Side 1 av 8 Hattfjelldal kommune Møtebok for Utvalg: Formannskapet Møtested: Røsvatn Dato: 19.08.2013 Tidspunkt: 19:00 Medlemmer: AP Asgeir Almås (Ordfører) AP Ann-Elen Sæterstad Olsen (representant) SP Harald Lie (representant) SP Mirjam Holta (representant) Forfall: SV Bjørnar Hansen (representant) Vara: AP Finn Ove Hofstad (vararepresentant) Fra administrasjonen møtte: Rådmann Stian Skjærvik Av 5 medlemmer møtte 4 Totalt frammøtte: 5 Følgende saker ble behandlet: Sak nr. Sakstittel 044/13 Bygg og anlegg tilknyttet asylmottak i Hattfjelldal. Underskrifter:
Side 2 av 8 Orienteringssaker ekstraordinært formannskapsmøte 19.08.2013 Arbeidet med åpning av kunstgressbanen er godt i gang. Åpningsdato vil bli den 3. september. Ref: Mona Vik Larsen
Side 3 av 8 Hattfjelldal kommune Arkivkode: Arkivsak: JournalpostID: SaksbehandlerD ato: FA-F31, TI-&73 13/580 13/5421 Stian Skjærvik 08.08.2013 Bygg og anlegg tilknyttet asylmottak i Hattfjelldal. Utvalg Møtedato Saksnummer Formannskapet 19.08.2013 044/13 Rådmannens innstilling Formannskapet vedtar å kjøpe brakkerigg til undervisnings- og kontorformål, samt boligrigg til samlet kostnad kr. 3,75 mill. inkl mva. Det iverksettes arbeid med plan for bygg og anlegg til mottaksdrift. Planen legges frem for kommunestyret til godkjenning i høsten 2013.08.20 Det bevilges kr. 3,75 mill. fra Vefsnafondet til finansiering med slik kontering: 32850-965-285-9650 D kr. 3.750.000 39504-965-285-9650 K kr. 3.750.000 19.08.2013 Formannskapet Møtebehandling Mirjam Holta ønsket sin habilitet vurdert fordi hun er leder for Hattfjelldal mottak. Hun erklæres inhabil og forlot møte. Terje Daleng var innkalt som vararepresentant. Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. FS-044/13 Vedtak: Formannskapet vedtar å kjøpe brakkerigg til undervisnings- og kontorformål, samt boligrigg til samlet kostnad kr. 3,75 mill. inkl mva. Det iverksettes arbeid med plan for bygg og anlegg til mottaksdrift. Planen legges frem for kommunestyret til godkjenning i høsten 2013.08.20 Det bevilges kr. 3,75 mill. fra Vefsnafondet til finansiering med slik kontering: 32850-965-285-9650 D kr. 3.750.000 39504-965-285-9650 K kr. 3.750.000 Rett utskrift bekreftes, Hattfjelldal kommune 20.08.2013 Mona Vik Larsen Formannskapssekretær
Side 4 av 8 Habilitet i forvaltningen: Ingen kjent administrativ inhabilitet. Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel 08.08.2013 69370 Foreløpig kostnadsoverslag bygg og anlegg.xlsx Saken fremmes for ekstraordinært formannskapsmøte med bakgrunn i behovet for rask avklaring av tilbud om kjøp av brakkerigger til kontor- og undervisningsformål, samt til boligformål. Saken kan behandles av formannskapet i hht kommunelovens 13, samt vedtatt delegasjonsreglement. Oppsummering av saken: Med bakgrunn i behovet for snarlig erstatning av bygg til undervisning og kontorformål, og foreliggende tilbud på brakkemoduler til dette formålet, fremmes saken for ekstraordinært formannskap, jfr kommunelovens 13. Markedet for denne type bygg er ikke stort og tilbud som foreligger må tas rask avgjørelse på. I fht Lov om offentlige anskaffelser skal det gjennomføres konkurranse (anbud) før det foretas innkjøp. Det er i dette tilfelle etablert konkurranse ettersom eier selger til den tilbyder som har høyeste pris. For kommunen er det viktig å anskaffe så rimelig som mulig. Det må lages en plan for bygg og anlegg for mottaksdrift i kommunen. Denne må blant annet avklare hvor anlegget skal ligge, samt beskrive hvordan anlegget samlet skal se ut. Saksopplysninger: Status bygg: Det vises til vedtak i kommunestyret i sak 47/13 den 26.06.13 vedr. drift av asylmottak i Hattfjelldal. Det er pr. 01.08 iverksatt drift av mottaket. Det er inngått leieavtaler på bygg med Hågensen eiendom AS og TEDS AS om leie av hotellbygg. Som del av forarbeidene til leieavtalen med Hågensen, ble det påpekt behov for opprusting og vedlikehold. Det foregår nå opprusting av alle bygg, unntatt boligen i Elveveien. Annekset er også tilnærmet ferdig opprustet og tas snarlig i bruk. Hotellbygget er planlagt overtatt den 01.09. Her skal det kun gjøres mindre tilpasninger i romfløyen for å klargjøre denne til kontorer. Underetasjen skal brukes til undervisning. Grubben skole har vært brukt til undervisning av bosatte flyktninger og asylsøkere siden mottaket ble etablert. Økning i antallet beboere i mottaket som skal ha undervisning, samt mangler ved bygget, gjør det nødvendig å anskaffe nye lokaler. Videre behov: Bruken av annekset til mottaksdrift på den lokaliteten det nå ligger, er midlertidig ettersom eier av hotellet har planer om å bygge om hotellbygget til leiligheter. Tidshorisonten på dette er ca. 1 år. Leieavtalen med TEDS AS løser midlertidig behovet både for kontorer og undervisningslokaler, men med en tidshorisont på 1 år for leie av hotellbygget, må kommunen snarest komme i gang med å anskaffe andre bygg til disse formålene. Videre bruk av Grubben skole som undervisningslokaler er ikke hensiktsmessig, både pga. avstanden som gir høye transportkostnader, bygget er ikke stort nok, og vanntilførsel og de sanitære forholdene er ikke på nivå med kravene.
Side 5 av 8 Leieavtalen som er inngått med TEDS AS har kort tidsperspektiv, hvor det er tatt med en klausul med gjensidig oppsigelsestid på 6 mnd. For hotellbygget er det forespeilet en leietid på ca. 1 år. Dvs at i løpet av sommeren 2014 må undervisningslokaler og kontorlokaler være etablert annet sted. I tillegg må da annekset være flyttet til annen tomt. Rådmannen har tidligere orientert om at kvaliteten er svært nøktern i hovedbygget til mottaket og at botettheten i boligmassen svært høy. Kommunens mål med langsiktig drift av mottak, dvs. minimum 6 år, er tuftet på at det skal være tilstrekkelig kvalitet i botilbudet. I fht mulig utløsning av opsjoner er det pr i dag slik at kommunen ikke har noen slakk i antall beboelsesrom. Det betyr at hvis UDI utløser Opsjon 1 med krav om ytterligere 30 plasser, så har kommunen ikke noe ledig å må anskaffe alle disse 30 plassene innen 1 mnd. Videre arbeid: Rådmannen har på denne bakgrunn allerede startet forberedende arbeid med komplettering av bygg til mottaksdrift, kontor og undervisningsformål. Dette innebærer sonderinger for å finne egnet tomt, evt. kjøpe/leie og opparbeide denne, samt finne egnet bygningsmasse. Tar man med at man vinterstid ikke får gjort særlig med grunn og byggearbeid, så har kommunen begrenset med tid til å etablere alternativt tilbud. De byggtekniske løsninger som vurderes er alle brakke-løsninger i form av moduler som settes sammen i det antall og med det innhold som er behov for, lik løsningen som for annekset. Markedssituasjonen er noe uforutsigbar og det er ikke mange brukte brakkerigger til salgs i Norge. Antallet som til enhver tid tilbys er svært lavt. Pr. 06.08.13 er det kun en ordinær boligrigg som er lyst ut for salg. For kontorrigg er det kun to. Alle selges til høyeste bud. Pr. i dag er det til salgs en skole-/kontorrigg i Mysen. Denne har vært brukt til videregående skole. Den inneholder nødvendige fasiliteter for kommunens behov. Det er i tillegg til salgs en boligrigg i Trondheim med 40 boenheter. Denne riggen er noe arealmessig større enn annekset. Når det gjelder tomt til disse byggene må det vurderes flere alternativer. Her må det fremmes egen sak overfor planutvalget og kommunestyret. Som midlertidig lagringsplass for brakker har kommunen fått tillatelse til å lagre på parkeringsplassen ved bensinstasjonen. Brukt kontra nytt. Dersom kommunen skal anskaffe nye brakkemoduler har de en pris på mellom kr.100.000 200.000,- pr. stk. for boligmoduler og noe lavere pris for kontorbrakker. Brukte brakkerigger selges til vesentlig lavere kostnader. Eksakt pris fremkommer når budrunder er ferdig. Kostnadsoverslag: Vedlagt ligger kostnadsoverslag for tomt, kontor og skolerigg, og boligrigg. Den ene riggen er en skole-/kontorrigg med 15 moduler som tilbys solgt for kr. 3000,- pr modul (kommunen tilbyr 3000,-). I tillegg kommer demontering og flytting. Den andre riggen er som nevnt over en boligrigg med 40 boenheter. Rådmannen har gitt et foreløpig uforbindtlig tilbud til selger på kr. 2 mill. for hele riggen. Denne har ca. samme størrelse som annekset. Kostnadsoverslaget viser også pris på tomt inkl. kjøp og opparbeidelse og det er tatt med pris på flytting av annekset. Samlet kostnadsoverslag for tomt, flytting og de to riggene er kr. 9,9 mill. inkl. mva.
Side 6 av 8 Plan for asylmottakets bygg og anlegg. Det bør utarbeides en samlet plan for mottakets bygg og anlegg. Denne planen må inneholde beskrivelser og krav til bygg, lokalisering av disse, samt konsekvensvurdering av disses plassering. Planen bør utarbeides høsten 2013 og ligge til grunn for kommunens videre arbeid med mottaksdrift. Forholdet til Lov om offentlige anskaffelser. I hht. Lov om offentlige anskaffelser skal det gjennomføres konkurranse (anbud), ved alle offentlig anskaffelser. I noen spesielle tilfeller er det gjort unntak fra disse bestemmelsene. Dette gjelder bl.a. dersom det kun er èn leverandør i markedet, eller at det foreligger et usedvanlig rimelig tilbud og det ikke er tid til å kjøre anbud, eller at det ikke er tid til å kjøre anbud grunnet uforutsette omstendigheter eller at anskaffelsen skjer fra børs, råvarebørs eller lignende. Kommunen må kunne sannsynliggjøre at det ikke har vært tid til å gjennomføre ordinære innkjøpsprosedyrer. Med bakgrunn i behovet for snarlig erstatning av bygg til undervisning og kontorformål og foreliggende tilbud på brakkemoduler til dette formålet, jfr leiekontraktens tidshorisont med TEDS AS på ca. 1 år, så er hastighetskravet relativt høyt i fht etablering. Dersom kommunen skal gjennomføre ordinær anbudskonkurranse vil denne ta ca. 2 3 mnd å gjennomføre. Markedet for denne type bygg er ikke stort og tilbud som foreligger må tas rask avgjørelse på, ettersom noen rigger auksjoneres bort og andre ligger for salg basert på bud. Et moment som skal tas hensyn til er kommunens plikt til å planlegge sine aktiviteter. I denne saken med etablering av asylmottak, har prosessen gått så raskt som overhode mulig og det har ikke vært tid til å gjennomføre anbudsrunder i forkant. Vurdering: På bakgrunn av behovet for forestående flytting av annekset, samt behovet for å erstatte undervisningslokalene og kontorene i hotellbygget, må det iverksettes snarlige tiltak i form av kjøp av erstatningsbygg og anskaffelse av egnet tomt. Kjøp, frakt, tomteopparbeidelse mv. vil samlet ta såpass lang tid at tiltak må iverksettes allerede denne høsten. Tilbudet fra Mysen om kjøp av moduler til undervisningsformål og kontorer, trenger rask avklaring ettersom det er satt som frist at de skal være fjernet innen skolestart (ca.20.08). Det samme gjelder for tilbudt boligrigg i Trondheim hvor det pågår en budrunde. Usikkerheten om hvorvidt det vil bli tilgjengelig andre tilsvarende rigger til slik pris, gjør at rådmannen anbefaler at kommunen går til anskaffelse av disse riggene allerede nå. Forberedelsene av tomt vil imidlertid ta litt tid grunnet evt. omregulering og kjøps- og opparbeidelsesprosess. Brakkene må da lagres til tomt er ferdig og byggeklar. Statens vegvesen har gitt kommunen anledning til å lagre brakkene på parkeringsplass ved bensinstasjonen. Det er administrasjonen vurdering at det neppe er mulig å anskaffe brakkerigger til lavere pris enn hva en nå har tilgjengelig. Samlet pris på kjøp og flytting kommer på ca. 3 mill.kr. eks. mva. og inkl. ca. 10 % buffer for uforutsett. Finansiering kan skje ved bruk av Vefsnafondet, jfr. Retningslinjenes 2. I fht prosedyrene i lov om offentlige anskaffelser er det flere momenter som tilsier at kommunen ikke kan gjennomføre ordinære anbudsrunder for anskaffelse. Behovet for snarlig anskaffelse av nytt bygg som må ferdigstilles innen sommeren 2014, krever raske beslutninger og rask gjennomføring. Eksisterende tilbud fra Mysen og Trondheim er ellers åpne tilbud hvor
Side 7 av 8 kommunen sammen med andre kunder etterspør og byr på produktet. Disse budrundene skal sikre at markedsprisen blir riktig. Tilbudet fra Mysen må ansees å være så godt at dette kan dekkes via lovens bestemmelser om usedvanlig rimelig tilbud. For tilbudet i Trondheim er kommunen i konkurranse med andre tilbydere. Administrative og økonomiske konsekvenser: Administrativ arbeid omfatter effektuering av kjøp av brakkerigger. Økonomiske konsekvenser er kostnader tilknyttet kjøp og flytting på totalt ca. kr. 3,75 mill. inkl.mva., samt senere driftskostnader. Kommunen vil få momskompensasjon på den delen av investeringen som retter seg mot undervisning. Dette justeres i senere budsjettregulering når kostnadene er kjent. Kontering: 32850-965-285-9650 D kr 3.750.000 39504-965-285-9650 K kr 3.750.000 Konklusjon/anbefaling: Rådmannen anbefaler at kommunen benytter seg av tilbud om kjøp av brakkerigg fra Mysen til undervisnings- og kontorformål, samt tilbud om kjøp av boligrigg fra Trondheim til samlet kostnad ca. kr. 3,75 mill. Det bør iverksettes arbeid med plan for bygg og anlegg til mottaksdrift. Planen legges frem for kommunestyret til godkjenning i høsten 2013. Stian Skjærvik rådmann
O Side 8 av 8