALL... 5 2.3 VERTSKOMMUNEANSVARET OG ADMINISTRASJONSUTGIFTENE... 8 3. NÆRMERE OM UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLL I SØNDRE LAND KOMMUNE.... 9 3.1 UTVIKLING I DRIFTSUTGIFTENE I PERIODEN 2012-2015.... 9 3.2 NÆRMERE OM ENKELTE POSTER I REGNSKAPET... 10 4. OPPSUMMERING... 13 REFERANSER... 14 Innlandet Revisjon IKS Side 2
1. INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING I kontrollutvalgets møte 13.juni 2016 ble det i sak 32/2016 fattet følgende vedtak under overskriften Administrasjonskostnader: «Med bakgrunn i kostratall for 2015 bes Innlandet revisjon IKS om å gjennomføre en undersøkelse for å kartlegge årsaken til at kommunen ligger over gjennomsnitt for kostragruppe 10 og gjennomsnitt for landet». 1.2 GJENNOMFØRING AV FORANALYSEN Undersøkelsen er gjennomført som en analyse av KOSTRA-tall for perioden 2012-2015 for Søndre land kommune og sammenlignbare kommuner. I tillegg har vi innhentet regnskapstall for Søndre Land kommune for 2015 og opplysninger om organisering mv. Vi har stilt noen spørsmål til kommunen pr e-post som vi har fått svar på 1. Foranalysen er gjennomført i september oktober 2016 av forvaltningsrevisorene Reidun Grefsrud og Kari Robbestad. I tillegg har vi hatt hjelp av regnskapsrevisor Unn Romundgard for å innhente regnskapsdata fra kommunen. 1.3 OM UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLLORGANER Utgifter til administrasjon, styring og kontrollorganer er fordelt på flere KOSTRA funksjoner 2. Innholdet i hver av disse er i hovedsak følgende: Kostrafunksjon 100 Politisk styring inneholder godtgjørelse til folkevalgte, partistøtte og utgifter til valgavvikling. Utgifter til en del interkommunale politiske råd og utvalg mv kan også føres her. Kostrafunksjon 110 Kontroll og revisjon inneholder utgifter og inntekter knyttet til kommunens kontrollutvalg etter kommuneloven 77 og revisjon etter kommuneloven 78. Herunder møtegodtgjørelser og andre utgifter knyttet til møteavvikling i kontrollutvalget, utgifter knyttet til kontrollutvalgssekretariatet, og utgifter knyttet til regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. 1 E-post fra revisjonen 6.10.16 og svar fra kommunen i to e-poster av 10.10.16 2 En kostra-funksjon kan tolkes som en tjeneste eller en gruppe av tjenester som hører sammen. Innlandet Revisjon IKS Side 3
Kostrafunksjon 120 Administrasjon inneholder utgifter til administrativ ledelse, samt stabs- og støttefunksjoner. Administrative ledere defineres som ledere som leder andre ledere og som har koordineringsoppgaver utover ren arbeidsledelse. Støttefunksjoner for styring og utvikling av hele kommunen, som sekretariat for politisk ledelse, økonomiforvaltning, overordna personalforvaltning, informasjon, organisasjonsutvikling mv hører inn under denne funksjonen. Fellesfunksjoner som post-arkiv, regnskap, kantine, bedriftshelsetjeneste mv føres også her. Kostrafunksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen. Her føres utgifter knyttet til forvaltning av kommunens bygg og eiendom (forvaltning av alle typer bygg og eiendom). Dette omfatter alle utgifter til aktiviteter som defineres som forvaltning, det vil si aktiviteter knyttet til eiendomsledelse og administrasjon, forsikringer av bygg og pålagte skatter og avgifter knyttet til bygg, og som typisk er forbruksuavhengig av om bygg er i drift eller ikke. Kostrafunksjon 130 Administrasjonslokaler inneholder utgifter til drift og vedlikehold av lokaler som benyttes til oppgaver under funksjonene 100 og 120. 2 SAMMENLIGNING MED ANDRE KOMMUNER 2.1 SAMMENLIGNING MED KOMMUNEGRUPPE 10 I tabell 2.1 har vi vist samme tabell som ble lagt fram for kontrollutvalget 13.6.2016, men tallene for 2015 er oppdatert med endelige tall pr 15.6.15. I tillegg har vi også tatt med en linje som viser netto driftsutgifter til administrasjon og styring pr innbygger. Vi har også tatt med en kolonne som viser tall for en gruppe med kommuner med omtrent samme innbyggertall som Søndre Land (omtalt nærmere nedenfor). Tabell 2.1 Brutto driftsutgifter administrasjon, styring og kontroll mv, presentert for KU 13.6.2016 oppdatert med endelige tall pr 15.6.16: Brutto driftsutgifter, administrasjon og styring, i kr. pr. innb., konsern Brutto driftsutgifter til funksjon 100 Politisk styring, i kr. pr. innb., konsern Brutto driftsutgifter til funksjon 120 Administrasjon, i kr. pr. innb., konsern Brutto driftsutgifter til funksjon 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsforvaltningen, i kr. pr. innb., konsern Brutto driftsutgifter til funksjon 130 Administrasjonslokaler, i kr. pr. innb., konsern Netto driftsutgifter administrasjon og styring i kr. Pr. innb., konsern Søndre Land Nordre Land Kommunegruppe 10 Landet ekskl Oslo Gruppe samme innb.tall 2013 2014 2015 2015 2015 2015 2015 6 120 6 180 6 214 5 202 5 065 4 735 5546 509 484 503 554 433 418 532 4 552 4 649 4 748 4 100 3 979 3 569 4147 338 371 364 297 228 250 276 565 515 419 99 318 390 401 5744 5812 6031 4531 4058 4266 4919 Innlandet Revisjon IKS Side 4
Tabellen viser at Søndre Land kommunes brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og fellesutgifter utgjorde 6214 kroner pr innbygger i 2015. Dette er 1149 kroner mer enn brutto driftsutgifter pr innbygger for kommunegruppe 10 3 som er kommunens sammenligningsgruppe i KOSTRA og 1479 kroner mer enn for landet ekskl. Oslo. En sammenlikning av netto driftsutgifter viser større forskjeller; nesten 2000 kroner mot gruppe 10 og ca 1750 kroner mot landet ekskl Oslo. I tabell 2.1 vises også forskjellen mellom Søndre Land kommune og de ulike grupperinger for hver av KOSTRA-funksjonene som inngår i utgiftene til administrasjon, styring og kontroll. Her ser vi at mesteparten av utgiftene og mesteparten av avviket mellom Søndre Land og de ulike gruppene er knyttet til funksjon 120 Administrasjon. 2.2 SAMMENLIGNING MED KOMMUNER MED OMTRENT SAMME INNBYGGERTALL Kommunene er inndelt i kommunegrupper med omtrent samme inntektsnivå, kostnadsnivå og innbyggertall. Hensikten med kommunegruppene er at den enkelte kommune skal kunne sammenligne seg med kommuner som er mest mulig lik dem selv. Utgifter til administrasjon, styring og kontroll pr innbygger synker med økende innbyggertall (opp til et visst nivå 4 ) som følge av stordriftsfordeler. Revisjonen mener derfor at det er mest relevant å sammenligne administrasjonsutgiftene i Søndre Land med utgifter i kommuner med omtrent det samme innbyggertallet. Søndre Land kommune hadde 5758 innbyggere i 2015 og har dermed et lavere innbyggertall enn gjennomsnittet for gruppe 10. Kommunegruppe 10 består av 21 kommuner mellom 5000 og 20000 innbyggere med et gjennomsnittlig innbyggertall på 9239. For å korrigere mest mulig for effekten av innbyggertallet på administrasjonsutgiftene har vi derfor valgt å sammenligne Søndre Land med en gruppe av 23 kommuner i kommunegruppene 10 og 11 5 som har mellom 5000 og 6200 innbyggere. Vi har tatt med kommuner i gruppe 11 for å få et litt større antall kommuner å sammenligne med. Tabell 2.1 viser at forskjellen mellom Søndre Land og denne gruppen er mindre enn forskjellen mellom Søndre Land og gruppe 10. Forskjellen når det gjelder brutto driftsutgifter pr innbygger er redusert til 668 kroner mens forskjellen når det gjelder netto driftsutgifter er redusert til 1149 kroner. Revisjonen antar at omtrent halvparten av den forskjellen vi ser mellom Søndre Land og gruppe 10 når det gjelder utgifter til administrasjon, styring og kontroll pr innbygger skyldes at Søndre Land har et lavere innbyggertall enn gjennomsnittet for gruppen og derfor ikke har de samme stordriftsfordelene. 3 Gruppe 10: Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, lave frie disponible inntekter. 4 I en rapport fra Agenda Kaupang 2011, vises det til at stordriftsfordelene er uttømt ved 14-15.000 innbyggere. 5 Gruppe 11: Mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter. Søndre Land lå tidligere i gruppe 11. Innlandet Revisjon IKS Side 5
I figur 2.1 har vi vist brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll for Søndre Land, hver av de 23 kommunene i sammenligningsgruppen og gjennomsnittet for disse kommunene. 8500 8000 7500 7000 6500 6000 5500 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 Styring Adm og styring Adm FIGUR 2-1 BRUTTO DRIFTSUTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLL PR INNBYGGER 2015; SØNDRE LAND OG SAMMENLIGNINGSGRUPPE. KILDE: KOSTRA Vi ser at 18 av de 23 kommunene har lavere brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll enn Søndre Land kommune. I figur 2.1 vises også brutto driftsutgifter fordelt på henholdsvis «Styring og kontrollorganer» som omfatter funksjon 100 og 110 og «Administrasjon» som omfatter funksjonene 120,121 og 130. Figuren viser at Søndre Land kommune har brutto driftsutgifter til styring og kontroll som er så vidt lavere enn gruppegjennomsnittet mens utgiftene til administrasjon er høyere enn gjennomsnittet. I figur 2.2 har vi vist utviklingen i brutto driftsutgifter til administrasjon og styring pr innbygger i perioden 2008 2015 for Søndre Land og sammenligningsgruppen med 23 kommuner. Figuren viser at Søndre Land kommune har hatt høyere utgifter til administrasjon, styring og kontroll i alle årene siden 2008, men at forskjellen er redusert i årene etter 2012. Innlandet Revisjon IKS Side 6
7000 6500 6000 5500 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 6166 6120 6180 6214 5687 5694 5777 5383 5546 5032 5063 5160 4737 4475 4464 4231 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Søndre Land Sammenlikningsgruppe FIGUR 2-2 BRUTTO DRIFTSUTGIFTER ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLL PR INNBYGGER SØNDRE LAND OG SAMMENLIGNINGSGRUPPEN 2008-2015. Høsten 2008 6 la revisjonen fram et notat for kontrollutvalget der vi så på hvorfor Søndre Land kom dårlig ut sammenlignet med andre når det gjelder administrasjonskostnader. Her sammenlignet vi også kommunen med andre kommuner i samme størrelsesgruppe som viste relativt sett høye netto driftsutgifter pr innbygger. Av de 21 kommunene vi sammenlignet med lå Søndre Land kommune høyest. I gjennomsnitt utgjorde forskjellen ca 1000 kroner pr innbygger i 2007. KOSTRA-tallene for 2007 er ikke helt sammenlignbare med tallene for de siste årene. I tabell 2.2 har vi foretatt en sammenligning av driftsutgiftene til administrasjon og styring pr innbygger for Søndre Land kommune med gjennomsnittet for sammenligningsgruppen, regnet avvik pr innbygger og multiplisert avviket med antall innbyggere i Søndre Land kommune for å se hvor mye det utgjør i 1000 kroner. Vi ser at forskjellen mellom Søndre Land og sammenligningsgruppen når det gjelder brutto driftsutgifter pr innbygger er 668 kroner. Når vi multipliserer med antall innbyggere i Søndre Land ser vi at avviket i brutto driftsutgifter utgjør ca 3,8 mill. kroner. Avviket mellom Søndre Land og sammenligningsgruppen når det gjelder netto driftsutgifter er på 6,4 mill. kroner. Forskjellen mellom avvik for brutto og netto driftsutgifter skyldes at Søndre Land har lavere brutto driftsinntekter i 2015 enn sammenligningsgruppen. Lønnsutgiftene pr innbygger er 781 kroner høyere i Søndre Land enn i sammenligningsgruppa, her er avviket i forhold til gjennomsnittet på ca 4,5 millioner kroner. Søndre Land kommune har lavere utgifter til kjøp av varer og tjenester mv enn gjennomsnittet, slik at avviket for bruttodriftsutgiftene blir lavere enn for lønnsutgiftene. 6 KU-møte 10.9.08, sak 17/2008. Innlandet Revisjon IKS Side 7
Tabell 2-2. Driftsutgifter Søndre land kommune og gjennomsnitt for 23 kommuner i gruppe 10 og 11. Avvik fra gjennomsnittet pr innbygger og i 1000 kroner. Kroner pr innbygger Styring og kontroll (f 100 og 110) Søndre Land Gruppe Avvik pr innbygger Avvik i 1000 kroner Brutto driftsutgifter 683 722-39 -224 - herav lønnsutgifter 428 471-43 -250 Netto driftsutgifter 651 672-21 -121 Administrasjon (f 120,121 og 130) Brutto driftsutgifter 5531 4824 707 4072 - herav lønnsutgifter 3884 3059 825 4749 Netto driftsutgifter 5381 4248 1133 6524 Administrasjon, styring og kontroll i alt Brutto driftsutgifter 6214 5546 668 3848 - herav lønnsutgifter 4311 3530 781 4499 Netto driftsutgifter 6031 4919 1112 6403 2.3 VERTSKOMMUNEANSVARET OG ADMINISTRASJONSUTGIFTENE I tillegg til innbyggertall vil administrasjonsutgiftene også påvirkes av kommunens aktivitetsnivå. Søndre Land er en spesiell kommune som følge av at kommunen har ansvaret for mange vertskommunebrukere. Pr. 31.12.2014 var det 48 vertskommunebrukere i kommunen. Antallet har blitt redusert over flere år; f.eks var tallet 89 pr 1.1.2006. Vertskommunetilskuddet til kommunen var på 65 mill. kroner i 2015. Vertskommunetilskuddet er en kompensasjon som Søndre Land mottar for å dekke ekstra utgifter i forbindelse med at mange tidligere beboere på institusjon (og opprinnelig hjemmehørende i andre kommuner), etter ansvarsreformen i 1991 ble innbyggere i Søndre Land kommune. Disse inntektene reduseres gradvis etter hvert som brukerne faller fra. Søndre Land kommune har regnet med at tilskuddet vil falle bort fra ca 2028 7. Som følge av dette ansvaret kan en forvente noe høyere administrasjonsutgifter enn kommuner med tilsvarende innbyggertall. Ifølge en rapport fra Agenda fra 2008 8 hadde kommunen beregnet disse merkostnadene til i overkant av 2 millioner kroner i 2006. Vi har spurt kommunen om de hadde en oversikt over hvordan vertskommuneansvaret påvirker administrasjonsutgiftene nå. Vi fikk tilbakemelding om at det er vanskelig å gi et godt svar på dette fordi regnskapet ikke er ført på en slik måte at dette er enkelt å skille ut. Vertskommunevirksomheten er ifølge kommunen integrert i hele driften av kommunen, og den påvirker store deler av administrasjonen, men i en ganske liten grad. 7 Jfr økonomiplandokumentet 2016-2019, side 17. 8 Agenda 2008: Kostnadsgjennomgang. Økonomi og innsparingsmuligheter uten vertskommunebrukere, side 26. Innlandet Revisjon IKS Side 8
I budsjettdokumentet for 2016 er det vist til at kommunen er vertskommune og at dette påvirker administrasjonsutgiftene. Det vises blant annet til utgifter i eiendomsforvaltningen, der utgiftene er påvirket av at en del eiendomsmasse er tilknyttet vertskommunedriften. Revisjonen antar at dette gjelder funksjon 121 forvaltningsutgifter eiendom. Disse utgiftene utgjør en mindre del av administrasjonsutgiftene og forklarer bare en liten del av forskjellen i administrasjonsutgifter (jfr tabell 2.1). 3. NÆRMERE OM UTGIFTER TIL ADMINISTRASJON, STYRING OG KONTROLL I SØNDRE LAND KOMMUNE. 3.1 UTVIKLING I DRIFTSUTGIFTENE I PERIODEN 2012-2015. I tabell 3.1 har vi vist utviklingen i driftsutgiftene til administrasjon, styring i perioden 2012 2015 fordelt på arter. Tabell 3-1 Driftsutgifter administrasjon, styring og kontroll (f 100-130) i Søndre land kommune.1000 kroner. Kilde: Kostra 2012 2013 2014 2015 %-endring Styring og kontroll (f 100 og 110) Brutto driftsutgifter 4057 3787 3728 3934-3,0 % - herav lønnsutgifter 2867 2543 2561 2462-14,1 % Netto driftsutgifter 4010 3741 3681 3746-6,6 % Administrasjon (f 120,121 og 130) Brutto driftsutgifter 31110 31101 31945 31846 2,4 % - herav lønnsutgifter 22537 22437 22869 22363-0,8 % Netto driftsutgifter 29489 29003 29866 30983 5,1 % Administrasjon, styring og kontroll i alt Brutto driftsutgifter 35167 34888 35673 35780 1,7 % - herav lønnsutgifter 25404 24980 25430 24825-2,3 % Netto driftsutgifter 33499 32744 33547 34729 3,7 % Brutto og netto driftsutgifter til styring og kontroll er redusert i perioden, mens utgiftene til administrasjon har økt litt. Samlet har brutto driftsutgiftene til administrasjon, styring og kontroll økt med 1,7 % i perioden 2012-2015. Det vil si at realverdien av utgiftene er redusert siden vi ikke har korrigert for prisveksten. Det har vært en reduksjon i lønnsutgiftene, mens andre utgiftsarter har økt. Driftsinntektene er redusert i perioden slik at netto driftsutgifter har økt mer enn brutto driftsutgifter. Se også figur 2.2 som viser utviklingen sammenlignet med 23 kommuner i sammenligningsgruppen. Innlandet Revisjon IKS Side 9
Det går frem av budsjettdokumentene for 2015 og 2016 at kommunen gjennomfører en omstilling som følge av nedtrappingen av vertskommunetilskuddet. Dette påvirker også administrasjonsutgiftene. 3.2 NÆRMERE OM ENKELTE POSTER I REGNSKAPET Driftsinntekter Tabell 3.1 viser at det har vært en sterkere vekst i netto driftsutgifter enn brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll i perioden 2012-2015. Det vil si at det har vært en reduksjon i driftsinntektene. Det er en særlig sterk reduksjon fra 2014 til 2015 som delvis har sammenheng med reduksjon i ulike tilskudd. I tillegg ser vi at det er en reduksjon på ca 0,8 mill. kroner i husleieinntekter på funksjon 130. Vi har ikke undersøkt årsaken til disse endringene. Siden det kan se ut til at det er store variasjoner i inntekter fra år til år, har vi i denne analysen lagt mest vekt på å se på forskjeller i bruttodriftsutgiftene. Lønnsutgifter Selv om statistikken viser en reduksjon i lønnsutgiftene til administrasjon, styring og kontroll, viser sammenligningen med andre kommuner at de relativt høye driftsutgiftene først og fremst har sammenheng med høye lønnsutgifter. Lønnsutgiftene står også for en stor del av driftsutgiftene. Vi har derfor sett litt nærmere på lønnsutgiftene. Det kan være flere forklaringer på at Søndre Land kommune har høyere lønnsutgifter til administrasjon enn sammenlignbare kommuner. Vi har allerede nevnt at kommunens rolle som vertskommune har betydning. En annen forklaring kan være knyttet til organisering og fordeling av utgifter mellom administrative og tjenesteytende funksjoner. KOSTRA baserer seg på prinsippet om at alle utgifter og inntekter i kommunene/fylkeskommunene som kan henføres direkte til utadrettet tjenesteproduksjon skal posteres på den funksjonen som den aktuelle tjenesten er definert under. Utgifter som derimot er knyttet til ledelse (utover den direkte tjenesteledelsen), felles administrative støtteoppgaver, administrasjonslokaler m.v. føres på egne funksjoner. Funksjon 120 Administrasjon inneholder utgifter til administrativ ledelse, samt stabs- og støttefunksjoner. Under administrative ledelsesfunksjoner defineres lederstillinger som leder andre ledere og som har koordineringsoppgaver utover ren arbeidsledelse. Laveste ledernivået for tjenestestedet, som eksempel soneledere og rektorer i kommunen defineres under den funksjon som tjenestestedet ivaretar. Stabs- og merkantile støttefunksjoner følger lederen. Kommunen er pålagt å fordele kostnadene i kommuneregnskapet slik at de føres på riktig funksjon. Problemstillingene rundt lønnsutgiftene dreier seg om det er foretatt en riktig avveining og avgrensing mellom funksjonene 100-130 og de andre (tjenesteytende) funksjonene i kostra og i Innlandet Revisjon IKS Side 10
kommuneregnskapet. Dette er blant annet et spørsmål om hvordan ledere plasseres og hvordan og i hvilken grad stillinger som er tillagt både ledelsesoppgaver og tjenesteytende oppgaver fordeles på funksjoner. Figur 3-1 viser administrativ organisering i Søndre Land kommune. Figur 3-1 Administrativ organisering På kommunens hjemmeside sies det at Søndre Land kommune er organisert med to administrative styringsnivå. Øverste nivå er rådmannens ledergruppe (inklusive de sentrale støtteenhetene), mens nivå to består av selvstendige tjenesteenheter. Rådmannen og 4 kommunalsjefer utgjør den administrative kommuneledelse. Rådmannens ledergruppe har det overordnede ansvar for de tjenestene kommunen utfører. Den daglige driften av kommunens tjenester til brukere og innbyggere utføres av avdelingene, det vil si skoler, sykehjem, barnehager osv. Avdelingslederne har vide fullmakter og har et selvstendig ansvar for personell, økonomi, fag og informasjon. Kommunalsjefområde stab utfører de fellesfunksjonene hele kommuneorganisasjonen behøver, så som tjenester knyttet til budsjett, økonomi og regnskap, post, arkiv, publikumshenvendelser, IKT, personal, informasjon og så videre. I tabell 3.2 har vi vist lønnsutgifter på funksjonene 100-130 fordelt på funksjon. For funksjon 120 har vi også vist fordelingen på ansvar, dvs hvor i organisasjonen utgiftene kan henføres. Tabell 3.2 viser at mesteparten av lønnsutgiftene gjelder administrasjon; herunder økonomi- og personalavdeling, IKT, fellesfunksjoner (servicetorg mv) og ledelse og felles (rådmannsledelse mv). Lønnsutgifter til faglig tillitsvalgte er ført opp med ca 1,4 mill. kroner. Ifølge kostra skal frikjøp av hovedtillitsvalgte føres på funksjon 120. Siden vi ikke har tilsvarende tall fra sammenlignbare kommuner er det vanskelig å vurdere nivå og fordeling av lønnsutgifter i Søndre Land kommune. Innlandet Revisjon IKS Side 11
TABELL 3-2 LØNNSUTGIFTER FUNKSJON 100-130. KILDE: KOMMUNEREGNSKAPET FOR 2015. F. 100 Politisk styring kr 2 035 703 F. 110 Kontroll og revisjon kr 46 254 F. 120 Administrasjon % av total 10300 Økonomi og personalavd kr 6 782 264 33,6 % 10600 IKT kr 1 538 511 7,6 % 10800 Fellesfunksjoner kr 3 958 730 19,6 % 10900 Kantine kr 564 115 2,8 % 11010 Ledelse og felles arealforvaltning kr 2 721 0,0 % 13010 Ledelse og felles H.O.V. kr 176 255 0,9 % 14010 ledelse og felles bygg og eiendom kr 53 673 0,3 % 14200 Renhold kr 1 121 0,0 % 18010 Ledelse og felles barn og familie kr 41 802 0,2 % 19010 Ledelse og felles NAV kr 466 376 2,3 % 19013 Flyktningarbeid kr 1 455 0,0 % 30030 Faglig tillitsvalgt kr 1 372 101 6,8 % 30060 avregning og KLP kr 412 402 2,0 % 30061avregning pensjon KLP kr 1 831 0,0 % 60010 Ledelse og felles kr 4 820 195 23,9 % kr 20 193 552 100,0 % F. 121 Forvaltningsutgifter i eiendomsavdelingen kr 1 389 452 F. 1300 Administrasjonslokaler kr 1 065 114 F. 100-130 kr 24 730 075 KOSTRA gir ingen sammenligning av årsverk til administrasjon, styring og kontroll. Det er derfor vanskelig å sammenligne med andre kommuner. Det vil dessuten være slik at enkelte kommuner utfører oppgaver i egen regi, mens andre kommuner kjøper tjenester fra andre kommuner de samarbeider med eller fra private eller kommunale selskaper. En sammenligning av stillinger kan dermed bli misvisende. Agenda Kaupang gjennomførte i 2011 en analyse der de sammenlignet kommunenes administrative stillinger. Sammenligningen var basert på en spørreundersøkelse blant et utvalg kommuner. Søndre Land kommune ble sammenlignet med 10 andre kommuner med et innbyggertall mellom 5-8000. En tabell som viser årsverk til ulike administrative funksjoner pr 1000 innbyggere er vist nedenfor. Siden sammenligningen er gjennomført for noen år siden, må vi ta forbehold om at organiseringen har endret seg både i Søndre Land og de andre kommunene i tabellen. Kartleggingen viste at Søndre Land hadde 4,47 årsverk pr 1000 innbyggere til administrasjon, styring og kontroll. Dette utgjorde omtrent 26 årsverk. Av de 11 kommunene i sammenligningen er det bare en kommune Tinn som hadde flere årsverk pr 1000 innbyggere til administrasjon enn Søndre Land. Innlandet Revisjon IKS Side 12
TABELL 3.2 ÅRSVERK PR 1000 INNBYGGERE TIL ULIKE ADMINISTRATIVE FUNKSJONER. KOMMUNER MED 5-8000 INNBYGGERE. KILDE: AGENDA 2011. 4. OPPSUMMERING Søndre Land kommune hadde 35,8 mill. kroner i brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll i 2015. Dette tilsvarer 6214 kroner pr innbygger. I kommunegruppe 10 var bruttodriftsutgiftene pr innbygger 1149 kroner lavere. Dersom brutto driftsutgiftene i Søndre Land kommune hadde vært som gjennomsnittet for kommunegruppe 10 ville de vært 6,6 mill. kroner lavere. Forskjellen mellom Søndre Land og kommunegruppe 10 er enda større når vi sammenligner netto driftsutgifter pr innbygger. Vi har imidlertid valgt å fokusere på brutto driftsutgifter siden netto driftsutgiftene påvirkes sterkt av variasjon driftsinntektene, spesielt fra 2014 til 2015. Utgifter til administrasjon, styring og kontroll pr innbygger reduseres med økt folketall på grunn av stordriftsfordeler. Revisjonen mener derfor at det er mer relevant å sammenligne Søndre Land kommune med en gruppe kommuner som har omtrent det samme innbyggertallet. En slik sammenligning fører til at forskjellen i brutto driftsutgifter pr innbygger reduseres til 668 kroner, noe som tilsvarer 3,8 mill. kroner. Søndre Land har et høyere aktivitetsnivå enn størrelsen skulle tilsi fordi de er vertskommune for ca 47 tidligere HVPU-brukere. Det er vanskelig å si hvordan denne aktiviteten påvirker administrasjonsutgiftene. Vi har spurt kommunen, men de har ikke noe klart svar på dette. I en rapport fra 2008 var det anslått at vertskommuneansvaret førte til ca 2 mill. kroner høyere utgifter, men revisjonen vet ikke om dette tallet er «gyldig» nå. Uansett regner vi med at en del av forskjellen på 3,8 mill. kroner har sammenheng med vertskommuneansvaret. Det er lønnsutgiftene som er den største utgiftsposten når det gjelder administrasjonsutgifter og den posten som bidrar mest til at Søndre Land har høyere utgifter enn sammenlignbare kommuner. Vi har sett litt på fordeling av lønnsutgiftene på ulike ansvar, men siden vi ikke har tilsvarende tall fra andre kommuner er det vanskelig å si om de høye utgiftene har sammenheng med organisering eller ulik fordeling av utgifter på administrative og tjenesteytende funksjoner. Innlandet Revisjon IKS Side 13
En undersøkelse fra Agenda i 2011 sammenlignet administrative stillinger i en rekke kommuner, deriblant Søndre Land. De konkluderte med at Søndre Land hadde litt høyere bemanning enn andre kommuner i gruppen 5-8000 innbyggere. Siden det har skjedd endringer i organiseringen siden 2011 er vi usikker på hvor relevante dataene i denne undersøkelsen er pr i dag. De siste fire årene har brutto driftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll i Søndre Land kommune vist en svak økning. Justert for prisutviklingen har det vært en reduksjon. Dette kan ha sammenheng med at Søndre Land er inne i en omstillingsprosess for å tilpasse seg færre vertskommunebrukere og lavere tilskudd som også påvirker administrasjonsutgiftene. Forskjellen i bruttodriftsutgifter pr innbygger mellom Søndre Land og sammenlignbare kommuner ser ut til å ha blitt redusert noe de siste årene. Korrigert for innbyggertall og vertskommuneansvar mener vi at Søndre Land kommune har i størrelsesorden 1,5-3 mill. kroner høyere bruttodriftsutgifter til administrasjon, styring og kontroll enn sammenlignbare kommuner i 2015, altså en god del mindre enn det sammenligningen mot gruppe 10 i KOSTRA viser. Forskjellen i brutto driftsutgifter har først og fremst sammenheng med at Søndre Land har høyere lønnsutgifter til administrasjon. Vi må ta noe forbehold om at vi ikke har foretatt en fullstendig regnskapsteknisk analyse av regnskapet som ligger til grunn for KOSTRA (f.eks opp mot retningslinjene i KOSTRA-veileder), da vi har vurdert at nytteverdien av dette ikke ville stått i forhold til tidsbruken som hadde vært nødvendig. REFERANSER Agenda 2008: Søndre Land kommune. Kostnadsgjennomgang. Økonomi og innsparingsmuligheter uten vertskommunebrukere. Sandvika, 22. februar 2008 Agenda Kaupang 2011: Sammenlikning av kommunenes administrative stillinger. Resultater fra en sammenligning. Rapport 22. september 2011. Innlandet Revisjon IKS 2009: Foranalyse Administrasjonsutgifter kostra. Februar 2009. Søndre Land kommune: Handlings- og økonomiplan 2015-2018 og årsbudsjett 2015. Søndre Land kommune: Handlings- og økonomiplan 2016-2019 og årsbudsjett 2016. Innlandet Revisjon IKS Side 14