Analyse med bakgrunn i KOSTRA-statistikk

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON 2009 Holtålen kommune Analyse med bakgrunn i KOSTRA-statistikk REVISJON FJELL IKS Kommunehuset 2550 Os i Østerdalen Tlf Holtålen: Tlf Os: E-post: post@revisjonfjell.no

2 Innhold Side 1. Innledning Bakgrunn KOSTRA-statistikk for Holtålen Forvaltningsrevisjon 3 2. Formål, avgrensing og metode Formål Avgrensning Metode 4 3. Problemstillinger og revisjonskriterier Problemstillinger Revisjonskriterier 4 4. Funksjon 100 politisk styring Fakta vedr funksjon 100- politisk styring Revisjonens vurdering vedr funksjon Funksjon 130 administrasjonslokaler Fakta vedr funksjon 130 administrasjonslokaler Revisjonens vurdering vedr funksjon Funksjon administrasjon Fakta vedr funksjon 120 administrasjon Revisjonens vurdering vedr funksjon Rådmannens høringsuttalelse Revisjonens anbefaling 13 Ålen, Svein M. Evavold revisjonssjef Jon Anders Grytbakk revisor

3 1. Innledning I overordnet analyse for Holtålen kommune heter det: KOSTRA-statistikk sier noe om kommunenes prioriteringer og ressursbruk på produksjon av tjenester. Videre sier statistikken noe om produktivitet/enhetskostnader (enhetskostnader = ressursbruk per enhet, for eksempel per elev, per institusjonsplass). Ved å sammenligne kommuner med hensyn på prioriteringer og produktivitet kan det avdekkes avvik som det kan være formålstjenlig å se nærmere på. Avvik kan skyldes ulike måter å løse oppgaver på. Negative avvik i forhold til gjennomsnitt av sammenlignbare kommuner kan være uttrykk for at det foreligger muligheter for forbedringer gjennom å gjøre ting på en annen måte. Å gjennomføre forvaltningsrevisjon der fokus rettes mot å nyttiggjøre seg informasjon som ligger i Kostra-statistikken anses hensiktsmessig og kan gi nytteverdi for kommunen. KOSTRA inneholder et omfattende tallmateriale, som skal gi informasjon om det meste av virksomheten i kommunene. Målet med KOSTRA er å få til et enhetlig rapporteringssystem, som kan gi relevant og pålitelig, sammenlignbar informasjon. Denne informasjonen skal si noe om hvordan kommunene prioriterer, om produktiviteten i tjenestene og om kommunene oppfyller de behov for tjenester som innbyggerne har. Informasjonen er ment å være et styringsverktøy både for staten og for den enkelte kommune. Staten har behov for å vurdere kommunenes ressursbruk samt behov for å gjøre sammenligninger mellom kommuner. Den enkelte kommune har behov for å sammenligne seg med andre kommuner med hensyn til ressursbruk og tjenestesammensetning i den hensikt å vurdere om man utnytter ressursene på en optimal måte. Store negative avvik i forhold til sammenlignbare kommuner kan være indikasjon på sløsing av ressurser og at det foreligger muligheter for å gjøre ting på en annen måte. En forutsetning for å kunne sammenligne kommuner er at regnskapsføringen og rapporteringen av data er pålitelig og at KOSTRA funksjonene oppfattes likt i kommunene. KOSTRA rapportering har vært i praktisert i en del år slik at det bør forventes at kommunene har en entydig oppfatning av hva som skal henføres til de ulike funksjonene. Til tross for at dette, kan ikke KOSTRA brukes alene og ukritisk. Det kan være organisasjonsmessige forhold som kan forklare forskjeller mellom kommuner som ellers er sammenlignbare, for eksempel i forhold til innbyggertall. 1.1 Bakgrunn Plan for forvaltningsrevisjon for perioden ble vedtatt av kommunestyret I følge planen skulle prosjektet Vare- og tjenestekjøp utenfor rammeavtalen gjennomføres i I etterkant av vedtaket anmoder ordføreren kontrollutvalget om å omprioritere prosjekt i plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektet som ønskes gjennomført i 2009 er Analyser med bakgrunn i KOSTRA-statistikk. Kontrollutvalget er iflg. vedtaket delegert myndighet til å foreta endringer i planperioden. I kontrollutvalgsmøte gjøres det følgende vedtak: Prosjektet Vare- og tjenestekjøp utenom rammeavtalen utsettes til Prosjektet Analyser med bakgrunn i KOSTRA-statistikk prioriteres i

4 1.2 KOSTRA-statistikk for Holtålen KOSTRA-statistikk viser at Holtålen kommune har vesentlig høyere forbruk på kostrafunksjonene 100 (politisk styring), 120 (administrasjon) og 130 (administrasjonslokaler) sammenlignet med andre kommuner og gjennomsnitt for andre kommuner. Det kan med bakgrunn i denne observasjonen stilles spørsmål om dette skyldes at det faktiske forbruket er høyere eller om det skyldes feilføringer i kommunens regnskap. Tabellene under dokumenterer forskjeller mellom Holtålen og andre kommuner/kommunegrupper på disse tre funksjonen når det gjelder brutto- og netto driftsutgifter per innbygger og netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutgifter Tabeller over Kostra-tall for funksjonene 100, 120 og Brutto driftsutgifter til funksjon 100 Politisk styring og kontrollorganer per innbygger Holtålen Os Folldal Alvdal Tolga Røros Gruppe 5 Gruppe Brutto driftsutgifter til funksjon 120 Administrasjon per innbygger Holtålen Os Folldal Alvdal Tolga Røros Gruppe 5 Gruppe Brutto driftsutgifter til funksjon 130 Administrasjonslokaler per innbygger Holtålen Os Folldal Alvdal Tolga Røros Gruppe 5 Gruppe Netto driftsutgifter til administrasjon og styring per innbygger funksjonene 100,120 og 130 Holtålen Os Folldal Alvdal Tolga Røros Gruppe 5 Gruppe Netto driftsutgifter til administrasjon og styring i % av totale netto driftsutgifter Holtålen Os Folldal Alvdal Tolga Røros Gruppe 5 Gruppe 2 17 % 12,4 % 14,8 % 14,7 % 12,6 % 12,6 % 13,9 % 12,6 % Holtålen og Alvdal tilhører gruppe 2 (små kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter) Os, Tolga, Folldal tilhører gruppe 5 (små kommuner med høye bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter) Røros tilhører gruppe 11 (mellomstore kommuner med middels bundne kostnader per innbygger, middels frie disponible inntekter) Brutto driftsutgifter defineres slik: Artene ((( )+590) ) 2

5 Netto driftsutgifter defineres slik: Artene ((( )+590)-[( )-728)] Disse observasjonene kan dermed betraktes som bakgrunn for iverksettelse av dette forvaltningsrevisjonsprosjektet. 1.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Holtålen kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. Vi ser at et prosjekt som dette kan forsvares ut fra flere av punktene overfor som beskriver hva forvaltningsrevisjon kan innbære av undersøkelser. 2. Formål, avgrensning og metode 2.1Formål Formålet med prosjektet blir da tosidig; 1)hvis det er feil funksjonsbruk, bidra til regnskapsmessige korrigeringer 2)hvis det viser seg at det faktiske forbruket avviker vesentlig, peke på områder der det foreligger avvik (og muligheter for besparelser). 2.2 Avgrensning Vi avgrenser undersøkelsen til å se på kostrafunksjonene 100 (politisk ledelse), 120 (administrasjon) og 130 (administrasjonslokaler) og tall for

6 Det foretas en sammenligning mot to kommuner av tilsvarende størrelse som Holtålen kommune. Kommunene er Os og Tolga. 2.3 Metode Vi gjør en analyse av kommunens regnskap med henblikk på praktisering av funksjonsbruken. Vi bruker to andre kommuner til sammenligning i forhold til eventuelle forskjeller med hensyn til ressursbruk. 3. Problemstillinger og revisjonskriterier 3.1 Problemstillinger Overordnet problemstilling: Hvorfor viser Kostra-statistikk at Holtålen kommune regnskapsmessig registrerer mer på til funksjonene 100, 120 og 130 enn sammenlignbare kommuner? Overordnet problemstilling konkretisert slik: Hvor mye av forskjellene kan forklares med 1)ulik praktisering/tolking av kostrafunksjonene 2)ulik ressursbruk reelt sett? 3.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterienes funksjon er å danne en referanse som de innsamlede data vurderes opp mot. Revisjonskriteriene danner grunnlaget vi trenger for å vurdere om det foreligger avvik eller svakheter på området som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette prosjektet blir KOSTRA tall/regnskapsposter for Holtålen kommune sammenlignet med tilsvarende tall for Os og Tolga kommuner. Begrunnelsen for å benytte disse kommunene er at de er sammenlignbar med hensyn på størrelse. Dessuten har revisjonen tilgang på detaljerte regnskapstall for kommunene. Det gjør det mulig å foreta sammenligninger på et detaljert nivå; forskjeller kan forklares på artsnivå. Rapporterte KOSTRA -tall for Os og Tolga ligger også nærmere gjennomsnittstall for sammenlignbare kommuner enn det Holtålen gjør. 4. Funksjon 100 politisk styring 4.1 Fakta vedrørende funksjon 100 politisk styring. Utgifter som føres på denne funksjonen er godtgjørelse til folkevalgte (ordførerlønn), inkl møtegodtgjørelse, representasjonsutgifter og befaringer/høringer m.m. arrangert av folkevalgte organer, partistøtte, utgifter til valgavvikling. En sammenstilling for alle tjenester som er belastet funksjon 100 viser følgende tall for netto driftsutgifter: 4

7 Sammenstilt: Holtålen Os Tolga Kommunetyret-formsk./politisk ledelse Stortingsvalg/kommunevalg/politisk valg Arb.m.utv. ymse råd og utvalg Tilsyn og kontroll Fellesutgifter tjeneste Støtte politiske partier Sum Korrigering* Sum etter korrigering Differanser *Gjennomgang av funksjon 100 for Holtålen avdekker noen feilføringer som må korrigeres før det kan gjøres sammenligninger. Det er: 1100 Feil år Velferdstiltak (annen funksjon) Engangsutgift Hovedtillitsvalgt (annen funksjon) Sum Etter korrigeringer ser vi at Holtålen bruker kr mer enn Os kommune og kr mer enn Tolga kommune på politisk ledelse. Det som i hovedsak kan forklare forskjellen er utgifter til lønn og møtegodtgjøring. Holtålen kommune har ordfører i 100 % stilling, mens de to andre har ordfører og varaordfører på til sammen 100 % stilling. Os og Tolga kommuner har en annen politisk organisering enn Holtålen, nemlig komitemodellen. Holtålen har fortsatt hovedutvalgsmodellen. Komitemodellen innbærer at komiteer nedsettes når det gjennomføres utredninger, man har altså ikke permanente politiske utvalg slik som i hovedutvalgsmodellen. Dette kan bety at det er lavere politisk møteaktivitet i disse kommunene. Et annet forhold som kan påvirke møteutgiftene, er at i Tolga og Os kommuner fungerer formannskapet som planutvalg, Holtålen har et eget planutvalg. Dessuten kan det være ulikheter i satsen for møtegodtgjørelser, eventuelt tap av arbeidsgodtgjøring. 4.2 Revisjonens vurdering vedr funksjon 100 Vi mener at det bør foretas oppretting av feilføringer når det gjelder lønn til hovedtillitsvalgt og utgiftsføring av velferdstiltak. Når det gjelder lønn- og møteutgifter konstaterer vi forskjeller mellom kommunene uten å undersøke spesifikt hva de skyldes. Vi viser til ovenstående beskrivelse av mulige forklaringer. 5

8 5. Funksjon 130 administrasjonslokaler 5.1 Fakta vedr. funksjon 130 administrasjonslokaler Funksjon 130 omfatter utgifter til drift og vedlikehold av lokaler (med tekniske anlegg og utendørsanlegg) som benyttes til oppgaver under funksjonene 100 og 120. Funksjon 130: Administrasjonslokaler Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1420, 6111 Drift adm.b og Adm.bygn. Os 195 Adm. lokaler Tolga 6204 Adm. lokaler ) Netto )Inkl. husleie til Gauldal E-verk ( ), og Ålen Senter (gjelder husleie for NAV). Skulle vært ført mot en funksjon innen helse/sosialområdet. Dette utgjør kr ,-. Korrigeringer: Husleie Ålen Senter (NAV) Husleie Biblioteket ca (andel husleie Gauldal E) Lønnsutgifter vedr biblioteket ca (renhold) Sum Netto utgifter for Holtålen etter korrigeringer: Revisjonenes vurdering vedr funksjon 130 I tillegg til ovenfor nevnte korrigeringer bør også de deler av rådhusbygget der det utføres oppgaver som hører inn under andre funksjoner skilles ut og henføres til riktig funksjon. Det gjelder i hovedsak utgifter knyttet til andre etasje i rådhuset. Vi har ikke vurdert hvor mye dette kan utgjøre av totale utgifter. 6

9 6. Funksjon 120 administrasjon Holtålen kommune forvaltningsrevisjon 6.1 Fakta og funn vedr funksjon administrasjon Funksjon 120 omfatter: 1) Administrativ ledelse: De administrative lederstillinger som hører inn under funksjon 120 defineres som leder som leder andre ledere og som har koordineringsoppgaver utover ren arbeidsledelse. 2)Støtte og stabsfunksjoner: Støttefunksjoner for styring og utvikling av hele kommunen (oppgaver knyttet til sekretariat for politisk ledelse, økonomiforvaltning, overordnede personalfunksjoner, informasjon som ikke gjelder bestemte tjenesteområder og organisasjon/organisasjonsutvikling.) 3)Fellesfunksjoner og fellesutgifter: Felles funksjoner/utgifter for ledere/medarbeidere som er knyttet til funksjon 100 eller 120 Kommunene har ulik inndeling i tjenesteområder, noe som vanskeliggjør en direkte sammenligning. Nedenfor er det allikevel forsøkt sammenstilt sammenlignbare tjenester. Ikke direkte sammenlignbare tjenester er satt opp til slutt. Totalen for funksjon 120 vil dermed fremkomme. Rådmannskontor/Sentraladministrasjonen Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1200 Rådmannskontor Os 120 Sentraladministrasjonen Tolga 1200/1210 Rådmannskontoret/ personalkontoret ) (art 330 til fylkeskom.) ) ) (art 700) Netto )Bilag ført på art 750 og gjelder andre funksjoner. 2)Herav ført på art 351 og benevnt samarbeidstiltak. 3)Refusjon fra staten Rådmannskontoret omfatter to stillinger rådmann og assisterende rådmann. For Os gjelder utgiften kun rådmannen. For Tolga omfatter rådmannskontoret rådmann pluss 40 % stilling og personalkontoret omfatter en 100 % stilling. 7

10 Felles EDB-utgifter/IKT Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1320 Felles EDButgifter Holtålen kommune forvaltningsrevisjon Os 125 IKT Tolga 1840/1841 ITkonsulenten/drift IK (avskr) (avskr) Netto Selv om Os kommune har større avskrivinger er totalutgiften for Holtålen større. Ser vi bort fra avskrivingskostnaden vil differansen mellom Os og Holtålen være kr ,-. Os har ingen lønnsutgifter knyttet til denne tjenesten. De har et samarbeid på dette området med Røros kommune. Når det gjelder Tolga kommune, så er de med i IKT samarbeid i Nord- Østerdalen, det såkalte FARTT samarbeidet. Vi ser at det er forskjeller mellom Holtålen og de to andre kommunen, betydelig når det gjelder Tolga.. Økonomiavdelingen /Økonomikontoret Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1300 Økonomiavdelingen Os 150 Økonomikontoret Tolga 1300 Økonomikontoret ) ) ) (art ) Netto ) gjelder skatteoppkrevingssamarbeidet med Os og Røros, resten arbeidsgiverkontrollen 2) Interne overføringer utgjør av dette, sykelønn ) Gjelder arbeidsgiverkontrollen tjeneste 1310 Os kommune har en nettoutgift på Arbeidsgiverkontrollen på kr For å kunne sammenligne kommunene her må denne utgiften plusses på for Os kommune. D.v.s. at Os kommune har nettoutgift på kr Holtålen har den største utgiften på dette området, den ligger betydelig over utgiften Tolga har. Tolga har kun 2,8 stillinger knyttet til økonomikontoret. De utfører også skatteoppkrevingsfunksjonen selv. Det kan nevnes at økonomikontoret i Holtålen omfatter en stilling som delvis også er knyttet til innkjøpoppgaver noe som ikke er tillagt økonomikontoret i de andre kommunene. 8

11 Serviceenheten/fellesekspedisjonen Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1400 Serviceenheten Os160 Fellesekspedisjonen Tolga 1810 Fellestjenesten Netto Her ser vi at Tolga bruker mindre ressurser enn de to andre kommunene. Utgiften utgjør i hovedsak lønnsutgifter. Os og Holtålen har samme lønnsutgift, mens Tolga ligger noe under. Vi har ikke undersøkt om dette skyldes færre stillinger eller om lønnsnivået til tilsatte er lavere. Fellesutgifter/fellesutgifter sentraladministrasjonen Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 1410 Os 162Felles- Fellesutgifter Utgifter sentraladministrasjonen Tolga 1805 Administrsjonutgifter Netto Denne tjenesten viser betydelige forskjeller. Gjennomgang av tjenesten for Holtålens vedkommende avdekker feilføringer i regnskapet. Betydelige beløp burde vært fordelt til andre funksjoner. Vesentlige utgifter som i sin helhet er ført her er bl.a. forsikringer, leasingavtaler, telefonutgifter. Dette er ressurser som også er benyttet i utføring av andre tjenester/funksjoner enn det som kan henføres til administrasjon. Vi har ikke undersøkt detaljene i regnskapet. Å finne fram til riktig fordeling på funksjoner, ville innbære undersøkelser på bilagsnivå. Det har vi ikke gjort. Men vi konkluderer med at betydelige beløp burde vært ført på andre funksjoner. Her har kommunen en oppgave å finne fram til riktig fordeling på funksjoner. 9

12 Fellesutgifter oppvekst/undervisningsleder Kostnadsart\Tjeneste Holtålen 2100 Os 162 Tolga Fellesutg. oppvekst Undervisningsleder Netto I opplæringslova 13-1 fjerde ledd heter det at kommunen skal ha skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjonen over skolenivå. Uten å gå inn på hvordan og om kommunene oppfyller dette kravet, så registrerer vi at kommunene har ulike utgifter knyttet til denne oppgaven. At Tolga ikke har ført utgifter når det gjelder denne oppgaven, kan enten bety at det er feil i funksjonsbruken eller at de ikke oppfyller kravet i opplæringsloven. Det er muligheter for at rektorer kan inneha oppgaven, men det betyr at deling av oppgaven som rektor og skolefaglig ansvarlig gjennomføres arbeidsrettslig. Ikke direkte sammenlignbare tjenester: Ovenfor er gjennomgått tjenester som kan sammenlignes. En del tjenester som er ført på funksjon 120 er ikke direkte sammenlignbare. Holtålen: 1210 Samhros Lærlinger Felles barnehage Sosialkontoret Barnevern Fellesutgifter PRO Fellesutgifter teknisk Fellesutgifter drift Fellesutgifter anlegg Sum Samhros gjelder et samarbeidsprosjekt mellom Holtålen, Røros og Os kommuner i Utgiften er en engangsutgift. Os kommune har også i sitt regnskap ført utgift knyttet til prosjektet. Utgiften for Holtålen er større enn for Os p.g.a. at også andre oppgaver ble knyttet til prosjektstillingen som ble opprettet i forbindelse med dette prosjektet. 10

13 Når det gjelder tjenestene 6100 og 6130, så mener vi at utgifter som her er belastet funksjon 120 er oppgaver som er knyttet til andre funksjoner. Det er betydelige beløp som er feilført. Os: 119 Tjenestebil kommunehuset Tilfeldige utgifter/inntekter Personaltiltak (personalsjef i 100 % stilling) 135 Hjemme PC Kantinedriften Prosjekt næring Sum Tolga: 1550 Lederutvikling Interkommunal innkjøpsording Serviceerklæringen Kantine Personaltiltak Sum Sammenstilling alle tjenester ført på funksjon 120: Sammenstilling nettotall: Holtålen Os Tolga Rådmannskontoret/sentraladministrasjonen Felles EDB-utgifter/IKT Økonomiavdelingen/økonomikontoret Serviceenheten/fellesekspedisjonen Fellesutgifter/fellesutgifter sentraladm Fellesutgifter oppvekst/undervisningsleder Ikke sammenlignbare tjenester Sum netto Revisjonens vurderinger vedr funksjon 120: Før det gjennomføres korrigeringer ser vi at det er betydelige forskjeller i nettoutgifter mellom kommunene. Undersøkelsen avdekker betydelige feil bruk av funksjoner i Holtålen kommune. Vi finner det lite hensiktsmessig å tallfeste feilføringene nøyaktig, da dette vil innbære omfattende undersøkelser på bilagsnivå. Vi mener at tjeneste 1410 Fellesutgifter må gjennomgås slik at utgiftene blir fordelt til riktig funksjon. Videre mener vi at tjeneste 6100 Fellesutgifter teknisk og tjeneste 6130 Fellesutgifter anlegg i hovedsak må fordeles på andre funksjoner. Hvis vi korrigerer med nettoutgiften på de to sistnevnte tjenestene, utgjør det til sammen ca 1,8 mill. Hvis vi gjør et anslag på feilføringer vedr tjeneste 1410 Fellesutgifter til 11

14 1 mill og trekker dette fra, da er sum netto på 8,9 mill. Legger vi dette til grunn, er forskjellen mellom Os og Holtålen kommune ca 0,5 mill. Sammenlignet med Tolga kommune er forskjellen 2,35 mill. I den begrensede gjennomgangen vi har gjort når det gjelder Os og Tolga kommuner, har vi ikke avdekket vesentlig feil funksjonsbruk. 7. Rådmannens høringsuttalelse Rådmannens høringsuttalelse er vedlagt rapporten. Vi kommenterer under noe av det Rådmannen skriver i høringsuttalelsen. Kommentarer til rådmannens høringsuttalelse: 1. Kulepunkt Rådmannen skriver: Når det gjelder politisk aktivitet, vurderer revisjonen det at ulik politisk organisering kan være grunnen til at utgiftene er høye hos oss. Dette er nok fullt mulig, men også nivå på godtgjørelse kunne ha bidratt til å klargjøre bildet ytterligere. Vi stiller oss også noe undrende til at Tolga og Os ikke synes å ha utgifter til politisk aktivitet ut over formannskap og kommunestyre. Vi vet at for vår del er funksjon 100 belastet med utgifter til kontrollutvalg med ca Det er vanskelig å finne igjen samme tall for Tolga og Os. Dette kan tyde på at en del utgifter er gjemt på andre funksjoner. Revisjonens kommentar: Viser til side 5 i rapporten. Utgifter til politisk aktivitet utover kommunestyret og formannskap er inkludert i tallene for Os og Tolga i 1. linje i sammenstillingen på side 5 i rapporten. Vi mener at utgifter til møtegodtgjørelse/tapt arbeidsfortjeneste ikke er gjemt bort på andre funksjoner. 2. Kulepunkt Rådmannen skriver: Når det gjelder administrasjonsbygg, påpeker rapporten klare feilkilder. Det fremgår av rapporten at Tolga og Os ikke belaster funksjon 130 med avskrivninger. Dette kombinert med at husleie sannsynligvis er dyrere enn eget eie (avskrivninger), og fraværet av beregnet internrente, ytterligere vil gi et skjevt bilde av kostnadsstruktur, da vi i større grad enn Tolga og Os leier lokaler. Revisjonens kommentar: Avskrivingsutgifter vedr administrasjonsbygg er inkludert i tallene for Os og Tolga. Det er riktig som rådmannen skriver at kalkulatoriske rentekostnader knyttet til egne administrasjonsbygg ikke er medtatt i utgiften. Ved utleie av bygg vil utleier ved beregning av leien ta hensyn til rentekostnader. 12

15 4. Kulepunkt Rådmannen skriver: Når det gjelder IKT-drift, er hovedbilde at organisering av tjenester kan påvirke kostnadsbildet, der det fremgår at den interkommunale løsningen FARTT er en kostnadseffektiv løsning, mens løsningen til Røros og Os ikke er tilsvarende kostnadseffektiv. Vi stiller oss også svært undrende til at Os ikke har lønnsutgifter. Etter vår oppfatning er det ikke mulig å drive en såpass omfattende IKT-løsning uten stedlig servicepersonell. Vi stiller oss også undrende til avskrivningene på Os, da de i begrenset grad har eget utstyr, i motsetning til oss. Revisjonens kommentar: Når det gjelder den høye avskrivingskostnaden for Os kommune, så skyldes den store IKTinvesteringer i I avskrivingskostnaden for Os ligger også avskriving på utstyr som benyttes i andre funksjoner, for eksempel skole og helse/sosial. Altså en feilføring i regnskapet for Os. 6. Kulepunkt Når det gjelder fellesutgifter, er det ikke mulig å gi et ordentlig bilde av situasjonen uten å foreta en nærmere vurdering enn det revisjonen har gjort. Holtålen kommune utgiftsfører for eksempel alle forsikringer på funksjon 120. Det kan synes som om for eksempel Os ikke fører noe på dette området, selv om i alle fall personalforsikringer skal være der. Denne type eksempler er det mange av. Kommunen vil derfor gå igjennom dette kapitlet, og foreta fordeling, sannsynligvis basert på anslag. Revisjonens kommentar: Os kommune belaster funksjon 120 med personalforsikringer. Dette er ført under tjeneste 130 Personaltiltak. Rådmannen avslutter sin uttalelse på følgende måte: Samlet sett påpeker rapporten det hovedinntrykk som Rådmannen har hatt, nemlig at vi har forbedringspotensiale ved bruk av funksjon 120, samtidig som rapporten påpeker områder kommunen kan ha et effektiviseringspotensiale. Rapporten er derfor et godt utgangspunkt for videre arbeid internt i kommunen. 8. Revisjonens anbefaling Holtålen kommune gjennomgår og retter opp feil i regnskapsføringen vedr funksjonene 100, 120 og 130. Holtålen kommune bør foreta en kritisk gjennomgang og vurdering av ressursbruken knyttet til funksjonene 100 og

16 Vår dato Vår referanse / &31 Vår saksbehandler: Deres dato Deres referanse Rådmann Marius Jermstad, tlf Kommunehuset 2550 OS I ØSTERDALEN FORVALTNINGSREVISJON OM ANALYSE MED BAKGRUNN I KOSTRA-STATISTIKK Vi viser til oversendelse av Vi syns det er svært prisverdig at kontrollutvalget og revisjonen fant å kunne omprioritere prosjektene for forvaltningsrevisjon, og at dette prosjektet kunne gjennomføres så raskt. Dette har vært viktig som et styringsredskap for kommunen i de ressursmessige valg en står ovenfor både i 2009 og senere. Når det gjelder selve rapporten, er denne fremstilt oversiktlig og informativt, med greie vurderinger på delområdene. Vi forstår at med den knappe tiden og med tilgjengelige ressurser, har revisjonen i begrenset grad kunne gå i dybden i vurderingene, for eksempel vurdert enkeltbilag, eller for den del, stillingsinnholdet i enkeltstillinger vurdert opp i mot funksjonsbruk. Vi tror imidlertid at dette kunne ha forsterket det bildet rapporten gir ytterligere, men antar at kommunen etter at rapporten er behandlet, også må gjøre egne vurderinger, basert på de funn/signaler rapporten gir. Konkret har vi følgende bemerkninger/kommentarer til rapporten: Når det gjelder politisk aktivitet, vurderer revisjonen det at ulik politisk organisering kan være grunnen til at utgiftene er høye hos oss. Dette er nok fullt mulig, men også nivå på godtgjørelse kunne ha bidratt til å klargjøre bildet ytterligere. Vi stiller oss også noe undrende til at Tolga og Os ikke synes å ha utgifter til politisk aktivitet ut over formannskap og kommunestyre. Vi vet at for vår del er funksjon 100 belastet med utgifter til kontrollutvalg med ca Det er vanskelig å finne igjen samme tall for Tolga og Os. Dette kan tyde på at en del utgifter er gjemt på andre funksjoner. Når det gjelder administrasjonsbygg, påpeker rapporten klare feilkilder. Det fremgår av rapporten at Tolga og Os ikke belaster funksjon 130 med avskrivninger. Dette kombinert med at husleie sannsynligvis er dyrere enn eget eie (avskrivninger), og fraværet av beregnet internrente, ytterligere vil gi et skjevt bilde av kostnadsstruktur, da vi i større grad enn Tolga og Os leier lokaler. Når det gjelder sentraladministrasjon, viser rapporten at tilfeldig plassering av stillinger er en betydelig feilkilde. Når det gjelder kr på Rådmannens kontor, gjaldt dette tilskudd til Blilyst, og er senere flyttet til Holtålen næringsutvikling, funksjon 325. Når det gjelder IKT-drift, er hovedbilde at organisering av tjenester kan påvirke kostnadsbildet, der det fremgår at den interkommunale løsningen FARTT er en Adresse E-postadresse: Telefon Telefax Bankgiro Foretaksregisteret 7380 ÅLEN epost@holtalen.kommune.no NO MVA

17 2 kostnadseffektiv løsning, mens løsningen til Røros og Os ikke er tilsvarende kostnadseffektiv. Vi stiller oss også svært undrende til at Os ikke har lønnsutgifter. Etter vår oppfatning er det ikke mulig å drive en såpass omfattende IKT-løsning uten stedlig servicepersonell. Vi stiller oss også undrende til avskrivningene på Os, da de i begrenset grad har eget utstyr, i motsetning til oss Når det gjelder både service enheten og økonomiavdelingen, er arbeidsoppgavene til de ansatte en feilfaktor. For vår del gjelder dette spesielt serviceenheten. Bildet ville kunne vært mer komplett, dersom en for eksempel har vurdert de såkalte merkantile tjenestene på enhetene. Holtålen kommune har for eksempel ingen slike tjenester knytte til PRO-sektoren. Når det gjelder fellesutgifter, er det ikke mulig å gi et ordentlig bilde av situasjonen uten å foreta en nærmere vurdering enn det revisjonen har gjort. Holtålen kommune utgiftsfører for eksempel alle forsikringer på funksjon 120. Det kan synes som om for eksempel Os ikke fører noe på dette området, selv om i alle fall personalforsikringer skal være der. Denne type eksempler er det mange av. Kommunen vil derfor gå igjennom dette kapitlet, og foreta fordeling, sannsynligvis basert på anslag. Når det gjelder undervisning, kan det synes som om vår praktisering er mest i tråd med grunnskoleloven. Samlet sett påpeker rapporten det hovedinntrykk som Rådmannen har hatt, nemlig at vi har forbedringspotensiale ved bruk av funksjon 120, samtidig som rapporten påpeker områder kommunen kan ha et effektiviseringspotensiale. Rapporten er derfor et godt utgangspunkt for videre arbeid internt i kommunen Med hilsen HOLTÅLEN KOMMUNE Marius Jermstad Rådmann Kopi til: